Giáo trình Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003

phút một lần. 42 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word Hỏi: Tôi để Font mặc định là .VnTim viết bằng bảng mã TCVN3, nhưng sao khi chuyển về Font Arial để viết dạng Unicode thì cứ ký tự nào có dấu tiếng Việt là lại bị cách ra một khoảng trắng? Phải làm sao để giải quyết tình trạng đó? Trả lời: Khi gõ tiếng Việt có dấu với font Unicode trong Word mà xảy ra hiện tượng chữ bị giãn ra một khoảng trắng thì bạn khắc phục bằng cách mở menu Tools/Options, chọn bảng Edit rồi bỏ dấu chọn mục Smart cut and Paste. 54. Header và footer trong mỗi section . . . : . . . 43 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 {SECTION} {SECTIONPAGES} : . . {NUMPAGES} {PAGE} 44 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 B1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động (hình minh họa là file "Quan he VietNam-NhatBan.doc" B2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ Office 2007 45 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents.. Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2. Level 3.... Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung. Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level): 46 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 B5: Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chọn level thích hợp. Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents... Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents... 47 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web Show page numbers: Hiển thị số trang. Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải. Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang 48 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 đặt Heading. Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang. Show levels: Số cấp độ Heading. ỹ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác. Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động. 49 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không? Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục. Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục tự động vào văn bản. 50 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến. B6: Chỉnh sửa mục lục tự động - Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc... thích hợp theo ý của bạn. - Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table 51 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn: Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang. Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp. Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc. Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực hiện thành công! 52 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 56. n đ a “My Documents” trong Windows XP Trong W . hơn. trong “My Documents”. . . 57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word Sếp chuyển cho tôi một tập tin Word, yêu cầu tôi trình bày thêm trang bìa trước khi in ra giấy và sao chụp thành nhiều bản. Thêm trang đầu thì tôi biết cách: tôi ấn tổ hợp phím Ctrl+Home để “nhảy” về đầu tài liệu rồi ấn Ctrl+Enter Tuy nhiên, trang bìa vừa thêm vẫn có dòng tiêu đề ghi ở đầu trang (có cả biểu tượng công ty) và số trang ghi ở cuô trang, giống y như những trang khác. Vậy thì kỳ quá! Muốn “đụng” vào phần đó, tôi loay hoay một lúc thì “mò” ra: chỉ cần bấm kép vào dòng tiêu đề hoặc số trang là có thể sửa hoặc xóa nó đi. 53 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Sau đó, bấm kép vào đâu đó trên trang tài liệu, Word trở lại chế độ soạn thảo bình thường. Nhưng nếu xóa bỏ dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa, chúng lại rủ nhau “siêu thoát” trong mọi trang sau (tôi hoảng quá, vội vàng ấn Ctrl+Z mấy lần để hủy bỏ thao tác xóa). Cuối cùng, tôi cũng biết cách hóa giải “hai mặt đối lập”: chọn File, chọn Page Setup, chọn thẻ Layout, chọn Different first page. Chỉ vậy thôi, Word sẽ “thông cảm”, không hiển thị dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa nữa. Nhân tiện, bạn để