Đề tài Vấn đề tổ chức và khai thác các sự kiện phục vụ hoạt động du lịch ở Nghệ An

nh đạt trong, ngoài nước. Với các sự kiện quen thuộc như Lễ hội truyền thống, Nghệ An mang sự đa dạng, độc đáo với 21 lễ hội đặc trưng là: Huyện Nam Đàn có lễ hội Làng Sen (19/5 dương lịch) và Lễ hội vua Mai Thúc Loan (13,14,15 tháng giêng âm lịch). Huyện Đô Lương có lễ hội Đền Quả Sơn và lễ hội dòng họ Nguyễn Cảnh. Huyện Quỳ Châu có lễ hội Hang Bua. Huyện Quỳnh Lưu có lễ hội đền Cờn, lễ hội đất học, hiếu học làng Quỳnh Đôi. Huyện Quế Phong có lễ hội đền Chín Gian. Huyện Yên Thành có lễ hội Đức Hoàng. Huyện Diễn Châu có lễ hội Đền Cuông. Huyện Anh Sơn có lễ hội Uống nước nhớ nguồn. Thị xã Cửa Lò có lễ hội Sông nước Cửa Lò (30/4 - 1/5). Huyện Hưng Yên có lễ hội Đền Hoàng Mười và lễ hội rước Hến. Huyện Thanh Chương có lễ hội Đình Võ Liệt, Lễ hội Đền Bạch Mã. Thành phố Vinh có lễ hội đền Hồng Sơn. Huyện Nghi Lộc có lễ hội đền Nguyễn Xí. Huyện Nghĩa Đàn có lễ hội Làng vạc. Lễ hội Xăng Khan (miền núi Nghệ An, 21-23 tháng 1 âm lịch hàng năm). Nghệ An còn là một tỉnh có nhiều thành tích cao về thể thao, đặc biệt là bóng đá. Hàng năm, sân Vinh đăng cai nhiều giải bóng đá lớn của địa phương và quốc gia. Với sức chứa 25.000 chỗ ngồi, các sự kiện thể thao tổ chức ở đây thu hút lượng khách khá đông từ khắp mọi nơi về xem và cổ vũ. Hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, dịch vụ du lịch tương đối hoàn chỉnh, đạt tiêu chuẩn quốc tế, đủ điều kiện để thu hút khách du lịch trong và ngoài nước. Những năm gần đây, việc Sở VH,TT&DL Nghệ An phối hợp với Hiệp hội Du lịch Nghệ An khuyến khích du lịch sự kiện trong vùng phát triển đã có những bước thành công đáng kể. Những sự kiện quan trọng được tổ chức trên địa bàn tỉnh thu hút thêm một số lượng lớn khách tham dự, tăng mức doanh thu từ du lịch trên toàn tỉnh, đặc biệt là vùng diễn ra sự kiện. Điều này chứng tỏ, những tiềm năng sẵn có của vùng cùng với sự đầu tư cơ sở hạ tầng trong thời gian tới nữa hoàn toàn có thể giúp Nghệ An làm bạn với du lịch sự kiện, và đưa du lịch sự kiện làm chiến lược phát triển du lịch của miền đất xứ Nghệ này. 2.2.2. Bảng phân loại sự kiện Qua phân tích tài liệu, so sánh đối chiếu về các sự kiện diễn ra ở Nghệ An từ năm 2005 – 2010, tác giả tạm thời dựa vào mục đích và nội dung của các sự kiện để phân chia thành các loại hình sự kiện trình bày ở Bảng 2.1 Bảng 2.1 : Phân loại các loại hình sự kiện ở Nghệ An từ năm 2005-2010 STT Các loại hình sự kiện Nội dung 1 Giới thiệu sản phẩm - Giới thiệu các sản phẩm mới hoặc các hình thức khuyến mại mới - Ra mắt thương hiệu - Hội chợ 2 Trao giải - Trao giải, học bổng cho học sinh, sinh viên có thành tích xuất sắc - Trao giải cuộc thi do Tỉnh đoàn, Thành đoàn phát động 3 Hội thi - Cuộc thi tìm hiểu văn hóa, lịch sử - Cuộc thi tìm hiểu về tư tưởng Hồ Chí Minh - Hội thi ý tưởng sáng tạo - Cuộc thi thiết kế thời Trang - Hội thao, Hội khỏe - Hội thi kết hợp với trao giải - Hội thi người đẹp của vùng, khu vực, toàn quốc 4 Biểu diễn nghệ thuật - Chương trình ca nhạc - Biểu diễn múa kết hợp với xiếc, kịch, thời trang - Các live show do ca sĩ tổ chức - Hội diễn nghệ thuật của quần chúng - Chương trình giao lưu với khách mời và đọc thơ - Hội diễn