Đồ án Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị

g á Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 7 1.2. Chức năng của từng bộ phận: - Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và Tiểu đoàn phó Quân sự. (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị viên, Đồn phó Quân sự). Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết định, quán triệt cuối cùng cho mọi hoạt động của đơn vị. Chính trị viên (tên gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng. Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị. - Bộ phận trợ lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị. - Bộ phận Văn thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến, Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi. - Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho chỉ huy. Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn lên cấp trên. Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn). - Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa bàn khu vực, canh gác đơn vị… (thường là không làm việc với Công văn). - Bộ phận Hậu cần – Tài chính (HC – TC): Có chức năng quản lý tài chính, Phục vụ hậu cần cho toàn đơn vị. (Thường là không làm việc với Công văn). - Bộ phận Công tác: Bao gồm các Đại đội, Trung Đội và các Tiểu đội trực thuộc. Có các Đại đội trưởng, Chính trị viên Đại đội, Đại đội phó… Có Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 8 chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán bộ. Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công văn). 1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: - Khi một Công văn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy ra nên ta có thể bỏ qua). Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất cả các công văn đến. Sau khi ghi chú vào sổ Công văn đến xong, bộ phận Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị giải quyết. Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính trị viên giải quyết. Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán triệt, triển khai đến đơn vị. Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài (chẳng hạn như: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho bộ phận lưu trữ công văn). Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyết. Còn nếu chỉ huy giải quyết xong thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn (thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ). Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng. Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau: Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 9 Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn [Chưa xử lý] [Hợp lệ] [CV gởi sai địa chỉ] [Đã xử lý] Ra Công Văn Nhận Công Văn Đến Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV Quy trình lưu trữ CV Tình trạng Tủ Công văn đến Lưu trữ Gởi qua đường Bưu điên Kiểm tra CV Đến Nhận CV trả về Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 10 - Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn. Xong thì trình cho chỉ huy xem lại và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công văn, còn một bản thì được gởi đi. Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau: Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong, kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính thức rồi trình chỉ huy kí. Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép. Sơ đồ chỉ ghi tóm gọn là soạn thảo và trình kí. Bộ phận trợ lý Phòng chỉ huy Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Cơ quan ngoài Gởi CV Đi [Trình chỉ huy xem] [Chưa đạt] [OK] Có nhu cầu ra Công văn Sao chép Công văn Ghi nhận vào sổ Công văn Đi Quy trình lưu trữ CV Tiếp nhận công văn được gởi đến Tủ lưu Công văn Đi Lưu trữ Phát thảo ra CV Kiểm tra bản thảo Soạn thảo và trình ký - Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển xuống cho bộ phận lưu trữ. Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ. Tại đây các công văn được ghi chú vào sổ lưu trữ công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ vào các tủ hồ sơ công văn. Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại rõ ràng, chẳng hạn: Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 11 Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ vào tủ công văn đến. Công văn đi thì cũng vậy. Phân loại như: + Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ Chính phủ. + Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, bắt buộc phải thực hiện), + Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng). + Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở văn hóa thông tin vv…thì được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất thông tin, thông báo). + Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân loại theo từng mục nhỏ như: • Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch. • Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết • CV là Thông báo thì lưu ở mục Thông báo • CV là Chỉ thị thì lưu ở mục Chỉ Thị • CV là Qui định thì lưu ở mục qui định. • … Quy trình được mô tả sơ đồ sau: Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 12 Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư Chuyển lưu trữChuyển lưu trữ [CV Đi][CV Đến] Công văn đã xử lý xong Công văn Đi đã sao chépNhận Công văn Phân loại Đến - Đi Phân loại theo loại CV ĐiPhân loại theo Cơ quan đến Phân loại theo loại CV Tủ CV Đến Tủ CV Đi - Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến công việc xử lý thì cần tìm công văn đó. Với yêu cầu thực tế thì chỉ huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào đó gởi hoặc loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn đó. Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho chỉ huy đơn vị xử lý. 1.4. Các biểu mẫu có liên quan: - Công Văn Đến: CÔNG VĂN ĐẾN Sơ đồ: Quy trình lưu trữ Công văn Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 13 Ngày vào sổ: ............................................................................... Số CV: .............................................................................................. Cơ quan gởi:................................................................................. Ngày CV Đến: .............................................................................. Tên CV: ........................................................................................... Trích yếu: ....................................................................................... Ghi chú: .......................................................................................... SỔ CÔNG VĂN ĐẾN ........................ (tên sổ CV) Từ ngày....................Đến ngày................... Ngày vào sổ Số CV Tên CV Ngày CV Loại CV Cơ quan gởi Trích yếu Ghi chú Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để ghi vào tất cả công văn đến. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 14 THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG Tháng: 4/2010 STT MÃ CV TÊNCV NGÀY ĐẾN CƠ QUAN GHI CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG BÁO V/V… 10/3/2010 CHÍNH PHỦ … TỔNG SỐ: … THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN Tên Cơ Quan: Chính Phủ STT MÃ CV TÊNCV LOẠI CV NGÀY CV ĐẾN NGÀY RA CV GHI CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG BÁO Vg V/V… TB 10/3/2010 07/3/2010 … TỔNG SỐ: … Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 15 THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch STT MÃ CV TÊNCV TÊN CQ NGÀY CV ĐẾN NGÀY RA CV GHI CHÚ 01 15 – TB/CP THÔNG BÁO V/V… CHÍNH PHỦ 10/3/2010 07/3/2010 … TỔNG SỐ: … - Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến. - Công văn Lưu trữ: THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ ST T MÃ CV TÊNCV LOẠI CV CƠ QUAN NGÀY CV ĐẾN NGÀY RA CV NGÀY LƯU TRỮ GHI CHÚ 01 15 – TB/ CP THÔNG BÁO V/V… TB Chính Phủ 10/3/201 0 07/3/ 2010 20/3/ 2010 … TỔNG SỐ: … - Các Công văn Đi được lưu trữ cũng có các biểu mẫu tương tự như của Công văn đến. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 16 1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): - Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến. - Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi. - Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày CV Đến. - Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan. - Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó. - Một công văn phải có một và chỉ một loại Công văn, không được rỗng. - Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận. - Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận. 1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: - Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong tháng, Thống kê Công văn đến trong quý, Thống kê Công văn đến theo Loại Công văn, theo Cơ quan gởi đến. - Tra cứu: Khi cần thiết thì Chỉ huy đơn vị yêu cầu tra cứu thông tin về một Công văn nào đó như: Công văn có nội dung là … của Cơ quan …. thì có số bao nhiêu, rồi được ra ngày nào. Hoặc ngược lại là Công văn số … của Cơ quan … thì có nội dung chi tiết là gì... - Và thỉnh thoảng chỉ huy đơn vị vẫn yêu cầu tìm lại một số Công văn đã lưu trữ để xử lý các nội dung liên quan đến Công văn đó. 1.7. Các thông tin cần lưu trữ: Vì đề tài quan tâm đến việc quản lý Công văn nên các thông tin lưu trữ chủ yếu là các thông tin của Công văn như: Mã Công văn, Tên Công văn, Ngày ra Công văn, Ngày lưu Công văn, Cơ quan ra Công văn, Nội dung vắn tắt của Công văn … Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 17 Ngoài ra các thông tin khác như: Tên cơ quan, tên bộ phận, nhân viên thì chỉ lưu vào cơ sở dữ liệu để xử lý chứ không lưu vào các tủ hồ sơ Công văn. 2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: Bảng phân công công việc: STT Ngày Công việc Người thực hiện Ký tên 1 25/3/2010 Khảo sát My 2 10/4/2010 Phân tích My & Tâm & 3 15/4/2010 Thiết kế dữ liệu My & Tâm & 4 19/4/2010 Thiết kế giao diện My & Tâm 5 20/4/2010 Thiết kế xử lý Tâm 6 25/5/2010 Cài đặt My & Tâm & 7 26/5/2010 Viết báo cáo My 8 12/6/2010 Report Văn 9 14/6/2010 Đóng gói My & Tâm & 10 28/5/2010 Kiểm tra chương My & Tâm & Mức độ hoàn thành. STT Chức năng Mức độ hoàn Ghi chú 1 Phân quyền 80% Còn hướng phát 2 Đăng nhập 90% Hướng phát triển 3 Tìm kiếm 90% Chưa tối ưu 4 Thống kê 80% Còn thủ công 5 Cập nhật 98% Nhiều chức năng 6 Trợ giúp 99% Đầy đủ III. Phân tích 1. Phát hiện thực thể: ¾ Công văn đến (Mã Công văn đến , Tên Công văn, Ngày ra Công văn, Ngày Công văn đến, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ). ¾ Công văn đi (Mã Công văn đi , Tên Công văn đi, Ngày ra Công văn, Ngày Công văn đi, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ). ¾ Nhân viên (Mã Nhân viên , Mật Khẩu, Tên Nhân viên, Chức vụ, Cấp bậc) Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 18 ¾ Bộ phận (Mã bộ phận , Tên Bộ phận) ¾ Cơ quan (Mã Cơ quan , Tên Cơ quan, Địa chỉ , Điện thoại) ¾ Loại Công văn (Mã Loại Công văn, Tên loại Công văn) ¾ Ghi chú của Công văn Đến (Mức độ của Công văn Đến, Số trang của Công văn Đến, tài liệu đính kèm của Công văn Đến, Những ghi chú Khác của Công văn đến) ¾ Ghi chú của Công văn Đi (Mức độ của Công văn Đi, Số trang của Công văn Đi, tài liệu đính kèm của Công văn Đi, Những ghi chú Khác của Công văn Đi). 2. Mô hình ERD (CDM): Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 19 Trực thuộc Xử lý CV ĐiXử lý CV Đến Ghi chú của Đi CV Đi có - củaCV Đến có - của Ghi chú của Đến Cơ Quan - Gởi đến Gởi đi - Cơ Quan Cơ Quan Mã Cơ Quan Tên Cơ Quan Địa Chỉ Điện Thoại Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (150) Variable characters (15) ID Cơ Quan Ghi Chú Đến Mức độ của Đến Số trang của Đến Tài l iệu đính kèm của Đến Khác của Đến Boolean Number Text Text Loại Công Văn Mã loại CV Tên Loại CV Variable characters (5) Variable characters (20) ID Loại CV Ghi Chú Đi Mức độ của Đi Số trang của Đi Tài l iệu đính kèm của Đi Khác của Đi Boolean Number Text Text Bộ Phận Mã BP Tên BP Variable characters (20) Variable characters (50) ID BP Công Văn Đi Mã CV Đi Tên CV Đi Ngày ra CV Đi Nội dung vắn tắt Đi Ngày CV Đi Ngày lưu CV Đi Tình trạng lưu trữ CV Đi Tình trạng xử lý CV Đi Variable characters (20) Variable characters (100) Date Variable characters (250) Date Date Boolean Boolean ID CV Đi Công Văn Đến Mã CV Đến Tên CV Đến Ngày ra CV Đến