Đồ án Giáo trình điện tử excel

ọn sheet cần đổi tên bằng cách nhắp chuột trên tên sheet , sheet này gọi là sheet hiện hành . Chọn Format (menu ) , sheet , Rename . Gõ tên sheet mới . Gõ Enter b . Cấu tạo của sheet Trong 1 sheet gồm có : 256 cột được đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A, B, C …., IV gọi là địa chỉ cột nằm trên hàng đầu tiên của worksheet ( hay còn được gọi là tên tiêu đề các cột của bảng tính ) 65536 hàng được đánh thứ tự 1,2,3…,65536 gọi là địa chỉ hàng nằm trên cột đầu tiên của worksheet ( hay còn được gọi là tên tiêu đề các hàng của bảng tính ) Giao giữa cột và hàng là ô (cell ) , mỗi một ô có 1 địa chỉ riêng biệt thông qua và Ví dụ : A1 , B2 , H6 . Bạn có thể thay đổi tỷ lệ hiển thị bảng tính (worksheet ) trên màn hình bằng cách : trong hộp Zoom trên thanh công cụ Standard , nhắp chọn tỷ lệ kích cỡ bạn muốn , họăc nhập vào ô số từ 10 đến 400 . Để phóng to vùng bạn chọn và lấp kín cửa sổ worksheet , nhắp chọn selection ( tự động canh tỷ lệ ). Địa chỉ tương đối : Khi thực hiện sao chép công thức địa chỉ cũng thay đổi theo vị trí của công thức . Ví dụ : Trong ví dụ , công thức chứa trong C1 được sao chép đến ô C2 , C3 và công thức trong ô C2 được thay đổi thành A2*B2. Địa chỉ tuyệt đối : Khi thực hiện sao chép công thức địa chỉ đó không thay đổi . Để tạo địa chỉ tuyệt đối bằng cách chèn dấu đô la $ trước các phần của địa chỉ ô mà không thay đổi . Địa chỉ tuyệt đối có nhiều loại : Địa chỉ Tên gọi Ý nghĩa C$2 Địa chỉ tuyệt đối theo hàng Chỉ địa chỉ cột được thay đổi địa chỉ hàng thì cố định $C2 Địa chỉ tuyệt đối theo cột Chỉ địa chỉ hàng đựoc thay đổi , địa chỉ cột thì cố định $C$2 Địa chỉ tuyệt đối hỗn hợp Các địa chỉ hàng , cột cố định không thay đổi . Ví dụ : Chỉ ra một vùng : Chỉ ra địa chỉ đầu và địa chỉ cuối của vùng . III. CÁC THAO TÁC TRONG BẢNG TÍNH Di chuyển con trỏ ô trong bảng tính Muốn nhập dữ liệu cho một khâu nào đó ta phải di chuyển ô ( hình chữ nhật ) tới ô đó . Sử dụng chuột : di chuyển dấu hiệu chuột ( hình chữ thập ) tới ô cần tới và nháy chuột . Sử dụng các phím trên bàn phím : PageUp :Lật một trang màn hình PageDown: Lật xuống một trang màn hình Alt+PageDown: lật sang phải Alt +PageUp: lật sang trái F5 : di chuyển con trỏ ô tới một ô bất kỳ Chọn cột hoặc hàng trong bảng tính Có một cột : trỏ trái chuột vào tiêu đề của cột rồi nháy chuột . Toàn bộ cột sẽ được chọn . Chọn nhiều cột : Trỏ trái chuột vào tiêu đề của cột rồi nháy và rê chuột sang các cột lân cận . Chọn một hàng : trỏ trái chuột vào tiêu đề của hàng rồi nháy chuột .toàn bộ cột sẽ đựơc chọn . Chọn nhiều hàng : trỏ trái chuột vào tiêu đề của hàng rồi nháy và rê chuột sang các hàng lân cận . IV. QUẢN LÝ WORKBOOK Lưu workbook mới chưa có tên Khi bạn lưu workbook lần đầu tiên , bạn phải đặt tên file và chỉ vị trí muốn lưu , rồi sau đó mỗi lần lưu workbook , Excel sẽ cập nhật tệp bảng tính với những thay đổi sau cùng nhất . Lưu bảng tính mới chưa có tên : Nhấp trái chuột lên thực đơn file , chọn save hoặc nháy vào nút save trên thanh công cụ standard . Lần đầu ghi văn bản , hộp thoại save as xuất hiện : Hình 1-8 :Lưu Workbook Trong hộp thoại Save as , yêu cầu người sử dụng nhập vào tên tệp ( hộp thoại File name ) , lựa chọn thư mục đề chứa tệp ( hộp save in ),kiểu5 loại tệp ( nháy vào hộp save as type : chọn Micrsoft Excel workbook ). Tạo một bản sao cho workbook / lưu workbook với tên mới Mở một workbook muốn tạo bản sao cho nó hay tên mới Chọn file (menu ) , save as. Trong hộp file name , gõ tên workbook mới . Nếu bạn muốn lưu bản sao vào folder hay ổ đĩa khác nhắp chọn trong hộp save in . Nhắp nút save . Lưu workbook tự động như bạn sắp đặt Chọn Tools (menu) , Autosave . Nếu lệnh Autosave không có trên thực đơn lệnh tools , bạn phải cài đặt chức năng này bằng cách chọn Tools ( menu ) , Add-Ins, đáng dấu chọn Autosave trong khung danh sách Add-Ins available , OK. Đánh dấu chọn Automatic Save Every . Trong hộp Minutes , nhập khoảng thời gian để Excel tự động lưu. Chọn các chọn lựa khác nếu bạn muốn Ok. 4.Tạo workbook mới Chọn file (menu ) , new . Chọn tab General , chọn biểu tượng Workbook , OK hoặc nhắp nút new trên thanh công cụ Standard. 5. Mở (gọi ) file workbook có sẵn trên đĩa Nhắp nút open (hoặc chọn file (menu ) , open ). Trong hộp Look in , nhắp chọn ổ đĩa folder chứa workbook (file ) cần mở . Trong danh sách folder , nhắp đúp chuột trên các tên folder cho đến khi mở được folder chứa workbook (file ) muốn mở . Nhắp đúp trên tên file workbook muốn mở , hoặc nhắp chọn file muốn mở và nhấp nút Open .(hình 1-9) Hình 1-9 : Mở workbook trong Excel Đóng cửa sổ workbook đang làm việc Các bước kết thúc làm việc với Excel: Nhấp trái chuột lên thực đơn File , chọn Exit hoặc chọn Close , hoặc nhấp nút trên góc phải màn hình . Hộp thoại xuất hiện trên màn hình : Trên màn hình , MS Excel hỏi lại : có muốn lưu không : Nếu muốn lưu thì nhấp trái chuột lên nút Yes. Nếu không muốn lưu thì nhấp trái chuột lên nút No. CHƯƠNG II NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU Thông thường khi tiến hành , điều chỉnh dữ liệu hay trình bày , xử lý bảng tính thường phải xác định ô hay khối ô mà bạn muốn tác động lên nó trứoc . Chính vì vậy mà cần phải biết cách chọn ô như thế nào cho nhanh và đúng , mục đầu tiên sau đây sẽ đề cập đến vấn đề đó . I. CHỌN Ô 1. Chọn ô đơn Cách 1 : Nhắp trên ô cần chọn ( hình 2-1) Hình 2-1:Chộn 1 ô Cách 2: Dùng các phím di chuyển di chuyển đến ô cần chọn. 2. Chọn khối ô / phạm vi các ô kề nhau. Cách 1 : Giữ chuột trên ô ở 1 góc của khối ô cần chọn ( con trỏ chuột dạng dấu cộng :B2) kéo đến ô ở góc đối diện của khối ô ( hình 2-2) Hình 2-2 : Chọn khối ô kkề nhau bằng cách giữ và kéo chuột Cách 2 : Chọn 1 ô ở 1 góc , giữ Shift và nhấp trên ô ở góc đối diện hoặc gõ các phím di chuyển tới (được dùng khi phạm vi ô lớn ). 3. Chọn các khối ô không kề nhau : Chọn ô hay khối ô thứ nhất , phím Ctrl và chọn ô hay khối ô khác. 4 . Chọn toàn bộ các ô trên hàng hay cột Chọn hàng : nhắp trên tên tiêu đề hàng ( hay địa chỉ hàng nằm trên cột bên trái ) . Chọn cột : nhắp trên tên tiêu đề cột ( hay địa chỉ cột nằm trên hàng phía trên cùng của sheet ) . Bạn có thể giữ và kéo con trỏ chuột để chọn nhiều hàng hay cột . Ngoài ra , có thể chọn hàng hoặc cột bằng bàn phím như: chọn ô bất kỳ nằm trên hàng hay cột cần chọn , ấn Shift +Spacebar để chọn hàng , Ctrl +Spacebar để chọn cột . 5.Chọn toàn bộ các ô trên sheet : Nhắp trên ô giao giữa 2 thanh tiêu đề cột và hàng ( hình 2-3), hoặc gõ Ctrl +A hoặc Ctrl+Shift+Spacebar . Hình 2-3 :Chọn toàn bộ các ô trên Sheet 6. Di chuyển trong worksheet Để di chuyển giữa các ô trong một worksheet , bạn có thể nhắp chuột trên ô bất kỳ hoặc sử dngj các phím mũi tên trên bàn phím . Khi di chuyển đến ô nào thì ô đó sẽ là ô hiện hành ( active cell ) . Bạn có thể sử dụng các thanh cuộn ( scroll bars ) để di chuyển đến những vùng khác nhau của sheet . Ô hiện hành (active cell ) : là ô được chọn mà khi bạn bắt đầu gõ dữ liệu sẽ được nhập vào . Chỉ có một ô là hiện hành tại một điểm thời gian . Ô hiện hành được bao bởi khung đậm . 7. Tóm tắt chọn các ô trên worksheet Chọn Cách thực hiện Một ô Nhắp trên ô , hoặc gõ các phím mũi tên di chuyển đến ô cần chọn . Một khối ô hoặc phạm vi các ô Nhắp giữ trên ô đầu tiên và kéo nhả trên ô cuối cùng trong phạm vi các ô cần chọn . Tất cả các ô trên worksheet Nhắp trên nút giao giữa tiêu đề cột và hàng Các ô / khối ô không kề nhau phạm vi lớn các ô Chọn ô hay khối ô thứ nhất , giữ phím CTRL và chọn ô hay khối ô khác . Nhắp chọn ô đầu tiên trong phạm vi ô cần chọn , giữ phím SHIFT và nhắp chọn ô cuối cùng trong phạm vi ô ( bạn có thể cuộn màn hình để thấy được ô cuối cùng cần chọn ) . Tất cả các ô trên hàng Nhắp trên tiêu đề hàng Tất cả các ô trên cột Nhắp trên tiêu đề cột Các hàng hoặc cột không kề nhau . Chọn hàng hoặc cột thứ nhất , giữ phím CTRL và chọn các hàng hoặc các cột khác . Nhiều hàng hoặc cột kề nhau Giữ và kéo trên các tiêu đề hàng hoặc cột . Hoặc chọn hàng hoặc cột thứ nhất , giữ SHIFT và chọn hàng hoặc cột cuối cùng 8. Chọn các sheet trong workbook Chọn Cách thực hiện Một sheet Nhắp trên tên của tab sheet Hai hay nhiều sheet kề nhau Nhắp trên tên của tab sheet thứ nhất , giữ phím SHIFT và nhắp trên tên của tab sheet cuối cùng . Các sheet không kề nhau Nhắp trên tên của tab sheet thứ nhất , giữ CTRL, và nhắp trên tên các tab sheet khác . Tất cả các sheet trong workbook Nhắp nút phải chuột trên tên của một tab sheet , và chọn select all sheet trên thực đơn tắt . II. NHẬP DỮ LIỆU 1. Khi nhập dữ liệu vào ô trên sheet thực hiện các bước sau : -Chuyển con trỏ tới ô cần nhập dữ liêu . - Gõ dữ liệu cần nhập vào ô (dữ liệu nhập hiện trong ô và trên thanh công thức nó có thể là số , chuỗi hay là công thức ) - Kết thúc nhập bằng cách thực hiện theo các cách sau : Gõ Enter . Gõ các phím di chuyển . Nhập vào ô bất kỳ nào . Gõ phím Tab , ô sáng sẽ chuyển sang ô kế tiếp bên phải 2. Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô bằng cách - Nhắp trái nút chuột trên ô , điểm chèn trong ô nằm tại vị trí bạn nhắp đúp chuột lên trên . Hoặc gõ phím F2 điểm chèn sẽ nằm sau dữ liệu trong ô hoặc nhắp chuột trên thanh công thức tại vị trí cần điều chỉnh . - Thực hiện các thay đổi hoặc sửa nội dung dữ liệu bằng một cách bình thường . - Nhấn phím Enter để hoàn tất việc điều chỉnh . 3. Ghi đè dữ liệu mới vào một ô : - Nhấp chọn ô . - Nhấp dữ liệu mới . - Nhấn phím Enter . III. KIỂU DỮ LIỆU Dữ liệu nhập có thể là nhãn hay chuỗi ký tự ( Label / String ) , số ( Value ) hoặc công thức ( Formula ) 1.Nhãn / chuỗi ký tự Chuỗi là tổ hợp của số , khoảng trắng , và các ký tự không phải là số . Chuỗi tự động được canh trái trong ô . Khi chuỗi dài hơn độ rộng cột thì nó tràn qua ô bên phải nếu ô bên phải ô nhập không có dữ liệu . Nếu ô bên phải có dữ liệu thì chỉ có một phần chuỗi vừa đúng độ rộng cột được hiển thị . Như vậy , để thấy toàn bộ dữ liệu trong ô bạn cần phải chỉnh lại độ rộng cột bằng cách giữ và kéo chuột trên biên bên phải của tiêu đề cột sang phải , hoặc nhắp đúp để tự động điều chỉnh độ rộng cột dựa vào chuỗi dài nhất chứa trong các ô trên cột ( hình 2-4) Hình 2-4:Chỉnh độ rộng của cột Gõ ALT+ENTER để xuống dòng cứng trong ô tại vị trí gõ . Đặc biệt Excel cung cấp 2 công cụ tiện dụng để nhập chuỗi ký tự là : AutoComple và Pick From List . AutoComple nghĩa là khi bạn nhập chuỗi vào ô , Excel tự động dò tìm trong các ô chứa dữ liệu của những lần nhập trước trong cột , xem những ký tự bạn gõ vào có giống với những ký tự đầu nào trong những dữ liệu của các ô đã nhập trước và điền đầy đủ dữ liệu đó . Nếu đúng là dữ liệu bạn cần nhập thì gõ Enter , nếu không gõ phím Backspace ( hoặc không gõ ) và nhập tiếp tục ...(hình 2-5) Hình 2-5 : Chức năng Autocomple Nếu bạn không muốn có chức năng AutoComple này thì chọn : Tools (menu) , Options, chọn tab Edit , nhắp bỏ đánh dấu Enable AutoComple for cell values . Pick From list , chức năng này cho phép bạn chọn dữ liệu nhập vào ô nếu dữ liệu cần nhập là một trong những dữ liệu đã có nhập trước : nhắp nút phải trên ô ( hoặc Shift +f10 ) , chọn Pick From List ... hoặc gõ Alt+↓ , Excel sẽ hiển thị danh sách các chuỗi đã nhập trước trong cột và chọn chuỗi cần nhập . 2. số Trong 1 số có thể chứa các ký tự sau :0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ , %, E e . Vị trí số mặc nhiên nằm bên phải ô và có dạng số tự nhiên ( General number ) . Khi nhập có dấu $ ở đầu thì số sẽ có dạng currency . Khi số nhập quá lớn hoặc quá nhỏ thì số có dạng scientific ( số mũ ). Để tránh nhập phân số như là một ngày , đứng trước phân số là số 0 ; Ví dụ : 0 1/2 có nghĩa là 1/2 Excel xem ngày và thời gian như là số , chúng chỉ thể hiện trên màn hình dưới dạng ngày hay thời gian mà thôi . Khi nhập ngày không hợp lệ chúng sẽ biến thành chuỗi . Thứ tự nhập ngày , tháng , năm trong dữ liệu có kiểu ngày phụ thuộc vào quy định ngày của hệ thống . Bạn có thể quy định dạng ngày mặc nhiên của hệ thống bằng cách : - Chọn Start , Setting , Control Panel - Nhắp đúp trên biểu tượng Regional Settings/ - Chọn tab Date . - Khai báo trong Short date : dd/mm/yyyy Bạn có thể hiển thị ngày dưới dạng số : - Chọn ô cần định dạng - Chọn Format (menu) , Cell, chọn tab Number và chọn General trong khung Category. - Hoặc gõ CTRL+SHIFT+~ Khi nhập ngày có thể sử dụng dấu vạch chéo "/" hoặc dấu gạch nối " - " để ngăn cách các phần của ngày Ví dụ : 15/04/20005 hoặc 