Đề tài Vấn đề tuyển dụng nhân lực trong các doanh nghiệp ở Việt Nam

khi quyết định tuyển thêm người mới. Doanh nghiệp cần phải xác định được nhu cầu tuyển dụng có thật sự cần thiết không. Để xác định được cần phải tìm hiểu bản chất của vị trí công việc vần người bằng cách trả lời một số câu hỏi như sau: Mục đích của vị trí công việc cần thiết tuyển người là gì? Vị trí công việc đó có những đóng góp đặc biệt gì cho hiệu quả chung của toàn doanh nghiệp. Nếu không ai làm ở vị trí đó thì điều gì sẽ xảy ra? Vị trí công việc đó đòi hỏi một người như thế nào? Vị trí công việc đó có tồn tại lâu không? Nếu nhận thấy công việc của vị trí đó có thể được chia nhỏ ra cho hiều vị trí khác hoặc có thể được làm theo cách khác... thì lúc đó có thể cân nhắc không tìm người thay thế nữa. Còn nếu chứng minh được vị trí đó thực sự cần phải có người đảm nhiệm có nghĩa là chắc chắn nhu cầu tuyển dụng là có thực, thì cần phải chuyển sang bước tiếp theo là xác định một nội dung cụ thể của vị trí cần tuyển dụng là gì thông qua Bản mô tả công việc. 2. Lập bản mô tả công việc (xác định nội dung công việc) Bản mô tả công việc là một văn bản viết, giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc cho thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc và một danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện. Chi phí để loại ra các ứng viên khồng phù hợp còn tốn kém hơn chi phí, thời gian để tìm ra một người thích hợp. Vì vậy bằng việc xác định bản mô tả công việc một cách cẩn thận, doanh nghiệp có rất nhiều cơ hội để tuyển đúng người cho cồng việc đó. Bản mô tả công việc thường gồm ba nội dung sau: Phần xác định công việc bao gồm: • tên bộ phận thực hiện công việc • mã số công việc • chức danh lãnh đạo trực tiếp • số người phải lãnh đạo dưới quyền • mức lương • tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm gì (bao gồm: các nhiệm vụ chủ yếu, các nhiệm vụ thứ yếu, các yêu cầu) Các điều kiện làm việc : Gồm các điều kiện về vật chất (máy móc, công cụ, trang thiết bị cần phải sử dụng...), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động, các phương tiện đi lại phục vụ công việc... Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ sử dụng cá hình thức khác nhau để mô tả công việc. bản mô tả công việc cần ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng những động từ hành động có tính quan sát để mô tả từng họat động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Bản mô tả công việc là một nền tảng để xác định các yêu cầu đối với các ứng viên. 3. Xác định yêu cầu đối với các ứng viên Bản yêu cầu đối với ứng viên giúp đưa ra một chuẩn mực cố định để làm cơ sở đánh giá các ứng viên. Bản yêu cầu ứng viên này giúp chúng ta có thể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên lý tưởng cần phải có chứ không phải so sánh các ứng viên với nhau. Bản yêu cầu đối với các ứng viên thường bao gồm các yêu cầu về: Kiến thức và kĩ năng Trình độ và kinh nghiệm Các yếu tố cá nhân: Những ứng viên phải có đặc điểm như thế nào ( về sở thích, mục đích, động cơ, tinh thần làm việc...) mới phù hợp với công việc và môi trường làm việc của doanh nghiệp. Trong đó có những yêu cầu mang tính bắt buộc (dùng từ “phải...”) và có nhưng yêu cầu mang tính khuyến khích, ưu tiên (thường dùng là “nên...”, “lý tưởng là...”) Nói khác đi, cõ những yêu cầu là buộc phải có nhưng cũng có những yêu cầu là không nhất thiết phải có nhưng nếu có sẽ tốt hơn. Bản yêu cầu ứng viên phải phù hợp với yêu cầu của công việc, không được quá cao mà cũng không được quá thấp. 4. Tuyển mộ nhân lực 4.1. Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển mộ nhân lực Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động từ bên trong tổ chức. Quá trình tuyển mộ có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Chỉ khi quá trình tuyển mộ được thực hiện tốt mới có được nguồn đầu vào chất lượng đó là những người lao động có năng lực, trình độ để tiến hành tuyển chọn. Do vậy, công tác tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới quá trình tuyển chọn mà còn ảnh hưởng tới chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức. Để quá trình tuyển mộ được hiệu quả cần đảm bảo rằng: Các yêu cầu tuyển dụng đặt ra là rõ ràng và khả thi Tiếp cận đúng nguồn ứng viên phù hợp Vị trí tuyển dụng phải hấp dẫn, cạnh tranh Và quan trong nhất là cần xây dựng một hình ảnh doanh nghiệp có uy tín trong con mắt của các ứng viên. 4.2 Các nguồn và phương pháp tuyển mộ Các doanh nghiệp có thể tuyển mộ từ lực lượng lao động bên trong tổ chức cũng như lực lượng lao động bên ngoài xã hội, song thường ưu tiên các nguồn bên trong hơn. Nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức(tuyển nội bộ) Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức có thể sử dụng các phương pháp tuyển mộ sau: Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ (có thể là dán thông báo trên bản tin, gửi thông báo qua thư điện tử đến tất cả nhân viên trong tổ chức...). Đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người, bao gồm các thông tin về nhiệm vụ của công việc, các yêu cầu về trình độ cần tuyển mộ, cách đăng ký dự tuyển, phương pháp tuyển dụng... Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong “Danh mục các kỹ năng” được lưu trữ trong hồ sơ nhân viên của tổ chức. Bảng “Danh mục các kỹ năng” thương bao gồm: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan đến phẩm chất cá nhân của người cần tuyển mộ. Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức, có thể sử dụng các phương pháp tuyển chọn sau: Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Phương pháp thu hút thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: báo, đài, tạp chí, internet... Phương pháp thu hút ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Phương pháp này thường áp dụng với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua hội chợ việc làm. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc tuyển mộ trực tiếp từ các trường đại học, cao đẳng. Quyết định tuyển mộ từ nguồn bên trong doanh nghiệp hay từ nguồn bên ngoài phụ thuộc vào những yếu tố sau: Chính sách tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp Khả năng đáp ứng nhu cầu của nguồn cung cấp. Ưu điểm, nhược điểm của mỗi nguồn. 4.3 Ưu điểm, nhược điểm của mỗi nguồn Nguồn bên trong Tuyển mộ ứng viên từ nguồn bên trong có những ưu điểm sau: Người được tuyển đã quen với doanh nghiệp, với cách làm việc trong doanh nghiệp, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp và gắn bó với doanh nghiệp hơn. Người được tuyển sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc nhất là trong giai đoạn khi mới bắt đầu với vị trí công việc mới. Người quản lý trước đây của người được tuyển có thể cho doanh nghiệp những nhận xét chính xác và công bằng về phẩm chất và hiệu quả làm việc của người được tuyển. Tuyển nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệp sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi trong doanh nghiệp, kích thích nhân viên làm việc tích cực, sáng tạo và hiệu quả hơn. Tuyển mộ từ nguồn nội bộ sẽ ít tốn kém hơn. Tuy nhiên tuyển mộ từ nguồn bên trong cũng có những nhược điểm sau: Người được tuyển có thể đã quen với cách làm việc trước đây cuă cấp trên cũ và có thể sẽ rập khuôn lại cách làm việc đó, do đó thiếu sáng tạo trong công việc. Những người cũng tham gia ứng cử nhưng không thành công sẽ dễ có tâm lý không phục lãnh đạo, có thái độ bất hợp tác dẫn đến bè phái, mất đoàn kết, vì vậy hiệu quả công việc sẽ không cao. Nguồn bên ngoài Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài có những ưu điểm sau: Người được tuyển sẽ mang lại “bầu không khí mới” cho bộ phận mà họ làm việc. Tạo cơ hội thay đổi văn hóa doanh nghiệp hoặc bộ phận ( đặc biệt khi vị trí tuyển là vị trí then chốt). Người được tuyển sẽ làm tăng thêm tính sáng tạo, kỹ năng và kinh nghiệm cho bộ phận mà họ làm việc. Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài cung có những nhược điểm sau” Người được tuyển chưa quen với doanh nghiệp. chưa hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, văn hóa và phong cách làm việc của doanh nghiệp. Do vậy cần phải có chương trình hòa nhập giúp đỡ những người mới được tuyển dụng. Chi phí cho tuyển mộ từ nguồn bên ngoài thường cao. 5. Tuyển chọn nhân lực 5.1 Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển chọn nhân lực Nếu tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại thì tuyển chọn là quyết định xem ai trong số các ứng viên ấy là người hội đủ tiêu chuẩn làm việc cho doanh nghiệp. Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng cử viên theo nhiều khía cạnh khác nhau đẻ tìm được người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được từ quá trình tuyển mộ. Cơ sở của tuyển chọn nhân lực là dụa trên Bản mô tả công việc và các yêu cầu đối với các ứng viên. Tuyển chọn là quá trình quan trọng vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được những con người có năng lực và nhiệt huyết với công việc, phù hợp với yêu cầu của công việc và mục tiêu của doanh nghiệp. Tuyển chọn tốt còn giúp doanh nghiệp giảm được chi phí do phải đào tạo lại, đào tạo mới. cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. 5.2 Quá trình tuyển chọn Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước lại loại bỏ dần những ứng viên không đạt yêu cầu của công việc và chọn ra các ứng viên có đủ điều kiện để đi tiếp vào các bước sau. Để được nhận vào làm thì các ứng viên phải vượt qua tất cả các bước đó. Quá trình tuyển chọn của các doanh nghiệp có thể khác nhau, thậm chí trong cùng một doanh nghiệp quy trình tuyển chọn cho các vị trí công việc khác nhau cung có thể khác nhau. Mỗi bước của quá trình tuyển chọn đều ảnh hưởng đến sự thành công của cả quá trình tuyển chọn. Một quy trình tuyển chọn thường bao gồm 9 bước cơ bản sau: 5.2.1 Xem xét hồ sơ xin việc Xem xét hồ sơ xin việc là bước đầu tiên của quá trình tuyển chọn nhằm nhanh chóng loại bớt những ứng viên không phù hợp. Hồ sơ xin việc có thể là mẫu đơn do doanh nghiệp soạn thảo hoặc có thể do chính ứng cử viên tự thiết kế. Hồ sơ xin việc của các ứng viên thường cung cấp những thông tin cơ bản về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các thông tin cá nhân khác (như tuổi, giới tính, sở thích...) Thông tin trong hồ sơ tuy không đủ để đánh giá toàn diện về ứng viên nhưng có thể sử dụng để loại bớt được những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu. Để có thể thu thập được các thông tin mong muốn, các doanh nghiệp nên soạn thảo mẫu đơn riêng của doanh nghiệp mình, thậm chí nên có mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau. Làm tốt ngay từ công tác nghiên cứu hồ sơ sẽ nhanh chóng giảm bớt chi phí và thời gian tuyển dụng cho doanh nghiệp. 