Đề tài Ứng dụng excel trong lập dự án: Đầu tư xây dựng sản xuất và lắp ráp máy điều hoà không khí

I/ Sự cần thiết sử dụng Excel trong lập dự án: Lập dự án là một trong quá trình rất phức tạp, đòi hỏi người lập dự án không những có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực dự án đầu tư mà còn phải hiểu trình tự, nội dung nghiên cứu của một dự án đầu tư. Đó chính là nguyên nhân khiến công tác lập dự án tốn rất nhiều thời gian. Để giảm gánh nặng tính toán và tiết kiệm thời gian cho người lập dự án, người ta thường lập dự án bằng Excel. Tại sao lại dùng Microsoft Excel? Vì Microsoft Excel là chương trình chuyên được sử dụng rất phổ biến, thân thiện với người sử dụng và không đòi hỏi người lập dự án phải là các chuyên gia tin học hay có kiến thức uyên thâm về lập trình. Do đó, nó không những được dùng trong công tác lập dự án mà còn được dùng để làm kế toán, quản trị nhân sự dù đã có rất nhiều phần mềm kế toán và quản trị nhân sự. Excel là công cụ hữu ích giúp công tác lập dự án nhanh hơn. Người lập dự án không còn phải mất nhiều thời gian và công sức cho khối lượng tính toán cồng kềnh, đơn điệu, lặp đi lặp lại. Excel giúp tăng tốc độ tính toán, đảm bảo độ chính xác của các tính toán và trợ giúp đắc lực trong việc trình bày các bảng biểu một cách rõ ràng. Một trong những yêu cầu của dự án đầu tư là phải đảm bảo tính phỏng định của dự án đầu tư. Do vậy các số liệu của dự án có thể có nhiều giá trị khác nhau như giá bán sản phẩm, số lượng sản phẩm tiêu thụ, đơn giá của các yếu tố đầu vào tạo nên các phương án đầu tư khác nhau. Đây cũng là điểm khác biệt giữa lập dự án đầu tư với công tác phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở số liệu kế toán duy nhất. Excel sẽ giúp cho việc phân tích các phương án đầu tư khác nhau, giúpn cho việc phân tích độ nhạy của dự án trở nên đơn giản hơn và đỡ tốn thời gian hơn rất nhiều. Chính do tính phỏng định này, nên khi sử dụng Excel để lập dự án, người lập dự án cần phải thiết kế bảng tính sao cho khi số liệu thay đổi thì kết quả thu được lại phải thay đổi tương ứng mà không cần phải lập lại các công thức. Tuy nhiên, cũng cần nhấn mạnh là Microsoft Excel hay bất kỳ phần mềm nào khác để lập dự án chỉ là các công cụ để lập dự án, tuy nhiên công cụ này sẽ phản tác dụng, đưa đến quyết định sai lầm của chủ đầu tư nếu như người lập không có kiến thức về lập dự án như các nội dung cần lập dự án, trình tự nghiên cứu. Vì Excel chỉ là công cụ tính toán nên độ tinh cậy của các kết quả có được nhờ việc tính toán phụ thuộc phần lớn vào các số liệu thu thập được và công tác dự đoán, dự báo như công suất, sản lượng, giá bán, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí, tổng mức đầu tư... Người lập dự án phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ thông tin, tài liệu, số liệu và hiểu biết tường tận về lĩnh vực mà dự án định đầu tư. Do đó, chỉ khi nào thu thập đầy đủ số liệu thì người lập dự án mới sử dụng công cụ Excel. II/ Tóm tắt dự án Giới thiệu tổng quan về dự án 1. Tên dự án: Dự án “ Đầu tư xây dựng Nhà máy sản xuất và lắp ráp máy điều hoà không khí”. 