15-04-2005 Khi nhập thời gian trên cơ sở đồng hồ 12 giờ , gõ khoảng trắng và ký tự a ( trước 12 giờ ) hoặc p ( sau 12 giờ ) 3. Công thức a. Cú pháp của một công thức Một công thức trong Microsoft Excel được bắt đầu bằng dấu bằng (=) , tiếp theo là các toán hạng và toán tử . Toán hạng có thể là các giá trị không thay đổi được ( giá trị hằng ) , địa chỉ ô hay phạm vi khối ô , chuỗi ký tự , tên khối hoặc các hàm ... Công thức có thể có liên quan đến các ô trên cùng một worksheet , hoặc các ô trên các sheet trong cùng worksheet . Bạn có thể nhập công thức vào phạm vi các ô bằng cách sao chép công thức từ ô này sang ô khác . Khi bạn di chuyển công thức thì các địa chỉ ô trong công thức sẽ không thay đổi . Khi bạn sao chép công thức , thì các địa chỉ ô tuyệt đối sẽ không thay đổi , nhưng các địa chỉ ô tương đối sẽ thay đổi . b. Sao chép công thức từ ô này sang ô khác kề với nó trên cùng hàng hay cột . - Chọn ô chứa công thức muốn sao chép . - Di chuyển chuột dấu chấm hình vuông nhỏ ở góc phải dưới ô ,con trỏ chuột có dạng + , giữ chuột và kéo đến ô cần sao chép công thức đến . c. Các toán tử tính toán trong công thức + Toán tử số học Toán tử Tên Ví dụ Kết quả + Cộng =2+2 4 - Trừ =4-2 2 * Nhân =4*4 8 / Chia =12/4 3 ^ Luỹ thừa =4^2 16 % dấu phần trăm =7*2% 0.14 + Toán tử so sánh Toán tử Tên Ví dụ Kết quả = bằng =7=9 FALSE > lớn hơn =7>9 FALSE < nhỏ hơn =7<9 TRUE >= lớn hơn hoặc bằng =7>=9 FALSE <= Nhỏ hơn hoặc bằng =7<=9 TRUE Khác =79 TRUE + Toán tử nối chuỗi Toán tử Tên Ví dụ Kết quả & Nối 2 chuỗi = "hoa"$"hồng" Hoa hồng + Toán tử tham chiếu Toán tử Tên và ý nghĩa Ví dụ : Toán tử tham chiếu phạm vi nằm giữa 2 ô , kết quả là một tham chiếu đến tất cả các ô giữa 2 địa chỉ ô = Sum(B5: B15) ' Toán tử kết hợp , nó liên kết nhiều tham chiếu thành một tham chiếu =Sum(B5:B9,D4:D9) Khoảng trắng Toán tử giao , kết quả là một tham chiếu các ô chung giữa 2 tham chiếu = Sum(B1:C3 A2:D5) tham chiếu đến B2:C3 + Thứ tự ưu tiên của toán tử trong công thức Toán tử Tên : Toán tử tham chiếu khối ô (B1:C3 từ ô B1đến ô C3 ) - Dấu âm % Dâu phần trăm ^ Luỹ thừa * và / Nhân và chia + và - Cộng và Trừ & Nối chuỗi = = So sánh e. Tham chiếu ô Công thức có thể có tham chiếu đến ô . Nếu bạn muốn một ô chứa cùng giá trị như của một ô khác , gõ dấu bằng "=" và tiếp đến là địa chỉ của ô chứa dữ liệu tương ứng . Ô chứa công thức là ô lệ thuộc vì giá trị trong ô đó lệ thuộc vào giá trị của ô khác . Khi dữ liệu của ô mà công thức tham chiếu đến thay đổi , thì giá trị trong ô chứa công thức cũng thay đổi theo . f .Sự khác nhau giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối Khi bạn tạo công thức , địa chỉ của ô hay phạm vi khối ô thường căn cứ vào vị trí tương đối với ô chứa công thức đó . Ví dụ :Ô B2 chứa công thức là = A1 Hình 2-6 Khi bạn sao chép công thức có sử dụng các địa chỉ tương đối , các địa chỉ tương đối trong công thức được dán cập nhật và tham chiếu đến ô khác tương đối đối với vị trí của công thức . trong ví dụ , công thức trong ô B2 được sao chép đến ô B3 . Công thức trong ô B3 được thay đổi thành = A2. Hình 2-7 Nếu bạn không muốn các