Đề tài Xây dựng mô hình kế toán doanh nghiệp ảo bằng phương pháp mô phỏng trên phần mềm máy tính SIAC 1.0

oft SQL Server 2000, phần mềm có khả năng lưu trữ một khối lượng thông tin lớn được tổ chức thành các đối tượng dữ liệu cụ thể. Mọi thông tin từ cơ sở dữ liệu sẽ được xử lý với tốc độ cực nhanh nhờ vào phương pháp tổ chức dữ liệu theo cấu trúc cây phân cấp. Cấu trúc này cũng đảm bảo tính bảo mật dữ liệu bằng cách phân quyền truy xuất / xử lý thông tin trên mỗi cấp, mỗi đối tượng dữ liệu cụ thể. Giao diện của phần mềm sử dụng tiếng Việt là theo chuẩn Unicode UTF-8. Đây là bảng mã chuẩn toàn cầu được xây dựng và công bố bởi tổ chức quốc tế Unicode. Với bảng mã này, phần mềm sẽ hoạt động, xử lý, sắp xếp và hiển thị thông tin một cách chính xác trên mọi máy tính. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN LẠC HỒNG Hình I.2. Sơ đồ công ty TNHH MTV Lạc Hồng Phòng Mua hàng Phòng Nhân sự Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật Bộ phận sản xuất Bộ phận QC PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT II.1. Khái quát về đề tài Để có thể mô phỏng được quy trình một cách chính xác nhất, nên cần phải có một công ty và các sinh viên sẽ trở thành nhân viên của công ty này. Trong đó sinh viên sẽ đóng nhiều vai trò như nhân viên phòng kế toán, nhân viên kho, ... Sau khi chúng em liên hệ khoa Tài chính – Kế toán, chúng em đã được cung cấp một mô hình công ty như hình trên. Đối với một tổ chức kinh tế, bộ máy quản lý thường được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng chúng có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh và cấu thành nên bộ máy quản lý chặt chẽ của tổ chức. Tùy vào từng đặc điểm, quy mô kinh doanh của các tổ chức mà có thể chia bộ máy quản lý của tổ chức ra làm các phòng ban đáp ứng nhu cầu điều hành và quản lý. Đối với Công ty TNHH một thành viên Lạc Hồng thì chúng em tổ chức phân chia bộ máy quản lý thành các phòng ban như sơ đồ trên. Trong tất cả các phòng ban, phòng kế toán được coi là trung tâm của các phòng ban vì phòng kế toán có quan hệ với tất cả các phòng ban còn lại trong tổ chức và liên quan trực tiếp đến mọi giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý. Hình II.1. Mối quan hệ của phòng Kế toán với các phòng ban khác II.1.1. Phòng Nhân sự a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Nhân sự quản lý nguồn nhân lực. Đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp, tuyển dụng lao động cho công ty, chấm công cho nhân viên, đôn đốc nhân viên chấp hành tốt các nội quy, điều lệ của công ty, cũng như thực hiện các chính sách an toàn lao động. Giải quyết các mâu thuẫn trong công việc giữa người lao động và ban giám đốc, lưu trữ các văn thư… b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và phòng Nhân sự có quan hệ qua lại nhau trong các vấn đề về tiền lương, các khoản phụ cấp, Bảo hiểm và công đoàn. Hàng ngày bộ phận nhân sự theo dõi chấm công cho tất cả các cán bộ công nhân viên mọi phòng ban. Cuối tháng bộ phận nhân sự lập bảng tính lương, các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp rồi gửi bảng tính qua Phòng kế Phòng Kế toán Bộ phận Sản xuất Phòng Mua Hàng Phòng Nhân sự Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh Ban giám đốc Phòng Kế hoạch Bộ phận QC toán (Bộ phận kế toán thanh toán lương sẽ nhận bảng tính này). Dựa vào bảng tính lương, kế toán lập phiếu chi lương, trình ký rồi gửi uỷ nhiệm chi lương tới ngân hàng chuyển khoản chi trả lương (nếu trả lương qua hệ thống tài khoản ngân hàng) hoặc chuyển tiền cho bộ phận nhân sự phát lương kèm theo phiếu tính lương (thông thường trả lương vào ngày 05 hàng tháng). Khi phát sinh mua thẻ bảo hiểm y tế bắt buộc, bộ phận nhân sự lập danh sách các cán bộ công nhân viên được mua thẻ bảo y tế gửi lên Bệnh viện có yêu cầu đồng thời lập bảng kê có đầy đủ chữ ký duyệt gửi bộ phận kế toán lập phiếu chi mua thẻ bảo hiểm y tế. Bộ phận nhân sự tính ra các khoản chi về kinh phí công đoàn phục vụ cho công nhân viên trình duyệt và gửi bộ phận kế toán làm phiếu chi về các khoản liên quan đến kinh phí công đoàn. II.1.2. Phòng Kỹ thuật a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kỹ thuật chế tạo sản phẩm; kiểm tra các xưởng sản xuất; quản lý tài sản, máy móc thiết bị, nhà xưởng, nguyên vật liệu theo đúng mục đích, chặt chẽ và tiết kiệm. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và phòng Kỹ thuật có quan hệ với nhau thông qua bản vẽ kỹ thuật chi tiết về sản phẩm giúp Bộ phận kế toán tính giá thành sản phẩm dễ dàng và chính xác hơn. Phòng kỹ thuật thiết kế sản phẩm mới, đưa ra định mức chi của sản phẩm trên bản vẽ kỹ thuật của mình. Sau khi hoàn thành bản vẽ, Phòng kỹ thuật trình ký rồi phô tô gửi bộ phận kế toán tính giá thành. Dựa vào bản vẽ, bộ phận kế toán tính giá thành tính ra giá thành kế hoạch của sản phẩm và tính ra giá bán để báo giá cho nhà cung cấp. Chú ý rằng giá thành cũng là giá nhập kho của sản phẩm hoàn thành. Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm giải thích rõ ràng mọi chi tiết của sản phẩm giúp bộ phận kế toán tính toán dễ dàng và chính xác hơn. II.1.3. Phòng Kinh doanh a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, thiết lập phiếu chi tiết chuyển giao đến các bộ phận liên quan để tiến hành sản xuất. Nghiên cứu thị trường, tổ chức tìm kiếm thị trường mới, củng cố phát triển thị trường hiện tại và tương lai. Phân tích lợi thế cạnh tranh về xây dựng chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn để đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao. Thực hiện marketing tiêu thụ sản phẩm; quản lý sản phẩm. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và phòng Kinh doanh có quan hệ về thông tin xuất hàng, kế hoạch xuất hàng và thu hồi công nợ. Khi nhận được đơn đặt hàng (PO – Purchase Order), hoặc dựa vào bảng báo giá sản phẩm (PI – Proformua Invoice) được khách hàng chấp thuận, bộ phận kinh doanh phô tô một bản gửi bộ phận kế toán làm căn cứ theo dõi thông tin xuất hàng và thu tiền. Sau khi đã có đủ hàng, dựa vào đơn đặt hàng lập phiếu xuất hàng trình ký gửi phòng kế toán (bộ phận kế toán thành phẩm). Kế toán thành phẩm lập phiếu xuất kho đồng thời gửi một liên cho kế toán doanh thu tiến hành ghi nhận doanh thu, theo dõi công nợ. Bộ phận kinh doanh thông báo ngày trả tiền của khách hàng cho bộ phận kế toán lập kế hoạch thu tiền vào và cân đối dòng tiền vào. Kế toán theo dõi các khoản phải thu và thông báo cho bộ phận kinh doanh thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền hàng đúng hạn. II.1.4. Ban giám đốc a) Chức năng – nhiệm vụ Giám đốc là người đại diện cao nhất của doanh nghiệp, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý, tuyển chọn lao động theo đúng yêu cầu sản xuất, quyết định khen thưởng, khiển trách đối với lao động trong doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể lao động về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phó Giám Đốc là người tham mưu công việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ phần việc được phân công. Được giám đốc ủy quyền trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ hoặc công việc cụ thể khác theo yêu cầu của giám đốc. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và ban giám đốc liên quan với nhau chủ yếu về việc trình ký các chứng từ kế toán. Khi nhân viên phòng kế toán lập các chứng từ kế toán (phiếu thu, chi, phiếu nhập kho-xuất kho,…) sau khi nhân viên kế toán trình kế toán trưởng ký xong, mang các chứng từ này lên ban giám đốc trình ký. Các chứng từ trình ký phải được sắp sếp theo thứ tự, kẹp theo files của phòng mình riêng tránh việc ban giám đốc phải tìm, soạn lại chứng từ trình ký. Đối với các chứng từ thanh toán gấp thì nhân nhân viên kế toán phải trình ký trực tiếp ngay khi được lập. Ngoài ra Phòng kế toán khi có khó khăn hay vấn đề gì cần sự can thiệp của ban giám đốc thì phòng kế toán lập giao dịch nội bộ trình trưởng phòng ký và gửi lên ban giám đốc chờ giải quyết. II.1.5. Bộ phận Sản xuất a) Chức năng – nhiệm vụ Bộ phận sản xuất tổ chức sản xuất theo đúng kế hoạch đã đề ra nhằm đáp ứng kịp thời các mặt hàng theo yêu cầu của thị trường. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình sản xuất, và tự chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và bán thành phẩm tại các khâu trong quá trình sản xuất. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và bộ phận Sản xuất có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình trực tiếp sản xuất sản phẩm. Giúp doanh nghiệp quản lý được chi phí tốt hơn và tính giá thành sản phẩm chính xác hơn. Khi có lệnh sản xuất, dựa vào phiếu yêu cầu xuất kho, lệnh cấp nguyên vật liệu, bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu. In phiếu xuất kho làm 3 liên, liên 1 lưu, liên 2 gửi cho bộ phận kho để xuất kho, liên 3 gửi bộ phận sản xuất. Dựa vào phiếu xuất kho bộ phận sản xuất tiến hành nhận số lượng nguyên liệu và đưa vào sản xuất. Bộ phận sản xuất có trách nhiệm thống kê lại số lượng nguyên vật liệu thừa thông báo cho kế toán tiến hành nhập kho trở lại trên sổ sách. Khi sản phẩm sản xuất hoàn thành, bộ phận sản xuất có trách nhiệm lập phiếu báo nhập kho về số lượng sản phẩm hoàn thành, trình ký và gửi phiếu báo nhập kho thành phẩm cho bộ phận kế toán (kế toán hàng tồn kho), Bộ phận kế toán tiến hành nhập kho sau khi đã nhận đủ giấy tờ nhập kho. Bộ phận sản xuất có trách nhiệm thống kê lại số sản phẩm dở dang khi bộ phận có toán có yêu cầu được ban giám đốc chấp thuận để phục vụ cho việc tính giá thành. II.1.6. Phòng Quản lý chất lượng (QC) a) Chức năng – nhiệm vụ Quản lý chất lượng sản phẩm, nguyên phụ liệu, vật tư từ giai đoạn đầu tới giai đoạn cuối (nhập kho, xuất kho). Lập bản kiểm kê về chất lượng vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm. Giám sát quá trình sản xuất của các phân xưởng. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng quản lý chất lượng có chức năng kiểm tra chất lượng hàng mua vào nhập kho và sản phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho. Khi mua hàng về nhập kho bộ phận kiểm tra chất lượng phải kiểm tra chất lượng hàng mua vào và phải trình bày bằng tài liệu kết quả kiểm tra “Biên bản kiểm tra chất lượng vật tư –nguyên liệu” sau đó giao cho kế toán làm căn cứ nhập kho. Khi sản phẩm sản xuất hoàn thành, Phòng quản lý chất lượng cũng phải kiểm tra lại tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách của sản phẩm và cũng phải trình bày bằng tài liệu về ý kiến của mình để kế toán có căn cứ nhập kho thành phẩm. II.1.7. Phòng Kế hoạch a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Kế hoạch lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, vật tư kịp thời cho sản xuất, đề ra biện pháp quản lý, theo dõi, giám sát việc sử dụng vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, phụ tùng, …Phối hợp với phòng Quản lý chất lượng và bộ phận phân xưởng để xây dựng các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, sử dụng vật tư, nguyên vật liệu. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế hoạch có chức năng lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất hàng, lập dự toán cân đối nguyên vật liệu để sản xuất, báo cáo kế hoạch hoàn thành sản xuất. Để có thể cân đối được lượng nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường thì phòng kế hoạch phải cân đối giữa lượng nguyên liệu hiện có và lượng nguyên liệu cần cho quá trình sản xuất. Phòng kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo tồn kho nguyên liệu trình ký và gửi cho phòng kế hoạch. Khi xét thấy lượng nguyên vật liệu tồn không đủ và không đảm bảo tiến độ sản xuất thì phòng kế hoạch sẽ làm đề nghị mua nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lập lệnh cấp nguyên vật liệu cho từng lệnh sản xuất cụ thể và kiểm soát tình hình nguyên vật liệu cung cấp cho bộ phận sản xuất. Khi bộ phận sản xuất lập phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu cho sản xuất thì phải chuyển cho bộ phận kế hoạch kiểm soát. II.1.8. Phòng Mua hàng a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng mua hàng lập kế hoạch thu mua, triển khai kế hoạch mua hàng; liên hệ trực tiếp với khách hàng để điều chỉnh nếu hàng hóa ko đúng yêu cầu. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Khi nguyên vật liệu, hàng hoá về, Phòng mua hàng thông báo cho phòng kế toán biết thời gian, để phòng kế toán cho nhân viên kho bãi tổ chức chuan bị kho bãi chứa hàng. Phòng Mua hàng giao bộ chứng mua hàng, nhập hàng đầy đủ (gồm: Hoá đơn đỏ, Phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng hoá,.. có đủ chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền) cho Phòng kế toán tiến hành nhập kho. Sau khi tiến hành kiểm tra và nhập kho, Kế toán lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp trình ban giám đốc ký duyệt và lập phiếu chi. Phòng mua hàng có trách nhiệm thông báo về thời gian, phương thức thanh toán cho nhà cung cấp biết khi họ có yêu cầu. Phòng Kế toán khi phát hiện ra hàng thiếu chất lượng, số lượng lập biên bản trình Ban giám đốc ký rồi thông báo bằng văn bản cho Phòng mua hàng về số lượng hàng thiếu, hàng giảm giá, hàng trả lại. Phòng mua hàng có trách nhiệm làm việc với nhà cung cấp để giải quyết, đưa ra phương pháp xử lý rồi thông báo lại bằng văn bản cho Phòng kế toán để xử lý lượng hàng thiếu, kém chất lượng. II.1.9. Phòng Kế toán Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của pháp lệnh về kế toán thống kê và những nguyên tắc chế độ quy định trong điều lệ tổ chức kế toán nhà nước. Thực hiện vai trò kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua đồng tiền nhằm mục tiêu sử dụng vốn có hiệu quả , bảo toàn và phát triển vốn sản xuất kinh doanh. Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản trị tài chính, hoạch định doanh lợi, dự toán và kiểm soát tài chính để có quyết định đầu tư đúng đắn. II.2. Quy trình mô phỏng II.2.1. Quy trình nhập Hình II.2. Quy trình nhập về mặt l ý thuyết (1a, 1b)- Phòng Kế hoạch căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch sản xuất để lập phiếu đề nghị mua vật tư, phiếu này do trưởng phòng Kế hoạch ký duyệt, sau đó nhân viên phòng Kế hoạch sẽ mang lên phòng giám đốc chờ ký duyệt. Sau khi ban giám đốc ký duyệt, phiếu đề nghi mua vật tư được nhân viên mang về phòng. (2)- Khi phiếu đề nghị cấp vật tư đã được ban giám đốc ký duyệt, phòng Kế hoạch chuyển phiếu đề nghị cấp vật tư cho phòng Mua hàng và lưu lại một bản. Nhà cung cấp Phòng Mua hàng Ban Giám đốc Kho Phòng Kế toán Bộ phận QC Phòng Kế hoạch 1a 1b 2 3a 3b 5b 8a 7a 4 5a 7b 6 8b 9a 9b (3a, 3b)- Phòng Mua hàng căn cứ theo phiếu đề nghị cấp vật tư của phòng Kế hoạch tiến hành chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Sau đó, nhân viên phòng mua hàng mang đơn đặt hàng hoặc hợp đồng lên phòng giám đốc để chờ ký duyệt. Sau khi ban giám đốc ký duyệt, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng được nhân viên mang về phòng. (4)- Sau khi ban giám đốc đã ký duyệt đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, phòng Mua hàng chuyển đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp được chọn để ký kết hợp đồng. Ký kết xong, một bản được nhân viên mang về phòng, một bản nhà cung cấp giữ và sẽ căn cứ đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để giao hàng đúng ngày giao hàng. (5a, 5b)- Sau khi ký kết hợp đồng, phòng Mua hàng chuyển bản gốc cho phòng Kế toán, một bản sao cho bộ phận QC, và lưu lại một bản sao. (6, 7a)- Khi hàng đến công ty, phòng Mua hàng sẽ nhận hóa đơn mua hàng (hóa đơn giá trị gia tăng) và liên hệ với bộ phận QC, bộ phận Kho tiến hành kiểm tra và nhận hàng. (7b)- Sau khi kiểm tra xong, bộ phận QC sẽ lập biên bản kiểm tra chất lượng vật tư, có ký nhận của người giao hàng, thủ kho và bộ phận QC. Mỗi bên đều giữ một bản. Bộ phận Kho sau khi đã kiểm đủ số lượng thì ký nhận hàng và nhập kho vật tư. (8a, 8b)- Bộ phận Kho tập hợp chứng từ giao phòng Kế toán (gồm biên bản kiểm tra chất lượng vật tư và phiếu giao hàng). Đồng thời phòng Mua hàng cũng chuyển hóa đơn gốc cho phòng Kế toán. (9a, 9b)- Phòng Kế toán tập hợp chứng từ bao gồm: Hóa đơn mua hàng (hóa đơn giá trị gia tăng), phiếu giao hàng và biên bản kiểm tra chất lượng vật tư. Nếu đủ phiếu và các phiếu này hợp lệ thì phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập kho vật tư, có chữ ký của người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng. (*)- Kết thúc quy trình nhập: + Bộ phận Kho lập thẻ kho và bảng tổng hợp nguyên vật liệu + Phòng Kế toán lưu chứng từ, ghi sổ chi tiết vật tư, theo dõi nhập xuất tồn vật tư. *** Định kỳ phòng Kế toán và bộ phận Kho kiểm kê định kỳ lượng tồn kho thực tế.
Sau khi hoàn thành quy trình nhập thì + Phòng Kế hoạch lưu giữ: phiếu đề nghi mua vật tư. + Phòng Mua hàng lưu trữ: phiếu đề nghị mua vật tư, đơn đặt hàng (hợp đồng mua hàng). + Bộ phận QC lưu trữ: đơn đặt hàng (hợp đồng mua hàng), biên bản kiểm tra chất lượng vật tư. + Bộ phận Kho lưu trữ: biên bản kiểm tra chất lượng vật tư, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, thẻ kho, bảng tổng hợp nguyên vật liệu. + Phòng Kế toán lưu giữ: đơn đặt hàng (hợp đồng mua hàng), hóa đơn mua hàng, phiếu giao hàng, biên bản kiểm tra chất lượng vật tư, phiếu nhập kho, thẻ khỏ, sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo nhập xuất tồn. CÁC BIỂU MẪU CỦA QUY TRÌNH NHẬP HÌNH II.3. Mẫu phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu HÌNH II.4. Mẫu đơn đặt hàng (1) HÌNH II.5. Mẫu đơn đặt hàng (2) HÌNH II.6. Mẫu hợp đồng mua nguyên vật liệu (1) HÌNH II.7. Mẫu hợp đồng mua nguyên vật liệu (2) HÌNH II.8. Mẫu hợp đồng mua nguyên vật liệu (3) HÌNH II.9. Mẫu biên bản kiểm tra chất lượng vật tư HÌNH II.10. Mẫu phiếu giao hàng HÌNH II.11. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng HÌNH II.12. Mẫu phiếu nhập kho II.2.2. Quy trình xuất Hình II3. Quy trình xuất về mặt l ý thuyết (1)- Bộ phận Sản xuất lập căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch sản xuất để lập phiếu đề nghị cấp vật tư, do quản đốc phân xưởng ký duyệt và cho nhân viên mang lên phòng Kế hoạch chờ ký duyệt. (2)- Khi nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư, trưởng phòng Kế hoạch ký duyệt và gửi cho bộ phận Kho. (3a, 3b)- Bộ phận Kho nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư của phòng Kế hoạch, tiến hành xuất kho cho bộ phận Sản xuất. Và bộ phận kho lập phiếu giao nhận vật tư có ký nhận của hai bên (bên giao và bên nhận). (4)- Sau khi giao nhận vật tư, bộ phận kho tập hợp chứng từ và chuyển cho phòng Kế toán gồm: Phiếu đề nghị xuất vật tư và phiếu giao nhận vật tư. Nếu các chứng từ hợp lệ thì phòng Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để lập phiếu xuất kho. Phòng Kế hoạch Ban giám đốc Kho Bộ phận Sản xuất Phòng Kế toán 1 2 3a 3b 6 5 4 8 7 (5, 6, 7, 8)- Phiếu xuất kho chuyển đến các phòng để lấy đủ các chữ ký của bên giao (bộ phận Kho), bên nhận (bộ phận Sản xuất), kế toán trưởng và ban giám đốc. (*)- Kết thúc quá trình xuất: + Bộ phận Kho lập thẻ kho và bảng tổng hợp nguyên vật liệu + Phòng Kế toán lưu chứng từ, ghi sổ chi tiết vật tư, theo dõi nhập xuất tồn vật tư. *** Định kỳ phòng Kế toán và bộ phận Kho kiểm kê định kỳ lượng tồn kho thực tế.
Sau khi hoàn thành quy trình xuất thì + bộ phận Sản xuất lưu giữ: phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận, phiếu xuất kho. + Phòng Kế hoạch lưu giữ: phiếu đề nghị cấp vật tư. + Bộ phận Kho lưu giữ: phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận, phiếu xuất kho, thẻ kho, bảng tổng hợp nguyên vật liệu. + Phòng Kế toán lưu giữ: phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu giao nhận, phiếu xuất kho, thẻ khỏ, sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo nhập xuất tồn. CÁC BIỂU MẪU CỦA QUY TRÌNH XUẤT HÌNH II.14. Mẫu phiếu đề nghị cấp vật tư HÌNH II.15. Mẫu phiếu giao nhận nguyên vật liệu HÌNH II.16. Mẫu phiếu xuất kho CÁC BIỂU MẪU KHÁC HÌNH II.17. Mẫu thẻ kho HÌNH II.18. Mẫu bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu HÌNH II.19. Mẫu sổ chi tiết vật tư nguyên vật liệu Trang 45 HÌNH II.20. Mẫu báo cáo nhập xuất hàng tồn kho Trang 46 II.3. Kế toán nhập xuất nguyên vật tư II.3.1. Khái niệm Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để chế tạo ra sản phẩm. Đối tượng lao động ở đây được hiểu là những vật mà lao động của con người tác động vào nhằm biến đổi nó cho phù hợp nhu cầu của mình. Ví dụ: lốp xe được chế biến từ mủ cao su, mủ cao su (dạng chất lỏng) qua quá trình chế biến nhờ lao động của con người tác động vào tạo ra sản phẩm là chiếc lốp xe. II.3.2. Đặc điểm Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Ví dụ: xăng, dầu, nhớt, … bị tiêu hao toàn bộ. Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. II.4. Hiện trạng tin học Hiện nay, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh - quốc phòng. Phát triển mạng thông tin quốc gia phủ trên cả nước, với thông lượng lớn, tốc độ và chất lượng cao, giá rẻ; tỷ lệ người sử dụng Internet đạt mức trung bình thế giới. Ngành công nghiệp công nghệ thông tin trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, có tốc độ phát triển hàng năm cao nhất so với các khu vực khác; có tỷ lệ đóng góp cho tăng trưởng GDP của cả nước ngày càng tăng. Trang 47 Chính những điều này đã tạo điều kiện để mọi tầng lớp xã hội ở mọi miền đất nước có thể