Đề tài Xây dựng ứng dụng kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng - Công ty May 19/5 Bộ công an

ả năng làm trang tính. Khuôn cảnh 4GT được thể hiện như hình vẽ: Tập hợp yêu cầu Chiến lược thiết kế Cài đặt sử dụng 4GT Kiểm thử Hình : Các kĩ thuật thế hệ thứ tư. Một số trạng thái của cách tiếp cận 4GT như sau. + Với rất ít ngoại lệ, lĩnh vực ứng dụng hiện tại cho 4GT mới chỉ giới hạn vào các ứng dụng hệ thông tin nghiệp vụ, đặc biệt việc phân tích thông tin và làm báo cáo là nhân tố chủ chốt cho các cơ sở dữ liệu lớn. Tuy nhiên các công cụ CASE mới bây giờ hỗ trợ cho việc dùng 4GT để tự động sinh ra “ khung chương trình” cho các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực. + Dữ liệu sơ bộ được thu thập từ các công ty có dung 4GT dường như chỉ ra rằng thời gian cần cho việc tạo ra phần mềm được giảm đáng kể đối với các ứng dụng vừa và nhỏ và rằng khối lượng thiết kế và phân tích cho các ứng dụng nhỏ cũng được rút bớt. + Tuy nhiên, việc dùng 4GT cho các nỗ lực phát triển phần mềm lớn tập trung nhiều cho phân tích, thiết kế, kiểm thử để đạt tới việc tiết kiệm thời gian hơn là có thể đạt được thông qua việc loại bỏ chương trình. Tóm lại, các kĩ thuật thế hệ thứ tư đã trở thành một phần quan trọng trong việc phát triển phần mềm trong lĩnh vực ứng dụng hệ thông tin và rất có thể sẽ được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng kĩ nghệ và thời gian thực trong nửa cuối những năm 1990. 2. Các giai đoạn của phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc. Gồm 6 giai đoạn: Khảo sát hệ thống Phân tích. Thiết kế Xây dựng. Cài đặt Bảo trì và phát triển. Trong 6 giai đoạn trên ta thấy đối với bất kỳ một chương trình nào thì việc đầu tiên cũng là khảo sát. Công việc này hết sức quan trọng đòi hỏi sự suy xét kĩ lưỡng một cách toàn diện trong việc quyết đinh chính xác cần dùng những kĩ thuật nào, mức độ áp dụng ra sao, để từ đó ta đi tới các giai đoạn tiếp theo mà được trình bày dưới đây. 3. Giai đoạn phân tích và thiết kế. Đây là giai đoạn quan trọng dẫn tới sự thành công nhiều của việc. Chính vì vậy cần phải làm rõ từng phần chi tiết của giai đoạn này. 3.1.Phân tích chức năng nghiệp vụ. Cần phải phân tích chức năng nhiệm vụ khi triển khai một ứng dụng tin học vì: Chức năng nghiệp vụ mô tả đIũu cần thực hiện để nghiệp vụ được thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm. Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân tích nhưng nó là một quan điểm đặc bệt có ích vào lúc tiến trình phát triển. Nó biểu thị cho cách mà người chủ nhìn nhận hệ thống và là thân thiện với người sử dụng nhất trong tất cả các mô hình, chứa đựng một trong những kĩ thuật lập mô hình đơn giản nhất được sử dụng trong bất kì phương pháp luận nạo. 3.1.1. Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram) a. Định nghĩa: Sơ đồ chức năng nhiệm vụ_BFD (Business Function Diagram) là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ được bẻ ra thành các chức năng con, số mức bẻ ra này phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. b. Mục đích của biểu đồ chức năng nghiệp vụ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích. Để giúp tăng cường cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống. Các chức năng ở đây sẽ được sử dụng trong nhiều biểu đồ sau này như những tiến trình tiềm năng và các tiến trình ngày càng thuần tuý chức năng thì chúng lại càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế. Chỉ ra vị trí của miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức 3.