Đề tài Ứng dụng Visual Basic Applications trong Excel để xây dựng một số chương trình hỗ trợ giáo viên

A. MỞ ĐẦU I/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Sự bùng nổ của Công nghệ thông tin (CNTT) nói riêng và Khoa học công nghệ nói chung đang tác động mạnh mẽ vào sự phát triển của tất cả các ngành trong đời sống xã hội. Trong bối cảnh đó Sở GD-ĐT Hoà Bình đã chỉ đạo và tổ chức hướng dẫn cho giáo viên triển khai tích hợp, lồng ghép việc sử dụng các công cụ CNTT vào quá trình dạy học và khuyến khích ứng dụng CNTT trong việc hỗ trợ đổi mới công tác quản lý. Là một giáo viên trực tiếp giảng dạy, tôi nhận thấy rằng cứ đến cuối học kỳ hay cuối năm học việc tính điểm, thống kê các số liệu báo cáo của giáo viên gặp rất nhiều khó khăn và mất nhiều công sức. Ngoài ra, khi đến kỳ thi tốt nghiệp Trung học phổ thông (TN THPT) việc sắp xếp giám thị thỏa mãn các yêu cầu theo quy định và việc đánh số báo danh cũng gặp nhiều khó khăn. Mặc dù, trong vài năm gần đây nhà trường đã và đang sử dụng phần mềm SSM để quản lý học sinh và tính điểm nhưng qua thực tế tìm hiểu, tôi thấy việc sử dụng phần mềm SSM để tính điểm TBM cả năm, TB các môn học kỳ, TB các môn cả năm được sử dụng rất ít. Đa số GV chỉ hay sử dụng các file Excel được kết xuất ra để tính điểm nhưng chỉ tính được TBM học kỳ chứ không tính được TBM cả năm. Thực tế đó có nhiều nguyên nhân như: trình độ tin học của GV còn hạn chế, việc sử dụng phần mềm SSM tương đối khó, phụ thuộc khá nhiều vào người quản lý phần mềm SSM…Hơn nữa, khi kỳ thi TN THPT đến việc sắp xếp giám thị cũng như việc đánh số báo danh được làm rất thủ công, đôi khi còn gặp một số sai sót không đúng quy định. Từ thực tế trên, với những kiến thức được học ở trường ĐH và qua nhiều năm tìm hiểu tôi đã viết đề tài “Ứng dụng Visual Basic Applications trong Excel để xây dựng một số chương trình hỗ trợ giáo viên”. II/ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU - Hỗ trợ giáo viên trong việc tính điểm TB môn học kỳ, cả năm, TB các môn (GVCN). - Hỗ trợ cho Thư ký hội đồng trong việc đánh số báo danh. - Chương trình dễ sử dụng, các thao tác phức tạp được đơn giản hoá bằng các nút lệnh trên các menu, trên các Form. - Giảm nhẹ công việc của GV trong việc tính điểm và đánh số báo danh. - Tính ứng dụng cao, rộng rãi. III/ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU - Nghiên cứu các tính năng trong chương trình Microsoft Excel, ứng dụng của Visual Basic Applications for Excel. - Nghiên cứu quy chế 40 về việc đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung học phổ thông. - Nghiên cứu quyết định số 51/2008/QĐ-BGDĐT về việc sửa đổi, bổ xung một số điều trong quy chế 40. - Nghiên cứu các thông tư, quy chế thi TN THPT (Thông tư số 04/2009/TT-BGDĐT, Thông tư số 05/2010/TT-BGDĐT,…). - Nghiên cứu các tính năng của phần mềm SSM, các file Excel được kết xuất khi tính điểm của phần mềm. IV/ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1. Phương pháp nghiên cứu lý luận: Thu thập những thông tin lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học. 2. Phương pháp quan sát: - Quan sát các hoạt động nhập điểm, tính điểm của giáo viên trong từng học kỳ, năm học. - Quan sát các hoạt động của thư ký hội đồng thi khi sắp xếp giám thị, đánh số báo danh. 3. Phương pháp điều tra: Trò chuyện, trao đổi với các giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, thư ký hội đồng thi để biết được những khó khăn, vướng mắc để đưa ra hướng giải quyết. 4. Phương pháp tổng kết, rút kinh nghiệm: Trao đổi với giáo viên, thư ký hội đồng thi về tính hiệu quả, những điều cần bổ xung và đúc rút ra những kinh nghiệm. 5. Phương pháp hỗ trợ: - Nghiên cứu tài liệu qua sách, báo, Internet… - Điều tra những khó khăn mà giáo viên cần được giải quyết. - Trao đổi với những người có kinh nghiệm ứng dụng VBA trong Excel (trên mạng Internet). 6. Phương pháp thử nghiệm: Áp dụng thử nghiệm tính hiệu quả của chương trình từ năm học 2007 – 2008. V/ KẾ HOẠCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1. Kế hoạch nghiên cứu: - Đề tài được bắt đầu nghiên cứu từ tháng 02 năm 2007 và bước đầu hoàn thành vào tháng 04 năm 2007 và được thử nghiệm trong Học kỳ 2 năm học 2007 – 2008. Đề tài đã được tổng kết rút kinh nghiệm và hoàn thiện thêm một số tính năng trong năm học 2008 – 2009. - Năm học 2009, chương trình đã đạt giải khuyến khích sản phẩm sáng tạo trong Hội thi tin học ngành giáo dục và đào tạo Hòa Bình – VTB. - Năm học 2010, chương trình được bổ xung và rút gọn một số tính năng để giảm các thao tác phức tạp, tăng tính hiệu quả của chương trình. 2. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài được áp dụng tại Trường THPT Lũng Vân từ năm học 2007 đến nay và một số trường trong tỉnh cũng như ngoài tỉnh. B. NỘI DUNG ĐỀ TÀI I/ GIỚI THIỆU CHUNG - Đề tài nghiên cứu xây dựng hai chương trình hỗ trợ cho giáo viên: + Chương trình tính điểm GV-THPT: Dành cho giáo viên đang giảng dạy ở các trường THPT. Chương trình được viết dựa theo quy chế 40 và quy chế 51 (không áp dụng cho trường hợp môn học được đánh giá bằng nhận xét). + Chương trình đánh số báo danh: dành cho Thư ký hội đồng trong các kỳ thi. - Cả hai chương trình đều chạy trên nền Microsoft Office Excel trong bộ Microsoft Office của Microsoft. - Một số chức năng chính của chương trình: + Chương trình tính điểm GV-THPT: + Tính điểm TBM học kỳ và cả năm. + Tính điểm TB các môn học kỳ và cả năm. + Thống kê số học sinh Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu và Kém (Học lực); Tốt, Khá, Trung bình, Yếu (Hạnh kiểm) theo từng lớp, trong đó có thống kê riêng số lượng theo các tiêu chí: Tổng số, Dân tộc, Nữ , Nữ dân tộc. + Chương trình đánh số báo danh: + Đánh số báo danh tự động theo mẫu số báo danh được chọn (có 14 mẫu SBD có thể lựa chọn hoặc chỉnh sửa). + In sơ đồ đánh số báo danh cho giám thị. II/ NỘI DUNG CỤ THỂ 1. Chương trình tính điểm GV-THPT. a. Cài đặt. Download chương trình : b. Cách sử dụng. * Chương trình tính điểm GVCN-THPT - Chương trình có ba chức năng chính: Tính điểm, xếp loại học lực và xét danh hiệu thi đua; thống kê báo cáo theo mẫu EMIS; in bảng điểm và in thống kê. - Màn hình làm việc của chương