Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý ấn chỉ xe cơ giới cho bộ phận bán hàng của công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX

loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. +,Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống xứ lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấp tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn… +,Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược.Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường …là các hệ thống thông tin quản lý. +,Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết đinh xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. +,Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. +,Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 1.2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu rõ cách phân chia này: Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính chiến tác nghiệp Marketing chiến tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định. 1.3.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin: Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin : mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Ba mô hình của một hệ thống thông tin +,Mô hình logic: mô tả hệ thống thông tin làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này. +,Mô hình vật lý ngoài :chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì?Ai ? Ở đâu? Và khi nào? +,Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? 2.Phương pháp luận phát triển một hệ thống thông tin: 2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin: Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài dặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cài gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Như chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể tóm lại thành các nguyên nhân như sau: +,Những vấn đề quản lý: Hiệu quả kinh doanh về mặt kinh tế thấp Chi phí sản xuất kinh doanh lớn Chất lượng sản phẩm chưa cao không đáp ứng yêu cầu của người dùng Sức cạnh tranh yếu +,Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì ngày càng phát sinh ra những vấn đề quản lý mới. Để đáp ứng những nhu cầu nhà quản lý, để cho doanh nghiệp có thể tồn tại và chiến thắng trong cạnh tranh đòi hỏi phải xây dựng hệ thống mới. +,Áp lực của cấp dưới: Các yêu cầu đòi hỏi về hệ thống thông tin Ý kiến muốn có một hệ thống thông tin hoạt động tốt +,Sự thay đổi của công nghệ: Khi xuất hiện một công nghệ mới ra đời có thể dẫn đến tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. +,Thay đổi sách lược chính trị: Một bộ máy quản lý luôn luôn thay đổi và không ngừng hoàn thiện. Cùng với sự sửa đổi đó là ban hành những chính sách và pháp luật mới buộc các doanh nghiệp nhà quản lý cũng phải thay đổi hệ thống thông tin của mình để đáp ứng được những thay đổi đó nhất là hệ thống thông tin kế toán. 2.2.Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước.Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sỏ chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Các công đoạn của phát triển hệ thống: Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê dưới đây. +,Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu +,Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được.Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tiách chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tiách chi tiêt. +,Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin , cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới bao gồm thông tin mà hệ thống mới đã sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế cơ sơ dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic +,Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp Là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đa định trước đây, nhóm phân tích viên sẽ phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất phương án giải pháp: Xác định các rằng buộc tin học và rằng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. +,Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài: Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài +Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này cũng phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu +,Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 2.3. Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống: Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận ra đời sớm nhất và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi. Theo phương pháp này hệ thống thông tin cũng giống như một thực thể bất kỳ: có giai đoạn bắt đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc. Quá trình phát triển của hệ thống thông tin gồm sáu giai đoạn: Xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, thiết kế, lập trình, thử nghiệm và triển khai. Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ bản cần phải hoàn thành giai đoạn trước rồi mới bắt đầu giai đoạn sau. Các giai đoạn được thực hiện lần lượt với sự phân công lao động rõ ràng giữa những người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật. Phương pháp vòng đời hệ thống rất thích hợp để xây dựng các hệ thống lớn, phức tạp vì nó đòi hỏi hệ thống có cấu trúc và xác định chặt chẽ. Thường được kiểm tra sát sao trong quá trình phát triển. Phương pháp này cũng rất dễ bảo trì và phát triển. Tuy nhiên, phương pháp này có chi phí cao, thời gian thực hiện kéo dài và không mềm dẻo. Khối lượng dữ liệu lần đầu là rất lớn và sẽ tăng lên rất nhiểu nếu như các yêu cầu đặc tả phải làm lại. Phương pháp này không thích hợp với các hệ thống nhỏ, thay đổi nhanh. 2.4. Phương pháp làm mẫu: Phương pháp này ít hình thức hoá hơn phương pháp vòng đời. Thay vào việc tạo ra nhiều đặc tả, phương pháp làm bản mẫu nhanh chóng tạo ra một mô hình làm việc thực nghiệm để người sử dụng xem xét, đánh giá. Khi bản mẫu được hoàn thiện nó được dùng cho các bước tiếp theo. Các bước của phương pháp làm bản mẫu: Bước 1: Thu thập thông tin cơ bản về hệ thống. Chuyên viên thiết kế hệ thống làm việc với người sử dụng để nắm bắt các yêu cầu cơ bản cho việc tạo ra bản mẫu. Bước 2: Tiến hành xây dựng bản mẫu ban đầu. Người thiết kế tạo nhanh một bản mẫu bằng cách sử dụng các công nghệ phần mềm thiết kế. Bước 3: Trình diễn lấy ý kiến đánh giá. Bản mẫu được xây dựng đem trình diễn hay cho người sử dụng thử nghiệm. Người sử dụng biết được bản mẫu đáp ứng yêu cầu của họ như thế nào và đưa ra những lời đề nghị bổ xung và cải tiến. Bước 4: Hoàn thiện bổ sung tiến hoá bản mẫu. Người thiết kế thay đổi bản mẫu để đáp ứng đòi hỏi mới của người sử dụng. Lặp lại các bước 3, bước 4 cho đến khi bản mẫu thoả mãn yêu cầu đặt ra. Khi bản mẫu được chấp nhận là hoàn tất đặc tả cuối cùng của ứng dụng. Thu thập thông tin cơ bản Tạo bản mẫu đầu tiên Trình diễn, lấy ý kiến đánh giá Hoàn thiện hệ thống Bổ xung, hoàn thiện Kết luận Loại bỏ mẫu Tồi Hạn chế Tốt Sơ đồ phương pháp làm bản mẫu. 2.5. Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói: Sau khi phân tích, thiết kế, người sử dụng chọn các gói phần mềm có sẵn thích hợp để xây dựng hệ thống. Khi đó tổ chức không cần viết chương trình, mà chỉ cần cài đặt nó để sử dụng. Việc sử dụng phần mềm đóng gói đã thực sự rút ngắn được thời gian và chi phí cho việc phát triển một hệ thống mới và chi phí quản lý quá trình phát triển của hệ thống. Ngoài việc cung cấp các công cụ hỗ trợ, bảo trì và tăng cường hệ thống làm cho nó có khả năng phát triển theo kịp tiến bộ công nghệ, việc cung cấp các tài liệu về phần mềm đóng gói là rất đầy đủ kịp thời. Các phần mềm thường hoạt động rất ổn định. Nhược điểm của phần mềm đóng gói là tính mềm dẻo kém, đối với bài toán đặc biệt thì không hiệu quả hoặc không dùng được. Giảm hiệu quả khi phát sinh các phần chương trình hỗ trợ. Không có khả năng can thiệp vào hệ thống. Để chọn được phần mềm đóng gói thích hợp, cần đánh giá nó theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Các mặt sau đây cần được xem xét khi đánh giá: - Chức năng: Gói chương trình có thể đáp ứng được chức năng gì? - Tính mềm dẻo: Gói phần mềm có dễ cải biên, dễ mở rộng không? - Tính thân thiện: Dễ sử dụng, dễ nhớ, dễ học, ... - Yêu cầu kỹ thuật: Cấu hình tối thiểu, dung lượng, ... - Cài đặt: Cài đặt có dễ không. - Giá? - Tài liệu: Tài liệu cho người dùng, tài liệu cho hệ thống được cung cấp bao gồm những tài liệu? Nó có đầy đủ, dễ đọc không? - Dịch vụ sau bán. 2.6. Phương pháp người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống: Trong nhiều tổ chức, người sử dụng cuối cùng phát triển một phần đáng kể hệ thống thông tin với sự trợ giúp ít hay không chính thức của các chuyên gia tin học. Nhiều hệ thống do người sử dụng cuối cùng phát triển đã mang lại kết quả nhnh hơn phương pháp vòng đời. Việc phát triển hệ thống do người sử dụng cuối cùng xác dịnh được yêu cầu cụ thể của hệ thống, nhanh, giá thành rẻ. Tuy nhiên do người dùng tự phát triển các phần mềm một cách độc lập nên có thể tạo ra những vấn đề không tránh khỏi như: tính hệ thống kém (Dư thừa dữ liệu, khả năng kết nối kém ...), trình độ công nghệ kém, tài liệu không được xây dựng một cách thích hợp và hợp thời. Điều kiện để người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống là cần có một trung tâm tin học hỗ trợ. 2.7. Phương pháp thuê bao: Một tổ chức có thể thuê một công ty chuyên nghiệp xây dựng và vận hành hệ thống để cung cấp dịch vụ cho họ. Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến và thích hợp cho nhiều tổ chức có những điều kiện đặc thù. Việc thuê ngoài cho phép tổ chức nhận được dịch vụ nhanh chóng, chỉ phải bỏ phần chi phí dịch vụ mà không phải bỏ phần chi phí đầu tư. Nhược điểm của phương pháp này là khi tổ chức không còn trách nhiệm với sự phát triển và hoạt động hệ thống thông tin, nó có thể mất khả năng kiểm soát được các chức năng của hệ thống thông tin và bị khống chế mỗi khi có vấn đề trong quan hệ với họ. Sự phụ thuộc này dẫn đến chi phí cao hay mất định hướng phát triển về kỹ thuật. Những bí mật thương mại và thông tin lợi thế có thể bị lọt ra ngoài. Bản thân tổ chức không có điều kiện phát triển tiềm lực của mình. 3. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin quản lý: 3.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết: Mục tiêu chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như những nguyên nhân chính của hệ thống, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 3.2. Các phương pháp thu thập thông tin: 3.2.1. Phỏng vấn: Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin. Đó là cách đơn giản và hiệu quả nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Có nhiều các phỏng vấn hiệu quả. Tuy nhiên kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố: - Sự chuẩn bị. - Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép. - Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn. Phỏng vấn được thực hiện theo các bước sau: - Chuẩn bị phỏng vấn. - Lựa chọn câu hỏi. - Tiến hành phỏng vấn. Phỏng vấn là công cụ tốt để thu thông tin chi tiết, phong phú, cho phép giải thích hay hỏi bổ sung ngay khi cần thiết. Tuy nhiên phương pháp này cần nhiều thời gian, căng thẳng và rất bị động do phụ thuộc nhiều vào điều kiện người được hỏi, yêu cầu người phỏng vấn phải được đào tạo và có được những kinh nghiệm nhất định. 3.2.2. Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp, sử dụng phiếu điều tra gồm các bước: - Thiết lập bảng hỏi. - Tiến hành điều tra. Phương pháp này thường được dùng để bổ xung cho các phương trên. Nó có ưu điểm là nhanh và rẻ hơn phỏng vấn, dễ tổng kết, việc đào tạo người điều tra ít tốn kém cả về thời gian và chi phí. Kết quả có độ chính xác thấp và được đánh giá bằng con số trung bình thống kê. 3.2.3. Quan sát: Con người không phải lúc nào cũng có thể luôn nhớ hết và kể đầy đủ mọi điều mà họ biết, họ nghĩ, đặc biệt là những sự kiện ít xảy ra hay những sự kiện đã xảy ra lâu trong quá khứ. Hơn nữa thường có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế, mô tả lại mang tính chủ quan, có thể bỏ qua nhiều chi tiết. Vì vậy quan sát để bổ xung, để chính xác hoá thông tin. Quan sát thường tốn thời gian và gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện như ngày thường. 3.2.4. Nghiên cứu, phân tích các thủ tục và tài liệu: Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ nhiều khía cạnh về tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của thành viên, nội dung và hình dạng của thông tin vào ra. Các thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ hiện tại và tương lai của tổ chức. 3.3. Các công cụ phân tích hệ thống thông tin: 3.3.1. Mã hoá: - Là tên quy ước thường ngắn gọn hơn để biểu đạt một đối tượng hay thuộc tính của đối tượng. - Lợi ích của mã hoá: - Nhận diện không nhầm lẫn giữa các đối tượng. - Mô tả nhanh chóng các đối tượng. - Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. - Các phương pháp mã hoá: Mã số phân cấp: Nguyên tắc đơn giản, người ta cho phép kéo dài từng con số, ký hiệu của mã số về phía phải để đi sâu vào chi tiết biểu diễn. Đặc điểm của phương pháp mã số phân cấp là: Mỗi một mã số cấp thấp hơn có và chỉ có một mã số cấp cao; Một mã số cấp cao hơn sẽ có nhiều mã số cấp dưới (Giống như phương pháp tổ chức cây thư mục). Ưu điểm: Khả năng tổng hợp, phân tích thông tin rất lớn. Việc thành lập bộ mã tương đối dễ dàng. Nhược điểm: Bộ mã sẽ trở nên cồng kềnh khi nhận diện đối tượng. Mã số liên tiếp: Được thiết kế bằng cách tạo ra một dãy các ký hiệu theo quy tắc nhất định: Một khách hàng mới phát sinh mang mã số 1024 thì khách hàng trước đó sẽ mang mã số 1023 và khách sau đó sẽ mang mã số 1025. Ưu điểm: Mã số này hoàn toàn không thể nhầm lẫn. Bộ mã số có thể xây dựng dễ dàng. Nhược điểm: Bộ mã số không có tính chất gợi nhớ. Bộ mã số không cho phép chèn thêm một mã số phân cấp giữa hai mã số cũ, tức là phân mã thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp. Phương pháp này được nhiều người dùng ưa thích vì nó khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp