Đồ án Quản lý học sinh trường THPT Lý Nhân – Hà Nam

mềm( cách đo quá khứ) cũng được dùng để làm cơ sở tiến hành ước lượng. - Dự án phần mềm cần phải được chia thành từng phần nhỏ để ước lượng riêng biệt. Nhiều nhà quản lý áp dụng một số kĩ thuật ước lượng khác nhau, sử dụng kĩ thuật nọ để kiểm tra chéo cho kĩ thuật kia. 2.2.3. Ước lượng Kinh phí chi phí cho dự án: 25 triệu. Nhân lực thực hiện : 5 người. Giá trị của thành phẩn (tức là của phần mềm quản lí học sinh): 50 triệu. Tổng thời gian thực hiện: 45 ngày. Điều tra thực tiễn : 7 ngày. Phân tích đánh giá sơ bộ: 3 ngày. Lập kế hoạch xây dựng dự án: 10 ngày. Tiến hành thực hiện dự án:14 ngày. Kiểm thử: 8 ngày Triển khai hướng dẫn sử dụng: 3 ngày. Phương tiện hỗ trợ: Máy tính cá nhân có trang bị các phần mềm cần thiết. Thời gian bảo trì: 2 năm. Ngoài ra còn có sự giúp đỡ của giáo viên, cán bộ… trong nhà trường. 2.3. Rủi ro của dự án. Trong 1 vài thập niên gần đây, đặc biệt là cuối thế kỷ 20 đầu thế kỷ 21, đã có sự tăng lên mạnh mẽ của ngành tự động hóa. Các ngành tự động hoá này căn bản lại phụ thuộc vàocác phần mềm chức năng, do đó sự phức tạp trong phát triển phần mềm cũng tăng đáng kể trong những năm này. MacManus đã nhận định 65% dẫn đến thất bại của dự án là do những vấn đề trong quản lý, 35% là những vấn đề về công nghệ. Vấn đề quản lý bao gồm các vấn đề với cấu trúc của dự án, tài nguyên dự án, quy hoạch phương pháp và quản lý rủi ro chưa đầy đủ. Các vấn đề kỹ thuật bao gồm thiết kế phần mềm nghèo nàn, không tuân thủ các yêu cầu phần mềm, kỹ thuật đánh giá và phát triển không đúng. Như vậy, rủi ro trong các dự án phần mềm là không thể tránh khỏi.Rủi ro là yếu tố luôn tồn tại trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh và đời sống. Tuy nhiên, với đặc thù riêng của mình, nhận diện và kiểm soát rủi ro trong các dự án phần mềm là điều không hề đơn giản. Mọi rủi ro đều tạo ra vấn đề, đều gây ảnh hưởng xấu tới các dự án phần mềm, do đó những kỹ sư phần mềm phải có những biện pháp nhận diện rủi ro hiệu quả, thẩm định xác suất xuất hiện, tác động nếu nó xuất hiện và giải quyết nó một cách hiệu quả để đạt được phần mềm tốt theo yêu cầu của khách hàng. Phân tích rủi ro là điều chủ chốt cho việc quản lý dự án phần mềm tốt và quá nhiều dự án được tiến hành mà không cần xem xét đến rủi ro. Phân tích rủi ro, đánh giá rủi ro thực tế là một loạt các bước quản lý rủi ro: xác định rủi ro, đánh giá rủi ro, phân loại rủi ro, chiến lược quản lý rủi ro, giải quyết rủi ro, điều khiển rủi ro. 2.3.1. Xác định rủi ro. - Rủi ro là 1 hay nhiều sự việc chưa nhưng có khả năng xảy ra trong tương lai có tác động đến dự án, và khi sự việc đó xảy ra thường sẽ gây ảnh hưởng xấu tới dự án, cản trở sự hoàn thành của dự án. - Rủi ro dự án xác định các vấn đề yêu cầu, khách hàng, tài nguyên, nhân sự, lịch biểu, ngân sách, tiềm năng và ảnh hưởng của chúng lên dự án phần mềm. - Rủi ro kĩ thuật xác định các vấn đề tiềm năng về thiất kế, cài đặt, giao diện, kiểm chứng và bảo trì. Bên cạnh đó, độ mơ hồ riêng, độ bất trắc kĩ thuật, sự lạc hậu kĩ thuật và kĩ thuật mũi nhọn cũng là những nhân tố rủi ro. Rủi ro kĩ thuật xuất hiện bởi vì vấn đề khó giải quyết