trình bao gồm năm Sheet: Main, HK1, HK2, Ca_nam và In_TK - Thanh công cụ của chương trình có các chức năng: Nhập thông tin ban đầu; in bảng điểm; thống kê và in thống kê; khóa và mở khóa dữ liệu; thông tin tác giả và phần trợ giúp. - Nhập thông tin ban đầu: Chọn chức năng “Nhap_thong_tin” trên thanh công cụ. Khi đó một Form xuất hiện yêu cầu nhập các thông tin: Tên sở, tên trường, năm học, tên lớp và tên giáo viên chủ nhiệm. - Tiếp theo, giáo viên nhập tên học sinh, giới tính và dân tộc (Nữ nhập: X; Dân tộc nhập: X) để chương trình thống kê báo cáo. Chú ý: + Giáo viên chỉ cần nhập thông tin ban đầu và thông tin học sinh ở sheet HK1, các sheet còn lại của chương trình tự nhận dữ liệu. + Khi copy dữ liệu tên học sinh từ bảng tính khác sang, nên sử dụng chế độ Paste Special để không làm thay đổi cấu trúc dữ liệu của chương trình. Cách làm như sau: chọn lệnh Edit --- Paste Special --- Value --- OK. - Nhập hệ số môn của các môn tính điểm, môn nào không tham gia tính điểm nhập số 0. - Nhập điểm của học sinh, lưu ý giáo viên không cần nhập phẩy. Ví dụ: điểm trung bình môn của môn Toán là 7,6 thì ta nhập 76. Sau khi nhập đầy đủ điểm TBM của các môn tham gia tính điểm, chương trình sẽ tự động tính điểm TB các môn học kỳ và xếp loại học lực. - Tiếp theo, giáo viên nhập hạnh kiểm của học sinh. Lúc này chương trình sẽ tự động xếp loại thi đua của học sinh theo đúng quy chế. - In bảng điểm: Chọn chức năng In_bang_diem trên thanh công cụ, chương trình sẽ tự động định dạng trang in (A4) cho phù hợp, tránh tình trạng in thiếu hoặc in thừa. - Thống kê báo cáo: Chương trình có hai chế độ thống kê: thống kê đơn giản và thống kê theo nhiều điều kiện (dân tộc, nữ, nữ dân tộc). + Thống kê đơn giản: + Thống kê theo nhiều điều kiện: chọn chức năng Thong_ke trên thanh công cụ, chương trình sẽ tự động thống kê. - Sau mỗi học kỳ, giáo viên nên sử dụng chức năng khóa dữ liệu để các dữ liệu trong học kỳ trước không bị thay đổi. Chọn chức năng Khoa_mo_du_lieu trên thanh công cụ. - Sau khi đã nhập đầy đủ dữ liệu học kỳ 1 và học kỳ 2, chương trình sẽ tự động tính điểm TB các môn cả năm. * Chương trình tính điểm GVBM-THPT đối với GVBM: Các chức năng và cách sử dụng như chương trình GVCN-THPT 2. Chương trình phân công giám thị và đánh số báo danh. a. Cài đặt: Download chương trình tại: b. Cách sử dụng: - Chương trình đánh số báo danh gồm có ba chức năng chính: xây dựng mẫu đánh SBD, tự động đánh SBD theo mẫu và in sơ đồ đánh SBD. - Màn hình làm việc chính của chương trình gồm hai sheet: SBD và In_SBD. - Thanh công cụ của chương trình gồm có các chức năng: nhập thông tin về kỳ thi, nhập SBD nhỏ nhất và số thí sinh trong phòng thi (để chương trình tự động đánh SBD), in SBD. - Nhập thông tin về kỳ thi: chọn chức năng Nhap_thong_tin trên thanh công cụ, khi đó một Form xuất hiện yêu cầu nhập đầy đủ các thông tin như: tên kỳ thi, khóa ngày, hội đồng coi thi, tổng số phòng thi và các môn thi. - Nhập dữ liệu cho chương trình: chọn chức năng Nhap_SBD_nho nhat trên thanh công cụ để nhập các dữ liệu: SBD nhỏ nhất, tổng số thí sinh trong