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu_DFD ( Data Flow Diagram). a. Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích : Phân tích DFD, Thiết kế, liên lạc, tài liệu. b. Mục đích: Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu lẫn tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc một chức năng khác. ĐIũu quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có sẵn trước khi thực hiện một hành động hay tiến trình. ĐIũu này nhấn mạnh vào việc định danh các yêu cầu dữ liệu và sắp xếp DFD vào một tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình đIũu tra, và phân biệt rõ rệt với “ lưu đồ khối ” có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu được các thủ tục dãy của tiến trình. c. Một số khái niệm dùng trong DFD c.1 Tiến trình ( Xử lý hay chức năng): Ký pháp: Tiến trình được thể hiện dưới dạng hình tròn hay hình Ovan, trong đó có ghi tên tiến trình( xử lý) được gọi là nhãn. Nhãn được thể hiện dưới dạng: Động từ + Bổ ngữ . VD: Giám sát kho Cung cấp HH Đây là kí pháp dùng để mô tả chức năng c.2.Dòng dữ liệu. Khái niệm: Dòng dữ liệu là dòng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng mũi tên có hướng, mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Mỗi dòng đều phải có tên gắn với nó. Tên được biểu diễn dưới dạng la một cụm danh từ. Nhập vật tư VD: Phiếu giao vật tư Phiếu TT vật tư Nhập vật tư c.3. Kho dữ liệu Kho là nơi dùng để chứa các thông tin cần được dữ lại trong một khoảng thời gian để sau đó một hay một vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. NVT Hoá đơn mua Kí pháp được dùng để biểu diễn cho kho dữ liệu là cặp đường thẳng song song, chứa tên của thông tin cất giữ . Khi kho dữ liệu được thâm nhập thì có các dòng sự kiện để chỉ ra các sự kiện ấy. VD: Kho bao giờ cũng phải có thông tin đi vào và thông tin đi ra. Các kho thì không bao giờ trực tiếp dẫn tới với tác nhân ngoài. c.4.Tác nhân c.4.1.Tác nhân ngoài: là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhung có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống. Kí pháp: Nhà cung cấp Tác nhân ngoài biểu diễn dưới dạng là một hình chữ nhật, có tên ghi bên trong và tên được quy định là một danh từ, cụm danh từ. c.4.2. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả ở trong sơ đồ. Kí pháp: Là một hình hộp chữ thiếu một cạnh chiều rộng và bên trong cũng có tên của tác nhân như tác nhân ngoài. VD: biểu diễn Kế toán d. Phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu d.1. Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ Sơ đồ chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu. Việc phân rã chức năng được được thực hiện tron BFD. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình con phải được xuất hiện trong sơ đồ dòng dữ liệu. Quản lý vật tư Chuẩn bị vật tư Nhập vật tư về công ty Xuất vật tư xuống PXSX Tạo các báo cáo VD: d.2. Sơ đồ ngữ cảnh Khái niệm: Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu tiến trình xây dựng một DFD. Nó bao gồm một vòng tròn quá trình trung tâm( biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ), được bao quanh bởi và nối với các tác nhân ngoài của hệ thống. Các mối nối được chỉ ra thông tin được truyền vào và ra khỏi hệ thống. Tác nhân ngoài Tác nhân ngoài Hệ Thống Mục đích: Sơ đồ ngữ cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của tiến trình phân tích và được dùng để vạch ra biên giới hệ thống cũng như buộc nhà phân tích phải xem xét mọi tham trỏ bên ngoài của hệ thống. 