nghệ thuật dân gian - Triển lãm 5 Lễ khánh thành và khai mạc - Khai mạc triển lãm - Khai mạc hội thảo - Khai mạc cuộc thi - Khánh thành công ty, doanh nghiệp. - Ra mắt tổ chức xã hội - Khai trương trung tâm dịch vụ - Khai trương chương trình - Khai trương giới thiệu sản phẩm mới 6 Truyền hình - Truyền hình trực tiếp cuộc thi - Tryền hình trực tiếp chương trình kỷ niệm sinh nhật - Các chương trình do Đài truyền hình Việt Nam phát sóng 7 Đám cưới 8 Các loại hình khác - Chương trình giới thiệu sản phẩm - Chương trình tuần hành - Chương trình khuyến mại - Lễ bàn giao Tuy nhiên cách phân loại ở đây chỉ là tương đối bởi các loại hình sự kiện rất phong phú, nhiều khi khó tách rời. Ví dụ, như trong một buổi kỷ niệm sinh nhật, lễ kỷ niệm thành lập có biểu diễn nghệ thuật, nhưng cũng có những buổi biểu diễn nghệ thuật riêng biệt. Trong hội nghị khách hàng, họp báo bao gồm cả phần giới thiệu, trưng bày sản phẩm nhưng cũng có rất nhiều hội nghị chỉ đơn thuần là giới thiệu sản phẩm mới của công ty… 2.3. HIỆN TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN CHO HOẠT ĐỘNG DU LỊCH Ở NGHỆ AN 2.3.1. Vấn đề tổ chức Ngành du lịch cùng các ngành và doanh nghiệp trong tỉnh đã tổ chức thành công nhiều sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch trong tỉnh, mà nổi bật là sự kiện Năm du lịch Quốc gia 2005 tại Nghệ An. Đồng thời, cũng tích cực tổ chức nhiều hội chợ, hội thảo, sự kiện du lịch tại các địa phương và trung tâm du lịch cả nước. Về các tỉnh phía Bắc, đặc biệt là thành phố Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng, Điện Biên, các tỉnh phía Nam mà chủ yếu là Thành phố Hồ Chí Minh, Huế, Đà Nẵng, Hội An, … các nước trong khu vực như Lào, Thái Lan, Trung Quốc. Các hoạt động nhằm quảng bá giới thiệu hình ảnh vùng, các sản phẩm của nhiều đơn vị trong vùng, đặc biệt là du lịch Nghệ An đến với đông đảo du khách, nhân dân cả nước, và nước ngoài. Có nhiều loại hình sự kiện đang được tổ chức khai thác đó là: MICE, hội thi, lễ trao giải, giới thiệu sản phẩm, biểu diễn nghệ thuật, khai mạc và khánh thành, show truyền hình, đám cưới… Tuy nhiên, các loại hình sự kiện được tổ chức bằng nhiều hình thức khác nhau, kết hợp truyền thống, hiện đại và có sự sáng tạo. Do vậy, để khái quát nên các loại hình đang được khai thác ở Nghệ An là một vấn đề khó khăn. Loại hình phổ biến đang được khai thác đó là: Biểu diễn nghệ thuật và kỷ niệm ngày thành lập của các công ty, doanh nghiệp…Đây là những sự kiện được tổ chức thường xuyên và phát triển nhanh trong mấy năm gần đây. Hình thức tổ chức của các sự kiện này tương đối đơn giản không mất thời gian chuẩn bị dài và kinh phí tổ chức thấp. Một số loại hình như hội nghị khách hàng, hội thi, hội chợ, lễ trao giải trong thời gian gần đây đã được quan tâm chú ý và đầu tư tổ chức. Tuy nhiên, phần lớn đều do các công ty tự tổ chức và có sự phân phối của nhiều nhà cung ứng để cùng tạo nên sự thành công cho một chương trình. Các loại hình hội nghị, hội thảo, triển lãm ở Nghệ An còn rất mới mẻ chưa phát triển ngang bằng với các địa phương khác như Hà Nội, Quảng Ninh, Đà Nẵng…Chưa có nhiều các công ty chuyên tổ chức sự kiện ở đây. Hiện nay chỉ một vài các công ty nhận tổ chức các sự kiện nhỏ lẻ, chủ yếu vào mùa lễ hội. Tuy số lượng còn ít ỏi, hiệu quả chưa cao song nó là bước tiền đề để phát triển loại hình du lịch sự kiện ở Nghệ An. Do vậy, cần phải đẩy mạnh các biện pháp để mở rộng và khai thác tốt nhất thị trường mới đầy tiềm năng này, xứng đáng trở thành điểm đến hấp dẫn của các loại hình du lịch sự kiện. ● Đơn vị tổ chức Các loại hình sự kiện rất phong phú và đa dạng có thể kể đến như: hội nghị, hội thảo, triển lãm, biểu diễn nghệ thuật, kỉ niệm ngày thành lập, lễ trao giải, hội thi… Do vậy mà kéo theo hoạt động tổ chức khai thác các loại hình này cũng phong phú và đa dạng. Căn cứ vào tư liệu về các sự kiện diễn ra ở Nghệ An từ năm 2005 đến đầu năm 2010 tác giả nhận thấy Nghệ An hiện nay có hai dạng tổ chức các loại hình sự kiện đó là: - Những công ty, đơn vị, doanh nghiệp tự tổ chức các sự kiện: Đây là những công ty, đơn vị, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như quảng cáo, truyền thông, Media, Marketing… là những công ty, doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn. Những công ty này tự tổ chức sự kiện cho công ty bởi vì trong nội bộ của những công ty này đã có các bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, tìm hiểu thị trường… cũng như việc tổ chức các chương trình giao lưu, gặp mặt giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Do vậy họ có kinh nghiệm trong hoạt động tổ chức các chương trình, sắp xếp các nội dung trong một chương trình. Những công ty, đơn vị, doanh nghiệp tự tổ chức các chương trình thường là các công ty cổ phần, công ty liên doanh, các doanh nghiệp của nhà nước (như: Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, các Trường Đại học…). Hiện nay ngày càng có nhiều công ty tự tổ chức các sự kiện cho công ty một mặt nhằm khích lệ tinh thần đoàn kết giữa các thành viên, tạo cảm giác gần gũi thoải mái giữa lãnh đạo và nhân viên mặt khác tạo uy tín của công ty trên thị trường từ đó hiệu quả của hoạt động kinh doanh sẽ tăng lên. - Những công ty, đơn vị, doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức: Những công ty, đơn vị, doanh nghiệp thuê các công ty, doanh nghiệp có uy tín trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để tổ chức sự kiện thường là những công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: hàng không, điện toán, sản xuất hàng hóa... Những công ty, doanh nghiệp thuê các công ty tổ chức sự kiện thường là những công ty có quy mô nhỏ, trong công ty không có các bộ phận riêng đảm trách các nhiệm vụ như quảng cáo, giới thiệu sản phẩm do vậy họ không có kinh nghiệm trong các việc tổ chức sự kiện. Chính vì vậy mà họ phải thuê các đơn vị tổ chức sự kiện để đứng ra tổ chức chương trình, thiết kế, dàn dựng chương trình đem lại thành công cho sự kiện được tổ chức. Mặt khác khi thuê các công ty tổ chức sự kiện tổ chức các chương trình cho công ty, doanh nghiệp thì chương trình được tổ chức sẽ khoa học, chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao hơn. Các công ty, đơn vị, doanh nghiệp thuê các đơn vị tổ chức thường là những công ty TNHH, công ty TNHH một thành viên, hoặc các chương trình do các cá nhân tự tổ chức... Tuy nhiên, những công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín, chuyên