Đồ án Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH công nghiệp Mytek

I. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tiền lương: Là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. - BHXH: Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức. - BHYT: Là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. - KPCĐ: Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Thông thường khi trích kinh phí công đoàn thì một nửa doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. - BHTN: Là loại quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. + Tài khoản sử dụng: - TK 334: Phải trả công nhân viên - TK 335: Chi phí phải trả - TK 338: Các khoản trích theo lương + Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHYT, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành .... + Cách tính lương: Có hai cách tính là tính theo: - Tính lương theo thời gian Hình thức trả lương theo thời gian gồm lương tháng , lương ngày , lương giờ… Mức lương cơ bản + phụ cấp Tiền lương ngày = Số ngày làm việc trong tháng Mức lương tháng = Mức lương ngày * Số ngày làm việc thực tế - Tính lương theo sản phẩm Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Là hình thức tiền lương tính theo số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương theo sản phẩm: Số lượng hoặc khối lượng Tiền lương sản phẩm = sản phẩm hoàn thành đủ x đơn giá tiền lương SP tiêu chuẩn chất lượng Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc đối với người lao động gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm. Để khuyến kích người lao động nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm doanh nghiệp áp dụng các đơn giá sản phẩm khác nhau. Trong công ty để phục vụ công tác hạch toán tiền lương có thể chia làm 2 loại :Tiền lương lao động sản xuất trực tiếp, tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. + Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian người lao động thực hiện nhiệm vụ khác, ngoài nhiệm vụ chính của họ, gồm tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp. + Tiền lưong phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính. Thời gian lao động nghỉ phép, nghỉ ốm…. Thì được hưởng theo chế độ. Tổng quỹ BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN được trích là 30,5% trên tổng quỹ lương trong đó: BHXH trích 22% : Doanh nghiệp nộp 16% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. 6% trừ vào lươngngười lao động. BHYT trích 4,5% Doanh nghiệp nộp 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1,5% trừ vào lương người lao động. KPCĐ trích 2% do doanh nghiệp nộp trong đó: 1% nộp lên cấp trên. 1% công ty để lại sinh hoạt. BHTN trích 2%: Doanh nghiệp nộp 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1% trừ vào lương người lao động. Ngoài chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương, công ty còn lập quỹ khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích trong lao động sản xuất. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua, trong sản xuất nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, hoàn thành trước kế hoạch được giao về thời gian. - Cơ sở lập, phương pháp lập bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Từ bảng công ( bảng chấm công) được lập từ các tổ, các bộ phận cuối tháng tổng hợp thời gian lao động. Bảng chấm công là căn cứ cho phòng kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng đội, từng bộ phận. + Phương pháp hạch toán: Trả lương và các khoản phải trả cho công nhân Nợ TK 334 Có TK 111, 112 tính trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 622 Có TK 335 Trích BHXH, BBYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 338(3382,3383,3384,3389) Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân Nợ TK 334 Có TK 338, 141 Tiền thưởng phải trả cho công nhân ( tăng năng suất lao động, sử dụng tiết kiệm vật liệu...) Nợ TK 622, 627, 641, 642 ... Có TK 334 Chi tiêu quỹ BHXH, BHYT, KPC, BHTN tại công ty Nợ TK 338(3382,3383,3384,3389) Có TK 111, 112 Chuyển tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho cơ quan cấp trên theo chế độ quy định Nợ TK 338(3382,3383,3384,3389) Có TK 111, 112 -Trình tự luân chuyển chứng từ: Chứng từ gốc về lao động và tiền lương, chứng từ thanh toán TN Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối SPS Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết chi phí, thanh toán Bảng tổng hợp chi tiét Bảng phân bổ lương, BHXH Ghi chú: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày II. Kế toán tài sản cố định và tổng hợp * Phân loại TSCĐ + Theo hình thái biểu hiện gồm: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình + Theo nguồn hình thành gồm: TSCĐ do mua sắm, xây dụng bằng vốn được cấp TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn bổ sung TSCĐ nhận vốn góp liên doanh TSCĐ mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh ….. * Đánh giá tài sản cố định: TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá. 1. TSCĐ mua về: Nguyên giá = Giá mua(hoá đơn) – các khoản giảm trừ + chi phí mua + thuế không được khấu trừ, hoàn lại. 2. TSCĐ được bàn giao từ hoạt động xây dựng cơ bản: Nguyên giá = Giá quyết toán công trình 3. TSCĐ nhận góp vốn liên doanh: Nguyên giá là giá do hội đồng liên doanh xác định. 4. TSCĐ được cấp, được điều chuyển: Nguyên giá là giá trị theo đánh giá của hội đồng giao nhận tài sản. 5. TSCĐ đi thuê tài chính: Nguyên giá là giá trị hợp lý của tài sản thuê tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản. 6. TSCĐ mua theo phương thức trả góp: Nguyên giá là giá mua trả tiền một lần. * Chứng từ kế toán sử dụng là: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Ngoài các mẫu chứng từ trên công ty còn sử dụng các chứng từ khác phục vụ cho việc quản lý TSCĐ như: hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng, thuê TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi . . . . * Tài khoản sử dụng: Theo chế độ kế toán hiện hành, để hạch toán tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của TSCĐ kế toán tại đơn vị sử dụng các TK kế toán sau: TK211:Tài sản cố định hữu hình TK 214: Hao mòn TSCĐ * Khấu hao tài sản cố định tại đơn vị: Trong quá trình sử dụng, do chịu ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân khác nhau TSCĐ của công ty bị hao mòn. Hao mòn TSCĐ là sự giảm sút về giá trị và giá trị sử dụng của TSCĐ do tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do các nguyên nhân khách quan khác như: thời tiết, thời gian…. Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng. Theo quy định hiện hành thì việc trích khấu hao hay thôi không trích khấu hao TSCĐ được bắt đầu thực hiện từ ngày TSCĐ tăng hoặc ngừng tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Do TSCĐ ít biến động nên số khấu hao tháng này chỉ khác tháng trước trong trường hợp có biến động tăng giảm TSCĐ. Mức trích khấu hao TSCĐ hàng năm Công thức:NG Thời gian sử dụng = Mức khấu hao tháng Mức khấu hao năm = 12 Tháng - Giá trị hao mòn TSCĐ = Khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng Khấu hao TSCĐ giảm trong tháng Số khấu hao TSCĐ đã trích tháng trước + Khấu hao tăng trong tháng - + Tài khoản sử dụng: TK 214:Hao mòn TSCĐ Tài khoản này có 04 Tk cấp 2 * Trình tự luân chuyển chứng từ : Chứng từ tăng giảm TSCĐ Bảng phân bổ khâú hao Sổ chi tiết TSCĐ Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 211 Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sổ cái TK 211 được lập vào cuối tháng, phản ánh tình hình tăng giảm của các TSCĐHH . Do khối lượng TS này chiếm một phần rất quan trọng nên việc theo dõi và phản ánh chúng vào hệ thống sổ sách kế toán phải đầy đủ kịp thời và chính xác. III. Kế toán thanh toán 1. Kế toán vốn bằng tiền Chứng từ hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH công nghiệp Mytek. Tại công ty vốn bằng tiền bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng + Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có của NH… Đây là những căn cứ để thủ quỹ thu, chi TM, ghi sổ quỹ. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới TM, kế toán thanh toán sẽ lập các phiếu thu, phiếu chi. + Mẫu sổ kế toán: sổ quỹ tiền mặt, sổ cái các tài khoản 111, 112,131, 141 … sổ chi tiết, sổ nhật ký chung Trình tự luân chuyển chứng từ Phiếu thu , phiếu chi , giấy báo nợ , giấy báo có …. Sổ , thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ quỹ Sổ cái TK111, TK 112.. Ghi chú : Ghi hằng ngày Kiểm tra, quan hệ đối chiếu Hằng ngày căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghi tạm ứng, hoá đơn GTGT … kế toán viết phiếu thu, phiếu chi . Phiếu thu được lập thành 3 liên: một liên lưu trữ nội bộ, một liên giao người nộp tiền, một liên giao chuyển cho kế toán trưởng duyệt, sau đó chuyển sang thủ quỹ để thu tiền, thủ quỹ giữ liên này để ghi vào sổ quỹ, cuối tháng chuyển cho kế toán ghi sổ . Phiếu chi được lập thành 3 liên: một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên đưa cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi có đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, một liên giao cho người nhận tiền phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu. Căn cứ vào số thực chi, thực thu, thủ quỹ, ghi vào sổ quỹ. Kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung rồi vào sổ cái TK 111. Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng hoặc bảng sao kê kèm theo các chứng từ gốc ( uỷ nhiệm chi , uỷ nhiệm thu ..) Khi nhận được các chứng từ của ngân hàng, kế toán kiểm tra chứng từ có liên quan rồi kế toán vào sổ tiền gửi ngân hàng, đồng thời vào sổ nhật ký chung và vào sổ cái TK 112 Đối với các khoản phải thu, phải trả thì khi phát sinh nghiệp vụ kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc rồi vào sổ nhât ký chung rồi vào sổ cái TK 131, TK 331, TK 141… 2. kế toán các ngiệp vụ thanh toán * Các khoản phải thu đối với khách hàng + Tài khoản sử dụng: TK131 + Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán khác… + Sơ đồ phương pháp hạch toán TK 511 TK 131 TK 111, 112,331 Mua hàng chưa trả tiền, trị giá hàng được trừ tiền TƯ của người mua Thu tiền hoặc nhận ứng trước tiền hàng bù trừ công nợ TK 333( 333.1) VAT đầu ra *Thanh toán với người bán + Tài khoản sử dụng: TK 331 + Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn giá trị gia tăng, ... + Sơ đồ phương pháp hạch toán: TK111, 1121 TK 331 TK 152,153… Thanh toán tiền hàng Mua chịu hàng cho người bán TK 133 VAT đầu vào IV. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành - Chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết cho quá trình hoạt động SXKD mà doanh nghiệp phải chi ra trong một kỳ kinh doanh. Như vậy, chỉ được tính là chi phí của kỳ hạch toán những hao phí về tài sản và lao động có liên quan đến khối lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ hạch toán. - Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ chi phí về lao động sống, lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra tính cho 1 đơn vị sản phẩm hoặc là công việc lao vụ sản xuất đã hoàn thành. Giá thành là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng toàn bộ hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong đó phản ánh kết quả sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn, các giải pháp kinh tế kỹ thuật mà doanh nghiệp đã thực hiện nhằm đạt được mục đích là sản xuất được nhiều sản phẩm nhưng tiết kiệm được chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm. - Mẫu chứng từ sử dụng ở công ty: Chứng từ kế toán là phương tiện vật chất để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sử dụng rất nhiều loại chứng từ : + Về nguyên vật liệu có: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) + Về chi phí nhân công trực tiếp có: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương… + Về chi phí sản xuất chung có: Phiếu xuất kho, Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền nước, hoá đơn thu phí bảo hiểm, … + Về chi phí sản xuất phụ và hạch toán các khoản thiệt hại trong sản xuất có: Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm hàng hoá), phiếu nhập kho… Mẫu sổ kế toán: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ nhật kí chung. + Sổ cái TK621,622,623,627… + Thẻ tính giá thành sản phẩm + Sổ chi tiết, sổ tổng hợp Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc là các bảng phân bổ CPSX phát sinh giai đoạn I CPSX phát sinh giai đoạn II Sổ cái TK 621,622,627… CPSX phát sinh giai đoạn n Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày V. kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1. Kế toán bán hàng Tiêu thụ sản phẩm là một nhiệm vụ rất quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay suy vong của một doanh nghiệp. Một trong những doanh nghiệp có hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt phải là một doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm tốt và có một thị trường tốt. Nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo quy luật của cơ chế thị trường thì các biện pháp và chính sách để tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp càng phức tạp và cần cụ thể tăng cường thường xuyên hơn. Thị trường của công ty rải khắp cả nước nhưng thị trường có sức tiêu thụ lớn và mang lại lợi cao cho công ty chủ yếu tập trung ở các thành phố lớn – nơi có nhiều hệ thống siêu thị, cửa hàng lớn….. nên sức tiêu thụ sản phẩm của công ty là rất lớn. Sản phẩm của công ty bán ra là các loại giá, kệ công nghiệp dùng để để hàng nên công ty đặc biệt quan tâm tới sự tiện dụng của sản phẩm, mẫu mã, chất lượng sản phẩm, giá cả phải chăng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Các phương thức tiêu thụ hàng chủ yếu: Do tính chất của sản phẩm của công ty nên việc tiêu thụ sản phẩm của công ty được tiêu thụ theo 2 hình thức chủ yếu là bán hàng gửi đại lý, bán hàng theo đơn đặt hàng. + Bán hàng theo đơn đặt hàng thì giá cả, số lượng, mẫu mã, kích thước, phương thức thanh toán …. được tiến hành theo đơn đặt hàng và hợp đồng giữa công ty và khách hàng + Bán qua đại lý: Công ty TNHH công nghiệp Mytek đã thiết lập một số đại lý. Khi có khách mua ở các đại lý, đại lý sẽ liên lạc với công ty chuyển hàng xuống và thu tiền ở đại lý, cho đại lý hưởng hoa hồng. Giá cả và các phương thức thanh toán + Giá cả: Để thu hút khách hàng, công ty có một số chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá bán dựa trên giá thị trường đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với công ty trên cơ sở giá cả cạnh tranh bù đắp giá đảm bảo có lợi nhuận dương. Công ty chỉ thực hiện chiết khấu đối với khách hàng mua thường xuyên, cho hưởng hoa hồng đối với các đại lý, mua với số lượng lớn, thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trước hạn. Phần giảm giá này công ty thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh sau khi xem xét số khách hàng mua trong kỳ để thưởng cho khách hàng với tỷ lệ 1% đến 2% trên tông doanh số. Chính sách giá cả linh hoạt phù hợp với cơ chế thị trường và các loại đơn vị trên đà lmà cho uy tín của công ty với các bạn hàng ngày càng cao và thu hút ngày càng nhiều khách hàng mới. + Phương thức thanh toán: Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, séc báo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu… Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm theo một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng ( thời hạn thanh toán chậm tuỳ theo hợp đồng quy định và tuỳ thuộc vào mối quan hệ với khách hàng tối đa từ 30 đến 45 ngày. Công ty luôn tạo mọi thuận lợi trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp. Phương thức thanh toán chậm hiện nay chiếm tỷ trọng lớn trong công ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn, trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng quy định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá thời hạn này công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn theo lãi suất của ngân hàng trên tổng giá thanh toán. Chính bởi lẽ đó mà trong những năm qua công ty đã hạn chế được tình trạng mất hay bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với những khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp hoặc ngân hàng bảo lãnh. + Tài khoản sử dụng: TK 156, 511, 632 + Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu thu, hoá đơn bán hàng. + Hạch toán giá vốn hàng bán: Giá thành thực tế xuất kho sản phẩm được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. + Cách tính doanh thu bán hàng -Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hay từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh như bán hàng hoá, sản phẩm - Doanh thu thuần là toàn bộ doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi toàn bộ các chi phí bỏ ra và các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần = doanh thu – các khoản giảm trừ doanh thu Sơ đồ phương pháp hạch toán TK 155 TK 632 TK 911 TK 511 TK111,112,131 Xuất bán sp K/c giá vốn K/c DT bán Thu tiền bán hàng trực tiếp từ kho hàng bán hàng TK 3331 VAT đầu ra 2. Xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận + Tài khoản sử dụng: TK 515, 511, 635, 911, 421, 632 + Chứng từ: Các chứng từ liên quan đến kết quả kinh doanh gồm chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí, doanh thu, thu nhập của công ty. Cuối kỳ kế toán sẽ đối chiếu kiểm tra sự phù hợp, đúng khớp giữa các tài khoản doanh thu, chi phí, thu nhập . . . Sau khi có đầy đủ số liệu về doanh thu, chi phí, kế toán tiến hành kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh để biêt được tình hình lỗ lãi về hoạt động kinh doanh của công ty trong một kỳ, niên độ kế toán . . . Trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết TK511,Tk512… Sổ nhật ký chung Sổ cái TK511, 632, 911 Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Phần III Quy trình hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghiệp Mytek 1. Đặc điểm NVL tại doanh nghiệp Mytek Vật liệu là một trong ba yếu tố vật chất quan trọng cho một quá trình sản xuất. Tổ chức kế toán vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. Để tổ chức công tác kế toán vật liệu tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu tại doanh nghiệp đó. Sản phẩm của doanh nghiệp Mytek là kệ, khung để hàng vì vậy vật liệu được sử dụng chủ yếu là sắt và thép. Đặc trưng của khung, kệ hàng là yếu tố hình thức và chất lượng. Vì vậy việc bảo quản vật liệu không tốt sẽ ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm, ngoài ra yêu cầu của các loại vật liệu này đòi hỏi phải có biện pháp bảo quản phù hợp. VD: Sắt, thép phải được bảo quản trong kho kín tránh mưa ướt sẽ làm han gỉ sắt, thép, những loại hóa chất, sơn bột phải được sử dụng đúng thời hạn cho phép đảm bảo chất lượng và phải được phòng cháy chữa cháy tốt…. Về chi phí vận chuyển, một số loại vật liệu của doanh nghiệp được nhập khẩu từ nước ngoài chi phí vận chuyển rất đắt. Điều đó cho thấy chỉ cần có một biến động nhỏ về chi phí cũng sẽ làm cho giá thành của sản phẩm bị đẩy lên cao. Vì vậy, doanh nghiệp phải quản lý NVL tốt trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm hạn chế hư hỏng, thất thoát. 2. Phân loại NVL Trong quá trình sản xuất sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau với những đặc tính và vai trò khác nhau. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Vật liệu trong doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính: Tôn các loại, sắt, thép….. - Vật liệu phụ: Dây hàn, phép hàn,…. - Vật liệu khác: Hộp carton dùng để đóng gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Xăng A92 dùng để pha sơn. - Phế liệu thu hồi: Là các loại sắt, thép vụn hỏng được thu gom để bán. Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp quản lý vật liệu dễ dàng hơn trên cơ sở phân loại đó doanh nghiệp theo dõi số lượng của NVL chính, vật liệu phụ. Từ đó đề ra biện pháp tổ chức, quản lý, bảo quản sử dụng tốt hơn. 3. Đánh giá NVL NVL của doanh nghiệp được nhập từ nguồn trong và ngoài nước (nhận gia công theo đơn đặt hàng). Doanh nghiệp thực hiện đánh giá NVL cụ thể như sau: a. Đối với NVL nhập kho Như đã nói ở trên NVL ở doanh nghiệp được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu được mua ngoài do phòng vật tư đảm nhận. + Đối với các NVL thường được cung cấp ngay tại kho hàng thì giá nhập kho là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế giá trị gia tăng không bao gồm chi phí vận chuyển. + Đối với NVL mua xa phải tốn chi phí liên quan thì giá thực tế nhập kho là giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng cộng với chi phí thực tế liên quan đến việc mua NVL. + Đối với phế liệu thu hồi giá nhập kho là giá ước tính có thể thu hồi được. b. Đối với NVL xuất trong kỳ NVL của doanh nghiệp xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, việc bán ra ngoài chỉ có phế liệu thu hồi. Việc tính giá NVL xuất kho được tính theo chế độ quy định. Hiện nay phương pháp tính giá NVL xuất kho được doanh nghiệp áp dụng là phương pháp nhập trước xuất trước. _ Theo phương pháp nhập trước xuất trước: Giả thiết NVL nào nhập kho trước thì sẽ được xuất trước, nghĩa là xuất kho theo thứ tự thời gian nhập. +Ưu điểm: của phương pháp này giúp doanh nghiệp hạch toán thống nhất theo thứ tự thời gian phù hợp với hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung đồng thời kiểm tra được liên tục từng loại NVL tồn kho từ đó sử dụng NVL đúng thời hạn đảm bảo chất lượng tốt, sử dụng tiết kiệm, tránh tình trạng lãng phí NVL, ứ đọng vốn. + Nhược điểm: Phải tính toán nhiều dễ nhầm lẫn, vì có nhiều NVL cũng như nghiệp vụ nhập, xuất xảy ra thường xuyên. Mặt khác, nếu giá mua có xu hướng tăng lên thì giá trị tồn kho cao mà giá xuất kho lại giảm làm giá thành trong kỳ giảm. Ngược lại nếu giá cả có xu hướng giảm thì chi phí trong kỳ tăng dẫn đến giá thành tăng, lợi nhuận giảm, tồn kho nhỏ. 4. Thủ tục nhập, xuất kho a. Đối với NVL nhập kho Thủ tục nhập kho được giám đốc doanh nghiệp quy định cụ thể như sau: Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập, xuất vật tư, hàng hóa tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác quản lý chung tại doanh nghiệp. Giám đốc doanh nghiệp quy định: Vật tư, hàng hoá mua về sau khi được kiểm tra chất lượng về quy cách sản phẩm, nếu đạt yêu cầu bắt buộc phải nhập kho trước khi đi vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng, phiếu xác nhận chất lượng vật tư hàng hoá do phòng kiểm nghiệm chất lượng lập. Trong trường hợp hàng về mà chưa có hoá đơn GTGT thì cán bộ thu mua vật tư phải sử dụng mẫu “phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn làm chứng từ nhập kho. Mẫu này phải được ban giám đốc doanh nghiệp, phòng kế toán và thủ kho xác nhận. Trong trường hợp cán bộ thu mua vật tư không lập “phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về nhưng chưa có hoá đơn, thủ kho không được phép cho vật tư, hàng hoá vào trong kho. -Vật tư, hàng hóa có giá trị trên 100.000 đồng thì phải có hoá đơn GTGT. -Phiếu nhập kho (do doanh nghiệp tự lập) được viết theo số thứ tự và bao gồm 3 liên: + Liên 1: Lưu kho (màu trắng). + Liên 2: Kế toán NVL giữ (màu hồng) + Liên 3: Lưu chứng từ thanh toán (màu vàng). Thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng tuần lên báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho, hàng tháng gửi lên phòng kế toán để đối chiếu. Thủ kho hàng ngày tổng hợp lượng hàng hoá, vật tư xuất trong ngày để phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho đối với lượng hàng đã xuất. b. Thủ tục xuất kho - Chứng từ sử dụng để xuất kho NVL là : - Phiếu đề nghị cấp vật tư - Phiếu xuất kho Việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế và mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng kinh doanh dựa vào đó lập “phiếu đề nghị cấp vật tư ” trình lên ban giám đốc phê duyệt. Nếu được phê duyệt, các phân xưởng sẽ đưa ‘phiếu đề nghị cấp vật tư’ lên phòng kế toán, kế toán NVL sẽ căn cứ vào “ phiếu đề nghị cấp vật tư ” để lập “ phiếu xuất kho ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào “ phiếu xuất kho ” để xuất kho nguyên vật liệu. “ phiếu xuất kho ” được lập thành 03 liên: - Liên 1: lưu gốc ở bộ phận lập phiếu - Liên 2 : giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho , sau đó chuyển cho kế toán vật tư, kế toán vật tư căn cứ vào “ phiếu xuất kho ” làm cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán. - Liên 3 : giao cho người nhận Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, bộ phận sản xuất sẽ lập “ phiếu đề nghị cấp vật tư ” gửi lên ban giám đốc phê duyệt. Căn cứ v