Giao trình Access 2007 toàn tập

Báo cáo (Report)Một báo cáo là một đầu ra của dữ liệu theo yêu cầu. Các báo cáo có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả. Các báo cáo được sử dụng để in dữ liệu. Để xem dữ liệu sử dụng một báo cáo: - Kích mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Reports. - Kích đúp vào tên báo cáo. Hình 5: Ví dụ về báo cáo Bài 3: Tạo cơ sở dữ liệu mới Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc từ cơ sở dữ liệu wizard.  MS Access - Bài 2: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệuTạo cơ sở dữ liệu mớiĐể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu: - Kích chọn Microsoft Office Button. - Chọn New. - Chọn biểu tượng New Blank Database. Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database. - Kích Create để tạo. Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database mới Các mẫu cơ sở dữ liệuĐể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu: - Kích Microsoft Office Button. - Kích New. - Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo. Hình 3: Tạo cơ sở dữ liệu từ Templates - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu. - Kích nút Download để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ mẫu đó. Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệu Truy vấn cho phép bạn lựa chọn và lọc dữ liệu từ nhiều bảng. Các truy vấn có thể được lưu và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết.MS Access - Bài 3: Tạo cơ sở dữ liệu mớiTruy vấn Wizard Query Wizard sẽ giới thiệu từng bước để xây dựng một truy vấn. Để thực thi một truy vấn sử dụng Query Wizard: - Kích tab Create - Kích nút Query Wizard - Chọn kiểu truy vấn bạn muốn thực thi - Kích OK. - Chọn các trường bạn muốn có trong mỗi bảng bằng cách chọn trường và kích nút   - Để lựa chọn các trường từ nhiều bảng khác nhau, kích vào mũi tên xuống của Table/Queries - Kích Next. Hoàn thành Query wizard - Nhập tên cho truy vấn - Kích Finish. - Kết quả truy vẫn sẽ hiển thị như sau: Để chuyển đổi giữa bảng và truy vấn: - Mở Navigation Pane - Kích đúp vào tên bảng hoặc truy vấn để xem. Tính năng thiết kế truy vấn Bạn có thể thiết kế một truy vấn với nút Query Design. Để thiết kế một truy vấn sử dụng Query Design: - Kích nút Query Design trên tab Create. - Hộp thoại Show Table xuất hiện cho phép bạn lựa chọn bảng - Kích Add để thêm bảng và kích nút Close để đóng hộp thoại Show Table - Kích đúp vào tên trường bạn muốn nó xuất hiện trong lưới thiết kế - Lặp lại bước trên đối với các trường khác - Kích nút Run để thực thi truy vấn. Thiết kế truy vấn kèm theo các điều kiện Tiêu chuẩn truy vấn là sự kiếm tìm các điều kiện được sử dụng trong truy vấn để lấy dữ liệu. Bạn có thể thiết lập tiêu chuẩn là một số cụ thể hay chuỗi dữ liệu, hay vùng dữ liệu. “value” Chỉ hiển thị bản ghi phù hợp với giá trị chính xác (thay thế từ value bằng từ bạn muốn tìm) = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng Khác nhau Between X And Y Trong một khoảng (lấy giá trị trong khoảng giữa X và Y) Is Null Giá trị Null And Chỉ đúng nếu điều kiện tồn tại Or Đúng nếu một trong hai điều kiện tồn tại Not Đúng nếu 1 trường hợp không đúng   Để tạo điều kiện cho truy vấn: - Kích vào truy vấn bạn muốn thêm điều kiện - Nhập điều kiện truy vấn cho trong mục Criteria - Sau đó kích nút Run để thực thi truy vấn. Bài 5: Trường tính toán Trường tính toán là một trường mà nhận được thông tin của nó từ sự tính toán được thực hiện trên các trường khác.  