Đồ án Phân tích thiết kế phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của bộ GTVT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, Tiến sỹ Phùng Văn Ổn - Trung tâm tin học Bộ Giao thông vận tải, người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình làm đề tài tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo, các cán bộ công nhân viên Trường ĐHDL Hải Phòng và đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Công nghệ thông tin, những người đã nhiệt tình giúp đỡ, giảng dạy và truyền đạt những kiến thức cần thiết trong suốt thời gian em học tập tại trường để em hoàn thành khóa học. Em cũng xin chân thành cảm ơn tất cả các cô chú, các anh chị tại Phòng văn thư - Lưu trữ và Trung tâm tin học Bộ Giao thông vận tải, đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt cho em trong thời gian thực tập. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn đã góp ý, trao đổi hỗ trợ cho tôi trong suốt thời gian vừa qua. Mặc dù em đã hết sức cố gắng để hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp song do khả năng còn hạn chế nên báo cáo vẫn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự thông cảm và sự góp ý tận tình của các thầy cô giáo cũng như tất cả các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 7 năm 2008 Sinh viên: Đinh Thị Hường LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ, khoa học công nghệ thông tin là một trong những ngành lớn mạnh hàng đầu. Hầu hết các ứng dụng tin học đều được áp dụng trong mọi lĩnh vực nghiên cứu khoa học cũng như trong mọi lĩnh vực của đời sống. Nó trở thành công cụ hữu ích cho con người trong các hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và đã đem lại hiệu quả cao. Trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp theo đề tài được phân công, em đã tìm hiểu quy trình nghiệp vụ thực tế tại Phòng văn thư- Lưu trữ thuộc Bộ Giao thông vận tải. Nội dung khóa luận gồm: lời cảm ơn, mục lục, lời nói đầu, 4 chương, tài liệu tham khảo, phụ lục. Chương I: Cơ sở lý thuyết và khảo sát hiện trạng. Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống. Chương III: Thiết kế hệ thống Chương IV: Thiết kế chương trình CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1. Khảo sát hiện trạng 1.1.1. Mục đích của đề tài Tìm hiểu thực tế quá trình lưu trữ tài liệu ở tại Phòng lưu trữ của Bộ giao thông vận tải từ đó xây dựng một phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để hỗ trợ quản lý công việc trên. 1.1.2. Giới thiệu về phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Bộ GTVT a) Chức năng Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Giao thông vận tải có chức năng giúp Chánh văn phòng làm tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. b) Chức năng và quyền hạn - Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy đinh về công tác văn thư, lưu trữ; - Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức trực thuộc Bộ Giao thông vận tải; - Giúp Chánh văn phòng Bộ trình bày kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ, phối hợp với các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ và các cơ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư,lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức; - Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; - Là đầu mối soát