Đề tài Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương

ớn có nhiều người tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ. - Làm rõ yêu cầu: Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Yêu cầu phát triển hệ thống nhiều khi được thông báo một cách rất chung chung, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn. Chẳng hạn như một nhà quản lý yêu cầu “làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng” nhưng thực ra ông ta muốn sửa hệ thống thu nhận đơn đặt mua hàng và việc sử dụng nó chưa có hiệu quả. Về phần mình phân tích viên có thể hiểu thông báo trên có nghĩa là nhà quản lý muốn làm lại toàn bộ hệ thống từ việc thu nhận đơn, chuyển chúng về bộ phận sản xuất, chuẩn bị phân phối hàng, làm hoá đơn thanh toán và gửi chúng tới tài khoản khách hàng. Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan những cuộc gặp này phục vụ việc xây dựng lên bản phác hoạ đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu. Khung cảnh hệ thống được xem như là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu. Định nghĩa này về khung cảnh sẽ có một ảnh hưởng tới việc xác định tầm vóc của dự án trong tương lai. Xác định khung cảnh hệ thống không phải là một công việc dễ dàng. Nếu phân tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến. Hệ thống kết quả của dự án có thể không đáp ứng tí gì với nhu cầu của tổ chức. Nó có thể có tác động tới hoặc bị ảnh hưởng bởi một số cá nhân, một số bộ phận hoặc hệ thống mà người ta sẽ không tính đến trong quá trình phát triển hệ thống. Ví dụ trường hợp khi nghiên cứu một hệ thống lập hoá đơn mà lại không xem xét tới các hoạt động thu nhận đơn đặt hàng và gửi trả hàng cũng như chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Ngược lại xác định quá rộng khung cảnh cũng sẽ có những hậu quả tiêu cực mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tích tính hết tới các yếu tố quan trọng của môi trường hệ thống những cái ảnh hưởng tới nó và những cái bị nó ảnh hưởng tới, nhưng một xác định rộng như vậy sẽ làm tăng thời gian và chi phí của dự án tương lai. Phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó. Những thông tin có liên quan tới các mặt kĩ thuật, tổ chức và tài chính rất cần cho việc tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án. - Đánh giá khả thi: Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: Đánh giá tính khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trường tổ chức. Dự án có tôn trọng chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp không? Nó ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Ảnh hưởng gì sẽ xảy ra với những hệ thông tin bên cạnh và tới sự quản lý các hoạt động có sự trợ giúp của hệ thống. Liệu có những dự án mở rộng không? Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất. Ví dụ sau khi nghiên cứu nhà phân tích thấy cần một giải pháp duy nhất là hệ thống nhận biết tiếng nói có thể thông dịch được hàng chục thứ ngôn ngữ thì đương nhiên là phải khẳng định, chí ít là cho tới thời điểm hiện tại, là dự án không thể thực thi được về mặt kỹ thuật. Cũng có khi một kỹ thuật có thể có trên thị trường nhưng dự án không thể thực thi về mặt kỹ thuật, chẳng hạn chúng hoàn toàn không tương thích với công nghệ đã có trong tổ chức. Khả thi về tài chính: Khả thi tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không? Chi phí: + Chi phí khai thác. + Chi phí phát triển. + Chi phí cài đặt. + Chi phí mua thiết bị. Thời gian: + Khả năng tổ chức. + Khả năng người sử dụng. + Lập trình viên. + Kỹ thuật viên. xem có khả năng hoàn thành đúng hạn không. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu: Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án. 2.3 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.3.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. 2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin. - Phỏng vấn: Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn: + Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống. + Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…). + Xác đinh cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc). + Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lưu trữu, mẫu biểu, xử lý…). + Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu. Tiến hành phỏng vấn: + Nhóm phỏng vấn gồm 2 người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ xung hoặc làm rõ ý. + Thái độ lịch sự, đúng giờ, tinh thần khách quan, không được tạo ra cảm giác “thanh tra”. + Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn. + Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đây là khâu quan rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giờ. + Tổng hợp các thông tin thu được, kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ… Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: + Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. + Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. + Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. - Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: + Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời. + Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. + Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thoả mãn một điều kiện nào đó, ví dụ đối tượng phải có từ 2 năm công tác trở lên… + Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. - Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không khoá… Quan sát có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin, những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn, phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn và phân tích viên phải hiểu chi tiết, cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ phân tích. 2.3.3 Mã hoá dữ liệu. Mã hiệu được xem như là một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy kí hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho một ý nghĩa mang tính ước lệ. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng, mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữu và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện và đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hoá cơ bản. - Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản, người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện sự phân cấp sâu hơn. - Phương pháp mã liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định, chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số 999 thì người tiếp theo mang mã số 1000. Ưu điểm: Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng. Nhược điểm: Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp. - Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. - Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng, chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD… Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng. Nhược điểm: Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp. - Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. Ví dụ: Nhân viên có mã số A00172 050 06 01 08 thể hiện các thuộc tính của nhân viên đó như sau: A00172 050 06 01 08 Mã hồ sơ Nghề nghiệp Chức vụ Giới tính Đơn vị công tác Ưu điểm: Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều kí tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa. Yêu cầu đối với bộ mã: - Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1. Tỷ lệ kén chọn = Số lượng đối tượng thoả mãn được lọc ra/Tổng số đối tượng được lọc ra. Tỷ lệ sâu sắc = Số lượng đối tượng thoả mãn lọc ra/Tổng số đối tượng thoả mãn có trong tập tin. - Có tính uyển chuyển và lâu bền. - Tiện lợi khi sử dụng. Cách thức tiến hành mã hoá: 1. Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá. Xác định các xử lý cần thực hiện. Lựa chọn giải pháp mã hoá. - Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn. - Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành. - Tham khảo ý kiến của người sử dụng. - Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính. - Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng. 4. Triển khai mã hoá. 2.3.4 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết. Có 7 công đoạn: Lập kế hoạch, nghiên cứu môi trường, nghiên cứu hệ thống, đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Đây cũng là trình tự thực hiện của chúng: Sau khi lập kế hoạch, thu thập một khối lượng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và về môi trường của nó. Khi có một lượng lớn thông tin, phân tích viên đưa ra chuẩn đoán tức là xác định vấn đề và nguyên nhân, đánh giá lại tính khả thi. Rất có thể một số yếu tố mới không được nêu ra trong khi đánh giá yêu cầu sẽ xuất hiện và làm thay đổi mức khả thi của dự án. Những yếu tố này cũng có thể khẳng định lại việc đánh giá tính khả thi của giai đoạn đi trước. Do có những yếu tố mới này mà đề xuất của dự án trong báo cáo về đánh giá yêu cầu sẽ phải thay đổi, dữ liệu chính xác hơn về mục tiêu cần đạt được, về thời hạn, về chi phí và lợi ích phải được đưa nhập vào đề xuất, cuối cùng thì báo cáo về nghiên cứu chi tiết phải được chuẩn bị và được trình bày cho những người có trách nhiệm quyết định. Quá trình được mô tả ở đây có tính lặp, trong thực tế rất có thể trong lúc tiến hành đưa ra chuẩn đoán, đánh giá lại tính khả thi hoặc thay đổi đề xuất phân tích viên thấy thiếu một số thông tin nào đó hoặc là về hệ thống hoặc là về môi trường, phân tích viên phải thu thập thêm thông tin, cũng có thể ngay trong khi trình bày báo cáo một số yếu tố mới nảy sinh và như vậy một số công đoạn phải làm lại. 2.3.5 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Một hệ thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc của hệ thống. Như chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc này, khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạn thiết kế hệ thống mới sau này. Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thông tin về môi trường đã được thu thập nhưng nói chung thì những thông tin đó vẫn chưa đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục. Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính. Khi việc nghiên cứu hệ thống đang tồn tại kết thúc, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu, có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó, các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, các bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nó thu nhận, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, giá cả gắn liền với thu nhập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạt những cái như vậy. Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng, khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính: thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic. 2.4 THIẾT KẾ LOGIC CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN MỚI. 2.4.1 Mục đích. Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ. Xây dựng mô hình logic cho hệ thống thông tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có một sự hiểu biết sâu sắc hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức lô gíc và cần phải am hiểu tinh tế những khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu, cần phải có một phương pháp thực hiện các công việc thiết kế logic một cách có cấu trúc. Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới. Cách tiếp cận như vậy đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện, như vậy công việc phát triển hệ thống thông tin sẽ được xác định rõ ràng. 2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ. Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp, đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. Việc xác định nhu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh, những nguyên nhân để giải thích cho sự khó khăn này được nhóm thành 4 loại sau: - Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin phải trợ giúp: + Mức độ cấu trúc của nhiệm vụ. + Mức độ phức tạp và biến động của nhiệm vụ. - Đặc trưng của hệ thống thông tin: + Kích cỡ của hệ thống thông tin (chi phí về tiền và thời gian dự kiến để phát triển). + Sự phức tạp của công nghệ được sử dụng. + Mức phân tán địa lý của người sử dụng và nguồn dữ liệu. + Số lượng người sử dụng. - Đặc trưng của người sử dụng: + Thiên hướng đối với sự thay đổi. + Kinh nghiệm trong nhiệm vụ mà hệ thống thông tin cần trợ giúp. + Kinh nghiệm tham gia vào việc phát triển hệ thống thông tin. - Đặc trưng của những người phát triển hệ thống: + Sự lành nghề trong việc phát triển hệ thống thông tin. + Kinh nghiệm với những hệ thống thông tin tương tự. + Sự hiểu biết về nhiệm vụ phải trợ giúp. Bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin: Hỏi người sử dụng cần thông tin gì? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp. Phương pháp thực nghiệm. * Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. 2.4.3 Thiết kế logic xử lý. Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như ai thực hiện xử lý, ở đâu, khi nào và như thế nào? Để biểu diễn những hoạt động như vậy chúng ta phải dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết quả. Sự kiện: việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Kết quả: Sản phẩm của việc thực hiện một công việc, kết quả có chung một bản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác. Về mặt logic thì một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan tới ba loại hoạt động: Thực hiện các tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu vào các tệp và hợp lệ hoá dữ liệu. Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. Phân tích tra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoàn tất chưa, nghĩa là cơ sở dữ liệu đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển logic xử lý để tạo các thông tin ra, đối với mỗi đầu ra người ta tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng được đọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc, kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. 2.5 THIẾT KẾ VẬT LÝ NGOÀI. 2.5.1 Mục đích. Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: Lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định hệ thống thông tin trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với hệ thống thông tin và thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hoá mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng hệ thống thông tin tin học hoá. 2.5.2 Lập kế hoạch và một số nguyên tắc thực hiện. Ở đây phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công, phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này. Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một hệ thống thông tin phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: - Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống, có nghĩa là anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc phải thực hiện. - Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. - Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. - Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. -Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, ký hoạ khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải có khả năng đặt mình vào vị trí người sử dụng, không bao giờ được quên rằng hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng. Phân tích viên phải luôn luôn tiếp tục tính đến khía cạnh chi phí, lợi ích vì mỗi một đề xuất khi thiết kế luôn đi liền với những chi phí và lợi ích khác nhau. Phân tích viên phải luôn luôn có quan điểm của mình khi chọn giải pháp vật lý tốt nhất. Đối với mỗi một giải pháp được xem xét, phân tích viên phải đánh giá lợi ích hữu hình và lợi ích vô hình, phải so sánh chúng với chi phí phải bỏ ra, nhất là khi các chi phí của giải pháp quá cao. 2.6 TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN. 2.6.1 Mục đích. Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các môđun và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt, kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin - đó chính là phần mềm. Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thao tác viên cũng là trách nhiệm của những nhà thiết kế hệ thống. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: - Lập kế hoạch triển khai. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm. - Hoàn thiện hệ thống các tài liệu. - Đào tạo người sử dụng. Lập kế hoạch thực hiện: Nhiệm vụ quan trọng nhất của lập kế hoạch triển khai là lựa chọn các công cụ. Sự lựa chọn này sẽ quy định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong (thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu, thiết kế các chương trình) cũng như những hoạt động lập trình sau này. 2.6.2 Thiết kế vật lý trong. - Thiết kế c