Đề tài Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự ở công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I

ính sách về nhân sự hữu hiệu nhằm giúp cán bộ, công nhân viên yên tâm công tác và tranh thủ các chỉ tiêu đào tạo tập trung ở trong và ngoài nước. Trọng tâm đào tạo tập trung vào các công tác chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hạch toán kinh tế, thanh toán quốc tế, lập hợp đồng, lập chứng từ thanh toán sau khi giao hàng…. Công ty tiến hành xây dựng chương trình quy hoạch, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, dành chi phí cho công tác đào tạo khoảng 150 triệu đồng/năm. Kết quả trong 4 năm, đã có 80 lượt người được đào tạo tập trung về chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, phổ cập tin học sơ cấp cho hầu hết cán bộ công nhân viên văn phòng. Đề bạt: đề bạt tại chỗ là chính. Các cán bộ làm tốt công việc, đủ tiêu chuẩn để được đề bạt. Việc để bạt tại chỗ để cán bộ đã quen với tổ chức, không gặp nhiều vấp váp trong công việc. Thực hiện chính sách đối với cán bộ: Ký thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, áp dụng quy định của Nhà nước về tăng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Giải quyết việc làm cho đông đảo cán bộ công nhân viên, phân phối thu nhập theo quan niệm mới, gắn thu nhập với kết quả sản xuất nhưng vẫn có chế độ giải quyết chính sách cán bộ do lịch sử và xã hội để lại. Trong năm 2006, công ty đã có những các hoạt động: Tiếp tục củng cố sắp xếp bộ máy phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả Quy hoạch, bổ xung, hoàn thiện bộ khung cán bộ quản lý cấp phòng, ban, chi nhánh, xí nghiệp. Thu hút, đào tạo lại cán bộ nhằm nâng cao khả năng nghiệp vụ. Tuyển dụng có chọn lọc và đào tạo lại những cán bộ hiện có. 1.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 370.830 438.335 503.209 Chi phí 365.880 432.720 495.897 Lợi nhuận 4.950 5.615 6.373 Nộp ngân sách 21.295 31.256 35.976 Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng lợi nhuận thuần và các khoản nộp ngân sách tăng dần hàng năm. Tuy tốc độ có khác nhau do điều kiện kinh doanh khác nhau. Như vậy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy phải hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, công ty đã đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức chỉ tiêu kinh tế - tài chính, có lãi, bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo việc làm và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Công ty cũng luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và trích phí công đoàn. Hiện nay, Công ty XNK Tổng hợp I vẫn tiếp tục được đánh giá là công ty xuất nhập khẩu hàng đầu của Bộ thương mại. 1.2.6. Thực trạng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty: Trong những năm gần đây tình hình an ninh, chính trị thế giới diễn biến rất phức tạp. Nạn khủng bố, xung đột sắc tộc, tôn giáo, chạy đua vũ trang và vũ khí hạt nhân đang đe dọa nền hòa bình thế giới. Thất nghiệp, lạm phát, ô nhiễm môi trường trở nên khó kiểm soát đã ảnh hưởng đến tình hình kinh tế, hoạt động thương mại giữa các quốc gia. Một số nước do đến kỳ bầu cữ có nhiều thay đổi trong chính sách đối ngoại và kinh tế. Các chính sách khuyến khích hay hạn chế của mỗi quốc gia như chính sách tài khóa, chính sách tiền tệ, các rào cản thuế quan và phi thuế quan để bảo hộ nền sản xuất trong nước có ảnh hưởng rất lớn. tuy vậy, tình hình phát triển kinh tế - thị trường đang ở thời kỳ phục hồi mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng và phục vụ sản xuất đều gia tăng, giao dịch sôi động đã tác động đến hầu hết các mặt hàng. Năm 2005 cũng là năm hợp tác kinh tế đối ngoại diễn ra sôi nổi trên phạm vi toàn thế giới, bên cạnh xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế cũng hình thành và phát triển ngày càng nhiều các thỏa thuận tự do hóa thương mại khu vực và tay đôi giữa các quốc gia không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Trong khi đó tình hình chính trị, xã hội trong nước lại tương đối ổn định, An ninh trật tự được giữ vững. Các nhà phân tích trên thế giới coi Việt Nam là điểm đến an toàn của các nhà đầu tư. Kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng cao, đầu tư nước ngoài tăng, tạo ra nhiều công ăn việc làm, tăng thu nhập, cuộc sống nhân dân được cải thiện. Tuy vậy, nước ta những năm trở lại đây cũng gặp phải những khó khăn như nạn khô hạn và dịch cúm gà diễn ra trên diện rộng đồng thời phải chịu sự tác động từ sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập khẩu đã làm tăng chi phí đầu vào của các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ và là nguyên nhân đẩy chỉ số giá hàng hóa tiêu dùng trong nước tăng lên 9,5% mức cao nhất trong nhiều năm gần đây. Nhưng các chỉ tiêu cơ bản về phát triển kinh tế - xã hội vẫn đạt và vượt các mục tiêu đề ra. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, hoạt động xuất khẩu đã đạt kết quả cao vượt trội hơn tất cả các ngành và lĩnh vực, và cũng lần đầu tiên tăng trưởng xuất khẩu đã vượt tăng trưởng nhập khẩu và cao hơn gấp 3 lần tăng trưởng GDP. Đó là những thuận lợi chính hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy vậy, năm 2006 công ty cũng phải vượt qua nhiều khó khăn do cơ chế quản lý đã và đang khuyến khích các doanh nghiệp tham gia ngày càng nhiều vào thị trường, các ưu đãi về vốn trước đây dành cho doanh nghiệp Nhà nước không còn được áp dụng. Đồng thời chính sách mở cửa hội nhập kinh tế và thị trường, nhất là việc tham gia chương trình tự do hóa thương mại trong khu vực (ASEAN và Trung Quốc) của chúng ta đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có vốn nước ngoài tham gia kinh doanh trên thị trường trong nước. Do vậy, cạnh tranh trên thị trường diễn ra rất quyết liệt và gay gắt, thuận lợi có xu thế giảm. Nhiều mặt hàng của công ty có kinh nghiệm kinh doanh nhưng cũng phải thu hẹp do môi trường có nhiều khó khăn, rủi ro. Bước sang năm 2007, với tình hình nước ta gia nhập WTO, lúc đó hàng hóa nước ngoài sẽ tràn ngập thị trường với giá cả cạnh tranh thì cơ hội và thách thức của công ty sẽ càng lớn. Cơ hội là ta sẽ xuất hàng hóa sang các nước khác với mức thuế giảm xuống, còn thách thức là tình hình trong nước với hàng hóa nước ngoài cũng không phải chịu mức thuế cao như hiện nay. 1.2.7. Tình hình ứng dụng CNTT: Công ty đã trang bị máy tính cho tất cả các phòng ban trong công ty cũng như văn phòng các chi nhánh. Tất cả các máy đều được nối mạng Internet để phục vụ công việc. Nhưng hệ thống mạng riêng trong công ty thì chưa có. Các máy tính được trang bị phần lớn là máy móc cũ. Phần cứng được trang bị từ những năm cuối thập kỷ 90 của thế kỷ trước. Sau này đã trang bị thêm cho các văn phòng những máy móc hiện đại hơn. Phần lớn là Pentium III, bộ nhớ 20 GB, tốc độ tương đối nhanh vì những công việc sử dụng máy tính đều là các công việc văn phòng, cài đặt window2000. Việc ứng dụng CNTT chủ yếu dùng trong việc tính lương, thưởng, bảo hiểm…dùng công cụ hỗ trợ là Exel và việc soạn thảo văn bản với công cụ Word. Chỉ có bộ phận kế toán được trang bị phần mềm chuyên dụng còn các bộ phận khác đều phải làm trên giấy bằng tay. 1.3. Định hướng đề tài: 1.3.1. Vấn đề áp dụng tin học trong quản trị nhân lực hiện nay: Nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh ngiệp là một trong những nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém. Vấn đề quản trị nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay đổi cấu trúc xã hội cũng như sự gia tăng của những điều luật và các quy định lao động. Trong một doanh nghiệp, phòng quản trị nhân lực đảm đương nhiều chức năng khác nhau: Tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động. Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động. Giúp các nhà quản trị nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực. Cung cấp thông tin cho mức quản lý cao nhất nhằm hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định sách lược. Để có thể quản trị được một nguồn nhân lực quan trọng và tốn kém như vậy, phòng quản trị nhân lực phải dựa vào các hệ thống thông tin tự động hóa. Các hệ thống này sẽ trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ, giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược, bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. Để triển khai các hoạt động quản trị nhân lực, các nhà quản lý dựa trên hàng loạt các hệ thống thông tin kế hoạch hóa tác nghiệp, sách lược và chiến lược. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến tương lai. Hệ thống này sẽ gắn liền hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống tài chính kế toán, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp. 1.3.2. Lý do chọn đề tài: Sau một thời gian tiến hành tìm hiểu về công ty XNK Tổng hợp I, em thấy rằng tình hình quản lý nhân sự vẫn còn nhiều bất cập. Phần lớn việc quản lý còn trên giấy tờ, các báo cáo trong công ty phải in ra giấy để nộp cho người quản lý cao hơn, làm chi phí tốn kém, lại mất công tìm kiếm. Các vấn đề trong tìm kiếm thông tin về người lao động và việc thay đổi thường xuyên của những người lao động hợp đồng và lao động thời vụ làm cho việc quản lý nhân sự là rất khó khăn trong công ty. Với chuyên ngành về ứng dụng tin học trong các vấn đề về quản lý và kinh tế, và nhận thấy những vấn đề còn nhiều bất cập trong quản lý con người, em quyết định chọn đề tài “Ứng dụng tin học trong việc quản lý nhân sự ở công ty XNK Tổng hợp I” nhằm từng bước thực hiện việc tin học hóa trong công ty. 1.3.3. Mục tiêu của đề tài: Để việc quản lý nhân viên, tính toán tiền lương hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng thì việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất phù hợp. Với tình hình hiện nay là quản lý trên giấy tờ thì việc tính tiền lương trong những đợt nghỉ hưu, nhiều lúc bị người quản lý quên đi một chế độ chính sách nào đó mà lẽ ra người đó được hưởng theo quy định thì việc quản lý bằng máy tính sẽ giúp lưu giữ tất cả các thông tin của nhân viên mà không bị bỏ sót hay bị quên. Ngoài ra, các báo cáo gửi đi các phòng không phải in ra giấy mà trực tiếp gửi lên cho cấp trên qua các mạng máy tính nội bộ trong công ty, giảm chi phí đi lại và giấy tờ. Các thông tin về các cá nhân trong công ty sẽ được đưa vào máy tính để theo dõi và quản lý. Khi cần tìm bất cứ thông tin gì về cá nhân ta có thể tìm thấy ngay mà không phải tìm kiếm trong sổ sách giấy tờ. Các báo cáo hàng năm cũng có thể đưa vào máy tính và khi cần người ta có thể xem xét ngay được. Bên cạnh đó là việc quản lý các lao động thời vụ, lao động hợp đồng với thời gian làm việc và chế độ lương bổng khác nhau. Vì vậy, em sẽ tiến hành xây dựng và thiết kế một phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Việc xem xét các thông tin trên máy cũng phải được phân quyền. Tùy vào vị trí công tác, chức vụ trong công ty mà đối tượng người dùng được phép truy cập vào thông tin đến đâu. 1.3.4. Phương pháp nghiên cứu để giải quyết đề tài: 1.3.4.1. Phương pháp thu thập: Phỏng vấn: Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Quan sát: Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn . Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 1.3.4.2. Công cụ sử dụng: Ngôn ngữ lập trình VB CSDL Access Chương II Phương pháp luận xây dựng HTTT quản lý 2.1. Tổng quan về phát triển HTTT quản lý: 2.1.1. Khái niệm HTTT quản lý: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Một hệ thống thông tin bao gồm 4 bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý dữ liệu Bộ phận lưu trữ Bộ phận đưa dữ liệu ra 2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức: 2.1.2.1. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Có 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS: Hệ thống xử lý các giao dịch với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hay với nhân viên của nó. Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức, trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. các hệ thống loại này như hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, … Hệ thống thông tin quản lý MIS Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã dự kiến trước, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Hệ thống thông tin quản lý dựa vào dữ liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sinh ra phụ thuộc nhiều vào hệ xử lý giao dịch. Hệ thống thông tin quản lý như hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hay sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Là hệ thống trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyến gia ES Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống này được thiết kế cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng hay nhà cung cấp… Trong các hệ thống trên thì hệ thống thông tin quản lý là quan trọng nhất. hệ thống thông tin quản lý là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. 2.1.2.2. Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 2.1.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin : 2.1.3.1. Nguyên nhân phát triển: Mục tiêu của việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Các nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin có thể được tóm lược như sau: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. 2.1.3.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, và nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin: Người tắc 1: sử dụng các mô hình. Người tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng. Người tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.1.3.3. Các giai đoạn phát triển của hệ thống: Có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn kèm theo. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. giai đoạn này bao gồm các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn phát triển chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, quan hệ các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs). Các công đoạn của thiết kế lô gíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc Hợp thức hóa mô hình lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lô gíc. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra từ trước, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo được trình lên người sử dụng, người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp bao gồm: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý gồm hai tài liệu cần có: tài liệu hệ thống và tài liệu dành cho người sử dụng. Các công đoạn của thiết kế vật lý ngoài : Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiét kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả của giai đoạn này là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, tức là phần mềm. Các hoạt động của triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Để việc chuyển đổi được thực hiện với ít va chạm nhất, cần lập kế hoạch một cách cẩn thân. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 2.2. Phân tích HTTT : 2.2.1. Các phương pháp thu thập thông tin: Phỏng vấn: Phỏng vấn là công cụ thu thập thông tin đắc lực dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Quan sát: Được dùng khi không muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn . Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. 2.1.2. Các công cụ mô hình hóa: 2.1.2.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD: Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin Xử lý: Kho lưu trữ dữ liệu: Dòng thông tin: Điều khiển : 2.2.2.2. Sơ đồ chức năng BFD: Sơ đồ phân rã chức năng là sơ đồ mo tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Sơ đồ cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu của tổ chức, cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, chính sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu, nó là cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này. Tên chức năng Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3 Chức năng 1.1 Chức năng 1.2 Chức năng 2.1 Chức năng 2.2 2.2.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Một số quy tắc và quy ước liên quan tới sơ đồ DFD: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD 11.Xử lý không phân rã tiếp được thì gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Nguồn hoặc đích: Dòng dữ liệu: Tiến trình xử lý: Kho dữ liệu: tệp dữ liệu 2.2.4. Mã hóa dữ liệu: 2.2.4.1. Lợi ích: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn 2.2.4.2. Định nghĩa mã hóa dữ liệu: Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những