Đề tài Ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự tại tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty thành viên

ES (Expert System) Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. *Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage) Là hệ thống thông tin được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống thông tin loại này được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng xó thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống là công thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thể và các tổ chức khác trong cùng ngành. Phân loại hệ thống thông tin theo nghiệp vụ phục vụ trong tổ chức doanh nghiệp. Theo cách phân loại này, thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách phân chia này có 3 loại hệ thống thông tin đó là: hệ thống thông tin chiến lược, hệ thống thông tin chiến thuật và hệ thống thông tin tác nghiệp. Xem hình 2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định (trang sau) Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hình 2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định (Nguồn : Giáo trình hệ thống thông tin quản lý - Trang27. Tác giả : TS. Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh) ►Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Với cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã dược đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Xem hình 2.3 Ba mô hình của một hệ thống thông tin(trang sau) Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Hình 2.3 Ba mô hình của một hệ thống thông tin (Nguồn : Giáo trình hệ thống thông tin quản lý - Trang27. Tác giả : TS. Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh) Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời cho câu hỏi: “Cái gì?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?” Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được sử dụng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tính chất vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?” Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là biến động nhất. 2.1.2.Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt Sự hiệu quả trong công tác quản lý của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra (những hệ thống thông tin có tập hợp quy tắc làm việc có văn bản, quy trình rõ ràng). Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Dễ thấy : đó là những quyết định sai lầm. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Gồm 5 tiêu chuẩn sau: Độ tin cậy + Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Tính đầy đủ + Thông tin đầy đủ là thông tin thể hiện bao quát các vấn đề, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với dồi hởi tình hình thực tế. Tính thích hợp và dễ hiểu + Thông tin cung cấp phải thích ứng đối với người nhận, không đa nghĩa và các phần tử thông tin phải được bố trí hợp lý. Tính được bảo vệ + Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên vật liệu một cách thật “đầy đủ”..Thông tin cũng phải được bảo vệ như vậy, chỉ người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Tính kịp thời + Thông tin có thể là tin cây, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn những vẫn không có ích khi không được gửi tói người sử dụng vào đúng lúc cần thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu phiếu trả lương phát chậm, một cửa hàng có thể mất khách khi in hoá đơn chậm vào những lúc đông khách. 2.2. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin 2.2.1. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin ►Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một hệ thống thông tin là trang bị cho tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất và phù hợp nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin mới. Có thể tóm lược như sau: Giải quyết vấn đề quản lý : - Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Nhằm: nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tốt hơn cho người có yêu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiện đại hoá phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức. Tận dụng những cơ hội mới Những cơ hội mới: cơ hội mở rộng kinh doanh, hội nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới. Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức Đó là sự mở rộng quy mô và loại hình của các tổ chức cùng ngành Yêu cầu quản lý của cấp trên Đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyết định không chỉ của cấp trên mà còn của các cơ quan pháp luật, Nhà nước Áp lực của cấp dưới ► Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Tất cả các phương pháp phát triển một hệ thống thông tin đều phải đảm bảo được sự phù hợp đối với tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Đó là do, hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp cụ thể. Một phương pháp là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Mỗi hệ thống thông tin bao gồm ba mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này được xem xét từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên, những công cụ đầu tiên được sử dụng đề phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.2.2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin Phưong pháp phát triển hệ thống thông tin được trình bày ở đây gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Kết thúc mỗi giai đoạn luôn kèm thèo những quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa trên báo cáo của các phân tích viên. Đây là một quá trình lặp, bởi vì tuỳ kết quả của một giai đoạn mà đôi khi phải quay lại giai đoạn trước để xem xét lại và khắc phục các sai sót. Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. + Làm rõ yêu cầu. + Đánh giá khả năng thực thi. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gia yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn này được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của hệ thống thông tin mới phải đạt được. Để làm được những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch phân tích chi tiết. + Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang hoạt tồn tại. + Nghiên cứu hệ thống thực tại. + Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. + Đánh giá lại tính khả thi. + Thay đổi đề xuất của dự án. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sữ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu. + Thiết kế xử lý. + Thiết kế các luồng dữ liệu vào. + Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. + Hợp thức hoá mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án và giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khách nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cac mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: + Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. + Xây dựng các phương án của giải pháp. + Đánh giá các phương án của giải pháp. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi chọn được một phương án giải pháp thì giai đoạn này được tiến hành. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu cần có đó là: một tài liệu bao gồm chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn chính của giai đoạn này đó là: + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. + Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra). + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. + Thiết kế các thủ tục thủ công. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của giai đoạn này đó là: + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. + Thiết kế vật lý trong. + Lập trình. + Thử nghiệm hệ thống. + Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn thận nhất. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: + Lập kế hoạch cài đặt. + Chuyển đổi. + Khai thác và bảo trì. + Đánh giá. 2.2.3. Mã hóa dữ liệu. Các công cụ để phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý ►Mã hoá dữ liệu Khái niệm mã hoá dữ liệu Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong bất kỳ một hệ thống thông tin nào, đặc biệt là các hệ thống thông tin quản lý. Những lợi ích của mã hoá dữ liệu Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng: Chẳng hạn trong tập tin về hàng hoá, nếu mỗi mặt hàng được nhận diện chỉ bởi cái tên thì sẽ có khả năng nhầm lẫn khi có nhiều hàng hoá trùng tên hoặc có nhiều tên hay viết không chính xác tên hàng. Do đó cần phải gán cho mỗi hàng hoá một thuộc tính định danh, còn gọi là mệnh danh mang tinh duy nhất. Mô tả nhanh chóng các đối tượng: Chẳng hạn một tên công ty rất dài, khó nhớ và khó viết vì vậy sẽ làm chậm việc nhập mỗi khi làm việc với công ty đó. Nếu được nhập vào qua một số ký hiệu ngắn gọn, rồi truy tìm trong bảng mã hoá để lấy ra tên đầy đủ của công ty thì sẽ nhanh và chính xác hơn. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn: Chẳng hạn trong một tập hợp tên khách hàng ta muốn làm việc với những khách hàng thuộc các tỉnh, thành phố khác nhau. Nếu trong mã hoá có bao hàm những ký hiệu thể hiện khía cạnh phân nhóm trước như vậy thì làm việc với chúng sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng. 5 phương pháp mã hoá cơ bản + Phương pháp mã hoá phân cấp: Đây là nguyên tắc tạo một bộ mã rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam là một bộ mã 3 cấp. Hai chữ số đầu cho tài khoản, hai chữ số tiếp theo cho tiểu khoản và hai chữ số cuối cho tiết khoản. + Phương pháp mã liên tiếp: Được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định, thường là dùng tuần tự các chữ số để gán mã cho đối tượng. Ưu điểm: Phù hợp cho xử lý tự động. Nhược điểm: Vì gán tuần tự nên không thể chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ, không gợi nhớ. + Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta được phương pháp mã hoá tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng mã. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD... Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng. Nhược điểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp và dễ bị trùng lặp. + Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn; có khả năng phân tích cao; có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa. ►Yêu cầu đối với bộ mã : Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1: Chất lượng của một bộ mã được đo lường bằng hai con số tỷ lệ sau: Số lượng đối tượng thoả mãn được lọc ra Tỷ lệ kén chọn = ------------------------------------------------------- Tổng số đối tượng được lọc ra Số lượng đối tượng thoả mãn lọc ra Tỷ lệ sâu sắc = -------------------------------------------------------- Tổng số đối tượng thoả mãn có trong tập tin Có tính uyển chuyển và lâu bền: Một bộ mã phải tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó. Một bộ mã được xem là có tính chất này khi nó cho phép nới rộng và bổ sung mã mới. Tiện lợi khi sử dụng: Bộ mã càng ngắn gọn càng tốt. Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng. Kiểm tra dễ dàng hoặc bằng thủ công hoặc tự động là yêu cầu cần lưu ý. Khai thác dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xét khi xây dựng bộ mã. Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu phân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số. Tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn, nhập nhanh hơn. Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ và rõ ràng. ►Cách thức tiến hành mã hoá : gồm 4 bước sau Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá Xác định các xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải pháp mã hoá + Xác định trật tựu đăng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành + Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tình + Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng. Triển khai mã hoá..: Gồm các công việc như: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời. Mã hoá là công việc rất quan trọng của việc xây dựng hệ thống thông tin. Chúng bắt đầu ngay cả khi người thiết kế hệ thống thông tin chưa ý thức rõ ràng về việc sử dụng chúng. Mã hoá và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin. ► Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin IFD là công cụ để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin (trang sau): + Xử lý: Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn +Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hoá +Dòng thông tin: Tài liệu Lưu ý: + Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. + Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) Sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng thông tin chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ DFD Sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng bốn ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. + Nguồn hoặc đích: Biểu thị nguồn xuất phát và đích đến của thông tin. Tên người/bộ phận nhận tin + Dòng dữ liệu: là dòng chuyển rời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình xử lý, hay kho dữ liện. Mỗi dòng dữ liệu phải có 1 tên xác đinh trừ dòng giữa xử lý và kho dữ liệu. Tên dòng dữ liệu + Tiến trình xử lý: là khâu biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức, xử lý, xắp xếp hoặc bổ sung tạo ra thông tin mới, thông tin đầu ra lưu vào kho dữ liệu hoặc chuyển đến tiến trình tiếp theo để xử lý. Tên tiến trình xử lý Tên dữ liệu + Kho dữ liệu: dùng để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa. Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả sao cho chỉ cần một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Với sơ đồ ngữ cảnh, để dễ nhìn hơn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ tổng quan của hệ thống thông tin, để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi. Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD + Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. + Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. + Xử lý luôn phải được đánh mã số. + Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. + Tên cho xử lý phải là một động từ. + Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD + Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. + Thông thường một xử lý mà logic của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. + Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. + Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. + Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ lưồng thông tin và sơ dồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. 2.2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu ►Thiết kế cơ sở dữ liệu là Xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này khá phức tạp. Đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. Việc thu thập thông tin luôn gặp trở ngại vì người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn, chính xác và có thể có thái độ thận trọng vì không muốn mất thông tin Do đó để thoả mãn nhu cầu của người sử dụng, một số phân tích viên đã thêm một số hoặc nhiều thông tin vào danh sách đã được xây dựng. Có các cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin: + Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? Phương pháp này có hiệu quả trong trường hợp, người sử dụng hiểu rõ cấu trúc của nhiệm vụ phải làm, nhiệm vụ có cấu trúc tương đối cao và độ phức tạp, kích cỡ nhỏ. + Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Phương pháp này được sử dụng để xác định đầu ra mà hệ thống thông tin phải sản sin