biết khai thác, sử dụng thông tin điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt quan tâm hỗ trợ những người có hoàn cảnh khó khăn và khuyết tật. Bên cạnh đó, các cơ quan thông tin đại chúng, báo chí, xuất bản và các dịch vụ điện tử công cộng khẩn trương phát triển các loại hình thông tin điện tử, thường xuyên tuyên truyền phổ biến, nâng cao nhận thức và kiến thức về công nghệ thông tin cho toàn xã hội. Công nghệ thông tin là lĩnh vực được đặc biệt khuyến khích đầu tư. Rà soát và tháo bỏ mọi nhận thức và quy định không phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi nhất, áp dụng mức ưu đãi hiện hành cao nhất và từng bước đạt mức ưu đãi bằng hoặc cao hơn so với các nước trong khu vực cho việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, đi đôi với việc thực hiện các biện pháp quản lý chặt chẽ, sử dụng có hiệu quả. Các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin liên tục xuất hiện và được đánh giá cao, tạo ra nhiều biến chuyển tốt về tình hình công nghệ thông tin nước nhà. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin cũng vì thế mà dần tăng lên. Tạo điều kiện cho ngành công nghệ thông tin ngày càng phát triển, đang dần nắm bắt kịp cái khái niệm, công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin thế giới. Trang 48 CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG III.1. Phân tích thiết kế thành phần dữ liệu ở mức quan niệm III.1.1. Từ điển dữ liệu STT Tên tắt Diễn giải Tên loại thực thể 1 MaNhom Mã nhóm Nhom 2 TenNhom Tên Nhóm Nhom 3 MaVT Mã vật tư VatTu 4 TenVT Tên vật tư VatTu 5 QuyCach Quy cách vật tư VatTu 6 DVTinh Đơn vị tính VatTu 7 Gia Giá tồn đầu kỳ VatTu 8 MaNhom Mã nhóm VatTu 9 TaiKhoan Tài khoản VatTu 10 MaTinhHuong Mã tình huống TinhHuong 11 TenTH Tên tình huống TinhHuong 12 Loai Loại tình huống TinhHuong 13 NoiDung Nội dung TinhHuong 14 HTThanhToan Hình thức thanh toán TinhHuong 15 PhiVC Phí vận chuyển TinhHuong 16 BenThanhToan Bên thanh toán TinhHuong 17 MaTinhHuong Mã tình huống CT_TH 18 MaVT Mã vật tư CT_TH 19 SLuong Số lượng CT_TH Trang 49 20 TonDK Tồn đầu kỳ CT_TH 21 Ghichu Ghi chú CT_TH 22 DGNhap Đơn giá nhập CT_TH 23 DGXuat Đơn giá xuất CT_TH 24 MaNCC Mã nhà cung cấp NCC 25 TenNCC Tên nhà cung cấp NCC 26 DiaChi Địa chỉ nhà cung cấp NCC 27 DienThoai Điện thoại nhà cung cấp NCC 28 Fax Số fax nhà cung cấp NCC 29 MST Mã số thuế nhà cung cấp NCC 30 SoTK Số tài khỏan NCC 31 TKTai Nơi lập tài khoản NCC 32 DaiDien Đại diện bên nhà cung cấp NCC 33 ChucVu Chức vụ của người đại diện NCC BẢNG III.1: Từ điển dữ liệu Trang 50 III.1.2. Mô hình khái niệm về thực thể a) Mô hình các thực thể và thuộc tính Thực thể Nhóm • Tên thực thể: Nhom • Nhom (MaNhom, TenNhom) • Khóa chính: MaNhom • Danh mục thuộc tính STT Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu dữ liệu 1 MaNhom Mã nhóm Int 2 TenNhom Tên nhóm nvarchar BẢNG III.2: Thực thể Nhom Thực thể Vật tư • Tên thực thể: VatTu • VatTu (MaVT, TenVT, QuyCach, DVTinh, Gia, TaiKhoan) • Khóa chính: MaVT • Danh mục thuộc tính STT Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu dữ liệu 1 MaVT Mã vật tư varchar 2 TenVT Tên vật tư nvarchar 3 QuyCach Quy cách nvarchar Trang 51 4 DVTinh Đơn vị tính nvarchar 5 Gia Giá float 6 TaiKhoan Tài khoản varchar BẢNG III.3: Thực thể VatTu Thực thể Tình huống • Tên thực thể: TinhHuong • TinhHuong (MaTinhHuong, TenTH, Loai, NoiDung, HTThanhToan, PhiVC, BenThanhToan) • Khóa chính: MaTinhHuong • Danh mục thuộc tính STT Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu dữ liệu 1 MaTinhHuong Mã tính h