Dự án xây dựng thư viện điện tử nhằm cung cấp tài liệu học tập cho sinh viên

( 20x2) 3-1-2011 11-7-2011 Giấy A4 2 ram ( 500x2) 3-1-2011 11-7-2011 3.2 Kế hoạch quản lý tài nguyên 3.2.1 Thời gian biểu Kiểu tài nguyên Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Nhân lực Trưởng nhóm quản lý dự án 1 1 1 1 1 1 1 Kế toán 1 1 1 1 1 1 1 Thủ quỹ 1 1 1 1 1 1 1 Nhóm khảo sát 3 Nhóm phân tích và thiết kế 5 5 Nhóm kỹ sư phần mềm xây dựng hệ thống 5 5 5 5 Nhóm thiết kế web 2 2 2 Nhóm chuyên gia quản lý chất lượng, truyền thông, rủi ro, cung ứng 4 4 4 4 4 3 3 Nhóm kiểm tra 3 3 3 3 3 3 3 Nhân viên quản lý cơ sở dữ liệu và bảo trì hệ thống 3 3 2 2 Nhóm chuẩn bị cơ sở dữ liệu số 9 9 9 Trang thiết bị Server IBM System x3650 M2 (7947-92A) 1 1 1 Windows server 2008 1 1 1 Máy scan HP Scanjet G4050 Flatbed 1 1 Máy chụp ảnh Nikon D3000 1 1 Máy quay phim Sony Handycam HDR-UX20 2 2 Microsoft ISA server standard 2006 1 1 1 Symantec Endpoint Protection 11.0 1 1 1 Máy tính để bàn Dell với cấu hình chip Dual Core 2.0 GHz, Ram 2GB, Màn hình LCD 14,1 inch 1 1 1 1 1 1 1 Bộ bàn ghế gỗ do công ty Trường Thành sản xuất 1 1 1 1 1 1 1 Điện thoại bàn Toshiba 1 1 1 1 1 1 1 Máy in laser đa chức năng Canon MF4350D-A4 1 1 1 1 1 1 1 Văn phòng 20 m2 1 1 1 1 1 1 1 Vât liệu Bút bi thiên long 4 6 6 6 6 6 6 Giấy A4 50 100 150 100 250 250 100 3.2.2 Các giả định Trong quá trình thực hiện kế hoạch tài nguyên này chúng tôi đã giả định : Trong có sự chậm trễ trì hoãn trong việc xuất kinh phí hoạt động từ nguồn quỹ của dự án Không có sự thay đổi lớn trong công nghệ trong suốt quá trình hoạt động của dự án làm ảnh hưởng đến việc quyết định thay thế trong việc lựa chọn trang thiết bị. Các tài nguyên được liệt kê trên đều có thể nhận được. 3.2.3 Các ràng buộc Trong quá trình thực hiện kế hoạch tài nguyên này, chúng tôi đã gặp những ràng buộc : Tất cả những tài nguyên trên là cực kỳ quan trọng cho dự án, không có phương án thay thế khác. 3.2.4 Phụ lục Kế hoạch dự án, tuyên ngôn dự án, kế hoạch dự án, các nghiên cứu khả thi. Mô tả chi tiết trách nhiệm vai trò cho từng vị trí. Tài liệu kỹ thuật chi tiết của mỗi trang thiết bị. Nhà cung cấp báo giá. 4.Kế hoạch rủi ro (Risk plan) 4.1 Nhận diện các rủi ro : Danh mục rủi ro : Những danh mục rủi ro sau được xác định cho dự án Thư viện điện tử này: Thời gian Ngân sách Nguồn lực Phạm vi Truyền thông Nhà cung cấp Sự chấp nhận Các rủi ro : Danh mục rủi ro Miêu tả rủi ro ID Nguồn lực Do dự án yêu cầu số lượng tương đối lớn nhân viên có trình độ cao, hoàn toàn xảy ra khả năng nguồn nhân lực trên thị trường không đủ đáp ứng nhu cầu của dự án. 1.1 Nguồn nhân lực thực hiện trong dự án không có đủ năng lực thích hợp để hoàn thành công việc 1.2 Các trang thiết bị cần thiết không đầy đủ sẵn có trên thị trường . 1.3 Thời gian Thời gian quy định chuyển giao sản phẩm cho đối tác bị dời lại sớm hơn dự định. 2.1 Trong quá trình thực hiện dự án, thành viên đội ngũ phát triển dự án gặp những sự cố bất ngờ như : tai nạn giao thông, bị ốm, những vấn đề riếng tư …; khiến tiến trình thực hiện dự án bị chậm lại. 2.2 Sự hợp táp chậm chạp, thiếu nhiệt tình của bên thư viện hoặc giảng viên có thể gây chậm trễ trong quá trình số hóa chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho thư viện. 2.3 Việc giải ngân không diễn ra kịp thời đúng theo kế hoạch hoạt động, ngây chậm trễ cho dự án. 2.4 Ngân sách Các vấn đề về kinh tế phát sinh ( lãi suất, lạm phát, tỷ giá … ) trong thời gian thực hiện dự án khiến giá các mặt hàng cần thiết cho dự án tăng cao làm chi phí dự kiến vượt vượt quá ngân sách. 3.1 Chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án vượt quá ngân sách do việc thiếu chính xác, khoa học trong việc hoạch định kế hoạch chi phí ban đầu. 3.2 Phạm vi Dự án không thực hiện đúng trong phạm vi đã được thỏa thuận. 4.1 Nhà cung cấp Nhà cung cấp không đáp đúng yêu cầu hợp đồng 5.1 Những vấn đề riêng của nhà cung cấp gây tác động tiêu cực đến dự án 5.2 Truyền thông Thiếu sự tổ chức trong truyền thông gây ra những khó khăn trong hoạt động giữa các thành viên 6.1 Những Stakeholder chủ chốt của dự án tách rời khỏi quá trìnhhoàn thành dự án 6.2 Sự chấp nhận Những tiêu chí đánh giá tiêu chuẩn của việc chấp nhận sản phẩm bàn giao không được xác định rõ ràng. 7.1 Khách hàng không chấp nhận sản phẩm bàn giao cuối cùng 7.2 4.2 Định lượng rủi ro : Mỗi rủi ro đã xác định sẽ được định lượng theo khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng vào dự án của chúng : 4. 2.1 Khả năng xảy ra : Bảng bên dưới sẽ thể hiện cơ chế xếp loại để đánh giá khả năng xảy ra của mỗi loại rủi ro : Mức độ Điểm Mô tả Rất thấp 20 Có khả năng xảy ra rất thấp, được ghi nhận nhưng không sẽ không được theo dõi Thấp 40 Khả năng xảy ra thấp những sẽ được theo dõi suốt thời gian thực hiện dự án Trung bình 60 Rủi ro có khả năng sẽ xảy ra Cao 80 Có khả năng xảy ra khá cao, phụ thuộc vào các yếu tố tác động. Rất cao 100 Có khả năng xảy ra rất cao, những yếu tố dẫn gây ra rủi ro này dường như chắc chắn sẽ xảy ra. 4.2.2 Mức độ ảnh hưởng : Bảng bên dưới sẽ thể hiện cơ chế chấm điểm để đánh giá mức độ tác động của mỗi loại rủi ro : Mức độ Điểm Mô tả Rất thấp 20 Có tác động không đáng kể lên dự án. Thấp 40 Có tác động nhỏ lên dự án ( Sai biệt không quá 5% so với phạm vi, thời gian hoàn thành và ngân sách) Trung bình 60 Có tác động vừa phải lên dự án ( sai biệt từ 5% - 10% so với phạm vi, thời gian hoàn thành và ngân sách) Cao 80 Có tác động đáng kể lên dự án ( sai biệt từ 10% - 25% so với phạm vi, thời gian hoàn thành và ngân sách) Rất cao 100 Có tác động nghiêm trọng lên dự án ( sai biệt hơn 25% so với phạm vi, thời gian hoàn thành và ngân sách) 4.2.3 Mức độ ưu tiên : Khi thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro, mỗi rủi ro đều được nhận diện và đánh giá theo hai tiêu chuẩn “Khả năng xảy ra” và “Mức độ ảnh hưởng”. Điểm đánh giá cuối cùng “Mức độ ưu tiên” được tính bằng cách lấy trung bình cộng giữa “Khả năng xảy ra” và “Mức độ ảnh hưởng” : ID Khả năng xảy ra Mức độ ảnh hưởng Độ ưu tiên Xếp hạng ưu tiên Mô tả 1.1 60 80 70 Cao -Việt Nam tuy có nguồn lao động dồi dào nhưng đa số thiếu tay nghề và kinh nghiệm, việc nhân viên không đủ hoặc không đáp ứng được yêu cầu về trình độ hoàn toàn có thể xảy ra . - Trình độ của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và thời gian hoàn thành dự án 1.2 60 80 70 Cao -Dự án về công nghệ thông tin đòi hỏi nhân viên phải có trình độ và hiểu biết chuyên sâu về nghành, tuy nhiên nước ta hiện nay vẫn chưa có đủ nguồn nhân lực này để đáp ứng thị trường. -Khi thi công và thao tác,tùy trình độ của nhân viên mà cho ra những sản phẩm có chất lượng khác nhau. 1.3 20 60 40 Thấp -Hiện nay các nguồn trang thiết bị về công nghệ thông tin được thị trường trong và ngoài nước đáp ứng khá đầy đủ. - Tuy nhiên nếu thiếu hay phải thay thế một số trang thiết bị so với bản tuyên bố dự án thì sẽ ảnh hưởng vừa phải (5%-10% ) tới phạm vi ,thời gian, ngân sách. 2.1 20 80 50 Bình thường -Khách hàng khi đưa ra yêu cầu về thời gian của dự án đã xem xét kĩ lưỡng, và cũng không muốn tạo áp lực về thời gian, nhằm tránh nhận rủi ro về sản phẩm. -Khi bị áp lực phải hoàn thành sớm, bằng mọi cách người quản lí dự án phải chuyển giao dự án đúng thời hạn, sẽ không đủ thời gian để làm các khâu như:giám sát,kiểm tra dẫn đến chất lượng dự án sẽ không được đảm bảo. 2.2 40 80 60 Bình thường -Các vấn đề như: giao thông,lao động thiếu sự an toàn, không khám sức khỏe định kỳ đều ảnh hưởng trực tiếp và bất cứ khi nào tới số lượng nhân viên đang tham gia dự án. -Khi tuyển nhân viên tham gia dự án, đã chọn ra những người phù hợp.khi có rủi ro xảy ra không dễ dàng tìm ra người thay thế, đặc biệt là những nhân viên có vai trò quan trọng trong dự án. 2.3 60 20 40 Thấp -Rất khó để đối tác đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của dự ánmột cách nhanh chóng và nhiệt tình. -Tuy nhiên, do chủ động cập nhật bài giảng và số hóa các tài liệu nên rủi ro này không gây khó khăn nhiều. 2.4 60 80 70 Bình thường -Trong quá trình thi công,rủi ro luôn luôn xảy ra.nếu xử lí không kịp, làm một mảng trong dự án chậm trễ so với dự kiến.dẫn đến thiếu ngân sách để thi công mảng sau. -Việc thiếu ngân sách ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án,nếu giải quyết không kịp thời thì dự án sẽ chậm trễ so với bản tuyên bố dự án. 3.1 60 100 80 Cao -Các vấn đề kinh tế như:lạm phát,tỷ giá,lãi suất không dự đoán trước được,lên xuống bất cứ lúc nào. -Rủi ro này chắc chắn xảy ra trong suốt quá trình thi công dự án, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách. 3.2 40 80 60 Bình thường -Giá cả hàng hóa trên thị trường luôn luôn biến động,có thể thấp hơn hoặc cao hơn so với giá trong bản tuyên bố dự án. -Do đã dự tính và chuẩn bị các phương án đề xử lí,nên khi xảy ra rủi ro thì không gây trở ngại lớn đối với dự án. 4.1 40 60 50 Bình thường -Trong quá trình thi công,khi xảy ra rủi ro.tùy theo cách xử lý mà cho ra kết quả khác nhau,làm sai lệch ít hay nhiều về phạm vi dự án. -Tuy làm ảnh hưởng đến phạm vi,có thể ảnh hưởng tới ngân sách, nhưng xử lí được nên không làm ảnh hưởng nhiều tới thời gian. 5.1 60 80 70 Bình thường -Do một số mặt hàng thiết yếu nên thị trường ít phổ biến. nhà cung cấp khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn trang thiết bị. -Khi trang thiết bị bị thay đổi thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, ngân sách. ảnh hưởng cao hay thấp tùy thuộc vào chất lượng,giá cả của trang thiết bị thay thế. 5.2 40 40 40 Thấp -Các nhà cung cấp không phải lúc nào cũng làm việc đúng theo pháp luật. -Khi dự án sử dụng những trang thiết bị được cung cấp từ các nhà cung cấp mang tai tiếng thì khách hàng sẽ nhìn sản phẩm không mấy thiện cảm. 6.1 80 40 60 Bình thường -Khi thi công dự án,mỗi mãng nhỏ xảy ra tại những nơi khác nhau,gây cản trở trong việc liên lạc giữa các nhân viên. -Việc chậm trễ thông tin hay không nắm chính xác được thông tin làm ảnh hưởng tới dự án, có thể làm sai lệch dự án. 6.2 60 100 80 Cao -Viêc trốn tránh trách nhiệm của các stakeholders có thể xảy ra để trốn tránh nhiệm vụ khi có rủi ro nghiêm trọng xảy ra. -Không có ai chịu trách nhiệm trong dự án,làmảnh hưởng nghiêm trọng tới hình ảnh của sản phẩm. 7.1 60 80 70 Bình thường -Khi nêu yêu cầu,khách hàng chưa thật sự nói rõ là sẽ chấp nhận sản phẩm ở mức độ nào khi sản phẩm thay đổi so với yêu cầu. -Khi khách hàng yêu cầu sữa chữa những thay đổi, làm dự án thay đổi nhiều về thời gian, ngân sách và phạm vi. 7.2 80 100 90 Rất cao -Do chịu nhiều tác động chi phối,sản phẩm cuối cùng biến đổi ít nhiều so với yêu cầu của khách hàng. -Khi sản phẩm biến đổi mà không vừa ý của khách hàng,hoàn toàn có khả năng khách hàng từ chối nhận sản phẩm. -Việc này sẽ dẫn đến sự thay đổi thực hiện lại từ đầu của dự án. Bảng quy đỗi mã màu Mức độ Điểm Mô tả Điểm Mức độ .Màu Mô tả 0 - 20 Rất thấp Trắng 21 – 40 Thấp Xanh lá 41 - 60 Bình thường Vàng 61 - 80 Cao Cam 81 - 100 Rất cao Đỏ 4.3 Kế hoạch rủi ro : Để đảm bảo cho sự thành công của dự án “Thư viện điện tử”, chúng ta phải đề ra những hành động để nhầm tránh hoặc giảm thiểu các rủi ro mà chúng ta đã nhận diện được. Phần này sẽ liệt kê những biện pháp và một lịch trình để thực hiện những việc đó 4.3.1 Lịch : Xếp hạng ID Biện pháp giảm thiểu Người thực hiện Ngày thực hiện Biện pháp khắc phục Người thực hiện Ngày thực hiện Rất cao 7.1 Thực hiện tốt việc truyền thông giữa khách hàng với đội ngũ phát triển, xác định rõ những yêu cầu ban đầu để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Trưởng nhóm quản lý dự án 3-1-2011 Cao 1.1 Tìm kiếm nguồn nhân lực nhân lực bổ sung có trình độ từ nước ngoài để hỗ trợ cho việc hoàn thành dự án. Trưởng nhóm quản lý nhân sự của dự án 3-1-2011 Ký một hợp đồng dự phòng với nguồn nhân lực từ nước ngoài. Cao 1.2 Tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng cao ở những tổ chức có uy tín, thực hiện việc kiểm tra nghiệp vụ khả năng làm việc trước ki tuyển dụng Quản lý nhân sự của dự án Cao 3.1 Ngay từ ban đầu thực hiện tốt việc dự đoán đánh giá tình hình kinh tế chính sách xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, từ đó lập kế hoạch chi phí hiệu quả Trưởng nhóm quản lý dự án Phân bổ một phần nguồn vốn trong ngân sách để dự phòng rủi ro về chi phí do các yếu tố chủ quan về kinh tế trong thời gian thực hiện dự án Cao 6.2 Vai trò và trách nhiệm của các stakeholder được thống nhất ngay từ trước khi bắt đầu, đảm bảo việc giữ liên lạc cập nhật thông tin giữa đội ngũ phát triển và các stakeholder Ban lãnh đạo dự án Bình thường 2.1 Yêu cầu Ban lãnh đạo