ý nút bấm Borders trên hộp thoại Page Setup. Bấm nút đó, bạn sẽ tạo được khung viền cho trang bìa thêm phần long trọng. Cụ thể, khi hộp thoại Borders and Shading hiện ra, bạn chọn một loại khung viền “nghệ thuật” trong ô Art, chọn This section - First page only trong ô Apply to rồi bấm OK. Bạn đừng quên quy định như vậy trong ô Apply to. Nếu không, Word lại tạo khung viền cho mọi trang. Ác vậy đó! 58. Chức năng Tracks Change, Comments Chức năng Tracks Change cho phép bạn lưu lại một bản "nháp" những gì bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức năng Track Change, bạn sẽ thấy được rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa như thế nào. Chức năng Tracks Change cũng như Comment thường không được mọi người quan tâm sử dụng vì cho rằng cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan niệm này đang dần được thay đổi khi trong những phiên bản Word mới (XP, 2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợi và dễ sử dụng hơn. 54 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 59. Bật và tắt chế độ Tracks Change Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> Track Changes Cách 2: Kích vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing (Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiện bằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing) Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày. ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản. 55 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 60. Chèn lời bình vào văn bản Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy định dạng như sau: Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình "track changes" và để xóa các Comments (câu bình luận). 1.Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó. 2.Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng. 3.Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi. 4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa phần bình luận. Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau (Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất với bạn. ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web 56 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Layout và dạng Reading Layout. Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing. Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện. Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons): Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ. 57 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 + Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản + Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản + Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua. 58 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn, xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần "Tracks changes and Comment" với những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có những sự lựa chọn riêng của bạn. Chúc thành công. 61. thiết lập section: Sau khi tạo xong một tài liệu gồm 3 trang, bạn đặt con trỏ ở cuối trang số 1 rồi chọn menu Insert\ Break, sẽ xuất hiện hộp thoại Break. Trong mục Section break types, bạn chọn Next page rồi nhấn OK (hoặc nhấn đúp lên Next page) để thoát khỏi hộp thoại Break. Bạn cũng thực hiện tương tự đối với trang thứ hai và trang thứ ba để tạo thêm Section mới. Vậy là bây giờ tài liệu của bạn đã được chia làm 3 section. 59 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc Bạn đặt con trỏ ở trang thứ hai (trong trường hợp này cũng là Section 2) rồi vào menu File\ Page Setup > trong hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Margins (với các phiên bản MS Word 97/2000, bạn hãy chọn thẻ Page Size) và chú ý hai mục sau: - Orientation: Chọn Landscape. - Apply to: Chọn This section để áp dụng in theo trang in ngang cho section 2 mà thôi. Đối với section 1 và 3 vẫn theo chế độ mặc định là Portrait. Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác lập có hiệu lực. Để kiểm tra, bạn vào menu File, chọn lệnh Print Preview. 