3.2.Phân tích các yêu cầu thông tin nghiệp vụ. 3.2.1.Mô hình dữ liệu kiểu quan hệ. *. Khái niệm: Mô hình dữ liệu (MHDL) kiểu quan hệ của một cơ sở dữ liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. MHDL giúp ta hiểu được cấu trúc quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu chính vì vậy khi bắt tay vào tạo lập một cơ sở dữ liệu thì cần phải tạo lập một MHDL. Có 3 kiểu mô hình dữ liệu: + MHDL kiểu phân cấp. + MHDL kiểu mạng lưới. + MHDL kiểu quan hệ. 3.2.2. Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu kiểu quan hệ. ăTable(Bảng): Mỗi bảng như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách vật tưghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó được gọi là thực thể ( Enlity). VD: Họ và tên Ngày sinh Quê quán Đỗ Thị Lương 20/10/1982 Tuyên Quang ă Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần được ghi chép lại. Có hai loại thực thể Thực thể cụ thể: Vật tư, máy móc. Thực thể trìu tượng: tài khoản, khái niệm ă Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất gọi là thuộc tính VD: Thực thể hoá đơn được đặc trưng bởi các thông tin: Mã HĐ, ngày HĐ, Tên hàng, số lượng, ĐVT..Được gọi là thuộc tính. ă Bản ghi ( Record): Trong mỗi bảng( thực thể ) có các dòng, mỗi dòng là một bản ghi. VD: Trong thực thể sinh viên có các bản ghi: SST Họ và tên ngày sinh QQ lớp Khoa . . .. . . . 50 Đỗ Thị Lương 20/10/1982 Tuyên Quang K33B Tin KT ă Trường: Mỗi cột của một bảng được gọi là một trường. ă Cơ sở dữ liệu( Database): Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu về một xí nghiệp được lưu giữ trên máy tính, được người sử dụng, có cách quản lí bằng dữ liệu có cấu trúc. ă Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management Systems): Là tập hợp có thứ tự các phần mền cho phép mô tả lưu giữ thao tác các dữ liệu trên một CSDL, đảm bảo tính an toàn, bí mật trong môi trường có nhiều người sử dụng. ă Ngân hàng dữ liệu: Tất cả các CSDL cùng thuộc về một cơ quan( hay một bộ phận của cơ quan) được coi là ngân hàng dữ liệu của cơ quan ấy. ă Mối quan hệ của các thực thể. Có 3 kiểu quan hệ giữa hai thực thể: Quan hệ 1-1(một- môt): là kiểu liên kết giữa hai thực thể mà ứng với mỗi thực thể ở kiểu thực thể này chỉ tồn tại một thực thể duy nhất ở thực thể kia. Đặc tả sản phẩm Hàng tồn kho Quan hệ 1-n( một– nhiều): Là kiểu liên kết mà ứng với mỗi thực thể trong kiểu thực thể nàythì tồn tại nhiều thực thể ở kiêủ thực thể kia và ngược lại. SINH VIÊN Mã sv Tên sv . ĐIÊM THI Mã sv Điểm thi Quan hệ n-n( nhiều-nhiều): Là quan hệ mà ứng với mỗi dòng ở quan hệ này tồn tại nhiều dòng ở quan hệ kia và ngược lại. Nhà cung cấp Khoản mục kho 3.2.3.Các bước tạo một mô hình dữ liệu. â Xác định các thuộc tính của thực thể. VD: Hoá đơn: SốHĐ, Ngày, Tên hàng. Phiếu xuất kho vật tư: Mã VT, Tên vật tư âLựa chọn các thuộc tính trong mỗi thực thể có trong quản lý dựa vào nguyên tắc lựa chọn: + Tránh trùng lặp + Tránh dư thừa + Tránh dị thường + Đầy đủ thông tin +Tính độc lập + Dữ liệu nguyên tố â Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể Bước này giúp ta sau này có thể trích rút, kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của người dùng. Trong các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu thì giai đoạn chuẩn hoá là quan trọng, bước này là tiêu chuẩn để đánh giá một cơ sở dữ liệu Chuẩn hoá dữ liệu là một quá trình biến đổi một kiểu thực thể thành các kiểu thực thể khác nhau sao cho mỗi kiểu thực thể thì dữ liệu đảm bảo: + Không dư thừa +Không mát thông tin +Không dị thường( Nhất quán) Có 3 dạng chuẩn cơ bản: Dạng chuẩn 1 NF Quan hệ chưa ở dạng chuẩn 1NF là quan hệ còn chứa các nhóm lặp lại. Ta đưa về dạng 