Đề tài Trộn thư trong word

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA :QUẢN TRỊ KHÁCH SẠ N - DU LỊCH BỘ MÔN :TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG LỚP :K46 B3 & K46 B4 THẢO LUẬN TIN HỌC ĐỀ TÀI: TRỘN THƯ TRONG WORD NHÓM THẢO LUẬN 1 HÀ NỘI - 2010 MỘT SỐ THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG Danh sách địa chỉ: Danh sách địa chỉ là một tệp có chứa dữ liệu thay đổi trong mỗi bản sao chép của tài liệu đã được trộn. Ví dụ: một nguồn tài liệu có thể bao gồm tên và địa chỉ của mỗi người nhận thư mẫu. Mẫu: Thông tin chung được lặp lại trong mỗi thư mẫu, nhãn thư, phong bì, hoặc thư mục (danh mục). Trường dữ liệu : Danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu. Trường dữ liệu tương ứng với một cột thông tin trong nguồn dữ liệu. Tên của mỗi trường dữ liệu sẽ được liệt kê trong dòng nguồn dữ liệu đầu tiên (dòng tiêu đề). "Mã Thư" và "Họ" là các ví dụ về tên trường dữ liệu. Bản ghi dữ liệu : Một chuỗi thông tin đầy đủ có liên quan trong nguồn dữ liệu. Bản ghi dữ liệu tương ứng với một dòng thông tin trong nguồn dữ liệu. Tất cả thông tin về một khách hàng trong danh sách khách hàng là một ví dụ về bản ghi dữ liệu. Tệp được ngăn cách: Một văn bản có các trường dữ liệu bị tách (hoặc ngăn cách) bằng các ký tự hoặc dấu phẩy, và các bản ghi dữ liệu được ngăn cách bằng dấu phân đoạn. Dòng tiêu đề: Dòng (hoặc bản ghi) đầu tiên trong một nguồn dữ liệu trộn thư. Dòng tiêu đề có chứa tên trường cho các danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu; ví dụ: "Tên" và "Thành phố." Dòng tiêu đề cũng có thể lưu trữ trong một tài liệu tách biệt được gọi là nguồn tiêu đề. Tài liệu chính: Trong thao tác trộn thư, tài liệu có chứa văn bản và đồ hoạ không thay đổi cho mỗi phiên bản tài liệu đã trộn; ví dụ: địa chỉ hồi báo và phần chính của thư mẫu. Trường Trộn thư: Vùng dành sẵn mà bạn sẽ chèn trong tài liệu chính. Trường trộn thư cho Microsoft Word biết nơi chèn thông tin cụ thể từ nguồn dữ liệu. Ví dụ: chèn trường trộn thư "Thành phố" để cho Word chèn tên thành phố, như "Paris," lưu trữ trong trường dữ liệu Thành phố. Tài liệu đã được trộn: Tài liệu được tạo bằng cách trộn dữ liệu từ nguồn dữ liệu thành tài liệu chính. Ý NGHĨA CỦA TRỘN THƯ Mail Merge (trộn thư) là 1 thủ thuật trong Microsoft Word được sử dụng rộng rãi vì mang lại nhiều tiện ích như: Tính năng này dùng hợp nhất thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn hợp nhất thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Rút ngắn thời gian tạo lập các tài liệu như giấy mời, giấy khen... với số lượng lớn để gửi tới cho nhiều người, nhiều địa chỉ khác nhau.... Tránh nhầm lẫn, sai sót.... Ngoài ra, trộn thư còn giúp tiết kiệm giấy với những mẫu tài liệu có nội dung ngắn. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CƠ BẢN Bước 1:Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra 2 file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời_ gọi là tài liệu chính. Ví dụ: Thư mời Kính mời ông (bà):.......................... Chức vụ:............................... Cơ quan:............................. Đến dự họp báo giới thiệu sản phẩm lúc 7h30 ngày 20/10/2010 Tại địa chỉ ABC File thứ 2 là một bảng chứa các thông tin cần thiết của biểu mẫu như danh sách khách mời_gọi là dữ liệu nguồn. Ví dụ: Họ và tên Chức vụ Cơ quan Đỗ Mạnh Giám đốc Công ty ABC Lê Tùng Giám đốc Công ty XYZ Trần Cương Trưởng phòng Công ty ABC + Chú ý: tập tin dữ liệu nguồn này bạn có thể tạo bằng Word, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp. Ngoài ra, tập tin dữ liệu nguồn bao gồm các hàng và cột trong đó hàng đầu tiên (dòng tiêu đề) phải chứa tiêu đề cần trộn thư như Họ tên, chức vụ.... Bước 2: Quay về tài liệu chính. Vào thực đơn Tools / Mail Merge / chọn nút Create / chọn mục From letters.../ chọn nút Active window. Bước 3: chọn nút Get Data / Open Data Source. Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tập tin dữ liệu nguồn. Sau đó chọn Edit main Document. Bước 4: Sau khi trở về tài liệu chính, ta đưa trỏ lệnh đến các mục có nội dung như Họ tên, chức vụ,... Sau đó chọn Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge, chọn nội dung các cột tương ứng đã có trong hộp thoại này lần lượt chọn các mục còn lại của văn bản cần trộn. Ta làm lần lượt cho tới hết các nội dung. Bước 5: Vào lại thực đơn Tools / Mail Merge trong hộp thoại của nó, ta chọn nút Merge khi đó xuất hiện hộp thoại, ta chọn: + All: để trộn tất cả danh sách trong tập tin dữ liệu nguồn. + From ... to: để chọn từ bảng nào tới hàng nào. + When merging Record: để chọn có hoặc ko việc trộn ra các hàng không có dữ liệu. Chọn Merge. VÍ DỤ MINH HỌA Sau đây là ví dụ minh họa các bước thực hiện đối với Word 2007. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra 2 file văn bản. File thứ nhất là tài liệu chính. ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN ĐỐNG ĐA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC CÁT LINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY MỜI Kính gửi phụ huynh em:....................................... Học sinh lớp:................... Trường Tiểu học Cát Linh trân trọng kính mời Ông (Bà) Đến dự: BUỔI HỌP ĐẦU NĂM HỌC 2010- 2011 Thời gian: 8 giờ 00 Chủ nhật ngày 16/09/2010 Địa điểm: tại phòng học lớp....... File thứ 2 là dữ liệu nguồn gồm bảng thông tin có thể tạo trên Excel hoặc dùng Table trên Word . Họ tên Lớp Nguyễn Trâm Anh 1A Nguyễn Thiên Di 2A Phạm Linh Đan 3A Trần Đăng Khoa 4A Trở lại mẫu Tài liệu chính, chọn Mailings (có sẵn trên thanh thực đơn của word 2007) -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard. Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục: Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next. Màn hình kế tiếp (trang 3) cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mà đã lưu trước nên bạn chọn vào Use an existing list, xong nhấp vào Browse… Nếu chưa chuẩn bị danh sách từ trước, chọn Type a new list. Khi đó hộp thoại Select Data Source sẽ xuất hiện, hộp thọai này để tìm đến tệp danh sách mà đã lưu từ trước, chọn tệp cần tìm ở phần Documents library, sau khi tìm được tệp danh sách đó thì nhấn Open : Sau đó xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients như sau, trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập ở bảng dữ liệu nguồn như: Họ tên, lớp, chức vụ .... sẽ được thể hiện, ấn OK để đồng ý: Sau đó, chương trình sẽ tự động quay về màn hình chính, phía bên phải màn hình, sau khi hoàn thành ở trang 3 bạn ấn Next để thực hiện tiếp thao tác ở trang 4. Lúc này, màn hình trang 4 sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn viết thư bằng cách điền thông