60 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 63. Bảo mật văn bản Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Word 2003 trở lên thì có một tính năng bảo mật văn bản rất hay mang tên Protect Document, với tính năng này bạn có thể an tâm giao văn bản cho người khác mà không sợ họ chỉnh sửa, thay đổi cả văn bản hoặc từng đoạn văn bản do bạn chỉ định. Để kích hoạt chức năng này, bạn hãy nhấn vào Menu Tool > Protect Document. Giao diện làm việc chính của chương trình sẽ được xuất hiện ở phía bên tay phải cửa sổ làm việc của bạn. Tại đây nếu đơn thuần bạn chỉ muốn đoạn văn bản của mình được bảo vệ mà không ai có quyền thay đổi các thông số bên trong văn bản của mình như (Font chữ, định dạng, thiết kế,....) thì bạn chỉ việc đánh dấu kiểm vào trước tuỳ mục Limit formatting to a selection of styles, sau đó nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu để khoá các định dạng văn bản này vào. 61 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Ngoài tính năng trên, nó còn có một chức năng khá hay khoá từng đoạn hoặc không cho thay đổi hoặc thêm bớt bất kỳ thứ gì trong văn bản. Các tính năng này được phân cấp mở rộng trong tuỳ mục Editing restriction. Chúng bao gồm: 1. Tracked changes: hiển thị riêng biệt những đoạn văn bản bảo mật và những đoạn văn bản mà người khác thêm vào (các đoạn văn bản thêm vào sẽ được phân tách mà hiển thị kiểu chữ màu đỏ). 2. Comments: không cho phép bạn thêm bớt hoặc chỉnh sửa bất cứ thứ gì trong văn bản, bạn chỉ có quyền thêm vào tạo các đoạn ghi chú (comments) mà thôi. 3. Filling in forms: không được thêm bớt và các định dạng trong văn bản, bạn chỉ có thể thay đổi các biểu mẫu có trong văn bản. 4. No changes: văn bản của bạn chỉ có quyền được xem mà không thể làm được gì, tất cả các lệnh trong Word đều bị khoá bỏ. Khi đã chọn xong, bạn hãy nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu để bảo vệ văn bản của bạn vào. Từ lúc này văn bản của bạn đã thực sự "an toàn" rồi đấy. Khi nào muốn trở lại "hiện trạng làm việc ban đầu" cho các văn bản đã khoá, bạn hãy mở văn bản bị khoá lên rồi truy xuất vào menu Tools > Unprotect Document. Sau đó nhập mật khẩu để giải mã vào. 64. Khi soạn thảo văn bản trên MS Word, có trường hợp bạn sẽ dùng một phông chữ đặc biệt mà ở máy khác không có, để tài liệu Word của mình có thể hiển thị đúng phông chữ đặc biệt này trên bất kỳ máy nào bạn nên đặt tính năng nhúng phông. . . 62 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 65. Tùy biến hộp thoại OFFICE Liệu tôi có thể thay đổi các shortcut ở cột Places Bar trong các hộp thoại File Open và File Save của Microsoft Office không? Microsoft Office cung cấp một thanh chọn (Places Bar) với các shortcut dẫn đến những thư mục mà người dùng thường truy xuất trong hộp thoại Open, Save của các ứng dụng như Word và Excel. Bạn dễ dàng tìm thấy Places Bar này ở bên trái của hộp thoại File Open, File Save và các hộp thoại khác. Trong Office 2002 và 2003, để bổ sung một shortcut vào Places Bar, bạn mở bất kỳ một hộp thoại Office nào có thanh Places Bar, di chuyển và chọn (nhưng không mở) thư mục muốn truy cập nhanh, sau đó nhấn Tools.Add to My Places (Hình 1). Ngay lập tức, tên thư mục đó sẽ xuất hiện ở phía cuối của thanh Places Bar. Nếu không thấy được biểu tượng thư mục mới này, bạn nhấn phải chuột lên Places Bar rồi chọn Small Icons hoặc thay đổi kích thước hộp thoại. Ngoài ra, bạn có thể nhấn phải chuột lên một biểu tượng trong Places Bar để di chuyển hoặc xóa bỏ nó (trừ biểu tượng mặc định của Office). Trong Office 2007 (chạy với Windows XP, không phải với Vista), di chuyển đến thư mục mà bạn muốn bổ sung vào Places Bar, nhấn phải chuột lên Places Bar đó, chọn Add, rồi nhập vào tên của thư mục. Còn nếu muốn tùy biến Places Bar trong các ứng dụng không phải Office, kể cả trình duyệt 63 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer đối với các tập tin hình ảnh, dĩ nhiên bạn có thể xem dưới dạng hình thu nhỏ (thumbnails). Nhưng liệu bạn có thể làm được điều đó đối với các tập tin Word hay không? Mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn xem các tập tin Word dưới dạng thumbnails giống như xem các tập tin hình ảnh vậy. Trước tiên, bạn khởi động Microsoft Word, trên thanh thực đơn, chọn File\ Properties > Hộp thoại Properties xuất hiện > Chọn thẻ Summary > Đánh dấu chọn vào mục Save preview picture > Nhấn OK để xác nhận. Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản và lưu lại là xong. Trong Windows Explorer, bạn vào menu View, chọn Thumbnails để xem file văn bản dạng thu nhỏ. 64 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 B. Ms Excel 1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel Để sao chép các giá trị số hay chữ từ dòng sang cột, trước tiên bạn chọn (tô đen) dữ liệu cần sao chép trên dòng, rồi nhấn Ctrl+C để sao chép. Sau đó, bạn di chuyển con trỏ đến vị trí cần dán dữ liệu trên cột, rồi nhấn chuột phải chọn Paste Speacial... Trong hộp thoại Paste Speacial vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn vào mục Transpose (bên trên nút OK). Cuối cùng, bạn nhấn nút OK để hoàn tất việc sao chép. Bạn thực hiện tương tự khi muốn sao chép các giá trị số hay chữ từ cột sang dòng. 2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access hỏi: Tôi muốn biết có cách nào nhập liệu vào table trong Access từ một tập tin Excel có sẵn? Xin chỉ cách dùng mã lệnh để có thể nhập liệu nhanh bằng cách nhấn một nút trên form nhập liệu. Để nhập mới nội dung một table (trong Access) từ một tập tin Excel, ta có thể dùng một trong những cách sau đây: 1. Chọn File \ Get External Data \ Import từ trình đơn Access. Trên hộp thoại Import, chọn mục Microsoft Excel từ danh sách Files of type, rồi chọn tập tin Excel muốn đưa dữ liệu vào Access và bấm OK. Sau đó, theo từng bước hướng dẫn của Access. Tuy nhiên, dữ liệu luôn luôn được đưa vào một table mới, chứ không đưa vào table có sẵn cấu trúc được. 2. Tạo một macro, rồi trên form vẽ một nút lệnh để chạy macro này. Tuy nhiên, các thông số như TableName, FileName cần phải được gõ sẵn, hoặc phải bổ sung thêm một số “kỹ xảo” nữa rất mất công. 3. Cách khác hay hơn: dùng đối tượng DoCmd, một hình t hức sử dụng macro của Access trong VBA. Ví dụ: Tạo form như hình 1, gồm có một textbox (đặt tên txtTapTinExcel), một nút lệnh (có dấu 3 chấm, đặt tên cmdTimTapTin), một nút lệnh (để đọc dữ liệu từ tập tin Excel có tên chứa trong ô txtTapTinExcel, đặt tên cmdDocDuLieuTuExcel) và một ActiveX Control có tên dlgTimTapTin. ActiveX Control này được tạo bằng cách bấm nút More Controls (nút cuối cùng) trên ToolBox, rồi chọn mục Microsoft Common Dialog Control. Lần lượt gõ vào các thủ tục xử lý tình huống OnClick của các nút lệnh cmdDocDuLieuTuExcel và cmdTimTapTin (đoạn mã 1). Bạn lưu ý, thứ tự và tên các cột trong tập tin Excel phải giống như cấu trúc table đã khai báo trong Access. 65 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Đoạn mã 1: Private Sub cmdTimTapTin_Click() With dlgTimTapTin .ShowOpen txtTapTinExcel = .FileName End With End Sub Private Sub cmdDocDuLieuTuExcel_Click() Dim sTenTable As String sTenTable = "tbNhanVien" „ Vñ duå DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel8, _ sTenTable, txtTapTinExcel, True End Sub 3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel su dung chuc nang "Insertion - Objet" cua Word de chen\ file excel cua anh vao. Nhu vay, luc in bang Word, anh se co the in trang chan le duoc. 4. Chèn hình vào bảng tính Excel Em muốn insert file hình vào Excel (file hình này phải chìm xuống như trong Word khi ta chọn chức năng Behind Text Layout). Em đã thử dùng tính năng Format/ Sheet/ Background nhưng do diện tích của file hình nhỏ nên nó fill đầy hết một sheet mà em chỉ muốn nó hiện đúng với diện tích của file hình đó. Các anh chị có cách nào chỉ giúp giùm em không nhỉ? Em chân thành cảm ơn. Bạn phải dùng Forrmat Picture như sau: Forrmat Picture > Picture > Color > Washout. 