Đồ án Xây dựng chương trình quản lý phục vụ quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại sở khoa học và công nghệ hải phòng

oàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 7 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Thị Hằng Phụ lục Lời mở đầu Quản lý hồ sơ công việc là một trong những vấn đề phức tạp về quản lý hành chính. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, vấn đề tin học hoá quy trình quản lý là vô cùng cần thiết để có thể quản lý được một lượng thông tin lớn về hồ sơ, giấy tờ. Với tầm quan trọng của công nghệ thông tin, Đảng và nhà nước ta đã đưa ra nhiều chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính tại các cơ quan của Đảng và nhà nước.Thực hiện chính sách cải cách thủ tục hành chính, Sở Khoa học và Công nghệ lựa chọn triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001:2000) và triển khai bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận và trả hồ sơ cho các doanh nghiệp và cá nhân trên địa bàn Thành phố. Quá trình xây dựng và thực hiện cơ chế “Một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ đã góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình làm việc với Sở và tạo nền nếp làm việc khoa học, nâng cao trách nhiệm đối với từng cán bộ, công chức cơ quan. Trong quá trình thực tập, em đã được khảo sát và tìm hiểu về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Sở, đặc biệt là các quy trình thủ tục tại Bộ phận “một cửa” .Từ đó em có thể thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ Hải Phòng” nhằm hỗ trợ công tác quản lý hồ sơ theo quy trình cụ thể một cách hiệu quả và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý. CHƯƠNG I. MÔ TẢ BÀI TOÁN Mục đích của đề tài - Xây dựng chương trình quản lý hỗ trợ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” giúp cho hiệu quả công việc đạt tốc độ cao và quản lý hồ sơ một cách tiện lợi - Đơn giản hoá và giảm thời gian công sức trong quá trình quản lý - Nâng cao trình độ ứng dụng của khách hàng II. Mô tả bài toán 1. Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa” 1.1. Hỗ trợ gián tiếp:bao gồm - Cấp phép sử dụng thiết bị X-Quang Y tế - Đăng ký xác nhận hợp đồng chuyển giao công nghệ - Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ 1.2. Hỗ trợ trực tiếp: bao gồm - Hỗ trợ doanh nghiệp xác lập và bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp - Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia chương trình sản xuất sạch hơn và tiết kiệm năng lượng - Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến(ISO 9000-14000, HACCP, TQM,...) 2. Quy trình giải quyết công việc Tổ chức, cá nhân (khách hàng) có nhu cầu xin đăng ký, cấp phép hoặc hỗ trợ đến làm việc tại Bộ phận “một cửa”. Bộ phận này tiếp nhận hồ sơ, trực tiếp hướng dẫn khách hàng khai hồ sơ và nộp các văn bản, tài liệu kèm theo. Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ đề nghị bổ sung, sửa đổi. Khi tiếp nhận hồ sơ, nhân viên tại bộ phận “một cửa” phải tiến hành lập phiếu biên nhận với khách hàng. Trong phiếu này ghi rõ ngày nhận, ngày hẹn trả, khách hàng và nhân viên tiếp nhận hồ sơ. Đối với lĩnh vực đăng ký, cấp phép: Sau mỗi buổi làm việc, cán bộ phụ trách theo từng lĩnh vực có trách nhiệm chuyển và bàn giao hồ sơ tới Phòng chức năng để giải quyết theo phiếu chuyển. Trong quá trình xử lý, nếu Phòng chức năng không có phản hồi về việc bổ xung, hoàn thiện hồ sơ về BPMC thì hồ sơ coi như hợp lệ và tiến hành giải quyết công việc theo quy định; trình lãnh đạo Sở ký duyệt; giao trả kết quả giải quyết công việc cho BPMC Trong trường hợp Phòng chức năng yêu cầu bổ xung hoàn thiện hồ sơ hoặc xuống kiểm tra thực tế tại cơ sở, BPMC có trách nhiệm liên hệ, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ, bố trí lịch để cán bộ phòng chức năng xuống kiểm tra theo yêu cầu. Nếu việc hoàn thiện hồ sơ phức tạp, cán bộ BPMC không hướng dẫn được thì cán bộ phòng chức năng có thể hướng dẫn trực tiếp khách hàng tại BPMC. Cán bộ phụ trách chung thực hiện việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của phòng chức năng theo giấy hẹn. BPMC nhận hồ sơ, kết quả giải quyết công việc từ phòng chức năng chuyển đến tiến hành làm thủ tục văn thư (vào sổ công văn của Sở các văn bản: giấy chứng nhận, Quyết định), vào sổ theo dõi của BPMC, thu lệ phí và trả lại kết quả cho tổ chức, công dân theo thời gian ghi trong giấy hẹn. Đối với lĩnh vực hỗ trợ : Hồ sơ được trực tiếp giải quyết tại bộ phận ‘’một cửa’’. Cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ và đầy đủ, đề nghị bổ sung, sửa đổi. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Cán bộ phụ trách tiến hành làm các văn bản sau trình Giám đốc Sở ký: + Tờ trình đề nghị hỗ trợ + Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ + Hợp đồng hỗ trợ Sau khi Giám đốc Sở ký duyệt, cán bộ phụ trách chuyển Hợp đồng hỗ trợ cho khách hàng để ký, đóng dấu và làm thủ tục văn thư vào sổ công văn của Sở (Quyết định, Hợp đồng hỗ trợ), vào sổ theo dõi của BPMC Trả kết quả gồm: + Quyết định phê duyệt hỗ trợ + Hợp đồng hỗ trợ Chuyển 1 bộ hồ sơ (hồ sơ gốc, Quyết định phê duyệt, Hợp đồng) cho Kế toán Sở làm thủ tục chuyển kinh phí hỗ trợ theo quy định, 1 bộ hồ sơ cho khách hàng, lưu 1 bộ hồ sơ tại BPMC Hỗ trợ trực tiếp Sơ đồ thực hiện Hỗ trợ gián tiếp Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nộp hồ sơ Không hợp lệ Hợp lệ Trả hồ sơ Kiểm tra Xử lý và phối hợp cùng xử lý Lãnh đạo duyệt, ký Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nộp hồ sơ Xử lý xong, trình Lãnh đạo Không hợp lệ Hợp lệ Gửi lại kết quả Kiểm tra Chuyển hồ sơ cho các phòng, đơn vị liên quan Lãnh đạo ký, duyệt CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA TỔ CHỨC 1. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Chọn lĩnh vực công việc Nộp biểu mẫu, giấy tờ liên quan Nộp đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ Kiểm tra hồ sơ Lưu vào sổ theo dõi Lập giấy biên nhận Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả Xử lý hồ sơ Lập tờ trình đề nghị hỗ trợ Lập quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ Lập hợp đồng hỗ trợ ký duyệt kết quả Chuyển tới phòng chức năng Lập phiếu hẹn với các phòng chức năng Nhận kết quả Lưu sổ theo dõi Thu lệ phí trả kết quả Lập báo cáo Danh sách lĩnh vực Hồ sơ DL Danh sách biểu mẫu Hồ sơ DL Đơn xin cấp phép hỗ trợ Tổ chức, công dân Hồ sơ DL (tác nhân) hồ sơ Hồ sơ DL Sổ theo dõi Hồ sơ DL Giấy biên nhận Hồ sơ DL Phiếu hẹn ngày trả kết quả Hồ sơ DL hồ sơ Hồ sơ DL Tờ trình đề nghị hỗ trợ Hồ sơ DL Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ Hồ sơ DL Hợp đồng hỗ trợ Hồ sơ DL Lãnh đạo hợp đồng (tác nhân) Hồ sơ DL Phòng chức năng (tác nhân) Phiếu hẹn với phòng chức năng Hồ sơ DL Giấy phép, quyết định Hồ sơ DL Sổ theo dõi Hồ sơ DL bảng lệ phí Hồ sơ DL giấy phép, hợp đồng, quyết định Hồ sơ DL báo cáo Hồ sơ DL 2. Biểu đồ ngữ cảnh PHÒNG CHỨC NĂNG Hồ sơ đã thụ lý yêu cầu thụ lý hồ sơ Yêu cầu cấp phép,hỗ trợ Yêu cầu báo cáo TỔ CHỨC, CÔNG DÂN BAN LÃNH ĐẠO O HỆ THỒNG QUẢN LÝ “MỘT CỬA” Các biểu mẫu Các báo cáo Hồ sơ Cấp phép,hỗ trợ Mô tả TỔ CHỨC, CÔNG DÂN khi có yêu cầu xin được cấp phép hay xin hỗ trợ thì sẽ gửi yêu cầu tới hệ thống cùng với những hồ sơ, tài liệu theo quy định của từng lĩnh vực.Nếu hồ sơ hợp lệ, đầy đủ và xác thực thì hệ thống sẽ cấp phép hay hỗ trợ cho tổ chức, công dân đó. PHÒNG CHỨC NĂNG nhận các hồ sơ có liên quan từ hệ thống và tiến hành thụ lý, thẩm định hồ sơ. Khi các thông tin trong hồ sơ đầy đủ cũng như chính xác theo sự xác định của phòng chức năng sẽ tạo ra giấy phép hay quyết định hỗ trợ cùng với hồ sơ trao trả hệ thống lưu lại. BAN LÃNH ĐẠO đưa ra các yêu cầu cho hệ thống để hệ thống tổng hợp, thống kê và hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo. 3. Sơ đồ phân rã chức năng Hệ thống quản lý một cửa 1.Tiếp nhận hồ sơ 3.Trả kết quả 4.Thống kê, báo cáo 1.1.Cập nhật hồ sơ 1.2.Kiểm tra hồ sơ 1.3.Vào sổ theo dõi 1.4.Lập phiếu biên nhận 1.5.Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả 3.1.Vào sổ theo dõi 3.2.Thu lệ phí 3.3.Trả kết quả cho khách hàng 4.1.Thống kê tình hình cấp phép,hỗ trợ 2. Thụ lý hồ sơ 2.1.Thụ lý trực tiếp 2.1.1.Tạo tờ trình đề nghị hỗ trợ 2.1.2.Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ 2.1.3.Tạo hợp đồng hỗ trợ 2.1.4.Trình lãnh đạo duyệt, ký 2.2.Thụ lý gián tiếp 2.2.1.Lập phiếu hẹn với các phòng ban 2.2.2.Nhận kết quả MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ Tiếp nhận hồ sơ Tổ chức, công dân đến xin cấp phép hoặc xin hỗ trợ , cung cấp các thông tin và hồ sơ Cập nhật hồ sơ Thông qua đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ của Tổ chức công dân, Tổ chức công dân được nhận các biểu mẫu cụ thể cho từng lĩnh vực để khai báo và nộp các tài liệu có liên quan. (1.2) Kiểm tra hồ sơ Sau khi cập nhật các thông tin về hồ sơ, nhân viên tiến hành kiểm tra hồ sơ xem đã đầy đủ và chính xác chưa.Nếu đầy đủ thì hồ sơ được tiếp nhận, còn không đầy đủ thì nhân viên sẽ báo cho Tổ chức công dân hoàn thiện hồ sơ. (1.3) Vào sổ theo dõi Hồ sơ được tiếp nhận, nhân viên tiến hành vào sổ theo dõi việc nộp hồ sơ.Ghi lại các thông tin trong hồ sơ cùng với ngày nộp Lập phiếu biên nhận Hồ sơ nhận được nhân viên lưu trữ để thụ lý, nhân viên tiến hành lập bảng biên nhận đã thu những giấy tờ gì của khách hàng và giao cho khách hàng bản biên nhận. Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả Căn cứ vào lĩnh vực lựa chọn của Tổ chức công dân, nhân viên lập phiếu hẹn ngày trả kết quả cho khách hàng theo dự kiến như đã quy định. Thụ lý hồ sơ Hồ sơ tiếp nhận và được xử lý, có những lĩnh vực Bộ phận một cửa sẽ trực tiếp thụ lý, nhưng có những lĩnh vực Bộ phận một cửa sẽ chuyển tới các phòng chức năng để các phòng chức năng thụ lý hồ sơ theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Thụ lý trực tiếp Hồ sơ được kiểm tra, thẩm định đầy đủ và hợp lệ, tiến hành lập các văn bản : Lập tờ trình đề nghị hỗ trợ Lập quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ Lập hợp đồng hỗ trợ Trình lãnh đạo duyệt, ký Sau khi đã lập các bản : tờ trình đề nghị hỗ trợ, quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ, hợp đồng hỗ trợ. Trình lãnh đạo xem xét hợp lệ mới xác nhận Thụ lý gián tiếp Hồ sơ đầy đủ hợp lệ, được chuyển tới các phòng chức năng có liên quan để tiến hành thụ lý hồ sơ. Lập phiếu hẹn với các phòng ban Khi chuyển hồ sơ cho các phòng ban , nhân viên sẽ lập phiếu hẹn với các phòng ban với những tài liệu trong hồ sơ cũng như thời gian tiến hành để có thể kịp tiến độ đã hẹn với Tổ chức công dân. Nhận kết quả Các phòng chức năng sau khi đã xác định tính đúng đắn trong hồ sơ và đi thẩm định, sẽ đưa ra kết quả cuối cùng và phê duyệt. Bộ phận một cửa sẽ nhận lại kết quả đó từ các pòng chức năng. Trả kết quả Vào sổ theo dõi Bộ phận một cửa nhận lại kết quả từ các phòng chức năng hoặc với kết quả mà Bộ phận một cửa trực tiếp thụ lý, tiến hành vào sổ theo dõi. Lưu lại việc cấp phép hoặc hỗ trợ. Thu lệ phí Căn cứ vào bảng lệ phí với mức phí theo quy định cụ thể, tiến hành thu lệ phí nếu có Trả kết quả cho khách hàng Đưa kết quả cho Tổ chức công dân theo hồ sơ và lưu lại hồ sơ Thống kê, báo cáo (4.1) Thống kê tình hình cấp phép,hỗ trợ Dựa vào sổ theo dõi để thống kê việc cấp phép hoặc hỗ trợ. Xem được tiến độ xử lý và còn tồn đọng những hồ sơ nào chưa được xử lý 4. Các hồ sơ tài liệu sử dụng D1:Danh sách các lĩnh vực cấp phép và hỗ trợ D2:Danh sách các biểu mẫu D3: Đơn đề nghị cấp giấy phép, hỗ trợ D4: Sổ theo dõi D5: Phiếu biên nhận D6: Phiếu hẹn ngày trả kết quả D7: Tờ trình đề nghị hỗ trợ D8: Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D9: Phiếu hẹn giữa bộ phận nhận kết quả,trả hồ sơ và các phòng ban liên quan D10: Giấy cấp phép,quyết định hay hợp đồng hỗ trợ D11: Danh sách các phòng chức năng D12: Hồ sơ D13: Bảng lệ phí D14: Báo cáo D15: Khách hàng 5. Ma trận thực thể chức năng Các thực thể D1. Danh sách các lĩnh vực cấp phép và hỗ trợ D2. Danh sách các biểu mẫu D3. Đơn đề nghị cấp phép,hỗ trợ D4. Sổ theo dõi D5. Phiếu biên nhận D6. Phiếu hẹn ngày trả kết quả D7. Tờ trình đề nghị hỗ trợ D8. Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D9. Phiếu hẹn với các phòng chức năng D10. Giấy cấp phép,quyếtđịnh,hợp đồng D11. Danh sách các phòng ban D12. Hồ sơ D13. Bảng lệ phí D14. Báo cáo D15. Khách hàng Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D15 1. Tiếp nhận hồ sơ R U U C C C U U 2. Thụ lý hồ sơ C C C C R R 3. Trả kết quả U R R R 4. Thống kê, báo cáo R R U Phiếu hẹn ngày trả kết quả D6 TỔ CHỨC, CÔNG DÂN PHÒNG CHỨC NĂNG BAN LÃNH ĐẠO 1.0 Tiếp nhận hồ sơ 2.0 Thụ lý hồ sơ 3.0 Trả kết quả 4.0 Thống kê, báo cáo D1 Danh sách lĩnh vực cấp phép và hỗ trợ D2 Danh sách biểu mẫu Đơn đề nghị cấp phép,hỗ trợ D3 D4 Sổ theo dõi Phiếu biên nhận D5 D9 Phiếu hẹn với các phòng ban D10 Giấy cấp phép, hợp đồng D11 Danh sách các phòng ban D7 Tờ trình đề nghị hỗ trợ D8 Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D12 Hồ sơ Bảng lệ phí D13 D14 Báo cáo Yêu cầu cấp phép, hỗ trợ Các biểu mẫu TT hồ sơ Cấp phép,hỗ trợ Yêu cầu thụ lý hồ sơ Lấy kết quả Xin duyệt Ký Yêu cầu báo cáo Các báo cáo D15 Khách hàng II. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức O 2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Tiếp nhận hồ sơ TỔ CHỨC, CÔNG DÂN 1.1 Cập nhật hồ sơ 1.2 Kiểm tra hồ sơ 1.3 Vào sổ theo dõi 1.4 Lập phiếu biên nhận 1.5 Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả D1 Danh sách các lĩnh vực D2 Danh sách các biểu mẫu D3 Đơn đề nghị cấp phép, hỗ trợ D4 Sổ theo dõi D5 Phiếu biên nhận D6 Phiếu hẹn ngày trả kết quả D15 Khách hàng Yêu cầu cấp phép, hỗ trợ Các biểu mẫu Hồ sơ D12 hồ sơ Hồ sơ không hợp lệ Hợp lệ Hợp lệ Hợp lệ Phiếu hẹn ngày trả kết quả Phiếu biên nhận 2.2. Thụ lý hồ sơ PHÒNG CHỨC NĂNG BAN LÃNH ĐẠO 2.1 Thụ lý trực tiếp 2.2 Thụ lý gián tiếp D12 Hồ sơ D11 Danh sách phòng ban Tờ trình đề nghị hỗ trợ D7 D8 Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D10 Giấy phép, hợp đồng Trình Duyệt, ký Yêu cầu thụ lý hồ sơ Kết quả D9 Phiếu hẹn với các phòng ban 2.3. Trả kết quả TỔ CHỨC, CÔNG DÂN 3.1 Vào sổ theo dõi 3.2 Thu lệ phí 3.3 trả kết quả cho khách hàng D4 Sổ theo dõi D12 Hồ sơ D10 Giấy phép, hợp đồng D13 Bảng lệ phí Cấp giấy phép,hợp đồng 2.4. Thống kê báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO 4.1 Thống kê tình hình cấp giấy phép, hỗ trợ D4 Sổ theo dõi D12 Hồ sơ D14 Báo cáo yêu cầu báo cáo 3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 Thụ lý trực tiếp BAN LÃNH ĐẠO 2.1.1 Tạo tờ trình đề nghị hỗ trợ 2.1.2 Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ 2.1.3 Tạo hợp đồng hỗ trợ 2.1.4 Trình lãnh đạo duyệt, ký D12 Hồ sơ D8 Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D10 Giấy phép, hợp đồng Trình duyệt,ký D7 Tờ trình đề nghị hỗ trợ PHÒNG CHỨC NĂNG 2.2.1 Lập phiếu hẹn với các phòng ban 2.2.2 Nhận kết quả D12 Hồ sơ D9 Phiếu hẹn với các phòng ban D10 Giấy phép,hợp đồng.. Yêu cầu thụ lý hồ sơ Kết quả D11 Danh sách các phòng ban Thụ lý gián tiếp III. XÂY DỰNG MÔ HÌNH ER 1. Các kiểu thực thể LĨNH VỰC: Bao gồm các thuộc tính sau: mã lĩnh vực, tên lĩnh vực, chức năng.Trong đó mã lĩnh vực là khoá chính. BIỂU MẪU- VĂN BẢN: Bao gồm các thuộc tính: mã biểu mẫu- văn bản,tên biểu mẫu-văn bản, nội dung, ghi chú.Trong đó mã biểu mẫu-văn bản là khóa chính. LOẠI: Bao gồm các thuộc tính: mã loại, tên loại. Trong đó mã loại là khoá chính KHÁCH HÀNG: Bao gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, tài khoản, email, fax. Trong đó mã khách hàng là khoá chính. NHÂN VIÊN: Bao gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính,chức vụ, địa chỉ nhân viên. Trong đó mã nhân viên là khoá chính. ĐƠN VỊ: Bao gồm các thuộc tính: mã đơn vị, tên đơn vị, chức năng,điện thoại phòng. Trong đó mã đơn vị là khoá chính. HỒ SƠ: Bao gồm các thuộc tính: mã hồ sơ, nội dung, ghi chú. Trong đó mã hồ sơ là khoá chính 2. Các kiểu liên kết Mỗi LĨNH VỰC có 1 hoặc nhiều HỒ SƠ và BIỂU MẪU, mỗi LOẠI cũng có nhiều HỒ SƠ và BIỂU MẪU-VĂN BẢN. LOẠI HỒ SƠ có LĨNH VỰC BIỂU MẪU-VĂN BẢN có có LOẠI BIỂU MẪU-VĂN BẢN LĨNH VỰC có HỒ SƠ HỒ SƠ BIỂU MẪU-VĂN BẢN có KHÁCH HÀNG đến nộp HỒ SƠ KHÁCH HÀNG Nộp HỒ SƠ ngày nộp HỒ SƠ được NHÂN VIÊN kiểm tra NHÂN VIÊN kiểm tra HỒ SƠ ngày hẹn trả Sau khi đã thụ lý hồ sơ và có kết quả, NHÂN VIÊN sẽ trả kết quả cho KHÁCH HÀNG HỒ SƠ KHÁCH HÀNG nhận kết quả ngày trả kết quả NHÂN VIÊN thuộc các ĐƠN VỊ NHÂN VIÊN thuộc ĐƠN VỊ 6) Hồ sơ sẽ được chuyển cho Các phòng chức năng có liên quan để thẩm định và cấp phép hoặc hỗ trợ doanh nghiệp ĐƠN VỊ nhận HỒ SƠ kết quả ngày giao ngày nhận Email đại diện HỒ SƠ LĨNH VỰC Có LOẠI BIỂU MẪU VĂN BẢN mã lĩnh vực tên lĩnh vực Chức năng mã BM-VB tên BM-VB nội dung ghi chú mã loại tên loại 1 n n mã hồ sơ nội dung HS KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN ĐƠN VỊ kiểm tra nhận kết quả thuộc nộp tên khách hàng địa chỉ KH điện thoại mã khách hàng tài khoản mã nhân viên tên nhân viên ngày sinh giới tính chức vụ ngày hẹn trả ngày trả mã đơn vị tên đơn vị chức năng ngày nộp 1 1 n n 1 1 n Có Có Có Có n n 1 1 n 1 n nhận n 1 ngày giao ngaynhan kết quả NVgiao 3. Mô hình ER ` IV. THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC 4.1. Xác định các mối quan hệ LINHVUC ( maLV, tenLV, chucnang) BIEUMAU(maVB, tenVB, noidungBM, ghichu,maLV, maloai, ) LOAI (maloai, tenloai) HS_BM (maHS, maVB) KHACH_HANG(maKH, tenKH, dcKH, dienthoaiKH, taikhoan, emailKH, Fax) HOSO (maHS, noidungHS, maNV, maKH, maLV, maloai, ngaynop, ngayhen, ngaytra, ngaygiao, ngaynhan, ketqua, maDV) NHANVIEN (maNV, tenNV, ngaysinh, gioi, chucvu, maDV) DONVI (maDV, tenDV, chucnangDV) QUANTRI(name, pass, quyen, ngaysinh, email, diachi, dienthoai) HOSO_KH(maHS, maKH, ngaytra) KIEMTRA(maHS, maNV, ngayhen) HOSO_DV(maHS, maDV, ngaygiao, ngaynhan, ketqua) 4.2. Mô hình quan hệ TRAKQ maHS maKH ngaytra LINHVUC maLV tenLV chucnang LOAI maloai tenloai BM_VB maBM_VB tenBM_VB noidungBM ghichu maloai maLV HOSO maHS noidungHS maloai maLV KHACH_HANG maKH tenKH diachiKH dienthoai taikhoan NHANVIEN maNV tenNV ngaysinh gioitinh chucvụ maDV DONVI maDV tenDV chucnangDV HS_BM maHS maBM_VB KIEMTRA maHS maNV ngayhen HOSO_DV maHS maDV ngaygiao ngaynhan ketqua NHANHS maKH maHS ngaynop V. THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬT LÝ 1. Thiết kế CSDL vật lý STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maNV Text 5 Mã nhân viên 2 tenNV Text 50 Tên nhân viên 3 ngaysinh Date/Time Shortdate Ngày sinh 4 gioi Text 50 Giới tính 5 chucvu Text 50 Chức vụ 6 maDV Text 5 Mã đơn vị Bảng NHANVIEN Bảng DONVI STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maDV Text 5 Mã đơn vị 2 tenDV Text 50 Tên đơn vị 3 chucnangDV Text 50 Chức năng Bảng BIEUMAU STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maVB Text 5 Mã biểu mẫu và văn bản 2 tenVB Memo Tên biểu mẫu- Văn bản 3 noidungVB Memo Nội dung văn bản-Biểu mẫu 4 ghichu Text 50 Ghi chú 5 maLV Text 5 Mã lĩnh vực 6 maloai Text 5 Mã loại Bảng KHACH_HANG STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maKH Text 5 Mã khách hàng 2 tenKH Text 50 Tên khách hàng 3 daidien Text 50 Người đại diện cho khách hàng 4 dcKH Text 50 Địa chỉ của Khách hàng 5 dienthoaiKH Number 10 Điện thoại khách hàng 6 taikhoan Text 20 Tài khoản 7 emailKH Text 50 Email khách hàng 8 Fax Number 10 Fax Bảng LINHVUC STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maLV Text 5 Mã lĩnh vực 2 tenLV Memo Tên lĩnh vưc 3 chucnang Text 50 Chức năng Bảng LOAI STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maloai Text 5 Mã loại 2 tenloai Text 50 Tên loại Bảng HS_BM STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maHS Text 5 Mã hồ sơ 2 maVB Text 5 Mã biểu mẫu- Văn bản Bảng HOSO STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maHS Text 5 Mã hồ sơ 2 noidungHS Memo Nội dung hồ sơ 5 maLV Text 5 Mã lĩnh vực 6 maloai Text 5 Mã loại Bảng TRAKQ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maHS Text 5 Mã hồ sơ 2 maKH Text 5 Mã khách hàng 3 ngaytra Date/Times ShortTime Ngày trả hồ sơ Bảng KIEMTRA STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maHS Text 5 Mã hồ sơ 2 maNV Text 5 Mã nhân viên 3 ngayhen Date/Times ShortTime Ngày hẹn trả Bảng HOSO_DV STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maHS Text 5 Mã hồ sơ 2 maDV Text 5 Mã đơn vị 3 ngaygiao Date/Times ShortTime Ngày giao 4 ngaynhan Date/Times ShortTime Ngày nhận 5 ketqua Text 15 Kết quả Bảng NHANHS STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maHS Text 5 Mã hồ sơ 2 maKH Text 5 Mã khách hàng 3 ngaynop Date/Times ShortTime Ngày nộp 2. Xây dựng chương trình a. Xây dựng các chức năng Các chức năng của chương trình xây dựng Thực hiện cập nhật thông tin về các bảng KHACH_HANG, NHANVIEN, DONVI, BIEUMAU, LINHVUC, LOAI, HOSO Thực hiện sửa, xoá đối với: KHACH_HANG, NHANVIEN, DONVI, BIEUMAU, LINHVUC, LOAI, HOSO Thực hiện xử lý hồ sơ: Gửi tới phòng chức năng, thực hiện hỗ trợ và trả kết quả cho khách hàng Thực hiện thống kê hồ sơ: theo tháng, theo lĩnh vực, hồ sơ hoàn thành đúng hạn hay không đúng hạn, tổng kinh phí hỗ trợ Thực hiện tìm kiếm b. Mô tả việc xây dựng Thực hiện xử lý hồ sơ Khi Tổ chức công dân có nhu cầu xin đăng ký cấp phép hoặc hỗ trợ thì hệ thống sẽ đưa ra danh sách lĩnh vực và loại để lựa chọn theo yêu cầu của khách hàng. Khi lựa chọn thì hệ thống sẽ lọc ra các biểu mẫu cụ thể theo từng lĩnh vực và loại để biên nhận với khách hàng Sau khi lọc thì hệ thống cho tiến hành tạo hồ sơ để xử lý, hồ sơ lưu giữ những thông tin về nội dung hồ sơ, ngày nộp, ngày hẹn trả. Tiến hành cập nhật vào hồ sơ. Hồ sơ được cập nhật và thực hiện tạo phiếu biên nhận với khách hàng. Thực hiện cập nhật thông tin ban đầu về hồ sơ In phiếu biên nhận hồ sơ và trả kết quả Danh sách hồ sơ cần được xử lý: có thể chuyển tới phòng chức năng khi cấp phép, đăng ký. Còn xử lý trực tiếp tai Bộ phận một cửa đối với lĩnh vực hỗ trợ Thực hiện chuyển : In phiểu hẹn với Phòng chức năng Đối với những hồ sơ thuộc lĩnh vực hỗ trợ mà kết quả ĐẠT sẽ tiến hành tạo các tờ trình, quyết định và hợp đồng hỗ trơ để cấp kinh phí Khi cấp kinh phí cũng như có kết quả từ phòng chức năng thì thực hiện trả kết quả cho khách hàng Tiến hành lưu ngày trả. Đối với lĩnh vực hỗ trợ, nếu hồ sơ đạt thì tiến hành tạo tờ trình, quyết định phê duyệt và hợp đồng hỗ trợ trình Giám đốc ký duyệt và thực hiện cấp kinh phí 2 đợt Nếu hồ sơ đó không đạt thì sẽ không được cấp kinh phí hỗ trợ Chức năng thống kê hồ sơ Thực hiện thống kê theo thời gian: Hồ sơ nộp được lưu trữ cụ thể, thống kê từ ngày nào đến ngày nào xác định được thời gian cụ thể cần tạo thống kê có thực hiện báo cáo Thực hiện thống kê theo từng lĩnh vực: Trong thời gian cụ thể theo tháng sẽ thực hiện hồ sơ thuộc lĩnh vực này có bao nhiêu hồ sơ và kết quả xử lý Thống kê theo lĩnh vực Kết quả Thực hiện thống kê hồ sơ đúng hạn khi ngày trả chính thức cho khách hàng không vượt quá ngày hẹn đối với khách hàng. Có những hồ sơ hoàn thành không đúng hạn cần thực hiện thống kê để có cách xử lý, những vướng mắc trong quá trình xử lý, từ đó tìm cách khắc phục. Thống kê tổng kinh phí hỗ trợ cho tổ chức, cá nhân đăng kí xin hỗ trợ Chức năng tìm kiếm Tìm các hồ sơ theo từ khoá với những chủ đề lựa chọn CHƯƠNG III. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ I. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Tìm hiểu về công nghệ ASP ASP (Active Server Page) là ngôn ngữ lập trình ứng dụng được chạy bên phía Server. Một trang ASP có các đặc điểm sau: Một trang ASP được lưu với phần mở rộng “.asp”. Các ứng dụng ASP dẽ viết, dễ sửa đổi. Cung cấp chế độ bảo mật tốt vì các mã code trong trang ASP người duyệt Web không thể thấy được. Khả năng kết nối CSDL đơn giản Ngôn ngữ Script được dùng thông dụng nhất trong trang ASP là VBScript Được hỗ trợ bởi trình chủ Web Server IIS (Internet information server) II. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SQL Server 2000 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. SQL Server 2000 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), Proxy Server.... KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG KẾT LUẬN Qua quá trình thực hiện đề tài, em đã thực hiện phân tích hệ thống và đưa ra các quy trình cũng như cách thức làm việc và tổ chức dữ liệu. Trong thời gian thực hiện đồ án em đã được trang bị thêm nhiều kiến thức thực tế phong phú và bổ ích giúp cho kiến thức tiếp thu được trong nhà trường được gần gũi với thực tế hơn. Trong quá trình xây dựng hệ thống, em đã thực hiện được: Tìm hiểu được các quy trình cụ thể cho từng lĩnh vực tại Bộ phận “một cửa” Tìm hiểu việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin và ứng dụng ASP trong việc xây dựng các hệ thống thông t