Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng tại công ty đầu tư và thương mại thế hệ Tương Lai

ác đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng. Ví dụ: Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì: * Thuộc tính Mahang là khoá. * Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. - Các kiểu liên kết: 1@1 Liên kết Một – Một Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A. Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó. N@M Liên kết Nhiều – Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : * Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn : - Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. - Những người sử dụng hệ thống hiện tại. - Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. * Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích : Tối thiểu việc lặp lại. Tránh dư thừa thông tin. * Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu. Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản. - Các qui tắc chuẩn hoá: Chuẩn hoá mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau. 1.4. Mô hình quan hệ Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng. Các bước xây dựng mô hình quan hệ: Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng. Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai. 2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống. Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chương trình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng. Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra phương thức tiếp cận hệ thống theo từng mức. Đó cũng chính là nội dung của phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE. Theo phương pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố: - Xử lý (Treatment). - Dữ liệu (Data). - Truyền tin (Communication). và 4 mức tiếp cận: - Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm (bao giờ?). Mức này tương đương với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì? Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêu ràng buộc của hệ thống . Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã được khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức. Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đưa ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tượng trong hệ thống, cố gắng tìm ra cách tổ chức tốt nhất. - Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà người sử dụng sẽ dùng trong xử lý như: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử... ) - Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng trong hệ thống. Việc phân tích và thiết kế hệ thống được tiến hành qua các bước sau: Nghiên cứu thực tế. Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xử lý. Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic. Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý. Hợp thức hoá. 3. Giai đoạn thiết kế chi tiết hệ thống 3.1. Xác định hệ thống máy tính Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào sẽ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào được xử lý thủ công. Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD. Người ta chia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý. Một số tiến trình vật lý có thể được đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác do người sử dụng đảm nhiệm. 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu là điều rất quan trọng. Làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dưỡng một cách dễ dàng, ít tốn kém, tránh gây phiền hà cho người sử dụng. Nếu giải quyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có được một cơ sở dữ liệu hoàn hảo. Bước 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu Bước đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Người thiết kế phải tìm hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có cái nhìn tổng quát sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 2: Nhận diện các thực thể Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này được biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu. Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể Ở bước này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một - nhiều hoặc nhiều - nhiều. Bước 4: Xác định khoá chính Trong mỗi bảng cần phải xác định một trường hay một thuộc tính mà giá trị của nó xác định một cách duy nhất đối với từng bản ghi làm khoá chính. Ngoài ra có thể kết hợp các trường trong cùng một bảng với nhau làm khoá chính. Bước 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai Khoá ngoại lai là một trường trong một bảng mà giá trị của nó trùng với giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau. Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tính duy nhất của các bản ghi. Bước 6: Xác định các trường còn lại trong bảng dữ liệu Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác định được các trường còn lại trong bảng. Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiện khi xử lý. Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữ liệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin. Bước 7: Xây dựng sơ đồ dữ liệu Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể có cái nhìn tổng quát cũng như dễ dàng tìm ra các sai sót để sửa. Bước 8: Khai báo phạm vi môi trường Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bước này ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường và độ rộng của mỗi trường. 3.3. Thiết kế giao diện người - máy Thiết kế giao diện người - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong quá trình người sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất. Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện người - máy: Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với người ít kinh nghiệm. Tốc độ thao tác nhanh. Kiểm soát: người sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại. Dễ phát triển. Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện: Phù hợp nhiệm vụ được giao. Phù hợp với người sử dụng. Một số kiểu giao diện cơ bản: Hỏi và đáp: kiểu này rất phù hợp với người ít kinh nghiệm. Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp. Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với người sử dụng là chuyên gia. Điền mẫu: là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Mẫu được thể hiện trên màn hình như bản báo cáo mẫu. Trên màn hình có tên mẫu chú thích cho các trường hợp và các thông báo hướng dẫn sử dụng. Kiểu giao diện này phù hợp với tất cả người sử dụng. Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng các công cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt ra sao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại. V. NỘI DUNG BÀI TOÁN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG 1. Quy trình hoạt động của hệ thống bán hàng theo đơn đặt hàng Quy trình bán hàng theo đơn đặt hàng bắt đầu từ khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng. Hoạt động bán hàng theo đơn đặt hàng bao gồm các công việc chính: Tiếp nhận và Xử lý đơn đặt hàng Mua hàng Giao hàng Quản lý kho Trong đó công việc xử lý đơn đặt hàng là mắt xích trung tâm và quan trọng nhất trong hệ thống lập đơn đặt hàng. Thông tin về nguồn hàng Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng Mua hàng Giao hàng Yêu cầu mua hàng Thông Tin phản hồi Thông tin phản hồi Yêu cầu giao hàng HỆ TÁC NGHIỆP Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Khách hàng Giao dịch Giao dịch Giao dịch Giao dịch Quản lý kho Nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng khi có yêu cầu đặt hàng Thống kê số lượng hàng đặt đối với các đơn hàng chờ đặt hàng và gửi yêu cầu đặt hàng tới bộ phận mua hàng Điền số hiệu đơn đặt hàng của công ty vào các đơn đặt hàng của khách hàng mà đơn đặt hàng đó của công ty đáp ứng khi công ty tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp. Khi tiến hành nhập hàng mua về, căn cứ vào đơn đặt hàng của công ty với nhà cung cấp và phiếu nhập mua điền thông tin về phiếu nhập mua vào các đơn đặt hàng. Thống kê các đơn đặt hàng đến thời hạn giao hàng và gửi cho bộ phận giao hàng. Tổng hợp báo cáo về tình trạng của các đơn đặt hàng gửi lãnh đạo. Nghiệp vụ mua hàng: Tổng hợp thông tin về nguồn hàng gửi lãnh đạo để có quyết định chọn nhà cung cấp khi bộ phận xử lý đơn đặt hàng có yêu cầu đặt hàng. Tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp. Kiểm tra hàng về số lượng và chất lượng. Nếu hàng không đủ số lượng hoặc chất lượng thì: Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận (đối với những hàng không đảm bảo yêu cầu) được lập và chuyển tới bộ phận xử lý đơn đặt hàng. Thoả thuận với nhà cung cấp về việc trả lại hàng và đặt mua lại số lượng còn thiếu. Tổng hợp các báo cáo về hàng nhập mua. Nghiệp vụ quản lý kho: Thống kê số lượng hàng tồn kho theo từng mục đích sử dụng khi bộ phận mua hàng có yêu cầu. Khi bộ phận mua hàng có yêu cầu nhập kho sẽ căn cứ vào số đơn đặt hàng của công ty để đặt hàng vào kho và viết phiếu nhập kho thành 3 liên, 1 liên giao cho bộ phận mua hàng, 1 liên giao cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng và 1 liên lưu kho. Khi bộ phận giao hàng có yêu cầu, bộ phận kho sẽ tìm hàng trong kho có số phiếu nhập mua trùng với số phiếu nhập mua ghi trên đơn đặt hàng của khách hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng. Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu kho, 1 liên gửi cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng, 1 liên giao cho khách hàng. Tổng hợp các báo cáo hàng tồn kho về số lượng, giá trị và mục đích sử dụng. 2. Giải pháp phần mềm Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học phần cứng, công nghệ tin học phần mềm cũng tiến những bước dài trên con đường phát triển của nó. Đặc biệt là về một số lĩnh vực như: hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các chương trình phần mềm ứng dụng trên máy tính,… Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng như trong một số lĩnh vực khác. Do vậy việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra là vô cùng quan trọng. Mỗi bài toán đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của người thực hiện bài toán đó. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và nhược điểm của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đạt ra. Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chương trình thì phải tìm ra được một giải pháp phần mềm tối ưu. Tức là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng,…Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng chương trình. Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu. Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ, Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kế nhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trường thiết kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hướng đối tượng cực kỳ mạnh mẽ, khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và ActiveX. Nói tóm lại Microsoft Visual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tương tác cực kỳ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các chương trình kế toán. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ TƯƠNG LAI I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Thực trạng công việc xử lý đơn đặt hàng: Việc xử lý các đơn đặt hàng hiện tại của công ty được tiến hành thủ công. Hàng ngày, các nhân viên xử lý đơn đặt hàng phải sắp xếp, phân loại các đơn đặt hàng theo từng trạng thái. Các trạng thái của đơn đặt hàng gồm có: Đơn hàng chờ đặt hàng Đơn hàng đã tiến hành đặt hàng nhưng hàng chưa về kho Đơn hàng có hàng đặt đã về kho Đơn hàng đã thực hiện giao hàng nhưng chưa giao đủ về số lượng Đơn hàng đã hoàn thành Đơn hàng có vấn đề (là các đơn hàng có hàng bán bị trả lại, chậm tiến độ giao hàng) Sau khi phân loại các đơn đặt hàng, các nhân viên xử lý đơn hàng sẽ thống kê lượng hàng cần đặt mua và gửi yêu cầu mua hàng tới bộ phận mua hàng. Đây là một công việc khá vất vả vì số mặt hàng đặt mua rất phong phú, đa dạng, số lượng đơn đặt hàng nhiều rất dễ nhầm lẫn. Đồng thời nhân viên xử lý đơn đặt hàng cũng