địa chỉ trong công thức thay đổi khi sao chép công thức đến ô khác , sử dụng địa chỉ tuyệt đối . Bạn có thể tạo địa chỉ tuyệt đối bằng cách chèn dấu đô la ($) trước các phần của địa chỉ ô mà không muốn thay đổi . Địa chỉ Tên gọi Ý nghĩa =A1 Địa chỉ tương đối Các địa chỉ cột và hàng sẽ được thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác =$A$1 Địa chỉ tuyệt đối Các địa chỉ cột và hàng được cố định, không thay đổi . =A$1 Địa chỉ hỗn hợp Chỉ địa chỉ cột được thay đổi , địa chỉ hàng thì cố định =$A1 Địa chỉ hỗn hợp Chỉ địa chỉ hàng được thay đổi , địa chỉ cột thì cố định Ngoài ra, bạn có thể tạo địa chỉ tuyệt đối /hỗn hợp bằng cách : Đặt điểm chèn trước /trong/ sau địa chỉ ô cần quy định Gõ phím F4 1 lần : biến thành địa chỉ tuyệt đối 2 lần : cố định địa chỉ hàng 3 lần : cố định địa chỉ cột 4 lần : biến thành địa chỉ tương đối ví dụ : chọn ô B2 nhập công thức =A1 gõ F4 1lần =$A$1 2 lần =A$1 3 lần = $A1 4 lần =A1 Ví dụ 1:( hình 2-8) Chọn ô A1 , gõ KẾT QUẢ THI Ô hiện hành là ô A3 , gõ STT Ô hiện hành là B3 , gõ Họ và tên Toán Văn Ngoại ngữ Tổng điểm ĐTB Chỉnh độ rộng các cột , cửa sổ có dạng sau : hình 2-8 Ví dụ 2 : (Hình 2-9) Ô hiện hành là ô A4 , gõ 1Nguyễn văn Sơn 9 6 8 . Ô hiện hành là ô A5 , gõ 2 Lê Thị Thuý Vi 10 . Ô hiện hành là ô A6 , gõ 3 Trần Nhật My 7 8 6 và chọn ô F4. Ô hiện hành là ô F4 ,cửa sổ có dạng : Hình 2-9 : ví dụ 2 Ví dụ 3: tính tổng điểm là tổng điểm của 3 môn Tại ô F4 tính tổng điểm cho thí sinh đầu tiên , dùng chuột nhắp trên ô C4 để lấy điểm toán của thí sinh đầu tiên , tự động địa chỉ ô C4 được điền vào trong công thức . Gõ dấu cộng “ + ” , nhắp trên ô D4 để lấy điểm văn của thí sinh đầu tiên . Gõ dấu + , nhắp trên ô E4 để lấy điểm ngoại ngữ của thí sinh đầu tiên . Công thức nhập có dạng như sau : =C4+D4+E4 . Gõ ENTER hoàn tất nhập , giá trị trả về bởi công thức là 23 (các địa chỉ ô trong công thức là các địa chỉ tương đối ) . Chọn lại ô F4 , giữ chuột trên dấu chấm hình vuông nhỏ ở góc phải chuột dưới ô , con trỏ chuột có dạng + và kéo đến ô F6 nhả để sao chép công thức từ ô F4 đến các ô F5, F6 . Tính điểm trung bình cho từng thí sinh , trong đó toán có hệ số 2. Chọn ô G4 gõ dấu = , dấu (, nhắp chọn ô C4 , gõ dấu nhân “ * ” , gõ số 2 , gõ dấu + , nhắp chọn ô D4 , gõ dấu + , nhắp chọn ô E4 , gõ dấu ) , dấu chia “ / ” , gõ số 4 . Công thức có dạng :=(C4*2+D4+E4)/4 và gõ ENTER ,giá trị trả về 8 . Chọn lại ô G4 và sao chép đến các ô G5 , G6 . Thực hiện một số thao tác định dạng và trình bày sau : Chọn các ô từ A1 đến G1 , nhắp nút Merge and Center , chọn kích cỡ chữ là 12 , nhắp nút Bold để in đậm . Chọn các ô từ A3 đến G3 , nhắp nút Bold để in đậm , nút Center để canh giữa . Kết quả cuối cùng : như ví dụ dưới : Ví dụ Hình 2-10 :ví dụ Xử lý dữ liệu a. Xoá dữ liệu trong ô cách 1: Chọn ô chứa dữ liệu cần xoá , gõ phím Delete (hoặc nhắp nút phải trên ô và chọn Clear contents). Cách 2: chọn ô chứa dữ liệu cần xoá , chọn Edit (menu ) ,Clear …, có 4 trường hợp : All – xoá toàn bộ : dữ liệu , đinh dạng , chú thích . Formats - chỉ xoá phần định dạng của ô . Contents - chỉ xoá phần dữ liệu trong ô . Comments - chỉ xoá phần chú thích của ô . b. Huỷ bỏ lỗi , hành vi mới vừa thi hành Nhắp nút Undo để huỷ bỏ hành vi mới vừa thực hiện . Nếu bạn không muốn huỷ bỏ hành vi đó nhắp nút Redo . Lặp lại hành động cuối cùng Chọn Edit ( menu ),Repeat . Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu trong ô Cách 1: Chọn các ô chứa dữ liệu cần di chuyển hoặc sao chép . Nhắp nút Cut nếu muốn di chuyển . Nhắp nút Copy nếu muốn sao chép . Hoặc chọn Edit (menu ) , Cut hoặc Copy. Xác định vị trí ô đích nơi cần di chuyển hoặc sao chép đến , chỉ cần xác định ô đầu tiên của vị trí cần dán ( có thể nằm trên sheet , workbook khác hoặc trên cùng sheet nhưng ở khoảng cách tương đối xa hoặc gần so với các ô chứa dữ liệu nguồn ). Nhắp nút Paste để dán hoặc chọn Edit , Paste . Cách 2: Chọn các ô chứa dữ liệu cần di chuyển hoặc sao chép . Trỏ chuột đến các cạnh biên các ô chọn ( con trỏ chuột có dạng hình mũi tên . Giữ và kéo các ô chọn đến vị trí cần di chuyển đến nhả chuột. Di chuyển hoặc sao chép một phần nội dung của một ô vào một ô khác Nhắp đúp trên ô chứa dữ liệu cần di chuyển hoặc sao chép . Chọn các ký tự cần di chuyển / sao chép trong ô . Nhắp nút Cut nếu muốn di chuyển . Nhắp nút Copy nếu muốn sao chép. Nhắp đúp trên ô cần di chuyển hoặc sao chép dữ liệu đến ( hoặc chọn ô đích và gõ phím F2 ) Nhắp xác định vị trí cần dán các ký tự trong ô . Nhắp nút Paste , gõ ENTER . f. Điền dữ liệu tự động vào các ô kề nhau Bằng cách giữ là kéo trên “ fill handle “ của ô , bạn có thể sao chép dữ liệu của nó đến các ô khác trên cùng hàng hoặc cột . Nếu ô chứa các chu kỳ số , ngày hoặc thời gian mà Excel có thể mở rộng được trong một dẫy , thì các giá trị sẽ được tăng dần thay vì được sao chép . Ví dụ nếu ô chứa “ January ”, bạn có thể điền nhanh vào các ô khác trên cùng hàng hoặc cột với “February” , “March” ….Ngoài ra , bạn có thể tạo một dãy tự động điền khác của riêng bạn như là danh sách tên các bạn cùng lớp , phòng hoặc cơ quan . Fill handle :là hình vuông đen nhỏ nằm ở góc phải dưới của ô hay của khối ô đang chọn . Khi con chuột điểm (nằm ) trên dấu fill handle này con trỏ chuột biến đổi thành dấu cộng nhỏ “+” Sao chép dữ liệu trên cùng hàng hoặc cột - Chọn các ô chứa dữ liệu cần sao chép . Giữ trên “fill handle”và kéo qua các ô cần điền dữ liệu vào và nhả chuột . Ví dụ : Hình 2-11: Điền dữ liệu tự động g. Chèn cột ,hàng Chèn cột : Chọn vị trí cần chèn Vào Insert - chọn Column Chọn chèn bên phải , bên trái cột chọn . Chèn dòng Chọn vị trí cần chèn Vào Insert - chọn Row Chọn chèn bên trên ,bên dưới dòng chọn Chèn ô Chọn vùng muốn chèn ô trống Vào Insert - chọn Cells . Hộp thoại insert xuất hiện . Chọn Shift cells right để chèn vùng ô đang xác định và đẩy các ô trên cùng hàng và sang phải . Nhấp chọn OK. CHƯƠNG III CÁC HÀM TRONG BẢNG TÍNH EXCELL I. DẠNG THỨC CỦA HÀM VÀ CÁCH NHẬP HÀM. 1.Dạng thức của hàm Dạng thức tổng quát của hàm : = (danh sách đối số ) Tên hàm : là tên hàm mẫu do excell quy định . ví dụ : Sum , Max , Round, … Danh sách đối số : là các trị số , dẫy các ô , địa chỉ ô , tên vùng , công thức , tên hàm … Chú ý : hàm