nghiệp và phù hợp với nội dung của chương trình để đứng ra tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp mình. Điều đặc biệt là các công ty chuyên tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp, đơn vị thuê đều là các công ty lớn từ Hà Nội, Hồ Chí Minh, như Công ty tổ chức Sự kiện, Hội nghị, Hội thảo, Triển lãm và Du lịch quốc tế Hòa Bình (125 Tôn Đức Thắng, Hà Nội), Công ty Kỷ Nguyên chuyên Truyền thông, Quảng cáo, Tổ chức sự kiện, In ấn (Số 153 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội) và Công ty TAF Media Event chuyên truyền thông & tổ chức sự kiện (175 Nguyễn Thái Học, Quận Đống Đa, Hà Nội), Công ty TNHH Truyền Thông Thương hiệu Quốc tế (215 Bùi Đình Túy, P.24, Q. Bình Thạnh, Tp HCM)... Bên cạnh đó thì cũng có các sự kiện lớn như hội thảo, triển lãm, hội thi, hội nghị... thì có sự phối hợp của nhiều cơ quan ban ngành có liên quan của nhà nước để tạo nên sự thành công của sự kiện. Ví dụ như Liên hoan phim Việt Nam lần thứ 13, tổ chức ở Thành phố Vinh vào cuối năm 2001, đây là hoạt động văn hóa lớn của Việt Nam do Bộ Văn hóa – Thông tin và Cục Điện ảnh tổ chức thu hút đông đảo khách tham dự. Đặc biệt trong chuỗi sự kiện Lễ hội Làng Sen – lễ hội cấp quốc gia được tổ chức hàng năm ở Kim Liên – Nam Đàn – Nghệ An vào dịp kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh. Đây là một sự kiện đặc biệt thu hút sự quan tâm của du khách. Là cơ hội tốt nhất để quảng bá hình ảnh Nghệ An đến với du khách trong và ngoài nước. Chính vì vậy mà nó được sự quan tâm của nhiều đơn vị như: Tổng cục Du lịch, Bộ Ngoại giao, Bộ Thương mại... và các địa phương có các hoạt động liên quan cùng phối hợp tạo nên sự thành công của sự kiện. ● Khách hàng Đối tượng khách chủ yếu của hoạt động tổ chức sự kiện là các công ty và tập đoàn lớn, các doanh nhân thành đạt. Đây là đối tượng khách hàng có khả năng chi trả cao, luôn sẵn sàng chi trả để có những dịch vụ tốt nhất. Khách hàng của các loại hình sự kiện: - Khách hàng của loại hình biểu diễn nghệ thuật thường là: Sở Văn hóa thông tin, các công ty, doanh nghiệp, các cá nhân... - Khách hàng của các loại hình hội thi, trao giải thưởng là: các công ty, doanh nghiệp, Đoàn thanh niên, các cấp, ngành của nhà nước... - Khách hàng của loại hình lễ khánh thành và khai mạc thường là: các công ty, doanh nghiệp, các tập đoàn... - Khách hàng của loại hình truyền hình thường phong phú, đa dạng gồm nhiều các công ty, doanh nghiệp, tổ chức khác nhau. - Khách hàng cả loại hình đám cưới là các cá nhân. Nhìn chung, khách hàng của các loại hình sự kiện thuộc nhiều tầng lớp khác nhau và tham gia với số lượng lớn. Mục tiêu cần hướng tới của các doanh nghiệp tổ chức sự kiện là làm sao khi một sự kiện được tổ chức sẽ được đông đảo đối tượng khách tham gia từ đó sẽ tạo doanh thu lớn cho các đơn vị tổ chức sự kiện. Khách hàng đến tham dự các loại hình sự kiện thường đi theo đoàn và với số lượng lớn đặc biệt là các sự kiện như: Biểu diễn nghệ thuật, kỷ niệm sinh nhật, hội thi hay các cuộc triển lãm. Đây sẽ là một cơ hội kinh doanh tốt cho các cơ sở lưu trú, ăn uống và phục vụ các nhu cầu của khách. ● Địa điểm tổ chức Địa điểm tổ chức các sự kiện là những nơi có điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật và cơ sở hạ tầng hiện đại, điều kiện kỹ thuật đa phương tiện cần thiết như: phòng họp, phòng hội thảo, khách sạn, nhà hàng, trung tâm triển lãm... với trang thiết bị hiện đại về âm thanh, ánh sáng, máy chiếu... Ngoài ra với các cuộc hội nghị, hội thảo... thì còn cần thêm một số dịch vụ bổ sung khác như dịch vụ thư ký, điện thoại, fax, internet, máy photo, dịch vụ phiên dịch. Qua nghiên cứu tìm hiểu, tác giả nhận thấy rằng: trên địa bàn Tỉnh Nghệ An thì các địa điểm được các công ty, doanh nghiệp lựa chọn đầu tiên để tổ chức các sự kiện thường ở khu vực trung tâm Thành phố Vinh như khách sạn Phương Đông (đường Trường Thi), khách sạn Sài Gòn - Kim Liên (25 Quang Trung)(4 sao), các khách sạn 3 sao như khách sạn Hữu Nghị (74 Lê Lợi), khách sạn Xanh - Nghệ An (02 Mai Hắc Đế),… hay các Khách sạn ở khu nghỉ biển Cửa Lò như khách sạn Xanh Cửa Lò, khách sạn Thái Bình Dương, khách sạn Hòn ngư (đường Bình Minh, thị xã Cửa Lò), …hay một nơi lưu trú mới, khá hấp dẫn là Khu Resort Bãi Lữ (Nghi Lộc) xếp hạng 4 sao. Bãi Lữ gần đây được đông đảo du khách biết đến với sự trong lành và vẻ đẹp thơ mộng. Với những chương trình tổ chức ngoài trời thì lựa chọn số 1 là Quảng trường Hồ Chí Minh (số 16 đường Trường Thi) và các công viên mà Công viên Trung Tâm (số 2 đường Lê Mao) là địa điểm lý tưởng nhất, trên địa bàn thành phố còn có công viên Nguyễn Tất Thành (số 1 Phan Đăng Lưu), Công viên – khu vui chơi giải trí Hồ Cửa Nam (số 2 Phan Đình Phùng). Những sự kiện dành cho giới học sinh, sinh viên thì lựa chọn đầu tiên là Nhà Văn hóa - Lao động Tỉnh, hội trường Trường Đại học Vinh,…Đối với thiếu niên – nhi đồng thì tổ chức tại Nhà Văn hóa Thiếu nhi Việt Đức. Sân vận động Vinh là nơi thường xuyên diễn ra các sự kiện thể thao lớn của Tỉnh và Quốc gia có sức chứa trên 30.000 người. Các hoạt động Hội chợ hay giới thiệu sản phẩm thường được tổ chức ở sân Nhà Văn hóa Lao động Tỉnh hoặc sân lớn Thư viện Tỉnh. Các sự kiện triển lãm nghệ thuật, văn hóa - lịch sử - dân tộc được tổ chức nhiều ở các Bảo tàng lớn ở Nghệ An như Bảo tàng Tổng hợp Nghệ An (số 4 Đào Tấn), Bảo tàng Xô viết Nghệ Tĩnh (số 6 Đào Tấn), Bảo tàng Quân khu IV (số 189 Lê Duẩn). Tổ chức lễ cưới thì Cung lễ hội đang là sự lựa chọn của rất nhiều cặp vợ chồng trẻ hiện nay. Ngoài ra thì lễ cưới hầu như diễn ra ở các khách sạn, nhà hàng uy tín. Bên cạnh đó thì tỉnh Nghệ An còn có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hiện đại đang trong quá trình được đầu tư nâng cấp để ngang hàng cùng các đơn vị khác trên cả nước. Nghệ An một trong những Tỉnh phát triển du lịch ở khu vực Bắc Trung Bộ. Ở đây có nhiều khách sạn đạt tiêu chuẩn từ 3 sao đến 4 sao, nhiều cơ sở ăn uống có chất lượng tốt. Ngoài ra, còn có các cơ sở vui chơi giải trí, các trung tâm thương mại thuận lợi cho việc tổ chức các loại hình sự kiện. Do các loại hình sự kiện rất phong phú nên những địa điểm được lựa chọn để tổ chức cũng hết sức đa dạng và tùy thuộc vào quy mô tính chất của từng loại sự kiện. ● Thời gian tổ chức Các loại hình sự kiện rất phong phú và đa dạng nên thời gian tổ chức các loại hình này cũng khác nhau. Mỗi một chương trình lại được tổ chức vào những thời điểm khác nhau để tạo nên sự thành