Đồ án Khảo sát xây dựng phầm mềm quản lý nhân sự công ty nhựa Hưng Yên

cho của cán bộ công nhân.Tuy nhiên để làm tốt việc đó cần tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết các vấn đề đó. Đối tượng cần quản lý là thông tin về tất cả các cán bộ công nhân và một số các thông tin khác của các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm: Quản lý thông tin về một cá nhân của một cán bộ: Tức là quản lý sơ yếu lý lịch, quá trình làm việc, quá trình đào tạo, hệ số lương ... của từng cán bộ công nhân. Quản lý thông tin về các đơn vị trực thuộc Công ty:Bao gồm các thông tin cơ bản về từng đơn vị, số lựơng, chất lượng cán bộ công nhân... của đơn vị đó. Lưu trữ lại các thông tin về các nghạch bậc lương cho các chuyên môn nghành nghề, bậc học phục vụ cho việc tra cứu thông tin, mặt khác chúng có liên quan hệ đến các đối tượng khác cần lưu trữ và tính toán. Thống kê số lượng cán bộ công nhân theo từng chuyên môn để có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng... Chương trình này xây dựng các đối tượng độc lập một cách rõ ràng và các mối quan hệ của các đối tượng đó. Với các đối tượng độc lập, chúng ta quan tâm đến các thuộc tính cá nhân liên quan đến các đối tượng đó. Ví dụ như: Thông tin về cá nhân cán bộ công nhân: Họ tên, năm sinh, địa chỉ... Thông tin về các đơn vị: Tên đơn vị, đơn vị trưởng... Thông tin về quan hệ giữa bậc lương, hệ số lương ... Giữa các đối tượng lại còn có các mối quan hệ với nhau do vậy chúng ta có thể đưa ra các thông tin tổng hợp từ các thông tin cơ bản trên. Nhờ việc kết nối các thông tin cơ bản thành các thông tin tổng hợp chúng ta có thể làm cho hệ thống quản lý của chúng ta đáp ứng được các yêu cầu thực tế. II/ Những yêu cầu đối với chương trình Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thực tế tại Công ty Nhựa Hưng Yên, em xác định những yêu cầu đặt ra cho chương trình như sau: 1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch như nhập thông tin về lý lịch một cán bộ, thay đổi, đưa vào hồ sơ gốc hoặc in lý lịch của một số cán bộ công nhân nào đó là những yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự. Về vấn đề nhập dữ liệu: Dữ liệu đưa vào là bản sơ yếu lý lịch gốc theo mẫu của Công ty. Chương trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và ứng với mỗi thông tin của bản sơ yếu lý lịch tương ứng với một bảng nào đó trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đưa ra bảng đó để người nhập dữ liệu làm việc thuận tiện Vấn đề chỉnh sửa dữ liệu cũng được thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin. Trong các biểu mẫu nhập thông tin sẽ có các hộp danh sách giúp cho người nhập liệu chọn lựa đối tượng cần chỉnh sửa. Huỷ dữ liệu: Khi không cần lưu giữ thông tin về một cán bộ nào đó thì chúng ta có thể huỷ bỏ hồ sơ của cán bộ này nhằm giúp cho CSDL gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. In hồ sơ của một cán bộ: Đây là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý hồ sơ lý lịch. Chức năng này giúp cho người quản lý có được một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ khi cần thiết. 2. Yêu cầu cho phép thống kê. Đáp ứng được những yêu cầu thống kê số liệu là một chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống Quản lý nhân sự này thì các yêu cầu về thống kê bao gồm: Thống kê danh sách Đảng viên Thống kê danh sách Đoàn viên Thống kê danh sách CNV theo đơn vị, phòng... Thống kê danh sách CNV thuộc diện chính sách Thống kê danh sách CNV sắp nghỉ hưu Thống kê danh sách CNV theo bậc ... 