dự ấn cung cấp một thời gian biểu cố định cho dự án trước khi dự án thực sự bắt đầu. Bất cứ sự thay đổi mới sau này sẽ không đc chấp nhận . Ban lãnh đạo dự án 28-1-2011 Ưu tiên hóa những những hạng mục phân phối trước, nhờ đó mà những thành phần then chốt có thể bàn giao trong thời gian quy định Bình thường 2.2 Khuyến khích nhân viên giữ gìn sức khỏe, an toàn khi tham gia giao thông, thực hiện việc trao đổi thông tin công việc giữa đội ngũ đề phòng xảy ra sự cố bất ngờ Trưởng quản lý dự án 3-1-2011 Đảm bảo Ban lãnh đạo dự án và đội ngũ phát triển luôn luôn cập nhật bám sát với dự án, nhờ đó mà có thể đảm nhận bất cứ khi nào có chuyện gì xảy ra. Bình thường 2.4 Yêu cầu một đảm bảo từ Ban lãnh đạo dự án với một lịch trình giải ngân cụ thể rõ ràng trước khi bước vào thực hiện dự án. Trưởng quản lý dự án 3-1-2011 Tìm kiếm các nguồn tạm ứng từ quỹ của trường, nội bộ trong thành viên . Bình thường 3.2 Nghiên cứu đánh giá lập kế hoạch chi phí kỹ càng rõ ràng cho từng thời kỳ, thực hiện việc thẩm định qua nhiều khâu. Trưởng quản lý dự án 16-2-2011 Lập một quỹ dự phòng trường hợp bội chi trong chi tiêu thực hiện dự án Bình thường 4.1 Thực hiện tốt trong việc lập một kế hoạch phạm vi rõ ràng, chi tiết, đảm bảo các hoạt động của dự án thực hiện đúng theo kế hoạch phạm vi này Trưởng nhóm dự án 3-1-2011 Bình thường 5.1 Đàm phán ký kết một hợp đồng chính thức với nhà cung cấp của dự án, bao gồm những điều khoản phạt khi không thực hiện đúng hợp đồng Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Cần thiết ký kết một hợp đồng dự phòng với một nhà cung cấp thứ 3, trong trường hợp nhà cung cấp chính thức không thực hiện được hợp đồng Bình thường 6.1 Xác định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ của mỗi thành viên trong dự án trước khi bắt đầu dự án, xây dựng một kế hoạch truyền thông cụ thể rõ ràng Quản lý truyền thông 3-1-2011 Bình thường 7.1 Thực hiện kế hoạch quản lý chất lượng rõ ràng, quy định rõ từng tiêu chí hạng mục cụ thể Quản lý chất lượng 3-1-2011 Thấp 1.3 Tuyển dụng đội ngũ quản lý nguồn lực cấp cao, có kinh nghiệm trong việc quản lý nguồn lực Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Ký hợp đồng cung ứng thiết bị dự phòng với một nhà cung ứng thứ 3 Thấp 2.3 Đàm phán thỏa thuận với phía nhà trươc quy định bắt buộc sự hợp tác hoàn toàn của các bên liên quan Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Tìm kiếm ký hợp đồng với những tài liệu chưa được số hóa ở những thư viện nhà sách trong khu vực, hoặc tìm kiếm những bản tài liệu số hóa có sẵn Thấp 5.2 Thỏa thuận các ràng buộc đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, chất lượng cao Quản lý cung ứng vật tư 3-1-2011 Ý kết hợp đồng cung cấp phòng ngừa với một nhà cung cấp thứ 3. 4.3.2 Các giả định : Kế hoạch rủi ro gồm các giả định sau : Đội ngũ phát triển có sự hỗ trợ hoàn toàn từ phía nhà trường. Yêu cầu người dùng phải phù hợp thực tế với khả năng người làm dự án 4.3.3 Các ràng buộc : Trong quá trình hoành thành kế hoạch, có một số ràng buộc được nhận diện như sau : Một khi được tiến hành, ngân sách của dự án sẽ được cố định, có rất ít sự thay đổi sau này. 4.4 Quy trình rủi ro : 4.4.1 Hoạt động : Những hoạt động sau sẽ được thực hiện để nhận diện, xem xét và kiểm soát các rủi ro trong dự án. Bất kỳ những người tham gia dự án đều có thể đề xuất một rủi ro. Một mẫu điền sẽ được dùng để ghi lại mỗi rủi ro. Với mẫu thăm dò này người tham gia dự án sẽ có thể đề xuất rủi ro, khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng và đề xuất các phương án. Mỗi mẫu sẽ được phân phối lại cho trưởng nhóm dự án. Quản lý dự án sẽ tập hợp nhận diện và phân loại mức độ ưu tiên của các rủi ro. Rủi ro nào có mức độ ưu tiên trung bình hoặc thấp thường sẽ được giải quyết trước, các rủi ro có mức độ ưu tiên cao hơn sẽ được thảo luân với Ban lãnh đạo dự án để tìm ra phươn án giải quyết. 4.4.2 Vai trò : Trong khi những thành viên có nhiệm vụ nhận diện rủi ro, đội ngũ sau sẽ đóng vai trò then chốt trong việc quản lý rủi ro : -Thành viên của đội chịu trách nhiệm Nhận diện các rủi ro và hoàn thành mẫu tham khảo Chuyển các mẫu tham khảo cho trưởng nhóm dự án để xem xét. -Trưởng nhóm có nhiệm vụ : Xem xét toàn bộ các mẫu tham khảo tìm ra chúng có gây ảnh hưởng xấu đến dự án không. Làm việc với thành viên của nhóm để đưa ra các giải pháp giảm thiểu và khác phục Chuyển tất cả những mẫu tham khảo đã được ưu tiên hóa đến cho quản lý dự án. Người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm : Xác nhận những mức ưu tiên của các mẫu tham khảo rủi ro được nhận. Thực hiện ngay lập tức các biện pháp giải quyết những rủi ro mức độ ưu tiên trung bình và thấp. Thông báo cho ban lãnh đạo dự án về những rủi ro có mức ưu tiên cao. Thực hiện các giải pháp được thông qua bởi ban lãnh đạo dự án. 4.4.3 Tài liệu Gồm các loại tài liệu sau: Mẫu thăm do rủi ro được dùng để mô tả và đánh giá mỗi rủi ro được nhận diện Mẫu đăng ký rủi ro được dùng để ghi nhận và theo dõi chi tiết chính của mỗi rủi ro hiện tại cho đến khi nó được giải quyết. . 5.Quality plan 5.1Quality Targets ( Mục tiêu chất lượng ) Mục tiêu chất lượng Yêu cầu Hạng mục bàn giao Tiêu chí chất lượng Tiêu chuẩn chất lượng Khảo sát dự án Khảo sát các hoạt động có liên quan tới Thư viện điện tử. Tìm hiểu các mô hình Thư viện điện tử tương tự đã hoạt động, từ đó đưa ra thiết kế phù hợp cho nhu cầu sử dụng. Khảo sát mức độ thành công, ưu điểm, khuyết điểm của các hệ thống Thư viện điện tử khác. Phải có bản báo cáo chi tiết về hoạt động của các mô hình Thư viện điện tử. Phải có bản báo cáo nêu rõ các ưu điểm, khuyết điểm của các hệ thống Thư viện điện tử khác. Thực hiện khảo sát, tìm hiểu thăm dò thu thập ý kiến sinh viên và giáo viên để tổng hợp lên kế hoạch thiết kế ứng dụng web thư viện điện tử. Phát tờ rơi đến từng lớp học và phỏng vấn giảng viên, sinhviên về những yêu cầu cần có của một Thư viện điện tử. Tổ chức buổi hội thảo về Thư viện điện tử tại trường để lấy ý kiến trực tiếp từ sinh viên và giảng viên. Tiến hành hình thức khảo sát ý kiến bằng cách sử dụng các mẫu khảo sát. Đảm bảo khảo sát được 80% giảng viên, sinh viên đang giảng dạy và học tập tại trường. Lập kế hoạch Lập kế hoạch chi tiết cho dự án, đưa ra nhiệm vụ cụ thể cho các bên thực hiện dự án. Kế hoạch phải được lên thành một bản báo cáo chi tiết thành văn bản. Bảng kế hoạch phải được trưởng ban quản lý dự án thông qua và phê chuẩn. Bảng kế hoạch sẽ được lập dựa trên tiêu chi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely) Xây dựng website thư viện điện tử Giao diện website đơn giản dễ sử dụng Ứng dụng web thông dụng Bộ máy tìm kiếm tiện lợi dễ sử dụng. Các cơ chế phân loại tài liệu mang đến sự thoải mái cho người dùng trong việc tham khảo tài liệu. Xây dựng hệ thống quản lý tìm kiếm và phân loại tài liệu. Giao diện web đơn giản, trực quan gọn nhẹ cung cấp khả năng truy cập chấp nhận được mọi phương thức kết nối Internet hiện có ở Việt Nam (Dial-up, ADSL, 3g, GPRS). Ứng dụng web có khả năng tương thích hoàn toàn với các ứng dụng trình duyệt phổ biến hiện nay (Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Opera). Xây dựng một bộ máy tìm kiếm riêng cho sản phẩm, cho phép khả năng tìm kiếm theo từ khóa (keyword) Cung cấp các cơ chế phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau ( giảng viên, môn học …) tạo sự dễ dàng cho người sử dụng Giao diện website được xây dựng phù hợp 90% yêu cầu của người đã được khảo sát thông tin. Xây dựng website thư viện đạt các tiêu chuẩn : Tiêu chuẩn khổ mẫu biên mục MARC21 Việt Nam do NACESTI biên soạn. Chuẩn UNIMARC của IFLA Xây dựng cơ chế phân loại theo hệ thống phân loại LCC của Mỹ Cơ sở dữ liệu Số hóa đầu sách hiện có tại thư viện. Sử dụng các nguồn tài nguyên sẵn có. Bài giảng điện tử. Ebook Video bài giảng Đề thi trắc nghiệm trực tuyến. Link tải phần mềm ứng dụng. Link liên kết các trang web khác. Số hóa tất cả 6.193 đầu sách hiện có tại thư viện bao gồm các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu, tài liệu giải trí và đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành kinh tế, tài chính, tín dụng, ngân hàng về 2 định dạng số phổ biến hiện nay là *.prc và *.pdf. Liên kết sử dụng 2 nguồn tài nguyên số sẵn có của trường là : cơ sở dữ liệu Wilson và cơ sở dữ liệu Proquest. Khai thác và tận dùng nguồn tài nguyên điện tử offline hiện có sẵn tại thư viện trường, nguồn tài nguyên này bao gồm các tài liệu điện tử được lưu trữ trên CD, CD-ROM, DVD… Các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn được chuẩn hóa về định dạng số *.ppt. Các bài giảng điện tử của các giảng viên ở từng bộ môn được chuẩn hóa về định dạng số *.ppt. Video bài giảng các môn học được số hóa dưới dạng *.flv, cung cấp khả năng tham khảo trực tiếp trên trang web hoặc tải về máy. Các đề thi trắc nghiệm trực tuyến sẽ được cung cấp trên website dưới dạng flash. Cung cấp link download các phần mềm phục vụ cho việc học tập , giảng dạy. Cung cấp liên kết với các trang web như các báo online nổi tiếng như vnexpress.net , dantri.com.vn , cafef.vn , vneconomy.com, … Một nguồn tài liệu bài giảng điện tử vô cùng phong phú, đa dạng thông qua sự liên kết với hệ thống thư viện bài giảng điện tử. Xây dựng một nguồn tài nguyên học tập đáp ứng 95% yêu cầu của sinh viên, giảng viên đã được khảo sát. Đáp ứng 100% yêu cầu về bài giảng điện tử, ebook số hóa từ đầu sách của thư viện. Xây dựng nguồn cơ sở dữ liệu với các tiêu chuẩn : Ebook theo chuẩn SCORM 1.2 Bài giảng điện tử theo chuẩn SCORM 2004 Hệ thống tìm kiếm liên thư viện theo chuẩn Z 39.50 Xây dựng phần cứng Hệ thống bảo mật Đường truyền Sử dụng ứng dụng diệt virus Symantec Endpoint Antivirus 11.0 và hệ thống bức tường lửa Microsoft ISA Server 2006 để ngăn chặn các truy cập trái phép và phá hoại của virus. Hosting server có các đặc điểm băng thông được truyền là 25 GB/ tháng,dung lượng 2Gb, tốc độ up/download 300kbps có khả năng đáp ứng 200000 lượt truy cập một tháng. Thõa mãn 100% yêu cầu của người dùng được khảo sát về an toàn và bảo mật thông tin. Đáp ứng 100% yêu cầu của người dùng được khảo sát về tốc độ đường truyền và lượng truy cập. Đạt tiêu chuẩn ISO 27001 về an toàn bảo mật hệ thống. Chạy thử và sửa lỗi Phát hành các bản chạy thử để kiểm tra Sửa lỗi Phát hành bản Alpha chạy thử để Phát hành bản Beta chạy thử. Phát hành bản hoàn thiện. Khi phát hành từng phiên bản, nhóm xây dựng sẽ tiến hành chạy thử và sữa lỗi. Bản chạy thử sẽ được kiểm tra dưới 3 hình thức : Code testing Unit testing Integration testing Triển khai dự án. Tổ chức tập huấn. Phát hành tài liệu Trực tiếp hỗ trợ Thu nhận ý kiến phản hồi Phát hành các tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn bằng giấy và điện tử cho giảng viên và sinh viên Phổ biến tài liệu hướng dẫn (user guide) trên các kênh thông tin phổ biến của trường (www.sinhviennganhang.com, www.buh.edu.vn ) Cử một số chuyên viên hỗ trợ cho sinh viên và giảng viên tại trường trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng giúp đỡ sinh viên và giảng viên trong các thắc mắc về cách sử dụng hệ thống Xây dựng hòm thư điện tử feedback.dl@gmail.com để trả lời các thắc mắc. Sau khi triển khai, tập huấn sử dụng, đảm bảo 100% giảng viên, sinh viên sẽ biết sử dụng hệ thống thư viện điện tử. Bảo đảm mọi thắc mắc, phản hồi của giáo viên, sinh viên sẽ được giải quyết triệt để. Bàn giao Bàn giao sản phẩm Đưa bản phát hành hoàn thiện lên server và Thư viện điện tử bắt đầu đi vào hoạt động. Bàn giao thư viện điện tử cho trường ĐH Ngân Hàng Sau khi đã phát hành bản hoàn thiện, đảm bảo khi Thư viện điện tử đi vào hoạt động sẽ không có lỗi xảy ra. 5.2 Quality Plan ( Kế hoạch chất lượng ) 5.2.1Quality Assurance Plan ( Kế hoạch đảm bảo chất lượng ) Kế hoạch đảm bảo chất lượng Kĩ thuật Miêu tả Mật độ Sử dụng các nhân viên có năng lực Để đảm bảo những sản phẩm bàn giao của dự án đạt được những tiêu chuẩn về chất lượng chúng tôi sẽ : Chỉ tuyển dụng những nhân viên có năng lực thật sự thích hợp với dự án. Nhân viên tham gia thực hiên dự án phải đạt các tiêu chuẩn : 2 năm kinh nghiệm trong xây dựng Thư viện điện tử. Tối thiểu có bằng tiếng Anh Toeic 800 trở lên. Tốt nghiệp đại học loại khá trở lên. Chưa có tiền án tiền sự. Tuyển dụng một số chuyên gia trong từng lĩnh vực như : Có bằng Thạc sĩ về thiết kế web Có bằng Thạc sĩ về an toàn bảo mật Có bằng Thạc sĩ về mạng truyền thông Những nhân viên tham gia quản lý dự án phải là người có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong quản lý dự án và đều có bằng MBA. Trưởng ban quản lý dự án phải đạt các tiêu chuẩn : 10 năm k