Đề tài Ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính

ông qua phòng hành chính. Với các công văn có cần dấu thì mới cần thông qua phòng hành chính. Các công văn đi này cũng sẽ được nhập vào máy để lưu trữ xử lý trong sổ công văn. Văn thư Vụ còn phải có nhiệm vụ tổng kết và thống kê, báo cáo cũng như theo dõi tình hình xử lý công văn của vụ mình. Ví dụ như cần có các thông báo đối với các công văn đến hạn trả lời III. Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ . Các công văn được quản lý tại Phòng tổng hợp văn phòng Bộ gồm 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Bộ và công văn luân chuyển nội bộ. Các công văn đến cần trình lãnh đạo bộ sẽ qua phòng tổng hợp văn phòng Bộ để lãnh đạo bộ cho ý kiến về việc giải quyết công văn này như công văn đó sẽ được gửi cho Vụ nào xử lý và có thời hạn trả lời Bộ hay không, Các tờ trình Bộ của các Vụ (ví dụ như các công văn đi mà các Vụ trưởng không có đủ mức thẩm quyền ký) thì cũng được gửi tới lãnh đạo bộ và có thể được xem xét như công văn luân chuyển nội bộ. Công tác quản lý công văn được tiến hành như sau: a> Công văn đến: Các công văn đến cần trình lãnh đạo Bộ sẽ được chuyển từ phòng hành chính tới phòng tổng hợp văn phòng Bộ. Phòng tổng hợp văn phòng bộ có nhiệm vụ nhận và phân loại các công văn này xem cần trình những lãnh đạo bộ nào. Sau đó văn thư phòng tổng hợp sẽ chuyển các công văn này cho bộ phận thư ký của một số lãnh đạo bộ nào đó để trình lãnh đạo Bộ xem xét và cho ý kiến về xử lý công văn đó. Sau khi các công văn này đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến xử lý và được bộ phận thư ký của lãnh đạo bộ chuyển trả trở lại cho phòng tổng hợp văn phòng bộ thì các công văn này sẽ được chuyển tới cho bộ phận nhập công văn. Bộ phận này sẽ nhập thêm các thông tin cho công văn tức là sẽ vào phần ý kiến lãnh đạo bộ, giao cho vụ nào xử lý, có thời hạn trả lời Bộ hay không và khi nào phải trả lời,để quản lý . Tại phòng tổng hợp văn phòng bộ có 2 loại sổ quản lý là sổ công văn đến trình bộ và sổ phiếu gửi Bộ. Sổ phiếu trình là sổ 03 và sổ phiếu gửi là sổ 02 và được đánh số theo số nhảy của sổ công văn trên phòng tổng hợp, khác với số nhảy trên phòng hành chính. Các công văn mật cũng sẽ được lưu lại trên một sổ khác riêng tại phòng tổng hợp. Các công văn khẩn vẫn có quy trình xử lý như trên chỉ khác là các công văn khẩn sẽ được xử lý nhanh ngay trong ngày. Các công văn đến sau tiến trình xử lý trên sẽ được đưa trở lại cho phòng hành chính để phòng hành chính chuyển cho các vụ có liên quan. b> Công văn đi Công văn đi do Bộ phát ra tới các đơn vị bên ngoài có quá trình xử lý như sau: Các công văn này sẽ được bộ phận thư ký của lãnh đạo Bộ soạn thảo thành các công văn theo như sự chỉ đạo của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển qua phòng tổng hợp để phòng tổng hợp chuyển cho phòng hành chính đóng dấu và lấy số rồi gửi đi các đơn vị bên ngoài. c> Công văn luân chuyển nội bộ: Các công văn của bộ chuyển cho các vụ trong bộ sẽ được bộ phận thư ký lãnh đạo bộ soạn thảo