Đồ án Phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Hà Nội công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp trung tâm thương mại UPEXIM

áo cáo quỹ kèm các chứng từ do thủ quỹ gửi đến kế toán quỹ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu trên từng chứng từ. Sau khi kiểm tra xong kế toán lập định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt. * Quy định về tiền gửi ngân hàng: Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quý... Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có chênh lệch thì vấn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch theo dõi ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và báo cho ngân hàng đối chiếu, xác minh lại. Đối với những doanh nghiệp có những tổ chức, bộ phận trực thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, tài khoản thanh toán phù hợp, thuận tiện cho giao dịch. Kế toán phải tổ chức theo dõi theo từng ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính để tiện kiểm tra đối chiếu. 1.3.3 Trình tự kế toán vốn bằng tiền 1.3.3.1 Trình tự kế toán tiền mặt * Đối với các khoản thu chi bằng đồng Việt Nam * Đối với các khoản thu chi bằng ngoại tệ 1.3.3.2 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng * Đối với tiền gửi bằng đồng Việt Nam * Đối với tiền gửi là ngoại tệ 1.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu Dữ liệu chính là yếu tố đầu vào của thông tin. Để có được thông tin hữu ích, doanh nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí. Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật nói chung, của Công nghệ thông tin nói riêng là cơ sở để quản lí dữ liệu khoa học. Công nghệ quản lí dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung. Hiện nay những hệ quản trị Cơ sở dữ liệu đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, Oracle… Dưới đây là một số khái niệm cơ bản trong một cơ sở dữ liệu: Bảng (Table): Dùng để ghi chép dữ liệu về một nhóm phân tử nào đó được gọi như là một thực thể. Thực thể và thuộc tính của thực thể: đã nêu ở phần mô hình E – R.. Thực thể (Entity): Là một nhóm người, đồ vật, hiện tượng, sự kiện hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi nhớ. Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà người ta gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu riêng biệt thường không thể chia nhỏ hơn được nữa. Cơ sở dữ liệu (Data Base): Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên quan đến nhau. Hệ cơ sở dữ liệu (Data Base Systems): Là tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan tới nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management Systems): Là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu. Các hoạt động chính của một cơ sở dữ liệu: cập nhật, truy vấn dữ liệu và cho phép lập các báo cáo. 1.3.2 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng Hiện nay, trên thế giới đang sử dụng phổ biến các hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Oracle, SQL, Microsoft Access, hoặc Microsoft Visual Foxpro. * Oracle Đây có thể nói là một hệ quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới. Hơn hai phần ba trong số 500 tập đoàn công ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle. Ở Việt Nam hầu hết các đơn vị lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu khí,… đều sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là vì Oracle hiện đang dẫn đầu về các tính năng như:  - Độ ổn định và tin cậy cao  - Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1 TeraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu rất cao.   - Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảo mật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêu cầu đặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA.  - Ngoài ra Oracle còn là một hệ CSDL độc lập với hệ điều hành. Nó cho phép không chỉ chạy trên các hệ điều hành thương mại Windows mà còn có thể chạy trên các hệ điều hành mã nguồn mở miễn phí như Linux rất mạnh và rất phổ biến hiện nay. Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây vài năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sử dụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệp liệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công ty phần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theo công nghệ này. * SQL SQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được các nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng. Vì SQL là cơ sở dữ liệu tốc độ cao, ổn định và dễ sử dụng, có tính khả chuyển, hoạt động trên nhiều hệ điều hành cung cấp một hệ thống lớn các hàm tiện ích rất mạnh.Với tốc độ và tính bảo mật cao, SQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập CSDL trên internet. Nó có nhiều phiên bản cho các hệ điều hành khác nhau: phiên bản Win32 cho các hệ điều hành dòng Windows, Linux, Mac OS X, Unix, FreeBSD, NetBSD, Novell NetWare, SGI Irix, Solaris, SunOS, ... SQL là một trong những ví dụ rất cơ bản về Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc . * Microsoft Access Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin. Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột. Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL * Visual Foxpro Hiện nay, phiên bản Visual Foxpro được sử dụng nhiều nhất là Visual Foxpro 9.0. Với hệ quản trị này, , ta có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng và tiện lợi cho người viết trình và cho người sử dụng. Em quyết định lựa chọn hệ quản trị này để thực hiện đồ án của mình vì những ưu điểm sau đây: - Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực quan. - Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lập trình phức tạp. - Là ngôn ngữ lập trình hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý CSDL. Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 2.1.1 Giới thiệu chung Tên chi nhánh: chi nhánh công ty cổ phần sản xuất, XNK lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp – Trung tâm thương mại UPEXIM (hay còn gọi là chi nhánh UPEXIM Hà Nội ) Địa chỉ: Số 4/A4 Đầm Trấu – Bạch Đằng - Hai Bà Trưng – Hà Nội. Điện thoại: (84-4) 36368795 Fax: (84-4) 36364801 Email: agro@upeximhanoi.com.vn & info@upeximhanoi.com.vn Website: www.upeximhanoi.com.vn Thành lập năm 1989, Chi nhánh Upexim Hà Nội là một chi nhánh thuộc Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp (UPEXIM), trực thuộc Bộ Công Thương ( trước đây thuộc Bộ Thương Mại). UPEXIM nói chung, chi nhánh UPEXIM tại Hà Nội nói riêng đã không ngừng phát triển và có được danh tiếng cả ở thị trường trong và ngoài nước. Công ty đã đầu tư vào một số cơ sở sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng: - Quế: quế thanh, quế tròn, quế chẻ… - Hồi sao - Cơm dừa: loại tốt và loại thường - Hoa quả đóng hộp: dứa, dưa chuột, cà chua - Dầu thông, nhựa thông, nhựa cao su - Bột gừng, bột nghệ - Trà: trà đen, trà xanh - Thảo dược… Bên cạnh đó, chi nhánh UPEXIM Hà Nội còn cung cấp những sản phẩm Việt Nam với mức giá cạnh tranh ra thị trường quốc tế để sản phẩm của UPEXIM có thể có được vị thế cao trên thị trường. Cùng với sự giúp đỡ của các người nộp tiền quen thuộc và các bạn hàng tốt, UPEXIM sẽ mang sản phẩm Việt Nam ra toàn thế giới. Về nhập khẩu, chi nhánh chuyên nhập khẩu các loại rượu vang, rượu mạnh,… và bán các loại văn phòng phẩm trong nước. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh * Chức năng Chi nhánh chuyên sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm về lâm sản và hàng tiểu thủ công nghiệp như quế, hồi, cao su, mây tre đan…, nhập khẩu các sản phẩm như rượu, kinh doanh các loại văn phòng phẩm, đồ gia dụng… * Nhiệm vụ - Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của công ty, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị và đem lại hiệu quả cao trong sản xuất, kinh doanh. - Giữ gìn, bảo quản tốt thiết bị, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh do công ty giao cho chi nhánh. - Hàng quý, 6 tháng, hàng năm, nộp báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty - Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo công ty giao. 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng tại chi nhánh Chi nhánh UPEXIM Hà Nội là đơn vị cấp 2 hạch toán phụ thuộc vào Công ty UPEXIM. Chi nhánh có nhiều phòng ban tập trung tại một địa điểm nên áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán Tập trung. Kỳ kế toán được áp dụng kỳ kế toán năm (theo năm dương lịch tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12). Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng. Chi nhánh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chuẩn mực và chế độ ké toán áp dụng: Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán của Nhà nước hướng dẫn, thực hiện chế độ kế toán thuộc Công ty UPEXIM do Bộ Tài Chính chấp thuận, tuân thủ tất cả các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam. Xuất phát từ cơ cấu tổ chức, đặc điểm tổ chức, tính chất quy mô, sự phân cấp quản lý, tình hình trang bị kĩ thuật…Chi nhánh đã áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” với các loại sổ sách như: Chứng tự ghi sổ, sổ cái, các sổ chi tiết…Hàng năm Chi nhánh lập các báo cáo như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo báo cáo tài chính. Sơ đồ tổng quát về ghi sổ ở Chi nhánh UPEXIM Hà Nội: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.. : Quan hệ đối chiếu. 2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán Kế toán Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và vận dụng cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản chi tiết: Trong việc quản lý vốn bằng tiền, kế toán Chi nhánh sử dụng các tài khoản: TK1111: Tiền mặt (bằng đồng Việt Nam) TK1112: Tiền mặt (bằng ngoại tệ) TK1121: Tiền gửi ngân hàng (bằng đồng Việt Nam) TK1122: Tiền gửi ngân hàng (bằng ngoại tệ) 2.2.4 Chứng từ kế toán Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hệ thống danh mục chứng từ mà chi nhánh sử dụng là: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Giấy báo nợ, giấy báo có - Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Hoá đơn GTGT - Phiếu giao nhận - Bảng kê hóa đơn bán hàng - Giấy nộp tiền, séc rút tiền. 2.2.5 Các sổ và báo cáo được sử dụng tại chi nhánh - Biên bản kiểm kê quỹ - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Báo cáo quỹ tiền mặt - Báo cáo tiền gửi ngân hàng - Báo cáo tổng hợp tình hình tạm ứng 2.2.6 Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh * Thu tiền Nhận các chứng từ thu như: Bảng kê hoá đơn bán hàng; Giấy nộp tiền mặt; Giấy thanh toán tạm ứng,….kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo đúng quy định của đơn vị. Lập phiếu thu giao một liên cho khách, các chứng từ còn lại chuyển cho bộ phận khác bằng đường nội bộ. Căn cứ vào các chứng từ đó để nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp vào. Kiểm số tiền cho đúng với số tiền đã ghi trên các chứng từ thu. Cất toàn bộ số tiền đã kiểm đếm và đóng gói xong vào hòm, két. Ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” lên các chứng từ thu. Ghi sổ thu tiền theo đúng số tiền đã nhận. * Chi tiền Nhận và kiểm soát các chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê hoá đơn…phải đảm bảo các yếu tố sau: + Ngày, tháng, năm, họ tên, địa chỉ của người lĩnh tiền. + Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ bảo đảm khớp đúng. + Chứng từ có dấu và chữ ký của các thành phần theo quy định - Đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, lập phiếu chi và giao một liên cho khách hàng, liên còn lại được giữ tại phòng Kế toán . Thủ quỹ chuẩn bị tiền mặt theo các chứng từ đã kiểm tra Kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi và bảng kê. Đề nghị khách hàng nhận đúng số tiền theo chứng từ chi Phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng kiểm đếm lại tiền 2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học tại chi nhánh Hiện tại các bộ phận quản lý của Chi nhánh đều sử dụng máy tính để theo dõi và tiến hành công việc. Phòng kế toán của Chi nhánh cũng đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế toán được sử dụng một máy tính riêng. Các máy tính đều nối mạng Internet và mạng cục bộ. Hiện nay Chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán của Công ty phần mềm kế toán Việt, tuy nhiên phần mềm này còn nhiều hạn chế trong việc phục vụ công tác kế toán vốn bằng tiền và thường xuyên bị lỗi, gây khó khăn cho người kế toán. Thủ quỹ vẫn sử dụng công cụ Excel để lưu trữ thông tin, thống kê hàng ngày. Vì vậy trong thời gian tới Chi nhánh sẽ tìm phần mềm kế toán phù hợp, có hiệu quả hơn cho công tác quản lý vốn bằng tiền của mình. 2.3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH Qua những đặc điểm đã trình bày ở trên có thể rút ra những nhận xét sau đây về công tác kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Upexim Hà Nội: * Ưu điểm - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chi nhánh - Hình thức kế toán mà chi nhánh áp dụng phù hợp với đặc điểm, cơ cấu của chi nhánh là nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh không quá nhiều và quá phức tạp. - Chi nhánh sử dụng các chứng từ kế toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính, các chứng từ được lưu cẩn thận, không bị thất thoát, nhầm lẫn - Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo không bị mất mát tiền và tài sản của chi nhánh. * Nhược điểm - Thủ quỹ làm việc chủ yếu với excel và làm thủ công nên việc lập báo cáo hay truy xuất thông tin vẫn còn mất nhiều thời gian và công sức. - Các kế toán đã sử dụng phần mềm, tuy nhiên phần mềm chưa được hiệu quả do hay bị lỗi, các thao tác trên phần mềm còn phức tạp với người sử dụng làm cho công tác kế toán cũng gặp khó khăn. Từ những nhận định trên, em xin được phát triển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền để giải quyết những khó khăn của chi nhánh, góp phần làm cho công tác kế toán vốn bằng tiền nói chung, công tác kế toán của chi nhánh nói riêng ngày một hiệu quả. CHƯƠNG 3 PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH UPEXIM HÀ NỘI 3.1 MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG Từ thực trạng quản lý vốn bằng tiền của chi nhánh, em đưa ra mục tiêu đạt được của HTTT quản lý vốn bằng tiền tại chi nhánh như sau: - Cập nhật, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi tiền tại chi nhánh - Lập đầy đủ các báo cáo liên quan vào cuối kì kế toán cũng như các báo cáo tức thời khi kế toán hoặc lãnh đạo chi nhánh có nhu cầu sử dụng thông tin. - Giúp chi nhánh tránh được tới mức tối đa các sai sót, thất thoát, lãng phí vốn bằng tiền tại chi nhánh. - Tận dụng được năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người trong toàn chi nhánh. 3.2 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 3.2.1 Mô tả bài toán Do thực tế tại chi nhánh UPEXIM Hà Nội không có các hoạt động liên quan đến vàng bạc, đá quý, kim khí quý nên bài toán em đưa ra cũng sẽ không giải quyết các vấn đề về vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Khi có người đến nộp tiền, thủ quỹ kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa. Nếu đủ điều kiện thì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến hành lập phiếu thu. Phiếu thu được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu thu xem có đúng số tiền người nộp tiền cần nộp không, nếu đúng thì tiến hành thu tiền, nếu sai thì yêu cầu kế toán lập lại phiếu thu. Khi thu tiền, thủ quỹ phải đếm đủ số tiền, kiểm tra chất lượng tiền xem có đủ quy cách lưu thông không, nếu không thì yêu cầu người nộp tiền đổi sang tiền khác. Nếu người nộp tiền nộp bằng ngoại tệ thì giá trị của khoản ngoại tệ đó được tính theo tỷ giá thực tế của ngoại tệ đó trên thị trường trong ngày hôm đó. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóng dấu “đã thu tiền” vào phiếu thu đồng thời yêu cầu người nộp tiền ký nhận vào phiếu thu. Phiếu thu được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu. Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trong phiếu thu vào máy tính. Khi nhân viên có nhu cầu đề nghị chi tiền, nhân viên đó cần trình bày lý do với giám đốc hoặc kế toán trưởng, nếu được chấp nhận, nhân viên viết giấy đề nghị (như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán …) rồi đưa thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền. Thủ quỹ phải kiểm tra các chứng từ đi kèm xem có đúng những chứng từ cần thiết không, đã đầy đủ chữ ký của các đối tượng theo quy định chưa. Nếu đủ điều kiện thì thủ quỹ yêu cầu người đó ra làm việc với kế toán để tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển tới thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi xem có đúng số tiền nhân viên đề nghị chi không sau đó tiến hành chi tiền, nếu sai thì yêu cầu kế toán lập lại phiếu chi. Trong trường hợp chi bằng ngoại tệ, trước khi chi, thủ quỹ phải tính toán tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ tại thời điểm chi rồi quy đổi ra tiền Việt Nam. Khi chi tiền, thủ quỹ phải đếm đủ số tiền và yêu cầu người nhận tiền kiểm tra lại và ký tên vào phiếu chi. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ký nhận và đóng dấu “đã chi tiền” vào phiếu chi. Phiếu chi được lập có 3 liên, một liên đưa cho người nộp tiền, một liên thủ quỹ lưu và một liên kế toán lưu. Kế toán tiến hành cập nhật các thông tin trong phiếu chi vào máy tính. Sau mỗi lần thu chi, thủ quỹ và kế toán đều phải ghi sổ để cuối tháng hay cuối kì tổng hợp. Cuối mỗi kì kế toán, một số nhân viên lập thành ban kiểm kê tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu đã tổng hợp trên các chứng từ. Sau đó, ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê để gửi lên Lãnh đạo. Nếu như số tiền kiểm kê không phù hợp với số tiền ghi trên sổ sách (thừa hoặc thiếu) thì Ban lãnh đạo sẽ có quyết định xử lý đối với khoản tiền chênh lệch. Đối với tiền gửi ngân hàng, khi rút tiền về nhập quỹ hoặc đem tiền gửi vào ngân hàng, kế toán cần có Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) để giao dịch với ngân hàng. Sau khi giao dịch, kế toán nhận lại 1 liên Séc rút tiền (hoặc Giấy nộp tiền) và ngân hàng sẽ gửi Giấy báo nợ (hoặc Giấy báo có) về cho công ty. Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc trả nợ qua chuyển khoản thì ngân hàng cũng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty. Khi khách hàng yêu cầu chi tiền (ví dụ trong trường hợp hàng hóa bị trả lại hay khách hàng được chiết khấu sau khi đã thanh toán tiền hàng), nếu chi bằng tiền mặt thì cũng tương tự như chi cho nhân viên, nếu họ yêu cầu chi qua chuyển khoản thì kế toán phải viết ủy nhiệm chi gửi cho ngân hàng để nhờ họ chuyển khoản. Trong trường hợp ngược lại, công ty thanh toán nợ phải trả người bán bằng chuyển khoản thì phải viết Ủy nhiệm chi và mang tới ngân hàng, nhờ ngân hàng chuyển khoản để trả người bán. Sau khi chuyển khoản cho người bán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ để xác nhận số tiền đã chuyển của công ty. Kế toán và thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên Giấy báo do ngân hàng gửi về, nếu có sai sót thì vẫn phải ghi chép theo chứng từ của ngân hàng đồng thời có thông tin phản hồi cho phía ngân hàng để ngân hàng xác minh lại. Cuối mỗi kì hoặc khi có yêu cầu, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ lập các báo cáo cần thiết gửi lên Ban lãnh đạo và gửi cho Ngân hàng. 3.2.2 Xác định yêu cầu Qua những mô tả chi tiết ở trên ta rút ra một số kết luận sau: Đầu vào của hệ thống là các chứng từ thu/chi, Giấy báo nợ/có, quy trình nghiệp vụ kế toán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách, ... Đầu ra của hệ thống là các Sổ và Báo cáo. Yêu cầu của hệ thống mới: - Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ. - Nhanh chóng đưa ra các Báo cáo, Sổ sách vào cuối kỳ, bổ sung các tính năng cần thiết khác như: kiểm tra lượng tiền mặt tồn quỹ tức thời, đưa ra bảng tổng hợp tình hình thu chi, tình hình tạm ứng… - Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu. 3.3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh Biểu đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngoài và các dòng dữ liệu vào, ra hệ thống: 3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 3.3.2.1 Biểu đồ Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là các đường nối giữa các nút. 3.3.2.2 Mô tả chức năng lá (1.1) Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các chứng từ thanh toán. Nếu hợp lệ, đầy đủ các nội dung, chữ ký thì tiến hành lập phiếu thu (phiếu chi). Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng. (1.2) Xác định tỷ giá Đối với hoạt động thu ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ được xác định theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngoại tệ đó do ngân hàng trung ương công bố trong ngày hôm đó. Đối với hoạt động chi ngoại tệ, khi xuất quỹ ngoại tệ, cần tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp nhập trước xuất trước tức là Tỷ giá xuất quỹ của ngoại tệ là tỷ giá của lần nhập đầu tiên trong kì, nếu như số ngoại tệ xuất lớn hơn số ngoại tệ nhập lần đầu tiên thì số chênh lệch lại được tính theo tỷ giá của lần nhập tiếp theo. Cứ làm như thế cho đến khi tính được tỷ giá của toàn bộ số ngoại tệ cần xuất quỹ. (1.3) Lập phiếu thu /chi: Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu sẽ tiến hành viết phiếu thu (chi) với số liệu như đã kiểm tra. (2.1) Viết ủy nhiệm chi: mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân hàng, kế toán đều phải điền đầy đủ thông tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng) (2.2) Cập nhật nợ/ có: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ, giấy báo có về hoặc kế toán lấy sổ phụ về, kế toán phải kiểm tra các giấy tờ, định khoản và xem các thông tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không. (3.1) Lập biên bản kiểm kê: biên bản kiểm kê thống kê các loại tiền với các mệnh giá có trong quỹ cùng với số tiền tương ứng (3.2) Lập biên bản đối chiếu: Căn cứ vào các chứng từ gốc, phiếu thu, chi… để đối chiếu với số liệu kiểm kê, sau đó lập biên bản đối chiếu xem lượng tiền thực tế có trong quỹ thừa hay thiếu so với số tiền tính theo các sổ sách, chứng từ. (3.3) Lập báo cáo tăng giảm : Sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu,căn cứ vào số liệu thực tế thu được, ban kiểm kê tiến hành lập báo cáo về số tiền chênh lệch để gửi lên ban lãnh đạo. (3.4) Cập nhật quyết định xử lý tăng giảm: Nhận được báo cáo về tình hình tăng giảm, Ban lãnh đạo sẽ quyết định xử lý đối với số tiền chênh lệch và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện theo quyết định đó. ( 4.1): Cập nhập tỷ giá: kê toán theo dõi và ghi lại tỷ giá hối đoái ( do ngân hàng Trung Ương công bố) của các loại ngoại tệ mà doanh nghiệp sử dụng. ( 4.2): Đánh giá: Trên cơ sở tỷ giá cập nhật ở trên cùng với kết quả kiểm kê, kê toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan. ( 5): Cuối kỳ, kế toán lập các báo cáo gửi lên Ban lãnh đạo, bao gồm: Báo cáo tiền mặt, Báo cáo tiền gửi ngân hàng ( dùng cho đồng Việt Nam và dùng ch