Nội dung vắn tắt Đến Ngày CV Đến Ngày lưu CV Đến Tình trạng lưu trữ Đến Tình trạng xử lý Đến Variable characters (20) Variable characters (100) Date Variable characters (250) Date Date Boolean Boolean ID CV Đến Nhân Viên Mã NV Tên NV Mật Khẩu Cấp Bậc Chức Vụ Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (30) Identifier_1 3. Mô tả thực thể: Tên Thực thể Code Mô tả Bộ Phận BO_PHAN Các Bộ phận hoặc Phòng ban thuộc đơn vị Công Văn Đi CONG_VAN_ĐI Các Công văn mà đơn vị gởi đi ra ngoài. Công Văn Đến CONG_VAN_ĐEN Các công văn đến mà đơn vị nhận được. Cơ Quan CO_QUAN Các Cơ quan bên ngoài có thể gởi Công văn Đến hoặc nơi mà đơn vị gởi Công văn Đi Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 20 Ghi Chú Đi GHI_CHU_ĐI Thông tin ghi chú của mỗi Công văn đi (có thể có hoặc có thể không tùy từng công văn) Ghi Chú Đến GHI_CHU_ĐEN Thông tin ghi chú của mỗi Công văn Đến (có thể có hoặc có thể không tùy từng công văn) Loại Công Văn LOAI_CONG_VAN Loại của các Công văn. Mỗi Công văn bắt buộc phải có và chỉ có 1 loại. Nhân Viên NHAN_VIEN Các nhân viên trực thuộc các Bộ phận 4. Mô hình DFD: Quy trình xử lý và lưu trữ Công văn của đơn vị: Sơ đồ cấp 0: Sơ đồ chung cho cả chương trình Các Sơ đồ cấp 1: Process Tiếp nhận Công văn đến Công văn đến Công văn đi Công văn đến cần xử lý Công văn đi cần chuyển Cơ Quan Ngoài 1 Tiếp nhận Công văn đến 2 Giải quyết Công văn 3 Chuyển Công văn đi Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 21 Công văn đến được cập nhật Công văn đến Công văn đến Công văn đến cần xử lý Cơ Quan Ngoài 2 Giải quyết Công văn 1.1 Nhận Công văn đến 1.2 Ghi nhận vào sổ CV đến 1 Công văn đến Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 22 Process Giải quyết Công văn Công văn đến được cập nhật Công văn đi Công văn đến cần xử lý Công văn đến Công văn đến đã xử lý Công văn lưu trữ Công văn đến đã lưu trữ Công văn đi đã sao chép Công văn đi cần chuyển Công văn đến xử lý Công văn đến có liên quan 1 Tiếp nhận Công văn đến 3 Chuyển Công văn đi 1 Công văn đến 2 Công văn đi 2.1 Xử lý Công văn đến 3 Công văn đang xử lý 2.2 Lưu trữ Công văn 4 Công văn 2.3 Ra công văn Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 23 Process Chuyển Công văn đi Công văn đi cần chuyển Công văn đi Công văn đi Công văn đi 2 Giải quyết Công văn Cơ Quan Ngoài 3.1 Ghi nhận vào sổ CV đi 3.2 Đóng phong bì và gởi đi 2 Công văn đi Các Sơ đồ cấp 2: Process Lưu trữ Công văn (Giải quyết Công văn) Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 24 Công văn đến đã xử lýCông văn đi đã sao chép Công văn đã lưu trữ Công văn cần lưu trữ CV cần lưu trữ CV cần lưu trữ 2.1 Xử lý Công văn đến (Giải quyết Công văn) 2.3 Ra công văn (Giải quyết Công văn) 4 Công văn 2.2.1 Nhận CV đến đã xử 2.2.2 Phân loại Công văn 2.2.3 Ghi chú vào sổ lưu trữ CV Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 25 Process Ra Công văn (Giải quyết Công văn) Công văn đến có liên quan Công văn đi đã sao chép Công văn đi đã ký duyệt Công văn đi được phát thảo Công văn cần chuyển đi 2.1 Xử lý Công văn đến (Giải quyết Công văn) 2.2 Lưu trữ Công văn (Giải quyết Công văn) 2 Công văn đi 2.3.1 Phát thảo ra Công văn 2.3.2 Soạn thảo và trình ký 2.3.3 Sao in Công văn 5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: 5.1. Tác nhân: - Cơ quan ngoài: Là cơ quan gởi công văn đến đơn vị hoặc những cơ quan mà đơn vị gởi công văn đi. 5.2. Các Ô xử lý: - Tiếp nhận Công văn đến: Các xử lý liên quan đến việc tiếp nhận Công văn đến. - Giải quyết Công văn: Các xử lý liên quan đến việc giải quyết cả Công văn đến và ra công văn đi của đơn vị. - Chuyển Công văn đi: Các xử lý liên quan đến việc giải quyết Công văn đi của đơn vị. - Nhận Công văn đến: Là xử lý nhận công văn được chuyển đến Bộ phận văn thư có thể được nhận từ một nhân viên giao dịch của bưu điện hoặc từ người liên lạc của đơn vị. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 26 - Ghi nhận vào Sổ Công văn đến: Là thao tác cập nhật Công văn đến, gồm các thông tin được mô tả trong form. - Xử lý Công văn đến: Là các thao tác xử lý của chỉ huy đơn vị có thể như: quán triệt, triển khai đến toàn đơn vị, theo dõi thực hiện công tác tăng gia sản xuất, công tác huấn luyện, ra quyết định chuyển công tác một ai đó, lên kế hoạch, báo cáo để trình lên cơ quan cấp trên, ra công văn dựa trên hướng dẫn của công văn đó để chuyển đi vv … - Ra Công văn: Là các thao tác xử lý của Phòng chỉ huy đơn vị như dựa trên Công văn đến thì đơn vị sẽ ra công văn đi nếu cần thiết trong đó, chỉ huy đơn vị yêu cầu trợ lý phát thảo, rồi chỉ huy đơn vị kiểm tra…. - Lưu trữ công văn: Các thao tác như nhận các công văn lưu trữ, phân loại, ghi vào sổ lưu trữ, và cất giữ công văn… - Ghi nhận vào sổ Công văn đi: Là thao tác Cập nhật Công văn đi, những thông tin cập nhật được đưa trong form. - Đóng phong bì và gởi đi: Là thao tác của nhân viên văn thư đóng phong bì và gởi có thể cho người liên lạc đơn vị mang đi hoặc trực tiếp cho một nhân viên giao dịch nào đó của Bưu điện. - Nhận Công văn đến đã xử lý: Là nhận gồm tất cả các Công văn đến đã được chỉ huy đơn vị xử lý rồi, để chuẩn bị chuyển qua quá trình lưu trữ. - Phân loại Công văn: Thao tác phân loại đã được mô tả ở phần quy trình lưu trữ Công văn. Gồm có phân loại Công văn đi, công văn đến và Loại Công văn, Cơ quan ban hành. - Ghi chú vào sổ lưu trữ Công văn: Là thao tác Cập nhật Công văn vào sổ lưu trữ để tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm Công văn theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị. - Phát thảo ra Công văn là thao tác của Bộ phận trợ lý khi chỉ huy có nhu cầu ra Công văn. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 27 - Soạn thảo và trình ký: Là thao tác đánh máy, xong in ra, trình chỉ huy đơn vị ký duyệt để chuẩn bị cho quá trình đưa công văn đi. - Sao in Công văn là: Thao tác sao chép Công văn để gởi đi 1 bản và để lại cho đơn vị lưu một bản, để sau này nếu cần thì lấy ra lại xử lý giống như lấy Công văn đến ra để xử lý. Nếu đơn vị nhỏ không có máy photocopy thì thao tác sao chép thay vào đó là in ra 2 bản. 5.3. Các Kho dữ liệu: - Công văn đến: Lưu trữ các Công văn đến sau khi đã ghi nhận vào sổ Công văn đến, để chuẩn bị chuyển cho chỉ huy đơn vị giải quyết. - Công văn đang xử lý: Là nơi lưu trữ các Công văn ở mức tạm thời, nghĩa là các Công văn được lưu trữ tại Phòng chỉ huy đơn vị vì các Công văn này đang được xử lý, hay có tính chất xử lý lâu dài. - Công văn: Là nơi toàn bộ các Công văn của Toàn đơn vị. Theo đó thì Bộ phận lưu trữ (Bộ phận Trợ lý) sẽ chịu trách nhiệm quản lý kho này. - Công văn đi: Lưu trữ các Công văn chỉ huy đơn vị đã ra và chuẩn bị cho quá trình chuyển Công văn đi ra ngoài. Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 28 IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý: 1. Mô hình dữ liệu mức Logic: 2. Chuẩn hóa các mối quan hệ: - Để đáp ứng nhu cầu thực tế nên mối quan hệ giữa các bảng được xét theo chiều hướng đơn giản, các quan hệ trong mô hình đa số đều là quan hệ 1 – 1 và quan hệ 1 – n nên không tách mối quan hệ thành thực thể. Riêng đối với Công văn đến và Công văn đi thì có thuộc tính Phức hợp là Ghi chú đến và Ghi chú đi thì được tách thành một thực thể riêng biệt. 1. Công văn đến – Bộ phận: 1 – n. FK_NHAN_VIE_TRUC_THUO_BO_PHAN FK_CONG_VAN_XU_LY_CV__BO_PHANFK_CONG_VAN_XU_LY_CV__BO_PHAN FK_CONG_VAN_GHI_CHU_C_GHI_CHU_ FK_CONG_VAN_CV_ĐI_CO__LOAI_CON FK_CONG_VAN_CV_ĐEN_CO_LOAI_CON FK_CONG_VAN_GHI_CHU_C_GHI_CHU_ FK_CONG_VAN_CO_QUAN___CO_QUAN FK_CONG_VAN_GOI_ĐI____CO_QUAN Cơ Quan Mã Cơ Quan Tên Cơ Quan Địa Chỉ Điện Thoại varchar(20) varchar(50) varchar(150) varchar(15) Ghi Chú Đến Mức độ của Đến Số trang của Đến Tài l iệu đính kèm của Đến Khác của Đến bit numeric text text Loại Công Văn Mã loại CV Tên Loại CV varchar(5) varchar(20) Ghi Chú Đi Mức độ của Đi Số trang của Đi Tài liệu đính kèm của Đi Khác của Đi bit numeric text text Bộ Phận Mã BP Tên BP varchar(20) varchar(50) Công Văn Đi Mã CV Đi Mã BP Mã Cơ Quan Mã loại CV Tên CV Đi Ngày ra CV Đi Nội dung vắn tắt Đi Ngày CV Đi Ngày lưu CV Đi Tình trạng lưu trữ CV Đi Tình trạng xử lý CV Đi varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(5) varchar(100) datetime varchar(250) datetime datetime bit bit