3. Những yêu cầu cho phép tìm kiếm tra cứu dữ liệu. Cho phép Người sử dụng có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất theo các yêu cầu cần tìm kiếm như: Theo mã nhân viên . Họ tên nhân viên Năm sinh Quê quán Theo bậc lương Theo trình độ Theo đơn vị ... Những tra cứu này có thể xem và in ra. chương II Phân tích và thiết kế hệ thống I. Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý hồ sơ Hệ thống quản lý nhân sự Nhập HS Huỷ HS In HS Hệ thống Lưu CSDL Mật Khẩu Thống kê báo cáo DS Đảng viên, Đoàn viên DS cán bộ CNV theo bậc DS cán bộ CNV Hồ sơ cán bộ Một số báo cáo khác tìm kiếm Tìm kiếm theo tiêu thức In KQ Xử lý hưu DS CNV chuẩn bị hưu DS CNV đã nghỉ hưu Lưu HS CNV đã nghỉ hưu Tìm kiếm Tổng hợp Sửa HS Thoát Thông qua việc tìm hiểu bài toán quản lý nhân sự và tiền lương ở Công ty Nhựa Hưng Yên tiến tới xậy dựng biểu đô phân cấp chức năng Mục đích : chỉ ra các ràng buộc áp đặt lên hệ thống thông tin phải xây dựng và xác định những gì mà hệ thống phải thực hiện .Mỗi chức năng của biẻu đồ được trình bày thông qua các tiêu trí sau: Tên chức năng Mô tả Thông tin vào Thông tin ra Các sự kiện gây ra sự thay đổi và hiệu quả của chúng Chức năng : Quản lý nhân sự Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng để quản lý các thay đổi về nhân sự cho cán bộ công nhân viên Công ty Nhựa Hưng Yên Thông tin vào : Các sự kiện về nhân sự thông tin cá nhân của các công nhân viên trong Công ty Thông tin ra: Các báo cáo Các sử lý: Sự thay đổi về nhân sự Chức năng : Quản lý Hồ sơ Mô tả : Quản lý các thông tin về các bộ công nhân viên trong Công ty Thông tin vào : Thông tin về sự thay đổi công nhân trong Công ty như: -Cập nhật khi có sự thay đổi lớn như: Tiếp nhận Nhân viên mới, chuyển đơn vị công tác. - Các thông tin thường xuyên thay đổi như : Trình độ, ngoại ngữ, bậc lương, quá trình công tác... -Cập nhật thông tin không cần thiết đối với một Nhân viên hoặc thông tin đã cũ, loại bỏ danh sách những cán bộ đã chuyển đi, bỏ việc ... Thông tin ra: Cung các Thông tin về các bộ công nhân viên trong Công ty Các xử lý: Cập nhật, sửa chữa nhưng thay đổi của các bộ công nhân viên trong Công ty Chức năng: Xử lý hưu Mô tả : Cho phép đưa ra danh sách cán bộ CNV chuẩn bị nghỉ hưu và danh sách đã nghỉ hưu theo chế độ , lưu lại danh sách CNV đã nghỉ hưu. Thông tin vào : Các thông tin về danh sách nhân viên đã và chuẩn bị nghỉ hưu Thông tin ra: Đưa ra các kết quả xử lý Các xử lý: Xử lý hồ sơ lưu Chức năng: Tìm kiếm Mô tả : Cho phép tìm kiếm nhanh một cách chi tiết tất cả thông tin về một hoặc nhiều Nhân viên với các điều kiện tìm kiếm cơ bản trong nhu cầu quản lý như : Mã NV, Tên, ngày sinh, CNV của phòng, Bậc thợ, Trình độ ngoại ngữ, văn hoá, chuyên môn, học vị... in ra kết quả tìm được khi có nhu cầu Thông tin vào : Các thông tin về nhân viên, tìm kiếm theo các điều kiện Thông tin ra: Đưa ra các kết quả tìm kiếm Các xử lý: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên Chức năng: Thống kê báo cáo Mô tả: Thống kê báo các thông tin về cá nhân, đơn vị ,theo các mẫu yêu cầu của cấp trên như: Công ty, Tổng công ty, các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội.. Thông tin vào : Thông tin về cán bộ công nhân viên trong Công ty Thông tin về các đơn vị Thông tin ra : Các bản báo cáo về nhân sự của các bộ công nhân viên trong Công ty Các xử lý : Tổng hợp thống kê in các báo cáo Chức năng : Hệ thống Mô tả : Cho phép người sự dụng được quyền sử dụng hệ thống,lưu CSDL cũng như chấm dứt công việc và thoát khỏi hệ thống Thông tin vào : Mật khẩu của người sử dụng Các xử lý : Thực hiện quyền cập nhật hệ thống và thoát khỏi hệ thống iI.Sơ đồ dòng thông tin nghiệp vụ của hệ thống (dfd) Sơ đồ dòng dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng của hệ thống với thông tin mà chúng ta sử dụng. Ta xây dựng DFD của hệ thống như sau : 1. Mức khung cảnh Cán bộ CNV Người Sử dụng Cung cấp thông tin Trả lời Yêu cầu Trả lời hệ thống quản lý nhân sự tiền lương Tác nhân ngoài : Nhân viên, Người sử dụng -Người sử dụng: Là người trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống quản lý nhân sự là Ban lãnh đạo và phòng Tổ chức lao động -Nhân viên : Là đối tượng sẽ được quản lý Đầu vào : Của hệ thống có một chức năng là giao tiếp với các tác nhân ngoài Đầu ra : Của hệ thống là:Hồ sơ, các báo cáo, danh sách của các bộ công nhân viên trong Công ty. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Báo cáo Y/cầu 1. Quản lý hồ sơ 4. thống kê/ Báo cáo 3. Xử lý hưu 2. tìm kiếm Phòng tổ chức Ban lãnh đạo Cán bộ CNViên Hố sơ nhân viên Q/Định Lý lịch Q/Định Hồ sơ lưu Yêu cầu Báo cáo Y/cầu Báo cáo 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng 1: Quản lý hồ sơ Cập nhật In hồ sơ Huỷ hồ sơ Cán bộ CNViên Kiểm tra Hồ sơ nhân viên Hồ sơ lưu Nộp hồ sơ Thông tin mới về cá nhân Thông tin chuẩn về cá nhân Ban lãnh đạo Q/Định Phòng tổ chức Y/cầu In hồ sơ Chuyển côngtác,bỏ việc,chết,về hưu Chức năng 2: Xử lý hưu Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Lưu hồ sơ CBNV đã nghỉ hưu Danh sách đã nghỉ hưu Q/định Hồ sơ nhân viên Hồ sơ lưu Yêu cầu Danh sách Danh sách Yêu cầu In kết quả tìm kiếm Tìm kiếm Các điều kiện tìm kiếm Hồ sơ nhân viên Kết quả tìm kiếm DS Tìm được Người sử dụng Chức năng 3: Tìm kiếm Chức năng 4: Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo In ra báo cáo Người sử dụng Các yêu cầu T/kê - Báo cáo Trả lời Hồ sơ nhân viên Kết quả báo cáo Y/cầu in In Chương III xây dựng cơ sở dữ liệu I/ Mô hình thực thể Là mô hình dữ liệu lôgic được xây dựng trên các khái niệm lôgic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ. 1. Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm, kể cả thông tin mà nó lưu giữ mà sự hiện diện của nó là có ích cho hệ thống. Sau đây là một số thực thể của hệ thống Hồ sơ cá nhân Quá trình công tác Quá trình NVụ QSự Quá trình đào tạo Quá trình hưởng lương Quan hệ gia đình Trình độ ngoại ngữ Khen thưởng/Kỷ luật 2. Kiểu thực thể Khái niệm : Kiểu thực thể việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại mô tả cho một loai thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. Các kiểu thực thể cần thiết cho hệ thống là: a. Các thông tin liên quan đến một trong các giao dịch chính của hệ thống: - Sơ yếu lý lịch b. Các thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống Tỉnh/thành phố. Quốc tịch Ngoại ngữ Dân tộc Đơn vị c. Các thông tin liên quan đến lập kế hoạch - Danh sách nhân viên được kèm cặp thi nâng bậc - Danh sách nhân viên về nghỉ hưu Danh sách nhân viên theo tỷ lệ: nam, nữ, tuổi... ... 