Đề tài Xây dựng phần mềm kế toán quản lý tiền lương tại công ty TNHH tư vấn thiết kế giao thông Ngọc Việt

mỗi người. Cột 13, 14, 15, 16: Ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người lao động và tính ra tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng. Cột 17: Ghi số tiền còn được nhận kỳ II. Cột C: Người lao động ký nhận khi nhận lương kỳ II. Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát lương. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng (Ban) kế toán của đơn vị. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột " Ký nhận" hoặc người nhận hộ phải ký thay. Đơn vị:……………….. Mẫu số: 03-LĐTL Bộ phận:……………… (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày14/9/2006 của bộ trưởng BTC) BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG Quý…..năm….. Số:………. Tổng số tiền (viết bằng chữ):…………………………………………………………… Ngày….tháng….năm…. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.Mục đích: Là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi vào sổ kế toán. 2.Phương pháp và trách nhiệm ghi Bảng thanh toán tiền thưởng được lập hàng quý. Cột A, B: Ghi số thứ tự và họ tên của người được thưởng. Cột C: Ghi chức vụ của người được thưởng. Cột 1: Ghi bậc lương của người được thưởng. Cột 2, 3: Ghi xếp loại thưỏng và số tiền của người được thưởng. Cột D: Người được thưởng ký nhận khi lĩnh thưởng. Cột E: Ghi chú. Cuối mỗi quý căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán lập bảng thanh toán tiền thưởng chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt,chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát thưởng. 2.2.2 Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương bao gồm các khoản: + Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán, công nhật. + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động đi công tác, đi làm nghĩa vụ trong phạm vi chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học… + Các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm… + Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên. + Tiền ăn giữa ca của người lao động,… Ngoài ra, trong quỹ tiền lương còn gồm cả khoản tiền chi trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (BHXH trả thay lương). Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp cần được quản lý và kiểm tra một cách chặt chẽ, đảm bảo việc sử dụng quỹ tiền lương một cách hợp lý và có hiệu quả. Quỹ tiền lương thực tế phải được thường xuyên đối chiếu với quỹ tiền lương kế hoạch trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ đó nhằm phát hiện kịp thời các khoản tiền lương không hợp lý, kịp thời đề ra các biện pháp nâng cao năng suất lao động, đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc phân phối theo lao động, thực hiện nguyên tắc mức tăng năng suất lao động bình quân nhanh hơn mức tăng tiền lương bình quân góp phần hạ thấp chi phí trong sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy xã hội. Trong kế toán và phân tích kinh tế, tiền lương của công nhân viên trong doanh nghiệp được chia làm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. + Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm: tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo lương (như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp thâm niên…) + Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian CNV nghỉ theo chế độ được hưởng lương (như nghỉ phép, nghỉ lễ, đi học, nghỉ vì ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, đi họp…). Ngoài ra tiền lương trả cho công nhân sản xuất nhưng không mang lại kết quả cũng được xếp vào lương phụ. Việc phân chia tiền lương chính, tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán tiền lương và phân tích khoản mục chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Trong công tác kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất thường được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm vì tiền lương chính của công nhân sản xuất có quan hệ trực tiếp với khối lượng sản phẩm sản xuất ra, có quan hệ với năng suất lao động. Trường hợp doanh nghiệp có thực hiện trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép thì sẽ căn cứ vào tiền lương chính của công nhân sản xuất để tính số trích trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn với việc chế tạo sản phẩm cũng như không quan hệ đến năng suất lao động cho nên tiền lương phụ được phân bổ một cách gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm. Tiền lương phụ thường được phân bổ cho từng loại sản phẩm căn cứ theo tiền lương chính công nhân sản xuất của từng loại sản phẩm. 2.2.3 Các khoản trích theo lương: 2.2.3.1 Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khoản chi phí về bảo hiểm theo quy định của Nhà nước. Quỹ BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm trên tiền lương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân. Theo quy định hiện nay thì tỷ lệ này là 20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%. Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành nhằm tạo nguồn để chi trả cho công nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu,…Tùy theo cơ chế tài chính quy định cụ thể mà việc quản lý và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội có thể ở cơ quan quản lý quỹ (cơ quan chuyên môn chuyên trách) hay có thể ở tại doanh nghiệp. Theo cơ chế tài chính hiện hành, nguồn quỹ bảo hiểm xã hội do cơ quan chuyên môn chuyên trách quản lý và chi trả các trường hợp cho công nhân viên nghỉ hưu, nghỉ mất sức… còn ở tại doanh nghiệp, sau khi tạo nguồn quỹ bảo hiểm xã hội phải nộp toàn bộ số quỹ bảo hiểm xã hội đó lên cơ quan quản lý quỹ và được phân cấp chi trả một số trường hợp như: công nhân viên ốm đau, thai sản… cuối tháng ( hoặc quý) tổng hợp chứng từ chi tiêu để quyết toán với cơ quan chuyên môn chuyên trách ( theo hình thức thu đủ, chi đủ). 2.2.3.2 Về bảo hiểm y tế, theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, bảo hiểm y tế cũng được hình thành từ hai nguồn như bảo hiểm xã hội. Một phần do doanh nghiệp chịu và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, một phần do người lao động chịu thường được trừ vào lương của họ. Theo quy định hiện nay, BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên lương phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 2% và khấu trừ vào tiền lương công nhân là 1%. BHYT được nộp toàn bộ lên cơ quan chuyên môn chuyên trách về bảo hiểm y tế (dưới hình thức mua bảo hiểm y tế) để phục vụ chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho người lao động như khám bệnh, chữa bệnh và điều trị bệnh… 2.2.3.3 Đối với kinh phí công đoàn cũng được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng. Quỹ kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích KPCĐ tính vào chi phí trên tiền lương phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% cho hoạt động công đoàn của cấp trên. Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành, nguồn kinh phí công đoàn trích được sẽ phải nộp một phần lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp phục vụ chi tiêu cho hoạt động công đoàn doanh nghiệp. Tăng cường quản lý lao động, cái tiến và hoàn thiện việc phân bổ và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ được xem là một phương tiện hữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động sản xuất kinh doanh, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động. Trên cơ sở các chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Nhà nước đã ban hành, các doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm ngành mình phải tổ chức tốt lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT đúng chính sách, chế độ; sử dụng tốt kinh phí công đoàn nhằm khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, góp phần thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh đơn vị. 2.3. Hạch Toán Lao Động, Tính Và Thanh Toán Lương, Bảo Hiểm Xã Hội: 2.3.1 Hạch toán lao động: Trong quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, cần thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động. Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. + Hạch toán số lượng lao động: Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như phạm vi toàn doanh nghiệp. Sự biến động trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phản ánh số lượng lao động hiện có và theo dõi sự biến động lao động trong từng đơn vị, bộ phận doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách lao động”. Cơ sở để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí… Việc ghi chép vào “Sổ danh sách lao động” phải đầy đủ, kịp thời làm cơ sở cho việc lập báo cáo về lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu quản lý lao động của doanh nghiệp và của cơ quan quản lý cấp trên. + Hạch toán sử dụng thời gian lao động: Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp. Để phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của CNV trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Bảng chấm công”. Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban,…và do người phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan (Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu điều tra tai nạn lao động…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. Bảng chấm công nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy Bảng chấm công phải được treo công khai tại nơi làm việc để công nhân viên có thể thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và sử dụng thời gian lao động Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho công nhân viên. + Hạch toán kết quả lao động: Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: thời gian lao động, trình độ thành thạo, tinh thần thái độ, phương tiện sử dụng,…Khi đánh giá, phân tích kết quả lao động của công nhân viên phải xem xét một cách đầy đủ các nhân tố trên. Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp được phản ánh vào các chứng từ: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán. Tùy theo loại hình, đặc điểm sản xuất, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng chứng từ thích hợp để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác kết quả lao động. Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động kế toán lập Sổ tổng hợp kết quả lao động nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên. 2.3.2 Tính và thanh toán lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội: Hàng tháng, trên cơ sở tài liệu hạch toán về thời gian lao động và kết quả lao động cũng như chế độ, chính sách về lao động - tiền lương và bảo hiểm xã hội mà Nhà nước ban hành, kế toán tiến hành tính tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên. Sau khi có kết quả tính toán tiền lương phải trả cho từng người, được tổng hợp theo từng bộ phận và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương” lập cho bộ phận đó. Trường hợp CNV được hưởng trợ cấp BHXH, thì căn cứ vào số ngày thực tế nghỉ việc được hưởng trợ cấp BHXH phản ánh trên các chứng từ hạch toán lao động liên quan như: “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”… để tính toán lập “Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội”. Bảng thanh toán BHXH được lập cho từng đơn vị sử dụng lao động hoặc lập chung cho toàn doanh nghiệp căn cứ vào kết quả tính trợ cấp BHXH của từng người. Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận trong doanh nghiệp là cơ sở để chi trả, thanh toán lương cho người lao động, và là cơ sở để kế toán tổng hợp, phân bổ tiền lương và tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn - Lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Việc trả lương cho CNV trong doanh nghiệp thường được tiến hành 2 lần trong tháng, lần đầu doanh nghiệp tạm ứng lương cho CNV theo tỷ lệ nhất định căn cứ vào lương cấp bậc. Sau khi tính lương và các khoản phải trả khác cho CNV trong tháng doanh nghiệp tiến hành thanh toán số tiền CNV còn được lĩnh trong tháng đó sau khi trừ các khoản khấu trừ vào lương như BHXH, BHYT và các khoản khác. Các khoản phải nộp về BHXH, BHYT và KPCĐ, hàng tháng hoặc quý doanh nghiệp có thể lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền hoặc chi tiền mặt để nộp cho cơ quan quản lý theo quy định. Đối với CNV nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì công nhân trong quá trình nghỉ phép đó vẫn được hưởng lương đầy đủ như thời gian đi làm việc. Tiền lương nghỉ phép phải được tính vào CPSX một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Trong trường hợp doanh nghiệp không bố trí được cho CN nghỉ phép đều đặn trong năm, để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến, tiền lương nghỉ phép của CN được tính vào CPSX thông qua phương pháp trích trước theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trước theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền lương nghỉ phép để phản ánh đúng số thực tế chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất. Trích trước lương nghỉ phép chỉ thực hiện đối với công nhân trực tiếp sản xuất 2.4 Hạch Toán Tổng Hợp Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương: 2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng các tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên” và tài khoản 338 – “Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản 334 – “Phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV. Tài khoản 338 – “Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác. Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động (bộ phận sản xuất, loại sản phẩm,…) và tính, trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định trên cơ sở tổng hợp tiền lương phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ được thực hiện trên “Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội”. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả (gồm lương chính, lương phụ và các khoản khác), BHXH, BHYT và KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động (ghi Có TK 334, 335, TK 338 (3382, 3383, 3384) Số liệu của Bảng phân bổ tiền lương và BHXH được sử dụng để ghi vào sổ tổng hợp và các Sổ kế toán chi tiết có liên quan, đồng thời được sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm lao vụ, dịch vụ hoàn thành. 2.4.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn: _ Hàng tháng, tính tiền lương, tiền công và những khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 622 – Lương công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627 – Lương công nhân quản lý sản xuất Nợ TK 641 – Lương nhân viên bán hàng Nợ TK 642 – Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - Tổng số lương phải trả _ Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên _ Tính số BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn…) phải trả cho CNV, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383) Có TK 334 - Phải trả công nhân viên _Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào lương của công nhân viên, ghi: Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp _ Tính thuế thu nhập của CNV, người lao động phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3388) _ Khi thanh toán tiền lương, BHXH và các khoản phải trả khác cho CNV: Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên Có TK 111 - Tiền mặt, hoặc Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng _ Hàng tháng trích BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định, ghi: Nợ TK 622 : 19% × lương công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627 : 19% × lương nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641 : 19% × lương nhân viên bán hàng Nợ TK 642 : 19% × lương nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334 : 6% × tổng lương phải trả Có TK 338 : 25% × tổng lương _ Nộp BHXH, BHYT và KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112 _ Chi bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn tại đơn vị, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383) Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng _ Số bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm xã hội cấp, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383) 2.4.3 Sơ đồ tài khoản: SƠ ĐỒ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 334 TK 622, 627, 641, TK 141, 138, 338  TK 334 642, 241 (4) Các khoản khấu trừ vào lương TK 111 (5) Ứng trước & thanh toán các khoản cho CNV TK 333 (3338) (6) Tính thuế thu nhập CNV phải nộp Nhà Nước (1) Tiền lương, tiền công phụ cấp ăn giữa ca… tính cho các đối tượng chi phí SXKD TK 338 (3383) (2) BHXH phải trả thay lương TK 431 (4311) (3) Tiền thưởng phải trả từ quỹ khen thưởng TK 334 SƠ ĐỒ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 338 TK 338  TK 622, 627, 641, 642, 241 (4) BHXH phải nộp trả thay lương cho CNV TK 111, 112 (1) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí SXKD TK 334 (5) Nộp (chi) BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định (2) Khấu trừ lương tiền nộp hộ BHXH, BHYT, cho CNV TK 111, 112 (3) Nhập khoản hoàn trả của cơ quan BHXH về khoản DN đã chi 2.4.4 Ví dụ tổng hợp: Đây chỉ là ví dụ để hiểu thêm về nghiệp vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, không liên quan đến công ty TNHH Tư Vấn Và Thiết Kế Giao Thông Ngọc Việt Lấy tài liệu kế toán trong một doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất công nghiệp. Trong tháng 3/2000 có các chứng từ, tài liệu có liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như sau (đơn vị tính 1,000đ) 1. Phiếu chi số 200 ngày 8/3/2000… kèm theo giấy báo Nợ Ngân hàng số 128 ngày 8/3/2000… Rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt để tạm ứng lương kỳ 1 cho công nhân 100,000 2. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 3/2000 tổng hợp tiền lương phải trả cho CBCNV ở các bộ phận như sau: - Lương công nhân sản xuất 120,000 trong đó có tiền lương nghỉ phép 1,000 - Lương nhân viên phân xưởng 5,000 - Lương nhân viên bán hàng 1,000 - Lương nhân viên quản lý 14,000, trong đó tiền lương nghỉ phép 200 3. Trích trước lúc nghỉ phép của công nhân sản xuất theo tỷ lệ 2% (119,000 × 2% = 2,380) 4. Trích BHXH (15%), BHYT (2%), kinh phí công đoàn (2%) vào chi phí sản xuất và khấu trừ lương tiền nộp hộ BHXH (5%), BHYT (1%). * Căn cứ vào các chứng từ và tài liệu trên, kế toán lập định khoản kế toán để ghi sổ kế toán trong tháng 3/2000 như sau: 1) Nợ TK 111 (1111) 100,000 Có TK 112 (1121) 100,000 2) Nợ TK 622 119,000 Nợ TK 627 (6271) 5,000 Nợ TK 641 (6411) 1,000 Nợ TK 642 (6421) 14,000 Nợ TK 335 1,000 Có TK 334 140,000 3) Nợ TK 622 2,380 Có TK 335 2,380 4) Nợ TK 622 22,800 (120,000 × 19%) Nợ TK 627 (6271) 950 (5,000 × 19%) Nợ TK 641 (6411) 190 (1,000 × 19%) Nợ TK 642 (6421) 2,660 (14,000 × 19%) Nợ TK 334 8,400 (140,000 × 6%) Có TK 338 35,000 (140,000 × 25%) Chi tiết 3382 2,800 (140,000 × 2%) 3383 28,000 (140,000 × 20%) 3384 4,200 (140,000 × 3%) * Tóm lại, mục đích của việc phân tích công tác hạch toán kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương tại công ty là để thấy được tình hình thực tế của công ty về công tác quản lý lao động, việc phân bổ và sử dụng lao động đã đạt hiệu quả chưa, các chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ có phù hợp với chính sách chế độ về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ mà Nhà nước đã ban hành. Đồng thời đánh giá công tác quản lý tiền lương của công ty, từ đó có phương pháp tính toán phù hợp đảm bảo nâng cao năng suất lao động hoàn thành vượt mức kế hoạch mà công ty đề ra. 2.5 Phân tích hệ thốngvề sử lí 2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Báo Cáo Quản Lí Ngươi Sư Dụng Hệ Thống Kế Toán Tiền Lương Cập Nhật cập nhật hồ sơ nv bảng lương theo phòng ban cập nhật chi tiết lương bảng lương tháng Nhập ghi xoá sửa phân quyền người sử dụng 2.5.2 Biểu đồ mức ngữ cảnh Bộ phận quản lý nhân sự Ban giám đốc Kế toán viên Hệ Thống Xử Lý Thông Tin Kế Toán Tiền Lương Gửi hscnv, chi tiết công& lương Báo cáo lương, chi tiết lương Yêu cầu t.tin cnv Thông tin cnv Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu hscnv, công Lương,chi tết lương Yêu cầu lương chi tiết lương Công nhân viên Tìm kiếm Thông tin tìm kiếm Yêu cầu báo cáo 2.5.3 Biểu đồ mức đỉnh Quản lí người sử dụng Nhân viên kế toán Cập nhật chi tiết lương Chi tiết lương Hồ sơ nhân viên Cập nhật hồ sơ nhân viên In Báo cáo Yêu Cầu Báo cáo Quyền quản trị hệ thống Quản lí phân quyền Người sủ dụng Tên, mật khẩu, quyền sd Báo cáo Cập nhật Nhà quản lí 2.5.4 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh tương ứng mức phân rã chức cập nhật Thêm, sửa, xoá hsnv Bảng lương Hồ sơ nhân viên Cập nhật Hsnv Thêm, sửa, xoá bảng lương Cập nhật bảng lương Nhân viên kế toán 2.5.5 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh tương ứng mức phân rã chức năng báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo bảng lương tháng Nhân viên kế toán Báo cáo theo chức vụ Trả về báo cáo Yêu cầu báo cáo Trả về báo cáo 2.6 Xây Dựng Các bảng dữ liệu * Bảng tb HSNV(Hồ sơ Nhân Viên) Field DaTa TyPe Description MaNV Nchar Mã Nhân Viên TenNV Nchar Tên Nhân Viên NgaySinh Smalldatetime Ngày sinh ChucVu Nchar Chức Vụ MaPB Nchar Mã Phòng Ban SoTaiKhoan Numeric(18,0) Số Tài Khoản QueQuan Nchar Quê Quán ChoOHienTai Nchar Chỗ Ở Hiện Tại GioiTinh Nchar Giới Tính * Bảng tb BangLuong(Bảng Lương) Field DaTa TyPe Description Nam int Năm Thang int Tháng MaNV Nchar Mã Nhân Viên LuongCoBan Numeric(10,2) Lương Cơ Bản HeSoLuong Numeric(4,2) Hệ Số Lương HeSoTrachNhiem Numeric(4,2) Hệ Số Trách Nhiệm PhuCap Numeric(10,2) Phụ Cấp Thuong Numeric(10,2) Thưởng Phat Numeric(10,2) Phạt * tbPhongBan(Phòng Ban) Field DaTa TyPe Description MaPB Nchar Mã Phòng Ban TenPB Nchar Tên Phòng Ban * tb Users (Người sử dụng) Field DaTa TyPe Description UserID int Pass Nchar Mật Khẩu UserName Nchar Tên Người Sử Dụng FullName Nchar Tên Đầy Đủ * tb Module ( Chức Năng Chương Trình) Field DaTa TyPe Description ModuleName Nchar Chức Năng Chương Trình Description Nchar Mô Tả * tb Permisson (Phân Quyền) Field DaTa TyPe Description UserID int ID Người Sử Dụng ModuleName Nchar Chức Năng Chương Trìch Permisson Nchar Quyền(N,F) 2.7 Vào Dữ Liệu Mẫu Cho Các Bảng * Bảng Hồ Sơ Nhân Viên MaNV Ten NV Ngay Sinh ChucVu MaPB KT01 Ninh Ngọc Hiếu 12/05/1982 Trưởng Phòng PKT KT02 Đoàn Văn Quyền 14/03/1985 Nhân Viên PKT KT03 Đào Đình Dũng 15/05/1985 Nhân Viên PKT HC01 Nguyễn Văn Thăng 27/12/1984 Nhân Viên PHC HC02 Nguyễn Ngọc Khuê 16/08/1982 Trưởng Phòng PHC HC03 Đặng Đình Phong 12/07/1978 Nhân Viên PHC KD01 Nguyễn Ngọc Hùng 26/09/1985 Trưởng Phòng PKD KD02 Đỗ Thị Thu 22/05/1986 Nhân Viên PKD KD03 Phạm Văn Bình 18/09/1984 Nhân Viên PKD SoTaiKhoan QueQuan ChoOHienTai GioiTinh 02564982145 Bắc Ninh Là