Đề tài Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex

t sinh khi đơn vị quyết toán công trình hoàn thành, có biên bản thanh lí hợp đồng với bên A hoặc báo cáo quyết toán khối lượng công việc hoàn thành. Do đó kiểm soát đối với khoản phải thu phải được thực hiện trong quá trình quyết toán với khách hàng. Đối với các đơn vị này thì các biện pháp, thủ tục kiểm soát đối với các khoản phải thu bao gồm: Một là: Thực thi các nguyên tắc quản lí Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Cách li trách nhiệm giữa người thu tiền, người ghi sổ thu tiền và người ghi sổ chi tiết các khoản phải thu tránh rủi ro là chuyển các khoản phải thu từ khách hàng này sang khách hàng khác. Cách li trách nhiệm giữa người ghi sổ khoản phải thu và người phê chuẩn nghiệp vụ chiết khấu. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Các khoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn. Hai là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên. Những khách hàng ít giao dịch thì có thể theo dõi chung trong 1 quyển sổ. Cuối kì đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Ba là: Gửi thư hoặc thông báo bằng các cách khác nhau về khoản nợ của khách hàng khi sắp đến hạn trả nợ. Bốn là: Đối chiếu công nợ cuối kì với Công ty khách hàng. Năm là: Cuối mỗi kì lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan trọng như số tiền nợ, thời gian nợ, khả năng thanh toán, số nợ quá hạn, căn cứ vào đó có kế hoạch đòi nợ và lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi. Kiểm soát đối với khoản phải thu phải gắn liền với kiểm soát nghiệp vụ thu tiền. Biểu 4: Mục tiêu, các quá trình KSNB đối với các khoản phải thu. Mục tiêu KSNB. Các quá trình KSNB chủ yếu. Các khoản phải thu là thức sự hiện hữu.(Hiệu lực) -Đối chiếu công nợ thường xuyên. Các khoản chiết khấu được phê chuẩn đúng đắn. (Phê chuẩn) -Tồn tại một chính sách tín dụng. -Có sự phê chuẩn đúng đắn theo chính sách. Các khoản phải thu được phân loại đúng đắn.(Phân loại) -Sơ đồ tài khoản hướng dẫn việc phân loại. -Kiểm tra nội bộ việc phân loại. Các khoản phải thu được ghi sổ theo đúng số hàng hoá hay dịch vụ được cung cấp, theo đúng số phải thu đã thanh toán (Định giá) -Kiểm tra nội bộ đối với quá trình tính toán. Mọi khoản phải thu đều được ghi sổ. (Đầy đủ) -Đối chiếu công nợ. -Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ. Các khoản phải thu được ghi sổ đúng kì. (Thời kì) -Kiểm tra nội bộ. Các khoản phải thu được cộng sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.(Chuyển sổ và tổng hợp) -Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ. -Kiểm tra nội bộ. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở TỔNG TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM - PETROLIMEX 2.1. ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM -PETROLIMEX 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex là tổ chức kinh doanh thương mại xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu tại khâu hạ nguồn lớn nhất ở Việt Nam. Là một Tổng công ty mạnh của quốc gia với lực lượng lao động trên 18 ngàn người của trên 100 công ty, chi nhánh, xí nghiệp cùng 9 công ty cổ phần, hai công ty liên doanh trong toàn quốc, với hơn 1500 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Tổng công ty có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu. Hàng năm, Tổng công ty đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình đầu tư phát triển, mở rộng và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật tạo ra năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh, đầu tư vào các công trình trọng điểm để tạo hiệu quả kinh doanh như mua thêm tàu chở dầu, tàu GAS, xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới và mở rộng cải tạo hệ thống kho xăng dầu, nâng câp tuyến ống...Trong quá trình hình thành và phát triển của mình Tổng công ty luôn giữ vững vai trò công ty đầu ngành trong lĩnh vực xăng dầu đáp ứng các yêu cầu về kinh tế, chính trị xã hội của đất nước. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty được bắt đầu từ ngày 12/06/1956, khi mà Tổng công ty xăng dầu mỡ được thành lập theo quyết định số 09/BTN của bộ công nghiệp đánh dấu sự ra đời của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, một ngành kinh tế quan trọng của đất nước. Trong hơn 45 năm xây dựng và phát triển Tổng công ty đã trải qua ba giai đoạn. Giai đoạn 1956-1975: Nhiệm vụ chủ yếu trong giai đoạn này là phục vụ cho sự nghiệp khôi phục và phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân ở miền Bắc. Đồng thời cung cấp đầy đủ xăng dầu cho cuộc chiến tranh giải phóng miền Nam thống nhất tổ quốc. Giai đoạn 1976-1986: Sau khi đất nước thống nhất, Tổng công ty bắt đầu giai đoàn khôi phục các cơ sở xăng dầu ở miền Bắc, tiếp quản các cơ sở xăng dầu và tôt chức mạng lưới cung ứng xăng dầu ở các cơ sở phía nam để cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ nhu cầu xăng dầu cho sản xuất, quốc phòng và phục vụ đời sồng nhân dân đáp ứng yêu cần hàn gắn vết thương chiến tranh và xây dựng đất nước theo con đường XHCN. Trong giai đoạn này Phạm vi và quy mô hoạt động của Tổng công ty đã được mở rộng ra toàn quốc, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã trở thành môt Tổng công ty có tính độc quyền nhà nước, kinh doanh trong sự bao cấp của Nhà nước, theo cơ chế tem phiếu do Nhà nước phân phối cho các đối tượng tiêu dùng theo chỉ tiêu, hạn mức. Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là tiếp nhận xăng dầu nhập khẩu từ Liên Xô cũ theo hiệp định thương mại giữa hai Chính phủ, lưu giữ với trách nhiệm của “người thủ kho” quốc gia tiếp nhận và điều chuyển, cung ứng xăng dầu theo mệnh lệnh của Nhà Nước. Có thể nói, cơ chế bảo đảm nguồn, cơ chế phân phối và định giá được thực hiện tập trung qua nhiều nấc từ đầu vào đến đầu ra trong suốt quá trình lưu thông hàng hoá. Theo cơ chế đó, hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty được đo tính bằng các chỉ tiêu kế hoạch (luôn được điề chỉnh theo tình hình cụ thể). Giai đoạn 1986 đến nay: Là giai đoạn mà Tổng công ty thực hiền đổi mới và phát triển theo chủ trương của Đảng và Nhà nước, chuyển hoạt động kinh doanh sang cơ chế thị trường. Một sự kiện quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của Tổng công ty đó là sự kiện Liên Xô sụp đổ vào năm 1991, nguồn hàng nhận theo hiệp định không còn nữa, cân đối cung cầu của Nhà Nước bị phá vỡ, cơ chế kinh doanh không còn hiệu lực, thị trường xăng dầu có những dấu hiệu rối ren, thoát dần khỏi sự kiểm soát của Nhà nước... Ngày 17/4/1995, Thủ tướng Chính phủ đã có quyết định số 224/TTg về việc thành lập Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam bước sang một giai đoạn mới với thử thách mới khó khăn và phức tạp. Với nhận thức tình thế mới của thị trường xăng dầu vừa là thách thức vừa là cơ hội để tự mình từng bước vươn lên thoát khỏi cơ chế bao cấp, giảm gánh nặng cho Nhà Nước, Tổng công ty đã tích cực tổ chức lại hoạt động kinh doanh và xây dựng cơ chế quản lý đổi mới để thich nghi với điều kiện của nền Kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Theo đó, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã vượt qua được thời kỳ khó khăn ban đầu, từng bước mở rộng và phát triển Tổng công ty cả về chiều rộng và chiều sâu, vẫn giữ được vị trí chủ đạo (chiếm khoảng 60% thị trường xăng dầu cả nước), góp phần tích cực vào việc ổn định thị trường xăng dầu theo sự chỉ đạo của Nhà Nước.Tổng công ty đã thực sự trở thành một Tổng công ty lớn, trọng yếu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, có tín nhiệm ngày càng cao trên thị trường trong nước và quốc tế. Với việc hợp nhất công ty dầu lửa năm 1995, 28 công ty vật tư tổng hợp, một công ty thiết kế và hai công ty xây lắp nguyên trực thuộc Bộ tình nguyện trở thành đơn vị thành viên của Tổng công ty, hệ thống kinh doanh của Tổng công ty đã mở rộng trên 61 tỉnh thành trong cả nước với tổng khối bán buôn và bán lẻ tăng từ 2,3 triệu tấn năm 1991 lên 4,5 triệu tấn xăng dầu các loại năm 1998. Mạng lưới cửa hàng xăng dầu của Tổng công ty được bố trí trên phạm vi toàn quốc, miền núi, đồng bằng, trung đầu tư, ven biển... đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu xăng dầu cho nền kinh tế, an ninh quốc phòng và của nhân dân. Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty nhà nước hạng đặc biệt, giữ vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bước mở rộng hoạt động kinh doanh sang các nước trong khu vực và đa dạng hoá các hoạt động kinh doanh có hiệu quả một cách chọn lọc. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có chức năng kinh doanh mua bán các sản phẩm xăng dầu cung ứng cho thị trường trong nước và tiến hành cung ứng một số hoạt động dịch vụ khác trong phạm vi khu vực. Với tư cách pháp nhân được Nhà nước giao tài sản, tiền vốn, đất đai, Tổng công ty có trách nhiệm quy hoạch, quản lý, khai thác và sử dụng các tài sản đất đai phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tổ chức sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty nhằm đạt được mục tiêu chiến lược phát triển của Tổng công ty đặt ra, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và trình bộ thương mại phê duyệt và tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc. Quyết định phân công thị trường kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, phân công sản xuất kinh doanh, chuyên môn hoá đối với các đơn vị trực thuộc. Tổng công ty mà người đại diện là Tổng giám đốc căn cứ vào yêu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty và nhu cầu trên từng thị trường khu vực để giao vốn và xác định mức sử dụng vốn cho từng đơn vị trực thuộc tương xứng trong từng kỳ kế hoạch. Được giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, hợp đồng nghiên cứu khoa học công nghệ, các hợp đồng liên doanh, hợp tác, liên kết thuộc phạm vi kinh doanh của Tổng công ty với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo chính sách pháp luật của Nhà Nước. Được tham gia trực tiếp với Bộ thương mại và các cơ quan chức năng của Chính Phủ trong quá trình xác định kế hoạch nhập khẩu và lưu thông xăng dầu. Được tham gia ý kiến với Nhà nước về cơ chế quản lý thị trường và giá bán xăng dầu. Được chủ động định giá bán phần xăng dầu do Tổng công ty kinh doanh theo mức giá thị trường chấp nhận và trong khuôn khổ quy chế giá do Nhà nước quy định. Được tham gia hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá, tham gia các hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong và ngoài nước. Đặt văn phòng đại diện của nước ngoài, được cử cán bộ ra nước ngoài hoặc đón khách nước ngoài vào Việt Nam để giao dịch, đàm phán, ký kết những vấn đề thuộc phạm vi kinh doanh theo chế độ hiện hành của Nhà nước. 2.1.3. Chiến lược phát triển của Tổng công ty Định hướng chiến lược phát triển của Tổng công ty là trở thành tập đoàn kinh doanh mạnh của nhà nứoc ở khâu hạ nguồn, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạng hóa có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sở hữu, đẩy mạnh chương trình hiện đại hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế và khu vực thế giới. Theo định hướng trên, Tổng công ty tập trung mọi nỗ lực cho đầu tư phát triển, nâng cao chất lượng toàn diện của doanh ngiệp với những nhiệm vụ trọng tâm sau: Tiếp tục phát triển và củng cố thị phần của Petrolimex trong cả nước, đẩy mạnh tái sản xuất, tiến tới tổ chức kinh doanh xăng dầu trên thị trường các nước trong khu vực, đổi mới và hoàn thiện phương thức kinh doanh thích nghi với diều kiện hợp tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và quốc tế, vừa nâng cao hiệu quả kinh tế, vừa đảm bảo hiệu quả chính trị xã hội. Tiếp tục đầu tư theo quy hoạch cơ sở phát triển cơ sở kỹ thuật hạ tầng của Nhà nước để hiện đậi hóa và xây dựng mới các công trình quan trọng như: cầu cảng, kho bể đường ống, mạng lưới cửa hàng bán lẻ xăng dầu.... Ưu tiên phát triển nguồn nhân lực theo chưong trình đào tạo 2001-2005, từng bước hình thành đội ngũ chuyên gia đầu ngành, đội ngũ cán bộ quản trị kinh doanh năng động, hiệu quả, đội ngũ công nhân lao động được đào tạo phù hợp với yêu cầu hiện đại. Động lực chủ yếu của chiến lược phát triển là sự phát huy yếu tố con người vào vị trí trung tâm, coi doanh ngiệp là phương tiện để con người phát huy tài năng sáng tạo, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ làm việc có hiệu quả, phát huy truyền thống tốt đẹp của con người Việt Nam nói chung và truyền thống của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam nói riêng, khẳng định được văn hóa trong Tổng công ty, được bạn hàng tin cậy trên thị trường trong nước và quốc tế. 2.1.4 Đặc điểm của Tổng công ty với vấn đề việc xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô toàn quốc, được chính phủ xếp hạng đặc biệt, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã có rất nhiều sự đầu tư cho việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo được việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục kiểm soát được đặt ra đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính tin cậy. 2.2. TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM 2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý a. Mô hình tổ chức của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức Công ty xăng dầu Việt Nam HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Ban tổng giám đốc điều hành Văn phòng đại diện tại TP.HCM Các Công ty Xăng dầu Công ty Hóa dầu Ttung tâm tin học và tự động hóa Công ty tư vấn công trình dầu khí Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp Các Công ty cổ phần xây lắp Công ty cổ phần GAS Công ty cổ phần Vận tải Các Công ty khác Chi nhánh Xí nghiệp Phân xưởng dội xe Cửa hàng Tổng kho và kho Tổng công ty có hội đồng quản trị gồm 5 thành viên. Giúp việc cho Hội đồng quản trị có Ban kiểm soát và Ban tổng hợp. Ban Tổng giám đốc gồm Tổng giám đốc và 3 Phó Tổng giám đốc. Tổng công ty có ban cán sự Đảng và Công đoàn ngành. Giúp việc cho Ban cán sự Đảng, Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc có các phòng nghiệp vụ của Tổng công ty. Tổng công ty có 51 đơn vị thành viên (50 đơn vị hạch toán kinh tế độc lập và một đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc). Trực thuộc các đơn vị thành viên có 50 chi nhánh, xí nghiệp, tổng kho hoạt động trên phạm vi toàn quốc. Tổng công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng trong đó có 41 công ty chuyên kinh doanh xăng dầu. Hai công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm hoá dầu. Hai công ty chuyên kinh doanh vận tải. Hai công ty xây lắp và một công ty thiêt kế. Một công ty xuất khẩu tổng hợp. Một công ty kinh doanh thiết bị xăng dầu. Một trung tâm tin học và tự động hoá Tổng công ty có công ty liên doanh với BP sản xuất và kinh doanh dầu mỡ nhờn, GAS và một liên doanh với các hãng của Nhật sản xuất chất tảy rửa. Tổng công ty có 08 Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực vận tải xăng dầu đường bộ, đường thuỷ và cơ khí xăng dầu. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty Xăng dầu Việt NamPhòngTổ chức Phó TGĐ Kinh Doanh Phó TGĐ Kỹ thuật Phòng Tài chính kế toán Ban Bảo vệ Ban XDCB P. kỹ thuật Phòng Hành chính P. Kế hoạch VT Phó TGĐ Tài chính HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Tổng giám đốc điều hành Các công ty trực thuộc Tổng công ty b. Liên hệ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ là như sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soát nội bộ của tổng công ty đã thiết lập chế độ quản lí chặt chẽ đối với hệ thống sổ sách, chứng từ , mỗi hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền. Giá trị thực tế của tài sản luôn được kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ và mức độ đã đăng kí ... Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công được thiết kế nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, công việc của hệ thống Kiểm soát nội bộ được tiến hành nhằm: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của Tổng công ty. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của Tổng công ty. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Để đảm bảo được các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn được giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng. Các thông tin tài chính, kế toán cũng như các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trước khi trình lên Hội đồng quản trị và công bố chính thức đều được rà soát kĩ lưỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lí và khách quan... Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Tổng công ty. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong các Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty. Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm trách chức năng tư vấn về quản lí, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lí, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ a. Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ a.1. Đặc điểm Môi trường kiểm soát tại Tổng công ty Môi trường kiểm soát bao gồm toàn toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Thực chất của việc một tổ chức, một Tổng công ty có được kiểm soát hay không phụ thuộc vào thái độ của ban quản trị đó. Vì vậy ban quản trị Tổng công ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổng công ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyên tắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt. Dưới đây là một số nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát tại nội bộ Tổng công ty: Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong Tổng công ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty. Chính sách nhân sự Với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục và thường xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Bồi dưỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà Petrolimex đang theo đuổi trong nỗ lực đưa Tổng công ty tiến bước vững chắc vào thế kỷ 21 đầy thách thức. Công tác kế hoạch Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công vụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thường quan tâm và xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập để phát hiện những vấn đề bất thường nhằm xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính của Tổng công ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích. Ủy ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của một Tổng công ty còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành của các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này bao gồm: Nhà nước, chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước, ... a.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Mục đích của hệ thống kế toán trong Tổng công ty là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Tổng công ty đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. b. Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty Các hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam chủ yếu được thực hiện bởi ban kiểm soát. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của công ty giống như một bộ phận kiểm tra độc lập. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo được lập trước khi trình lên Hội đồng quản trị đều phải được thẩm tra về tính trung thực hợp lý và hợp pháp, các chính sách, chiến lược đề duyệt đều phải được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi...tất cả những công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm soát. Nói cách khác, Ban kiểm soát của Tổng công ty giữ vai trò xem xét tính hiệu quả trong hoạt động của các bộ phận chức năng và tính hiệu năng của bộ phận quản lý. Bên cạnh những công việc trên, Ban kiểm soát còn thực hiện vai trò tư vấn cho các quyết định của Hội đồng quản trị trên các mặt: tổ chức quản lý, đầu tư tài chính,... Như đã đề cập đến ở trên, môi trường kiểm soát của công ty bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài, vì vậy các hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty không chỉ phụ thuộc vào vai trò và chức năng của Ban kiểm soát mà chính bản thân mỗi bộ phận chức năng của công ty cũng tiến hành các hoạt động kiểm soát dưới hình thức kiểm tra chéo. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi bộ phận chức năng đều có sự liên hệ với các bộ phận khác trong cùng hệ thống nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả. 2.2.3. Đánh giá tổng quát về tình hình kiểm soát nội bộ tại TCT. a. Các biện pháp, thủ tục kiểm soát . Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát tổng quát. Công ty không thực hiện các biện pháp kiểm soát quản lí và kiểm soát xử lí do không có bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện. Tuy nhiên, biện pháp kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản được thực hiện rất tốt thể hiện ở hệ thống quĩ của Tổng Công ty được bảo vệ nghiêm ngặt suốt ngày đêm. Tổng Công ty không xây dựng sơ đồ tài khoản cũng như cẩm nang thủ tục để hướng dẫn cụ thể công tác kế toán nhằm đảm bảo hợp lí là công tác kế toán được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, và việc phân loại là đúng đắn. Về các thủ tục kiểm soát : Tổng Công ty thực hiện tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mỗi bộ phận được qui định chức năng, nhiêm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại được người phụ trách phân công nhiệm vụ thích hợp. Tổng Công ty thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm: -Người ghi chép sổ sách và người quản lí tài sản: cụ thể thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ, thủ kho không kiêm kế toán hàng tồn kho. -Cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lí. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát nội bộ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty. Cũng giống như các công ty khác, hoạt động kiểm soát nội bộ của Tổng công ty xăng dầu Việt Na