xét, kiểm tra thể thức, quy định về thủ tục hành chính đối với các loại văn bản; đóng dấu, lưu trữ bản gốc các văn bản được ban hành của Bộ và Văn phòng Bộ; - Quản lý chặt chẽ các loại tài liệu mật phát hành đi của cơ quan Bộ và các tài liệu mật gửi đến Bộ giao thông vận tải; - Đánh máy, sao y bản chính, sao lục, photocopy văn bản, tài liệu phục vụ Lãnh đạo Bộ và các tổ chức, cơ quan trực thuộc Bộ; - Tổ chức phân loại, sắp xếp và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ Bộ; - Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu trong phạm vi quản lý của Bộ; - Hướng dẫn các ban quản lý dự án, nhà thầu xây dựng giao thông và các trung tâm lưu trữ quốc gia vào kho lưu trữ Bộ; - Đôn đốc, hướng dẫn các Vụ, Ban, Văn phòng Bộ thực hiện chế độ nộp lưu vào kho lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật; - Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu hiện hành của cơ quan Bộ; - Giúp Chánh văn phòng lập kế hoạch kinh phí hàng năm đầu tư cho hoạt động của lưu trữ; - Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật; - Tham mưu, đề xuất công tác thi đua, khen thưởng trong lình vực văn thư, lưu trữ; 1.2. Mô tả công tác lưu trữ tài liệu tại Phòng lưu trữ Bộ GTVT Lưu trữ tài liệu là công việc thường xuyên được tiến hành mỗi năm 1 lần tại phòng lưu trữ của Bộ GTVT và có thể được mô tả sơ bộ như sau: Hàng năm phòng lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu theo quy định của nhà nước.Sau đó đưa vào bảo quản tập trung thống nhất tại kho lưu trữ. Sau khi đơn vị nộp giao tài liệu cho phòng lưu trữ nhân viên lưu trữ sẽ ghi lại vào sổ nhập tài liệu và 2 bên giao nhận tài liệu là đơn vị nộp giao tài liệu và lưu trữ hiện hành sẽ phải ký vào biên bản giao nhận tài liệu.Sau đó nhân viên lưu trữ sẽ tiến hành chỉnh lý phân loại để lập hồ sơ tài liệu. Có hồ sơ rồi thì thống kê mục lục để tra cứu phục vụ khai thác hàng ngày. Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác sau đó chuyển cho nhân viên phòng lưu trữ. Nhân viên phòng lưu trữ sẽ dựa vào thông tin ghi trong giấy giới thiệu để tìm kiếm: thường dựa vào số, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm phát hành văn bản hoặc cơ quan tổ chức ban hành văn bản để xác định xem tài liệu đó thuộc hồ sơ nào. Sau khi tìm thấy văn bản nhân viên lưu trữ sẽ photocopy văn bản đó và chuyển đến người khai thác tài liệu. Người mượn tài liệu sẽ phải ký nhận vào sổ phục vụ khai thác tài liệu. Hàng năm viết báo cáo thống kê gửi cục văn thư lưu trữ hoặc gửi báo cáo lên khi có yêu cầu. CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NHÂN VIÊN LƯU TRỮ LÃNH ĐẠO, NGƯỜI SỬ DỤNG Thông tin về tài liệu yêu cầu Tài liệu Yêu cầu báo cáo, tra cứu Báo cáo tài liệu Cập nhật tài liệu Hình 1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Mô tả tương tác - LÃNH ĐẠO, NGƯỜI SỬ DỤNG: gửi yêu cầu báo cáo, tra cứu về tình hình lưu trữ tài liệu/ tài liệu cần tra cứu tới hệ thống, hệ thống sẽ gửi lại các báo cáo/ tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo hay người sử dụng. - NHÂN VIÊN LƯU TRỮ: gửi thông tin về tài liệu yêu cầu tới hệ thống, và nhận lại thông tin phản hồi cho biết có tìm thấy tài liệu yêu cầu đó hay không. 