phải thống kê các đơn hàng đến thời hạn giao hàng và gửi bảng kê các đơn hàng cần giao tới bộ phận giao hàng. Thực trạng công việc quản lý sản phẩm và nguồn cung cấp sản phẩm: Việc quản lý thông tin về sản phẩm và nguồn cung cấp sản phẩm của công ty được thực hiện bằng EXCEL. Khối lượng sản phẩm và các nhà cung cấp sản phẩm mà công ty phải quản lý là rất lớn bởi ngoài hoạt động bán hàng, công ty còn có chức năng tư vấn về tiêu dùng thông qua việc phát hành tạp chí “ Cẩm nang mua sắm”. Không chỉ quản lý các thông tin thuần tuý về sản phẩm mà công ty phải thường xuyên cập nhật giá bán lẻ các sản phẩm. Các nhân viên phụ trách việc tìm kiếm nguồn hàng phải thường xuyên cập nhật thông tin về giá và chiết khấu của các mặt hàng đối với từng nhà cung cấp. Thông tin chiết khấu sản phẩm rất quan trọng, là một trong những tiêu chí để công ty lựa chọn nhà cung cấp. Khi có yêu cầu mua hàng từ bộ phận xử lý đơn đặt hàng, căn cứ vào hồ sơ giá sản phẩm, các thông tin về chiết khấu sản phẩm và lý lịch nhà cung cấp, các nhân viên đặt hàng sẽ lập báo cáo tổng hợp về mặt hàng cần mua và nguồn hàng trình lên lãnh đạo để quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Như vậy khối lượng thông tin mà hệ thống lập đơn đặt hàng cần quản lý bao gồm: Thông tin về sản phẩm và giá bán lẻ trên thị trường Thông tin về người cung cấp sản phẩm và giá cả cung cấp Quản lý đơn đặt hàng của khách hàng với chủng loại sản phẩm đặt mua đa dạng, giá bán có thể khác nhau khi thoả thuận, thời gian giao hàng khác nhau. Quản lý các đơn đặt hàng với nhà cung cấp, đánh giá được chất lượng các nhà cung cấp theo thời gian, quản lý được các thông tin về chiết khấu sản phẩm để lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm hợp lý nhất. Quản lý được hàng nhập, xuất kho theo số lượng, giá trị và mục đích sử dụng của chúng. Như vậy, để quản lý, khai thác khối lượng thông tin trên là một công việc rất khó khăn, đặc biệt là để đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn đối với các đơn hàng là một công việc không đơn giản. Vì vậy em đã quyết định lựa chọn đề tài là “Xây dựng hệ thống thông tin lập đơn hàng” với mục đích là làm cho hệ thống bán hàng của công ty hoạt động hiệu quả hơn và giảm nhẹ khối lượng công việc cho các nhân viên. II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống Sơ đồ luồng thông tin lựa chọn nhà cung cấp Thời điểm Nhân viên đặt hàng Trưởng phòng mua hàng và cung ứng Hồ sơ giá và hồ sơ chiết khấu Có yêu cầu đặt hàng Báo cáo hàng cần mua và thông tin về nguồn hàng Tính số lượng tồn kho Tính số lượng đặt hàng Tổng hợp báo cáo Xác định chiết khấu được hưởng Hàng tồn kho Lý lịch nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp Đơn hàng chờ đặt hàng Sơ đồ luồng thông tin xử lý đơn đặt hàng khi tiến hành đặt hàng Thời điểm Nhân viên đặt hàng Nhân viên xử lý đơn đặt hàng Nhà cung cấp Có quyết định mua hàng Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp Đơn đặt hàng của công ty Đơn đặt hàng của công ty Điền số hiệu đơn đặt hàng của công ty Đơn hàng có hàng đặt chưa về kho Đơn hàng chờ đặt hàng Sơ đồ luồng thông tin xử lý đơn đặt hàng tại thời điểm hàng mua nhập kho Thời điểm Nhân viên đặt hàng Nhân viên xử lý đơn hàng Nhân viên giao hàng Hàng mua nhập kho Lọc các đơn đặt hàng cần giao Điền số phiếu nhập Đơn hàng có hàng đặt đã về kho Bảng kê các đơn hàng cần giao Lập phiếu nhập mua Đơn hàng có hàng đặt chưa về kho Phiếu nhập mua Sơ đồ luồng thông tin xử lý đơn đặt hàng khi tiến hành giao hàng Thời điểm Nhân viên giao hàng Nhân viên xử lý đơn hàng Khách hàng Đơn hàng chưa giao hàng Hàng cần giao cho khách Hoá đơn bán hàng Đơn hàng đã tiến hành giao hàng Điền số hoá đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng Lập phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống HỆ THỐNG THÔNG TIN LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG 1. Quản lý danh mục 4. Báo cáo 3. Quản lý hoá đơn 2. Quản lý nguồn cung cấp sản phẩm Mô hình chức năng nghiệp vụ của hệ thống lập đơn đặt hàng 