Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu tại trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Đại học Quốc gia Hà Nội. Trong những ngày đầu thành lập trung tâm đã gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất cũng như nguồn nhân lực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của trung tâm hầu như chưa có gì. Công tác kỹ thuật nghiệp vụ thư viện của các trường thành viên còn có nhiều điểm chưa tương đồng. Đặc biệt là khâu xử lý tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu cho bạn đọc mà đối tượng đông đảo là sinh viên. Đặc biệt là những sinh viên năm đầu và năm thứ hai mới bước đầu tiếp cận với thư viện ở môi trường đại học với khối lượng tài liệu thông tin đa dạng và phong phú. Để khắc phục tình trạng này, thì Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội đã bước đầu đưa công nghệ thông tin vào trong công tác thư viện nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc và đã đạt được những hiệu quả bước đầu. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Tri thức là nguồn tài nguyên của nhân loại; biểu hiện của trí tuệ con người và công nghệ. Tri thức cũng là nguồn tài nguyên quan trọng để giúp đem lại sự thịnh vượng của quốc gia vì nó tạo ra động lực để thúc đẩy kinh tế và đổi mới công nghệ mang tính xuyên nghành và xuyên quốc gia. Vậy ta có thể lấy tri thức từ đâu, có rất nhiều con đường khác nhau, tri thức từ kinh nghiệm thực tế của cuộc sống, từ những sách báo, bài viết của các nhà nghiên cứu, từ những bài giảng của thầy cô trên giảng đường trong mỗi buổi học…, nhưng chúng ta chỉ có thể có được tri thức đó khi chúng ta tìm tòi và nghiên cứu nó. Và thư viện là nơi tốt nhất để chúng ta có thể tìm và bổ sung cho mình một lượng tri thức lớn, bởi ở đây nó đã tập trung đầy đủ nhất nguồn tri thức của nhân loại từ những kinh nghiệm thực tế cuộc sống được viết lên thành sách để lưu truyền tới muôn đời; Đại học Quốc gia Hà nội là một trong những trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học, đa nghành đa lĩnh vực, là nơi mà trí tuệ của con người được toả sáng nên nó mang phần trách nhiệm rất nặng nề trong sự nghiệp phát triển nguồn lực của con người của quốc gia; Là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin Thư viện là một đơn vị hoạt động độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. cụ thể là: 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào tạo giáo dục đại học của trường, trong đó quan trọng nhất là chức năng phục vụ việc học tập và nghiên cứu của sinh viên. Để thực hiện được chức năng của mình trung tâm có nhiệm vụ là nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp thông tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cho công tác đào tạo, học tập và nghiên cứu của cán bộ, sinh viên trong trường cụ thể là: - Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về tổ chức và hoạt động thông tin tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong Đại học Quốc gia Hà Nội. - Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển, tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội. - Thu thập, bổ sung, trao đổi phân tích xử lý tài liệu tin, tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu Đại học Quốc gia Hà Nội bao gồm các loại hình ấn phẩm và vật mang tin. - Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và tìm kiếm thông tin tự động hoá, tổ chức cho toàn thể bạn đọc Đại học Quốc gia Hà Nội khai thác, sử dụng thuận lợi có hiệu quả kho tin tài liệu của trung tâm và các nguồn tin bên ngoài. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Bộ máy tổ chức của Trung tâm gồm Ban Giám đốc, các phòng chuyên môn và chức năng. - Ban Giám đốc gồm Giám đốc và Phó Giám đốc - Các phòng chức năng gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Tài vụ - Các phòng chuyên môn bao gồm: + Phòng bổ sung- trao đổi + Phòng phân loại biên mục + Phòng thông tin- thư mục- nghiệp vụ + Phòng máy tính và mạng + Hệ thống phục vụ bạn đọc gồm các phòng: + Phòng phục vụ chung + Phòng phục vụ Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gồm: Phòng đọc, phòng mượn Thượng Đình, phòng đọc Mễ Trì, phòng đọc 19 Lê Thánh Tông. + Phòng đọc phục vụ Đại học Ngoại ngữ. 1.2.3. Đội ngũ cán bộ- nhân viên Đội ngũ cán của trung tâm bao gồm 98 người: trong đó có 01 tiến sỹ, 06 thạc sỹ, 69 cử nhân, 22 trung cấp. 1.2.4. Tiềm lực của trung tâm - Các trụ sở trực thuộc Trung tâm Thông tin Thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội: + Trụ sở chính: 144 Xuân Thuỷ- Cầu Giấy- Hà Nội. + Trường Đại học Ngoại ngữ: số 1 Phạm Văn Đồng- Cầu Giây: + Khu đọc thượng đình 336 Nguyễn Trãi –Thanh Xuân – Hà Nội: + Kí túc xá Mễ Trì: 182 Lương Thế Vinh- Thanh Xuân – Hà Nội: + Khoa hoá trường Đại học Tự nhiên: 19 Lê Thánh Tông – Hà nội: - Vốn tài liệu của trung tâm gồm có. + các loại sách báo, tạp chí.. bằng tiếng việt và nhiều loại tiếng nước ngoài khác. + Bộ sửutập tài liệu điện tử gồm 6 cơ sở dữ liệu bài đăng tạp chí khoa học nước ngoài trên CD-ROM. + Nguồn tin online gồm 3 cơ sở dữ liệu sách, báo, tạp chí, luận văn. (50.000 biểu ghi), 8 cơ sở dữ liệu do trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốc Gia (NACESTID) cung cấp, gồm cơ sở dữ liệu sách của thư viện Quốc Gia, cơ sở dữ liệu sinh học, Năng lượng - Điện tử – Tin học… và một số các cơ sở dữ liệu khác như bài trích về khoa học công nghệ, các đề tài nghiên cứu khoa học đang tiến hành hoặc đã kết thúc ở Việt Nam. - Hệ thống tin học hoá: + Mạng LAN hoàn chỉnh được kết nối mạng internet + Mạng LAN ở khu vực Thượng Đình được kết nối internet + Mạng LAN ở khu vực Mễ Trì + Sử dụng phần mềm thư viện điện tử Libol 5.0. + Gồm 05 máy chủ và hơn 100 máy trạm + Tủ quang 76 giá đĩa mỗi đĩa 9,1 GB. 1.3. Đặc điểm vốn tài liệu và đối tượng tra tìm tài liệu của Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội 1.3.1. Đặc điểm vốn tài liệu Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được hình thành trên cơ sở hợp nhất của thư viện các trường Đại học thành viên như Đại học Tổng hợp Hà Nội, Đại học Ngoại ngữ, Đại học Sư phạm I Hà Nội nên đã được thừa hưởng nguồn tài liệu đồ sộ của các trường thành viên với các loại tài liệu thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau đúng như nhiệm vụ chức năng đào tạo của trường là đào tạo, nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực… Hiện nay theo thống kê chưa đầy đủ thì trung tâm có khoảng: - Sách: 200.000 tên sách với gần 1.000.000 bản - Tạp chí: 3.4000 tên tạp chí với 450.000 bản - Thác bản văn bia: gần 2.000 bản - Băng hình, băng tiếng, đĩa CD: gần 300 băng và đĩa Trong đó, số lượng tài liệu đã được sử lý và xây dựng cơ sở dữ liệu chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ: - Cơ sở dữ liệu sách (hồi cố và bản mới) có khoảng 37.898 biểu ghi. - Cơ sở dữ liệu luận án tiến sỹ và luận văn thạc sỹ được bảo vệ tại hội đồng của trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là 387 biểu ghi. - Cơ sở dữ liệu luận án tiến sỹ và luận văn thạc sỹ được bảo vệ tại Đại học Sư phạm I Hà Nội là 2.025 biểu ghi. - Cơ sở dữ liệu tạp chí là 1.657 biểu ghi. Để nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu thông tin, tài liệu trong công tác đào tạo, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong trường, trung tâm đã