2. Chủ dự án: Công ty TNHH Thương mại D&I. 3. Mục tiêu đầu tư. * Mục tiêu tổng thể: kinh doanh đảm bảo có lợi nhuận cao, đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, hạn chế tối đa các ảnh hưởng xấu đến môi trường sinh thái trong khu vực, góp phần vào sự nghiệp phát triển ngành công nghiệp của thành phố Hà nội mang tính bền vững. * Mục tiêu cụ thể của Dự án: - Xây dựng cơ sở sản xuất, lắp ráp điều hoà không khí đáp ứng được nhu cầu thị trường. - Sản xuất một số phụ kiện và tiến hành lắp ráp máy điều hoà không khí công suất 9000BTU, 12000BTU phục vụ thị trường trong nước. 4. Lĩnh vực đầu tư. * Lĩnh vực hoạt động: - Sản xuất linh kiện theo thiết kế của Công ty và theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. - Lắp ráp theo dây chuyền lắp ráp của Công ty đầu tư. - Kiểm tra chất lượng trên hệ thống thiết bị kiểm tra chất lượng do Công ty đầu tư. - Đóng gói theo tiêu chuẩn thiết kế của Công ty. Tóm lại, việc đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất và lắp ráp điều hoà không khí của Công ty TNHH Thương mại D & I sẽ góp phần tạo ra sản phẩm công nghệ cao mang nhãn hiệu của Việt Nam có chất lượng tương đương với hàng ngoại nhập nhưng giá thành rẻ, tạo thêm cơ hội cho hàng chất lượng cao của Việt Nam có thể cạnh tranh được với các loại sản phẩm của nước ngoài và dần thay thế các sản phẩm nhập khẩu, giải quyết việc làm cho một số lượng lớn lao động thấp nghiệp trên địa bàn thủ đô và tăng mức đóng góp vào ngân sách Nhà nước. Việc sản xuất và lắp ráp điều hoà không khí của công ty Công ty TNHH D & I hoàn toàn phù hợp với chính sách của Đảng và Nhà nước, phù hợp với quy luật nền kinh tế thị trường trong xu thế hội nhập, hợp tác. * Với mức tăng trưởng cao, có khả năng cạnh tranh trên thị trường, Công ty đề ra mục tiêu thực hiện khi Dự án đi vào hoạt động: - Đầu tư trang thiết bị hiện đại để làm ra các sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng được yêu cầu của thị trường trong nước. - Xây dựng cơ sở sản xuất để đáp ứng được yêu cầu sản xuất, chất lượng sản phẩm, vệ sinh công nghiệp và môi trường. - Mở rộng thị trường tiêu thụ nội địa, đa dạng hoá sản phẩm kịp thời đáp ứng nhu cầu thị trường. - Tìm hiểu và khai thác thị trường xuất khẩu. - Tích cực tham gia triển lãm hàng năm để tiếp nhận thông tin, thị trường và tạo cơ hội giới thiệu sản phẩm tới khách hàng. III/ Cách ứng dụng Excel trong phân tích tài chính dự án 1. Lập các Sheet về thông tin của dự án - Sheet 1: Tổng vốn đầu tư - Sheet 2: Chi phí xây lắp Sheet 3: Chi phí trang thiết bị công nghệ Sheet 4: Chi phí khác – Chi phí dự phòng Sheet 5: Số lượng sản phẩm - Sheet 6: Chi phí nguyên vật liệu Sheet 6: Chi phí nguyên vật liệu Sheet 7: Năng lượng, điện nước, chi phí quản lý - Sheet 8: Chi phí khấu hao tài sản cố định Sheet 9: Chi phí bảo hiểm, bảo