Đồ án Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing

nghệ mới và hiện đại nhất trên thế giới trong lĩnh vực chấn thương chỉnh hình để phối hợp cùng nhà sản xuất giới thiệu và đưa vào triển khai áp dụng tại Việt Nam. Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật cột sống của hãng Paradigm Spine - Đức từ tháng 06/2007 cho đến nay. Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình khớp gối, khớp háng và nội soi khớp của hãng Smith & Nephew - Mỹ từ tháng 05/2008 cho đến nay. Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình cột sống của hãng Scient’X - Pháp từ tháng 08/2008 cho đến nay. Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm xi măng ngoại khoa của hãng Heraeus - Đức từ tháng 12/2008 cho đến nay. Đại diện phân phối độc quyền các sản phẩm dùng trong phẫu thuật chỉnh hình cột sống của hãng Alphatec Spine – Mỹ từ tháng 08/2010 cho đến nay. Khách hàng thân thiết: Tại miền Bắc: Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Bệnh viện TW Quân đội 108, Bệnh viện Saint Paul- Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2007 đến nay. Bệnh viện Đại học Y Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ: Cung cấp hàng hoá từ năm 2009 đến nay Bệnh viện Bưu điện - Hà Nội: Cung cấp hàng hoá từ năm 2010 đến nay Bệnh viện 198 – Bộ Công An: Cung cấp hàng hoá từ năm 2011 Tại miền Trung: Bệnh viện Đà Nẵng: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay. Bệnh viện C Đà Nẵng: Cung cấp hàng hoá từ năm 2010 đến nay. Bệnh viện Đa khoa Khánh Hòa, Bệnh viện 199 – Bộ Công An, Quân y 87 từ năm 2011 Tại miền Nam: Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình, Bệnh viện 175 - Bộ Quốc phòng, Bệnh viện Nhân dân 115, Bệnh viện Nhân Dân Gia Định, Bệnh viện Triều An: Cung cấp hàng hoá từ năm 2008 đến nay Bệnh viện Ngoại Thần kinh Quốc tế, Bệnh viện Đại học Y Dựơc TP HCM, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện Nguyễn Tri Phương: Cung cấp hàng hoá từ năm 2009 đến nay. Các bệnh viện khác như:, Củ Chi, Thống Nhất, 30.4, ĐK Đồng Nai, STO Phương Đông, Trưng Vương, Pháp Việt, BV 7A – Bộ Công An, Hồng Đức, Thủ Đức TỔNG GIÁM ĐỐC Trợ lý Tổng Giám đốc Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Hành chính - Nhân sự Phòng Dự án Phòng Kế hoạch- Tổng hợp Phòng Kinh doanh BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG 2.1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty: Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của Công ty. Xuất phát từ vai trò quan trọng đó trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và trong quản lý nền kinh tế nói riêng. Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế Việt Sing rất chú trọng đến khâu tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, khoa học. Đặc điểm của bộ máy tổ chức kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức vừa phân tán, vừa tập trung. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra tất cả các công tác kế toán trong phạm vi của Công ty, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra việc xử lý sử dụng nguồn vốn và dự án của Công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, hạch toán chế độ tài chính. Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung sớm nhất trực tiếp của Kế toán trưởng, đảm bảo chuyên môn hóa lao động của các cán bộ kế toán không chỉ phục vụ Hội đồng quản trị mà còn phải báo cáo lên Tổng Công ty và một số đối tượng khác. Chính vì vậy khối lượng công tác ở đây là khá lớn đối với nhu cầu quản lý và tổ chức công tác Kế toán của Công ty. Phòng kế toán đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ nghiệp vụ và có kinh nghiệm trong công tác kế toán, cộng với niềm đam mê công việc và lòng nhiệt tình do vậy mà phòng kế toán luôn luôn hoàn thành tốt công việc được giao. - Phòng kế toán có chức năng thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, phục vụ cho công tác quản lý. Qua đó thực hiện việc kiểm tra tình hình kinh doanh, việc sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy việc thực hiện đúng chính sách chế độ, hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, làm quyết toán hàng tháng, quý, năm, đối chiếu và xử lý, kiểm kê, chuẩn bị số liệu để phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, so sánh với các năm trước, đưa ra các kết luận phù hợp cho quản lý. - Phòng kế toán có trách nhiệm đôn đốc công nợ với khách hàng, chuẩn bị tiền vốn cho kinh doanh. Kiểm tra, giám sát việc thu chi tài chính, hạch toán các chi phí sản xuất... Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty : Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Kế toán trưởng : có chức năng giúp Ban Lãnh đạo Công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê, thông tin, kinh tế và hạch toán của chi nhánh Công ty theo các quy định của Nhà nước đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm soát đối với mọi hoạt động của đơn vị. Kế toán tổng hợp: kiểm tra, tổng hợp toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị vào sổ tổng hợp lập báo cáo kế toán định kỳ theo chế độ quy định. Kế toán lương và các khoản trích theo lương: theo dõi việc trích và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ đúng quy định tính đúng, thanh toán đủ tiền lương BHXH cho công nhân viên trong Công ty. Kế toán TSCĐ : Kế toán TSCĐ lập và theo dõi TSCĐ toàn chi nhánh, phân loại theo nguồn vốn đầu tư, theo từng đơn vị sử dụng. Nắm chắc, phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của từng bộ phận, từng đơn vịsử dụng và tính khấu hao TSCĐ. Kế toán vật tư : chịu trách nhiệm kiểm tra thủ tục, chứng từ nhập kho, xuất kho vật từng nguyên liệu, xác định tồn kho về số lượng và giá trị. Theo dõi cập nhật và lập báo cáo về nợ phải thu, nợ phải trả đối với từng khách hàng. Kế toán thanh toán : theo dõi toàn bộ công tác hạch toán bao gồm thanh toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chịu trách nhiệm cập nhập số liệu và cung cấp kịp thời những thông tin thuộc lĩnh vực được giao, phụ trách cho Ban Lãnh đạo và kế toán trưởng. Kế toán công nợ : theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng. Hàng quý đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ, lập báo cáo trình kế toán trưởng và Ban Lãnh đạo chi nhánh để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Thủ quỹ : chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và Ban Lãnh đạo Chi nhánh về việc quản lý tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và các giấy tờ khác như: trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, của Công ty. Kế toán bán hàng: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ bán các mặt hàng trước khi ghi chép vào sổ sách có liên quan và làm thủ tục thanh toán (thu) cho KH Kế toán thuế : Cập nhật chứng từ kế toán thuế, phản ánh, hạch toán, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ sách kế toán của Công ty. Hoàn thiện toàn bộ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết cho công việc hạch toán kế toán như: Hợp đồng lao động, các loại hợp đồng khác nếu phát sinh. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thuế và quyết toán của Công ty theo chế độ quy định như: Báo cáo tài chính. Lưu trữ chứng từ, sổ sách thuế và báo cáo thuế đảm bảo chứng từ sổ sách, báo cáo đầy đủ. Đại diện Công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toán thuế, có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế 2.2.2. Các hình thức sổ kế toán sử dụng Về chế độ kế toán: Công ty thực hiện đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính quy định, áp dụng theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính thực hiện đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung Niên độ kế toán: ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N theo năm dương lịch Đơn vị tiền tệ: VNĐ Phương pháp kê khai tính thuế GTGT: khấu trừ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. Hình 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: (a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. 2.2.3. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng Các tài khoản sử dụng : - TK 156: Hàng hoá - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá + TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước + TK 3331: Ghuế GTGT phải nộp - TK 521: Giảm giá hàng bán + TK 5211: Chiết khấu thương mại + TK5212: Hàng bán bị trả lại + TK 5213: Giảm giá hàng bán -TK 111: tiền mặt -TK 112: tiền gửi ngân hàng -TK 131: phải thu KH Hệ thống chứng từ sử dụng : Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Phiếu thu Phiếu chi Các sổ và báo cáo đưa ra Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Sổ chi tiết các tài khoản Báo cáo hàng bán Báo cáo công nợ KH Báo cáo doanh thu bán hàng Bảng kê bán hàng 2.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ Đối với chứng từ phiếu thu – chi tiền mặt: + Nghiệp vụ thu tiền: về bán hàng, tạm ứng, thanh lý, bán TSCĐ à sử dụng chứng từ: Biên lai thu tiền, phiếu thu. + Nghiệp vụ chi tiền: về mua hàng, tạm ứng, trả lương, trả nợ à sử dụng chứng từ: Phiếu chi. * Sơ đồ - Trình tự luân chuyển phiếu thu tiền mặt: Hình 2.4: Trình tự luân chuyển phiếu thu. - Bước 1: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền bằng giấy hoặc bằng miệng với kế toán công nợ. Kế toán công nợ căn cứ trên giấy đề nghị -> Lập phiếu thu (02 liên). - Bước 2: Kế toán công nợ chuyển Phiếu thu cho thủ quỹ - Bước 3: Thủ quỹ thu tiền – đối chiếu phiếu thu và số tiền nộp. - Bước 4: Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng có đầy đủ chữ ký của KT công nợ, Thủ quỹ, người nộp tiền. - Bước 5: Kế toán trưởng kiểm tra. Sau khi đã kiểm tra các nghiệp vụ chính xác, ký và chuyển lại phiếu thu cho thủ quỹ. Người nộp tiền nhận lại 01 liên để lưu. * Sơ đồ - Trình tự luân chuyển phiếu chi tiền mặt: Hình 2.5: Trình tự luân chuyển phiếu chi - Bước 1: Người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến chi tiền (lập giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hoặc lệnh chi đã được Tổng Giám đốc ký duyệt) cho bộ phận duyệt chi (thường là Kế toán trưởng). - Bước 2: Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (2 liên). Kế toán thanh toán ký và chuyển phiếu chi sang kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán và các nghiệp vụ phát sinh à ký duyệt phiếu chi rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán. - Bước 3: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ. - Bước 4: Thủ quỹ chi tiền cho người nhận tiền đồng thời ghi vào sổ, người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, nhận lại liên 2, trả liên 1 cho thủ quỹ - Bước 5: Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho Tổng Giám đốc - Bước 6: Tổng Giám đốc kiểm tra lại phiếu chi, ký duyệt à chuyển lại cho kế toán thanh toán. 2.2.5. Quy trình hạch toán kế toán Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu thuần: được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bị trả lại. Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau: + TK 511 (doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền. Thuế GTGT Số tiền đã thu ngay Doanh thu bán hàng Số tiền chưa thu TK 511 TK 3331 TK 111,112 TK 131 Hình 2.6: Trình tự kế toán bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền Phải thu khách hàng Thuế GTGT Kết chuyển giảm trừ doanh thu CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại TK 111,112 TK 131 TK 5211,5212,5213 TK 511 TK 3331 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lạiTK 333 Hình 2.7:Quy trình hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu - Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại TK632 TK 631, 611 TK TK 632 Hình 2.8: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán bị trả lại 2.3. Đánh giá phần mềm kế toán tại Công ty Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing, tôi có một số đánh giá như sau: 2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người Ưu điểm: Tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức kế toán của Công ty là hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế toán. Cơ sở vật chất: Bộ phận kế toán của Công ty đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế toán viên được sử dụng một máy tính riêng. Toàn bộ hệ thống máy tính của Công ty cũng đều đã nối mạng internet. Nhược điểm: Bộ phận kế toán của Công ty vẫn chưa nắm rõ những ứng dụng tin học trong kế toán nên công tác kế toán còn gặp nhiều khó khăn, khối lượng công việc cần xử lý là rất lớn. Nhất là đối với kế toán doanh thu bán hàng bởi Công ty chuyên kinh doanh phân phối các sản phẩm thiết bị y tế rất đa dạng và phong phú về mẫu mã cũng như chủng loại. Giải pháp khắc phục: Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin hoc áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán doanh thu bán hàng. 2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng Ưu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, chỉ cần nhập một lần cho chứng từ gốc. Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán ở mọi thời điểm vì vậy kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Nhược điểm : Lượng ghi chép tương đối nhiều có thể gây ra việc ghi trùng lặp. Giải pháp khắc phục : Cần có sự chuyên môn hóa việc nhập chứng từ và các bảng bằng các phần mềm kế toán tránh được sự trùng lặp. 2.3.3. Tài khoản sử dụng Ưu điểm : Tại Công ty Cổ phần thiết bị Y tế Việt Sing, các tài khoản sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy đị