3. Thuộc tính Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng. Căn cứ vào thực thể và kiểu thực thể đưa ra cho hệ thống ta thiết lập thuộc tính cho mô hình thực thể của hệ thống. Hồ sơ Nhân viên MSNV Họ tên Giới tính Ngày sinh Số CMND Nơi cấp CMND Ngày cấp Nguyên quán Hộ khẩu TT Tỉnh/TP Điện thoại Dân tộc Tôn Giáo Quốc tịch Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Trình độ tin học Trình độ lý luận Ngày vào đoàn Ngày vào đảng Ngày vào cơ quan TP gia đình TP bản thân Tình trạng hôn nhân Công việc hiện tại Chức vụ Đơn vị công tác Bậc lương Diện chính sách ảnh quá trình hưởng lương Tháng/năm hưởng lương Bậc thợ Hệ số Quá trình đào tạo Từ năm Đến năm - Trường đào tạo Nghành đào tạo Trình độ Hình thức đào tạo Quá trình công tác Từ năm Đến năm Đơn vị công tác Công việc Lý do nghỉ việc Khen thưởng Ngày tháng Hình thức Cấp khen thưởng Quá trình Nghĩa vụ qs Từ năm Đến năm Đơn vị Cấp bậc cao nhất Ghi chú kỷ luật Ngày tháng Hình thức Lý do Quan hệ gia đình Họ tên Năm sinh Nghề nghiệp Tên Quan hệ Giới tính Gia dình trình độ ngoại ngữ Ngoại ngữ Trình độ Ngày công nhận Nơi công nhận 4. Quan hệ Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo ra cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ. Có 3 kiểu quan hệ được sử dụng của mô hình quan hệ: a/Quan hệ một - một A B Giả sử có hai bảng thực thể A và B, giữ chúng có quan hệ một-một nếu như mỗi thực thể trong bảng A đều có tương ứng một thực thể trong bảng B và ngược lại. Xét cho các thực thể đưa ra trong hệ thống ta không có các mối quan hệ một- một giữa các bảng thực thể . b/Quan hệ một - nhiều Giữa hai bảng thực thể A và B có quan hệ một-nhiều nếu như mỗi dòng trong bảng thực thể A tương ứng với một hay nhiều dòng trong bảng thực thể B nhưng mỗi dòng trong bảng thực thể B tương ứng duy nhất với một dòng của bảng thực thể A. B A c/Quan hệ nhiều-nhiều Hai bảng thực thể A và B có quan hệ nhiều-nhiều với nhau nếu mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A và ngược lại. Quan hệ nhiều -nhiều không phục vụ trực tiếp cho việc khai thác thông tin nhưng nó giúp chúng ta xác lập các mối quan hệ Người ta chứng minh được rằng mọi quan hệ nhiều - nhiều đều có thể tách ra thành những quan hệ một nhiều đơn giản. A B II. Mô hình dữ liệu Tiếp cận theo sơ đồ chức năng nghiêp vụ, bằng cách ta đặt ra các câu hỏi: Hệ thống cần lưu trữ thông tin về vấn đề này hay không, nếu có thì nó được lưu trữ thành dòng hay cả bảng? Xuất phát từ hệ thống đó ta mô tả nó như sau: Hồ sơ nhân viên Trình độ ngoại ngữ Quá trình hưởng lương Quá trình công tác Quá trinh nghĩa vụ QS Quá trình đào tạo Quan hệ gia đình Khen Thưởng Kỷ luật 1. Xác định các quan hệ Sau khi đã xác định các kiểu thực thể chính ta sẽ xác định các nối kết tự nhiên giữ chúng, ghi các quan hệ này dưới dạng quan hệ một-nhiều. Ta căn cứ vào các gợi ý sau đây để xác định quan hệ: Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. Trong quan hệ một- nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa là ở đầu nhiều. Các quan hệ gián tiếp (nhiều nhiều) được bỏ qua. Thông qua việc xác định các thực thể, quan hệ các thực thể ta xây dựng được mô hình dữ liệu ban đầu của hệ thống như sau: Mô hình thực thể liên kết Hồ sơ cá nhân QTCT QTĐT TĐNN KHen thưởng Kỷ luật QHGĐ QT H_LƯƠNG Hình trên là mô hình dữ liệu ban đầu của hệ thống III/ Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống Đây là một phần của cách tiếp cận quan hệ của hệ thống. Qua việc xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ người ta tiếp cận với việc phân tích dữ liệu cho hệ thống. Trong phần này sẽ dề cập hai vấn đề: - Xác định các thuộc tính - Chuẩn hoá các dữ liệu 1.Xác định các thuộc tính Để phân tích dữ liệu cho hệ thống cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống: - Từ tri thức của chính bản thân mình về thực tế công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà dự đoán các thuộc tính trong một thực thể - Từ người tiếp xúc phỏng vấn. - Từ việc xem xét cá bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đang nghiên cứu. 2. Chuẩn hoá các thực thể Khái niệm: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa nhưng dữ liệu vẫn đầy đủ. Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu Quy tắc chuẩn hoá 1 Bảng không được chứa những thuộc tính có thể xuất hiện nhiều lần. Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính lặp lại vào một bảng khác cùng với những thuộc tính khoá trong kiêủ thực thể chứng kiến mà thuộc tính này lặp lại. Quy tắc chuẩn hoá thứ 2 Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá. Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính không phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá vào một bảng khác cùng với những thuộc tính thành phần của khoá mà nó đã phụ thuộc vào. Quy tắc chuẩn hoá thứ 3 : Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng. Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc không khoá vào một bảng khác cùng những thuộc tính mà nó phụ thuộc vào. Từ những khái niệm trên và những mẫu biểu liên quan đến hệ thống ta tiến hành chuẩn hoá dữ liệu cho hệ thống. chương iv Thiết kế các bảng lưu trữ dữ liệu Bảng Hồ sơ cá nhân Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Hoten Text 50 Họ tên Gioitinh Text 3 Giới tính NS Date/Time Năm sinh Sinhquan Text 50 Sinh quán MaTinh_TP Number Mã Tỉnh/TP Hokhau Text 50 Hộ khẩu thường trú Dienthoai Text 10 Điện thoại SoCMND Number Số CMND Noicap Text 50 Nơi cấp Ngaycap Date/Time Ngày cấp MaDantoc Number Mã dân tộc Tongiao Text 10 Tôn giáo Quoctich Text 15 Quốc tịch NgayvaoDoan Date/time Ngày vào Đoàn NgayvaoDang Date/time Ngày vào Đảng NgayvaoCoQuan Date/time Ngày vào Cơ Quan TrinhdoVH Text 50 Trình độ văn hoá Tinhtranghonnhan Yes/No Tình trạng hôn nhân Thanhphangiadinh Text 20 Thành phần gia đình Thanhphanbanthan Text 20 Thành phần bản thân TrinhdoCM Text 50 Trình độ chuyên môn TrinhdoTinhoc Text 50 Trình độ Tin Học Trinhdolyluan Text 50 Trình độ lý luận Cvu Text 20 Chức vụ Bactho Text 3 Bậc thợ CVhientai Text 50 Công việc hiện tại DienCS Text 20 Diện chính sách Madonvi Number Mã đơn vị Anh OLE object ảnh Bảng Quá trình công tác Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Tưnam Date/Time Từ năm Dennam Date/Time Donvicongtac Text 50 Đơn vị công tác Congviec Text 50 Công việc Lydonghiviec Text 50 Bảng Quá trình đào tạo Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Tunam Date/Time Từ năm Dennam Date/Time Đến năm Truongdaotao Text 50 Trường đào tạo Nghanhdaotao Text 50 Nghành đào tạo Hinhthucdaotao Text 50 Hình thức đào tạo Trinhdo Text 50 Trình độ Bảng Quá trình hưởng lương Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng trường ý nghĩa 1 MSNV Text 10 Mã số nhân viên 2 Thang/nam Date/Time Tháng / năm 3 Bacluong Number Byte Bậc lương 4 Hesoluong Number Interger Hệ số lương Bảng ngoại ngữ Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa Mangoaingu Autonumber Mã ngoại ngữ Tenngoaingu Text 20 Tên ngoại ngữ Bảng Quan hệ gia đình Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên TenQH Text 30 Tennguoi Text 30 NS Date/Time Gioitinh Text 3 Giadinh Yes/No Nghề nghiệp Text 50 Quá trình nghĩa vụ Quân sự Stt Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Tưnam Date/Time Từ năm Dennam Date/Time Đến năm Donvi Text 50 Đơn vị Capbac Text 20 Cấp bậc Ghichu Text 30 Ghi chú Bảng Tỉnh/TP Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MaTinh_TP Autonumber Mã Tỉnh/TP TenTinh_TP Text 20 Tên Tỉnh/TP Bảng Khen thưởng Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Ngaythang Date/Time Ngày tháng Hinhthuc Text 30 Hình thức Capkhenthuong Text 50 Cấp khen thưởng Bảng kỷ luật Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Ngaythang Date/Time Ngày tháng Hinhthuc Text 30 Hình thức Lydo Text 50 Lý do Bảng trình độ ngoại ngữ Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Mangoaingu Number Mã ngoại ngữ Trình độ Text 20 Trình độ Ngaycongnhan Date/Time Ngày công nhận Noicongnhan Text 30 Nơi công nhận Bảng đơn vị Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa Madonvi Autonumber Mã đơn vị Tendonvi Text 50 Tên đơn vị Dienthoai Text 10 Điện thoại Chucnang Text 50 Chức năng TenTTruong Text 20 Tên thủ trưởng Bảng Quốc gia Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MaQuocgia Autonumber Mã Quốc gia TenQuocgia Text 20 Tên Quốc gia Bảng Dân tộc Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa Madantoc Autonumber Mã dân tộc Tendantoc Text 20 Tên dân tộc chương V Giới thiệu về microsoft access I. Tìm hiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu access Microsoft Access là một phần mềm quản trị dữ liệu cơ sở dữ liệu theo kiểu quan hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các công cụ của Microsoft Windows trong những áp dụng cụ thể. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý một cách chính xác và hiệu quả, các cơ sở dữ liệu quan hệ chuyên nghiệp. Trong cơ sở dữ liệu chúng ta cần phải lưu trữ các dữ kiện có liên quan với nhau nhiều lần trong các bảng dữ kiện khác nhau. Những thông tin bổ sung cần thiết, sẽ được thiết kế nhờ tính liên kết giữa các bảng dữ kiện. Sự liên kết giữa các bảng có thể được thiết lập bởi những dữ kiện đã có trước đó, hoặc hoàn toàn mới mà ta thêm vào cơ sở dữ liệu sau này. Microsoft Access tận dụng khả năng đồ hoạ trong Windows, cho phép truy xuất một cách trực quan đến dữ liệu và cho một phương pháp trực tiếp, đơn giản để xem xét và truy xuất thông tin. Microsoft Access cho phép các thao tác với dữ liệu, khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh mẽ, nó giúp tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, có thể dùng một cách truy vấn để làm việc với dữ liệu lưu trữ trong các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Có thể truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách mô tả dữ liệu khác nhau của hệ thống chỉ cần dùng động tác nhấp chuột. Microsoft Access cho phép thao tác dữ liệu. Khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh mẽ của nó giúp tìm kiếm thông tim một cách mau lẹ. Có thể dùng một cách truy vấn để làm việc với dữ liệu lưu trữ trong các dạng thức cơ sở dữ liệu khác nhau. Có thể thay đổi truy vấn lúc nào và xem nhiều cách phô diễn dữ liệu khác nhau của hệ thống chỉ với một động tác nhấp chuột. Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu: cho phép thiết kế được những mẫu biểu và báo cáo phức tạp và đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra. Có thể vận động dữ liệu, kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. Microsoft Access là một công cụ nâng cao, hiệu xuất công tác quan trọng dùng Microsoft Access wizard và các tập lệnh (macro). Có thể dễ dàng tự động hoá công việc. Khi thiết kế một cơ sở dữ liệu, trước tiên phải xác định mục đích của cơ sở dữ liệu, phải phân tích thôn tin thành chủ thể dữ kiện riêng rẽ rồi quy định giữa các chủ thể đó để Microsoft Access có thể tập hợp một cách đầy đủ và đúng đắn. Hãy xem cơ sở dữ liệu được dùng như thế nào và dùng vào việc gì. Điều đó cho biết thông tin nào cần thiết phải quy định để Microsoft Access lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Sau đó khai báo các thuộc tính điều khiển, đây là một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ. Quan hệ giữa các bảng, xem xét mỗi bảng dữ kiện và quyết định dữ kiện thuộc một bảng có quan hệ với dữ kiện thuộc bảng khác như thế nào. Nếu cần thiết thì thêm một hay nhiều vùng dữ kiện vào các bảng, hoặc tạo những bảng mới để làm sáng tỏ quan hệ này, khi xác định các vùng dữ kiện của mẫu tin cần chú ý các điểm sau. + Mỗi vùng phải có quan hệ trực tiếp với các chủ thể dữ kiện. Nếu một vùng nào đó của mẫu tin lại mô tả một chủ thể dữ kiện khác, thì vùng này cũng sẽ được định nghĩa trong bảng dữ kiện đó. + Không ghi những sự kiện tính toán và bảng dữ kiện trong hầu hết các trường không nên chứa những kết quả trong bảng dữ kiện, thay vào đó có thể ra lệnh để Microsoft Access thực hiện các phép tính mỗi khi cần kết quả. + Khi vào bảng dữ kiện tất cả các dữ kiện cần thiết. Trong một bảng sự kiện thường dễ nhìn thấy những thông tin quan trọng, để xem Microsoft Access có đáp ứng kết quả với những dữ kiện đưa ra trong các bảng không. + Lưu trữ dữ kiện theo từng phần, dùng hai vùng riêng biệt để chứa họ tên đầy đủ của một người để tránh trùng lặp dữ liệu và tra cứu sẽ dễ dàng hơn. II. Những đặc điểm cơ bản của Microsoft Access 1. Một số tính năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft Access có cài đặt một số các đặc điểm của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ cụ thể như: - Tự động kiểm tra khoá: Hệ cho phép định nghĩa khoá của một bảng (quan hệ) và kiểm tra khoá một cách tự động, người dùng không cần phải lập trình để kiểm tra sự trùng khoá. - Kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị: Hệ cho phép đưa vào biểu thức quy định về tính hợp lệ đối với dữ liệu nhập vào môi trường trong bảng (một thuộc tính trong qua hệ). 2. Khả năng hỏi đáp bằng QBE Đối với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông thường khi người sử dụng mốn thực hiện một hỏi đáp trên cơ sở dữ liệu thì trước hết hỏi đáp phải được mô tả dưới hình thức lệnh SQL cài đặt tương ứng với hẹe, như vậy người sử dụng phải biết được cú pháp của lệnh này. Đối với Microsoft Access để mô tả một hỏi đáp dùng cũng có thể viết lệnh SQL cài đặt theo cú pháp riêng của hệ nhưng đồng thời Microsoft Access cũng cung cấp công cụ giúp người sử dụng mô tả dễ dàng. Công cụ này là QBE thực hiện mô tả hỏi đáp trên cơ sở đồ hoạ. 3. Công cụ trợ giúp thiết kế biểu mẫu và báo cáo. Với công cụ Form Wizard, người sử dụng dễ dàng thiết kế các biểu mẫu và báo cáo để xác định sẽ nhập/xuất dữ liệu cho môi trường tại vị trí dòng cột nào,… Người sử dụng chỉ cần các công cụ để thiết kế, sau đó khai báo các thuộc tính của biểu mẫu và báo cáo cho bảng câu hỏi. 4. Kiểu trường OLE (Object Linhking And Embebing) Nhu cầu trao đổi dữ liệu (đối tượng). Sản sinh từ phần mền này sang phần mền khá ngày càng nhiều, Microsoft Access được sự hỗ trợ bởi phương pháp đáp ứng được yêu cầu này. Microsoft Access cung cấp một trường có kiểu OLE, khi dùng trường này người sử dụng có liên kết các đối tượng được sản sinh từ các ứng dụng khác như: Hình ảnh, âm thanh, bảng tính, văn bản … vào cơ sở dữ liệu Microsoft