không ngừng bổ sung nguồn tài liệu bằng nhiều con đường khác nhau vì vậy vốn tài liệu của trung tâm không ngừng được nâng cao cả về số lượng và nội dung. Qua đó, ta thấy rằng đặc điểm quan trọng nhất của nguồn vốn tài liệu hiện có của trung tâm là rất đa dạng và phong phú về môn loại, chuyên sâu và chuyên ngành. Vì vậy, để nhằm giúp cho bạn đọc đặc biệt là đối tương sinh viên có thể khai thác triệt để được đặc điểm này và cũng là thế mạnh của Trung tâm thì nhà trường và Tung tâm cần phải có những phương pháp tối ưu nhất nhằm phục vụ tốt nhất việc tra tìm tài liệu của sinh viên. Biện pháp đó chỉ có thể là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện trong đó công tác phục vụ việc tra cứu tài liệu của sinh viên. 1.3.2. Đặc điểm đối tượng tra tìm tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội là một trung tâm đào tạo lớn nhất trong cả nước với chức năng đào tạo và nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực nhằm đào tạo cho đất nước một nguồn nhân lực có trình độ Đại học, trên Đại học thuộc các lĩnh vực khoa học, công nghệ kinh tế khoa học xã hội và nhân văn với chất lượng cao về năng lực phẩm chất và kiến thức, có đủ khả năng tự học tập, nghiên cứu để vươn lên trong cuộc sống. Là nơi thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu công nghệ mũi nhọn, tham gia nghiên cứu để giải quyết các vấn để do yêu cầu kinh tế, xã hội nước ta đặt ra, tham gia thẩm định về mặt khoa học và công nghệ các dự án, các công trình lớn của quốc gia, góp phần đưa ra các kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ tiế tiến vào thực tiễn sản xuất, đời sống (2) Cho nên đối tượng tra tìm tài liệu tại trung tâm rất đông đảo, đa dạng và phong phú. Đối tượng này bao gồm các đối tượng:cán bộ giảng dạy; cán bộ nghiên cứu; cán bộ quản lý và phục vụ; nghiên cứu sinh; học viên cao học, sinh viên chính quy; sinh viên hệ tại chức… nhưng trong phạm vi nghiên cứu của đề tài thì đối tượng chủ yếu được chúng tôi đề cập đến là sinh viên hệ chính quy. Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội có 29 khoa thuộc các trường Đại học thành viên và 05 khoa trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội với hàng trăm bộ môn tham gia đào tạo với 42 chương trình ngành học đào tạo cử nhân. Số lượng sinh viên hệ chính quy lên tớu 17.180 sinh viên. Nhu cầu tìm tài liệu do vậy mà rất lớn. Sinh viên tìm tài liệu không những để phục vụ cho chính môn học, ngành học được đào tạo, giảng dạy (được giáo viên cho biết tên sách, loại sách mà mình cần đọc) tầm hiểu biết của sinh viên thì không chỉ bó hẹp trong những kiến thức ở sách vở ma hầu hết sinh viên còn có nhu cầu nâng cao hiểu biết của mình nên họ còn muồn tìm đọc, tham khảo những tài liệu khác. Tuy nhiên, một khó khăn đối với các sinh viên khi tra tìm tài liệu là phương pháp tra cứu như thế nào, bằng cách nào đối với cả một khối lượng sách đồ sộ như hiện nay đặc biệt trong khi lại không đươc tra cứu trực tiếp. Một câu hỏi được đặt ra là họ tìm tài liệu bằng cách nào và trung tâm đã làm gì để cho việc tìm tài liệu của họ được nhanh chóng và chính xác nhất. 1.4. Công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội là cái nôi của hầu hết các ngành khoa học cơ bản của nước ta. Là trung tâm đào tạo và nghiên cứu đa ngành, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau với số lượng sinh viên rất đông đảo. Vì vậy mà công tác phục vụ cho đối tượng này tra tìm tài liệu cũng gặp rất nhiều khó khăn nhưng đây lại là một giai đoạn rất quan trọng của công tác thông tin- thư viện. Nó có vai trò định hướng cho sinh viên cần tìm và đọc những loại tài liệu nào để phục vụ hiệu