hơn ta tưởng. - Rủi ro nghiệp vụ là ở bên trong bởi chúng có thể làm sáng tỏ kết quả của ngay cả dự án phần mềm tốt nhất. *) Rủi ro về mặt kĩ thuật: Đây là rủi ro thường thấy của bất kì dự án phần mềm nào không phụ thuộc vào quy mô cũng như phạm vi ứng dụng của nó. Bởi một dự án phần mềm muốn triển khai được phải có một nền tảng kĩ thuật hỗ trợ, đơn giản nhất là các máy tính cá nhân thông thường. Đối với các dự án lớn thì các phương tiện kĩ thuật hỗ trợ không dừng lại ở mức đó mà còn là các một hệ thống máy móc và phương tiện kĩ thuật hỗ trợ khác. Đây là dự án theo đánh giá chủ quan của bản thân các thành viên tham gia thì đây là dự án ở mức trung bình nhỏ, chỉ là một kế hoạch nhằm hỗ trợ và nhanh chóng hoá quá trình quản lí học sinh ở nhà trường phổ thông cụ thể là trường phổ thông Lý Nhân. Tuy nhiên, qua xem xét thực tế về phương tiện kĩ thuât của trường cũng như đội ngũ cán bộ công nhân viên chức ngoài những thuận lợi như trường có một đội ngũ các bộ công nhân viên chức được đào tạo cơ bản chính quy với số lượng cán bộ trẻ là 50%, công việc đưa công nghệ thông tin vào trong giảng dạy đang được nhà trường từng bước khai một cách đồng bộ thì còn một số những khó khăn sau: - Số lượng máy tính được trang bị tại trường còn hạn chế so với tổng số học sinh, tổng số lớp học nên sẽ gây khó khăn khi đưa dự án này vào hoạt động ở quy mô toàn trường.. - Mặt khác thì số máy được đưa vào sử dụng vào công việc quản lí là rất ít chủ yếu triển khai ở mức giảng dạy và quản lý vấn đề tài chính của nhà trường. *) Rủi ro về mặt quản lí: Ngày nay khi khoa học công nghệ phát triển thì hầu hết các cán bộ, giáo viên của trường đều được trang bị các kiến thức về công nghệ thông tin. Tuy nhiên xét trên phương diện quản lý thì những rủi ro khi đưa dự án vào triển khai như sau: - Sự hiểu biết về chung về công nghệ thông tin của phần đông các bộ công nhân viên mới ở mức học sử dụng, chứ không phải có một nền tảng hiểu biết rõ ràng về nó. Vậy nên khi triển khai khó tìm được phương án chung, thống nhất trong cách thức triển khai trên quy mô toàn trường. - Tư duy quản lí cũ theo hướng thủ công đã ăn nhập vào phần đông người Việt Nam nếu không có một sự chỉ dẫn cụ thể chi tiết thì việc quản lí học sinh theo hình thức như dự án xác định là vô cùng khó khăn. *) Rủi ro nghiệp vụ: Xảy ra ngay cả khi dự án phần mềm rất tốt. Có 5 loại rủi ro nghiệp vụ là: Xây dựng một sản phẩm tốt nhưng không có người sử dụng. Xác định một sản phẩm không thích hợp với chiến lược sản phẩm tổng thể của công ty. Xác định một sản phẩm mà người bán hàng không hiểu làm sao bán được. Mất sự hỗ trợ của cấp quản lý cao do thay đổi mối quan tâm hay do thay đổi mối quan tâm. Mất cam kết về tài chính hay nhân sự. 2.3.2. Ước lượng rủi ro. Ước lượng rủi ro là cố gắng xác định tỷ lệ theo hai cách có thể xảy ra rủi ro có thực và hậu quả của các vấn đề liên quan tới rủi ro đó, nếu nó xuất hiện. Người lập kế hoạch dự án cùng với các nhà quản lý và các nhân viên kỹ thuật thực hiện 4 hoạt động ước lượng rủi ro: Lập thang phản ánh khả năng cảm nhận được rủi ro. Phác họa những hậu quả của rủi ro. Ước lượng ảnh hưởng của rủi ro lên dự án và sản phẩm. Chú ý đến độ chính xác của dự phòng rủi ro sao cho không có hiểu lầm. Thang được xác định hoặc theo thuật ngữ có hoặc không, định tính hay định lượng. Các câu hỏi trong khoản mục rủi ro có thể được trả lời có hay không. Cách tiếp cận này không khả quản, cách tiếp cận tốt nhất là theo xác suất rủi ro sẽ xuất hiện và tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện. Người lập kế hoạch dự án có thể ước lượng được xác suất rủi ro sẽ xuất hiện và tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện. Xác suất rủi ro sẽ xuất hiện: chúng ta có thể dùng tỉ lệ 0-1 để mô tả xác suất của rủi ro. Rủi ro có xác suất 0 được gọi là không có cơ hội xuất hiện. Rủi ro có xác suất là 0.90 được gọi là chắc chắn xảy ra. Xác suất trong khoảng 0 đến 1 thì rủi ro có cơ hội xuất hiện. Người ta có thể ước lượng xác suất trên bằng cách phân tích thống kê về các độ đo thu được từ các dự án quá khứ hay các thông tin khác… Tác động của rủi ro nếu nó xuất hiện: Chúng ta có thể dùng thang 0 đến 1 để mô tả tác động của rủi ro. Rủi ro có tác động 0 được gọi là không có tác động. Rủi ro với tác động 1 được gọi là đình chỉ (nguy hiểm nghiêm trọng dẫn đến dự án không thực hiện được). 2.3.3. Đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng và phải được thực hiện một cách nghiêm túc khi đành giá rủi ro, ta thực hiện theo các bước sau: Xác định các mức tham khảo rủi ro cho dự án. Cố gắng xây dựng mối quan hệ từng mức tham khảo Dự đoán tập các điểm tham khảo. Cố gắng dự đoán việc các tổ hợp hợp thành của các rủi ro sẽ ảnh hưởng thế nào tới mức tham khảo. 2.3.4. Quản lí rủi ro Ngày nay, phần lớn các dự án phần mềm đều lớn và phức tạp hơn, do đó chúng nhiều rủi ro hơn trước đây. Người quản lí dự án phải để thời gian quản lí các rủi ro dự án bởi vì đó là yếu tố then chốt trong xác định thành công của dự án. Để quản lí rủi ro, người quản lí phải nhận diện mọi rủi ro, lập kế hoạch phòng ngừa, giám sát rủi ro, và quản lí thay đổi. Bằng việc hiểu quản lí rủi ro, người quản lí dự án có thể tránh và giảm bớt tác động của rủi ro, cung cấp ước lượng lịch biểu và ngân sách tốt hơn và đạt tới thoả mãn của khách hàng. Quản lí rủi ro cũng bao hàm trao đổi liên tục về rủi ro với tổ dự án và giám sát mọi rủi ro đã được nhận diện để duy trì vị thế ở trên bất kì cái gì có thể xảy ra trong dự án. Để nhận diện rủi ro, người quản lí có thể xem xét các vấn đề dự án phần mềm điển hình như rủi ro kĩ thuật, rủi ro nhân sự và rủi ro ước lượng. Bên cạnh các rủi ro chung có thể có những rủi ro đặc biệt duy nhất cho dự án. Bất kì dữ liệu nào từ dự án tương tự cũng đều có thể có ích trong việc nhận diện các rủi ro duy nhất này. Dựa trên thông tin này, các kế hoạch có thể được thực hiện để giải quyết các rủi ro. Phần lớn các dự án phần mềm đều có những rủi ro sau đây: ước lượng kích cỡ, giới hạn ngân sách, thực hiện công nghệ mới, sự tham gia của khách hàng bị giới hạn, thị trường thay đổi, thay đổi cán bộ, thay đổi phạm vi, các vấn đề phụ thuộc phần cứng, các vấn đề phụ thuộc mạng, vấn đề kĩ năng của tổ dự án, và vấn đề cách làm việc tổ. Người quản lí dự án phải xác định các rủi ro có thể xuất hiện hay các rủi ro sẽ gây ra tác động lớn và giám sát chúng một cách cẩn thận và giải quyết sớm nhất có thể được. Rủi ro được giảm nhẹ càng sớm, tác động của nó càng đỡ tốn kém. Nhận diện một số rủi ro trong dự án phần mềm: Thành phần gây ra rủi ro Quản lý rủi ro Ghi đè lên công việc người khác, đoạn mã không có trong phiên bản mới nhất Sử dụng công cụ quản lý cấu hình hiệu quả Thiếu thời gian thử nghiệm hoặc chưa biết cách sử dụng các sản phẩm công nghệ Dành thêm thời gian để học cách sử dụng các công cụ và những công nghệ mới và tìm kiếm sự giúp đỡ từ nhà quản lý xây dựng phần mềm, đồng nghiệp Công việc bị chôn vùi trong công việc của nhóm khác Phải có kế hoạch quản lý xác định thường xuyên cập nhật kế hoạch của nhóm Kế hoạch triển khai mất nhiều thời gian, không đủ thời gian để hoàn thành sản phẩm Không đi sâu vào các chi tiết cần thiết cho kế hoạch Phát triển sai chức năng Chọn phương pháp phân tích tốt hơn; phân tích tính tổ chức/mô hình nghiệp vụ của khách hàng. Phát triển sai giao diện Phân tích các thao tác người dùng, tạo kịch bản cách dụng, tạo bản mẫu. Yêu cầu quá cao Lọc bớt yêu câu, phân tích chi phí- lợi ích. Bảng 2.1: Nhận diện một số rủi ro bài toán. Do ta quan tâm chủ yếu đến rủi ro về về kĩ thuầt và rủi ro về mặt quản lí, nên muốn dự án được tiến hành một cách đạt hiệu quả thì việc quản lí rủi ro phải được tiến hành trên cả hai mặt: phương tiện kĩ thuật và mặt rủi ro về quản lí. Ta tiến hành như sau: - Việc khảo sát, thiết kế và xây dựng phần mềm nhằm đáp ứng hầu hết các yêu cầu của nhà quản lý, đáp ứng việc cập nhật và quản lý thông tin về học sinh một cách nhanh chóng và kịp thời. - Sau khi thiết kế và xây dựng thành công dự án phần mềm,phải tiến hành kiểm thử chặt chẽ nhằm tìm ra và khắc phục những sai xót, đồng thời xây dựng bản hướng dẫn sử dụng chi tiết giúp nhà quản lý sử dụng dễ dàng hơn và nhằm hạn chế những rủi ro không đáng có đối với nhà quản lý. 2.4. Lập lịch. 2.4.1. Cấu trúc phân việc dự án. Chúng ta sẽ chia bộ phận quản lí dự án thành nhiều bộ phận nhỏ thực hiện các vai trò chuyên môn phân việc cho từng bộ phận quản lí dự án để theo dõi và kiểm soát dự án phần mềm khi nó đang được tiến hành. Với từng bộ phận khác nhau thì công việc của từng bộ phận cũng khác nhau. Cụ thể như: Bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống: nhóm theo dõi sẽ kiểm tra hệ thống có đang hoạt động tốt hay không bằng cách nhận các phản hồi của bộ phận quản lí điểm trên trường. Nếu tình trạng tốt thì tiếp tục theo dõi, nếu tình trạng lỗi thì báo với bộ phận sửa chữa để kịp thời khắc phục lỗi. Bộ phận giải quyết sự cố: nhóm giải quyết sự cố nhận thông báo từ bộ phận theo dõi hoạt động của hệ thống sau đó tìm hướng giải quyết để khắc phục nhanh các lỗi càng sớm càng tốt. Việc quản lí dự án phần mềm cần có sự kết hợp tốt giữa các bộ phận quản lí với nhau. Cụ thể như: Các nhóm phụ trách các nhiệm vụ khác nhau sẽ thường xuyên họp để thu thập tình trạng hoạt động của hệ thống, đưa ra các vấn đề hay sự cố gặp phải và cùng thảo luận giải quyết các sự cố với yêu cầu khắc phục sự cố một cách hiệu quả và nhanh nhất. Đánh giá kết quả của cuộc họp, tổng kết những bất cập hiện có trong hệ thống máy tính và đưa ra được giải pháp khắc phục lỗi. Phân công nhiệm vụ lại nếu cần thiết và phân công công việc cho các nhóm thực hiện tiếp trong thời gian tới. Xác định tiến độ thực hiện dự án nhằm đánh giá được những gì đã làm được, những gì chưa làm được, những vướng mắc và quan trọng hơn là xác định các mốc dự án chính thức đã được đúng tiến độ như lập lịch chưa. Cần có mối liên hệ với nhà quản lý để cập nhật những yêu cầu phát sinh trong quản lý nhằm điều chỉnh việc thiết kế phần mềm một cách nhanh chóng và kịp thời. Kiểm soát được nhóm sử dụng để quản trị tài nguyên dự án, giải quyết vấn đề và chỉ huy tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu mọi việc đang trôi chảy (tức là dự án theo đúng lịch và trong pham vi ngân sách, các cuộc họp cho thấy có tiến bộ thực sự và đạt được những cột mốc quan trọng), thì việc kiểm soát là nhẹ nhàng. Nhưng khi vấn đề xuất hiện thì chúng ta phải biết thực thi kiểm soát để điều tiết một cách nhanh chóng và phù hợp nhất. Sau khi vấn đề đã được chuẩn đoán, có thể tập trung thêm tài nguyên phụ vào miền có vấn đề. Để nhóm có thể bố trí lại công việc của các thành viên trong nhóm hay có thể chỉnh lại lịch biểu. 2.4.2. Mạng nhiệm vụ. Nhóm có 5 người cùng tham gia dự án kĩ nghệ phần mềm quản lí điểm của học sinh trường trung học phổ thông thì rất có thể là các hoạt động phát triển sẽ được thực hiện song song. Phân tích, đặc tả và tổng quan về các yêu cầu kết quả là những nhiệm vụ đầu tiên cần phải thực hiện và đặt nền tảng cho các nhiệm vụ song song theo sau. Hình 2.1 Mạng nhiệm vụ 2.4.3. Sơ đồ đường thời gian Ban quản lí dự án sẽ lập lịch biểu cho hoạt động quản lí dự án trong thời gian nhất định. Với dự án xây dựng hệ thống quản lí điểm cho trường trung học phổ thông thì cần thời gian 30 ngày để thực hiện kiểm thử và bắt đầu thực hiện dự án trong nhà trường. Sơ đồ cụ thể thời gian kiểm thử và bắt đầu thực hiện dự án trong nhà trường được thể hiện như sau: Từ ngày thứ nhất đến hết ngày thứ 3 Điều tra tình trạng thực tại của nhà trường Từ ngày thứ 4 đến hết ngày thứ 8 Phân tích đánh giá sơ bộ Từ ngày thứ 9 đến hết ngày thứ 17 Lập kế hoạch xây dựng dự án Từ ngày thứ 18 đến hết ngày thứ 23 Tiến hành thực hiện dự án Từ ngày thứ 24 đến hết ngày thứ28 Kiểm thử Từ ngày thứ 28 đến hết ngày thứ 30 Triển khai, hướng dẫn sử dụng Bảng 2.2: Bảng thời gian kiểm thử và bắt dầu thực hiện dự án Điều tra tình trạng thực tại của nhà trường: quan sát, điều tra bằng hỏi rồi nhanh chóng tổng kết đưa ra những nhược điểm của hệ thống quan lí cũ Phân tích hệ thống trước thông kết quả điều tra thực trạng của nhà trường Lập kế hoạch dự án: thiết kế bản kế hoạch dự án Tiến hành thực hiện dự án: thực hiện cài đặt hệ thống Kiểm thử: chạy thử chương trình quản lí trong thời gian 5 ngày để biết phần mềm hoạt động có bị lỗi không hay có những nhược điểm nào cần sửa lỗi thì khắc phục và bảo trì hệ thống Triển khai, hướng dẫn sử dụng: sau khi phần mềm chạy tốt thì thực hiện triển khai và hướng dẫn người quản lí hệ thống của nhà trường biết các thao tác làm việc với hệ thống 2.5. Tài nguyên dự án. Con người và công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, nếu biết cách phân chia công việc cho từng người phù hợp sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc, hiệu quả của dự án cả về chất lượng lẫn thời gian. 2.5.1. Con người. Việc lập kế hoạch cho dự án bắt đầu bằng việc ước lượng phạm vi áp dụng và lựa chọn kĩ năng, số lượng các thành viên thực hiện để hoàn thành việc xây dựng và phát triển dự án. Số người trong nhóm thực hiện dự án này là 5 thành viên. Quản Thị Hường: Thu thập tài liệu, nghiên cứu thực tiễn tại trường trung học phổ thông và thiết kế chương trình. Mã Dương Tiếp: Thu thập tài liệu, nghiên cứu thực tiễn tại trường trung học phổ thông và thiết kế chương trình. Lưu Ngọc Dũng: Thiết kế trực tiếp chương trình và tổng hợp chung. Nguyễn Thị Thu Trang: Thiết kế chương trình và xây dựng dự án phần mềm. Trần Thị Phương Dung: Thiết kế chương trình và xây dựng dự án phần mềm. Phân công công việc rõ ràng và các thành viên đều có trách nhiệm với nhiệm vụ mình được giao 2.5.2. Phần cứng và phần mềm 2.5.2.1. Phần cứng: Phần cứng phục vụ thiết kế lập kế hoạch là các máy tính cá nhân. Phần cứng giúp triển khai phần mềm dự án là hệ thống máy tính tại trường trung học phổ thông. 2.5.2.2. Phần mềm: Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập trình và lập trình, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. 2.6. Tổ chức đội ngũ 2.6.1. Cấu trúc nhóm Với sự tham gia của năm thành viên, chúng tôi đã có sự phân công trong việc xây dựng dự án phần mềm. Cụ thể: - Việc khảo sát thực trạng tại trường THPT: do địa điểm trường cách khá xa nên được giao cho hai thành viên. Và hai thành viên này phân tích tổng hợp toàn bộ thông tin thu thập được. - Xây dựng dự án phần mềm do hai thành viên đảm nhiệm. - Trực tiếp thiết kế và xây dựng chương trình do một thành viên đảm nhiệm cùng với sự kết hợp và giúp đỡ của các thành viên khác. Ngoài ra tất cả các thành viên đều đóng góp ý kiến, định hướng chung cho các phần nhằm đi đến những thống nhất chung và tiến hành triển khai công việc theo sự phân công. 2.6.2. Làm báo cáo quản lí. Mục đích là hưóng tới hoàn thiện dự án ở từng bước nhỏ: Xây dựng ý tưởng dự án, lập kế hoạch xây dựng dự án,tiến hành xây dựng dự án và bảo trì bổ sung cho dự án khi nó được đưa vào trong thực tế áp dụng tại trường.Cũng như chính các bước xây dựng và hoàn thiên dự án các giai đoạn viết báo các dự án trước triển khai đồng bộ cùng với các quá trình xây dựng dự án.Và được phân cho các thành viên thực hiện cụ thể . Giai đoạn xây dựng ý tưởng dự án quản lí học sinh: Xuất phát từ thực tiễn đi thực tế thực tập đợt một tại trường, nhận thấy vấn đề quản lí học sinh taị trường vẫn được triển khai một cách thủ công, thiếu đồng bộ trong khi cơ sở vật chất tại trường không phải ở mức yếu kém. Giai đoạn lập kế hoạch dự án: Phân tích thực tiễn quản lí học sinh tại trường nhận thấy được mặt tích cực nếu như dự án được triển khai tại trường: Đồng bộ hoá được quá trình quản lí, làm giảm bớt công sức cũng như nhân lực trong quá trình quản lí. Lên kế hoạch xây dựng dự án quản lí: Tiến hành các bước ước lượng, tính toán rủi ro, những yêu cầu cần thiết về con người, phương tiện kĩ thuật hỗ trợ. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia xây dựng dự án phù hợp với năng lực của từng người. Giai đoạn xây dựng phần mềm: Việc xây dựng tuân thủ theo các quy tắc nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đặt ra trước khi xây dựng dự án. Giai đoạn bổ sung, kiểm thử và tiến hành bảo trì trong thực tế: Sau khi dự án được xây dựng tiến hành test thử trên những dữ liệu tự tạo có tính đến các khả năng khác nhau. Tiếp tục tiến hành bảo trì bổ sung định kỳ khi đưa phần mềm này ra áp dụng ở trường. 2.7. Kiểm thử và bảo trì Sau khi hoàn thành phần mềm cần phải được kiểm thử theo từng kỳ học. Giao cho một người hoặc hai người đảm nhận việc kiểm thử, bảo trì và tiến hành bổ sung sửa đổi nếu có sai sót, thay đổi. Đảm bảo sản phẩm đúng như yêu cầu của khách hàng. Phần mềm nên bảo trì thường xuyên, tránh để thời gian lâu sẽ khó bảo trì dẫn đến mất uy tín với khách hàng. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH 3.1. Phân tích hệ thống về chức năng Ở phần này, ta xét sự phân tích hệ thống về mặt chức năng, mà mục đích là lập một mô hình chức năng của hệ thống, nhằm trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”. Các chức năng nói ở đây là chức năng xử lý thông tin vì hệ thống của chúng ta là hệ thống quản lý học sinh, trong đó việc xử lý thông tin là chủ yếu. 3.1.1. Xây dựng phần mềm quản lý học sinh phải hỗ trợ các chức năng sau đây: 3.1.1.1. Quản lý hồ sơ học sinh, bảng điểm và học bạ của học sinh trong quá trình theo học tại trường. Thực hiện các chức năng: Nhập thông tin của học sinh khi mới nhập học. Tại mỗi trường, thường người ta quan tâm đến những thông tin cơ bản của từng học sinh: Họ tên, giới tính, ngày sinh. Ngoài ra người ta cũng cần biết mỗi học sinh thuộc dân tộc nào, tôn giáo gì, đang sống tại xã nào, huyện nào, học sinh trực thuộc ban nào (học sinh được phép chuyển ban sau khi năm học kết thúc nếu cảm thấy không phù hợp với ban đã chọn). Cũng giống như đối với các trường THPT khác, để đơn giản người ta gán cho mỗi học sinh một mã số gọi là mã số học sinh. Mã số này là duy nhất đối với từng học sinh và không thay đổi trong suốt quá trình học tập tại trường. Phân lớp cho các học sinh mới nhập trường theo các tiêu chí xác định. Quản lý việc chuyển lớp, chuyển khối của các học sinh. Phân công giáo viên bộ môn dạy tại các lớp. Phân công giáo viên dạy tại các lớp. Vào đầu học kì mỗi năm học nhà trường phân công giảng dạy từng môn và phân công giáo viên làm chủ nhiệm cho từng lớp. Giáo viên chủ nhiệm của mỗi lớp phải thuộc trong số giáo viên giảng dạy cho lớp tại học kì đó. Giáo viên dạy môn gì cho lớp thì phải chịu trách nhiệm về điểm số môn học đó. Trong một lớp, ở mỗi học kì, mỗi môn học của một học sinh đều có ba loại điểm: Điểm hệ số 1 (kiểm tra 15 phút hoặc kiểm tra miệng), điểm hệ số 2 (điểm kiểm tra 1 tiết) và điểm hệ số 3 (điểm thi cuối kì), trên cơ sở đó xác định điểm trung bình cuối học kì của môn đó. Cuối học kì giáo viên chủ nhiệm tập hợp điểm tất cả các môn do giáo viên bộ môn cung cấp để lập bảng điểm tổng hợp. Khi hoàn tất điểm tất cả các môn thì xác định được điểm trung bình chung cuối học kì. Thực hiện phân ban các lớp theo 3 ban: A (Khoa học tự nhiên), B (Co bản), C(Xã hội). Đối với các ban khác nhau thì hệ số của từng môn là khác nhau. Thực hiện thiết lập hệ số cho các môn học theo các ban. Ban Khoa học tự nhiên (KHTN): Hệ số 2: các môn Toán, Vật lí, Hoá học, Sinh học; Hệ số 1: các môn còn lại, trừ môn Thể dục nếu đánh giá bằng nhận xét kết quả học tập. Ban Khoa học xã hội và Nhân văn (KHXH-NV): Hệ số 2: các môn Ngữ văn, Lịch sử, Địa lí, Ngoại ngữ thứ nhất; Hệ số 1: các môn còn lại. Ban Cơ bản: Hệ số 2 tính theo quy định dưới đây: Nếu học 3 hoặc 2 môn học nâng cao (học theo sách giáo khoa nâng cao hoặc theo sách giáo khoa biên soạn theo chương trình chuẩn cùng với chủ đề tự chọn nâng cao của môn học đó) thì tính cho cả 3 hoặc 2 môn học nâng cao đó; - Nếu chỉ học 1 môn nâng cao là Toán hoặc Ngữ văn thì tính thêm cho môn còn lại trong 2 môn Toán, Ngữ văn; nếu học 1 môn nâng cao mà môn đó không phải là Toán hoặc Ngữ văn thì tính thêm cho 1 trong 2 môn Toán, Ngữ văn; - Nếu không học môn nâng cao nào thì tính cho 2 môn Toán và Ngữ văn. - Hệ số 1: các môn còn lại. 3.1.1.2. Quản lý thông tin của học sinh trong quá trình theo học tại các năm, kỳ học. Nhập điểm trong quá trình học sinh theo học: Điểm miệng, điểm 15’, điểm 1 tiết, điểm thi. Việc nhập điểm do các giáo viên bộ môn thực hiện. Đánh giá hạnh kiểm, giáo viên chủ nhiệm lớp tại học kì đó có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và xếp loại cho từng học sinh. Dựa vào kết quả học tập và hạnh kiểm hai học kì mà xếp loại chung toàn năm học. 3.1.1.3. Tổng kết, tính điểm cho học sinh qua từng học kỳ, năm học theo lớp, khối lớp. Điểm trung bình môn của học kỳ, cả năm học đối với các môn học đánh giá bằng điểm: Điểm trung bình môn của học kỳ (ĐTBmhk): ĐTBmhk = ĐKTtx + 2 x ĐKTđk + 3 x ĐKThk –––––––––––––––––––––––––––Tổng các hệ số ĐKTtx: Điểm kiểm tra thường xuyên (điểm kiểm tra miệng, 15’); ĐKTđk: Điểm kiểm tra điều kiện (điểm kiểm tra 1 tiết); ĐKThk: Điểm kiểm tra học kì (điểm thi học kỳ); Điểm trung bình môn của cả năm (ĐTBmcn): ĐTBmcn = ĐTBmhkI + 2 x ĐTBmhkII –––––––––––––––––––– 3 ĐTBmhkI: Điểm trung bình môn học kì 1; ĐTBmhkII: Điểm trung bình môn học kì 2; Điểm trung bình các môn học kỳ hoặc cả năm học là số nguyên hoặc số thập phân được lấy đến chữ số thập phân thứ hai sau khi đã làm tròn số. Đối với các môn chỉ dạy học trong 1 học kỳ thì lấy kết quả đánh giá, xếp loại của học kỳ đó làm kết qủa đánh giá, xếp loại cả năm học. 3.1.1.4. Tổng kết, đánh giá học lực và hạnh kiểm học sinh theo các tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Một số quy định phân loại học lực của Bộ Giáo Dục và Đào tạo: Phân loại hạnh kiểm của học sinh được thực hiện với 5 mức: Tốt, Khá, Trung bình, Yếu và Kém ký hiệu lần lượt là: Tot, Kha, TrungBinh, Yeu, Kem. Việc phân loại học lực học sinh sẽ dựa trên các điểm TB môn học của học sinh và phân thành 5 mức: Xuất sắc, Giỏi, Khá, Trung bình, và Yếu, ký hiệu lần lượt là XuatSac, Gioi, Kha, TrungBinh, Yeu. Các mức này được đánh dấu từ mức 0 đến 4. Xuất sắc tương ứng với mức 0, Yếu tương ứng với mức 4. Việc phân loại sẽ dựa trên một số tiêu chí, điều kiện. Các điều kiện này được mô tả riêng cho từng mức phân loại. Quy định việc xét phân loại học lực