Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

pháp phục vụ cho công việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát. Phỏng vấn Việc gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng. Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra. Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, các quy trình sau đây nên được tuân thủ. Chuẩn bị phỏng vấn Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn Cần một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, trách nhiệm,…) Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc) Gửi trước những vấn đề yêu cầu Đặt lịch làm việc Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn Tiến hành phỏng vấn Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi) Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanh tra” Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý chúng. Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra. Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tin khác để thấy được vấn đề. Nghiên cứu tài liệu Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu có thêm thông tin về tổ chức như lịch sử hình thành, phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc,… những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và thậm chí cả tương lai của tổ chức. Vì vậy, cần nghiên cứ các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm công tác Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức Các báo cáo, bảng biểu do hẹ thống thông tin hiện tại sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra Khi cần lấy thông tin trên một diện rộng các đối tượng thì sử dụng phương pháp này. Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi có cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau: Những đối tượng có thiện chí Nhóm ngẫu nhiên Chọn nhóm có mục đích Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng,…) Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điện thoại, fax, email,… Quan sát Khi phân tích viên muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin mới, có thể sử dụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp trên. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ gặp khó khăn nếu người bị quan sát không làm việc như thường ngày. Phương pháp mã hóa dữ liệu Định nghĩa mã hóa dữ liệu Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đây là một công việc của thiết kế hệ thống thông tin. Tác dụng của việc mã hóa Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Do gán cho mỗi đối tượng một thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khác. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Tên của một đối tượng thường dài và khó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằm trong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Nếu việc mã hóa đã được phân nhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng rất nhiều. Các phương pháp mã hóa cơ bản Có các phương pháp mã hóa sau: Mã hóa phân cấp. Mã hóa từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Dãy số được kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp này đơn giản và dễ hiểu. Mã hóa liên tiếp. Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nó cộng 1 đơn vị. Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ và không thể chèn thêm. Mã tổng hợp. Kết hợp hai phương pháp trên Mã hóa theo series. Sử dụng một tập hợp dãy gọi là xeri. Mã hóa gợi nhớ. Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp này có tính gợi nhớ cao, nhưng không thuận lợi cho tổng hợp và phân tích. Mã hóa ghép nối. Chia mã làm nhiều trường, mỗi trường gắn với một đặc tính của đối tượng được mã hóa. Dù dùng phương pháp nào thì bộ mã cũng phải đảm bảo ba yêu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1; có tính uyển chuyển, lâu bền; tiện lợi khi sử dụng. Công cụ mô hình hóa Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Hình 2.6: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ gồm các luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ, nguồn, đích nhưng không quan tâm đến đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Chi tiết hóa, cụ thể hóa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh. Có các mức 0, mức 1,… Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Hình 2.5: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ IFD Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thể giới vật lý bằng các sơ đồ. Dòng thông tin ra vào với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Hình 2.7: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ BFD Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra Các bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ đầu ra Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. Trên mỗi thông tin đầu vào bao gồm các phần tử thông tin gọi là thuộc tính. Phân tích việc liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh, gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra, loại bỏ cá thuộc tính thứ sinh. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF). Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra làm các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF). Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách mới. Lấy toàn bộ khóa đó làm khóa cho danh sách mơi. Đặt cho danh sách này một tên riêng phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF). Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng làm 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Mô tả các tệp. Sau chuẩn hóa mức 3 mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Tên tệp viết chữ hoa, nằm phía trên, thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. Xác định số lượng các bản ghi từng tệp, độ dài cho một thuộc tính, độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập lại sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một-nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng nhiều. Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa Khái niệm cơ bản Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Mức độ liên kết Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn cần phải biết có bao nhiêu lần xuất thực thể A tương tác với mõi lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại. Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý đầu ra Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và bố trí thông tin trên vật mang. Lựa chọn vật mang tin. Để truyền tải thông tin cần phải có vật mang tin, đây là yếu tố phải được lựa chọn đầu tiên vì nó quyết định dạng thức của đầu ra. Có 4 loại vật mang tin chính: giấy, màn hình, tiếng nói, vật mang tin từ tính hoặc quang tính. Bố trí thông tin đầu ra trên vật mang. Sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách thức bố trí sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Có hai vật mang tin được dùng chủ yếu là giấy và màn hình. Thiết kế trang in. Gồm có các thông tin cố định, không thay đổi như tên tài liệu, tên công ty,…. Nếu thông tin cần được phân nhóm thì phải thể hiện tất cả những yếu tố tên tài liệu, tên trang, tên nhóm, thân tài liệu, cuối nhóm, cuối trang, cuối tài liệu. Thông tin có thể được trình bày theo cột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng. Thiết kế ra trên màn hình. Sử dụng màn hình sẽ có nhiều lợi thế hơn giấy. Thiết kế sao cho người sử dụng có thể dùng các phím lùi, tiến,… để xem thông tin. Nếu có thể thì nên sử dụng cách tiếp cận Danh sách – Chi tiết. Thiết kế vật lý đầu vào Lựa chọn phương tiện nhập. Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết bị cuối, dữ liệu vào là đầu ra của quá trình xử lý trước đó. Quy tắc thiết kế màn hình nhập liệu. Khuôn dạng màn hình nên giống với tài liệu gốc; Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa; Không nhập các thông tin mà hệ thống có thể lấy từ kết quả tính toán; Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập; Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp; Sử dụng phím Tab để chuyển trường nhập. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa Giao tác bằng tập hợp lệnh. Cách này có những bất lợi: khó thiết kế và lập trình; Người sử dụng phải nhớ các câu lệnh để sử dụng. Cách này sử dụng cho người có trình độ tin học cao. Giao tác bằng các phím trên bàn phím. Dùng một vài phím nóng. Cách này làm tăng tốc độ đưa lện vào cho hệ thống và dễ dàng hơn với người sử dụng. Cách này phù hợp cho những người sử dụng thường xuyên. Giao tác qua thực đơn (menu). Là cách được dùng phổ biến nhất hiện nay. Thiết kế vật lý trong Một số khái niệm. Sự kiện là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự việc thực hiện của một hoặc nhiều xử lý. Công việc là một dãy các xử lý có chung một sự kiện khởi sinh. Tiến trình là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong nó nằm cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nếu tiến trình quá lớn thì nên chia cắt thành các lĩnh vực nhỏ hơn. Nhiệm vụ là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức: ai, ở đâu, khi nào,… Pha xử lý là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Mô đun xử lý là một xử lý cập nhập hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Thể hiện sự liên kết giữa các mô đun. Sử dụng sơ đồ phân cấp để thể hiện mối liên hệ giữa các mô đun đã được tạo ra. Xây dựng các mô đun nhỏ để dễ kiểm tra. Mô đun nhỏ có thể sử dụng trong nhiều pha. Tính đến khả năng trợ giúp của các phần mềm phát triển. Tích hợp các đặc trưng vật lý của máy tính để phân chia mô đun. Xếp theo các nhóm mô đun có sự liên thông hết cái này đến cái kia. Thiết kế các nhiệm vụ người – máy. Các nhiệm vụ người – máy có mục đích chính nhằm tổ chức hội thoại giữa người và máy trong các pha đối thoại. Mỗi nhiệm vụ cần phải lập ra một sơ đồ gồm 3 phần: Nhiệm vụ - Người; Nhiệm vụ - Máy; Thông tin hiện ra. Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access HiÖn nay, nghµnh c«ng nghÖ th«ng tin ®ang rÊt ph¸t triÓn, theo ®ã lµ sù ph¸t triÓn trong c¶ lÜnh vùc phÇn cøng vµ phÇn mÒm. §Æc biÖt hiÖn nay trªn thÕ giíi ®· ph¸t triÓn rÊt nhiÒu lo¹i ng«n ng÷ lËp tr×nh ®­îc dïng dÓ x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm øng dông trong mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng. Do vËy, viÖc lùa chän ng«n ng÷ ®Ó viÕt ch­¬ng tr×nh còng rÊt quan träng, mçi mét ng«n ng÷ cã nh÷ng ®iÓm m¹nh vµ ®iÓm yÕu riªng. Tuú thuéc vµo môc ®Ých cña ch­¬ng tr×nh vµ kh¶ n¨ng cña lËp tr×nh viªn mµ lùa chän mét ng«n ng÷ lËp tr×nh phï hîp ®Ó ph¸t triÓn. §Ó thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh nµy, em quyÕt ®Þnh sö dông hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access vµ ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic. Microsoft Access lµ mét trong nh÷ng bé ch­¬ng tr×nh quan träng nhÊt trong tæ hîp ch­¬ng tr×nh Microsoft Office Professional do h·ng phÇn mÒm Microsoft Cooperation s¶n xuÊt. Phiªn b¶n ®Çu tiªn cña Microsoft Access ra ®êi vµo n¨m 1989 vµ kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn, ®Õn nay ®· ph¸t triÓn qua n¨m phiªn b¶n ®Õn Microsoft Access 2000. Microsoft Access 2000 cung cÊp hÖ thèng ch­¬ng tr×nh øng dông rÊt m¹nh, gióp ng­êi dïng mau chãng vµ dÔ dµng t¹o lËp c¸c ch­¬ng tr×nh øng dông th«ng qua c¸c query, form kÕt hîp víi c¸c lÖnh cña Visual Basic. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 Ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic lµ mét trong nh÷ng ng«n ng÷ lËp tr×nh kh¸ m¹nh vµ phæ biÕn hiÖn nay, cã thÓ dïng cho Microsoft Access. Visual Basic ®­îc dïng ®Ó liªn kÕt c¸c ®èi t­îng trong mét øng dông thµnh mät hÖ thèng thèng nhÊt. Víi Visual Basic lËp tr×nh viªn cã thÓ t¹o c¸c hµm riªng, t¹o vµ ®iÒu khiÓn c¸c ®èi t­îng, xö lý tõng b¶n ghi, tiÕn hµnh c¸c hµnh ®éng ë møc hÖ thèng, c¬ së d÷ liÖu th× dÔ b¶o tr× h¬n. Tãm l¹i, viÖc kÕt hîp hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access vµ ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic ®Ó thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh nµy lµ phï hîp víi môc ®Ých cña bµi to¸n ®Æt ra t¹i nhµ s¸ch NguyÔn V¨n Cõ. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI HIỆU SÁCH Khảo sát hệ thống Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin chủ yếu trong đề tài này, như đã trình ở phần trên, chủ yếu là phỏng vấn, quan sát và thu thập tài liệu. Phỏng vấn: Việc phỏng vấn được tiến hành với nhưng người sẽ tham gia trực tiếp vào hệ thống trong tương lai. Đó là người quản lý hiệu sách, những nhân viên giúp việc người quản lý (nhân viên giám sát, giúp việc), các nhân viên kế toán, các trưởng quầy hàng, các nhân viên đứng quầy, các nhân viên thanh toán và nhân viên gọi nhập, đặt hàng. Người quản lý hiệu sách mong muốn có thể có những báo cáo quản lý như doanh thu (theo từng quầy hàng, từng thời điểm lựa chọn), báo cáo chi phí, và các báo cáo lợi nhuận một cách nhanh chóng nhất. Với phương pháp thủ công hiện nay, việc kết toán thu chi không thể đảm bảo yêu cầu trên. Công