phải bắt đầu bởi dấu (=) Tên hàm không phân biệt chữ thường và chữ hoa Đối số phải đặt trong ngoặc đơn () Giữa các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy . MS Excell gồm nhiều hàm được định nghĩa trước hoặc tự tạo . Các hàm có thể xử dụng để thực hiện những tính toán từ đơn giản đến phức tạp . Cách nhập hàm Cách 1: Nhập trực tiếp công thức = tên hàm (các tham số) vào ô . Nhấn phím Enter . Cách 2: Nhập trực tiếp dấu = , tên hàm và dấu ngoặc đơn () . Dùng chuột chọn từ ô bắt đầu đến ô kết thúc . II. CÁC HÀM CƠ BẢN Excell bao gồm nhiều hàm được định nghĩa trước hoặc tự tạo . Các hàm có thể được sử dụng để thực hiện những tính toán đơn giản hoặc phức tạp . Hàm phổ biến nhất trong worksheet là hàm tính tổng SUM () , qua hàm này bạn có thể tính tổng các giá trị trong một hay nhiều phạm vi các ô được khai báo sau hàm . 1. Hàm tính tổng Công thức : = SUM(number1, number2,…) Trả về tổng số tất cả các tham số trong danh sách các tham số . Các tham số Number1 , Number2 ,… (cho phép đến 30 ) là các số cần tính tổng , chúng có thể là số , địa chỉ ô , phạm vi khối ô . Ví dụ : SUM (3,2) bằng 5 Tính tổng từ ô A1 đến ô A6 (từ A1 đến A6 được viết A1:A6 ,cách nhau bởi dấu : ). Hình 3-1:ví dụ hàm SUM 2. Hàm làm tròn = ROUND( number ,n ) Công thức : Làm tròn số (number) theo số con số được chỉ định bởi n . Nếu n > 0 thì số được làm tròn đến chỉ định phần được chỉ định. Nếu n< 0 thì số được làm tròn về bên trái dấu chấm thập phân . Nếu n = 0 thì số làm tròn đến số nguyên gần nhất . Hoặc hiểu theo cách sau . Nếu n =0 làm tròn đến hàng đơn vị hoặc lấy 0 số lẻ . Nếu n=1 làm tròn lấy 1 số lẻ . Nếu n =2 làm tròn lấy 3 số lẻ … Nếu n= - 1 làm tròn đến hàng chục . Nếu n= -2 làm tròn đến hàng trăm … Ví dụ : ROUND (2.15,1) bằng 2.2 ROUND(21.5,-1) bằng 20 Hình 3-2 :ví dụ hàm ROUND. 3. Hàm tính trung bình (AVERAGE) =AVERGE(number1,number2,…) Công thức : Trả về giá trị trung bình số học của các tham số . Ví dụ :Averge(7,8) bằng 7.5 4. Hàm lấy giá trị lớn nhất (MAX) = MAX(number1, number2,…) Công thức : Trả về giá trị lớn nhất trong một danh sách các tham số . Ví dụ : MAX ( 7,8,4) bằng 8 5.Hàm nhỏ nhất (MIN) =MIN(number1,number2,… ) Công thức Trả về giá trị nhỏ nhất trong một danh sách các tham số . 6.Hàm điều kiện (IF) = IF (điều kiện ,X,Y) Công thức : Trả về X nếu điều kiện đúng hoặc là Y nếu điều kiện sai . Điều kiện :là biểu thức logic X :là giá trị sẽ trả về khi điều kiện là TRUE Y : là giá trị sẽ trả về khi điều kiện là FALSE Các hàm if có thể lồng nhau đến 7 cấp . Ví dụ := if (7>5,10,20)cho kết quả là 10. Tính trợ cấp : nếu ở khu vực 1 thì được 2000, ngược lại (khu vực là 2 ) thì được 5000. Hình 3-3: ví dụ hàm if 7. Hàm Int (hàm nguyên ) = Int Công thức : Trả lại về phần nguyên của phép chia dư Ví dụ : Int (9/2) bằng 4 8. Hàm lấy phần dư (MOD) = Mod (biểu thức kiểu số ) Công thức: Hàm trả lại phần dư của phép chia dư Ví dụ := Mod (9/2) bằng 1 9. Hàm logic And = AND (logical1, logical2,…) Công thức : Hàm trả về TRUE nếu tất cả các tham số của nó có giá trị là TRUE (đúng ) , trả về FALSE nếu có ít nhất một tham số của nó có gi