quả nhất trong quá trình học tập, nghiên cứu và nâng cao tầm nhìn, nâng cao sự hiểu biết của sinh viên khi mà những tài liệu sinh viên cần tìm đọc không có trong danh mục sách của chương trình đào tạo hay chưa được giảng viên hướng dẫn, giới thiệu cho những loại tài liệu đó. Trong khi đó, Trung tâm lạo có khối lượng sách đồ sộ thuộc nhiều hình thức khác nhau như sách chuyên khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, báo cáo thực tập… các sách về văn hoá, khoa học, truyện… của nhiều ngành khoa học khác nhau. Trong mỗi ngành, lĩnh vực lại có những thông tin, tài liệu, nghiên cứu, đánh giá khác nhau. Vậy làm thế nào để cho sinh viên không những tìm được những tài liệu đúng với chuyên ngành của mình mà còn có thể tìm và đọc được nhiều tài liệu hay để nâng cao sự hiểu biết và tầm nhìn của mình, trong khi Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội không phải là một Trung tâm Thư viện mở hoàn toàn ở mọi trụ sở.. Điều đó được giải đáp bằng câu hỏi là làm thế nào để hướng họ tới loại tài liệu mà họ cần tìm (đã được xác định trước), rồi tiếp đó hướng họ tới các tài liệu mà có thể phục vụ cho quá trình học tập và nghiên cứu của họ. Đồng thời cũng chỉ cho họ thấy rằng trong Trung tâm hiện có rất nhiều loại sách khác nhau để họ có thể tìm đọc và nghiên cứu nếu như họ là những sinh viên năng động ham hiểu biết. Qua đó thấy rằng công tác phục vụ sinh viên tìm tài liệu của trung tâm là một công tác có vai trò quan trọng. Đòi hỏi nhà trường và Trung tâm phải có những biện pháp tối ưu để công tác này ngày càng có hiệu quả cao hơn. 2. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ PHỤC VỤ SINH VIÊN TRA TÌM TÀI LIỆU 2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trông công tác thư viện Công nghệ thông tin có thể coi là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại- chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để xử lý, tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu qủa các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Công nghệ thông tin cung cấp cho chúng ta các quan điểm và phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là các máy vi tính và các phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá, chính trị của con người. Vì vặy ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viện nói chung và đối với thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng được xem là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin- thư viện. Ngay từ năm 1993, thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội đã bắt đầu sử dụng máy tính PC vào xây dựng cơ sở dữ liệu kho sách, phần mềm quản trị dữ liệu được áp dụng là CDS/ISIS 3.0 do Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và công nghệ quốc gia chuyển giao. Đến cuối năm 1995, Thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội đã có cơ sở dữ liệu với khoảng 10.000 biểu ghi. Bước đầu chỉ dừng ở việc mô tả cơ sở dữ liệu và chưa có máy tính phục vụ bạn đọc tra cứu. Nhưng cũng trong năm 1995, Thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội và Thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội I đã tiến hành nối mạng IDNET (sau này là mạng VISTA) của trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốc gia thông qua 01 máy tính, modem, điện thoại và bước đầu đưa máy tính vào phục vụ bạn đọc tra cứu. Để phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu tra tìm tài liệu phục vụ công việc học tập, nghiên cứu, nâng cao tầm hiểu biết của sinh viên trong trường. Nhà trường và Trung tâm đã không ngừng đầu tư nguồn vốn khá lớn để mua sắm, nâng cao trang thiết bị máy móc cho công