5.2.2 Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn sơ bộ (hay phỏng vấn sàng lọc) thường chỉ kéo dai 5-10 phút nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn dự tuyển hoặc yếu kém hơn hẳn các ứng cử viên khác mà khi xem xét hồ sơ chưa phát hiện được ra. Song cần chú ý không nên dùng các yếu tố tuổi, giới, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc và các khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc. 5.2.3 Kiểm tra, trắc nghiệm Bài trắc nghiệm giúp cho nhà tuyển chọn đánh giá được về những kỹ năng, khả năng, tố chất tâm lý và các khả năng đặc biệt khác của ứng viên mà nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn không làm được hoặc làm không hiệu quả. Có rất nhiều hình thức kiểm tra trắc nghiệm nhưng có thể phân thành 3 nhóm như sau: Trắc nghiệm thành tích: Nhằm đánh giá xem ứng viên có nắm vững nghề nghiệp không, hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích ra sao (thông qua thời gian hoàn thành công việc, điểm bài thi...). Tùy từng loại công việc mà xây dựng bài trắc nghiệm cho phù hợp. Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng: Trắc nghiệm này thường dùng để xem xét những người đã đạt thành tích tốt trong đào tạo sẽ thực hiện tốt công việc trong tương lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới như thế nào. Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng thường được chia thành 3 loại: Khả năng thần kinh: Là trắc nghiệm về sự nhanh nhạy, về trí thông minh (thể hiện thông qua việc nói năng lưu loát, tốc độ nhận biết và một số đặc trưng khác...) Khă năng bản năng: Là trắc nghiệm về khả năng nhận biết của cá nhân liên quan đến sự nhận biết các mối quan hệ thuộc bản năng. Khả năng vận động tâm lý: Là trắc nghiệm về kỹ năng cá nhân trong việc thực hiện các hoạt động khác nhau của cơ thể con người như: sự khéo léo, tốc độ phản ứng... Trắc nghiệm về tính cách và sở thích: Là trắc nghiệm nhằm phát hiện ra các đặc điểm tâm lý của ứng viên như: các loại khí chất, những ước mơ, nguyện vọng, đề nghị... Phương pháp trắc nghiệm này sẽ giúp ta nắm rõ được trạng thái tâm sinh lý của từng người để từ đó bố trí họ vào các vị trí công việc hợp lý. Trắc nghiệm về tính trung thực:Tính trung thực là yếu tố cần thiết cho tất cả mọi vị trí công việc. Những trắc nghiệm về tính trung thực thường đề cập đến những vấn đề như: chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với các vấn đề tiêu cực như tham ô, ăn cắp, không thật thà trong công việc... Trắc nghiệm y học: dùng các trắc nghiệm y học ( như phân tích mẫu nước tiểu, mẫu máu...) để đánh giá phẩm chất sinh lý của các ứng viên trong các trường hợp đặc biệt. 5.2.4. Phỏng vấn tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn: là quá trình giao tiếp bằng lời ( thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và các ứng viên. Phương pháp phỏng vấn tuyển chọn giúp khắc phục những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu hồ sơ hay các loại văn bằng chứng chỉ không nêu hết được. Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn là: Để thu thập thông tin về các ứng viên: phỏng vấn tuyển chọn tạo điều kiện cho việc thu thập thông tin được rõ ràng hơn, cặn kẽ hơn. Đề cao công ty: thông qua quá trình phỏng vấn, các nhà tuyển dụng có thể giới thiệu về doanh nghiệp mình làm ứng viên hiểu được các mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây cũng là hình thức quảng cáo cho công ty. Để cung cấp các thông tin về doanh nghiệp cho các ứng viên: bằng cách trong quá trình phỏng vấn có thể giải thích cho các ứng viên hiểu rõ về tình hình doanh nghiệp cũng như các mục tiêu của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, các chính sách về nhân sự, về cơ hội thăng tiến... Thiết lập quan hệ bạn bè, tăng cường giao tiếp. Hiện nay có thể áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin như: Phỏng vấn theo mẫu: người phỏng vấn sẽ sử dụng một bảng câu hỏi chuẩn được thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu của công vịêc, đặt câu hỏi theo một trình tự cố định cho tất cả các ứng viên. Phỏng vấn theo mẫu có ưu điểm là dễ thực hiện, dễ so sánh giữa các ứng viên; có nhược điểm là hạn chế cơ hộ khai thác thêm thông tin về các ứng viên. Phỏng vấn theo tình huống: là việc người phỏng vấn đưa ra các tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế và yêu cầu các ứng viên trả lời về cách ứng xử hay thực hiện. Đối với phương pháp này, các tình huống đưa ra phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kĩ năng chủ yếu khi thực hiện công việc. Phỏng vấn theo mục tiêu: là cuộc phỏng vấn dựa vào công việc cụ thể, từ đó yêu cầu các ứng viên trả lời theo những mục tiêu xác định từ trước. Các câu hỏi được đưa ra cũng phải dựa trên việc phân tích công việc kỹ càng để xác định các mục tiêu cho các vị trí công việc. Đây là phương pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất. Phỏng vấn không có hướng dẫn: là phương pháp phỏng vấn mà người phỏng vấn không có sự chuẩn bị trước câu hỏi mà để cho các ứng viên trao đổi một cách thoải mái xung quanh công việc, trong khi đó người phỏng vấn chỉ định hướng cho cuộc thảo luận. Phương pháp phỏng vấn này có ưu điểm là giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng. Song để đạt được hiệu quả cao phải đảm bảo các yêu cầu sau: • Người phỏng vấn phải nắm chắc và hiểu rõ công việc của các vị trí cần tuyển. • Người phỏng vấn phải nắm chắc kĩ thuật phỏng vấn. • Trong khi phỏng vấn, không nên cắt ngang, thay đổi chủ đề đột ngột, không đi vào lĩnh vựa quá xa so với công việc cần tuyển. Phỏng vấn căng thẳng: là việc người phỏng vấn đưa ra các câu hỏi khó, nặng nề, mang nhiều nét của sự chất vấn hoặc hỏi dồn dập. Phương pháp phỏng vấn này nhằm tìm kiếm ở các ứng viên lòng vị tha, ứng xử, giải quyết công việc trong thời gian eo hẹp. Từ đó có thể bố trí họ vào các việc làm có tính chất căng thẳng. Phỏng vấn theo nhóm: là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cũng lúc nhiều người. Phương pháp phỏng vấn này giúp thu thập được nhiều thông tin, tránh các thông tin trùng lặp giữa các ứng viên mà không cần hỏi riêng từng người một. Phóng vấn hội đồng: là hình thức nhiều người phỏng vấn một ứng viên. Điều này giúp phát hiện tính linh họat và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên. Trình tự của một cuộc phỏng vấn Thông thường quá trình phỏng vấn được chia thành các bước sau: Bước 1: Giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự của cuộc phỏng vấn. Bước 2: Người phỏng vấn sẽ giới thiệu về doanh nghiệp và công việc cần tuyển. Bước 3: Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin trong hồ sơ dự tuyển. Bước 4: Người phỏng vấn đặt các câu hỏi nhằm đanh giá năng lực, phẩm chất và sự phù hợp của ứng viên với doanh nghiệp, với công việc cần tuyển. Đây là phần chính của cuộc phỏng vấn. Bước 5: Ứng viên đặt các câu hỏi. Bước 6: Kết thúc buổi phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt quá trình phỏng vấn nhằm xác định lại thông tin và chỉ cho các ứng viên biết bước tiếp theo phải làm gì. 5.2.5 Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của nhân viên Một ứng viên dù đã hội đủ các điều kiện về trình độ, kinh nghiệm và các tiêu chuẩn khác vẫn cần phải có sức khỏe để đảm bảo tiến hành công việc. Phòng nhân lực sẽ cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho từng vị trí công việc để các chuyên gia y tế dựa vào đó đưa ra kết quả. 5.2.6 Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp để đảm bảo sự thống nhất từ hội đông tuyển chọn với người quản lý trực tiếp của vị trí công việc cần tuyển cung như với người sử dụng lao động. 5.2.7 Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn là để xác định độ tin cậy của các thông tin đó, cụ thể bao gồm: Xác định kinh nghiệm của các ứng viên có tin cậy không. Xác định xem ứng viên có trung thực, chấp hành nội quy, kỷ luật không. Có thể tìm thấy những vấn đề chưa được sáng tỏ trong các bước trước của quá trình tuyển chọn. Có nhiều cách để thẩm tra thông tin như: liên lạc với nơi làm việc cũ của ứng viên (có thể là trao đổi với đồng nghiệp hoặc với người quản lý trực tiếp cũ của họ...), hoặc các nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ. Các thông tin sau khi đã được thẩm tra có thể xem là căn cứ để các nhà tuyển dụng ra quyết định lựa chọn cuối cùng. Bước này thường do bộ phận nhân sự của doanh nghiệp thực hiện. 5.2.8 Tham quan công việc Ứng viên thường kỳ vọng quá nhiều vào công việc mới nên có thể gây ra thất vọng nếu không được như mong muốn của họ. Tham quan công việc để tạo điều kiện cho các ứng viên có thể đưa ra những quyết định cuối cùng của mình về vị trí công việc đó. Ở bước này các ứng viên sẽ được thấy một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp và vị trí công việc đang tuyển, các ứng viên sẽ được dẫn đi tham quan hay nghe giải thích đầy đủ về công việc mà họ sẽ phải làm. Từ đó, họ sẽ hiểu được một cách khá chi tiết về công việc như: mức độ phức tạp, mức thu nhập, sự thỏa mãn với công việc, các điều kiện làm việc khác... 5.2.9 Ra quyết định tuyển chọn Đến bước này, doanh nghiệp đã có thể có được một danh sách bao gồm một số ít những ứng viên phù hợp nhất. Nếu các thông tin thu được đã đảm bảo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thi Hội đông tuyển chọn sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng. Các ứng viên đã đi đến bước này đều là những người đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Do vậy chọn ai sẽ phụ thuộc vào sự phù hợp giữa doanh nghiệp với ứng viên về nhiều phương diện (nhu cầu của ứng viên về khả năng đáp ứng của doanh nghiệp, mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên, xu hướng phát triển doanh nghiệp trong tương lai...) 5.3 Đánh giá các giá trị của thủ tục tuyển chọn Người ta thường sử dụng Tỷ lệ tuyển chọn để đánh giá thủ tục tuyển chọn theo công thức sau: Số người xin việc được tuyển Tỷ lệ tuyển chọn = Tổng số người nộp đơn xin việc. Tỷ lệ tuyển chọn cho ta biết trong tông số người nộp đơn xin việc có bao nhiêu phần là số người được tuyển. Nếu tỷ lệ này mà càng cao thì thủ tục tuyển chọn không có ý nghĩa. Ngược lại, nếu tỷ lệ này thấp nghĩa là chỉ có một tỷ lệ ít người được tuyển và như thế thủ tục tuyển chọn trở nên có giá trị, đặc biệt ở các vị trí quan trọng. 5.4 Hoàn tất quá trình tuyển chọn Các thủ tục để hoàn tất quá trình tuyển chọn thường do bộ phận nhân sự đảm nhiệm, bao gồm: - Mời người trúng tuyển nhận việc. - Gửi thư từ chối đến các ứng viên không trúng tuyển. - Cập nhật dữ liệu về ứng viên. - Chuẩn bị hợp đồng lao động. - Lập hồ sơ nhân viên. 5.4.1 Mời nhận việc Sau khi đã có quyết định tuyển chọn cuối cùng đối với ứng viên nào, doanh nghiệp cần thông báo việc trúng tuyển cho ứng viên một cách chính thức bằng cách gửi thư mời nhận việc hay mời ứng viên đến gặp mặt thông báo trực tiếp. Thư mời nhận việc thường bắt đầu bằng lời chúc mừng để thể hiện niềm vui, sự đón nhận của doanh nghiệp với thành viên mới. Nội dung trong thư cần thể hiện rõ về các điều kiẹn làm việc như: mức lương, phúc