2.2. Mô hình phân rã chức năng Bảng nhóm các chức năng Các chức năng lá Nhóm lần 2 QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Cập nhật đơn vị Cập nhật dữ liệu 2. Cập nhật hồ sơ 3. Cập nhật tài liệu 4. Cập nhật văn bản 5. Cập nhật sổ mượn TL 6. Cập nhật sổ nhập TL 7. Cập nhật nhân viên 8. Cập nhật người mượn 9. Tra cứu văn bản Tra cứu 10. Tra cứu tổng hợp về các loại văn bản 11. Tra cứu nhân viên 12. Báo cáo về tình hình nhập tài liệu Báo cáo 13. Báo cáo về tình hình mượn tài liệu Hình 2: Bảng nhóm các chức năng b. Sơ đồ phân rã chức năng HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.0. Cập nhật 2.0.Tra cứu 1.1. Cập nhật đơn vị 1.3. Cập nhật hồ sơ 2.1. Tra cứu VB 2.2. Tra cứu tổng hợp về các loại VB 3.0.Báo cáo thống kê 3.1. Báo cáo về tình hình mượn TL 1.2. Cập nhật tài liệu 1.4. Cập nhật văn bản 1.5. Cập nhật sổ mượn TL 1.6. Cập nhật sổ nhập TL 1.7. Cập nhật nhân viên 3.2. Báo cáo về tình hình nhập TL 2.3. Tra cứu nhân viên 1.8. Cập nhật người mượn Hình 3: Sơ đồ phân rã chức năng c) Mô tả chi tiết các chức năng lá * Cập nhật - Cập nhật đơn vị : nhân viên lưu trữ sẽ tiến hành cập nhật đơn vị khi đơn vị giao nộp tài liệu. - Cập nhật tài liệu: nhân viên lưu trữ sẽ tiến hành cập nhật tài liệu khi đơn vi giao nộp tài liệu vào Phòng lưu trữ cơ quan Bộ. - Cập nhật hồ sơ: Sau khi nhập tài liệu nhân viên lưu trữ sẽ tiến hành cập nhật hồ sơ. - Cập nhật văn bản: Nhân viên lưu trữ sẽ tiến hành cập nhật các thông tin về văn bản có trong hồ sơ. - Cập nhật sổ mượn tài liệu: Khi người đến khai thác sử dụng tài liệu nhân viên lưu trữ sẽ tiến hành cập nhật thông tin người mượn. - Cập nhật nhân viên: chức năng này được thực hiện khi Phòng Văn thư- Lưu trữ có sự thay đổi về nhân sự. - Cập nhật sổ nhập tài liệu: dùng để cập nhật các lần nhập tài liệu vào lưu trữ ở Phòng lưu trữ cơ quan Bộ. * Tra cứu - Tra cứu văn bản: Khi muốn xem thông tin một văn bản bất kỳ nào đó thì có thể tim qua chức năng Tra cứu văn bản. Trong chức năng này có thể thực hiện tra cứu văn bản theo số ký hiệu của văn bản, theo ngày tháng năm ban hành văn bản, theo trích yếu nội dung của văn bản, theo tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản. - Tra cứu tổng hợp về văn bản: Khi muốn tra cứu toàn bộ văn bản có cùng hình thức văn bản thì có thể thực hiện tra cứu theo chức năng này. - Tra cứu nhân viên: Hệ thống sẽ cung cấp các thông tin cần tìm về từng nhân viên khi có yêu cầu. * Báo cáo - Báo cáo về tình hình nhập tài liệu: Hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo về tình hình nhập tài liệu để lưu trữ khi có yêu cầu từ lãnh đạo. - Báo cáo về tình hình mượn tài liệu: Hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo về tình hình mượn tài liệu khi có yêu cầu từ lãnh đạo. 2.3 Ma trận thực thể chức năng + Danh sách các hồ sơ, tài liệu sử dụng Ký hiệu Tên hồ sơ d1 Biên bản giao nhận tài liệu d2 Sổ nhập tài liệu d3 Hồ sơ tài liệu quản lý d4 Danh sách đơn vị d5 Danh sách nhân viên d6 Sổ phục vụ khai thác tài liệu d7 Báo cáo Hình 4: Danh sách các hồ sơ, tài liệu + Ma trận thực thể chức năng Các thực thể d1: Biên bản giao nhận tài liệu d2: Sổ nhập tài liệu d3: Hồ sơ tài liệu quản lý d4: Danh sách đơn vị d5: Danh sách nhân viên d6: Sổ phục vụ khai thác tài liệu d7: Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ d1 d2 d3 d4 d5 d6 d7 1. Cập nhật dữ liệu R U U U U U 2. Tra cứu R R C 3. Báo cáo R R R C Hình 5: Ma trận thực thể và chức năng 2.4. Mô hình luồng dữ liệu 2.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 1.0 Cập hật dữ liệu 3.0 Báo cáo NHÂN VIÊN LƯU TRỮ LÃNH ĐẠO Yêu cầu báo cáo Báo cáo 2.0 Tra cứu Cập nhật thông tin d3 Hồ sơ tài liệu d7 Báo cáo NHÂN VIÊN, NGƯỜI SỬ DỤNG Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm d6 Sổ phục vụ khai thác tài liệu Xem thông tin d1 Biên bản giao nhận tài liệu d3 Hồ sơ tài liệu d5 Danh sách nhân viên d4 Danh sách đơn vị d2 Sổ nhập tài liệu lưu trữ d5 Danh sách nhân viên Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức 0 2.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Biểu đồ của tiến trình “1.0. Cập nhật dữ liệu” Xem thông tin người mượn d6 Sổ phục vụ khai thác TL NHÂN VIÊN 1.1 Cập nhật đơn vị Cập nhật thông tin về đơn vị Xem thông tin về đơn vị 1.2 Cập nhật tài liệu Cập nhật thông tin tài liệu Xem thông tin tài liệu 1.3 Cập nhật hồ sơ 1.4. Cập nhật văn bản Cập nhật thông tin hồ sơ Xem thông tin hồ sơ 1.5 Cập nhật sổ mượn 1.6 Cập nhật sổ nhập TL Xem thông tin nhân viên Cập nhật nhân viên Xem thông tin sổ nhậpTL Cập nhật sổ mượn Xem T.tin sổ mượn d3 Hồ sơ tài liệu d2 Sổ nhập tài liệu d5 Danh sách nhân viên d6 Sổ phục vụ khai thác TL Cập nhật thông tin văn bản Xem thông tin văn bản d4 Danh sách đơn vị d2 Sổ nhập tài liệu d1 Biên bản giao nhận TL d3 Hồ sơ tài liệu 1.7 Cập nhật nhân viên 1.8 Cập nhật người mượn Cập nhật người mượn Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “1.0. Cập nhật dữ liệu” b) Biểu đồ của tiến trình ”2.0. Tra cứu” NHÂN VIÊN, NGƯỜI SỬ DỤNG 2.1 Tra cứu văn bản Yêu cầu tìn kiếm văn bản Văn bản d6 Sổ phục vụ khai thác tài liệu 2.2 Tra cứu tổng hợp về các loại văn bản d3 Hồ sơ tài liệu Các văn bản Yêu cầu tìm kiếm hình thức VB Yêu cầu tìm kiếm nhân viên d5 danh sách nhân viên Thông tin nhân viên cần tìm d3 Hồ sơ tài liệu 2.3 Tra cứu nhân viên Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “2.0. Tra cứu” Biểu đồ của tiến trình “3.0. Báo cáo” LÃNH ĐẠO 3.1. Báo cáo về tình hình nhập tài liệu 3.2. Báo cáo về tình hình mượn tài liệu Yêu cầu báo cáo d2 Sổ nhập tài liệu d6 Sổ phục vụ khai thác tài liệu Kết quả báo cáo Yêu cầu báo cáo Kết quả báo cáo d7 Báo cáo d7 báo cáo Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “3.0. Báo cáo” CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. Mô hình liên kết thực thể ER a) Các kiểu thực thể 1) TÀI LIỆU (Mã số tài liệu, tên tài liệu, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, đặc điểm tình hình tài liệu). 2) HỒ SƠ ( Mã số hồ sơ, Tiêu để hồ sơ, Cặp hộp số, Thời hạn bảo quản). 3) VĂN BẢN (Số ký hiệu của VB, ngày ban hành VB, cơ quan ban hành VB, trích yếu nội dung của VB). 4) ĐƠN VỊ (Mã số đơn vị, tên đơn vị, địa chỉ đơn vị). 5) NHÂN VIÊN (Mã số nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại, trình độ, chức vụ). 6) NGƯỜI MƯỢN (Mã số người mượn, họ tên người mượn). b) Các kiểu quan hệ * Mối quan hệ sở hữu phụ thuộc n 1 ĐƠN VỊ TÀI LIỆU Có NGƯỜI MƯỢN ĐƠN VỊ Thuộc n 1 HỒ SƠ VĂN BẢN Có 1 n TÀI LIỆU HỒ SƠ Có 1 n * Các mối quan hệ khác 1) Câu hỏi Trả lời Thực thể Thuộc tính Ai nhập ? NHÂN VIÊN Nhập cái gì ? TÀI LIỆU Nhập bằng cách nào Số ký hiệu của biên bản giao nhận tài liệu. Nhập khi nào ? Ngày tháng năm nhập tài liệu. Ta có mối quan hệ nhập: NHÂN VIÊN nhập TÀI LIỆU NHÂN VIÊN TÀI LIỆU Nhập Ngày tháng năm nhập tài liệu Số ký hiệu của biên bản giao nhận tài liệu 1 n 2) Câu hỏi Trả lời Thực thể Thuộc tính Ai mượn ? NGƯỜI MƯỢN Mượn cái gì ? VĂN BẢN Mượn khi nào ? Ngày mượn Ta có mối quan hệ mượn NGƯỜI MƯỢN mượn VĂN BẢN NGƯỜI MƯỢN VĂN BẢN Mượn Ngày mượn n m c) Mô hình ER Ngày mượn Mã số nhân viên NGƯỜI MƯỢN Mượn VĂN BẢN Thuộc ĐƠN VỊ Có TÀI LIỆU Có HỒ SƠ Nhập NHÂN VIÊN có Ngày mượn Mã số người mượn Họ tên người mượn Mã số đơn vị Địa chỉ đơn vị Tên đơn vị Ngày tháng năm nhập tài liệu Số ký hiệu của biên bản giao nhân tài liệu Mã số tài liệu Tên tài liệu Thời gian của TL Số lương TL Đặc điểm tình hình TL Ngày ban hành VB Cơ quan ban hành VB Trích yếu nội dung VB HÌnh thức VB Mã số hồ sơ Cặp hộp số Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Ngày sinh Địa chỉ Số điện thoại Trình độ Chức vụ Số ký hiệu VB n m n n 1 n 1 1 n 1 n Họ tên nhân viên 1 n Hình 10: Mô hình ER 3.2. Mô hình quan hệ Hình 11: Mô hình quan hệ 3.3. Các bảng dữ liệu vật lý 1. Bảng DONVI Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích MASODV char Khóa chính Mã số đơn vị TENDV nvarchar Tên đơn vị DIACHI nvarchar Địa chỉ đơn vị 2. Bảng HOSO Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích MASOHS char Khóa chính Mã số hồ sơ TIEUDEHS nvarchar Tiêu đề hồ sơ CAPHOPSO Int Cặp hộp số THOIHANBAOQUAN nvarchar Thời hạn bảo quản MASOTL nvarchar Khóa ngoại Mã số tài liệu 3. Bảng VANBAN Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích SOKYHIEUVB char Khóa chính Số ký hiệu VB NGAYBANHANHVB datetime Ngày ban hành VB COQUANBANHANHVB nvarchar Cơ quan ban hành VB TRICHYEUNOIDUNGVB nvarchar Trích yếu nội dung VB HINHTHUCVB nvarchar Hình thức VB MASOHS Char Khóa ngoại Mã số hồ sơ 4. Bảng SOMUONTL Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích MASONM char Khóa ngoại Mã số người mượn NGAYMUON datetime Ngày mượn SOKYHIEUVB varchar Khóa ngoại Số ký hiệu của văn bản 5. Bảng TAILIEU Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Gải thích MASOTL nvarchar Khóa chính Mã số tài liệu TENTL nvarchar Tên tài liệu THOIGIANTL nvarchar Thời gian của tài liệu SOLUONGTL nchar Số lượng tài liệu ĐACIEMTINHHINHTL nvarchar Đặc điểm tình hình tài liệu MASODV char Khóa ngoại Mã số đơn vị 6. Bảng SONHAPTL Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích NGAYTHANGNAMNHAP datetime Ngày tháng năm nhập tài liệu SOKHCUABIENBANGIAONHANTL varchar Khóa chính Số ký hiệu của biên bản giao nhận tài liệu MASONV char Khóa ngoại Mã số nhân viên MASOTL char Khóa ngoại Mã số tài liệu 7. Bảng NGUOIMUON Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích MASONM char Khóa chính Mã số người mượn HOTENNM nvarchar Họ tên người mượn MASODV char Khóa ngoại Mã số đơn vị 8.Bảng NHANVIEN Tên trường Kiểu dữ liệu Ràng buộc Giải thích MASONV Char Khóa chính Mã số nhân viên HOTENNV nvarchar Họ tên nhân viên DIACHI nvarchar Địa chỉ TRINHDO nvarchar Trình độ CHUCVU nvarchar Chức vụ NGAYSINH datetime Ngày sinh SODT nchar Số điện thoại CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 4.1. Giao diện chính 4.2. Giao diện đăng nhập hệ thống 4.3. Một số giao diện cập nhật dữ liệu 4.4. Một số giao diện tìm kiếm và xử lý dữ liệu  KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỂ TÀI Kết luận: Qua quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải tự động cài đặt bằng SQL và ngôn ngữ lập trình Visual Basic em đã thu được kết quả sau: + Thực hiện quá trình xây dựng một phần mềm ứng dụng từ khâu khảo sát phân tích hệ thống đến trình bày. Qua đó đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu về giải quyết một bài toán thực tế. + Tiếp cận được với công tác quản lý + Nghiên cứu sâu hơn về CSDL và ngôn ngữ lập trình Visual Basic + Thiết kế giao diện phù hợp cho người sử dụng Kết quả thử nghiệm đã đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản: + Cập nhật và sửa đổi thông tin một cách nhanh chóng, thuận lợi và chính xác. + Đề tài mang tính thiết thực, đáp ứng cho yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải. Hướng phát triển của đề tài Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao, chưa giải quyết được chọn vẹn những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Về lâu dài phần mềm sẽ phát triển hoàn thiện hơn với việc bổ sung thêm các chức năng mới để tăng khả năng lưu trữ dữ liệu. Do thời gian thực hiện đồ án có hạn và hiểu biết còn hạn chế nên em chưa phát huy được hết thế mạnh của ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Vì vậy không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự quan tâm, chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn trong và ngoài Khoa Công nghệ thông tin. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Biên soạn: PGS – TS Nguyễn Văn Vỵ . Trung tâm phát triển CNTT ĐHQG TP. Hồ Chí Minh, 2004. 2. Visual basic và lập trình cơ sở dữ liệu 6.0- Nguyễn Thị Ngọc Mai 3. Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL SERVER 2000, Nhà xuất bản lao động.- Phạm Hữu Khang (2004). PHỤ LỤC Một số mẫu biểu liên quan tới công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ: Sổ nhập tài liệu lưu trữ SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số................. Bắt đầu: Ngày .tháng..năm Kết thúc: Ngày .tháng..năm Số TT Ngày tháng năm nhập Văn bản giao nộp Tên cơ quan(cá nhân)nộp tài liệu Tên phông (sưu tập bộ tài liệu) Số phông Thời gian của tài liệu Số lượng Đặc điểm tình hình tài liệu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ký và đóng dấu của thủ trưởng cơ quan 2. Hồ sơ tài liệu quản lý Tên cơ quan: Đơn vị tổ chức:. HỒ SƠ ... ... (Từ ngày đến ngày) ..tờ Phông số:. Thời hạn bảo quản Mục lục số:.. .. Hồ sơ số: MỤC LỤC VĂN BẢN Số TT Số ký hiệu văn bản Ngày tháng V.B Tác giả V.B Trích yếu nội dung văn bản Tờ số Ghi chú Ngày .tháng năm Người lập 3. Sổ phục vụ khai thác tài liệu SỔ PHỤC VỤ KHAI THÁC TÀI LIỆU Ngày tháng năm Họ và tên người mượn tài liệu Đơn vị công tác Nội dung tài liệu cần mượn Ký nhận 4. Danh sách nhân viên 5. Danh sách đơn vị 7. Biên bản giao nhận tài liệu BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO CƠ QUAN Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001; Căn cứ kế hoạch giao nộp tài liệu vào lưu trữ năm .. Hôm nay, ngày .. tháng năm chúng tôi gồm: Đại diện của phòng Văn thư- Lưu trữ bộ: 1. 2 3.. Đại diện đơn vị nộp tài liệu 1.. 2.. 3 Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: 1. Tên khối tài liệu: 2. Thời gian tài liệu: 3. Số lượng tài liệu: 4. Sổ mục lục hồ sơ từng loại: 5. Các văn bản khác: 6. Tình trạng tài liệu: Biên bản này lập thành 02 bản , bên nhận giữ 01 bản Người nhận Người giao Đại diện Chứng thực của Đại diện đơn vị nộp Phòng Văn thư- Lưu trữ Văn phòng