công của chương trình. Và thời gian của mỗi một loại hình lại phụ thuộc vào nội dung của chương trình nên nó có thể diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, dài khác nhau. Có thể khái quát thời gian tổ chức các loại hình sự kiện thành bảng sau: STT Loại hình Thời gian thông thường 1 Biểu diễn nghệ thuật Từ 16h00, 18h00 đến 20h00, 22h00 2 Kỷ niệm ngày thành lập Từ 17h00 đến 20h00 hoặc từ 20h00 đến 22h00 3 Họp báo Từ 8h00 đến 11h00 hoặc từ 14h00 đến 17h00 4 Hội thi Từ 7h00 đến 11h00 hoặc từ 20h00 đến 22h00 5 Trao giải Từ 20h00 đến 22h00 6 Hội nghị khách hàng Từ 14h00 đến 16h00 hoặc từ 17h00 đến 20h00 7 Giới thiệu sản phẩm Từ 17h00 đến 20h00 8 Hội thảo Từ 9h00 đến 12h00 hoặc từ 14h00 đến 19h00 9 Lễ khánh thành và khai mạc Từ 9h00 đến 12h00 hoặc từ 17h00 đến 20h00 10 Triển lãm Thường kéo dài từ 3 đến 7 ngày 11 Truyền hình Từ 20h00 đến 21h00 12 Đám cưới Từ 11h00 đến 14h00 hoặc từ 16h00 đên 19h00 ● Kịch bản chương trình Mặc dù các loại hình sự kiện rất đa dạng, mỗi loại hình có cách tổ chức, sắp xếp khác nhau, nhưng nó cũng tuân theo một trình tự nhất định. Tác giả xin đưa ra một kịch bản chương trình mà theo tác giả là phổ biến nhất, đó là: 1. Đón khách: Thời gian đón khách thường diễn ra khoảng 15 phút đến 45 phút tùy theo số lượng khách mời và thành phần khách tham dự. 2. Khai mạc: - Mc tuyên bố lý do tổ chức chương trình, giới thiệu đại biểu, khách mời. Thời gian dành cho công việc này thường là 5 phút. - Tuyên bố lễ khai mạc chương trình với thời lượng 5 phút. - Các nội dung chính của chương trình lần lượt diễn ra trong khoảng thời gian từ 60 phút đến 120 phút (tùy thuộc vài độ dài của chương trình), giữa các phần nội dung chính luôn có các chương trình giao lưu, giải trí... - Phần kết: MC cám ơn khách mời, nhà tài trợ và hẹn gặp lại. 3. Mời khách dự tiệc (nếu có). 4. Tiễn khách. Trên đây là kịch bản cơ bản của một chương trình. Qua việc nghiên cứu hồ sơ của các sự kiện tác giả thấy còn tồn tại vấn đề sau: - Trong phần đón khách thường tồn tại trong khoảng thời gian quá dài từ 30 phút đến 60 phút. Trong thời gian này khách không được tham gia vào hoạt động gì. Một số chương trình có tổ chức các hoạt động cho khách nhưng chỉ đơn thuần là biểu diễn nghệ thuật, trò chơi chưa có khả năng hấp dẫn sự chú ý của khách hàng. Đón khách là một khâu rất quan trọng, nó gây được tâm lý tốt cho khách hàng và chương trình có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào khâu đón khách. Do vậy mà các công ty doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức sự kiện cần phải hết sức chú ý đến vấn đề này để chương trình tổ chức ra đem lại hiệu quả và doanh thu lớn. - Có nhiều sự kiện lớn khách đến tham gia không được phát hay thông báo về thời gian thực hiện, hoặc nếu có thì không sát với thời gian thực tế, mà thường là tổ chức quá lượng thời gian mà bản dự tính của chương trình. Tình trạng này là do bản dự tính không lường hết được những sự cố có thể xảy ra trong chương trình. Việc thời gian tổ chức không chính xác cũng làm cho khách tham dự cảm thấy khó chịu và mất đi niềm tin nơi nhà tổ chức. ● Các thành viên tham gia Một chương trình sự kiện tổ chức có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào sự đóng góp của những thành viên tham gia tổ chức. Các thành viên tham gia tổ chức bao gồm: * Phía yêu cầu dịch vụ Trong một số trường hợp, phía yêu cầu dịch vụ có thể là chủ sự kiện, bởi vì các công ty, doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị, tổ chức khác đứng ra chịu trách nhiệm toàn bộ chương trình mà phía chủ sự kiện chỉ là người đưa ra các yêu cầu về dịch vụ. Đây là đối tượng chính của một sự kiện, nó quyết định sự kiện đó có được thực hiện hay không. Phía yêu cầu dịch vụ có thể là chính phủ, các phòng ban cuả chính phủ, cộng đồng hoặc các công ty, doanh nghiệp... * Phía cung cấp dịch vụ. Bao gồm: - Đơn vị được thuê tổ chức: Đây là đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện chương trình theo yêu cầu của chủ sự kiện. Khi các công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện thì phía yêu cầu dịch vụ sẽ yên tâm về chất lượng chương trình. Bởi vì, đơn vị được thuê tổ chức sự kiện sẽ thiết kế, dàn dựng toàn bộ chương trình phù hợp với phía yêu cầu dịch vụ, chương trình tổ chức sẽ chuyên nghiệp, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn. Căn cứ vào hồ sơ các sự kiện khảo sát từ năm 2005 đến năm 2010 ở Nghệ An, tác giả thấy rằng: ở Nghệ An hiện nay có một số công ty chuyên tổ chức các loại hình sự kiện như: Công ty Cổ phần Quảng cáo & Tổ chức sự kiện Thành An – Nghệ An (61 Hồ Sỹ Đống, TP. Vinh, Tỉnh Nghệ An), Trung tâm lữ hành Du lịch - Công ty CP Đầu tư và PT miền Trung (Số 26 - Nguyễn Thái Học, Tp. Vinh, Nghệ An)… - Những người cung cấp dịch vụ cho các sự kiện như: phục vụ hội nghị, hội thảo và các trang thiết bị đi kèm, phục vụ tiệc, dịch vụ biểu diễn nghệ thuật và các cá nhân có liên quan... - Dịch vụ hội nghị, hội thảo và các trang thiết bị đi kèm: những dịch vụ này thường do các địa điểm được thuê tổ chức các sự kiện đảm nhiệm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Theo khảo sát việc tổ chức các sự kiện ở Nghệ An thì phần lớn các dịch vụ hội nghị, hội thảo đều do các khách sạn cung cấp và phục vụ các dịch vụ đi kèm. - Dịch vụ cung cấp tiệc: phần lớn những dịch vụ này thường do các khách sạn chịu trách nhiệm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. - Dịch vụ biểu diễn nghệ thuật có thể do các cá nhân hoặc các tổ chức nghệ thuật chịu trách nhiệm đáp ứng nhu cầu của chương trình. Trên địa bàn Tỉnh có hai đơn vị là Đoàn ca múa kịch Nghệ An, Đoàn nghệ thuật Quân khu IV thường xuyên tập luyện và tham gia các sự kiện lớn. - Người điều hành: có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện chương trình. Người điều hành là người trực tiếp chỉ đạo việc tổ chức một chương trình theo thứ tự như thế nào, đồng thời cũng là người trực tiếp giải quyết những sự việc bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện chương trình. - Dẫn chương trình (MC): là người chủ sân khấu của chương trình. MC có vai trò điều khiển, dẫn dắt, kết nối các hoạt động diễn ra trong chương trình. Họ là cầu nối giữa chương trình và khán giả. Nếu điều hành là người chỉ đạo chương trình từ khâu tổ chức đến khâu thực hiện, từ hậu trường đến hiện trường thì MC là người điều hành các sự kiện diễn ra ở hậu trường. - Nhân viên phục vụ: là những người tham gia công việc đón tiếp, phục