Đồ án Phần mềm quản lý điểm bằng Access

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT – HÀN KHOA KHOA HỌC MÁY TÍNH ********************** ĐỒ ÁN PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐIỂM BẰNG ACCESS (Môn: Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản) Người hướng dẫn: Hồ Văn Phi Lớp: CCQ-DL01 Nhóm thực hiện: Nhóm 1 Đà Nẵng, tháng 7 năm 2008 TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT – HÀN KHOA KHOA HỌC MÁY TÍNH ********************** ĐỒ ÁN PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐIỂM BẰNG ACCESS (Môn: Quản lý và xử lý dữ liệu căn bản) Người hướng dẫn: Hồ Văn Phi Lớp: CCQ-DL01 Nhóm thực hiện: Nhóm 1 Võ Công Bách Lê Thanh Hùng Dương Thị Huyền Trang Huỳnh Thanh Tùng Đà Nẵng, tháng 7 năm 2008 MỤC LỤC Chương 1 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ 4 1 Xây dựng cơ sở dữ liệu 4 1.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access 4 1.2 Bảng dữ liệu (Tables) 4 2 Thiết kế truy vấn (Query) 8 2.1 Cơ sở lý luận 8 2.2 Các bước thiết kế truy vấn (Query) 9 3 Thiết kế giao diện (Form) 11 3.1 Cơ sở lý luận 11 3.2 Các bước thiết kế giao diện (Form) 11 4 Thiết kế báo cáo (Report) 14 4.1 Cơ sở lý luận 14 4.2 Các bước thiết kế báo cáo (Report) 15 5 Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages) 16 5.1 Cơ sở lý luận 16 5.2 Các bước thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages) 16 6 Thiết kế Macro 18 6.1 Cơ sở lý luận 18 6.2 Các bước thiết kế Macro 19 Chương 2 BÁO CÁO TỔNG THỂ THIẾT KẾ VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH 20 2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế 20 2.2 Chạy chương trình hoàn thành 20 I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong hệ thống quản lý hiện nay ở tất cả các trường học, việc quản lý điểm của học sinh, sinh viên là vô cùng quan trọng và cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu đó nhóm 1 đã bắt tay vào việc nghiên cứu một phần mềm có thể giải quyết công việc quản lý điểm một cách hiệu quả và chính xác hơn. Phần mềm có rất nhiều tính năng mà các nhà quản lý điểm quan tâm như: Tính điểm trung bình, nhập và xem điểm với giao diện dễ nhìn tăng độ chính xác trong quá trình nhập và tính điểm, vì điểm là một cơ sở để đánh giá trình độ học lực của người đi học. Đặc biệt tính năng truy vấn (Query) có chứa tham số của phần mềm giúp người sử dụng có thể truy cập vào bất kì bảng ghi nào có trong phạm vi quản lý và chỉnh sửa. Tính năng dễ sử dụng là quan trọng nhất, trong thời đại công nghệ hiện nay, việc sử dụng được tin học văn phòng rất phổ biến, chính vì thể mà phần mềm quản lý điểm được viết trên nền Access nằm trong bộ Office của tập đoàn Microsoft là một lợi thế cho người sử dụng. Ngoài ra người sử dụng còn có thể thay đổi một số tính năng của phần mềm để có thể phù hợp với ban hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo. II. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ Xây dựng cơ sở dữ liệu (tables) Thiết kế truy vấn (Queries) Thiết kế giao diện (Form) Thiết kế báo cáo (Report) Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages) Thiết kế Macros Chương 2: Báo cáo tổng thể thiết kế và chạy chương trình 2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế 2.2 Chạy chương trình hoàn thànhIII. NỘI DUNG Đồ án nghiên cứu gồm 2 chương CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ Xây dựng cơ sở dữ liệu Khái niệm về cơ sở dữ liệu Access CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó. Ví dụ: CSDL Quản lý điểm sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: danhsachsinhvien, danhsachloptheomon, danhsachlopcodinh, danhsachdiem, danhsachmonhoc được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý điểm sinh viên một trường học. Toàn bộ cấu trúc CSDL quản lý điểm sinh viên trên Access được mô tả như sau: Hình 1.1: Mô tả liên kết các bảng dữ liệu Bảng dữ liệu (Tables) Cơ sở lý luận Bảng dữ liệu (Tables) là một thành phần quan trọng nhất của cở sở dữ liệu (CSDL). Nó là nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng dữ liệu, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết và phải đảm bảo giảm tối đa tình trạng dư thừa dữ liệu, giảm tối đa dung lượng cở sở dữ liệu có thể, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo. Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng. Các trường dữ liệu Trường khóa. Bản ghi. Tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập hợp các bảng ghi. Mỗi dòng là một bảng ghi (Record) Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field) Hình 1.2: Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet Trường khóa (Primary Key) Tập hợp các thuộc tính của trường dữ liệu. Hình 1.3: Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view Xây dựng cấu trúc bảng (Tables) Để giải quyết bài toán quản lý điểm(theo hệ tín chỉ) ta cần thiết lập các bảng dữ liệu như sau: danhsachsinhvien, danhsachloptheomon, danhsachlopcodinh, danhsachdiem, danhsachmonhoc. Ta tiến hành tạo bảng Danhsachsinhvien theo các bước sau: Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View, Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK. Hoặc nhấn Creat Table in Design View trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất hiện: Hình 1.4: Hộp thoại thiết kế bảng. Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng: bằng cách gõ danh sách tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế. Đối với bảng Danhsachsinhvien bao gồm 5 trường là: Masinhvien, Malop, Tensinhvien, Ngaysinh, Gioitinh. Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng. Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng bằng cách: Dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá. Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên thanh công cụ. Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng với tên Danhsachsinhvien. Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ. Tương tự ta tạo các bảng dữ liệu khác: Bảng Danhsachdiem gồm các trường như sau: Masinhvien, Malop, Diemquatrinh, Diemthilan1, Diemthilan2. Trong đó trường Masinhvien và Malop được chọn làm trường chính. Bảng Danhsachloptheomon gồm: Maloptheomon, Mamonhoc, Sotinchi, Gvphutrach, Siso, Hocky. Trường Maloptheomon là trường chính. Bảng Danhsachmonhoc gồm: Mamonhoc, Tenmonhoc, Ghichu. Trường Mamonhoc là trường chính. Bảng Danhsachlopcodinh gồm: Malop, Tenlop, Khoa, Siso, GVCN. Trường Malop là trường chính. Thiết lập quan hệ (Relationship) Sau khi tạo xong các bảng dữ liệu, ta phải tiến hành liên kết các bảng lại với nhau để dữ liệu của từng bảng có thể kết nối trở thành một hệ thống lưu trữ dữ liệu hoàn chỉnh. Tạo liên kết cho các bảng cở sở dữ liệu như sau: Bảng Danhsachmonhoc liên kết 1-nhiều với bảng Danhsachloptheomon thông qua trường Mamonhoc. Bảng Danhsachloptheomon liên kết 1-nhiều với bảng Danhsachdiem thông qua trường Maloptheomon. Bảng Danhsachdiem liên kết nhiều-1 với bảng Danhsachsinhvien thông qua trường Masinhvien. Bảng Danhsinhvien liên kết nhiều-1 với bảng Danhsachlopcodinh thông qua trường Malop. Hình 1.5: Tạo liên kết giữa các bảng dữ liệu. Nhập dữ liệu cho bảng Sau khi tạo liên kết cho bảng ta có thể nhập dữ liệu cho bảng một cách dễ dàng và chính xác. Ta tiến hành nhập dữ liệu từ hai phía, bắt đầu từ bảng dữ liệu Danhsachmonhoc và Danhsachlopcodinh Hình 1.6: Nhập dữ liệu từ bảng Danhsachmonhoc. Sau khi nhập dữ liệu cho trường khóa chính của bảng này ta có thể liên kết đến một bảng khác bằng cách kích chuột vào dấu cộng (+). Hình 1.7: Nhập dữ liệu từ bảng Danhsachlopcodinh. Thiết kế truy vấn dữ liệu (Query) Cơ sở lý luận Truy vấn dữ liệu (Queries) là một công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access. Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích, lọc ,hiển thị dữ liệu, tổng hợp, thống kê, thêm, bớt, cập nhật dữ liệu,…Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên. Trong Access có các loại truy vấn dữ liệu như: Select Query Total Query (Truy vấn tổng hợp) Parameter Query (Truy vấn có chứa tham số) Crosstab Query (Truy vấn chéo) Action Query (Truy vấn hành động) SQL Query Các bước thiết kê truy vấn (Query) Để xem điểm của đối tượng (Gồm 1 bảng ghi hay nhiều bảng ghi) ta có thể sử dụng một trong số kiểu truy vấn đã nêu ở trên tùy thuộc vào mục đích truy vấn. Ví dụ: Hãy đưa ra danh sách điểm trung bình môn Anh Văn của tất cả sinh viên trong lớp (cố định) Dữ liệu gồm các thông tin như sau: Masinhvien, Tensinhvien, Diemtrungbinh, Tenmonhoc, Mamonhoc, Malop (Trong đó mamonhoc và mã lớp không được hiển thị khi xuất báo cáo) Phân tích yêu cầu: Thông tin cần hiển thị được lưu trữ trong 2 bảng dữ liệu khác nhau, đó là bảng Danhsachsinhvien, Danhsachmonhoc, Danhsachloptheomon và Danhsachdiem. Từ 4 bảng dữ liệu trên, ta phải trích lọc được những thông tin về điểm trung bình của môn Anh Văn 1 của lớp Dữ liệu. Các bước tiến hành tạo Query: Trong cửa sổ tạo Query ta có thể chọn 1 trong 2 cách tạo Query là Create query in Design view (Tự thiết kế mới) hay Create query by using wizard (Thiết kế với ứng dụng có sẵng). Hình 2.1: Giao diện thiết kế Query Tiếp đến ta chọn các trường có liên quan trong các bảng dữ liệu là Danhsachsinhvien, Danhsachmonhoc, Danhsachloptheomon và Danhsachdiem. Hình 2.2: Cửa sổ chứa các bảng thông tin và các trường chọn làm tham số. Để ẩn bất cứ một trường nào sau khi hiển thị ta bỏ nút chọn trong bảng ghi Show. Trong bảng ghi Criteria ta thiết lập điều kiện “CCQ-DL01” cho trường Malop và điều kiện “AV1” cho trường Mamonhoc trên cùng một hàng (Cùng cấp), có thể thiết lập điều kiện không cố định bằng cách thay cặp dấu nháy (“”) bằng cặp ngoặc vuống ([]). Kích chọn nút để thiết lập công thức tính cho trường Điểm trung bình, tùy thuộc vào mỗi môn học mà ta có công thức tính điểm trung bình khác nhau. Hình 2.3: Cửa sổ thiết lập công thức tính điểm trung bình. Sau khi hoàn tất bấm nút để hiển thị kết quả. Hình 2.4: Cửa sổ thực thi truy vấn. Thiết kế giao diện (Form) Khái niệm về Form Khi sử dụng một ứng dụng, đa phần công việc của người dùng làm trên các hộp thoại (Dialogue), cửa sổ (Windows). Cả 2 thành phần này trong lập trình đều được gọi là Form. Với người dùng, Form là giao diện để sử dụng phần mềm; còn với những người phát triển phần mềm, Form là những cái mà họ phải nghĩ, phải thiết kế và tạo ra sao cho người dùng họ cảm thấy rất thoải mái, phù hợp và dễ dùng. Có 2 môi trường dùng tạo Form trong Access: - Sử dụng trình Form Wizard. Đây là cách rất đơn giản, nhanh chóng, dễ dùng giúp tạo nhanh một Form. - Sử dụng trình Form Design View - một công cụ tương đối hoàn chỉnh để tạo ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng. Các bước tạo Form Tạo form xem và nhập điểm cho sinh viên bằng cách sử dụng Form Wizard. Đầu tiên ta tạo form cho bảng dữ liệu Danhsachdiem. Ta chọn các trường dữ liệu cần hiển thị trên form qua danh sách Selected Fields như hình sau: Hình 3.1: Chọn các trường dữ liệu cần hiển thị trên form. Sau đó bấm next để chuyển sang bước tiếp theo là chọn bố cục hiển thị và chọn giao diện hiển thị cho Form. Hình 3.2: Cửa sổ lựa chọn bố cục hiển thị cho Form. Hình 3.3: Cửa sổ lựa chọn giao diện hiển thị cho Form. Cuối cùng bấm Finish để hiển thị kết quả. Hình 3.4: Kết quả thực thi Form. Theo yêu cầu thì ta phải thiết kế Form bao gồm hai thông tin là điểm và thông tin sinh viên, do đó ta phải thiết kế thêm form Danhsachsinhvien với các bước thiết kế tương tự như phần thiết kế form cho Danhsachdiem. Rồi thực hiện các bước sau: Mở form Danhsachsinhvien,sau đó kích vào biểu tượng để chuyển sang cửa sổ tự thiết kế. Kéo thả form Danhsachdiem từ cửa sổ làm việc của form vào cửa sổ hiện thị của form Danhsachsinhvien. Có thể tạo thêm các nút lệnh mới để thay thế cho các nút lệnh mà trường trình hổ trợ sẵn (có thể không tạo cũng được). Hình 3.5: Thiết kế một Form cho hai bảng dữ liệu. Kích vào biểu tượng để chạy thử form và lưu form vừa thiết kế lại với tên Xem&nhapdiem. Nút lệnh tạo mới. Form điểm được ghép vào form thông tin SV Hình 3.6: Kết quả hiển thị Sub-form Xem&nhapdiem. Thiết kế báo cáo (Report) Cơ sở ly luận Báo cáo (Report) là một công cụ hữu hiệu dùng để thiết kế các mẫu báo cáo trong Access. Các báo cáo được sử dụng để hiển thị dữ liệu của chúng ta một cách có hệ thống. Báo cáo (Report) có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn đơn giản đến những mẫu biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng của người dùng. Các bước thiết kế Báo cáo Thiết kế truy vấn cho report (Sử dụng truy vấn xem điểm trung bình) Thiết kế report bằng cách sử dụng Report wizard. Chọn các trường cở sở dữ liệu trong truy vấn muốn hiển thị. Hình 4.1: Lựa chọn các trường dữ liệu để hiển thị trên Report. Chọn trường dữ liệu masinhvien để nhóm dữ liệu trong report. Chọn cách thức trình bày report như tương tự như ở phần thiết kế giao diện cho form. Nếu muốn thay đổi một số thuộc tính trong report thì mở report ở chế độ Design view để thay đổi. Phần hiển thị tên các cột (trường) Page Footer thường ghi số trang cho Report Tiêu đề trang cuối của báo cáo Phần hiển thị dữ liệu của các trường. Tiêu đề trang báo cáo Hình 4.2: Cửa sổ thiết kế Report ở chế độ Design View. Thực thi report, ta có kết quả hiển thị như sau: Hình 4.2: Kết quả hiển thị báo cáo (Report) Thiết kế trang truy cập dữ liệu (Pages) Cơ sở lý luận Trang truy cập dữ liệu là một kiểu trang Web đặc biệt, được kết nối trực tiếp đến dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Dữ liệu này có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access (*.mdb) hoặc trong cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. Pages cho phép hiển thị soạn và soạn thảo dữ liệu cơ bản. Chúng ta có thể xem thông tin tóm tắt hoặc thâm nhập sâu vào dữ liệu để thấy được bản ghi chi tiết có liên quan với thông tin tóm tắt. Các bước thiết kế Pages Tạo truy vấn cho trang truy vấn dữ liệu (Ở đây ta lấy lại truy vấn DTBAV1 đã tạo ở phần trên) Tạo trang truy vấn dữ liệu ở chế độ wizard, chọn truy vấn và các trường dữ liệu muốn hiển thị để thiết kế trang truy cập dữ liệu. Hình 5.1: Lựa chọn trường dữ liệu cho trang truy cập dữ liệu. Chọn trường dữ liệu để nhóm thông tin trên trang truy cập dữ liệu (ở đây ta chọn trường Masinhvien) Hình 5.2: Chọn trường dữ liệu hiển thị trên trang truy cập dữ liệu. Mở trang truy cập dữ liệu ở dạng Design view để tinh chỉnh thuộc tính và cấu trúc của trang truy cập dữ liệu. Hình 5.3: Tinh chỉnh cấu trúc, thuộc tính của trang truy cập dữ liệu. Thực thi trang truy cập dữ liệu vừa tạo, kết quả như sau: Hình 5.4: Kết quả thực thi trang truy cập dữ liệu. Thiết kế Macros Cở sở lý luận Trong Access Macro thể hiện các tác vụ riêng biệt của người dùng chẳng hạn như mở một Form hoặc chạy một báo cáo và cho phép ta mở rộng ứng dụng cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng. Các Macro có thể được sử dụng cho những tác vụ được lặp đi lặp lại để tiêt kiệm thời gian. Các Macro có thể thực hiện các tác vụ như: Chạy cùng lúc các truy vấn và các báo cáo. Mở cùng lúc nhiều Form và nhiều báo cáo. Kiểm tra tính chính xác dữ liệu trên các Form. Di chuyển dữ liệu giữa các bảng. Thể hiện các hành động khi ta kích vào nút lệnh. Các bước thiết kế Macros Thiết kế macro với cùng một hành động là “OpenForm” và “Open Query” Trong trường dữ liệu Form Name, ta chọn tên form muốn mở. Ở đây, ta chọn form Nhap&xemdiem1. Hình 6.1: Tạo hành động cho Macro Lưu macro vừa tạo Thực thi macro vừa tạo, ta thấy form Nhap&xemdiem1 được hiện lên khi kích hoạt macro này. CHƯƠNG 2: BÁO CÁO TỔNG THỂ VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH 2.1. Báo cáo tổng thể thiết kế 2.2. Chạy chương trình hoàn thành TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Microsoft Access 2000 Bible Quick Start; Cary N.Prague, Michael R. Iruin; Pulished by Hungry Minds, Inc, 2002. 2. Microsoft Access 2000 with VBA – Advanced; Al Napier, Phil Judd, H. Albert Napier, Philip J. Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000. 3. Mastering Microsoft Office 2000 Professional Edition; Gini Courter and Annette Marquis; Pulished by Oxford Express, 1999. 4. Tài liệu từ Mạng Giáo dục Việt Nam 5. Thông tin sản phẩm và các tài liệu học tập liên quan tại Website của Công ty Microsoft