tin vào trong lá thư của bạn. Di chuyển con trỏ vào mục Họ và tên được để cách trong giấy mời (trường trộn thư). Nhấp chuột vào More items... để có thêm các trường dữ liệu. Hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện. Nhấn Insert rồi làm lần lượt tương tự với các trường trộn thư còn lại. Khi làm xong, màn hình soạn thảo có dạng: Nhấn Next để xem trước thư đã được trộn. Tiếp tục nhấn Next để hoàn thành việc trộn thư: Ở trang 6, màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục: Edit individual letters... Hoặc lựa chọn trên thanh công cụ. Hộp thoại Meger to Printer sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK. Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy: MỘT SỐ ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA WORD 2003 VÀ WORD 2007 Word 2003 xét về cách thực hiện thì tương tự Word 2007, chỉ khác ở 1số bước thực hiện và màn hình giao diện như: Ở bước thực hiện đầu tiên, ta phải chọn Tools/ Letters and Mailing/ Mail Merge. Sau khi chèn các trường dữ liệu vào trường trộn thư,trang 5 của trộn thư trong Word 2003 có dạng. Tương tự, ta chọn Recipient để xem trước, Edit recipient list để hoàn thành trộn thư. Điểm khác biệt ở Word 2007 là ta có thể chọn trực tiếp trên thanh công cụ. CÁC TÌNH HUỐNG LỖI KHÔNG THỂ TRỘN THƯ VÀ CÁCH XỬ LÝ Nếu bạn không chọn Use an existing list mà lấy thông tin để trộn từ Outlook bằng cách chọn Select from Outlook contacts thì có thể xuất hiện hộp thoại Data link properties Nguyên nhân: Do file nguồn trên bị hỏng. Cách sửa: Tạo 1 file mới liên kết địa chỉ cũ. Lỗi hiển thị ngày khi trộn thư: Ở tệp Excel đã định dạng ngày tháng nhưng khi trộn thư sang Word thì lại hiển thị ở dạng số, có những trường hợp lại hiển thị đúng ngày tháng. Cách sửa: Chuyển định dạnh của ô ngày tháng sang dạng text rồi trộn lại sang Word. Khi muốn thêm thông tin cho 1 người nhận thì thông tin lại được thêm vào tất cả những người khác. Cách sửa: Để chỉnh sửa thông tin cho 1 người cụ thể thì đầu tiên phải hoàn thành việc trộn thư, sau đó chỉnh sửa trên tài liệu đẫ được trộn. Vì việc thay đổi thông tin trên tài liệu chính sẽ làm thay đổi trên tất cả tài liệu của những người khác. Font chữ trên bảng Excel và Word phải đồng nhất khi in nếu không khi in sẽ bị lỗi font. Có 1số ký tự không mong muốn xuất hiện trong văn bản đã trộn. Ví dụ như: “Dear” hay bất kỳ lời chào nào đó xuất hiện trên đầu của tài liệu Nguyên nhân: Do chức năng trộn văn bản đã mặc định thêm 1lời chào vào đầu của giấy mời. Cách sửa: Mở hộp thoại Greeting line bỏ chọn Greeting line fomat. MỤC LỤC Nội dung Trang Một số thuật ngữ được sử dụng 2 Ý nghĩa của trộn thư 3 Các bước thực hiện cơ bản 3 - 4 Ví dụ minh họa 5 - 13 Phân biệt word 2003 và word 2007 14 - 15 Các tình huống lỗi không thể trộn thư 16 BẢN ĐÁNH GIÁ Các thành viên trong nhóm 1: Lưu Thị Kim Anh Trần Thị Ngọc Anh Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Huyền Bích Nguyễn Thị Bông Trần Thị Chinh Bùi Xuân Chương Nguyễn Vũ Đạt Tô Văn Đạt Vũ Thị Dinh Nguyễn Thị Dinh Số buổi thảo luận: 3 Bảng đánh giá các thành viên trong nhóm Thành viên Đánh giá Số buổi tham gia Xếp loại Lưu Thị Kim Anh Trần Thị Ngọc Anh Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Huyền Bích Nguyễn Thị Bông Trần Thị Chinh Bùi Xuân Chương Nguyễn Vũ Đạt Tô Văn Đạt Nguyễn Thị Dinh Vũ Thị Dinh