Đồ án Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

tiện và các phương pháp xử lý thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan như dữ liệu về nhân sự, phòng ban, nhà kho, … Cấu trúc cơ quan không phải là cố định mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên nghỉ việc, chuyển địa điểm nhà kho, …). Sự kiện thưởng xảy ra bất chợt ngoài ý muốn của con người. Điều chỉnh lại các dữ liệu cho hợp lý được gọi là cập nhật. Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ như: bán hàng, xuất/ nhập hàng, … được coi là một tác nghiệp (chẳng hạn nhập về một lô hàng, xuất hóa đơn, …) Khi một tác nghiệp xảy ra sự kiện này cần được ghi nhận và làm thay đổi dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh. Các xử lý: đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm vào hai mục đích chính: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thu, …), lập các báo cáo, thống kê, … Trợ giúp ra các quyết định, thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo như lệnh điều động, mẫu hợp đồng, … Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo và như vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn hoặc một số được quy định từ bên ngoài mà ta không thể tùy tiện thay đổi được. Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉ môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác là để chỉ cái mục đích đạt được sau quá trình xây dựng nhằm tin học hóa trợ giúp cho công tác quản lý. Quy trình phát triển hệ thống thông tin: Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn. Tùy thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm việc của đơn vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các các bước: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống. Chiến lược và khảo sát: Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: nhằm mục đích khả thi của bài toán. Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu được. Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát. Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc. Cũng ở giai đoạn này cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lượng và loại công việc. Phân tích hệ thống: Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, nên được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, … Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ họa) được sử dụng trong các bước khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tượng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tùy thuộc vào sở trường của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không được bỏ qua. Phân tích chức năng: Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tích, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: Tên chức năng. Mô tả có tính tường thuật. Đầu vào của chức năng (dữ liệu). Đầu ra của chức năng (dữ liệu). Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi được lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống. Phân tích dữ liệu: Thực thể là đối tượng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhưng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đưa vào giai đoạn phân tích. Phân tích ngữ cảnh: Mô tả mối quan hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với các dòng dữ liệu chính trong quan hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân như con người, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống. Phân tích luồng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính: Phân tích: dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của người sử dụng. Thiết kế: dùng để minh họa các phương án cho phân tích viên, lập trình viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống. Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sử dụng. Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu người dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hóa và chấp nhận những tài liệu như vậy. Thiết kế hệ thống: Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn. Phần đầu của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã được xây dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biễu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cần phải sử dụng. Để có kết quả tốt và hiệu quả thì cần phải lựa chọn và sử dụng công cụ cho phù hợp tránh dùng nhiều quá hoặc ít quá sẽ gây ảnh hưởng và lãng phí thời gian cho hệ thống. Thiết kế hệ thống bao gồm những công việc sau: Xác định hệ thống máy tính. Phân tích việc sử dụng dữ liệu. Hình thức hóa hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. Thiết kế chương trình. Xây dựng chương trình: Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước. Kết quả là chương trình cần xây dựng. Giai đoạn này gồm các bước: Thi công: Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hóa các module chương trình, viết các câu lệnh sản sinh cơ sở dữ liệu, thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu lựa chọn. Tạo các cơ sở dữ liệu kiểm tra. Kiểm thử chương trình. Cài đặt hệ thống: Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng. Chuyển đổi dữ liệu cũ: thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Kiểm nghiệm, cài đặt. Bảo trì hệ thống: Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng. Công việc bảo trì bao gồm: Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu. Phân tích cơ sở dữ liệu: Một số khái niệm: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều người sử dụng. Mô hình dữ liệu là một tập các khái niệm và kí pháp dùng để mô tả dữ liệu, các mối quan hệ của dữ liệu, các ràng buộc trên dữ liệu của một tổ chức. Có nhiều mô hình dữ liệu được đề xuất và chia làm nhiều nhóm. Ở đây chúng ta chỉ xét hai mô hình dữ liệu được sử dụng khá phổ biến: Mô hình thực thể liên kết. có 3 kiểu mô hình thực thể/ liên kết: Mô hình thực thể/ liên kết kinh điển: đây là dạng ban đầu của mô hình và cũng đã từng được ứng dụng nhiều. Nó cũng xuất phát từ ba khái niệm cơ bản: thực thể, liên kết và thuộc tính. Mô hình thực thể/ liên kết mở rộng: được phát triển từ mô hình thực thể liên kết kinh điển. Nó có thêm 3 điểm mở rộng: các kiểu thuộc tính đa trị, các kiểu thuộc tính phức hợp, các kiểu thực thể con. Từ biểu đồ E/R mở rộng ta có thể biến đổi về biểu đồ E/R kinh điển. Mô hình thực thể liên kết hạn chế: mặc dù nó bị hạn chế về các hình thức diễn tả song lại rất gần với mô hình quan hệ. Một số khái niệm cơ bản về mô hình thực thể liên kết nói chung: Thực thể: là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Thuộc tính: là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể như vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu. Trong mô hình thực thể có nhiều kiểu thuộc tính: Thuộc tính đơn. Thuộc tính đơn trị. Thuộc tính đa trị. Thuộc tính được suy diễn. Thuộc tính khóa. Khóa: Siêu khóa của một lược đồ quan hệ: là một tập gồm 1 hay nhiều thuộc tính của lược đồ có tính chất xác định duy nhất một bộ. Khóa của một lược đồ quan hệ: là một siêu khóa tối thiểu mà ta không thể bỏ bớt một thuộc tính nào ra khỏi nó mà vẫn giữ được tính xác định duy nhất cho mỗi bộ. Khóa ngoài của một lược đồ quan hệ là một tập hợp gồm một hay nhiều thuộc tính là khóa của lược đồ quan hệ khác. Tập liên kết: Liên kết là sự kết hợp của một số thực thể. Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng kiểu hay cùng vai trò. Một số phép toán trong ngôn ngữ đại số quan hệ cần lưu ý: Phép chọn: là phép chọn ra những bộ theo một điều kiện cụ thể nào đó. Phép chiếu: nhằm loại bỏ một số thuộc tính và thu hẹp quan hệ về các thuộc tính còn lại. Phép kết nối tự nhiên: là phép kết nối bằng trên các thuộc tính cùng tên của hai quan hệ. Phân rã một quan hệ: mục đích là tách quan hệ R thành hai quan hệ S và T nhỏ hơn mà không mất thông tin nghĩa là: S & T đều là chiếu của R Kết nối của S & T lại là R. Lưu lý: Một số quan hệ chúng ta không thể phân rã được. Ràng buộc trên các kiểu liên kết: Ràng buộc về tỷ số lực lượng. Ràng buộc về sự tham gia. Quan hệ: Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Quan hệ 1-1: một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B: Quan hệ 1-nhiều: một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A. Quan hệ nhiều-nhiều: một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại, mỗi phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A Trong đó: A, B là tập các thuộc tính. R là tập hữu hạn các phần tử, R ≠ Æ Các dạng chuẩn: Phụ thuộc hàm: A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{ (A à B): khi đó mỗi phần tử của A chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}. Dạng chuẩn 1NF – First Normal Form: Là dạng chuẩn mà trong lược đồ quan hệ đó không còn chứa các thuộc tính đa trị hay phức hợp. Dạng chuẩn 2NF – Seccond Normal Form: ): một lược đồ được gọi là ở dạng chuẩn 2 khi nó thuộc dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không là khóa của một bảng đề phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa. Dạng chuẩn 3NF – Third Normal Form: một lược đồ được gọi là ở dạng chuẩn 3 nếu nó thuộc chuẩn 2 và mọi thuộc tính không là khóa của bảng đều không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khóa. Dạng chuẩn Boyce – Codd – BCNF: một lược đồ quan hệ R được gọi là ở dạng chuẩn Boyce-Codd nếu XàA đúng trên lược đồ R và A không thuộc X thì X chứa một khóa của R hay X là siêu khóa. Các bước xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu logic: Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quan niệm, đầu ra là một tập hợp các quan hệ được chuẩn hóa: Biểu diễn các thực thể: Mỗi thực thể của sơ đồ E-R được biểu diễn thành một quan hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khóa chính của quan hệ. Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấu trúc. Ví dụ: dạng bảng: Tên trường Kiểu DL Độ rộng Ghi chú maLoaiHang Nchar 10 Mã hình loại hàng_khóa chính tenLoaiHang Nvarchar 50 Tên loại hàng ghiChu Nvarchar 50 Ghi chú Dạng cấu trúc: Biểu diễn các mối quan hệ: Một quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình thoi là tên của quan hệ và được nối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó: Quan hệ 1- nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng. Quan hệ nhiều - nhiều hoặc có thuộc tính riêng hoặc có mối quan hệ. Chuẩn hóa các quan hệ: Chuẩn hóa dữ liệu là một phương pháp khoa học để phân tách (scientific method of breaking down) một bảng có cấu trúc phức tạp (complex table structures) thành những bảng có cấu trúc đơn giản (simple table structures) theo những quy luật đảm bảo (certain rule) không làm mất thông tin dữ liệu. Kết quả là sẽ làm giảm bớt sự dư thừa và loại bỏ những sự cố mâu thuần về dữ liệu, tiết kiệm được không gian lưu trữ. Quá trình chuẩn hóa thường gồm một số bước sau: Quan hệ chưa chuẩn hóa: là quan hệ có chứa thuộc tính lặp. Quan hệ ở dạng chuẩn 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp. Quan hệ ở dạng chuẩn 2NF: là quan hệ ở dạng chuẩn 1 và không tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc vào một phần khóa chính. Quan hệ ở dạng chuẩn 3NF: là quan hệ ở dạng chuẩn 2 và không còn tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc bắc cầu vào khóa chính. Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF: là quan hệ ở dạng chuẩn 3 và không tồn tại các thuộc không khóa phụ thuộc hàm vào khóa chính(khóa dự tuyển). Quan hệ ở dạng chuẩn 4NF: là quan hệ ở dạng chuẩn BCNF và không tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc đa trị vào thuộc tính khóa. Như vậy để chuẩn hóa các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn của nó. Trước hết phải xác định các phụ thuộc hàm và khóa chính của quan hệ. Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn đối với quan hệ. Phân tích hệ thống quản lý bán hàng Phân tích hệ thống về chức năng: Biểu đồ phân rã chức năng: Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng Đặc tả chức năng của hệ thống: Chức năng quản lý xuất nhập hàng: Chức năng nhập hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc nhập hàng vào kho với số lượng thực hàng nhập về từ công ty tổng. Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau: Lập phiếu nhập hàng: là thiết lập một phiếu nhập hàng mới hoặc nhập lại hàng từ khách hàng. Xem thông tin các phiếu nhập hàng trước. Hủy việc nhập hàng. Lưu thông tin phiếu nhập hàng. Chức năng xuất hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc xuất hàng từ kho. Trong chức năng xuất hàng gồm các công việc sau: Lập phiếu xuất hàng: thiết lập một phiếu xuất hàng cho khách theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại. Xem thông tin các phiếu xuất hàng. Hủy việc xuất hàng. Lưu lại thông tin phiếu xuất. In phiếu xuất hàng. Chức năng thống kê: Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng hàng xuất, hàng nhập, trong tháng, trong năm. Trong chức năng thống kê gồm những công việc sau: Thống kê hàng nhập. Thống kê hàng xuất. Thống kê hàng tồn. In báo cáo thống kê. Chức năng quản lý thu chi: Chức năng quản lý thu: Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền: thu nợ từ khách hàng. Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau: Lập phiếu thu: Lưu phiếu thu vào cơ sở dữ liệu. Xem phiếu thu. In phiếu thu. Hủy phiếu thu. Chức năng quản lý chi: Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiền: chi tiêu các khản trong công ty (tiền điện, nước, điện thoại, tiếp khách, …), trả tiền hàng, … Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau: Lập phiếu chi. Lưu phiếu chi vào cơ sở dữ liệu. Xem phiếu chi. In phiếu chi. Hủy phiếu chi. Chức năng thống kê: Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng tiền thu chi trong trong từng tháng, trong từng năm. Trong chức năng thống kê thu gồm những công việc sau: Thống kê thu. Thống kê chi. Thống kê công nợ của khách hàng. In báo cáo thống kê. Chức năng bán hàng: Chức năng quản lý hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng: Thêm hàng: khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêm hàng. Sửa thông tin về hàng: khi có sự thay đổi thông tin về sản phẩm. Xóa hàng. Xem danh sách các mặt hàng. In danh sách các mặt hàng. Quản lý hóa đơn: Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận đơn đặt hàng, phúc đáp lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng. Trong chức năng này gồm những công việc sau: Thêm hóa đơn: mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Sửa thông tin về hóa đơn: khi có sự thay đổi về số lượng hay mặt hàng từ phía khách hàng. Xóa hóa đơn. Xem danh sách các hóa đơn. In hóa đơn bán hàng. Chức năng quản lý khách hàng: Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý khách hàng. Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau: Thêm khách hàng mới. Sửa thông tin về khách hàng. Xóa khách hàng. Xem danh sách các khách hàng. In danh sách khách hàng Chức năng tra cứu: Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: mã hàng, tên hàng, loại hàng, số hóa đơn bán hàng, số phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, khách hàng, ... Chức năng quản lý nhân viên và khách hàng: Chức năng cập nhật nhân viên: Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý nhân viên trong công ty. Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau: Thêm nhân viên mới. Sửa thông tin về nhân viên trong công ty. Xóa nhân viên khỏi danh sách. Xem danh sách nhân viên trong công ty. Ma trận thực thể chức năng: Ma trận thực thể chức năng là công cụ để phân tích dữ liệu trong quá trình khảo sát. Hàng Khách hàng Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu thu Phiếu chi Kho Nhân viên Hóa đơn HTTT NVKD X X X X KTKho X X X KTTaiChinh X X X Admin X X X X X X X X X X Biểu đồ luồng dữ liệu: Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3 mức: Mức 0(Mức khung cảnh): là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống. Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0: Nhà cung cấp sẽ gửi bản báo giá sản phẩm đến cho chi nhánh. Chi nhánh có thể gọi điện thoại hoặc fax đến cho công ty để đặt hàng. Chi nhánh nhập hàng về kho. Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, làm hợp đồng mua bán với khách hàng. Đồng thời, phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng, sau đó gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng hoặc nếu có đủ lượng hàng và có thể giao hàng ngay thì gửi lại cho khách hàng hóa đơn bán hàng cùng lượng hàng trong đơn. Phòng kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng cho khách hàng. Mức 1(Mức đỉnh): là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau và đối tác. Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1: Phòng kinh doanh gửi yêu cầu nhập hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp gửi bảng báo giá sản phẩm đến cho phòng kinh doanh và xuất hàng cho chi nhánh. Kế toán kho kiểm kê hàng hóa và nhập vào kho hàng. Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng thì có thể gọi điện trực tiếp đến công ty cho nhân viên phụ trách kinh doanh hoặc fax cho công ty, hoặc gửi đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, lập hóa đơn và kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng. Khách hàng có thể thanh toán với công ty theo một trong hai hình thức sau: chuyển khoản vào tài khoản của công ty, hoặc trả tiền trực tiếp cho nhân viên bán hàng. Kế toán tài chính có nhiệm vụ, theo dõi việc thanh toán của khách hàng và các khoản chi cho công ty. Mức 2(Mức dưới đỉnh): mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn. BLD chức năng 1: Chức năng quản lý xuất nhập hàng. Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng xuất nhập hàng Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng xuất nhập hàng: Công ty chuyển hàng đến cho chi nhánh, kế toán kho kiểm kê số lượng hàng trong phiếu xuất của công ty rồi nhập vào kho. Khi sản phẩm bị lỗi, khách hàng sẽ yêu cầu chi nhánh nhập lại hàng và xuất trả sản phẩm khác cho khách hàng (nhập-xuất bảo hành). Phòng kinh doanh sẽ chuyển số lượng hàng cần xuất đến cho phòng kế toán, kế toán kho kiểm kê và xuất hàng. Cuối tháng, lập báo cáo thống kê lượng hàng xuất, hàng nhập, và thống kê tồn kho. BLD chức năng 2: Chức năng quản lý thu chi Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng quản lý thu chi Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng quản lý thu chi: Khách hàng khi nhận được hàng sẽ thanh toán với công ty bằng một trong hai cách: thanh toán trực tiếp cho nhân viên giao hàng hoặc thanh toán qua tài khoản. Kế toán tài chính có trách nhiệm cập nhật việc thanh toán của khách hàng. Kế toán tài chính cũng phụ trách việc chi tiền cho các công việc, hoạt động của công ty. Cuối tháng, tổng hợp, làm báo cáo thống kê về việc thu chi của công ty, công nợ của khách hàng. BLD chức năng 3: Chức năng bán hàng Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng bán hàng. Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng bán hàng: Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, sau đó làm hợp đồng. Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì gọi điện trực tiếp cho nhân viên kinh doanh hoặc gửi đơn đặt hàng hoặc fax đến cho công ty. Nhân viên kinh doanh tổng hợp lượng hàng đặt của khách hàng và chuyển đến kho để đề nghị xuất hàng. Đồng thời, phòng kinh doanh sẽ gửi cho khách hàng phúc đáp lại đơn đặt hàng. Đồng thời đặt hàng với tổng công ty. Sau khi có báo giá sản phẩm, nếu có thay đổi giá thì tiến hành cập nhật thông tin sản phẩm. Ngoài ra phòng kinh doanh quản lý thông tin về khách hàng, và những chương trình quản lý khuyến mại. Cuối tháng, tổng hợp báo cáo thống kê để nộp cho lãnh đạo. Chức năng 4 tra cứu: Khi khách hàng, nhân viên hoặc lãnh đạo cần tìm kiếm về hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoặc hàng hóa, … người dung sẽ nhập từ khóa cần tìm kiếm, kết quả sẽ trả về kết quả cần tìm. Chức năng 5 quản lý nhân viên: Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chức năng quản lý nhân viên Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 2 của chức năng quản lý nhân viên: Khi công ty tuyển dụng thêm nhân viên mới, tiến hành cập nhật thêm thông tin về nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu. Khi có nhân viên nghỉ việc hoặc sa thải thì tiến hành xóa nhân viên đó ra khỏi cơ sở dữ liệu. Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo, nộp thống kê nhân viên trong công ty. Phân tích hệ thống về dữ liệu: Mục đích của quá trình phân tích về dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ thống thông tin phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu. Xác định các thực thể và các thuộc tính cho thực thể: Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ở trên ta thấy hệ thống cần lưu trữ nhưng thực thể sau: Khách hàng: gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, tài khoản (nếu có), fax (nếu có). Hàng: gồm các thuộc tính: mã hàng, tên hàng, đơn vị, thời gian bảo hành, đặc điểm, đơn giá, số lượng. Hóa đơn bán hàng: gồm các thuộc tính: hóa đơn số, ngày lập, số lượng, đơn giá, mã hàng, mã khách, nhân viên bán hàng. Phiếu nhập hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu nhập, người nhập, ngày nhập, lý do nhập, hàng, số lượng. Phiếu xuất hàng: gồm các thuộc tính: số phiếu xuất, người xuất, ngày xuất, lý do xuất, hàng, số lượng, khách hàng. Phiếu thu: gồm các thuộc tính: số phiếu thu, ngày thu, lý do thu, người thu, số tiền, người nộp. Phiếu chi: gồm các thuộc tính: số phiếu chi, ngày chi, lý do chi, số tiền, người nhận, người chi. Kho: gồm các thuộc tính: kho số, địa chỉ