1NF bằng cách như sau: + bỏ nhóm lặp lại ra khỏi quan hệ, chuyển nhóm đó thành một quan hệ mới + cộng thêm vào khoá của nó khoá của quan hệ ban đầu để tạo ra khoá phức hợp VD: xét quan hệ : R (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu) Nhóm (Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu ) là nhóm lặp lại, ta có thể tách R thành R1 và R2 như sau : + R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm) + R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lương yêu cầu) Dạng chuẩn 2NF Quan hệ đã ở dạng 1NF nhưng chưa ở dạng 2NF là có tồn tại phụ thuộc hàm có nguồn là tập con của khoá. Ta đưa về dạng 2NF bằng cách như sau: + nhóm vào một quan hệ các thuộc tính phụ thuộc hoàn toàn vào khoá và giữ lại khoá của quan hệ đó + nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khoá, lấy phần đó làm khoá chính cho quan hệ . VD : trong quan hệ R2 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Tên sản phẩm, Lượng yêu cầu) có phụ thuộc hàm : Số sản phẩm --> Tên sản phẩm Trong đó Số sản phẩm là một phần của khoá, ta tách R2 thành R3 và R4 như sau : + R3 (Số hoá đơn, Số sản phẩm, Lượng yêu cầu) + R4 (Số sản phẩm, Tên sản phẩm) Dạng chuẩn 3NF Quan hệ đã ở dạng 2NF nhưng chưa ở dạng 3NF là có tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp. Đưa về dạng 3NF ta làm như sau : + giữ lại trong quan hệ ban đầu các thuộc tính phụ thuộc trực tiếp vào khoá + nhóm vào một quan hệ khác các thuộc tính bắc cầu, lấy thuộc tính bắc cầu làm khoá VD : trong quan hệ R1 (Số hoá đơn, Ngày bán, Số khách hàng, Tên khách hàng, Số sản phẩm) Có các phụ thuộc hàm bắc cầu : Số hoá đơn --> Số khách hàng --> Tên khách hàng Ta có thể tách R1 thành R5 và R6 như sau : + R5 (Số hoá đơn,Ngày bán, Số khách hàng, Số sản phẩm) + R6 (Số khách hàng ,Tên khách hàng) Phần III: Hoạt động quản lý vật tư tại xí nghiệp Chiến Thắng Sau một thời gian khảo sát thực tế tại xí nghiệp Chiến Thắng_công ty May 19/5_ Bộ công an trong công tác quán lý vật tư, em thấy công việc này có nhiều hoạt động tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh. Kế toán quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của xí nghiệp. Công ty May 19/5 là một Doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích làm nhiệm vụ sản xuất cung cấp trang phục và nhu yếu phẩm trực tiếp phục vụ ngành công an. Chính vì vậy sản phẩm của công ty không mang tính cạnh tranh nên doanh thu của công ty tăng trưởng của công ty phụ thuộc vào nhu cầu của cán bộ chiến sĩ công an trong ngành. Và chính vì vậy mà kế toán quản lý vật tư cũng phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất sản phẩm. Quá trình chung của quá trình luân chuyển vật tư tại Xí nghiệp: Bước 1: Có kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kì. VD: Trong quý I năm 2002 có kế hoạch sản xuất sản phẩm là 1000 áo xuân hè cung cấp cho cán bộ chiến sĩ tỉnh Thanh Hoá. Từ kế hoạch trên kế toán có kế hoạch vật tư (bước 2). Bước 2: Đưa ra kế hoạch chuẩn bị vật tư. Với mỗi sản phẩm ( cụ thể là áo xuân hè) thì cần nhũng loại vật tư nào để có thể hoàn thành sản phẩm ấy: vải, khuy chỉ Bước 3: Kế toán nhận được kế hoạch sản xuất hàng hoá cùng với kế hoạch vật tư sẽ có công tác kiểm tra tồn kho nhắm lắm bắt những vật tư tồn kho để đối chiếu với những vật tư trong kế hoạch. Trong kế hoạch những vật tư nào thiêu thì sẽ có đơn xin cấp hoặc mua vật tư. Bước 4: Cấp dưới (cụ thể là phòng kế toán ) theo kế hoạch sẽ lập đơn xin cấp hoặc mua vật tư gửi lên cấp trên. Bước 5: Sau khi cấp trên đã duyệt đơn mua vật tư thì cấp thi hành sẽ gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp để đặt mua vật tư. Bước 6: Nhận( Nhập) vật tư về kho cùng với hoá đơn thanh toán tới nhà cung cấp. Bước 7: Sau khi vật tư đã trong kho thì theo kế hoạch sản xuất sẽ có công tác xuất kho vật tư tới từng phân xưởng theo yêu cầu sản xuất. Bước 8: Sau mỗi một bước các chứng từ được ghi sổ, cập nhật và được xử lý theo định kỳ mỗi quý một lần. Bước 9: Lập báo cáo và lưu vào sổ chứng từ. Trong mỗi một quá trình diễn ra đều được kế toán thống kê và xử lý trong hệ thống để theo dõi lập báo cáo cuối kì sản xuất. Đối với Xí nghiệp Chiến Thắng công tác lập báo cáo theo quý. Sau mỗi quý sẽ lưu những chứng từ ghi sổ, cân đối các tài khoản. Khái quát sơ đồ đầu vào, đầu ra của quá trình quản lý: Đầu vào Xử lý Đầu ra 1 Chứng nhập kho 2.chứng từ xuất kho vật tư 3.Hoá đơn Quản lý vật tư 1.Báo cáo cuối quý( chung) 2.Báo cáo tình hình nhập xuất ( chi tiết) Các mẫu chứng từ liên quan đến quản lý vật tư: Phiếu nhập kho vật tư Phiếu nhập kho vật tư Số: ngày: Định khoản: Họ tên người giao hàng:. TK nợ: Lý do nhập: TK có: Nhập tại kho:.. Mã hàng Tên hàng đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập Cộng: ? khoản Tổng:. Cộng: Thành tiền Giám đốc Kế toán trưởng Người viết phiếu Người giao Thủ kho nhập (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) 2. Phiếu Xuất kho vật tư Phiếu Xuất kho vật tư Số: ngày: Định khoản: Họ tên người nhận hàng:. TK nợ: Lý do xuất: TK có: Xuất tại kho:.. Mã hàng Tên hàng đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực Xuất Cộng: ? khoản Tổng:. Cộng: Thành tiền Giám đốc Kế toán trưởng Người viết phiếu Người giao Thủ kho nhập (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) 3. Bảng kê chứng từ ghi sổ ( chứng từ nhập) Bảng kê chứng từ ghi sổ Số : ngày:.. Nội dung: Nhập vật tư quý. Số CT Ngày Diễn giải TK nợ Tk có Số tiền Tổng cộng: Ngày// Người ghi sổ KT trưởng (Kí tên) (Kí tên) Bảng kê chứng từ ghi sổ( chứng từ xuất) Bảng kê chứng từ ghi sổ Số : ngày:.. Nội dung: Nhập vật tư quý. Số CT Ngày Diễn giải TK nợ Tk có Số tiền Tổng cộng: Ngày// Người ghi sổ KT trưởng (Kí tên) (Kí tên) 4. Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số:. ngày:. Nội dung: Nhập/Xuất vật tư quý.. TK ghi nợ TK ghi có Số tiền Tổng cộng:.. Ngày//. Người ghi sổ KT trưởng ( Kí tên) ( Kí tên) 5. Hoá đơn Hoá đơn(gtgt) Liên(Giao khách hàng) Ngàytháng năm Đơn vị bán hàng:. Địa chỉ:. ĐIện thoại: Họ tên người mua hàng.. Đơn vị .. Địa chỉ..Số tàI khoản.. Hình thức thanh toánMS STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng .. Thuế suất GTGT:% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Viết bằng chữ:. Người mua hàng KT trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ,tên) (Kí, ghi rõ họ,tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ,tên) 6. Mẫu kế hoạch sản xuất sản phẩm Công ty May 19/5 Kế hoạch sản xuất sản phẩm Xí nghiệp Chiến Thắng Số:. Ngày.. Nội dung kế hoạch: Bộ phận nhận vật tư chính.. Theo định mức Bộ phận nhận vật tư phụ. Theo định mức STT Mã Tên ĐVT Số lương yêu cầu Sản phẩm giao sản xuất Vật tư chính cần sử dụng Vật tư phụ cần sử dụng Hà nội, ngày/../.. Người viết Người nhận kế hoạch Trưởng ban KH Giám đốc (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Cùng một số mầu khác như: mẫu Giấy kiểm tra chất lượng vật tư, Giấy kiểm tra kho. Những hoạt động trong kế toán quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng đã được các nhân viên nhập số liệu vào máy và tại xí nghiệp có phần mềm riêng để quản lý vật tư nên các báo cáo đầu ra luôn chính xác , nhanh gọn, và chi tiếtvào cuối mỗi quý. Đối với các chứng từ liên quan đến vật tư nêu trên đều được lưu vào tệp lưu chứng từ theo từng quý nhất định nghĩa là với hoá đơn, chứng từ nhập, xuất nào thì lưu ở quý đó. Phần IV : Phân tích và thiết kế hệ thống A_Phân tích hệ thống. 