vụ và tiễn khách. Họ hỗ trợ cho MC và điều hành viên để cùng thực hiện tốt chương trình. Ngoài ra để thực hiện một chương trình cần phải có sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau như: diễn viên, khách mời, khán giả, giới truyền thông... cùng phối hợp với nhau đem đến thành công cho chương trình. Ngoài các yếu tố được nêu ở trên thì kinh phí để tổ chức một chương trình cũng là một vấn đề cần được nói tới. Tuy nhiên, khi tổ chức các loại hình sự kiện thì kinh phí là một vấn đề nhạy cảm. Bởi vì nó liên quan đến sự thành công hay thất bại của một chương trình. Do vậy, khi khảo sát hồ sơ của các sự kiện tác giả không có điều kiện được tiếp xúc, tìm hiểu về kinh phí để tổ chức các sự kiện này. Theo tác giả, để tổ chức một chương trình sự kiện dù ở cấp độ nào thì cũng đòi hỏi phải có sự chuẩn bị về mặt kinh phí. Chương trình tổ chức có quy mô, hiện đại hay không là phụ thuộc rất lớn vào vấn đề kinh phí. Mặc dù vậy thì khả năng đem lại lợi nhuận của các loại hình này là cao hơn cả so với các loại hình du lịch khác khi cùng tổ chức. Như vậy, ta có thể thấy hiện trạng khai thác các loại hình sự kiện ở Nghệ An đã bước đầu phát triển và được tổ chức một cách khoa học. Tuy nhiên, xét độ thành công của các sự kiện đã được tổ chức ở Nghệ An thì nó vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của đối tượng khách sự kiện chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, cách thức tổ chức và trang thiết bị phục vụ chưa mang tính đồng bộ và hiện đại. 2.3.2. Phương thức khai thác sự kiện * Xét từ năm 2005 đến đầu năm 2010, trên địa bàn diễn ra nhiều sự kiện lớn, là cơ hội lớn để quảng bá hình ảnh Nghệ An đến bạn bè trong cả nước và quốc tế. Trước những sự kiện đó, UBND Tỉnh, Sở Văn hóa, thể thao, và Du lịch Tỉnh Nghệ An đã triển khai nhiều hoạt động nhằm tự quảng bá hình ảnh địa phương như: - Phát hành hàng vạn ấn phẩm quảng bá du lịch với chất lượng ngày càng được nâng lên, nội dung phong phú và có nhiều đổi mới, bao gồm: 50.000 tập gấp văn minh du lịch, 22.000 tập gấp du lịch Nghệ An, 10.000 bản đồ du lịch Nghệ An, 5.000 bản đồ du lịch bảy tỉnh ba nước Việt Nam- Lào - Thái Lan; 5.000 tập gấp du lịch chuyên đề, 4.000 sách hướng dẫn du lịch, 4.000 cuốn cẩm nang du lịch, 2.000 cuốn danh bạ điện thoại, 2.000 cuốn dự án đầu tư du lịch, 3.000 đĩa phim du lịch Nghệ An bằng các thứ tiếng Anh, Việt, Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản…Bên cạnh đó phối hợp với các đơn vị tài trợ in ấn phát hành trên 20.000 tập gấp các loại, hàng nghìn băng rôn, cờ phướn quảng bá tại các sự kiện lớn của tỉnh đồng thời phục vụ cho các hội nghị, hội thảo về du lịch và xúc tiến đầu tư; Xây dựng lắp đặt các biển quảng cáo tấm lớn tại Hoàng Mai, Nam Đàn, Cửa Lò, Vinh…. - Công tác tuyên truyền quảng bá qua hệ thống thông tin điện tử ngày càng được chú trọng. UBND tỉnh đã hình thành cổng thông tin điện tử kết nối với hầu hết các sở, ngành, địa phương, riêng trang website du lịch Nghệ An được kết nối theo đường truyền của Tổng cục Du lịch nên hiệu quả phát huy rõ rệt với trên 2 triệu lượt người truy cập mỗi năm. Trên các trang web - Duy trì thường xuyên các chuyên trang, chuyên mục, phóng sự chuyên đề cùng hàng trăm bài báo gi