dưỡng Sheet 10: Nhu cầu nhân lực Sheet 11: Lương, phụ cấp lương Sheet 12: Chi phí lãi vay 2. Lập các Sheet phân tích chỉ tiêu của dự án - Thực hiện gán nhãn cho các bảng, nhập công thức và thiết lập mối liên hệ giữa các bảng tính - Sheet doanh thu: liên kết với Sheet số lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng hàm Vlookup - Sheet tổng chi phí: liên kết với các Sheet chi phí nguyên vật liệu, Sheet năng lượng, điện nước, chi phí quản lý, Sheet: chi phí khấu hao tài sản cố định, Sheeet Chi phí bảo hiểm, bảo dưỡng, Sheet lương và phụ cấp, Sheet chi phí lãi vay, Sheet chi phí khác - Sheet Báo cáo thu nhập: liên kết với Sheet Doanh thu, Sheet tổng chi phí thông qua việc sử dụng hàm Hlookup. - Sheet Báo cáo dòng tiền: liên kết với Sheet Doanh thu, Sheet tổng chi phí, Sheet khấu hao, Sheet lãi vay *Sau đó, dựa trên các bảng tính trên thiết lập các Sheet - Sheet NPV, IRR - Sheet Đồ thị thời gian hoàn vốn - Sheet Đồ thị điểm hoà vốn sản lượng Sheet Phân tích độ nhạy IV/ Các chức năng Excel sử dụng trong lập dự án 1. Cách đặt tên các Sheet * Mở 1 Workbook à xuất hiện một thanh công cụ gồm 3 Sheet: Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. * Có 3 cách đổi tên: Cách 1: + Nhấp đúp vào tên Sheet cần đổi + Đánh tên Sheet mới, ấn Enter Cách 2: + Nhấp chuột phải trên tên Sheet cần đổi tên + Nhấp Rename + Đánh tên Sheet mới, ấn Enter Cách 3: + Vào thực đơn Format à Sheet à Rename + Đánh tên Sheet mới, ấn Enter 2. Gán nhãn cho các ô, mảng, bảng Có 2 cách gán nhãn cho ô, mảng, bảng: * Cách trực tiếp: + Bôi đen ô, hoặc mảng, bảng cần gán nhãn. + Kích vào ô Name Box và đánh tên nhãn * Cách gián tiếp + Bôi đen ô, hoặc mảng, bảng cần gán nhãn. + V ào Insert à Name à Define à Xuất hiện hộp thoại Define Name à Gõ tên vào Name in Workbook à Chọn OK 3. Các công thức sử dụng (1) Các toán tử cơ bản : +, - ,* , /, =, %, ^ (2) Các hàm sử dụng: * Hàm tính tổng Cách 1: Hàm Sum - Công dụng: tính tổng các trị số trong danh sách - Cú pháp: =Sum(number1,number2,number2…) Cách 2: - Bôi đen số liệu khu vực cần tính - Nhấp vào nút Σ Autosum trên thanh công cụ * Hàm vlookup - Công dụng: tìm kiếm giá trị ở cột đầu tiên của bảng (hoặc mảng) và cho kết quả là giá trị ở cùng dòng thuộc cột xác định nào đó của mảng (hoặc mảng). - Cú pháp: =Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Trong đó: + Lookup_value: là giá trị tìm kiếm ở cột đầu tiên của mảng. + Table_array: là mảng để tìm kiếm dữ liệu + Col_index_num: là cột thứ n của mảng có chứa dữ liệu kết quả + Range_lookup: là giá trị logic. Range_lookup có thể điền là TRUE hoặc FALSE. Nếu không điền giá trị type, thì chương trình ngầm định là TRUE. Nếu được điền là TRUE hoặc không điền gì cả, thì hàm này chỉ tìm kiếm giá trị gần đúng. Nếu được điền FALSE, thì hàm này tìm kiếm chính xác. Ngoài ra có thể điền type dưới dạng: 0 hoặc 1. 1 tương ứng với TRUE, 0 tương ứng với FALSE. * Hàm Hlookup - Công dụng: tìm kiếm giá trị ở dòng đầu tiên của bảng (hoặc mảng) và cho kết quả là giá trị ở cùng cột thuộc dòng xác định nào đó của mảng (hoặc bảng) - Cú pháp: =Hlookup(lookup_value,table_array, row_index_num,range_lookup) Trong đó: + Lookup_value: là giá trị tìm kiếm ở dòng đầu tiên của mảng. + Table_array: là mảng để tìm kiếm dữ liệu + Row_index_num: là dòng thứ n của mảng có chứa dữ liệu kết quả + Range_lookup: là giá trị logic. Range_lookup có thể điền là TRUE hoặc FALSE. Nếu không điền giá trị type, thì chương trình ngầm định là TRUE. Nếu được điền là TRUE hoặc không điền gì cả, thì hàm này chỉ tìm kiếm giá trị gần đúng. Nếu được điền FALSE, thì hàm này tìm kiếm chính xác. Ngoài ra có thể điền type dưới dạng: 0 hoặc 1. 1 tương ứng với TRUE, 0 tương ứng với FALSE. * Hàm IF - Công dụng: thực hiện lựa chọn có điều kiện. - Cú pháp: = IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Trong đó: + Logical test: điều kiện tính toán + Value_if_true: giá trị nhận khi điều kiện đúng + Value_if_false: giá trị nhận khi điều kiện sai * Hàm NPV - Công dụng: tính giá trị hiện tại thuần của một công việc đầu tư. - Cú pháp: = NPV(rate,value1,value2,…) Trong đó: + Rate: là tỷ suất chiết khấu/giai đoạn + Value 1,value2,… là các giá trị của các khoản thu và chi. Tối đa có 29 giá trị. Value 1,value 2,… phải xuất hiện với khoảng thời gian đều nhau và vào cuối các giai đoạn. NPV hiểu thứ tự của value 1, value 2,… là thứ tự của dòng tiền, do đó phải nhập đúng dòng tiền theo thứ tự thời gian. Hàm NPV ngầm định rằng công cuộc đầu tư bắt đầu trước một giai đoạn so với ngày xuất hiện giá trị 1 (value 1) và kết thúc vào ngày xuất hiện cuối cùng trong danh sách liệt kê dòng tiền. Vậy, cần chú ý rằng value 1 trong hàm NPV xuất hiện vào cuối giai đoạn 1. Với các dòng tiền không xuất hiện vào cuối các giai đoạn thì khi sủ dụng hàm NPV cần điều chỉnh để đảm bảo sự chính xác. * Hàm IRR - Công dụng: dùng để tính hệ số hoàn vốn nội bộ - Cú pháp: =IRR(values,guess) Trong đó: + Values: là giá trị các khoản thu và chi. Values phải có ít nhất một giá trị dương và một giá trị âm để tính hệ số hoàn vốn nội bộ. Hàm IRR hiểu thứ tự của các value 1, value 2,… là thứ tự của dòng tiền, do đó phải nhập đúng dòng tiền theo thứ tự thời gian. + Guess: là hệ số hoàn vốn nội bộ mà bạn dự toán. Nếu guess không được điền thì chương trình sẽ ngầm định là 10%. 4. Một số chức năng sử dụng (1) Chức năng Table * Công dụng: dùng để hoàn thành bảng so sánh dựa vào các giá trị có sẵn và công thức lập trên các giá trị đó * Cách thực hiện: - Tạo các giá trị có sẵn - Lập công thức dựa trên các giá trị có sẵn đó - Bôi đen bảng cần hoàn thành - Chọn Data à Table Xuất hiện hộp thoại Table + Tại Row input cell: giá trị thay đổi theo dòng (nhấn vào ô chứa giá trị thay đổi theo dòng) + Tại Column input cell: giá trị thay đổi theo cột (nhấn vào ô chứa giá trị thay đổi theo cột) (2) Chức năng Goal Seek * Ý nghĩa của hàm mục tiêu Goal Seek Là với một kết quả là một công thức ví dụ là lợi nhuận được hình thành từ nhiều thông số đầu vào ví dụ: sản lượng sản xuất, giá bán, định phí, biến phí...