1. Quản lý danh mục 1.1 Quản lý sản phẩm 1.3 Quản lý khách hàng 1.2 Quản lý nhà cung cấp Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh BFD tiến trình 1 Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý danh mục của hệ thống lập đơn đặt hàng 2. Quản lý nguồn cung cấp sản phẩm 2.1 Quản lý sản phẩm cung cấp 2.2 Quản lý giá sản phẩm 2.3 Quản lý các thông tin chiết khấu 2.4 Quản lý lý lịch nhà cung cấp Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý nguồn cung cấp sản phẩm của hệ thống lập đơn đặt hàng BFD tiến trình 2 3. Quản lý hoá đơn 2.1 Quản lý Đơn đặt hàng 2.3 QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG 2.2 Quản lý Phiếu nhập mua Quản lý các trạng thái của đơn đặt hàng Tìm kiếm Hiệu chỉnh Tìm kiếm Hiệu chỉnh Tìm kiếm Hiệu chỉnh Lập phiếu nhập mua Lập hoá đơn bán hàng BFD tiến trình 3 Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý hoá đơn của hệ thống lập đơn đặt hàng 4. BÁO CÁO 4.1 Báo cáo đơn đặt hàng theo từng trạng thái 4.2 Báo cáo hàng mua 4.3 Báo cáo hàng bán 4.4 Báo cáo hàng tồn kho Mô hình chức năng nghiệp vụ báo cáo của hệ thống lập đơn đặt hàng BFD tiến trình 4 Quản lý đơn hàng chờ đặt hàng Quản lý đơn đặt hàng chưa giao hàng Quản lý đơn đặt hàng đã giao hàng Quản lý đơn đặt hàng có vấn đề Quản lý các trạng thái của đơn đặt hàng Quản lý đơn hàng có hàng đặt chưa về kho Quản lý đơn hàng có hàng đặt đã về kho Quản lý đơn chưa giao đủ số lượng Quản lý đơn đã giao đủ số lượng Quản lý đơn có hàng bị trả lại Quản lý đơn chậm tiến độ giao hàng Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý các trạng thái của đơn đặt hàng Sơ đồ luồng dữ liệu (BFD) Sơ đồ mức ngữ cảnh Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: 1. Xử lý 2. Kho lưu dữ liệu 3. Dòng thông tin Xử lý thủ công Hoàn toàn tự động Giao tác người máy Lưu trữ thủ công Lưu trữ tin học hoá Tài liệu Hệ thống thông tin lập đơn đặt hàng Khách hàng Lãnh đạo Thông tin phản hồi Đặt hàng Báo cáo Nhà cung cấp Giao dịch mua hàng Giao dịch bán hàng Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống Thông tin phản hồi Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Báo cáo Yêu cầu đặt hàng 6.0 In b¸o c¸o vµ danh môc hÖ thèng 1.0 CËp nhËt d÷ liÖu 3.0 §Æt hµng 5.0 LËp b¸o c¸o Các đối tượng liên quan Chứng từ Thông tin về đối tượng Yêu cầu 2.0 Xö lý ®¬n ®Æt hµng Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Hoá đơn bán hàng Kho dữ liệu Thông tin phản hồi Báo cáo Lãnh đạo Kho dữ liệu 4.0 Giao hµng Khách hàng Yêu cầu giao hàng Hoá đơn bán hàng Kho dữ liệu Các sơ đồ phân rã các xử lý trong DFD mức 0 của hệ thống Sơ đồ phân rã mức 1 của hệ thống – xử lý 1.0: Cập nhật dữ liệu 1.1 CËp nhËt danh môc tõ ®iÓn Các đối tượng liên quan Thông tin cần cập nhật Kho dữ liệu 1.2 CËp nhËt gi¸ s¶n phÈm Hồ sơ giá Phiếu báo giá Nhà cung cấp 1.3 CËp nhËt th«ng tin chiÕt khÊu Thông tin chiết khấu Hồ sơ chiết khấu 1.4 CËp nhËt ®¬n ®Æt hµng Khách hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng 2.3 §iÒn sè phiÕu nhËp mua 2.2 §iÒn sè ®¬n ®Æt hµng cña c«ng ty 2.1 Thèng kª sè l­îng hµng ®Æt Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng của công ty Đơn hàng có hàng đặt mua đã nhập kho Phiếu nhập mua Yêu cầu giao hàng 2.5 §iÒn sè ho¸ ®¬n b¸n hµng Đơn hàng chờ đặt hàng Bộ phận mua hàng 2.4 Thèng kª ®¬n hµng cÇn giao Đơn hàng đã giao hàng Bộ phận giao hàng Đơn hàng đã tiến hành đặt mua Hoá đơn bán hàng Sơ đồ phân rã mức 1 của hệ thống – xử lý 2.0:Xử lý đơn đặt hàng Quyết định mua hàng Đơn đặt hàng Báo cáo Thông tin hàng đặt mua Thông tin hàng tồn kho Thông tin về chiết khấu được hưởng 3.1 TÝnh sè l­îng ®Æt hµng Nhà cung cấp Hồ sơ chiết khấu 3.2 TÝnh sè l­îng tån kho 3.3 X¸c ®Þnh chiÕt khÊu ®­îc h­ëng 3.4 Tæng hîp b¸o c¸o 3.5 LËp ®¬n ®Æt hµng Đơn đặt hàng Hàng tồn kho Lãnh đạo Sơ đồ phân rã mức 1 của hệ thống – xử lý 3.0:Đặt hàng Quyết định mua hàng Đơn đặt hàng Báo cáo Thông tin hàng đặt mua Thông tin hàng tồn kho Thông tin về chiết khấu được hưởng 3.1 TÝnh sè l­îng ®Æt hµng Nhà cung cấp Hồ sơ chiết khấu 3.2 TÝn