phòng thi. Chú ý: Khi nhập tổng số thí sinh trong phòng thi, giáo viên chỉ cần nhập số 0 hoặc để trống ở ô đầu tiên không sử dụng. Ví dụ, hội đồng coi thi có 14 phòng thi thì bắt đầu từ phòng số 15 ta nhập số 0 hoặc để trống. - Chọn các mẫu SBD đã được xây dựng từ chương trình (giáo viên có thể tự thay đổi các mẫu). Chương trình có 14 mẫu đánh SBD. - Tiếp theo, chọn chức năng In_SBD trên thanh công cụ, chương trình sẽ tự động đánh SBD theo bốn điều kiện: sơ đồ đánh, SBD nhỏ nhất, tổng số thí sinh, tổng số phòng thi. 3. Một số chức năng khác: - Thông tin về tác giả, hướng dẫn sử dụng chương trình. - In phiếu xếp loại hai mặt giáo dục của từng học sinh trong lớp. III/ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Sau bốn năm sử dụng chương trình “Tính điểm GV-THPT”. Kết quả thu được như sau (Thống kê trong năm học 2010 – 2011 tại Trường THPT Lũng Vân). Bảng 1: So sánh thời gian hoàn thành (1 môn/lớp, 1 lớp gồm 34 học sinh) GVBM GVCN Thống kê, báo cáo Cách làm thủ công 30 phút 45 phút 25 phút Sử dụng chương trình 07 phút 12 phút 03 phút Bảng 2: So sánh độ chính xác GVBM GVCN Thống kê, báo cáo Cách làm thủ công 95% 92% 90% Sử dụng chương trình 100% 100% 99% C. KẾT LUẬN Có thể nói rằng đối với giáo viên, việc tính điểm, xếp loại học lực, thống kê các số liệu báo cáo là một công việc tốn khá nhiều thời gian và công sức. Đối với thư ký hội đồng thi việc phân công giám thị và đánh SBD cũng gặp rất nhiều khó khăn. Hưởng ứng phong trào đẩy mạng ứng dụng công nghệ thông tin do ngành giáo dục phát động từ năm 2008, tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng Visual Basic Applications trong Excel để xây dựng một số chương trình hỗ trợ giáo viên”. Qua kiểm nghiệm thực tế, chương trình đã hỗ trợ cho giáo viên khá nhiều và các công việc đó được hoàn thành một cách chính xác, khoa học hơn. Đề tài này có thể được áp dụng rộng rãi do các thao tác khá đơn giản, giáo viên chỉ cần có trình độ tin học cơ bản là có thể sử dụng được. Trong khi viết đề tài và xây dựng chương trình, chắc chắn tôi chưa thể thấy hết được những ưu điểm và tồn tại trong qua trình áp dụng. Rất mong được sự góp ý của các đồng nghiệp để đề tài và chương trình đã xây dựng ngày càng được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tân Lạc, ngày 12 tháng 04 năm 2011 NGƯỜI VIẾT ĐỀ TÀI ĐỖ MINH TUẤN TÀI LIỆU THAM KHẢO Các hàm thông dụng trong Microsoft Excel (NXB Giáo dục năm 2005). Tài liệu lập trình Visual Basic Applications for Excel. Website Câu lạc bộ Lập trình Visual Basic. Website Diễn đàn giải pháp Excel. Một số website khác của nghành giáo dục. MỤC LỤC Nội dung đề tài Trang MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài 1 II. Mục đích nghiên cứu 1 III. Đối tượng nghiên cứu 1 IV. Phương pháp nghiên cứu 2 V. Kế hoạch và phạm vi nghiên cứu 2 NỘI DUNG ĐỀ TÀI I. Giới thiệu chung 4 II. Nội dung cụ thể 4 1. Chương trình tính điểm GV-THPT 4 2. Chương trình phân công giám thị và đánh số báo danh 7 3. Một số chức năng khác 10 III. Kết quả đạt được 10 KẾT LUẬN 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO 12