tác thư viện đặc biệt là công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu. Hiện nay, toàn bộ trung tâm có khoảng 200 máy, trong số máy phục vụ cho internet là 50 máy và số máy phục vụ cho sinh viên tra cứu tài liệu là gần 40 máy. Số máy phục vụ cho sinh viên tra cứu này đực phân bổ đều dến 04 trung tâm thư viện của Đại học Quốc gia Hà Nội. - Trụ sở chính: 04 máy - Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ: 9 máy - Trung tâm Thông tin- Thư viện Thượng Đình: 15 máy - Trung tâm Thông tin- Thư viện kí túc xá Mễ Trì: 04 máy - Trung tâm Thông tin- Thư viện khoa hoá trường Đại học Tự nhiên: 08 máy Hệ thống máy này được nối với nhau theo mạng diện rộng (liên kết các trung tâm) thuộc Trung tâm thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Đây có thể coi là là một biến đổi rất quan trong trong công tác thư viện của trường nó đảm bảo cho việc phục vụ sinh viên tìm kiếm tài liệu ngày càng tốt hơn. 2.2. Tình hình sinh viên tra cứu tài liệu trước khi trung tâm đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng Bước chân vào giảng đường đại học, ngay từ những môn học đầu tiên, sinh viên đã được giảng viên giới thiệu và hướng dẫn cho sinh viên tìm đọc rất nhiều sách giáo trình, tham khảo, các loại tài liệu khác nhau để phục vụ tốt hơn cho môn học của mình mà do các giảng viên đó trực tiếp giảng dạy. Ngay sau khi được giảng viên giới thiệu giáo trình, sách và tài liệu tham khảo, sinh viên đã xuống phòng tra tìm tài liệu của Trung tâm Thông tin- Thư viện trường để tra tìm tài liệu, tìm kiếm ký hiệu sách, ghi lại để đăng ký mượn sách với thủ thư. Khi chưa có máy tính thì sinh viên phải tra tìm ký hiệu sách bằng cách là tìm trong sổ đăng ký danh mục sách hoặc phích đăng ký danh mục sách, điều đó khiến cho sinh viên rất tốn rất nhiều thời gian để tra được mã số của một cuốn sách. Nhưng khi tra được mã số của cuốn sách đó rồi đăng ký mượn chưa chắc sinh viên đã mượn được cuốn sách mà mình cần vì do rất nhiều nguyên nhân khách quan như sách bận, không có xếp trên giá, ở trung tâm khác, không có trong sổ đăng ký hay phích tra…. Điều đó rất dễ gây nên sự chán nản, ngại ngần mỗi khi phải tìm kiếm thông tin bằng cách thủ công như vậy. Qua đó thấy rằng, phương pháp tra cứu thủ công như vậy có rất nhiều hạn chế như tốn thời gian, nội dung không chính xác, kết quả thu thập tài liệu không cao. Mặt khác có thể gây tâm lý chán nản, ngại tìm tòi của sinh viên. Đây chính là một trong những nguyên nhân khiến cho ít sinh viên tìm tài liệu để đọc và tham khảo. 2.3. Vai trò của công nghệ thông tin đối với việc tra cứu tài liệu của sinh viên Từ khi nhà trường và Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đưa công nghệ thông tin vào phục vụ cho hoạt động thư viện nói chung và công tác phục vụ sinh viên tra cứu tài liệu nói riêng đã đạt được những hiệu quả quan trọng, thể hiện được tính ưu việt của công nghệ thông tin trong công tác hoạt động thư viện nói chung và phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu nói riêng. Trước tiên là nó đã giúp cho sinh viên có thể tra cứu một cách nhanh chóng, chính xác thông tin của cuốn sách, biết sách đó hiện trong tình trạng nào (rỗi hay bận) có thể tìm ở trung tâm thư viện nào, những trung tâm nào có cuốn sách đó…Điều đó nó được thể hiện trên 3 cách tìm là tìm đơn giản, tìm chi tiết và tìm nâng cao. Trước tiên là đối với cách tìm đơn giản thì ta có giao diện màn hình khi phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu được thể hiện như sau. Giao diện màn hình cách tìm đơn giản: Tìm đơn giản là cách tìm được sinh viên sử dụng phổ biến nhất, đặc biệt là đối với sinh viên