lợi, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, thời gian thử việc... Nếu cần phải thỏa thuận với ứng viên về mức lương hay điều kiện làm việc thì doanh nghiệp nên mời ứng viên đến gặp mặt thông báo trực tiếp. 5.4.2 Gửi thư từ chối Hầu hết các doanh nghiệp đều lờ đi việc gửi thư từ chối đến các ứng viên không thành công, điều này có thể làm giảm hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt các ứng viên. Thư từ chối sẽ là lời động viên và giải thích vì sao các ứng viên không được chọn một cách lịch sự, rõ ràng. Thư từ chối đối với các ứng viên không qua được các vòng đầu và đối với các ứng viên đã lọt vào các vòng tuyển chọn cuối có thể là khác nhau. Đối với các ứng viên bị loại từ các bước tuyển chọn đầu tiên, thư từ chối có thể theo một mẫu chuẩn. Còn đối với các ứng viên đã lọt vào vòng tuyển chọn cuối nhưng vẫn bị loại, thư từ chối nên có tính cá nhân hơn. 5.4.3 Cập nhật dữ liệu ứng viên Doanh nghiệp có thể chọn ra các ứng viên tốt trong các ứng viên bị loại, họ có thể có những khả năng không phù hợp với vị trí đang cần tuyển dụng nhưng họ có thể phù hợp với các công việc ở vị trí khác của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cập nhật dữ liệu các ứng viên đó, điều này sẽ có ích cho các lần tuyển dụng tiếp theo. 5.4.4 Chuẩn bị hợp đồng lao động Chuẩn bị hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp với người được tuyển chọn và đảm bảo rằng hợp đồng không trái với quy định của pháp luật. Có thể gửi kèm hợp đồng một văn bản thể hiện chi tiết hơn về những nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của nhân viên. 5.4.5 Lập hồ sơ nhân viên Để giúp cho việc quản lý doanh nghiệp, cần phải lập hồ sơ cho nhân viên mới. Hồ sơ nhân viên có thể bao gồm: lý lịch của nhân viên, kết quả các bài trắc nghiệm phỏng vấn, các bằng cấp và chứng chỉ của nhân viên, các tài liệu khác... 6.Hướng dẫn hòa nhập 6.1 Ý nghĩa của việc hòa nhập nhân viên mới vào môi trường làm việc của doanh nghiệp Hướng dẫn hòa nhập là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân lực. Trong những ngày đầu mới nhận việc, nhân viên mới thường có cảm giác bỡ ngỡ, hoang mang, lo lắng. Hòa nhập người lao động là một quá trình được thiết kế để giúp đỡ những nhân viên mới thích nghi và phù hợp với bộ phận hay tổ chức mà họ sẽ làm việc. Cụ thể hơn, mục đích của việc hòa nhập là giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, về công việc của họ và những kỳ vọng của doanh nghiệp với họ; giúp nhân viên mới thoải mái, cảm thấy mình là một bộ phận của doanh nghiệp từ đó tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, hăng say. 6.2 Chương trình hòa nhập vào môi trường làm việc Để giúp đỡ nhân viên mới trong quá trinh hòa nhập vào môi trường làm việc, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình hòa nhập và tiến hành theo từng bước cho đến cho nhân viên bắt đầu cảm thấy mình là một phần của tổ chức, cảm thấy thoải mái trong công việc. Chương trình hòa nhập người lao động vào môi trường làm việc có thể chia ra thành 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Chương trình tổng quát, bao gồm: Giới thiệu tổng quát về doanh nghiệp: lịch sử hình thành và phát triển, khách hàng và các đối thủ cạnh tranh, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, văn hóa doanh nghiệp... Các chính sách chủ yếu và các thủ tục, quy định Các điều kiện trả lương và các khoản phúc lợi khác Thông tin về nội quy an toàn-vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy. Mối quan hệ giữa nhân viên và công đoàn. Giai đoạn 2: Chương trình chuyên môn, bao gồm: Giới thiệu chức năng của các bộ phận phòng ban. Thông tin về công việc