theo chỉ đạo của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển cho phòng tổng hợp văn phòng bộ để phòng tổng hợp chuyển cho các vụ hay thông qua phòng hành chính để chuyển cho các vụ. Các công văn trình Bộ của các vụ sẽ được chuyển tới phòng tổng hợp của văn phòng Bộ. Sau đó các công văn này cũng sẽ được phân loại và chuyển cho bộ phận thư ký của lãnh đạo bộ để bộ phận này chuyển cho lãnh đạo bộ xử lý. Thông thường thì các tờ trình của Vụ gửi tới lãnh đạo bộ chỉ để xin dấu và chữ ký của lãnh đạo bộ. Sau đó các công văn này sẽ được chuyển về cho các vụ để xử lý tiếp. Các công văn luân chuyển nội bộ hay các công văn đi như các thông báo, chính sách mà do Bộ ban hành thì cũng được chuyển xuống dưới phòng hành chính để lấy dấu và lấy số sau đó sẽ được gửi tới các vụ hoặc các đơn vị khác. Cuối ngày phòng hành chính sẽ chuyển một tập các bản sao công văn đi trong ngày lên trên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lưu lại cho lãnh đạo bộ xem và theo dõi các công văn đi của bộ trong ngày đó. B. Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính I. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) 2.0 Quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ Quản lý Công Văn 1.0 Quản lý công văn tại PHC 2.0 Quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ 3.0 Quản lý công văn tại Văn thư Vụ I.1. Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý CV tại phòng hành chính 1.8 Khai thác & in ra danh sách công văn đi Quản lý Công văn tại Phòng hành chính 1.1 Nhận & Phân loại, đánh số cho CV 1.2 Nhập công văn đến 1.3 Lập phiếu trình lãnh đạo Bộ, CVP 1.4 Chuyển CV lên PTH hoặc các Vụ/Cục/ Tổng Cục 1.5 Nhập công văn đi 1.6 Vào số & đóng dấu cho công văn đi 1.7 Khai thác & in ra danh sách CV đến 1. Chức năng Nhận & Phân loại , đánh số cho công văn : Các văn thư của phòng hành chính sau khi nhận công văn từ bên ngoài gửi tới Bộ sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này theo các tiêu chí như sau: Xét xem công văn đó có phải là công văn cần trình lãnh đạo Bộ hay không. * Nếu công văn là công văn cần trình lãnh đạo Bộ thì sẽ chuyển cho bộ phận chuyển công văn lên lãnh đạo bộ để bộ phận này viết phiếu trình hoặc phiếu chuyển lãnh đạo Bộ. * Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Bộ để cho ý kiến hoặc công văn đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân loại theo các vụ nhận công văn để các Vụ đến nhận công văn đến gửi cho Vụ mình hàng ngày. 2. Chức năng nhập công văn đến: Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đến. Công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, phòng hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đến. 3. Chức năng lập phiếu trình Bộ, Chánh Văn Phòng: Nếu các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Bộ để xin ý kiến thì phòng hành chính cần lập một phiếu trình bộ đi kèm với công văn chuyển lên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lãnh đạo bộ xem xét cho ý kiến chỉ đạo xử lý. 4. Chức năng chuyển công văn lên phòng tổng hợp hoặc tới các Vụ/ Tổng Cục/ Cục: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển giao công văn và phiếu trình bộ tới phòng tổng hợp và tới các Vụ được nhận công văn. 5. Chức năng nhập công văn đi: Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đi. Công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi, phòng hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đi. 6. Chức năng vào số & đóng dấu cho công văn đi: Các công văn của các Vụ gửi đi tới các đơn vị bên ngoài bộ đều phải thông qua phòng hành chính để lấy dấu và lấy số cho công văn. 7. Chức năng khai thác thông tin & In danh sách công văn đến: Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công văn để giúp cho phòng hành chính có thể theo dõi và quản lý công văn, đồng thời đến đầu giờ sáng hàng ngày phòng hành chính có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các Vụ và các công văn của các Vụ gửi đi và yêu cầu các vụ kí nhận. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đến. 8. Chức năng khai thác thông tin & In danh sách công văn đi: Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công văn để giúp cho phòng hành chính có thể theo dõi và quản lý công văn đi. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đi. I.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý Công văn tại văn thư Vụ : Quản lý công văn tại Văn thư của các Vụ 2.1 Nhận, gửi, đánh số & Phân loại công văn 2.2 Nhập công văn đến 2.3 Lập phiếu trình lãnh đạo Vụ 2.4 Theo dõi thông tin & in danh sách công văn đến 2.5 Nhập công văn đi 2.6 Theo dõi & in danh sách công văn đi 2.7 Theo dõi & in danh sách luân chuyển nội bộ 1.Chức năng Nhận, gửi & Phân loại công văn : Nhân viên văn thư của các Vụ sau khi nhận công văn sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này theo các tiêu chí như sau: Nếu đó là Công văn đến: xét xem công văn đó có phải là công văn cần trình lãnh đạo Vụ hay không. * Nếu công văn là công văn cần trình lãnh đạo Vụ thì sẽ lập phiếu trình lãnh đạo Vụ và chuyển kèm cùng Công văn này tới lãnh đạo vụ xem duyệt và cho ý kiến. * Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Vụ để cho ý kiến hoặc công văn đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân về các phòng trong Vụ. * Nếu đó là công văn đi: xét xem Công văn đó có là Công văn thuộc thẩm quyền của lãnh đạo Vụ ký hay là công văn cần xin ý kiến Bộ . * Nếu là công văn cần xin ý kiến lãnh đạo bộ sẽ chuyển tới PTH để xin ý kiến lãnh đạo Bộ. * Nếu là công văn thuộc thẩm quyền của lãnh đạo vụ hay công văn đã xin được ý kiến của lãnh đạo Bộ thì sẽ được chuyển tới PHC để xin số và xin dấu và sau đó được chuyển tới các đơn vị bên ngoài. Nếu công văn đi mà lưu hành nội bộ giữa các Vụ với mức độ không quá quan trọng thì có thể không cần xin dấu và số của PHC. Bộ phận này còn có nhiệm vụ: * Chuyển công văn tới PTH để xin ý kiến lãnh đạo Bộ đối với các công văn đi cần xem duyệt. * Chuyển công văn đi lên PHC để xin dấu và xin số. * Chuyển công văn đi nội bộ giữa các Vụ trong Bộ 2. Chức năng nhập công văn đến: Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đến. Đối