Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan

thu của công ty thu được qua các báo cáo của phần mềm để có những thông tin chính xác ra quyết định và báo cáo với giám đốc. Đối với nhân viên: có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác hiệu quả. Không phải mất nhiều thời gian nhiều trong viêc kiểm kê, nắm bắt thông tin. Phương pháp nghiên cứu đề tài Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, tôi xây dựng nên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài. Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn. Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp. Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu: Tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu. Đề tài được xây dựng và nghiên cứu còn dựa trên một số nguyên tắc sau : Khảo sát, phân tích, đánh giá các yêu cầu đầu ra, tổng hợp các yêu cầu về dữ liệu đầu ra để làm cơ sở để phân tích, thiết kế phần mềm. Tiến hành khảo sát các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong từ đó rút ra những kết luận về ưu nhược điểm của mô hình làm cơ sở để đưa ra các giải pháp thiết kế phần mềm. Nguyên tắc thiết kế đi từ trên xuống, đi từ những cái chung đến cái riêng (Top Down Design ). Chuyển đổi từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi tiến hành phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Tiến hành thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại. Với nguồn dữ liệu chính là những người đang sử dụng, các tài liệu và quan sát. Nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Khái niệm phần mềm : Theo Roger Pressman thì phần mềm là tổng thể của ba yếu tố: các cấu trú dữ liệu có liên quan, các chương trình máy tính, tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.Tiến trình phát triển của phần mềm bao gồm bốn giai đoạn chủ yếu, bắt đầu từ năm 1950 cho tới nay. Qua các giai đoạn phát triển của phần mềm mà ta có thể thấy được xu thế chung đó là tính năng của các phần mềm ngày càng đa dạng nhưng quy mô các công cụ thiết bị ngày càng giảm dần. Công nghệ phần mềm : Công nghệ phần mềm gồm ba yếu tố chủ chốt : phương pháp, công cụ, thủ tục, chúng giúp cho quản trị viên dụ án theo sát quá trình phát triển của phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm có chất lượng cao. Khi một phần mềm nào đó đưa vào ứng dụng trong một tổ chức, nó sẽ trở thành một hệ thống thông tin, do vậy ta cũng cần có được những cái nhìn đầy đủ về phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin. Mỗi quy trình phần mềm không phụ thuộc vào lĩnh ục ứng dụng, độ phức tạp hay quy trình công nghệ .Mà nó đều bao gồm ba giai đoạn chủ yếu sau: Giai đoạn 1: Xác định. Giai đoạn 2 : Phát triển. Giai đoạn 3 : Bảo trì. Chu kì sống của phần mềm : Chu kỳ sống của phần mềm là cấu trúc các hoạt động trong quá trình phát triển của hệ thống phần mềm bao gồm: Đặc tả yêu cầu, thiết kế, đánh giá và nâng cấp. Có thể phân chia quá trình thiết kế làm một số mô hình khác nhau như: Mô hình tuần tự (thác nước), Mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc. Hai mô hình tương tác và mô hình xoáy ốc thường áp dụng cho các dự án phần mềm tương đối phức tạp, có nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện. Nhưng với các phần mềm quản lý nhân sự và tính lương số các nghiệp vụ xử lý không nhiểu, quy trình tương đối đơn giản, ta có thể ứng dụng mô hình thác nước như được biểu diễn trong hình dưới đây: Các giai đoạn của mô hình trên được gọi là mô hình thác nước vì đầu ra của một giai đoạn lại là đầu vào của giai đoạn tiếp theo. Điểm quan trọng của mô hình này là gặp phải khó khăn trong quá trình điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng khi đang trong quá trình thực hiện. Một giai đoạn phải được hoàn thiện trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Do vậy mô hình này chỉ phù hợp khi yêu cầu của phần mềm và hệ thống được xác định rõ ràng và đầy đủ ngay trong quá trình thiết kế. các giai đoạn của mô hình thác nước bao gồm: Xác định và phân tích yêu cầu: Nhu cầu về ứng dụng, sự cần thiết và mục tiêu của hệ thống được tập hợp thông qua trao đổi với những người dùng hệ thống. những thông tin này được xác định rõ dựa trên ý kiến của cả những người dùng và các nhân viên phát triển. Thiết kế phần mềm và hệ thống: quá trình thiết kế hệ thống có thể được phân thành thiết kế phần cứng và thiết kế phần mềm. Thiết kế phần mềm là cách thể hiện chức năng của phần mềm để có thể dịch thành ngôn ngữ máy tính và máy tính có thể đọc được. Trển khai và kiểm thử hệ thống: Trong suốt giai đoạn này, các thiết kế phần mềm được mã hóa thành một hoặc nhiều chương trình máy tính. Kiểm thử từng phần đảm bảo từng phân hệ đáp ứng các chức năng cần có. Tích hợp và kiểm thử hệ thống: Các phân hệ chương trình được tích hợp và thực hiện kiểm thử toàn bộ hệ thống để đánh giá các yêu cầu phân tích có được thỏa mãn hay không. Sau quá trình kiểm thử, hệ thống phần mềm sẽ được bàn giao cho khách hàng. Vận hành và bảo trì: Tuy không nhất thiết nhưng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời phát triển của phần mềm. Hệ thống bảo trì sẽ sửa lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước, nâng cấp hệ thống để đáp ứng yêu cầu mới phát sinh. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Định nghĩa hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destinations) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Môi trường kinh tế Tài nguyên về phần cứng Tài nguyên về nhân lực Đích Nguồn Kho dữ liệu Tài nguyên về số liệu Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Tài nguyên về phần mềm Môi trường kinh tế Đầu vào của hệ thống đó là các chứng từ :phiếu xuất, phiếu nhập, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng. Nguồn của hệ thống : bên trong là bộ phận kinh doanh,bán hàng, bên ngoài là khách hàng và nhà cung cấp. Kết quả xử lý của hệ thống là các báo cáo bán hàng, nhập hàng, hàng tồn được gửi đến đích là các bộ phận có yêu cầu hoặc được cập nhật vào kho dữ liệu. Đích của hệ thống là các bộ phận có yêu cầu ở đây chính là bộ phận kế toán, phòng kinh doanh,khách hàng. Kho là nơi lưu trữ dữ liệu. + Hệ thống thông tin quản lý : là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Hệ thống thông tin quản lý chủ yếu dựa trên các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các dữ liệu được tạo bởi các hệ xử lý giao dịch và từ ngoài tổ chức. Theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản lý, các báo cáo sẽ được tạo ra nhằm tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức. Các báo cáo phải có tính so sánh, làm sự tương phản giữa tình hình thực tế với tình hình được dự báo từ trước hay tình hình hiện tại với quá khứ, và khi đủ dữ liệu thì hệ thống phải làm cả công tác dự báo tương lai. Và như vậy rõ ràng là chất lượng thông tin mà một hệ thống sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào cách thức mà nó vận hành, phải có cách thức đúng thì dữ liệu mới chính xác.Chẳng hạn một kho hàng hóa thì cần phải có các báo cáo chính xác về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn trong thời gian đã qua, có như vậy doanh nghiệp mới biết mình cần nhập những loại hàng gì, lượng nhập bao nhiêu,khi nào thì nhập. 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức : Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dung. Một cách là lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một là cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại . Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp : Cấp chiến lược : Lập ra các kế hoạch chiến lược, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức, từ đó vạch ra các chính sách chung và đường lối cho hoạt động của tổ chức, xây dựng nguồn lưc cho tổ chức.Ở công ty TNHH Đức Ngoan thì những trách nhiệm mang tính chiến lược đó là định hướng cho doanh nhiệp trở thành một nhà chuyên cung cấp Sơn cho các cơ sở sản xuất kinh doanh trên toàn quốc. Cấp chiến thuật : Đó là sự cụ thể hóa những quyết định cấp chiến lược để đạt được những mục tiêu ban đầu. Công ty TNHH Đức Ngoan đã trở thành doanh nghiệp chuyên kinh doanh sơn, bột bả bằng cách ngoài việc nhập Sơn công nghiệp của các nước có ngành sản xuất sơn tân tiến như Mỹ, Pháp về bán tại Việt nam và bên cạnh đó bán các loại sơn được sản xuất ở Việt nam,qua đó trở thành một công ty hàng đầu tại Hà Nội trong lĩnh vực buôn bán sơn, bột bả đa chủng loại với giá cả hợp lý. Cấp tác Nghiệp : đó là các quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ. Cấp giao dịch (xử lý tác nhiệp ) : Đó là các hoạt động bình thường của tổ chức, hoạt động quản lý bán hàng là một hoạt động như vậy,các hoạt động nhập, bán hay kiểm kê tiến hành hàng ngày nhằm đảm bảo cho cả công ty sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả nhất. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) : Là một hệ thống thông tin nghiệp vụ, nó phục vụ cho hoạt động của tổ chức ở mức vận hành. Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện,tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước. Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System ) : Hệ thống trợ giúp ra quyết định là hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước ( không có cấu trúc ). Hệ thống thông tin chuyên gia ES (Expert System ): Là một hệ thống trợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu được thông tin từ các nguồn khác nhau. Hệ có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng canh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage ): Đây là hệ thống thông tin được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp..(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh là những công cụ thực hiệh các ý đồ chiến lựợc (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược ). 2.3 Vai trò của một hệ thống thông tin trong tổ chức : Tổ chức là hệ thống được tạo ra từ các cá thể để đạt mục tiêu bằng sự quản lý, phân công lao động và hợp tác một cách dễ dàng. Chủ thể quản lý tiếp nhận thông tin từ bên ngoài và từ đối tượng quản lý để xây dựng những mục tiêu, kế hoạch, định hướng, phân công lao động, kiểm tra, giám sát những hoạt động đang diễn ra trong toàn bộ tổ chức. Kết quả đó là những quyết định tác động lên các đối tượng trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu, phù hợp với quan điểm của tổ chức đã đề ra. Thông tin có thể được ví như nguồn năng lượng cần thiết cung cấp cho việc hoạt động hệ thống, điều hành tổ chức. Vì vậy mà người ta có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin quản lý : Hệ thống quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin ra môi trường Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định Đối tượng quản lý Người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Các cấp quản lý khác nhau cần có những thông tin khác nhau nhằm đưa ra những quyết định ở từng cấp quản lý cho phù hợp. Do đó việc khái quát hóa thành nguyên tắc những tính chất của thông tin cung cấp cho từng cấp quản lý là rất quan trọng và có ý nghĩa thực tế. 2.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin : Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin là rất quan trọng nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Cái gì ở đâu? Khi nào? Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật) Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thời gian của nó. Mô hình vật lý ngoài mô tả dưới góc độ nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang tin, các họat động xử lý, các thủ tục thủ công cùng với những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi “Cái gì ở đâu?” và “Khi nào?”. Các mẫu báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng là được thực hiện theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới các khía cạnh vật lý, dưới góc nhìn kỹ thuật. Nó trả lời cho câu hỏi “Như thế nào?”. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, tốc độ xử lý của các thiết bị, cấu hình phần cứng… 2.5 Phát triển một hệ thống thông tin 2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin : Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống đó và tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiêu của việc phát triển hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Để trả lời câu hỏi đó ta nghiên cứu một số nguyên nhân như sau : Những vấn đề quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới về quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệo tác mới,đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hoạt động cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cũng tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải phát triển mộthệ thống thông tin. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Vai trò của những thách thức chính trị cũng rất quan trọng . Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin mới. 2.5.2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin : Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tác cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc 1 đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau (từ góc nhìn quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng) Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tác đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình tính khấu hao tài sản cố định thì sẽ phải tìm hiểu hệ thống thông thông tin nào sẽ tích hợp với chương trình tính khấu hao. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý tài sản là cái chung mới dẫn đến việc tính khấu hao là cái chi tiết Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. 2.5.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin : Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Bao gồm các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết Được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đế đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áo đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này gồm có các công đoạn Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đứa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3. Thiết kế logic Đây là giai đoạn xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có những công đoạn sau Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn xây dựng mô hình logic Là giai đoạn khá phức tạp, người thực hiện cần hiểu biết sâu sắc về hệ thống đang nghiên cứu và phải làm chủ được các công cụ đồng thời hoàn chỉnh tài liệu hệ thống mức logic cũng như am hiểu các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu. Cơ Sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng có lien quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học,chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thong tin cho nhiều người sử dụng khác nhau,với những mục đích khác nhau. Giai đoạn 4. Đề xuất các phương án của giải pháp Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Các công đoạn của giai đoạn này đó là Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đáng giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. Giai đoạn 5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn của giai đoạn này là Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Bên cạnh đó có một số nguyên tắc thực hiện trong giai đoạn này cần đảm bảo Đảm bảo người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống. Có nghĩa là anh tự luôn có thể thống báo cho hệ thống những gì phải thực hiện. Và tất nhiên hệ thống cũng không tự làm những gì mà người sử dụng không mong muốn. Thiết kế hệ hống theo thói quen và kinh nghiêm của người dùng. Trên thực tế có rất nhiều hệ thống đã bị người dùng chối bỏkhi không đáp ứng được yếu tố này. Gắn chặt các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Yếu tố này đảm bảo cho phân mềm khong tạo nên bất cứ cảm giác xa lạ nào với người dùng. Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống này. Đây cũng là một yếu tố nâng cao thiện cảm của người sử dụng với hệ thống. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí của người dùng. Phân tích viên cũng phải tính đến các yếu tố chi phí lợi ích vì mỗi đề xuất khi thiết kế luôn đi kềm với những chi phí và lợi ích khác nhau. Giai đoạn 6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các công đoạn. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu. Phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Đức Ngoan được viết trên ngôn ngữ Visual Basic.Net chạy trên nền cơ sở dữ liệu SQL Server 2005, đay là công cụ được windowns hỗ trợ rất tốt, nên trong tương lai phần mềm sẽ vận hành tốt. Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn bao gồm có Lập kế hoạch cài đặt . Chuyển đổi . Khai thác và bảo trì. Đánh giá. Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. 2.6 Phân tích hệ thống thông tin 2.6.1 Các phương pháp thu thập thông tin : Thu thập thông tin về hệ thống quan rlý là công cụ đầu tiên cho quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu theo đuổi của phần này là làm sao để có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chính xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét Phương pháp 1. Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống người ta phải nghiên cứu các khía cạnh sau. Hoạt động của hệ thống Thông tin vào của hệ thống Thông tin ra của hệ thống Quá trình xử lý Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống Quan hệ giữa các phòng, ban Khối lượng công việc Những khó khăn trong công việc Phương pháp 2. Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viết rất muốn biết nhưng không thế thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy mà người ta phải quan sát hệ thống Việc quan sát có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lú các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ th