Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Văn Chung

u hướng dẫn cụ thể và rõ ràng Trong thực tế người ta thường sử dụng một hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá phần cứng, phần mềm và chất lượng dịch vụ của hệ thống thông tin quản lý 30  Các tiêu chuẩn đánh giá phần cứng - Công suất : Tốc độ xử lý, dung lượng bộ nhớ - Giá cả : Chi phí mua sắm, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống - Hiệu năng : Độ tin cậy các biện pháp sửa chữa sai sót - Tương thích : có khả năng tương thích cao với các thế hệ máy tính khác nhau - Môđun hóa : cho phép nâng cấp khi bổ sung một module mới - Công nghệ : sử dụng công nghệ tiên tiến - Khả năng kết nối : dễ dàng kết nối mạng LAN,WAN,INTERNET - Bảo trì : Có điều kiện bảo trì thuận tiện  Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm - Hiệu năng : Có tính năng cao, ít tốn bộ nhớ - Tính mềm dẻo : Có khả năng xử lý trong mọi trường hợp - Độ tin cậy : Có thủ tục kiểm tra và duy trì độ tin cậy - Ngôn ngữ : sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao, tiên tiến thế hệ mới nhất - Tài liệu hướng dẫn : Có tài liệu hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu - Giá cả : hợp lý c. Các tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ thông tin - Năng suất: Xử lý được khối lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng - Đầy đủ : Cung cấp đủ các thông tin cho các đối tượng có nhu cầu - Kịp thời: Các thông tin được cung cấp kịp thời - Chính xác: Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của thông tin - Bảo mật :Bảo đảm tính bí mật an toàn của các dòng thông tin 1.3.3 Các tiêu chí xác định hiệu quả kinh tế của HTTTQL 31 Trên cơ sử nghiên cứu qui trình thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý chúng ta có thể xác định các chi phí xây dựng, thiết kế, và cài đặt hệ thống thông tin quản lý bao gồm: a) Các khoản chi: + Chi phí cố định C1: chi phí cho nghiên cứu, thiết kế hệ thống ; C2: chi phí phần cứng; C3: chi phí phần mềm; C4: chi phí chuyển đổi, cài đặt hệ thống; C5: chi phí đào tạo cán bộ; C6. chi phí cho dữ liệu; + Chi phí biến động C7: chi phí bảo trì hệ thống thông tin; C8: chi phí khai thác và quản lý hệ thống; C9: chi phí văn thư, hành chính, điện...; C10: các chi phí khác; TCP: tổng chi phí cho xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý TCP=c1+ +c10 b) Các khoản thu: T1: Do giá trị các thông tin đã cung cấp mang lại; T2: Do giảm cán bộ trong lĩnh vực thông tin ; T3: Do cung cấp các dịch vụ thông tin; T4: Do tận dụng được các cơ hội trong kinh doanh; T5: Do tránh được rủi ro; T6. Các khoản thu khác; 32 TT: Tổng các khoản thu do sử dụng hệ thống thông tin quản lý TT= t1++ t6 c) Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả: Để thẩm định hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý chúng ta thường sử dụng 2 chỉ tiêu chính sau đây : - Chỉ tiêu 1 : Giá trị hiện tại ròng NPV(Net Present value) của hệ thống thông tin quản lý NPV =∑ 𝐶𝑖−𝑃𝑖 (𝑖+𝑟)𝑖 𝑛 𝑖=1 Ci : Chi phí đầu tư năm thứ i Pi : Lợi ích thu được năm thứ i r : Tỷ lệ chiết khấu - Chỉ tiêu 2 : Chỉ số doanh lợi PI (Profitability Index) của hệ thống thông tin quản lý 𝑃𝐼 = ∑ 𝑃𝑖 (1 + 𝑟)𝑖 𝑛 𝑖=1 ∑ 𝐶𝑖 (1 + 𝑟)𝑖 𝑛 𝑖=1 Ci : Chi phí đầu tư năm thứ i Pi : Lợi ích thu được năm thứ i r : Tỷ lệ chiết khấu 1.3.4 Lựa chọn phương án đầu tư cho HTTTQL Giả sử qua kết quả nghiên cứu người ta đề xuất 4 phương án đầu tư cho hệ thống thông tin. Yêu cầu tính tóan một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của mỗi phương án. Giả sử tỷ lệ chiết khấu của dự án là 20%. Phương án 1: Hệ thống tin học hóa đồng bộ xử lý theo chế độ thời gian thực. ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 33 Khảo sát thiết kế 20 Mua sắm phần cứng 250 Thiết kế phần mềm 100 Chi phí cài đặt 5 Chi phí bảo hành 5 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 385 5 5 5 Tổng lợi ích 100 200 250 350 • Giá trị hiện tại ròng NPV =206,08 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.625% Phương án 2: Hệ thống tin học hóa đồng bộ, xử lý thông tin theo lô ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 20 Mua sắm phần cứng 250 Thiết kế phần mềm 120 Chi phí cài đặt 5 Chi phí bảo hành 5 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 405 5 5 5 Tổng lợi ích 100 150 250 310 • Giá trị hiện tại ròng NPV =135,4 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.391% Phương án 3: Hệ thống tin học hóa từng phần, theo chế độ thời gian thực ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 10 Mua sắm phần cứng 90 Thiết kế phần mềm 40 Chi phí cài đặt 5 34 Chi phí bảo hành 5 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 155 5 5 5 Tổng lợi ích 30 60 90 120 • Giá trị hiện tại ròng NPV =38,68 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.28% Phương án 4: Hệ thống tin học hóa từng phần, xử lý thông tin theo lô ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 15 Mua sắm phần cứng 80 Thiết kế phần mềm 50 Chi phí cài đặt 4 Chi phí bảo hành 4 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 158 5 5 5 Tổng lợi ích 30 65 95 105 • Giá trị hiện tại ròng NPV =35,31 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.251% So sánh các phương án Các phương án NPV (triệu đồng) PI (%) Phương án 1 206,08 162,5 Phương án 1 134,40 139,1 Phương án 1 38,68 128,0 Phương án 1 35,31 125,1 Dựa vào kết quả so sánh trên ta thấy Phương án 1 là hiệu quả hơn cả 1.3.5 Các Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Tế Của HTTTQL - Làm tốt công tác phân tích, thiết kế hệ thống thông tin - Chọn phương án hợp lý - Lựa chọn phần cứng tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý 35 - Lựa chọn phần mềm tốt, giá cả hợp lý - Sử dụng nhân viên vận hành tốt - Có giải pháp bảo mật thông tin - Chấp hành đầy đủ nội quy an toàn sử dụng hệ thống thông tin quản lý - Quản lý tốt dự án tin học hóa (Con người tham gia dự án phải có chuyên môn, có đạo đức nghề nghiệp, ) 36 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1. Phần cứng tin học a. Phần cứng: Là tập hợp các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin bao gồm: - Máy tính điện tử, MT ĐT vạn năng, MT ĐT chuyên dụng. - Hệ thống mạng, - Hệ thống truyền thông: là tập hợp các thiết bị, các thiết bị đầu cuối nối với nhau bằng các kênh, cho phép tạo, truyền và nhận các tin tức điện tử. Mỗi hệ thống truyền thông gồm: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin. b. Một số yêu cầu đối với phần cứng: - Phù hợp với nhu cầu của tổ chức - Đảm bảo sự tương thích - Có khả năng mở rộng và nâng cấp - Đảm bảo độ tin cậy c. Một số tiêu chuẩn đánh giá phần cứng - Công suất - Giá cả - Tính hiệu năng - Tương thích - Module hóa - Công nghệ - Khả năng kết nối - Dịch vụ sau khi bán hàng (bảo hành bảo trì) 2.2. Phần mềm tin học 37 a. Khái niệm phần mềm: là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu giúp chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy. Phần mềm luôn được sửa đổi bổ sung thường xuyên. b. Phân loại phần mềm:  Phần mềm hệ thống: quản lý phần cứng máy tính  Hệ điều hành: quản lý, điều hành các hoạt động của máy tính  Phần mềm tiện ích: xử lý các nhiệm vụ thường gặp.  Phần mềm phát triển: Các ngôn ngữ lập trình, các công cụ lập trình, lập trình hướng đối tượng  Phần mềm quản trị mạng máy tính  Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu  Phần mềm ứng dụng: quản lý dữ liệu  Phần mềm ứng dụng đa năng  Phần mềm ứng dụng chuyên biệt Quan hệ giữa phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng  Đặc tính chung của phần mềm hiện đại + Dễ sử dụng + Chống sao chép + Tương thích với phần mềm khác + Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi 38 + Tính hiện thời của phần mềm + Giá cả phần mềm - Yêu cầu của bộ nhớ + Quyền sử dụng trên mạng  Chuẩn hoá phần mềm Phần mềm được thiết kế có khả năng tự cài đặt và làm việc trên nhiều loại máy tính có cấu hình khác nhau Ví dụ: cài một số ứng dụng thông dụng Các phần mềm khác nhau có thể làm việc được với nhau  Xu thế chung trong thiết kế phần mềm: + Giao diện đồ hoạ + Cửa sổ hoá (Windows) + Liên kết dữ liệu nơi này với nơi khác và từ phần mềm này với phần mềm khác. + Dễ sử dụng + Yêu cầu phần cứng ngày càng cao và khả năng tự động cài đặt để làm việc được với nhiều loại cấu hình máy tính khác nhau.  Một số chú ý khi mua sắm phần mềm:  Xác định rõ yêu cầu ứng dụng  Chọn phần mềm  Xác định đúng hãng sản xuất phần mềm về công việc cần tới  Yêu cầu gửi các thông tin về phần mềm  Đề nghị gửi phần mềm giới thiệu DEMO sử dụng thử  Dịch vụ bảo hành: 39 * Trung tâm huấn luyện * Nhân viên trợ giúp kỹ thuật * Trung tâm dịch vụ bảo hành, kho hàng và linh kiện thay thế * Tình hình tài chính của người bán Chọn phần cứng: phù hợp với phần mềm 2.3. Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính  Máy tính điện tử:  Sơ đồ chức năng  Phân loại máy tính điện tử: +Siêu máy tính lớn (Super Computer) + Máy tính lớn (MainFrame) + Máy tính cỡ vừa (MiniComputer) + Máy vi tính (MicroComputer) 40  Mạng máy tính:  Một số khái niệm cơ sở truyền thông: Hệ thống truyền thông: hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức điện tử Các phương thức truyền: Truyền dị bộ, Truyền đồng bộ, Chuyển mạch tuyến, Chuyển mạch bản tin, Chuyển mạch gói, Truyền một chiều, hai chiều luân phiên, hai chiều đồng thời  Các loại mạng: + Mạng LAN: mạng cục bộ + Mạng WAN: mạng diện rộng + Mạng INTERNET: mạng toàn cầu +Mạng LAN: Thành phần mạng LAN: Máy chủ tệp, Máy chủ in ấn, Máy chủ truyền thông, Máy trạm, Dây cáp, Cạc giao diện mạng (NIC), Hệ điều hành mạng (NOS) Các cấu hình mạng: Mạng hình sao, mạng đường trục, mạng vòng, mạng hỗn hợp, mạng xương sống 41 MẠNG VÒNG (RING) MẠNG ĐƯỜNG TRỤC (BUS) MẠNG HỖN HỢP 42 Mạng WAN: Thành phần mạng WAN: Máy chủ, Máy tiền xử lý, Modem, Thiết bị đầu cuối, Bộ tập trung, Giao thức truyền thông, Phần mềm mạng Mạng INTERNET: Thành phần mạng INTERNET: Mạng con, Đầu cuối, Hệ thống trung gian, Cầu nối, Bộ dọn đường, Giao thức INTERNET 2.4 Cơ sở dữ liệu 2.4.1 Xây dựng cấu trúc bảng a) Tạo trúc bảng Các bước thực hiện tạo cấu trúc bảng dữ liệu: Bước 1: Chọn thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK. Bước 2: Khai báo danh sách các trường, gồm các khai báo cơ bản sau: - Khai báo tên trường: Field name - Khai báo kiểu dữ liệu: Data type Bước 3: Thiết lập trường khoá cho bảng (những bảng không có trường khoá có thể bỏ qua bước này). Các bước thực hiện: 43 - Chọn trường khoá. Khoá có thể nhiều hơn 1 trường, để thiết lập khoá có nhiều trường: Chọn các trường muốn thiết lập khoá bằng cách dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá. - Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên thanh công cụ. Sau khi thiết lập khoá, những trường khoá sẽ có biểu tượng hình chìa khoá bên cạnh tên trường. Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng. Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ. b) Một số thuộc tính trường dữ liệu Field size Để thiết lập kích thước dữ liệu. Chỉ áp dụng cho các trường có kiểu dữ liệu Number và Text. Format Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị. Trường này áp dụng cho hầu hết các kiểu dữ liệu trừ ra kiểu: Memo, OLE, Yes/No. Input Mark Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường. Kiểu này có thể áp dụng cho các loại trường kiểu Text, Number, Datetime, Currency. Default Value Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi ra lệnh thêm mới một bản ghi. Khi đó phải thiết lập thuộc tính Default Value của trường này là 1. Caption 44 Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị. Tên trường không nên chứa dấu cách và chữ Việt có dấu, nhưng Caption của các trường thì nên gõ bằng tiếng Việt có dấu sao cho dễ đọc và nhận biết. Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption nếu có sẽ được sử dụng làm tiêu đề cho các trường tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form Wizard hay Report Wizard sau này - sẽ rất tiện lợi. Validation Rule Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào. Required Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường này (nếu thiết lập Yes) khi bắt đầu một bản ghi mới hoặc không nếu thiết lập No. 2.4.2 Thiết lập quan hệ a) Thiết lập quan hệ Một bước quan trọng trong xây dựng CSDL Access là thiết lập quan hệ các bảng trong CSDL. Làm được điều này bạn sẽ gặp được rất nhiều thuận lợi trong quá trình sử dụng các trình Wizard và Design View trong Access sau này. Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách thiết lập quan hệ cho một cặp bảng. Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship. 45 Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship | Show table): Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, cách làm như sau: Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết của bảng này (ví dụ trường hangID của bảng HANG) thả (Drop) lên trường cần liên kết đến của bảng kia (ví dụ trường hangID của bảng HANGBAN). Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện: Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau: - Enforce Referential Integrity: để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu; 46 - Cascade Dalete Related Fields: đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng liên quan. Khi đó, nếu một bản ghi ở bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các bản ghi có quan hệ với bản ghi hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu xoá 1 CHA, toàn bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON); - Cascade Update Related Fieldsđảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng liên quan. Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị trường khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo. Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập: - One – To – One - One – To – Many - Indeterminate (không xác định được kiểu liên kết) Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng. 4.2.3 Thuộc tính LOOKUP Qua cách nhập dữ liệu cho bảng có quan hệ nhiều trên CSDL ta thấy việc nhập dữ liệu cho trường tham gia liên kết của bảng nhiều đòi hỏi phải có độ chính xác với dữ liệu trên bảng quan hệ 1 (phải nhớ mã để nhập). Trong thực tế với những danh mục lên đến hàng trăm, thậm chí nhiều hơn nữa thì việc nhớ mã để nhập dữ liệu quả là khó khăn: hoặc gõ sai mã, nguy hiểm hơn gõ đúng nhưng nhầm mã. Thuộc tính LOOKUP sẽ giúp giải quyết phần nào việc khó khăn trong nhập dữ liệu trên các bảng quan hệ nhiều như vậy. Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết của bảng có quan hệ 1. Các bước thực hiện: Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ở chế độ Design View bằng cách. Bước 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard bằng cách: Tại cột Data Type của trường cần thiết lập thuộc tính LOOKUP, chọn mục Lookup Wizard từ danh sách thả xuống. Thực hiện theo hướng dẫn trình Lookup Wizard, các lựa chọn bao gồm: 47 + Chọn nguồn dữ liệu, cần chọn mục: I want the lookup column to look up the values in a table or query. + Chọn tên bảng cấp dữ liệu. + Chọn trường cấp dữ liệu từ bảng đã chọn. 4.2.4 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu Access Đến đây chúng ta có thể xây dựng một qui trình tốt để xây dựng một CSDL Access theo thiết kế sẵn có: Bước 1: Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL. Với mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giải quyết các công việc sau : - Khai báo danh sách các trường của bảng ở cột Field Name; - Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type; - Thiết lập trường khoá cho bảng; - Thiết lập một số khác cần thiết cho các trường như : Field Size, Format, Input Mark, Requried, Validate Rule, - Ghi tên bảng Bước 2: Lần lượt thiết lập thuộc tính LOOKUP cho các trường một cách phù hợp. Mỗi quan hệ trên bảng thiết kế sẽ cần một thao tác thiết lập thuộc tính LOOKUP (sử dụng trình LookUp Wizard) từ trường trên bảng quan hệ nhiều sang trường bảng quan hệ một; Bước 3: Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho các quan hệ tại cửa sổ Relationships Bước 4: Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần. Chú ý : bảng có quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều.  BẢNG DỮ LIỆU 48  Các hoạt động chính của một CSDL: Cập nhật dữ liệu: Nhập, xoá, sửa, cắt và nối các bản ghi, các bảng trong CSDL Truy vấn dữ liệu: Tính toán, sắp xếp, kết suất, thống kê, tổng hợp, phân tích Lập báo cáo từ CSDL: báo cáo dạng bảng, biểu, tổng hợp các mức  Các loại mô hình dữ liệu: Mô hình phân cấp: mỗi cha có N con, mỗi con chỉ có một cha Mô hình mạng lưới: mỗi cha có N con, mỗi con M cha 49 Mô hình quan hệ: dữ liệu được mô tả dưới dạng các bảng dữ liệu: Mô hình quan hệ: xây dựng quan hệ giữa hai bảng Quản lý khách sạn và Danh mục phong thuê 50 Mô hình quan hệ: Khái niệm về khoá: nhóm các thuộc tính được gọi là khoá nếu nó xác định một cách duy nhất thực thể trong bảng dữ liệu Phụ thuộc hàm: ta nói thuộc tính B phụ thuộc hàm vào thuộc tính A (A -> B) nếu với mỗi giá trị của A tương ứng với một giá trị duy nhất của B (tồn tại một ánh xạ từ tập hợp các giá trị của A sang giá trị của B) Các mối quan hệ trong CSDL: Quan hệ 1 – 1 Quan hệ 1 – n Quan hệ n - n Bài tập ví dụ: Hãy xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ các nhân viên trong công ty. Dữ liệu quản lý gồm: Họ tên, quê quán, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, học hàm, học vị, ngoại ngữ, trình độ ngoại ngữ Trong đó: mỗi nhân viên có thể biết nhiều loại ngoại ngữ khác nhau, cơ sở dữ liệu phải lưu đủ các ngoại ngữ và trình độ mỗi ngoại ngữ của từng nhân viên 51 BÀI TẬP 1. Tạo CSDL quản lý học sinh được mô tả như sau: 2. Tạo cơ sở dữ liệu phục vụ ứng dụng quản lý việc bán hàng tại một cửa hàng được mô tả như sau: 3. Tạo cơ sở dữ liệu phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý lương cán bộ một cơ quan được mô tả như sau: 4. Tạo CSDL Quản lý việc nhập-xuất vật tư một cửa hàng. Bao gồm các bảng như sau: 52  53 CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.1. Khái quát về việc phát triển hệ thống thông tin Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT + Những vấn đề về quản lý + Những yêu cầu mới của nhà quản lý + Sự thay đổi của công nghệ + Thay đổi sách lược chính trị  Ba nguyên tắc phát triển một hệ thống thông tin 1. Sử dụng các mô hình: Mô hình logic: cái gì? để làm gì? Mô hình vật lý ngoài: cái gì? ở đâu? khi nào? Mô hình vật lý trong: như thế nào? 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng: đơn giản hoá. Đi từ cái chung đến các chi tiết. Mô hình hoá hệ thống bằng các chi tiết 3. Chuyển mô hình: từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô vật lý khi thiết kế. 3.2. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin Mục tiêu: cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. * Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu * Làm rõ yêu cầu * Đánh giá khả năng thực thi 54 * Chuẩn bị và trình bày báo cáo 3.3. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin  Mục tiêu: là đưa được các chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề ra giải pháp đạt được mục tiêu. Phân tích viên phải hiểu thấu đáo về môi trường hệ thống phát triển và các hoạt động của chính của hệ thống thông qua các phương pháp: thu thập thông tin, mã hoá dữ liệu, sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu  Thu thập thông tin: + Phỏng vấn + Nghiên cứu tài liệu + Sử dụng phiếu điều tra + Quan sát  Mã hoá dữ liệu:  Các phương pháp mã hoá dữ liệu: Mã hoá phân cấp: hệ thống đánh số đề mục, tài khoản Mã hoá liên tiếp: 001, 002, 003 Mã hoá theo mã xêri: 29/3/1995 – EAN VN Mã số quốc gia (893), mã nhà sản xuất, mã sản phẩm, số kiểm tra Ví dụ: 55  Mã hoá gợi nhớ: VND, USD  Mã hoá ghép nối: NTHD1000136  Ví dụ mã hoá thí sinh trường ĐH NT  Lợi ích của mã hoá dữ liệu + Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng + Mô tả nhanh chóng đối tượng + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Ví dụ: Mã hoá thực thể sinh viên thông qua trường Số thẻ: Khóa, Lớp, Mã hiệu SV trong lớp 56  Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)  Mục tiêu: Phân tích chính xác các hoạt động của hệ thống thông tin từ cụ thể đến chi tiết. Chỉ rõ hệ thống cần phải làm gì. Không phải làm như thế nào  Ký pháp vẽ một chức năng  Các phương pháp phân rã chức năng: • Top Down • Bottom Up  Qui tắc lập sơ đồ chức năng: • Tuần tự • Lựa chọn • Phép lặp 57 Bài tập: Hãy vẽ sơ đồ chức năng quản lý tại trường Đại học Quang Binh  Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram):  Mục tiêu: mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ bằng các sơ đồ  Các ký pháp mô tả sơ đồ: Xử lý: 58  Sơ đồ luồng thông tin (IFD)  Qui tắc: - Xác định các tác nhân trong HT - Xác định các tài liệu trong HT - Các thời điểm di chuyển tài liệu trong HT - Lập bảng sơ đồ  Ví dụ: Mô tả sơ đồ quản lý điểm trong trường - Tác nhân: Sinh viên, giáo viên, phòng đào tạo - Các tài liệu: bài thi, bảng điểm môn học, bảng điểm bình quân - Các thời điểm di chuyển: 59  Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)  Mục tiêu: dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích không quan tâm đến vị trí, thời điểm, đối tượng  Các ký pháp mô tả sơ đồ  Qui tắc vẽ sơ đồ: + Các bước vẽ sơ đồ: Vẽ sơ đồ ngữ cảnh, lần lượt phân rã thành các sơ đồ dữ liệu mức đỉnh, sơ đồ dữ liệu dưới mức đỉnh theo cấu trúc sơ đồ chức năng. 60 + Vẽ sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Để dễ hiểu có thể bỏ qua các kho dữ liệu, các xử lý cập nhật - Xác định chức năng chính của hệ thống. - Xác định các tác nhân ngoài - Mô tả các luồng dữ liệu từ vào ra hệ thống với các tác nhân Giả sử có sơ đồ chức năng hệ thống như mẫu sau. Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh được xây dựng như sau: - Chức năng chính là: HT - Các tác nhân hệ thống: X, Y, Z - Sơ đồ được mô tả: Vẽ sơ đồ mức đỉnh: 61 - Tách chức năng chính của hệ thống thành các chức năng con mức 1. - Xác định luồng dữ liệu giữa các chức năng bộ phận với các tác nhân ngoài. - Xác định luồng dữ liệu nội bộ và kho. Chú ý: khi phân rã phải bảo toàn các luồng dữ liệu và các tác nhân ngoài. Vẽ sơ đồ mức đỉnh: phân rã thành các chức năng A, B, C và thêm kho dữ liệu K. Vẽ sơ đồ dưới mức đỉnh: - Phân rã riêng từng chức năng mức đỉnh thành các sơ đồ dưới mức đỉnh. - Tách các chức năng mức đỉnh thành các chức năng con mức dưới. Làm tương tự như phân rã chức năng mức đỉnh. Chú ý: khi phân rã phải bảo toàn các luồng dữ liệu và các tác nhân ngoài. Vẽ sơ đồ dưới mức đỉnh: Phân rã xử lý A thành các chức năng D, E và thêm kho dữ liệu K1. 62 Vẽ sơ đồ dưới mức đỉnh: tương tự tiến hành phân rã các xử lý B, C thành các chức năng con và thêm các kho dữ liệu. Ghép các sơ đồ dưới mức đỉnh vào sơ đồ mức đỉnh ta có sơ đồ luồng dữ liệu hoàn chỉnh. + Một số qui tắc khi vẽ sơ đồ: - Tên các xử lý là động từ. - Các xử lý phải được mã số. - Xử lý buộc phải thực hiện biến đổi dữ liệu. - Mỗi luồng dữ liệu phải có tên luồng trừ luồng nối xử lý với kho dữ liệu. - Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì tạo nên một luồng duy nhất. - Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt khau. 63 + Một số qui tắc khi vẽ phân rã sơ đồ: - Nên để tối đa 7 xử lý trên một sơ đồ DFD. - Một xử lý mà khi trình bày bằng ngôn ngữ cấu trúc chiếm một trang thì không phân rã tiếp. - Tất cả các xử lý trên một sơ đồ DFD phải cùng một mức phân rã. - Luồng vào của một xử lý mức cao phải là luồng vào của một xử lý con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một xử lý con phải là luồng ra tới đích của một xử lý con mức lớn hơn. d. Ví dụ: vẽ sơ đồ luồng dữ liệu quản lý nhập xuất trong kho hàng.  Sơ đồ ngữ cảnh: 3.4. Thiết kế logic cho hệ thống mới  Mục tiêu: xác định các thành phần logic của hệ thống thông tin mới phải làm để đạt được các mục tiêu đề ra. Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là các cơ sở dữ liệu, các xử lý vào ra.  Các phương pháp TK cơ sở dữ liệu - Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra - Thiết kế CSDL logic bằng phương pháp mô hình hóa 64 A. Thiết