năm thứ nhất, cách tìm này đơn giản, dễ tiến hành. Ví dụ: Bạn sinh viên Nguyễn Văn A muốn mượn giáo trình : “Dân tộc học đại cương”, bạn A chỉ cần gõ vào nhan đề, tiếp theo đó xuống dưới ô tác giả, nếu có tên tác giả thì đánh vào phần tác giả, sau đó nhấn vào ô “tìm kiếm”. Kết quả sẽ cho bạn A các thông tin về cuốn sách mà bạn đang cần tra cứu như tên sách đầu đủ, tên tác giả, số ký hiệu sách. Sau đó, chúng ta nhấn tiếp vào biểu ghi tên sách tìm xem sách đang bận hay rỗi và hiện đang có mặt tại thư viện nào trong toàn bộ các thư viện trung tâm cuả Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội,cuốn sách đó có bao nhiêu trang, hiện có bao nhiêu cuốn và phân bố ở mỗi Trung tâm là bao nhiêu, rồi kí hiệu sách ở mỗi Trung tâm là như thế nào. Không những thế mà nó còn có một vai trò quan trọng khác đó là khi bạn không biết tên cuốn sách bạn cần tìm thì bạn có thể chọn một trong hai phương án sau: tra tìm tác giả hoặc từ khoá. Trong trường hợp tra tìm tác giả, bạn có thể đánh tên tác giả mà hoạt động nghiên cứu trong lĩnh vực đó. Ví dụ: Ngành học của bạn là văn thư lưu trữ, bạn muốn tìm 01 cuốn sách về lưu trữ bạn có thể đánh tên tác giả nào đó hoạt động trong lĩnh vực mà bạn đang tìm vào phần tác giả vào phần tác giả, sau thao tác đó bạn gõ Enter. Kết quả là máy tính sẽ liệt kê những cuốn sách mà tác giả đó viết có nằm trong danh sách tài liệu của trung tâm và bạn có thể chọn đọc trong số những cuốn sách đó. Phương pháp tra cứu theo từ khoá cũng rất thú vị bởi vì chỉ cần gõ những từ khoá trong phần từ khóa rồi gõ lệnh Enter, kết quả sẽ cho chúng ta thấy hàng loạt những cuốn sách có từ khoá đó sẽ hiện lên. Khi ta muốn tìm tài liệu một cách chi tiết hơn thì ta có thể sử dụng phần tìm kiếm chi tiết với giao diện màn hình được thể hiện như sau Giao diện màn hình cách tìm chi tiết: Giao diện màn hình tra cứu sách chi tiết của sinh viên so với giao diện màn hình tra cứu đơn giản có thêm 02 mục: Nhà xuất bản và ngôn ngữ. Sự có mặt của 02 biên mục này đã tạo cho việc tra chi tiết được dễ dàng và cụ thể hơn. Ví dự: Sinh viên Nguyễn Văn A muốn tra cứu cuốn sách “Dân tộc học đại cương” nhưng trên thực tế cuốn sách này có thể do rất nhiều tác giả viết và nhiều nhà xuất bản cùng tham gia. Chính vì vậy, bạn đã được hướng dẫn hoặc cảm thấy tin tưởng vào nhà xuất bản nào nhất thì sau khi đánh nhan đề sách thì bạn đánh tên nhà xuất bản. Sau đó, bạn nhận lệnh “tìm kiếm” hoặc gõ Enter, màn hình sẽ hiển thị cho bạn thấy tên cuốn sách, tác giả, nhà xuất bản mà bạn đang tìm cùng với những chi tiết khác giống như phần tìm đơn giản. Việc tra cứu tìm sách với cách tìm chi tiết và tìm đơn giản vẫn chưa thể hiện được tính chính xác tuyệt đối. Khi ta muốn tìm một loại tài liệu cụ thể nào mà tác giả là ai? nhà xuất bản? tên nước?… Khi đó, chúng ta lựa chọn phương án tìm nâng cao. Giao diện màn hình cách tìm nâng cao: Trong giao diện màn hình của cách “tìm nâng cao “ các biên mục gồm: Sử dụng ký tự % để giới hạn phạm vi cần tìm tài liệu . Giao diện màn hình tìm kiếm nâng cao khác hoàn toàn so với giao diện màn hình tìm kiếm chi tiết và đơn giản. Tại phần “nhan đề”của giao diện màn hình tìm kiếm nâng cao đã đưa ra một hệ thống biểu ghi khá chi tiết. Sinh viên co thể tra tìm được loại tài liệu mình cần kể cả những sách là ngôn ngữ nước ngoài, hoặc những loại tài liệu theo tên nghành học và theo tên môn học của mình …. Mặt khác những trường hợp sinh viên biết được tên sách mà chưa nhớ được tên tác giả là ai trong trường hợp cuốn sách đó do nhiều tác giả biên soạn , thì sinh viên chỉ cần gõ tên tác giả đó ra và nhấn vào mục “AND” “OR” “NDT” máy tính sẽ tự chọn lựa và