với công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, văn thư Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đến. 3. Chức năng lập phiếu trình lãnh đạo Vụ: Khi các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Vụ xem và cho ý kiến thì văn thư Vụ cần lập một phiếu trình lãnh đạo Vụ đi kèm với công văn chuyển lên cho lãnh đạo Vụ. 4. Chức năng theo dõi & In danh sách công văn đến: Đến cuối tuần, văn thư Vụ có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các phòng và yêu cầu có kí nhận. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đến. 5. Chức năng nhập công văn đi: Đối với công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi đối với các công văn đi ra ngoài Bộ hoặc đã được lãnh đạo vụ ký với các công văn giữa các Vụ trong Bộ, văn thư Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đi. 6. Chức năng theo dõi & In danh sách công văn đi: Đến cuối tuần, văn thư Vụ có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn của các phòng gửi đi. Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đi. Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công văn để giúp cho văn thư Vụ có thể theo dõi và quản lý công văn: như có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời, 7. Chức năng theo dõi thông tin & in danh sách các công văn luân chuyển nội bộ. Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công văn để giúp cho văn thư Vụ có thể theo dõi và quản lý công văn: như có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời, I.3 - Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý CV tại phòng tổng hợp văn phòng bộ: Quản lý CV tại PTH văn phòng Bộ 3.1 Nhận, gửi & phân loại CV 3.3 Nhập ý kiến lãnh đạo Bộ 3.4 Theo dõi, tra cứu, xử lý công văn 3.2 Lập phiếu trình lãnh đạo Bộ 1. Chức năng Nhận, gửi & phân loại công văn: Các văn thư của phòng tổng hợp văn phòng bộ sau khi nhận công văn từ bên ngoài gửi tới sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này để xét xem công văn nào cần trình lên lãnh đạo bộ nào để lãnh đạo bộ xử lý. Ngoài ra, bộ phận này có có nhiệm vụ chuyển các công văn của bộ tới phòng hành chính để chuyển tới các đơn vị là địa chỉ đến của công văn. 2. Chức năng nhập ý kiến lãnh đạo Bộ: Sau khi công văn đến cùng phiếu trình bộ được chuyển tới cho lãnh đạo Bộ xử lý và cho ý kiến thì lãnh đạo bộ sẽ trả lại công văn đến đó cho phòng tổng hợp văn phòng bộ. Văn thư tại văn phòng bộ sẽ có nhiệm vụ nhập lại ý kiến xử lý của lãnh đạo bộ đối với công văn đó. 3. Chức năng theo dõi, tra cứu, xử lý công văn: Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê các thông tin của công văn để giúp cho văn thư có thể theo dõi và quản lý công văn: như có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời, II. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống(IFD) II.1 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại phòng hành chính Thời điểm Nguồn Phòng hành chính Đích Công văn đến hàng ngày Đơn vị bên ngoài Bộ Nhận, gửi và phân loại CV Công văn đến CV đã được phân loại Nhập CV đến Sổ CV đến In DSCV đến Trình lãnh đạo bộ, CVP DS CV đến Cv đến trình, phiếu trình Bộ Chuyến CV lên PTH, các Vụ CV đã có ý kiến LĐB * Công văn đến: Thời điểm Nguồn Phòng hành chính Đích Công văn đi hàng ngày Cuối tuần Công văn đi Nhập công văn đi Sổ CV đi In danh sách CV đi Danh dách CV đi Các đơn vị ngoài Bộ Các đơn vị trong Bộ *Công văn đi II.2 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại văn thư vụ. *Công văn đến, công văn nội bộ: Thời điểm Nguồn Văn thư Vụ Đích Các Công văn đến hàng ngày Cuối tuần Đơn vị ngoài Bô, PHC, đơn vị trong Bộ CV đến, CV nội bộ Nhận, gửi và phân loại CV CV đã phân loại Lập phiếu trình LĐV CV lãnh đạo Vụ đã cho ý kiến Nhập CV đến, CV nội bộ Sổ CV đến Khai thác & in DSCV đến DS các CV đến Các đơn vị trong Bộ * Công văn đi, công văn nội bộ: Thời điểm Nguồn Văn thư Vụ Đích Các công văn đi, công văn nội bộ hàng ngày Các đơn vị trong Bộ, PHC CV đi, CV nội bộ Nhận, gửi và phân loại CV CV đã phân loại Nhập Công văn đi Sổ công văn đi Khai thác và in ra DSCV đi Danh sách các Công văn đi Các đơn vị bên ngoài Bộ II.3 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng bộ. * Công văn đến, đi, công văn nội bộ: Thời điểm Nguồn Phòng tổng hợp Văn phòng Bộ Đích Các công văn đến, đi, công văn nội bộ Phòng hành chính Các loại công văn Nhận, gửi và phân loại CV Công văn đã phân loại Lập phiếu trình LĐB CV đã có ý kiến, xử lý của LĐB Nhập Công văn Sổ CV Danh sách các CV Các đơn vị trong, ngoài Bộ * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Tài liệu Xử lý Kho lưu trũ dữ liệu Dòng thông tin Nguồn, đích III. Các phích dữ liệu Phích dữ liệu là một kỹ thuật khác nhằm đặc tả dữ liệu trong một hệ thống thông tin. Phích dữ liệu gồm : phích vật lý và phích lôgíc. Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể trên sơ đồ như hình dạng ( Format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Các phích lôgíc giống như phích vật lý, phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lôgíc. Chúng được mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin. Mẫu phích xử lý logic Mẫu phích luồng dữ liệu Mẫu phích phần tử thông tin Mẫu phích kho dữ liệu Mẫu phích tệp dữ liệu Các phích lô gíc chính của chương trình: 1. Phích xử lý lôgíc: Tên xử lý : Nhận, gửi, phân loại Công văn tại Phòng hành chính. Tiến trình : 1.1. Mô tả tiến trình : Phòng hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận các Công văn từ các đơn vị bên ngoài, các Công văn này sẽ được đưa qua bộ phận phân loại, đánh số, gửi các Công văn cho các Vụ, Lãnh dạo Bộ. Luồng dữ liệu vào : Công văn đến, đi. Luồng dữ liệu ra: Công văn đến, đi đã phân loại Hình 1.1. Xử lý lô gíc nhận, gửi, phân loại công văn Tên xử lý: Nhập Công văn đến tại Văn thư Vụ. Tiến trình: 2.2 Mô tả tiến trình: Các công văn đến được chuyển từ các đơn vị bên ngoài hoặc từ Phòng hành chính chuyển tới các văn thư Vụ, các Công văn này sẽ được nhập vào máy & được lưu trong sổ đăng kí Công văn. Luồng dữ liệu vào: Công văn đến, Công văn nội bộ. Luồng dữ liệu ra: Tệp Sổ Công văn. Hình 1.2. Xử