Đồ án Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà

, phó phòng, 13 nhân viên. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang. Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây: Soạn thảo văn bản Quản lý văn bản Quản lý con dấu Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công ty chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyên trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như: Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số 900/VPCP-HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ về việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nước; Quyết định số 228/QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, công nghệ và môI trường về việc ban hành tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 – 1992. Văn bản quản lý Nhà nước. Mẫu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 quy định về nội dung của công tác văn thư; và một số văn bản khác. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai Công ty được thực hiện như sau: Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Quản lý văn bản: Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư Công ty. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này được tiến hành rất nhanh và khẩn trương. Văn thư Công ty sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đối tác. Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại văn thư của Công ty theo đúng thủ tục vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào 3 sổ lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các đối tác. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ Công ty tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các phòng ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện. Công tác lập hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tình trạng bó gói. Công tác văn thư chuyền thống của Công ty trước khi ứng dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và báo cáo công việc. Theo phương pháp chuyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn. 3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểu thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information Society), ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc. Công tác văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của minh đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, việc đưa công nghệ thông tin và công tác văn thư sẽ tạo ra một sự cảI tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đề ra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng trong tình hinh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không nghừng tăng nhanh. Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan, là trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời nhất. Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu công tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác văn thư. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng thời vì đây là một Công ty chuyên về công nghệ thông tin. Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ. CNTT sẽ giúp công tác văn thư được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn. ĐIều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của công ty. Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận công tác văn thư. Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại công ty mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập) Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơ chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính đIều đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công nghệ thông tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quan mạng máy tính. Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là một công việc của công tác văn thư, nhưng trong điều kiện hiện nay về mặt quản Nhà nước thì chưa có văn bản nào quy định về tính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tử xét về điều kiện kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thì không cần đưa nội dung nay vào ứng dụng công nghệ thông tin. CHƯƠNG II:TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ. 1 QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ: Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững được đặc đIểm của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phả đạt yêu cầu đưa toàn bộ các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng. Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại tài liệu hình thành và khối khối lượng cuả nó. Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào CSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến để biết.. thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL. Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL. Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản lý và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết van bản, tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đến phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau : Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng, năm). Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo đơn vị tổ chức soạn thảo văn bản, giả quyết văn bản. Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản. Tìm kiếm văn bản theo ngươi ký văn bản văn bản. Tìm kiếm văn bản theo mức độ khẩn, mật. Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động. Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản. In thông tin đã tìm được ra giấy. Như vậy khi ứng dụng CNTT thì phai đặt ra những yêu cầu đối với CSDL như vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tố của từng văn bản riêng biệt thay “sổ đăng ký công văn đi - đến”. Đồng thời cũng đáp ứng được yêu cầu thông tin tổng hợp cuả nhiều văn bản góp lại. Cồng tác thống kê văn bản này còn theo cả thói quen yêu cầu thông tin của người sử dụng tài liệu ở Công ty. Thực tế ở Công ty thì thói quen này là yêu cầu thông tin theo nội dung vấn đề của văn bản. Bước 3: Chọn hệ quản trị CSDL. Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến, các cơ quan thường dùng hệ quản trị CSDL như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO… Mỗi hệ quản trị này đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Trong hệ thống quản trị CSDL viết trên FOXPRO được áp dụng phổ biến hơn. Bước 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản. Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi - đến đã dùng của cơ quan. Các yếu tố thông tin vừa một văn bản cần quản lý tương tự như các sổ đăng ký văn bản đi hoặc sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một số mục khác theo yêu cầu người sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cột trên sổ đăng ký văn bản như phần “trích yếu nội dung văn bản”. Đối với một văn bản thì đầu vào của CSDL cần nhập là: (Tham khảo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản hướng dẫn về ứng dịng CNTT trong Văn thư – Lưu trữ). 01 – Ngày nhập văn bản vào cơ sở dữ liệu; 02 – Nơi gửi văn bản; 03 – Số, ký hiệu văn bản; 04 – Mức độ mật của văn bản; 05 – Số lượng văn bản đến; 06 – Ngày tháng của văn bản; 07 – Người ký văn bản; 08 – Tóm tắt nội dung văn bản; 09 – phân loại văn bản theo ngành hoạt động, theo chuyên đề; 10 - Ngày văn bản đến cơ quan; 11 - Đơn vị nhận và sử lý văn bản; 12 – ngày sử lý xong văn bản; 13 – Văn bản trả lời số, ngày (sau khi có văn bản trả lời); 14 – Lưu hồ sơ. Đối với văn bản đi cần nhập vào CSDL là: 01 – Ngày tháng nhập văn bản vào CSDL. 02 – Số, ký hiệu văn bản. 03 – Mức độ mật. 04 – Số lượng văn bản in để gửi đi. 05 – Ngày tháng của văn bản. 06 – Người ký văn bản. 07-- Đơn vị soạn thảo văn bản. 08 – NơI nhận văn bản. 08 – Tóm tắt nội dung văn bản . 10 – Phân loại văn bản theo chuyên đề, theo ngành hoạt động. 11 – Trả lời văn bản số, ngày..(nếu là văn bản phúc đáp). Tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan đều nhập vào máy những thông tin trên. Các thông tin văn bản đến và văn bản đi được thiết kế trên hai CSDL riêng biệt. Do đó việc thiết kế các trường của biểu ghi, các yêu cầu quản lý theo dõi hai loại văn bản đi – đến có khác nhau nhưng liên quan với nhau. Bước 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ sở dữ liệu có đáp ứng được mọi yêu cầu dự kiến như bảng danh mục sản phẩm đầu ra hay không. Văn bản đến và đi thường được lập trên hai loại CSDL riêng biệt, tuy nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn so sánh đối chiếu với nhau. đối với văn bản đến thì nhập vào máy đồng thời in ra giấy theo thứ tự như sổ đăng ký văn bản đến. Danh mục này dùng để theo dõi ngoàI máy và để làm sổ giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà. Các trang in được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đóng lại thành sổ. Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký văn bản đi, còn có thể lưu giữ những nguyên văn nội dung văn bản để ngươi sử dụng khoong phảI tìm tin đã lưu, ở các tệp tin đơn lẻ tách rời nhau, ngươi lấy tin cần lấy thông tin tóm tắt của văn bản khi ghép nối vào từng bản đã đã đánh máy. Trên đây là những bước của quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư. ỨNG DỤNG CNTT TRONG CTVT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ VỚI CHƯƠNG TRÌNH “QUẢN LÝ VĂN PHÒNG”: 2.1 Giới thiệu về chương trình : Hệ thống chương trình Quản lý văn phòng là dòng sản phẩm do Công ty cổ phần CNTT Sông Đà (Song Da ITC) xây dựng nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư, đặc biệt là khâu quản lý và giả quyết văn bản. Hệ thống hỗ trợ xuyên suốt quá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào lưu trữ. Hệ thống chương trình Quản lý văn phòng được thiết kế và nâng cấp với nhiều văn bản khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày một cao của người sử dụng. Phần lớn dữ liệu và giao diện trong phiên bản này đều sử dụng bản mã TCVN6909:2001 vì vậy người sử dụng không cần thiết phải cài đặt thêm các font chữ khác vào máy tính và không gây ảnh hưởng tới các ứng dụng khác khi sử dụng. Với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho người sử dụng, đặc biệt là bộ phận Văn thư nhập thông tin về công văn nhanh hơn và chính xác hơn. Hệ thống được thiết kế theo mô hình khách/ chủ (Client/Server) nên rát thích hợp với các công ty có mạng nội bộ. Phần mềm có thể chạy ổn định trên nhiều môi trường hệ đIều hành Windows khác nhau, bao gồm Windows: 98/2000/XP/2003. Phần mềm náy không gây ảnh hưởng tới các ứng dụng và máy tính của người sử dụng kể cả máy chủ. Mục tiêu quản lý trong phần mềm như sau: Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết công văn, công việc của các cán bộ, nhân viên trong phạm vi toàn Công ty bao gồm: Hỗ trợ văn thư cơ quan quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến. Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu. Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết các công văn trong toàn Công ty. Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám sát các công việc giao cho các nhân viên giảI quyết thông tin quan hệ thống máy tính. Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở các nhân viện trong việc giả quyết các công văn, công việc đến hạn giải quyết. Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các phòng/ ban. Giúp cho các cấp lãnh đạo theo dõi trực tiếp tiến độ giả quyết các công văn, công việc của các nhân viện trong các phòng/ ban trên hệ thống máy tính. Giúp các cấp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo đưa ra các ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những cho những nhân viên được giao trách nhiệm giả quyết công văn, công việc qua mạng máy tính. Hỗ trợ người dùng tra cứu các công văn trực tiếp trên máy tính (có phân quyền truy cập) để biết về các vấn đề. Người giả quyết văn bản, nội dung giả quyết văn bản… Hỗ trợ các lãnh đạo công ty cũng như các lãnh đạo các phòng/ ban trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên. Hỗ trợ nhắn tin trực tuyến thông qua mạng may tính. Kiến trúc và mô hình hoạt động của hệ thống : Hệ thống chương trình quản lý văn phòng được chia thành nhiêu module khac nhau, mỗi module đảm nhận một khối chức năng chính của hệ thống. Hệ thống gồm 2 cơ sở dữ liệu : CSDL hỗ trợ lưu trữ và CSDL công văn – công việc. CSDL hồ sơ lưu trữ được sử dụng trong việc lưu thông thông tin về các hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào kho nhằm mục đích lưu trữ. CSDLcông văn - công việc được sử dụng trong việc lưu thông về văn bản đến, văn bản đi, thông tin về người giải quyết cũng như nội dung giả quyết công văn, công việc trong toàn bộ cơ quan, tổ chức. Hệ thống quản lý văn phòng được hợp thành bởi bốn chương trình là: Chương trình quản lý công văn – Chương trình Nhắc nhở việc nhăn tin, Chương trình quản trị hệ thống và CHương trình Quản lý lưu trữ. 2.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống 2.2.1 Cách khởi động chương trình: Kích chuột vào biểu tượng Internet Explorer, tại dòng địa chỉ Address gõ vào địa chỉ: xuất hiện giao diện như dưới đây: 2.2.2 Giao diện chính của chương trình. Chương trình gồm có các chức năng sau: Đăng nhập hệ thống Danh sách văn bản đến Dang sách văn bản đi Dang mục Người sử dụng Hệ thống Đăng nhập hệ thống Đăng xuất hệ thống Tìm kiếm Trợ giúp. 2.2.3Đăng nhập hệ thống: Gõ địa chỉ tại dòng địa chỉ Address của chương trình Internet Explorer xuất hiện giao diện như sau: Khi người sử dụng đóng vai trò cấp Văn thư hay cấp văn phòng, cấp lãnh đạo, hoặc cấp phòng ban thực hiện … sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp cho một tên đăng nhập và mật khẩu tuỳ theo vai trò công việc của mình . Nếu là cấp văn thư thì chỉ có quyền cập nhật mới văn bản đến, theo dõi văn bản đến, xem văn bản lưu trữ. Nếu là cấp văn phòng thì có quyền xử lý văn bản cấp văn phòng. Nếu là lãnh đạo thì có quyền xử lý văn bản cấp lãnh đạo. Nếu là chuyên viện thì có quyền xử lý văn bản cấp chuyên viên. Tại hộp thoại:Tên Đăng nhập và Mật khẩu, bạn nhập vào đúng tên Đăng nhập và Mật khẩu, tiếp đến click chute vào nút chọn Công ty để chọn tên công ty của mình rồi kích chute vào nút đăng nhập. Trường hợp bạn nhập sai Tên đăng nhập và Mật khẩu hoặc chọn sai Tên tên công ty thì chương trình sẽ đưa ra thông báo lỗi và không vào được trương trình như cửa sổ dưới đây. Ngược lại nếu cập nhật đúng, bạn sẽ vào được chương trình, Tên người sử dụng, Tên phòng ban, Công ty được hiển thị ngay trên form chương trình. Quy trình xử lý công văn tại Công ty được diễn ra như sau: Văn thư Công ty sẽ tiến hành: Tiếp nhận công văn đến Đóng dấu đến Chuyển công văn cho Chánh văn phòng Sau khi Chánh văn phòng nhận công văn sẽ tiến hành: Xác định công văn cần chuyển cho lãnh đạo Công ty. Xác định công văn chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phòng, ban. Ghi vào phiếu giả quyết công việc. Chuyển lại cho bộ phận nhập số liệu. Sau khi nhận công văn từ Chánh văn phòng, văn thư cơ quan tiến hành: Ghi sổ công văn, ngày ghi sổ. Nhập vào máy tính các dữ liệu : số ký hiệu công văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận, nơi gửi, thời hạn sử lý(ngày hiện tai), trích yếu nội dung công văn, loại văn bản, ghi chú. Văn thư sẽ chuyển công văn cho Trợ lý lãnh đạo hoặc các Phòng, ban. Sau khi công văn chuyển đến Trợ lý lãnh đạo, Trợ lý lãnh đạo sẽ tiến hành: Trình công văn cho Lãnh đạo công ty. Lãnh đạo công ty tiến hành: Phê duyệt ý kiến chỉ đạo. Xác định Phòng, ban giải quyết công văn. Xác định hạn giả quyết công văn. Ghi vào phiếu giả quyết công văn. Ghi vào phiếu giả quyết công việc. Sau khi lãnh đạo Công ty có ý kiến chỉ đạo Văn thư cơ quan tiến hành: Nhập ý kiến chỉ đạo vào máy tính. Chuyển các phòng ban theo yêu cầu chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty. Văn thư sẽ chuyển công văn cho các ban theo ý kiến chỉ đạo. Sau khi nhận được công văn, Trưởng phó Phòng ban (hay văn thư ban) tiến hành. chuyển công văn thành công việc. Chỉ đạo chuyên viện giả quyết. Phân công văn cho chuyên viên. Sau khi Chuyên nhận công văn sẽ tiến hành: Đọc ý kiến chỉ đạo. Giải quyết công văn, điền thông tin giả quyết vào máy tính. Xác nhận đã hoàn thành giả quyết công văn. Lập công văn giả quyết. Trình lãnh đạo ban kiểm tra nội dung, thể thức văn bản. Chuyển trợ lý lãnh đạo trình lãnh đạo công ty ký. Lập công văn giải quyết. Trình lãnh đạo ban kiểm tra nội dung, thể thức văn bản. Chuyển cho văn thư. Sau khi Văn thư cơ quan tiếp nhận công văn đi sẽ tiến hành : Kiểm tra thể thức văn bản, tính pháp lý. Cho số công văn đi. Đóng dấu công văn đi. Đóng dấu công văn . Điền các thông tin (số ký hiệu, ngày công văn, số đi, trích yếu nội dung, loại công văn đi, nơi lưu văn bản, nơi nhận văn bản, độ khẩn độ mật). Phát hành công văn đi Sau khi tiến hành đăng nhập chương trình thì các cán bộ trong công ty đặc biệt là Văn thư cơ quan có thể tiến hành nhưng nội dung của công tác văn thư. ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản của Công ty được tiến hành hoàn toàn trên máy vi tính bởi vì ở tất cả các phòng ban của công ty đều được trang bị máy vi tính và các thiết bị khác như máy photocopy, máy in, sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo sẽ trình cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, và các công tác đó đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ của Công ty. Và đến khi hoàn chỉnhviệc soạn thảo thì văn bản đó sẽ được chuyển qua mạng nội bộ đến người co thẩm quyền ký duyệt, cán bộ sẽ chỉ phải đến chõ của lãnh đạo nhận văn bản và thực hiện việc chuyển giao theo đúng quy định. Điều này có tác dụng rất cao như: Thuận tiện, bớt nặng nhọc đối với người soạn thảo hoặc đánh máy,dễ dàng lưu trữ và tìm lại các các văn bản hoặc các dự thảo văn bản đã được soạn thảo,dễ dàng sửa đổi các dự thảo, bổ sung và vì vậy tiết kiệm được nhiều thời gian phải đánh máy hoặc biên soạn lại,có khả năng tra cứu hoặc tham khảo các thông tin cần thiết trực tiếp trên máy tính ngay trong quá trình soạn thảo, biên tập văn bản. Dễ dàng trong việc trình bày thể thức và thể hiện văn văn bản đúng quy định. Chất lượng in ấn văn bản bảo đảm các yêu cầu cao, là nguồn bổ sung đầu vào cho các CSDL khác. Nếu việc soạn thảo trên máy vi tính có thể sử dụng các nguồn dữ liệu được cung cấp trên mạng nội bộ. ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản: Công tác quany lý văn bản của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà được tiến hành hoàn toàn trên chương trình phần mềm Quản lý văn phòng của Công ty. Các nội dung đăng ký công văn đi - đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm văn bản, tổng hợp, in sổ công văn và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Sẽ được trình bày theo từng đối tượng tham gia chương trinh, cụ thẻ như sau: 4.1 Danh sách công việc- Xử lý văn bản cấp chuyên viện. Phần Danh sách công việc chỉ dành cho chuyên viên. Chuyên viên nhận danh sách công việc từ các phòng ban (hay còn gọi là ông trưởng phòng) giao việc.Tất cả công việc được giao cho chuyên viên thì ngay trên form danh sách công việc. Công việc nào do chuyên viên nhận được có hiển thị màu vàng hơn trong danh sách công việc là công việc mới nhất vừa được các phòng ban chuyển đến. Sau khi nhận công việc được giao từ cấp phòng ban chuyên viên có thể báo các tiến trình công việc lai cho các phòng ban bằng cách kích chuột vào dòng thêm mới như form dưới đây. 4.2 Quản lý văn bản cấp Văn thư. Văn bản mới: Văn thư của cơ quan sử dụng chức năng này để cập nhật văn bản đến và văn bản đi của Công ty. 4.2.1 Quản lý văn bản đến. Kích chuột vào danh sách văn bản đến trên form dưới đây, tiếp đến click chuột vào chức năng thêm mới xuất hiện form tiếp theo. Cập nhật thông tin văn bản đến bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, cấp ban hành, phân loại văn bản, đơn vị gửi, mức độ khẩn, dấu độ khẩn, nhiệm vụ thi hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, …tiếp đến chọn chức năng nhập văn bản để lưu lại thông tin vừa cập nhật. Văn bản đến mà văn thư vừa cập nhật sẽ hiển thị chi tiết trên form gồm có: Số và ký hiệu văn bản, ngày tháng phát hành văn bản, cấp ban hành, trích yếu nội dung văn bản. Chương trình còn đưa ra sự phân biệt giữa văn bản đến vừa cập nhật ho