đưa ra tên chính xác tác giả cuốn sách mà bạn đang cần tìm. VD: Cùng là cuốn sách cơ sở văn hoá việt nam , nhung lại có hai tác giả khác nhau cùng viết đó là một cuốn của thầy giáo “Trần Quốc Vượng”, còn một cuốn do thầy “ Phạm Tất Dong” viết. Bạn muốn chọn cuốn sách do thầy nào viết thì bạn có thể tiến hành như trên. Ngoài chức năng là thể hiện cách tìm trên 3 giao diện màn hình là tìm đơn giản, tìm chi tiết và tìm nâng cao thì việc tra tìm tài liệu bằng máy còn có thể giúp cho sinh viên đi sâu vào tìm kiếm một loại tài liệu nhất định đó là sinh viên cần tìm loại tài liệu nào giáo trình, sách hay luận án. Nếu sinh viên đang cần tìm loại nào thì chỉ cần click chuột vào loại tài liệu đó, khi nào giao diện màn hình xuất hiện thì cũng bao gồm cả 3 cách tìm là đơn giản, chi tiết và nâng cao như trên đã trình bày và các bước tiến hành cũng như vậy. Việc sử dụng phần mềm Libol với giao diện màn hình thể hiện đầy đủ ba cách tra tìm tài liệu của sinh viên. Đơn giản, chi tiết, nâng cao đã thể hiện sự tối ưu nhất, nhanh, chính xác nhất các loại tải liệu, tin mà sinh viên cần tìm nhằm phục vụ cho việc học tập nghiên cứu của sinh viên . 2.4. Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu của sinh viên Trung tâm Thông tin Thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội là một trong những Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học lớn nhất trong cả nước. Cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước, của nền tri thức mới, Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội cũng không ngừng tăng nhanh về số lượng sách, tài liệu ngày càng trở nên đa dạng và phong phú. Vì vậy việc cung cấp tài liệu để sinh viên học tập và nghiên cứu cũng trở nên ngày càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao. Nhất là sau khi đưa Công nghệ Thông tin vào ứng dụng trong công tác Thông tin Thư viện nói chung và công tác phục vụ sinh viên tra tìm tài liệu nói riêng. Để cho báo cáo của mình mang tính khách quan hơn , chúng tôi đã tiến hành phương pháp “ Điều tra xã hội học” đối với những sinh viên thường xuyên lên thư viện để tra tìm tài liệu để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, và nâng cao hiểu biết của mình, thi kết quả đạt được như sau. Sau khi phát đi 100 phiếu đã thu về được 90 phiếu có ý kiến của sinh viên, trong số này thì có 85% sinh viên chọn cách tra tìm sách, tài liệu bằng máy tính, 10% chọn cách tra tìm bằng phích thủ công, số còn lại (5%) tra tìm bằng sổ tra cứu: Qua thực tế này ta thấy rằng công nghệ thông tin đã được ứng dụng và đã phục vụ đắc cho sinh viên và được hầu hết sinh viên đều sử dụng để tra tìm tài liệu. Đối với những sinh viên thường xuyên tra tìm tài liệu bằng máy tính thì chúng tôi cũng đã tiến hành hỏi cụ thể để lấy ý kiến thì được biết. Tất cả những sinh viên thường xuyên tra tìm tài liệu bằng máy tính là những sinh viên năm thư 2, năm thứ 3 và năm cuối vì họ hầu hết là đều nắm được những tính năng đặc biệt của máy tính. Họ nhận xét là : khi tra cứu bằng máy thì học tra được nhanh hơn, chính xác hơn, và cụ thể hơn. Máy tính giúp sinh viên có thể tìm được những loại tài liệu mà họ cần nhanh và chính xác nhất. Biết được chi tiết từng vấn đề như; tài liệu đó có bao nhiêu kí hiệu tất cả, và ứng với mỗi kí hiệu là một cuốn sách, tức la sinh viên sẽ biết được là hiện trong thư viện có bao nhiêu cuốn sách đó, biết được nó đang có ở những trung tâm thư viện nào, nó đang rỗi hay bận, có trong xếp giá của trung tâm hay không, nó có được đem ra để phục vụ bạn đọc hay không…Không những thế mà nó còn cho bạn biết được rất nhiều những thông tinh khác về cuốn sách, về vấn đề bạn