66 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel Excel (hay các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office) quản lý nhiều menu khác nhau, mỗi menu được nhận dạng thông qua tên riêng. Thí dụ menu pop-up được hiển thị mỗi khi bạn ấn phải chuột trên 1 cell bảng tính có tên là menu "Cell". Microsoft cho phép người dùng được toàn quyền truy xuất, hiệu chỉnh nội dung của từng menu. Thí dụ macro VBA sau đây cho phép bạn thêm 1 lệnh (control) mới vào menu pop-up "Cell": Sub AddMenuItem() 'định nghĩa biến tham khảo đến menu. Dim objCommandBar As Office.CommandBar 'định nghĩa biến tham khảo đến control option. Dim objCommandBarButton As Office.CommandBarButton 'Xác định menu "Cell" Set objCommandBar = Application.CommandBars.Item("Cell") 'thêm 1 option (lệnh) mới vào menu "Cell" Set objCommandBarButton = objCommandBar.Controls.Add(msoControlButton) 'thiết lập các thuộc tính cho option mới With objCommandBarButton .Caption = "Chuc nang 1" .FaceId = 43 .Style = msoButtonIconAndCaption .OnAction = "OnChucNang1" End With End Sub 'thủ tục xử lý option mới Sub OnChucNang1() 'thí dụ thông báo cho người dùng biết MsgBox "Bạn mới ấn chức năng 1" End Sub 6. Trung bình Cộng theo màu chữ của EXCEL Trong Excel, ngoài các hàm có sẵn ta có thể xây dựng các hàm mới. Tôi xin giới thiệu một cách vận dụng Visual Basic để tính hàm trung bình cộng các ô có cùng màu chữ với ô mẫu, trong vùng EXCEL. Muốn sử dụng hàm ta phải truyền 2 biến: Tên vùng và ô làm mẫu. Từ EXCEL ta khởi động Visual Basic bằng nhiều cách, tôi chọn Alt+F11. Rồi gõ Ctrl +R để hiện Project EXplore. 67 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Ta Click để chọn tệp của mình làm dự án. Rồi Click Insert\Module để hiện cửa sổ soạn thảo hàm: Đánh vào như sau: Option Explicit Function TBCONGMAU(VungDL, OMau) Dim Tong, OHT, MauHT, MauChuan, dem, KQ 'Lấy màu chuẩn MauChuan=OMau.Font.Color 'Xử lý từng ô một trong vùng For Each OHT in VungDL 'Lấy màu của ô hiện tại MauHT=OHT.Font.Color 'Nếu là ô số có màu chữ trùng màu thì cộng vào biến tong, và tăng biến dem If IsNumeric(OHT) AND (MauHT=MauChuan) Then Tong=Tong+OHT dem = dem +1 End If Next if dem =0 then KQ="Không có ô nào trùng màu ô mẫu" Else KQ=Tong/dem End if TBCONGMAU=KQ End Function Tương tự, ta có thể thiết kế các hàm liên quan tới các thuộc tính của ô. Như cộng theo màu, đếm theo màu.... Sử dụng các thuộc tính của ô thông dụng như: Màu chữ = Tên_Ô.Font.Color Tên Font chữ = Tên_Ô.Font.Name Cỡ chữ = Tên_Ô.Font.Size Màu nền = Tên_Ô.Interior.Color ........ Để sử dụng các hàm đã thiết kế, ta cần biên dịch thành các tệp Add-In thường có đuôi .XLA bằng cách cất luôn tệp thành dạng Add-In. (Khi cất, hộp File of Type: chọn kiểu Add-In). Sau đó tiến hành Add-In tệp vào Excel bằng cách chọn Tools\Add-In, rồi Browse để tìm tệp. 68 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 Khi sử dụng hàm thì sử dụng như một hàm bình thường đã có của Excel. Ví dụ: =CONGMAU($E$5:$F$200; $a$3) Nếu trong vùng $E$5:$F$200 có ô số trùng màu chữ với ô $a$3 thì cộng để đưa ra kết quả. 7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô: Cách 1: Sử dụng Code trong Format Cell: Chọn ô, vào Format Cell\Number đánh trực tiếp vào hộp Code (Hoặc hộp Type tuỳ theo Version của Excel) theo mã Code thứ tự sau: Code 1: Số dương ; Số âm ; Số 0; Chuỗi ký tự Ví dụ: "Lãi " #.### " đồng" [red];"Lõm " #.### " đồng" [blue]; "Hoà vốn";"Nhập sai" (Nếu giá trị nhập vào là số dương thì chữ màu đỏ, số âm, chữ màu xanh.) Code 2: [> Mốc] Số lớn hơn mốc; Số âm ; Số từ 0 đến mốc ; Chuỗi ký tự Ví dụ: [>=200] #.### "cái dư" [red]; "thiếu "#.### " cái"; #.### "cái dư" [blue]; "Nhập sai" (Nếu số hơn 200 thì hiện màu đỏ, số dương nhỏ hơn 200 sẽ màu xanh...) Như vậy, ta chỉ việc nhìn lướt qua bảng tính từ màu sắc của các ô, ta sẽ biết được những vùng nào có số phù hợp mà mình đã đặt. Cách 2: Dùng cho những máy cài Excel 97 trở lên: Bạn hãy lựa chọn ô rồi chọn từ Format\Conditional Formatting... tuỳ theo dấu so sánh và giá trin so sánh để ta Format lấy màu sắc của ô. Sử dụng các hàm thiết lập để tính đối với màu sắc các ô. Nếu máy sử dụng OFFICE2000 không thực hiện được xin bạn cài bổ sung OFFICE2000 ở chế độ FULL (Run All From My Computer) 69 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel Bạn đã hoàn tất việc nhập liệu, đặt công thức và định dạn