( là những cell nhập giá trị đầu vào), chúng ta có thể chọn một giá trị mong muốn của cell kết quả và chỉ ra một cell giá trị đầu vào cần phải biến đổi để phù hợp, khi đó hàm Goalseek sẽ xác định giá trị đầu vào này cho chúng ta. * Cách thực hiện: - Chọn ô kết quả muốn thay đổi - Chọn Tools à Goalseek Xuất hiện hộp thoại Goalseek: + Set cell: chỉ vị trí ô kết quả muốn thay đổi + To value: giá trị mới cần thay đổi +By changing cell: bằng cách thay đổi nào đó (3) Vẽ biểu đồ - Lập vùng số liệu cần vẽ - Bôi đen vùng dữ liệu - Chọn Insert à Chart Hoặc chọn biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn Cửa sổ xuất hiện + Chart type: cho phép chọn loại biểu đồ cần vẽ + Chart Sub – type: chọn kiểu biều đồ cần vẽ Chọn Next: Cửa sổ xuất hiện Data Range: là dòng chứa địa chỉ ô của vùng dữ liệu cần vẽ Series in: cho phép lựa chọn cách thức phân tích dữ liệu của biểu đồ . Nếu chọn Rows: phân tích dữ liệu theo hàng . Nếu chọn Columns: phân tích dữ liệu theo cột Chọn Next: Cửa sổ xuất hiện + Chọn Titles: đặt tên cho biểu đồ và các trục + Chọn Legend: ẩn, hiện phần ghi chữ trên biểu đồ + Data Labels: đưa ra giá trị và tên lên các thành phần của biểu đồ Chọn Next: Cửa sổ xuất hiện + Nếu chọn As new sheet: tạo ra một biểu đồ và được để trên 1 sheet mới. + Nếu chọn As object in: tạo ra biểu đồ và được để trên Sheet hiện tại. Chọn Finish. * Thay đổi loại biểu đồ: - Chọn biểu đồ cần thay đổi - Chọn Chart à Chart Type Cửa sổ xuất hiện Chọn loại và kiểu biểu đồ cần thay đổi Chọn OK * Thay đổi giá trị và tên trên biểu đồ - Chọn biểu đồ - Chọn Chart à Chart Options Cửa sổ xuất hiện Thay đổi tuỳ ý V/ Kết luận Qua việc ứng dụng Excel trong việc lập dự án án “ Đầu tư xây dựng Nhà máy sản xuất và lắp ráp máy điều hoà không khí” trên đây. Chúng em xin được rút ra một vài nhận xét: - Excel là một công cụ hữu hiệu cho việc tính toán thông qua việc trình bày các bảng biểu ngắn gọn, rõ ràng. Tuy nhiên, việc tính toán có tin cậy hay không phụ thuộc rất lớn và các số liệu thu thập và dự toán như mức đầu tư, định mức chi phí sản xuất, công suất sản xuất, sản lượng… - Khi sử dụng Excel để lập dự án đầu tư, chúng ta cần biết các số liệu dự toán có thể được điều chỉnh, do vậy phải tổ chức bảng tính sao cho mỗi lần điều chỉnh số liệu thì kết quả lại biến đổi tương ứng mà không cần phải lập lại công thức. Như vậy, các dữ liệu cần nhập để tính toán, chúng ta sẽ đưa vào một Sheet riêng, gọi là Sheet thông số, các công thức tính toán đều tham chiếu tới Sheet này. Cách thức này giúp rà xoát số liệu và dễ dàng xác định kết quả mới khi số liệu nhập thay đổi. - Với những chức năng thông thường của Excel kết hợp với các hàm thông dụng, chúng ta có thể giải quyết rất nhiều bài toán kinh tế tài chính trong đơn vị sản xuất kinh doanh, vấn đề là phải biết vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo.