Đồ án Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang

viên nào đó với các điều kiện như: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ …. 4. Xử lý hưu: a. Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu b. Danh sách cán bộ nghỉ hưu c. Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu. 5. Thống kê báo cáo: a. Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên. b. Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo. c. Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ. II. Biểu đồ luồng dữ liệu: 2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ nhân viên. Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi đáp các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả đến chủ thể yêu cầu. Luồng thông tin Kho dữ liệu Tác nhân bên ngoài Các xử lý Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Cán bộ nhân viên Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Hệ thống quản lý nhân sự Bổ xung Kết quả Lý lịch Yêu cầu Quyết định Báo cáo Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện được mối quan hệ của các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tượng của hệ thống còn hai tác nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và lấy ra những thông tin về đối tượng Cán bộ nhân viên. 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Danh mục Phòng tổ chức Quyết định Quản lý lý lịch Tính lương Tìm kiếm Báo cáo Xử lý hưu CBNV CBNV Lý lịch Hồ sơ lưu Hồ sơ Danh mục Yêu cầu Báo cáo Ban lãnh đạo Báo cáo Yêu cầu Quyết định Lý lịch Danh sách nghỉ hưu Bổ xung Yêu cầu Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau: + Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong cơ quan bao gồm các thông tin về Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo …và quá trình công tác cũng như là qúa trình đào tạo của nhân viên. + Tính lương: Chức năng này sẽ tính lương thực lĩnh được cho các cán bộ, nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang dựa trên hệ số lương, phụ cấp trách nhiệm, phần trăm bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội. + Tìm kiếm: Chức năng này giúp người sử dụng có thể tìm nhanh được thông tin về nhân viên nào đó. + Xử lý hưu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên đang công tác trong Sở giao thông vận tải Tuyên quang, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hưu thì hồ sơ, lý lịch của họ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ. + In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho người sử dụng các báo cáo thống kê theo yêu cầu. 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: ở mức dưới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh. Trong quá trình phân rã phải đảm bảo được giữ liệu ở mức trên và bảo toàn được các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu mới. a. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: Lý lịch bổ xung Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Cán bộ nhân viên Hồ sơ Lý lịch Danh mục Cập nhật lý lịch In trích Ngang lý lịch lý lịch Cập nhật danh mục Quyết định Quyết định Y/c + Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách các phòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như: tiếp nhận thêm cán bộ nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác. + Cập nhập danh mục: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị… + In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên theo phòng… b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu: Lưu hồ sơ CBNVđã nghỉ hưu Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Ban lãnh đạo Phòng tổng hợp hành chính Danh sách CBNV chuẩn\bị nghỉ hưu Lưu hồ sơ CBNV đã nghỉ hưu Danh sách đã nghỉ hưu Danh sách Danh sách Hồ sơ Hồ sơ lưu Chức năng quản xử lý hưu bao gồm: + Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu: Dựa trên quy định của nhà nước về độ tuổi nghỉ hưu nam giới là 60 và nữ là 55, những người đến độ tuổi nghỉ hưu sẽ được lựa chọn. + Lưu hồ sơ CBNV nghỉ hưu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hưu, hồ sơ, lý lịch của người này sẽ được chuyển vào kho hồ sơ lưu. + Danh sách CBNV đã nghỉ hưu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu. III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: ở mức này ta phải xác lập được mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ. 3.1. Thực thể: Là đối tượng được quan tâm (có ích) trong quản lý đối tượng đó có thể là rất cụ thể (VD: như một cán bộ , 1 bản lý lịch) hoặc là rất trừu tượng. Các thực thể chính của hệ thống là: + Hồ sơ + Thông tin phòng + Quá trình công tác + Quá trình đào tạo + Quá trình lương + Trình độ ngoại ngữ + Quan hệ gia đình + Thông tin lãnh đạo 3.2 Liên kết : Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể. Có các loại liên kết sau: + Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác. VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên. + Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực thể khác. VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng. + Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với nhiều thực thể khác. VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều nhân viên biết. 3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể. Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc tính sau: + Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng. + Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều. + Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể. VD: Nhân viên MSNV: đ Thuộc tính khoá Họ tên đ Thuộc tính mô tả Công việc Lương Tổ đ Thuộc tính liên kết Phòng QT CONGTAC *Biểu diễn thuộc tính mô tả CSDL Sở giao thông vận tải Tuyên quang. HOSONV MANV STT HOTEN MANV GIOI TINH TU NGAY NGAY SINH DEN NGAY NOI SINH MACV QT ĐAO TAO MACV MADV MADT MATG QUE QUAN STT ĐIA CHI MANV SO CMTND TU NGAY NOI CAP DEN NGAY DANG VIEN TRUONG DT NGAY VAO ĐANG HINH THUC MADV NGANH MAHV TRINH DO MACM NgNGU HINH THUC ĐT VO CHONG MA HT CON TEN HT HESOLUONG GHI CHU BAO HIEM XH BAO HIEM Y TE LUONG TL DON VI PC TRACH NHIEM MADV TEN DV TON GIAO DAN TOC MA TG MADT TEN TG TEN DT GHI CHU GHI CHU HOC VAN MAHV CHUYEN MON TEN HV MACM TEN CM Quá Trình CT Tôn Giáo Đơn Vị Hồ Sơ NV Dân Tộc Học Vấn Chuyên Môn Quá Trình ĐT HìnhThức ĐT Sơ đồ thực thể liên kết: chương III: Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 1. Mô hình dữ liệu của Microsoft access: Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp cụ thể như các bài toán: Quản lý, thống kê, kế toán… Với ACCESS người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc. Công cụ mạnh mẽ của ACCESS cung cấp tương tác cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn. Truy vấn là công cụ mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng, khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp được kết quả truy vấn hiện lên màn hình. Phần mã của ACCESS kết hợp với các công cụ có sẵn làm cho chương trình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access là thành phần được sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách có hiệu quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng ta cần lưu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau. Những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu. Trong chương trình chúng ta không chỉ quan tâm đến những thông tin riêng rẽ mà còn quan tâm đến những thông tin được tổng hợp từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau. Muốn được những thông tin tổng hợp như vậy, chúng ta cần xác định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu . Cách thiết lập mối quan hệ trong Microsoft access cung cấp cho chúng ta một cách hết sức đơn giản. Microsoft access không những cho phép các trường kết nối của hai bảng dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft access. Đó là tự động cập nhập thay xoá những thông tin có liên quan trong cơ sở dữ liệu. Nếu chúng ta cập nhật thông tin mà vi phạm những nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu thì access sẽ tự động điều chỉnh để các ràng buộc toàn vẹn không bị phá vỡ sẽ báo lỗi cho chúng ta biết. Đặt các tính chất cho quan hệ Để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu ta chọn mục enforce Refrencial Intergrity. Cascade Delete cho phép xoá những mẩu tin có liên quan khi một mẩu tin bị xoá các Cascade Update sẽ sửa tất cả các giá trị tương ứng trong bảng có liên kết nếu các giá trị khoá bị sửa đổi. Để đặt kiểu liên kết trong hay liên kết ngoài, ta bấm chọn Joint type… thể hiện khung Joint propeties rồi thực hiện nốt công việc. Thiết lập kiểu liên kết 2. Giao diện của Microsoft access: Cũng như tất cả các phần mềm chạy trên môi trường Windows, Microsoft access cung cấp cho người sử dụng một môi trường trực quan thuận tiện đó là giao diện đồ hoạ, giao diện đồ hoạ giúp cho người sử dụng làm việc một cách rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với người sử dụng do cách trình bày dễ hiểu. 3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. Microsoft access cung cấp các công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết những vấn đề áp dụng cơ sở dữ liệu nhờ các công cụ có sẵn. Mỗi cơ sở dữ liệu bao gồm 6 thành phần: bảng dữ liệu (Table), bảng truy vấn (Query),biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (module). Các thành phần của một cơ sở dữ liệu 3.1. Bảng dữ liệu (Tables): Các dữ liệu nguồn được lưu giữ trong bảng dữ liệu có quan hệ với nhau gọi là Tables, các bảng này phải được thiết lập trước khi sử dụng. Những quan hệ giữa các bảng bao gồm 3 loại quan hệ cơ bản. Dữ liệu của các bảng là dữ liệu thực tế và các kho hồ sơ. Các bảng được thiết lập để lưu trữ đầy đủ thông tin cần thiết, đồng thời đảm bảo không dư thừa dữ liệu. Việc hoàn thành các bảng dữ liệu là hoàn thành cơ bản, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu. Khi nhập dữ liệu vấn đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng. Microsoft access có khả năng giúp chúng ta quy định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi khi dữ liệu được nhập không đúng quy định. Điều này được thực hiện khi thiết kế một bảng dữ liệu. Cấu trúc của mỗi trường một bảng gồm 3 phần, khi thiết kế và mỗi trường có đặc tính riêng của mình. Đó là tên các trường, biểu dữ liệu của trường và phần mô tả dữ liệu . Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access. - Text: Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự. - Memo: Kiểu văn bản. - Number: Kiểu số, có thể là một byte, Integer, long integer, single. - Date/Time: Kiểu ngày giờ. - Curency: Kiểu tiền tệ - Counter: Biến đếm - Yes/No: Đúng/ sai - Ole: Nhúng và kết nối đối tượng. Một đối tượng dữ liệu của phần mềm khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft access. Tính chất của các trường. Fied size: Kích thước của trường được tính bằng Byte. Format: Hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo một dạng thức. Input mask: Quy định khung nhập dữ liệu hiển thị các ký tự mà người sử dụng định sẵn trong khuôn mẫu, giúp người sử dụng không phải đánh vào các ký tự khi nhập dữ liệu. Decimal places: Quy định nhập ký tự phần thập phân phần lẻ đối với vùng số học. Caption: chú giải, quy định một chuỗi ký tự dùng làm nhãn của vùng dữ liệu, nhãn này sẽ hiện ra cùng với ô dữ liệu trong các báo biểu và biểu mẫu. Default value: Trị mặc nhiên quy định mặc nhiên để Microsoft access tự động gán cho vùng khi người sử dụng thêm một mẩu tin mới vào bảng. Validation rule: Quy tắc kiểm hợp lệ quy định giới hạn của dữ liệu. Validation Text: Văn bản kiểm hợp lệ. Nội dung của thông báo khi người sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép. Required: yes nếu bắt buộc phải nhập vào dữ liệu. Allow Zero Length: Cho phép chiều dài rỗng. Chọn yes nếu trường cho phép giá trị Null đối với vùng kiểu Text hoặc Memo. Indexed: Vùng chỉ mục. Cách đặt khoá chính cho bảng: Chọn các trường được dùng làm khoá chính rồi chọn EDIT – Set Primarykey. Ngoài cách tạo lập một bảng một cách thủ công như trên thì Microsoft access còn cung cấp công cụ Table Wizard giúp người sử dụng tạo lập bảng dữ liệu theo sự hướng dẫn từng bước của công cụ này. Tuy nhiên mỗi chương trình có những yêu cầu riêng, nhất là tên trường của bảng, do vậy, công cụ này ít được sử dụng khi tạo lập các bảng. Đối với báo biểu hay biểu mẫu, thì công cụ Wizard lại rất hay được dùng tới, nhưng thông thường thì thiết kế với Design View. 3.2. Bảng truy vấn (Query). a. Giới thiệu chung về bảng truy vấn: Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy xuất dữ liệu với điều kiện của người dùng một cách nhanh chóng và điều này Microsoft Access làm cho người sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu tuyệt vời. Người sử dụng có thể xem và phân tích dữ liệu từ một thành phần khác gọi là bảng truy vấn. Đó là một loại bảng mà dữ liệu của nó được lấy ra từ một hay nhiều bảng dữ liệu đáp ứng yêu cầu của người truy vấn. Việc tạo một bảng truy vấn rất đơn giản và dễ hiểu. Ta chỉ cho access lấy dữ liệu từ đâu và lấy những gì. Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã được thiết lập sẵn để rút ra các thông tin mà ta yêu cầu. Khi một bảng truy vấn được thực hiện song song những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của người sử dụng sẽ được tập hợp trong một bảng dữ liệu gọi là Dynaset. Gọi chúng là những bảng dữ liệu động vì trên thực tế Dynaset chỉ được thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy vấn (Run query). Những thông tin trong Dynaset, thay đổi theo sự thay đổi của các thông tin chứa trong các bảng dữ liệu. Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thể lọc được những thông tin cần thiết từ các bảng dữ liệu nguồn. Microsoft access cung cấp cho người sử dụng một số Query có công dụng và hiệu quả sau: * Bảng truy vấn lựa chọn (Select Query): Là bảng truy vấn được nhiều người sử dụng nhất,hình thức của nó giống như một bảng dữ liệu . Dữ liệu của bảng truy vấn được lựa chọn từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau của cơ sở dữ liệu . Người sử dụng có thể tham khảo, phân tích dữ liệu cũng như điều chỉnh dữ liệu ngay trên bảng truy vấn hay sử dụng bảng truy vấn như là dữ liệu cơ sở cho một tác vụ khác. * Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả truy vấn theo dạng hàng cột có tiêu đề, giống như một bảng tính. Với bảng truy vấn này, người sử dụng có thể tập hợp một số lượng lớn dữ liệu trong một bảng dưới dạng dễ tham khảo hơn. * Bảng truy vấn hành động (Action Query): Bảng truy vấn này giúp người sử dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẩu tin cùng một lúc. Họ cũng có thể sử dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẩu tin trong một bảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẩu tin trong một bảng dữ liệu. *Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợp những vùng tương ứng của hai hay nhiều bảng. * Bảng truy vấn chuyển nhượng (Passthrough Query) : Gửi những lệnh tới một cơ sở dữ liệu SQL. * Bảng truy vấn khai báo dữ liệu (Data - Definitiol Query): Dùng để tạo, thay đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu của Microsoft access bằng cách dùng các lệnh SQL. Tuy nhiên vì yêu cầu của chương trình không đòi hỏi những thông tin quá phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong những cơ sở dữ liệu của chương trình quản lý nhân sự chúng ta chủ yếu sử dụng loại truy vấn chọn lựa và bảng truy vấn tham khảo chéo. b. Các công dụng của Query: Microsoft Access cung cấp cho người sử dụng rất nhiều sự uyển chuyển trong việc tạo lập các bảng truy vấn. Bằng cách sử dụng bảng truy vấn, người sử dụng có thể: - Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Người sử dụng không cần phải bao hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng truy vấn. - Lựa chọn những mẩu tin: Người sử dụng có thể quy định những tiêu chuẩn theo đó chỉ có các mẩu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới được hiển thị trong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), người sử dụng có thể tham khảo những mẩu tin theo một thứ tự quy định. - Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Người sử dụng có thể sử dụng để thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó có liên quan đến dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong một bảng Datasheet . Người sử dụng cũng có thể hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ liệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác. - Thực hiện các phép tính: Người sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệu mới, trong đó chứa k ết quả của những phép tính. - Sử dụng các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo cáo và các bảng truy vấn khác. Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu hoặc báo cáo người sử dụng có thể tạo một bảng truy vấn rồi dùng bảng truy vấn này như một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà người sử dụng sẽ tạo lập. - Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu: Người sử dụng có thể đồng thời thực hiện việc cập nhật, xoá, nhập thêm các mẩu tin mới bằng cách dùng một bảng truy vấn hành động. Người sử dụng cũng có thể sử dụng một bảng truy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những mẩu tin lấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có trước. c. Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft access: - Xác định các bảng và các trường tham gia: Muốn tạo bảng truy vấn, đầu tiên người sử dụng phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này được lấy từ đâu. Người sử dụng sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy vấn khác để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn. Ví dụ: Thiết kế bảng bảng truy vấn đưa ra cán bộ, nhân viên của một đơn vị , bảng tham gia gồm có bảng hồ sơ nhân viên và bảng đơn vị. - Lập tiêu chuẩn chọn lựa: Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và dư thừa dữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn chọn lựa. d. Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn: Access cho phép chúng ta thiết lập các thuộc tính cho từng trường của bảng truy vấn cũng như cho toàn bảng truy vấn. Các thuộc tính của từng trường quy định cách thức trình bày dữ liệu, các thuộc tính Query quy định cách thức hoạt động của nó. e. Thực hiện các phép tính trong bảng truy vấn: Trên thực tế chúng ta thường gặp những câu hỏi đặt ra đối với từng nhóm dữ liệu. Access cung cấp cho chúng ta một số phép tính để thực hiện đối với những nhóm mẩu tin bao gồm các hàm sau: - Sum: Tính tổng các giá trị trên một trường kiểu số: - Avg: Tính giá trị trung bình của một trường. - Min: giá trị nhỏ nhất của một trường. - Max: giá trị lớn nhất của một trường. - Count: Đếm số mẩu tin trong trường. - First: Giá trị của trường ở mẩu tin đầu tiên. - Last: Giá trị của trường ở mẩu tin cuối. f. Sắp xếp các mẫu tin theo thứ tự: g. Quy định các tham số: Cho phép thay đổi nhiều tiêu chuẩn chọn lựa đối với cùng một Query. Điều này làm cho việc thiết kế cũng như sử dụng Query trở lên linh hoạt và thuận tiện hơn, số các tham số dựa vào một Query không hạn chế. 3.3. Biểu mẫu (Form): a. Khái niệm về biểu mẫu trong Microsoft access: Một chương trình phần mềm nói chung, làm việc tốt và chính xác chưa đủ. Một yêu cầu không thể thiếu được là chương trình phải có giao diện đẹp, dễ sử dụng và dễ hiểu. Có thể nói thiết kế giao diện là một công việc hết sức quan trọng và quyết định sự thành bại của một chương trình phần mềm. Hiện nay xu thế thiết kế các chương trình phần mềm trên Windows phát triển mạnh. Các chương trình này nhờ có sự hỗ trợ của môi trường đồ hoạ ngày càng trở nên thân thiện hơn. Biểu mẫu là một công cụ về dạng thức có thể sử dụng để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chính người sử dụng và thuận tiện trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với các biểu mẫu người sử dụng có thể điều chỉnh dữ liệu (Edit) xem dữ liệu (View) và in dữ liệu (Print). b. Công dụng của các biểu mẫu: Các biểu mẫu trong chương trình quản lý nhân sự đưa ra thông tin về hồ sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên. Các thông tin này không những yêu cầu phải chính xác mà còn phải trong sáng, dễ đọc, dễ hiểu và thuận tiện tra cứu đối với người sử dụng. Để đạt được mục đích này chương trình cần phải có các những biểu mẫu trình bày thông tin một cách khoa học. Mỗi biểu mẫu thu nhận thông tin từ các bảng nguồn, bảng truy vấn hay các biểu mẫu con và hiển thị lên màn hình hay máy in tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. - Các biểu mẫu trong Microsoft access rất linh hoạt, ưu điểm là dễ cập nhật, xem chỉnh sửa và in ấn. - Trong môi tường Microsoft access chúng ta có thể thiết kế biểu mẫu dưới nhiều hình thức: Văn bản, hình ảnh, đồ thị… với những đường nét màu sắc tuỳ chọn. Thông tin đưa ra cũng có thể được chọn lọc hay đưa ra theo một thứ tự tuỳ ý. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào người thiết kế chúng. Biểu mẫu trong Microsoft access có rất nhiều công dụng. - Biểu mẫu cung cấp một khả năng thuận tiện cho người sử dụng để quan sát dữ liệu. Chúng ta có thể xem xét thông tin của biểu mẫu dưới nhiều hình thức khác nhau. - Sử dụng các biểu mẫu để giảm bớt thời gian cũng như sự phức tạp khi nhập dữ liệu. - Biểu mẫu còn cung cấp các ô điều khiển tính toán giúp chúng ta trong việc tổng hợp thông tin. c. Các đối tượng được sử dụng trong biểu mẫu: Các đối tượng dùng trong biểu mẫu rất đa dạng chúng có thể là các ô điều khiển như Text Box, Label, Combo Box, Option Button, các hình ảnh, đồ hoạ… Các ô điều khiển trong Microsoft access có thể thuộc loại Unbound Control hoặc Bound Control. Unbound Control là những những đối tượng không gắn với môi trường nào trong các bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn. Ta xem xét các đối tượng thường được xử dụng trong biểu mẫu: - Các hộp văn bản (Text Box). - Các nhãn (Label) dùng để trang trí biểu mẫu, hiển thị các dòng chữ miêu tả như tiêu đề, chú giải hay những thông tin khác trong biểu mẫu. Ô Label luôn luôn là Unbound Control và giá trị của nó không thay đổi. - Các hình ảnh đồ hoạ: bao gồm ảnh của cán bộ hay hình ảnh để trang trí. - Các hộp Combo và hộp danh sách. - Các nút chọn: Có thể là chọn một vài giá trị hoặc chỉ là một trong số các giá trị đưa ra. - Các nút lệnh: Các nút lệnh mà khi có một biến cố xảy ra trên nó thì nó sẽ thực hiện một sự kiện để đáp ứng biến cố đó. Các biến cố có thể nhấn chuột đơn, kép, di chuột, nhân vào các phím Short cut…Các sự kiện có thể có rất nhiều loại như mở một biểu mẫu thực hiện một Macro, Query. - Sub form (biểu mẫu phụ): Thực chất đây là một phương pháp đưa dữ liệu từ nhiều bảng có quan hệ với bảng dữ liệu nguồn của biểu mẫu chính vào một biểu mẫu, gọi là biểu mẫu chính. Phương pháp này đặc biệt có hiệu quả khi dùng kết nối khi dùng kết nối dữ liệu của những bảng có quan hệ một – nhiều. Thông tin ở phía bên một sẽ được đưa vào biểu mẫu chính, và thông tin ở phía bên nhiều sẽ được đưa vào biểu mẫu phụ. Như vậy khi hiển thị biểu mẫu ở dạng FormView thì những thông tin ở phía bên nhiều sẽ có quan hệ với mẫu tin tương ứng của bảng phía bên một sẽ được trình bày. Điều này rất thuận tiện để kết nối dữ liệu, chẳng hạn khi xem toàn bộ quá trình công tác của một cán bộ nào đó thì chỉ cần đưa ra các thông tin cá nhân của cá nhân cán bộ đó vào biểu mẫu chính còn các thông tin về quá trình công tác được đưa vào biểu mẫu phụ. Việc thiết kế một biểu mẫu phụ cũng tương đương việc thiết kế một biểu mẫu chính. Nguồn dữ liệu của các biểu mẫu phụ này là bảng dữ liệu hoặc bảng truy vấn và để có thể xem tất cả các thông tin liên quan đến thông tin ở biểu mẫu chính ta có thể thiết kế biểu mẫu phụ ở dạng Data Sheet, đồng thời phải chỉ ra trường kết nối ở các mục LinkChildField (của biểu mẫu phụ) và LinkMasterField(của biểu mẫu chính). Trên đây là những đối tượng chủ yếu được dùng trong chương trình. d. Đặt thuộc tính cho các đối tượng của biểu mẫu chung cho các biểu mẫu: - Đặt Font , kiểu, cỡ chữ. - Đặt mầu chữ, mầu nền của đối tượng, của biểu mẫu - Đặt tên đối tượng - Chỉ ra nguồn dữ liệu cho Access biết đối tượng này lấy dữ liệu từ đâu. - Quy định cho biết có thể chỉnh sửa dữ liệu hay không. 3.4. Báo biểu (Report): a. Các khái niệm về báo biểu và công dụng của nó Ngoài việc sử dụng biểu mẫu dùng để trình bày dữ liệu Microsoft access còn cung cấp một đối tượng khác rất thích hợp cho việc tạo các bản báo cáo có dữ liệu là các báo biểu (Report) công cụ này tạo nhiều khả năng linh hoạt và đặc biệt thuận tiện trong công tác tạo và in ấn các bản báo cáo, bản tổng kết. Trong một báo biểu người sử dụng có thể tổ chức thông tin quy định dạng thức in sao cho phù hợp với yêu cầu về thông tin cũng như mỹ quan của người sử dụng, người sử dụng có thể dùng nhiều thành phần thông tin khác nhau để thiết kế bản báo biểu của mình, chẳng hạn như chữ, số, hình ảnh, đồ thị và những trang trí khác… Khi sử dụng Access người sử dụng có thể sử dụng báo biểu để : - Tổ chức và trình bày dữ liệu theo từng nhóm - Tính to