1. Phân tích chức năng nghiệp vụ. Sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn tổng quan về hệ thống. Quá trình phân tích chức năng được thực hiện thông qua việc nghiên cứu nghiệp vụ của hệ thống và tiếp xúc với người dùng, ta có thể phân tích chức năng theo phương pháp phân rã chức năng hay theo cách tiếp cận bằng biểu đồ luồng dữ liệu. Hãy nghiên cứu những sơ đồ sau ta sẽ thấy rõ được các nghiệp vụ của kế toán quản lý vật tư. 1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ_BFD( Business Function Diagram) Quản lý vật tư Chuẩn bị vật tư Nhập vật tư Xuất vật tư Tạo các báo cáo TB lên KH sản xuất Lên KH chuẩn bị vật tư Đề xuất cấp, mua vật tư Duyệt đơn đề xuất Đặt mua vật tư Nhập vật tư vào kho Thanh toán vật tư Kiểm tra vật tư trong kho Xuất vật tư tới PXSX Báo cáo theo định kì (Quý) Báo cáo tổng hợp cuối năm 1.2.Sơ đồ ngữ cảnh Ban giám đốc Phân xưởng sản xuất Nhà cung cấp Kế toán Quản lý vật tư Quản lý vật tư Hình. Sơ đồ ngữ cảnh _ Khi chúng ta triển khai thêm một mức thì ta thu được sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh. Bốn chức năng trong sơ đồ tương ứng với bốn khối chức năng nghiệp vụ trong sơ đồ phân rã chức năng: Chuẩn bị vật tư, nhập vật tư, xuất vật tư, Tạo báo cáo. Khi ta nghiên cứu sơ đồ dòng dữ liệu dưới đây ta có thể thấy rõ được quá trình luân chuyển vật tư cũng như chức năng, nhiệm vụ của từng khối chức năng trong quản lý vật tư tại Xí nghiệp Chiến Thắng. Báo cáo cuối kỳ HĐ Thanh toán Ban giám đốc Kho vật tư Phân xưởng SX Nhà cung cấp Chuẩn bị vật tư Xuất kho vật tư Tạo báo cáo Kế hoạch sản xuất Kế hoach vật tư Giấy yêu cầu kiểm tra VT Phiếu đã KT Giấy yêu cầu nhập vật tư Đơn đặt mua VT Giấy báo có VT Đơn xin cấp, mua vật tư Phiếu xuất VT Phiếu nhập VT Phiếu đã nhận đủ VT Nhập kho vật tư Hình. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh Ta tiếp tục phân rã tiếp, ta có sơ đồ mức dưới đỉnh của mỗi khối chức năng. Nhìn vào sơ đồ mức này ta thấy từng chi tiết của từng khối chức năng. Sơ đồ mức này gọi là sơ đồ mức dưới đỉnh Ban giám đốc Lên KH VT KT kho VT Lập Đ đề xuất Duyệt Đ đề xuất Kho vật tư Xuất kho VT Nhập kho VT Đơn đề xuất cấp VT Đơn đề xuất mua VT Đơn ĐX cấp đã duyệt Đơn ĐX mua đã duyệt Phiếu kiểm tra Kế hoạch sản xuất H. Sơ đồ mức dưới đỉnh ( Chức năng chuẩn bị vật tư) Chuẩn bị vật tư Kiểm tra VT Xuất vật tư Kho Vật tư Phân xưởng SX Phiếu xuất VT Kế toán P.Xuất VT P.Nhận VT Y.C K. Tra P.Đã K.Tra P.Đã K.Tra Đơn đã duyệt H.Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh ( Chức năng xuất vật tư) Nhà cung cấp Đặt mua VT Nhập VT Thanh toán VT Đơn đặt hàng Trả lời đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập Kế toán tiền mặt HĐ thanh toán Hoá đơn thanh toán H. Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh( Chức năng nhập vật tư) 2. Phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu được tiến hành riêng rẽ với phân cấp chức năng mặc dù chúng có liên quan với nhau vì các chức năng lấy đối tượng là dữ liệu để xử lý. Một hệ thống thông tin cần phát biểu rõ ràng các thông tin cần lưu trữ giúp cho việc tổng hợp và xử lý, các thông tin đó phản ánh cấu trúc của cơ quan, hoạt động kinh doanh của cơ quan. Mô hình thực thể - liên kết, là kỹ thuật chủ chốt trong gần như tất cả