lý lô gíc nhập Công văn đến tại Văn thư Vụ Tên xử lý: Lập phiếu trình Lãnh đạo bộ tại Phòng tổng hợp. Tiến trình: 3.2 Mô tả tiến trình: Sau khi Phòng tổng hợp nhận, và tiến hành phân loại Công văn xem loại công văn nào cần trình Lãnh đạo Bộ thì lập phiếu trình lãnh đạo Bộ. Luồng dữ liệu vào: Yêu cầu viết phiếu trình Lãnh đạo bộ . Luồng dữ liệu ra: Phiếu trình lãnh đạo Bộ, công văn đến trình bộ, công văn nội bộ. Hình 1.3. Xử lý lô gíc lập phiếu trình lãnh đạo bộ. 2. Phích luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu: Công văn đến. Mô tả: Công văn đến có SoCV= SoHieu+KyHieu. Vị trí luồng: Phân rã mức 1 tiến trình quản lý công văn tại Phòng hành chính, Văn thư vụ, Phòng tổng hợp. Hình1.4. Luồng dữ liệu công văn đến. 3. Phích kho dữ liệu Tên luồng dữ liệu: Công văn đã có ý kiến Lãnh đạo bộ. Mô tả: Công văn sau khi được gửi tới Lãnh đạo bộ & đã được lãnh đạo bộ cho ý kiến. Vị trí luồng: Phân rã mức 1 tiến trình quản lý công văn tại Phòng hành chính, Văn thư vụ, Phòng tổng hợp sau khi các công văn đã được phân loại xem loại công văn nào cần trình lãnh đạo bộ thì lập phiếu trình lãnh đạo bộ. Hình 1.5.Luồng dữ liệu Công văn đã có ý kiến lãnh đạo bộ. 3. Phích kho dữ liệu Tên kho: Sổ công văn. Mô tả: Sau khi nhập các loại Công văn đến, đi, công văn nội bộ, công văn đã có ý kiến của lãnh đạo bộ thì sẽ được lưu lại trong một sổ gọi là sổ công văn. Thông số: SoCongVan = MaSoCV+ TenSo+ TenDVSuDung+ SoCVdacap+ GhiChu. Vị trí kho: Sau khi các loại công văn ( đến, đi, công văn nội bộ, công văn đã có ý kiến của lãnh đạo bộ) đươc nhập vào máy thì sẽ được lưu trong một loại sổ gọi là Sổ công văn ( có 2 loại: Sổ công văn đến, đi). Hình 1.6.Phích kho dữ liệu Sổ công văn IV. Biểu đồ luồng dữ liệu IV.1 - Biểu đồ mức khung cảnh (Context Diagram): Đơn vị bên ngoài Bộ Quản lý Công văn trong Bộ Công văn đi Công văn đến Công văn CV đến cần trình bộ & phiếu trình bộ Đơn vị bên ngoài Bộ Quản lý Công văn tại PHC 1.0 Quản lý Công văn tại Vụ 3.0 Quản lý Công văn tại PTH 2.0 Công văn đi Công văn đến chưa vào sổ CV đến vụ, CV nội bộ CV đi, lấy số & dấu, CVnội bộ Công văn CV đi lấy số CV đến bộ trả & ý kiến bộ IV.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu DFD phân rã mức 0 của: bộ IV.3 - Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã mức 1 1. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý công văn tại Phòng hành chính 1.1 Nhận, gửi phân loại & đấnh số cho CV CV đến Phòng hành chính 1.2 Nhập Công văn đến 1.3 Lập phiếu trình Bộ 1.4 Chuyển CV lên PTH 1.5 Nhập Công văn đi 1.7 Kthác ttin & In dsCV đến 3.0 Quản lý Công văn tại Vụ/ Cục 1.8 Kthác ttin & In ds CV đi 2.0 Quản lý Công văn tại PTH Đơn vị bên ngoài Bộ Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng CV đến bộ trả & cho ý kiến, CV nội bộ CV đến bộ CV đi CV đi Phiếu trình Bộ Phiếu trình Bộ, CV đến trình bộ CV đến chưa vào sổ Sổ Công văn Ds CV đến Ds CV đi CV đi chưa vào sổ 1.6 Đóng dấu & lấy số cho CV đi CV nội bộ CV đi lấy số & dấu CV trình Bộ CV đến bộ đã cho ý kiến Đơn vị bên ngoài Bộ 2.1 Nhận, gửi đánh số & Phân loại công văn 2.5 Nhập CV đi 2.2 Nhập CV đến 2.4 Kthác ttin & In ds CV đến 2.6 Kthác ttin & In ds CV đi 2.3 Lập phiếu trình lãnh đạo Vụ Lãnh đạo Vụ Phòng thuộc Vụ 2.0 Quản lý Công văn tại Phòng Tổng hợp 1.0 Quản lý Công văn tạo Phòng Hành chính 3.0 Quản lý Công văn tại Vụ 2.7 Kthác ttin & In dsCV nội bộ CV có ý kiến LĐBộ Phiếu trình lãnh đạo Vụ Ds CV đến CV đến CV nội bộ Yêu cầu viết phiếu trình LĐ vụ Sổ Công Văn Ds CV đi CV đến, CV nội bộ CV đi CV nội bộ Ds CV nội bộ CV nội bộ CV đi lấy số & dấu CV nội bộ 2. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng công văn tại Văn thư Vụ: Sổ Công Văn CV đến 3.1 Nhận, gửi & Phân loại công văn 3.2 Lập phiếu trình Lãnh Đạo Bộ Lãnh Đạo Bộ 3.3 Nhập ý kiến Lãnh Đạo Bộ 1.0 Quản lý Công Văn tại Phòng Hành Chính Các đơn vị bên ngoài 3.0 Quản lý Công văn tại Vụ 3.4 Theo dõi, tra cứu, xử lý CV Phiếu trình LĐBộ, CV đến trình bộ, CV nội bộ Yêu cầu viết phiếu trình Bộ CV có ý kiến LĐBộ CV nội bộ CV đi, CV đến bộ trả, CV nội bộ CV đến trình LĐB, CV nội bộ CV đi 3. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ. Trên đây là quá trình mô tả, phân tích, thiết kế một cách chi tiết về các chức năng, nghiệp vụ của hệ thống quản lý công văn tại các phòng ban: Phòng hành chính văn phòng Bộ, Phòng tổng hợp văn phòng Bộ, Văn thư Vụ thuộc Bộ Tài Chính. Qua đó em thấy rằng công tác quản lý Công văn tại các phòng ban này đều có sự liên quan và phụ thuộc lẫn nhau. Vấn đề đặt ra là ta cần phải xây dựng một hệ thống quản lý Công văn tổng hợp giữa các phòng ban. Do đó, để xây dựng được một hệ thống quản lý Công văn tập trung với mong muốn đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng hệ thống thông qua các dữ liệu vào, dữ liệu ra, các quy trình xử lý đã phân tích ở trên ta cần phải thực hiện được những công việc chủ yếu sau: -- Xây dựng giao diện cập nhật các danh mục dùng chung cho các đơn vị trong Bộ Tài Chính gồm : Danh mục đơn vị ngoài Bộ Tài Chính, Danh mục đơn vị thuộc Bộ Tài Chính, Danh mục các Phòng ban, Danh mục người sử dụng, Danh mục các loại Công văn. -- Xây dựng giao diện cập nhật các loại Công văn đến, Công văn đi theo các danh mục dùng chung. -- Xây dựng giao diện để nhập các Công văn đến, Công văn đi. -- Xây dựng giao diện để tìm kiếm các loại Công văn, Sổ Công văn. -- Cuối tuần lập báo cáo từ đó in ra danh sách các loại Công văn, sổ Công văn của các phòng ban. -- Xây dựng giao diện để thống kê các loại dữ liệu. -- Phần trợ giúp xây dựng các chức năng: Giới thiệu về chương trình, hướng dẫn sử dụng, cách cài đặt chương trình. C. Thiết kế cơ sở dữ liệu Trong bất kỳ ứng dụng nào cần lưu trữ thông tin, đều có khuynh hướng sử dụng cơ sở dữ liệu, loại cơ sở dữ liệu được chọn cho ứng dụng phụ thuộc vào giải pháp và nhà quản trị. Cơ sở dữ liệu được chọn khác nhau, nhằm mục đích lưu trữ, xử lý và tìm kiếm dữ liệu tối ưu nhất. Cơ sở dữ liệu gồm: Các dữ liệu về Công văn đến(công văn đến của Vụ, công văn trình Bộ): Số công văn, số hiệu, ký hiệu, ngày ký, ngày đến, mã đơn vị TBTC, mã đơn vị NBTC. Các dữ liệu về Công