MS Access - Bài 4: Truy vấn cơ sở dữ liệuBạn có thể xây dựng miền kết quả tính toán trong màn hình Query bằng cách sử dụng phép cộng (+), trừ (-), nhân (*) và chia (/). Biểu thức Biểu thức là sự kết hợp các hàm, tên trường, số, văn bản, và các phép toán được liệt kê phía trên. Để xây dựng một biểu thức để tạo một trường tính toán: - Mở một truy vấn có sẵn hoặc bắt đầu một truy vấn mới - Kích vào nút View - Kích chọn chế độ Design View. - Trong ô Query, kích phải vào trường mà bạn muốn tạo phép toán - Kích nút Build. - Chọn bảng mà bạn muốn để xây dựng phép toán từ đó - Kích đúp vào trường mà bạn muốn gộp nó trong phép toán - Chọn toán tử mà bạn muốn có trong phép toán - Kích vào trường thứ hai bạn muốn gộp trong phép toán - Kích OK. - Kích nút Run để thực thi. Zoom Hộp thoại Zoom cho phép bạn xem toàn bộ biểu thức. Để xem hộp thoại Zoom: - Trong chế độ Design View, kích phải vào trường bạn muốn hiển thị. - Kích Zoom. Bài 6:Thiết kế Forms Forms cho phép bạn điều khiển giao diện của màn hình nhập dữ liệu và các báo cáo được tạo ra.  MS Access - Bài 5: Trường tính toán Form Views Có 3 cách để xem Forms trong Access: Design View Cho phép bạn thiết kế Form bao gồm header, footer và các chi tiết trong Form. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh và các điều khiển xuất hiện trên Form. Form View Đây là một trang động cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu hoặc điều chỉnh dữ liệu trong một lĩnh vực. Layout View Cách xem này cho phép bạn thiết kế Form và thao tác dữ liệu. Tạo form Bạn có thể tạo một Form từ một bảng hay một truy vấn. Để tạo một Form: - Kích tab Create - Kích nút Form Design - Kích tab Format - Kích vào nút Add Existing Fields - Trong hộp Field List phía bên phải, kích và kéo các trường bạn muốn lên Form - Để thay đổi màu sắc và font, kích nút Property Sheet trên tab Arrange Chỉnh sửa các thuộc tính trong hộp thoại Property Sheet - Chọn Section bạn muốn chỉnh sửa - Chọn thuộc tính bạn muốn chỉnh sửa Để xem trước Form: - Kích nút Views trên tab Home - Kích nút Form View Form Wizard Bạn có thể tạo Form với sự trợ giúp từ Form Wizard. Để sử dụng Form Wizard: - Trên tab Create, kích vào mũi tên xuống chỗ More Forms - Kích Form Wizard. - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên Form - Chọn các trường bạn muốn cho lên Forms - Kích Next. - Chọn cách bố trí cho form - Kích Next. - Chọn kiểu - Kích Next. - Tạo tiêu đề cho Form - Chọn nơi bạn muốn để mở Form hay chỉnh sửa thiết kế Form. - Kích Finish. Chương 9: Tạo Form Từ đầu các bài học cho tới nay, bạn đã nhập và chỉnh sửa thông tin trong các bảng. Ở bài học này, bạn sẽ học cách để sử dụng các Form (biểu mẫu) cho việc nhập và chỉnh sửa dữ liệu.  MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)MS Access - Bài 32: Sử dụng Report Wizards khácMS Access - Bài 31: Tạo một ReportCác Form cho phép bạn tạo một bước tiến mới ngoài việc nhập dữ liệu thông thường. Tóm lại, Form cung cấp các giao diện tùy thích mà cho phép bạn làm việc với dữ liệu trong hầu hết các trường hợp. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu về nhân viên, bạn có thể tạo một biểu mẫu phù hợp với bản ghi đó. Tùy thuộc vào công ty, bạn có thể có một số ban ngành khác nhau mà sử dụng các bản ghi này. Sử dụng các Form trong Access, bạn có thể tạo một giao diện tùy ý cho từng phần. Lần lượt, mỗi biểu mẫu của phần đó, sẽ chỉ trình bày các trường mà các nhân viên trong phần đó cần sử dụng. Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau: Forms là gì và các lợi ích của chúng là gì? Các cách tạo Forms Làm thế nào để khởi động và sử dụng Forms Wizards Làm thế nào để tạo các Forms từ ban đầu Bạn sử dụng hộp công cụ thiết kế biểu mẫu như thế nào Bạn có thể sử dụng bảng màu Access các biểu mẫu như thế nào Làm thế nào để đặt các đối tượng vào biểu mẫu Thuộc tính áp dụng cho các đối tượng và biểu mẫu như thế nào Làm thế nào để lưu biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Bài 35: Tìm hiểu về Forms Ở chương 2 “Học Access trong một giờ”, bạn đã được sử dụng Datasheet để hiển thị nội dung của một bảng (Datasheet cũng có thể được sử dụng để hiển thị kết quả một truy vấn như đã học ở Chương 6 “Sử dụng các Truy vấn để kiểm tra dữ liệu”). Sử dụng Datasheet, bạn có thể nhập và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng. Điều không hay là, Datasheet không tạo được tính thân thiện cho người dùng. Ví dụ, trong chương 4 “Tạo Cơ sở dữ liệu khác”, bạn đã trình bày một bảng để theo dõi các khách hàng. Bảng đó chứa thông tin về việc khi các khách hàng đã mở tài khoản của họ, những giới hạn tài chính của họ là gì... Sẽ không thích hợp để mọi người có thể truy cập vào những thông tin này. Bạn có thể tạo các biểu mẫu mà hiển thị một phần hay tất cả của bảng. Thêm vào đó, một biểu mẫu có thể chứa thông tin được thiết kế để nhập, như trên màn hình trợ giúp, các nút, hay các công cụ tùy chỉnh. Có rất nhiều các tính năng để sử dụng trong form. Ví dụ, form hiển thị như hình 1 là một trong các form bạn sẽ tạo ngay sau chương này. Chú ý rằng form linh hoạt hơn và dễ sử dụng hơn Datasheet Hình 1: Một mẫu form Để sử dụng một form cho việc nhập, bạn cần chọn nút Forms trong cửa sổ Database. Nếu có bất kỳ form sẵn có trong cơ sở dữ liệu, Access sẽ liệt kê chúng. Chọn form bạn muốn và kích chuột vào nút Open. Tắt một form cũng như cách tắt các cửa sổ khác: kích chuột vào biểu tượng Close ở góc trên bên phải của cửa sổ form Vì các form là các đối tượng cơ sở dữ liệu, bạn có thể thao tác chúng giống như cách thao tác với các đối tượng khác như các bảng, truy vấn và báo cáo. Điều này có nghĩa bạn có thể sử dụng các menu trong Access để tùy chọn các thao tác như copy, đổi tên và xóa form. Chương 10: Sử dụng các công cụ thêm Trong các phương pháp quản lý, Access hơn ở chỗ chỉ là cách quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản . Một trong những chứng minh lớn nhất là sử dụng các thêm các công cụ mà Microsoft chọn cùng với Access.  MS Access - Chương 9: Tạo FormNhững công cụ này không thật sự cần thiết liên quan đến việc tạo dữ liệu đơn giản hơn để sử dụng, nhưng làm cho dữ liệu đơn giản hơn để tạo Database. Do vậy, những công cụ này có thể được xem như là sự trợ giúp để cải thiện tính hợp lệ của dữ liệu bằng cách làm cho nó chính xác hơn khi chưa sử dụng các công cụ. Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau: • Làm cách nào để sử dụng chương trình kiểm lỗi chính tả được cài sẵn của Access. • Làm thế nào để tính năng AutoCorrect có thể thực hiện nhập dữ liệu nhanh hơn. • Tại sao phân tích một bảng có thể dẫn tới kết quả là sự hiệu quả của cơ sở dữ liệu. • Cách sử dụng công cụ Performance Analyzer như thế nào. Sử dụng chương trình kiếm lỗi chính tả. Dù Access có thể được xem như một chương trình riêng lẻ, nhưng thực tế nó là một phần của bộ sản phẩm Office 2000. Nó chia sẻ một số công cụ phổ biến với các sản phẩm Office phổ biến khác. Một trong những công cụ này là công cụ kiểm lỗi chính tả, nó cho phép bạn kiểm tra chính tả các từ trong cơ sở dữ liệu. Chương trình kiểm tra lỗi chính tả được sử dụng trong Microsoft Office (do đó có trong Access) không chỉ cho phép bạn kiểm tra chính tả trong một bảng, mà còn cho phép kiểm tra chính tả bất kỳ đối tượng cơ sở dữ liệu nào dựa trên một bảng. Do vậy, bạn có thể kiểm tra chính tả của một bảng, truy vấn, bảng ảo hay biểu mẫu. Hai phần tiếp theo sẽ miêu tả cách sử dụng công cụ này. Kiểm lỗi chính tả cho dữ liệu. Trước khi có thể kiểm tra chính tả cho dữ liệu, đầu tiên bạn phải chọn đối tượng cơ sở dữ liệu muốn kiểm tra. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra chính tả dữ liệu trong một bảng cụ thể, bạn phải chọn bảng đó. Bạn có thể chọn đối tượng tại cửa sổ Database hoặc mở đối tượng trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra lỗi chính tả. Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra chính tả một phần dữ liệu cụ thể, bạn cũng có thể chọn các dòng hoặc cột trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra. Điều này rõ ràng là tốt hơn khi xem bảng hay truy vấn ở chế độ Datasheet. Có 3 cách để bắt đầu sử dụng chương trình kiểm tra lỗi chính tả mà bạn có thể tham khảo sau đây: • Chọn Spelling từ thực đơn Tools. • Kích chuột vào công cụ Spelling trên thanh công cụ. • Nhấn phím F7. Bất kể bạn chọn cách thức nào, Access bắt đầu so sánh nội dung dữ liệu trong đối tượng cơ sở dữ liệu với danh sách các từ đã xây dựng trước đó. Nếu Access tìm ra một lỗi, nó sẽ đánh dấu từ đó trong chế độ Datasheet hay Form, hiển thị hộp thoại Spelling và đợi bạn trả lời. Hình 1 hiển thị ví dụ khi bạn bắt đầu kiểm tra chính tả bảng My Friends. Hình 1:Các tính năng của công cụ kiểm tra lỗi chính tả. Hộp thoại Spelling cho bạn thấy từ mà Access nghi ngờ là lỗi, cùng với bất kỳ gợi ý để thay đổi. Các nút trong hộp thoại cung cấp một số cách khác nhau để bạn tiếp tục: • Ignore Field: Sử dụng nút này để Access tiếp tục kiểm tra lỗi chính tả nhưng bỏ qua mọi dữ liệu trong phạm vi được chú ý. • Ignore: Sử dụng nút này để bỏ qua sự thay đổi được gợi ý. Access sẽ chuyển sang từ không đúng tiếp theo. • Ignore All: Sử dụng nút này đề bỏ qua đề nghị thay đổi. Access chuyển sang từ không đúng tiếp theo, nhưng bỏ qua mọi sự cố khác của từ đã đánh dấu. • Change: Sử dụng nút này nếu bạn muốn thay đổi từ được đánh dấu từ những gợi ý được chọn. Access thực hiện thay đổi và chuyển sang các từ không đúng tiếp theo. • Change All: Sử dụng nút này nếu bạn muốn thay đổi tất cả những biến cố của từ được đánh dấu theo gợi ý được chọn. Access thực hiện thay đổi và chuyển sang từ không đúng tiếp theo. • Add: Sử dụng nút này để thêm từ được đánh dấu vào từ điển. Tùy chọn này được thảo luận chi tiết hơn trong phần tiếp theo. • Suggest: Sử dụng nút này để Access tiếp tục gợi ý thêm các từ mà có thể được sử dụng để sửa lỗi chính tả. Hầu hết bạn thường chọn một trong những sự gợi ý cho sẵn và sau đó kích chuột vào nút Change hoặc đơn giản là kích vào nút Ignore. Nút Ignore All là nút cũng được sử dụng phổ biến; nó thường rất phổ biến với các tên, những từ được đánh dấu là sai lỗi chính tả. Sau khi kích chuột vào một nút, Access tiếp tục tìm kiếm những từ sai. Nếu bất kỳ từ sai nào được tìm thấy, bạn sẽ nhận được cơ hội để thực hiện thay đổi. Thêm các từ tùy thích Những cơ hội mà cá nhân bạn sử dụng Access sẽ có một chút khác biệt hơn về cách thức mà những người khác sử dụng chương trình. Điều này không thể hơn khi sử dụng chương tình kiểm tra lỗi chính tả. Bạn có thể sử dụng các từ trong dữ liệu mà duy nhất để thực hiện hoặc khoanh tròn. Thật may là Access cung cấp một phương pháp đơn giản mà bạn có thể dùng để xây dựng từ điển cho các từ tùy thích của chính bạn. Hãy quay trở lại hộp thoại Speling trong hình 1. Chú ý rằng có một nút Add trong hộp thoại. Nếu bạn kích chuột vào nút này khi Access đang gợi ý một sự sửa chữa lỗi, từ mà Access phát hiện sai được thêm vào từ điển của bạn. Bạn sẽ không phải nhắc lại nếu từ đó không đúng. Đó là ý kiến hay để thêm các từ vào từ điển khi cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể tác động tới Access để tìm từ viết phù hợp với nhu cầu của bạn mà không cần phải bỏ qua mọi lỗi mà Access đã tìm ra. Bài 13: Tạo Reports (báo cáo) Reports (báo cáo) là một cách thức để xem và phân tích một số lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Report Wizard hay tạo một báo cáo tùy ý mà bạn cần. MS Word - Bài 12: Tạo MacrosReport Views Reports có thể được hiển thị theo 4 chế độ sau: Design View Chế độ Design View cung cấp cho bạn với cấu trúc của báo cáo. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hay xóa các thành phần của report. Nhưng bạn không thể thao tác dữ liệu trong nhiều bảng được kết hợp với báo cáo. Report View Report View cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng nhưng không thay đổi cách bố trí của báo cáo. Layout View Chế độ này cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng và có thể thêm, chỉnh sửa, xóa các thành phần của báo cáo. Print Preview Print Preview cho phép bạn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in ra. Để thay đổi chế độ xem báo cáo: - Kích vào nút View trên tab Home Tạo một Report Để tạo một báo cáo trắng: - Kích nút Blank Report trên tab Create - Kích nút Add Existing Fields - Từ danh sách các trường, kích và kéo các trường lên báo cáo Report Wizard Để tạo một báo cáo sử dụng Report Wizard: - Trên tab Create, kích nút Report Wizard - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên báo cáo - Chọn các trường bạn muốn cho lên báo cáo rồi ấn nút > (nếu bạn chọn từng trường) hoặc ấn nút >> (nếu bạn chọn tất cả các trường). - Kích Next - Chọn sắp xếp theo thứ tự cho báo cáo - Kích Next - Chọn cách bố trí (Layout) và định hướng quay ngang hay dọc (Orientation) cho báo cáo - Sau đó kích Next - Chọn kiểu cho báo cáo - Kích Next - Tạo một tiêu đề cho báo cáo - Chọn cách bạn muốn mở báo cáo để xem (Preview the report) hoặc chỉnh sửa báo cáo (Modify the report’s design) - Kích Finish Trường tính toán Bạn có thể tạo các báo cáo mà trong đó có cả trường tính toán. Những báo cáo này sẽ hiển thị thông tin mà bạn muốn với một phép toán số học. Để thêm một trường tính toán vào báo cáo: - Mở Report bạn muốn tạo thêm trường tính toán - Kích nút View - Kích Design View - Kích tab Design - Kích nút Text Box - Kích vào phần trên báo cáo, nơi bạn muốn định vị textbox - Kích nút Property Sheet - Kích tab Data - Kích vào nút phía bên phải của Control Source có ký hiệu ba chấm - Chèn thêm các trường bạn muốn có trong tính toán - Kích OK. Bài 31: Tạo một Report  Chú ý: Phần này sử dụng cơ sở dữ liệu My Friends mà bạn đã tạo ở Chương 2 và 3. Để bắt đầu với Report Wizard, phải chắc chắn là tab Reports đã được chọn trong cửa sổ Database. Sau đó, kích đúp chuột vào Create Report By Using Wizard. Access hiển thị hộp thoại Report Wizard như hình 1. Hình 1: Hộp thoại Report Wizard Phía bên trái hộp thoại Report Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để xác định những nguồn nào mà Access nên dùng cho báo cáo mới này. Hãy nhớ là bạn có thể sử dụng cả dữ liệu nguồn là các bảng và truy vấn. Vì cơ sở dữ liệu My Friends chỉ có một bảng (bảng My Friends) và Access đã chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu đã chứa các bảng và truy vấn khác, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để thay đổi nguồn dữ liệu Chọn lựa thông tin Tại vị trí phía dưới bên trái hộp thoại là một danh sách của tất cả các trường đã được xác định trong việc chọn bảng hay truy vấn. Nếu bạn thay đổi nguồn dữ liệu từ danh sách, thì các trường hiện hữu cũng sẽ thay đổi. Bạn có thể sử dụng danh sách và các điều khiển ở phía bên phải danh sách, để cho biết trường nào bạn muốn có trong báo cáo đang tạo. Từ một báo cáo đơn giản này, bạn sử dụng các trường sau đây: Last Name First Name Address City State Zip Code Home Phone Work Phone Để cho Access biết bạn muốn sử dụng một trường trong báo cáo, kích chuột vào tên trường (theo thứ tự hiển thị phía dưới đây) và kích chuột vào nút >. Access sẽ chuyển trường từ cột phía bên trái sang cột phía bên phải. Lặp lại quá trình này cho tới khi bạn lựa chọn và chuyển tất cả các trường đã liệt kê ở trên. Sau khi đã hoàn thành, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 2. Hình 2: Chọn các trường để gộp nhóm. Nhóm các thông tin Bước tiếp theo là quyết định bạn muốn thông tin được nhóm lại theo thứ tự cụ thể nào. Gộp nhóm thường được thực hiện trong các báo cáo về tài chính, mặc dù nó không có nghĩa là giới hạn các báo cáo tài chính. Ví dụ, nếu bạn tạo một báo cáo hiển thị việc bán hàng cho một công ty, bạn muốn thông tin trong báo cáo được nhóm theo tháng, theo người bán hàng hoặc theo khu vực. Tạo một báo cáo đơn giản dựa vào bảng My Friends, việc gộp nhóm có thể là không cần thiết. Để xem cách nó làm việc như thế nào, hãy nói rằng bạn có một số lượng lớn bạn bè trong cơ sở dữ liệu và muốn được nhóm lại theo trường State. Để thực hiện, chỉ cần chọn trường State ở phía bên trái hộp thoại và kích vào nút >. Hộp thoại Report Wizard thay đổi để hiển thị cách gộp nhóm như hình 3. Hình 3: Gộp nhóm sẽ giúp bạn tổ chức đầu ra trong một báo cáo. Chú ý rằng trường State được chuyển lên trên cùng của mẫu báo cáo và nút Group Options được hoạt động. Với một số loại báo cáo, bạn có thể thay đổi các tùy chọn nhóm. Làm như vậy sẽ cho phép bạn xác định cách Access nên phân tích trường mà bạn đang gộp nhóm. Trong trường hợp này, thay đổi tùy chọn gộp nhóm là không cần thiết. Để tiến hành bước tiếp theo, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 4. Hình 4: Chọn các trường để sắp xếp theo. Sắp xếp thông tin cho báo cáo Bây giờ, bạn cần quyết định thông tin trong báo cáo được sắp xếp như thế nào. Access cho phép bạn chỉ định tối đa 4 trường có thể sắp xếp. Trong phần lớn các trường hợp bạn chỉ sử dụng một hoặc 2 trường để sắp xếp. Nếu bạn tạo một danh sách bạn bè, và muốn tên của họ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn nên chọn trường LastName và FirstName. Sử dụng danh sách xổ xuống thứ nhất với việc sắp xếp để chọn trường LastName. Nếu muốn, bạn có thể kích chuột vào nút sắp xếp phía bên phải trường để cho biết Access nên sắp xếp trường theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Và bây giờ, bạn sử dụng danh sách xổ xuống thứ hai để chọn trường FirstName. Khi đã hoàn thành việc chọn các trường để sắp xếp, bạn có thể kích chuột vào nút Next để tiến hành bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5. Hình 5: Xác định layout cho báo cáo. Xác định Report Layout Sử dụng hộp thoại hình 5, bạn có thể biểu thị các tùy chọn khác nhau cho việc bố trí bản báo cáo. Các nút tùy chọn trong hộp thoại điều chỉnh các bố trí khác nhau. Cách tốt nhất để tìm hiểu cách mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện là thử các nút khác nhau. Access sẽ thay đổi mẫu báo cáo để biểu thị thông tin. Chú ý rằng, các điều chỉnh trong hộp thoại không thực hiện với nội dung, mà chỉ áp dụng với cách các báo cáo trình bày nội dung mà bạn đã chọn. Bên cạnh việc chọn một kiểu bố trí, hộp thoại cũng cho phép bạn chọn một sự định hướng cho báo cáo (đó là quay ngang hoặc quay dọc báo cáo). Theo các trường bao gồm trong báo cáo này, bạn chắc chắn chọn kiểu xoay ngang. Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại này để chỉ ra Access nên giới hạn kích thước của mỗi trường ở đầu ra. Nếu hộp chọn Adjust (phía dưới hộp thoại) được chọn, Access có thể cắt bỏ một số dữ liệu. Nếu bạn bỏ qua hộp chọn này, dữ liệu không bị cắt bỏ nhưng nó có thể không nằm hết trên một dòng. Vì mục đích của báo cáo này, chấp nhận sự mặc định là cho phép điều chỉnh độ rộng cho cột. (Nhớ là bạn luôn có thể thay đổi report layout sau đó). Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next để thực hiện hộp thoại tiếp theo (hình 6). Hình 6: Chọn kiểu báo cáo. Tại đây, bạn có thêm cơ hội để xác định cách bạn muốn nội dung sẽ xuất hiện như thế nào. Access cung cấp 6 kiểu đã được định nghĩa trước mà xác định các yếu tố báo cáo như font chữ, màu sắc, dòng, … Bạn có thể chọn lần lượt mỗi kiểu và xem báo cáo của bạn sẽ xuất hiện như thế nào trong hộp thoại. Chọn một kiểu và kích vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại cuối cùng như hình 7. Hình 7: Kết thúc tạo báo cáo Bạn đã gần hoàn thành xong việc định nghĩa báo cáo. Trong hộp thoại cuối, Access hỏi bạn về tiêu đề sử dụng cho báo cáo. Tiêu đề này được dùng trong hai vị trí: phía trên cùng của mỗi trang trong bản báo cáo được in, và khi lưu báo cáo thực trong cơ sở dữ liệu. Chú ý rằng, Wizard cung cấp cùng một tên như bảng đã được sử dụng. Trong trường hợp này thì đó là một tiêu đề phù hợp, do vậy bạn có thể dùng lại nó. Lúc này bạn đã sẵn sàng để kích chuột vào nút Finish. Khi đó, Access sử dụng thuộc tính xem trước khi in để hiển thị cho bạn bản báo cáo sẽ được in ra như thế nào. Đây là cách có thể xem nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Hình 8 hiển thị báo cáo cuối cùng. Hình 8: Báo cáo cuối cùng Report Wizard đã tạo một báo cáo rất hay. Có vài thay đổi bạn có thể thực hiện (như thay đổi lề, độ rộng các trường) nhưng thay đổi toàn bộ báo cáo thì không nên. Ở chương 14, bạn sẽ học cách sử dụng cửa sổ thiết kế báo cáo và vì vậy bạn có thể tạo những báo cáo riêng từ sự hỗn tạp và thực hiện các thay đổi cho báo cáo. Khi đã xem xong báo cáo, đóng cửa sổ xem trước khi in bằng cách kích chuột vào công cụ Close trên thanh công cụ hoặc kích vào biểu tượng Close (X) ở phía góc trên bên phải cửa sổ. Access chỉ hiển thị cửa sổ Design khi đã hoàn thành. Bạn có thể đóng cửa sổ thiết kế bằng cách kích chuột vào biểu tượng Close ở phía góc trên bên phải cửa sổ Design. Lúc này bạn đã hoàn thành bản báo cáo đầu tiên trong Access. Bài 38: Sử dụng tính năng AutoCorrect Nếu bạn là một người sử dụng Word (bộ xử lý từ phổ biến của Microsoft) bạn có thể rất quen thuộc với tính năng AutoCorrect.  MS Access - Chương 10: Sử dụng các công cụ thêmMS Access - Chương 9: Tạo FormCông cụ này cũng thích nghi với Access để trợ giúp bạn thực hiện hiệu quả hơn trong việc nhập dữ liệu. Mục đích của AutoCorrect là tự động thay thế những gì bạn nhập vào. Điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng nó thực sự là một lợi ích. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên bị lỗi chính tả khi nhập dữ liệu, bạn có thể tác động Access để nhận ra từ đó và thay thế nó bằng một từ thích hợp. Tương tự, bạn có thể xác định đoạn mã ngắn mà có thể tự thay thế cho các từ hoặc các cụm từ dài. Sử dụng AutoCorrect có lẽ là tính năng trợ giúp mạnh mẽ khi nhập dữ liệu. Ví dụ: khi bạn nhập từ Amalgamated Widgets Worldwide, bạn có thể định nghĩa cụm từ đó trong AutoCorrect là aww để khi nhập từ đó, nó sẽ tự động thay thế thành Amalgamate Widgets Wordwide. Thêm các mục từ Để thêm thông tin vào AutoCorrect, chọn AutoCoreect từ thực đơn Tools. Access hiển thị hộp thoại AutoCorrect như hình 1. Hình 1: Hộp thoại AutoCorrect Ở phía trên hộp thoại AutoCorrect bạn có th