các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống, mục đích của việc phân tích dữ liệu là phát hiện các dữ liệu cần có( các thực thể), phát hiện cấu trúc nội bộ của dữ liệu( các thuộc tính) và mối quan hệ giữa các thực thể, yêu cầu đặt ra là các dữ liệu phải đầy đủ, tránh trùng lặp (cũng có lúc để tiện cho chương trình thì ta vẫn phải chấp nhận việc trùng lặp thông tin), các thực thể thường đưa về dạng chuẩn 3. Trước tiên ta đề cập đến một số khái niệm liên quan đến việc thể hiện mô hình thực thể liên kết: Thực thể: là một đối tượng (cụ thể hay trừu tượng), một phạm vi hoạt động, một nhiệm vụ, một sự kiện, một chủ điểm ... được quan tâm trong việc quản lý của cơ quan. Thuộc tính: là một giá trị (số, tên gọi,...) nào đó thể hiện một đặc điểm của thực thể hay của một liên kết. Liên kết: là một sự kết nối nào đó giữa hai hay nhiều thực thể nhằm phản ánh một thực tế khách quan. Khoá của thực thể: Để xác định duy nhất các hàng trong thực thể. Khoá có thể gồm một thuộc tính (khoá đơn ) hay nhiều thuộc tính (khoá kép). Trong quá trình phân tích ta căn cứ vào các nguồn thông tin mà hệ thống cần lưu giữ và xử lí để mô hình hoá nó thành các thực thể và các thuộc tính. Đây chính là bước mô hình hoá thông tin từ thế giới thực cho hệ thống. Trong quá trình tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán về quản lý vật tư của Xí nghiệp Chiến Thắng- Công ty May 19/5- Bộ công an ta thấy cần phải tổ chức các thực thể và tiến hành chuẩn hoá chúng về dạng chuẩn 3 ta được các thực thể sau: 1. Thực thể nhập kho vật tư _ Lưu các thông tin của các vật tư nhập bao gồm các thuộc tính: Ma_VT: mã vật tư Ten_ VT: Tên vật tư Ngày: ngày nhập vật tư về kho So_HD: Số hoá đơn DVT: Đơn vị tính So_luong_nhập: Số lượng nhập vật tư Đon_giá: Đơn giá một sản phẩm vật tư Thanh_tien: Thành tiền 2. Thực thể xuất vật tư Ma_VT: mã vật tư Ten_ VT: Tên vật tư Ngày: ngày xuất vật tư xuống phân xưởng sản xuất So_HD: Số hoá đơn DVT: Đơn vị tính So_luong_nhập: Số lượng xuất Đon_giá: Đơn giá một sản phẩm vật tư + Thanh_tien: Thành tiền 3. Thực thể danh mục vật tư gồm các thuộc tính sau: Ma_VT: mã vật tư Ten_VT: tên vật tư DVT: đơn vị tính 4. Thực thể Danh mục vật tư tồn gồm các thuộc tính sau: Ma_VT So_luong: số lượng tồn cuối kỳ trước So_tiền: Số tiền còn đọng ở số VT đó Thực thể báo cáo tổng hợp dùng để lưu các thông tin về vật tư nhập, xuất sau mỗi kỳ. Bao gồm các thực thể STT: số thứ tự Ma_VT Ten_VT DVT: đơn vị tính Ton_dau_ky: Vật tư tồn từ kỳ trước chuyển sang So_luong_nhap: Số lượng nhập trong kỳ So_luong_xuất: Số lượng xuất trong kỳ Ton_cuoi_ky: Tồn cuối kỳ Thực thể phương thức thanh toán; +Ma_PTTT: Mã phương thức thanh toán + Tên phương thức thanh toán. Bảng giao dịch. + Ma_GD: Mã giao dich + Ngay_giao_dich: Ngày giao dịch +Ma_VT: Mã vật tư +So_HD: số hoá đơn + Dien_giai: Diển giải cho hình thức giao dịch Thực thể nhân viên: dùng để lưu các thông tin về nhân viên( cụ thể là những người trực tiếp nhận, giao vật tư). + Ma_NV: Mã nhân viên. + Tên_ NV: Tên nhân viên. + Ho_Dem: Họ đệm của nhân viên. + Ten_Tg: Tên thường gọi( Tên giao nhận). +Đia_chi: Địa chỉ của nhân viên. + So_DT: Số điện thoại. Thực thể nhà cung cấp vật tư: dùng để lưu những thông tin của nhà cung cấp. + Ma_NCC: Mã nhà cung cấp. + Ten_NCC: Tên nhà cung cấp. +Ten_ giao_dich: Tên giao dịch. + Dia_chi: Địa chỉ nhà cung cấp. + So_DT: Số điện thoại. + Fax: Thực thể hoá đơn: + So_HD: Số hoá đơn. + Dien_giai: Diễn giải. + Ma_NCC: Mã Nhà cung cấp vật tư. + Ma_NV: mã nhân viên. + Ngay_HD: Ngày lập hoá đơn. + Ngay_TT: Ngày thanh toán. + Ma_ PTTT: Mã p