văn đi(công văn đi của Bộ, công văn đi của Vụ): Số công văn, số hiệu, ký hiệu, ngày ký, ngày đi, mã đơn vị NBTC, mã đơn vị TBTC, mã người sử dụng, mã số công văn di, Các dữ liệu về Sổ Công văn đến: Mã sổ công văn đến, mã đơn vị TBTC, tên sổ, tên đơn vị sử dụng, số công văn đã cấp, ghi chú. Các dữ liệu về Sổ Công văn đi: Mã sổ công văn đi, mã đơn vị TBTC, tên sổ, tên đơn vị sử dụng, số công văn đã cấp, ghi chú. Các dữ liệu về Phân loại Công văn: Mã loại công văn, tên loại công văn, ghi chú. Các dữ liệu về Đơn vị trong BTC: Mã đơn vị TBTC, tên đơn vị, ký hiệu đơn vị, ký hiệu công văn. Các dữ liệu về Phòng ban: Mã phòng, mã đơn vị trong BTC, tên phòng ban, ký hiệu, đơn vị. Các dữ liệu về Đơn vị ngoài BTC: Mã đơn vị ngoài BTC, tên đơn vị, ký hiệu công văn, địac chỉ, Email. Các dữ liệu về Người Sử Dụng(các cá nhân soạn thảo công văn, tham gia ý kiến, ký duyệt công văn): Mã người sử dụng, đơn vị, tên đăng kí, tên thường gọi, chức vụ, phòng ban, mã phòng, mã đơn vị trong Bộ Tài Chính, Mật khẩu. I. Sơ đồ liên kết thực thể E – R. Dựa trên các dữ liệu cần quản lý em đã xây dựng cơ sở dữ liệu gồm các bảng sau đây: SoCV SoHieu KyHieu NgayKy NgayDi MaDonVi_NBTC MaDonVi_TBTC Ma_NSD MaSoCVDi MaPhong DoKhan DoMat NoiGui PhongBan NoiNhan NguoiKy NguoiSoan GhiChu CapLuu CV đến SoCV SoHieu KyHieu NgayKy NgayDen MaDonVi_NBTC MaDonVi_TBTC MaPhong MaLoaiCV DoKhan NoiXuLy PhoiHop HanTraLoi TrichYeu ToanVan GhiChu CapLuu TuLuu PhapLy DiaDanh MaSoCVden NoiGui DoMat HanXuLy CVGuiTheoDuong CV đi MaLoaiCV HanTraLoi TrichYeu ToanVan DiaDanh TuLuu Sổ CV đến MaSoCVden MaDonVi_TBTC TenSo TenDVSuDung SoCVdacap GhiChu Sổ CV đi MaSoCVdi MaDonVi_TBTC TenSo TenDVSuDung SoCVDaCap GhiChu Phân loại CV MaLoaiCV TenLoaiCV GhiChu Đơn vị trong BTC MaDonVi_TBTC TenDonVi KyHieuDonVi KyHieuCV MaPhong Phòng ban MaDonVi_TBTC MaPhong TenPhongBan KyHieu DonVi Đơn vị ngoài BTC MaDonVi_NBTC TenDonVi KyHieuCV DiaChi Email Người sử dụng Ma_NSD DonVi TenDangKi TenThuongGoi ChucVu PhongBan MaPhong MaDonVi_TBTC MatKhau CVGuiTheoDuon 1. Bảng Công văn đến STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 SoCV Text 15 Số công văn(Khoá chính) 2 SoHieu Text 15 Số hiệu 3 KyHieu Text 12 Ký hiệu 4 NgayKy Date/Time Ngày ký 5 NgayDen Date/Time Ngày đến 6 MaDonVi_NBTC Number Long Integer Mã đơn vị NBTC(Khoá ngoại lai) 7 MaDonVi_TBTC Number Long Integer Mã đơn vị T BTC(Khoá ngoại lai) 8 MaPhong Number Single Mã phòng(Khoá ngoại lai) 9 MaSoCVden Text 15 Mã sổ công văn đến(Khoá ngoại lai) 10 MaLoaiCV Number Long Integer Mã loại công văn(Khoá ngoại lai) 11 DoKhan Text 50 Độ khẩn 12 DoMat Text 50 Độ mật 13 NoiGui Text 250 Nơi gửi 14 NoiXuLy Text 250 Nơi xử lý 15 PhoiHop Text 250 Phối hợp 16 HanTraLoi Date/Time Hạn trả lời 17 HanXuLy Date/Time Hạn xử lý 18 TrichYeu Text 250 Trích yếu 19 ToanVan Text 250 Toàn văn 20 GhiChu Memo Ghi chú 21 CVGuiTheoDuong Text 245 Công văn gửi theo đường 22 DiaDanh Text 250 Địa danh 23 CapLuu Text 120 Cặp lưu 24 TuLuu Text 120 Tủ lưu 25 PhapLy Text 200 Pháp lý 2. Bảng công văn đi STT Tên trường Kiểu Độ