việc của những người giám sát nhân viên (không chỉ là giám sát nhân viên bán hàng mà còn là chấm công nhân viên theo ca) không phức tạp dù thực hiện thủ công. Tuy nhiên, họ vẫn mong muốn có một hệ thống lưu trữ đầy đủ những thông tin về nhân viên cũng như tần suất đi làm của họ một cách tự động hoặc tự động một phần nào đó. Điều này giúp họ rất nhiều vì hiện nay, vào cuối tháng những nhân viên giám sát này phải tự tổng kết các buổi nghỉ, buổi đi làm của từng nhân viên để người quản lý lên bảng lương., trong khí đó, điều này hoàn toàn có thể thực hiện được tự động nhờ máy tính. Các nhân viên kế toán mong muốn công việc có thể được giảm bớt nhờ một hệ thống kết chuyển tự động các hóa đơn bán, hóa đơn mua hàng vào cuối mỗi tháng. Việc này thuận lợi cho họ trong việc lên các báo cáo tài chính. Với nhân viên đứng quầy, nhất là ở các quầy sách. Tuy các quầy sách đều đã được chia nhỏ thành từng lĩnh vực, nhưng hệ thống thông tin có thể trợ giúp khách hàng trong việc tìm kiếm sách thì sẽ tiết kiệm không chỉ thời gian cho họ, mà còn cho những người mua sách. Một hệ thống như vậy ngoài những hỗ trợ cho nhân viên, nó còn những tác dụng nhất định trong việc thu hút khách hàng. Và nó đặc biệt có ích nếu hiệu sách mở rộng thêm quy mô với nhiều đầu sách mới. Ngoài ra, các nhân viên đứng quầy còn phải thống kê số lượng hàng hóa (sách và các loại hàng khác) vào cuối mỗi tuần để xác định xem mặt hàng nào cần nhập về, với số lượng bao nhiêu, việc thống kê này là rất thủ công và mất nhiều thời gian. Với nhân viên thanh toán, việc thanh toán hiện nay tuy đã áp dụng 03 máy tính tiền nhưng có những bất cập (như đã phân tích ở trên) khi in ra phiếu thanh toán không cụ thể rõ ràng. Tuy nhiên, sự không cụ thể rõ ràng đó mới chỉ là một điểm yếu nhỏ của hệ thống cũ. Do không có quản lý theo mã hàng hóa nên việc kết chuyển hàng bán, tính toán lượng hàng hóa tồn kho là rất khó khăn. Nhưng điểm yếu của hệ thống thanh toán và việc thống kê hàng tồn cũng gây khó khăn cho những người làm nhiệm vụ gọi đặt hàng mới. Vì vậy, hệ thống thông tin mới phải khắc phục tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ. Quan sát: Những quan sát trong hiệu sách cho thấy rằng, hệ thống cũ là không hiệu quả và dẫn đến việc tăng chi phí cho nhân lực. Số lượng nhân viên trong từng quầy hàng là lớn (để có thể đảm bảo hoạt động của một quầy). Nhân viên đứng quầy không tập trung vào công việc hầu hết thời gian làm và chỉ làm việc nhiều khi đến cuối mỗi ca (là thời gian để họ kiểm kê hàng hóa). Sự hỗ trợ của nhân viên với khách hàng là không lớn (nhất là tại các quầy sách). Như vậy, có thể thấy hệ thống thông tin hiện thời làm tăng chi phí của doanh nghiệp trong việc thuê nhân công. Nếu hệ thống thông tin mới thành công, số lượng nhân viên sẽ được giảm thiểu. Thu thập, nghiên cứu tài liệu: Tài liệu thu thập được là phiếu thanh toán, các hóa đơn nhập hàng, các hóa đơn chi khác, bảng chấm công,… Yêu cầu của hệ thống thông tin mới Hệ thống thông tin mới phải đảm bảo những yêu quan trọng nhất về mặt chức năng và giao diện sau đây. Yêu cầu chung về hệ thống: Hệ thống phải đáp ứng tất cả các nhu cầu của những người sẽ tham gia trong tương lai. Đồng thời phải có sự phân quyền rõ ràng. Yêu cầu về chức năng: Với những thông tin thu thập được trong quá trình trên, một hệ thống thông tin mới phải đảm bảo có các chức năng sau đây. Thứ nhất, quản lý các mặt hàng theo mã hàng hóa; Thứ hai, quản lý quá trình bán hàng (gồm có việc thanh toán, lên các báo cáo về hàng hóa,…); Thứ ba, quản lý quá trình nhập và quản lý hàng tồn kho; Thứ tư, trợ giúp cho việc lên bảng lương và quản lý thông tin nhân viên; Thứ năm, có thể thực hiện tìm kiếm nhằm trợ giúp khách hàng đối với mặt hàng là sách; Thứ sáu, lên các báo cáo tài chính hỗ trợ cho việc quản lý của người quản lý hiệu sách. Yêu cầu về giao diện: Giao diện hệ thống phải thân thiện với người sử dụng và phù hợp với trình độ văn hóa của nhân viên. Các mẫu cập nhật phải được bố trí một cách khoa học và không quá khác biệt với các mẫu đã từng được sử dụng trước đây. Phân tích hệ thống Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Bộ phận bán hàng Bộ phận nhập, đặt hàng và quản lý hàng tồn kho Bộ phận chấm công Bộ phận kế toán Sơ đồ chức năng (BFD) Hình 3.1: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ ngữ cảnh Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh Sơ đồ mức 0 Hình 3.3: Sơ đồ luồng thông tin mức 0 Sơ đồ mức 1 Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý bán – nhập hàng Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý bán- nhập hàng Sơ đồ mức 1 chức năng Quản lý nhân viên Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý nhân viên Sơ đồ mức 1 chức năng Báo cáo quản lý Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Báo cáo quản lý Sơ đồ mức 1 chức năng Tìm kiếm Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Tìm kiếm Thiết kế logic Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra Việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau đây dựa vào cách phân tích hướng trọng tâm vào các đối tượng liên quan đến các hoạt động chính của nhà sách và dựa vào các thông tin đầu ra (là các bảng biểu) Với đối tượng là Hàng hóa: Tệp HANGHOA (HÀNG HÓA), MALOAI (Mà LOẠI): MaHang đặt kiểu number, độ rộng là 5 (vì hiệu sách hiện giờ có khoảng dưới 99.999 mặt hàng). Do đặc trưng của nhà sách Nguyễn Văn Cừ là nó vừa là một nhà sách, vừa là một siêu thị thu nhỏ với rất nhiều các sản phẩm khác được bán tại. Tuy nhiên, hệ thống này có một chức năng lớn đó là tìm kiếm (riêng cho các sản phẩm sách báo). Do đó, trong tệp này ngoài các thông tin chung về hàng hóa như Mã loại, tên hàng, nhà cung cấp,… thì còn có một phần thông tin riêng dành cho sách (Nội dung tóm tắt, tác giả, số trang,…). MaLoai (Mã loại trong tệp MALOAI) kiểu Charater, độ dài 3 là trường để chỉ loại hàng hóa. Riêng với sản phẩm sách thì có nhiều loại nhỏ hơn. Ví dụ như Sách thiếu nhi – STN, tiểu thuyết – TTH,… hay hàng thực phẩm khô – TPK, hóa mỹ phẩm – HMP,… Trong tệp này cũng có một trường là trường Sach (Sách), kiểu Logical, độ dài 1. Trường này cho phép xác định hàng hóa có phải là Sách hay không (để phục vụ cho việc tìm kiếm), đồng thời cũng thuận tiện hơn khi cập nhật hàng hóa. Tệp QUAYHANG, NHACUNGCAP Trường MaQuay (trong tệp QUAYHANG) kiểu Text, độ rộng 2 dùng để chỉ các quầy hàng. Ví như quầy thực phẩm (TP), quầy sách (SA), Quầy mỹ phẩm (MP),… Trường MaNCC (trong tệp NHACUNGCAP) kiểu Text với độ rộng 5 chỉ các nhà cung cấp. Ví dụ: Nhà xuất bản Thanh Niên (NXBTN), Công ty FPT (CTFPT),… Trong tệp NHACUNGCAP có một số trường tương tự với các trường trong các bảng khác như SoDT (Số điện thoại) – trường này có kiểu Number, độ rộng 11 để chỉ số điện thoại bao gồm cả mã quốc tế cho điện thoại cố định. Ví dụ: 84048123123, MaST (Mã số thuế) kiểu Number độ rộng 10 để chỉ mã số thuế. Ví dụ như mã số thuế của công ty FPT: 0101248141. Với đối tượng là Nhân viên Tệp NHANVIEN. Trong tệp này, MaNV (Mã nhân viên) với kiểu Number, độ rộng 3 là khóa chính. Chọn độ rộng 3 là vì số lượng nhân viên của hiệu sách có thể tăng lên qua con số 999 nhân viên (trong tương lai.) Tệp BOPHAN. Chứa các thông tin về từng bộ phận trong nhà sách. MaBP (Mã bộ phận) là khóa chính, kiểu Text, độ dài 2. Ví dụ như bộ phận kế toán (KT), Bộ phận bán hàng (BH), Bộ phận giám sát (GS),… Tệp CALV. Chứa các thông tin về từng ca làm việc. Khóa chính là MaCaLV (Mã ca làm việc) kiểu dữ liệu Text, độ dài 1. Ví dụ ca sáng (S), chiều (C), tối (T). Và đồng thời chứa thời gian bắt đầu, kết thúc một ca. Tệp này cũng chứa mức lương trả cho nhân viên từng ca. Trường này giúp tính lương cuối tháng của nhân viên. Tệp BANGCC. Là tệp chứa thông tin về các phiếu chấm công. Trong đó, MaBCC là khóa chính. Khóa chính này có giá trị là kiểu text, độ dài 7, được đặt theo cách mã hóa gợi nhớ ngày, tháng và ca. Ví dụ: Bảng chấm công buổi sáng ngày 06 tháng 6 năm 2006 có mã như sau: S060606. Bảng chấm công được nhân viên giám sát sử dụng ở từng ca làm việc và theo dõi tần suất đi làm của nhân viên, phục vụ cho việc lên bảng lương. Tệp BANGTHUONG dùng để chứa thông tin thưởng cho nhân viên vào cuối tháng. Với đối tượng là các giao dịch mua và bán Tệp GIAODICHBAN, GIAODICHMUA. Hai tệp này là hoàn toàn tương đương nhau. Đây là hai trong ba tệp quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu, chứa thông tin về các giao dịch mua và bán. Tệp này có thể được hiểu như là các tệp chứa thông tin về các hóa đơn và phiếu nhập kho. Trong đó, MaGDB – Mã giao dịch bán (tương tự là MaGDM – mã giao dịch mua) có kiểu Text, độ rộng 9