Giáo trình Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án - Lưu Trường Văn

Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 1 KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRUNG TÂM CPA Đại học Mở TP.HCM Tài liệu lưu hành nội bộ Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 2 CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi côngv.v Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêu khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau Quá trình đàm phán bao gồm: • Trình bày lập trường của mỗi bên • Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia • Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mục tiêu và lợi ích của bên mình càng theo mục tiêu và lợi ích của bên kia càng tốt (hiểu theo nghĩa hẹp là nhượng bộ bên kia)
Điều này nói dể nhưng khó làm! Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 3 CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN • Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán không phải là một tiến trình cạnh tranh • Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bị sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì đó. • Các mối quan tâm chung: Đàm phán đỏi hỏi hai bên phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung • Một sự tiến triển của hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng bộ là mất mát. Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 4 Các phương pháp đàm phán Cùng tìm kiếm lợi ích chungUy hiếp bên kiaðề xuất kiến nghịCách làm Trọng điểm đặt ở lợi ích chứ khơng ở lập trường Giữ vững lập trườngDễ thay đổi lập trườngLập trường Sự tín nhiệm khơng liên quan đến đàm phán Khơng tín nhiệm đối tácTín nhiệm đối tác Mức độ tín nhiệm Phân tích cơng việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ Yêu cầu bên kia nhượng bộ Nhượng bộ để tăng tiến quan hệNhượng bộ Giải quyết cơng việc hiệu quả Giành được thắng lợiðạt được thỏa thuậnMục tiêu Người cộng tácðịch thủBè bạnðối tác ðàm phán nguyên tắcðàm phán cứngðàm phán mềmVấn đề Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 5 Các phương pháp đàm phán Khuất phục nguyên tắc chứ khơng khuất phục sức ép Tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ Khuất phục trước sức ép của đối tác Kết quả Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận Thi đua sức mạnh ý chí giữa đơi bên Hết sức tránh tính nĩng nảyBiểu hiện Kiên trì tiêu chuẩn khách quan Kiên trì giữ vững lập trường Kiên trì muốn đạt được thỏa thuận Kiên trì Vạch ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn Tìm ra phương án mà mình chấp thuận Tìm ra phương án đối tác cĩ thể chấp thuận Phương án Cả 2 bên cùng cĩ lợi Chịu thỏa thuận khi đạt được cái muốn cĩ Nhượng bộ để đạt được thỏa thuận ðiều kiện để thỏa thuận ðàm phán nguyên tắcðàm phán cứngðàm phán mềmVấn đề Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 6 Ơng Lê Văn Minh: Tôi chỉ muốn nhận được đúng mức mà tôi có thể được đền bù. Tôi biết rằng có ngôi nhà giống như của tôi, người ta ra giá 300 triệu cộng với thuế trước bạ và chi phí khác giá lên đến 330 triệu. - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Những 330 triệu cơ à, thế là quá nhiều. Ơng Lê Văn Minh: Tôi không muốn đòi 330 triệu, hay 200 triệu hay 400 triệu mà chỉ là một khoản bồi thường xứng đáng thôi. Tôi phải được đền bù số tiền đủ để mua được ngôi nhà như của tôi chứ, các ông có nghĩ thế không?. - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Thôi được, tôi sẽ thanh toán cho ông 300 triệu. Đấy là mức cao nhất đấy. Ơng Lê Văn Minh: Các ông cho số tiền như vậy là thế nào? - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Đấy là mức tiền cao nhất mà ông được lãnh, lãnh hay không là tùy ông. Đó là quyết định của công ty. Ơng Lê Văn Minh: Tôi cũng chẳng biết là 300 triệu là có hợp lý hay không. Nhưng nếu ông không đưa ra các tiêu chuẩn khách quan để giải thích tại sao tôi được lãnh số tiền đó, thì chắc tôi phải đưa vấn đề này hỏi ở toà án. Tại sao chúng ta không xem xét lại vấn đề một lần nữa rồi hãy thương lượng. Tám giờ sáng ngày thứ hai chúng ta lại gặp nhau lần nữa, có tiện cho ông không?. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 7 Thứ hai, hai bên gặp nhau. - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Này ông Minh, chúng tôi có tờ quảng cáo bán ngôi nhà giống như nhà của ông với giá 310 triệu đây. Ơng Lê Văn Minh: Ngôi nhà đó có khoảng sân đằng trước như nhà tôi không? - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Không Ơng Lê Văn Minh: Thế nếu có thêm sân như nhà tôi thì nhà của tôi tăng thêm bao nhiêu?. - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: Để tính xem nào,.... tăng thêm 15 triệu. Ơng Lê Văn Minh: Như vậy, nếu lấy giá 310 triệu làm cơ sở thì nhà tôi sẽ có giá là 325 triệu. Thế nhà đó cách đường lớn bao nhiêu? - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: cách 20m. Ơng Lê Văn Minh: Thế nếu nhà tôi cách đường lớn chỉ 10m thì nhà tôi được bao nhiêu nữa thưa ông? - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: 10 triệu Ơng Lê Văn Minh: Thế tất cả là bao nhiêu thưa ông?. - NHÂN VIÊN CƠNG TY BðS: 335 triệu. Và sau đó ông Lê Văn Minh ra về với số tiền là 335 triệu. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 8 CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN • Xác định các mục tiêu • Xác định cái gì có thể nhượng bộ • Ước lượng các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng buộc • Chuẩn bị một chương trình nghị sự sơ bộ cho cuộc đàm phán • Xác định các giải pháp cho sự lựa chọn Sự thực hành: Giúp nhận dạng những khó khăn mà người đàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹ năng trong thực hành Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 9 CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộc đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau: • Kiên định với mục tiêu đã dự định • Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được. • Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác • Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi của hoàn cảnh. • Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối tác đang đề phòng • Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 10 CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những nhượng bộ không mong đợi Các nội dung chính: • Xác định các nội dung • Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia • Xây dựng một thiện chí • Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt • Tìm kiếm quyền lực cao hơn • Ngắt những phát biểu chệch hướng • Đảm bảo các cam kết Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 11 KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU • Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi cho phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:  Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán giá cả.  Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá. Bạn nên cố ý cho nhà thầu có giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có giá thấp hơn  Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá.  Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà thầu kia sẽ trúng thầu
Chúc bạn thành công Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 12 NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI  Đưa ra đề nghị ban đầu  Những lời hứa  Những lời đe dọa  Những lời khuyên  Những lời cảnh báo  Thưởng và phạt  Những cam kết  Các câu hỏi  Các mệnh lệnh Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 13 NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)  “Chê bai”: Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác  “Giả vờ rút lui”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá cao  “Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần chúng ta muốn rút lui, hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định  “Yêu cầu thêm”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta đãđược thỏa mãn  “Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.  “Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta gần đạt yêu cầu  “Dùng các thông lệ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên là có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 14 NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)  Đưa ra đề nghị ban đầu: Thường các đề nghị này là rất hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong hiện tại  “Chia rẽ đối tác”: Sử dụng khi không thuyết phục được toàn bộ đối tác  “Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng  “Sự đã rồi”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả vời không biết và nhận lỗi  “Đánh trống lãng”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng yếu điểm của ta  “Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề mà chúng ta không tiện trả lời Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 15 NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI  Im lặng  Nhìn chằm chằm vào mặt  Tiếp xúc, va chạm  “Ngôn ngữ cơ thể” Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 16 NHỮNG NGƠN NGỮ CỦA CƠ THỂ 1. Trong vịng một giây mà chớp mắt liên tục thì đây là biểu hiện tinh thần thoải mái, cĩ hứng thú với mọi sự vật, sự việc, cĩ khi lại được hiểu là cảm giác khĩ chịu, sợ sệt, khơng dám nhìn thẳng đối phương; mở to mắt nhìn biểu thị sự thích thú. 2. Mắt nhấp nháy liên tục, thường được hiểu như che giấu một hành động nào đĩ hay tính cách khơng thành thật. 3. Con ngươi mắt biến đổi chứng tỏ rất cĩ ý chí để khống chế mọi việc. Khi con người ở vào trạng thái khẳng định, vui mừng, thích thú thì con ngươi mắt mở to, ánh mắt cĩ thần; khi ở trong trạng thái phủ định, đau khổ, căm ghét thì con ngươi mắt nhỏ lại, ánh mắt khơng được sáng. Thời cổ ngày xưa, thương gia Chu Ngọc rất quan tâm tới vấn đề này, ơng cĩ thể nhìn vào con ngươi mắt của khách mà biết được rằng đối phương cĩ thích hàng hố hay khơng, để từ đĩ định mức giá cả cao thấp. Vì vậy mà cĩ một số người thường đeo một chiếc kính đổi màu để che đi những khuyết điểm của mình. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 17 NHỮNG NGƠN NGỮ CỦA CƠ THỂ 4. Khoanh hai tay trước ngực, hai chân vắt chéo, biểu thị khơng muốn nĩi chuyện với người khác; hơi ngẩng đầu, tay đặt trên ghế hay trên bàn, hai chân để ra trước, hai mắt nhìn đối phương điều này biểu thị cảm giác thích thú được trị chuyện. 5. Lưng thẳng, đằng trước và sau luơn ở trạng thái thẳng, điều này cĩ nghĩa là cảm xúc của người này rất dồi dào, tự tin, năng lực mạnh mẽ. Ngược lại, hai vai trùng xuống, biểu hiện cảm xúc mệt mỏi, thất vọng, bị động, tiêu cực. 6. Khi hút thuốc, thổi khĩi lên trên là biểu hiện sự tích cực, tự tin, đầu ngẩng cao. Khi khĩi thuốc bay xuống dưới, đĩ là biểu hiện của thái độ tiêu cực, kém ý chí, cĩ sự hồi nghi lo lắng. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 18 NHỮNG NGƠN NGỮ CỦA CƠ THỂ 7. Hút thuốc khơng ngừng là biểu hiện nội tâm mâu thuẫn, phức tạp hay nơn nĩng bất an. ðiều này chính là những biểu hiện khơng cĩ ý chí hay tâm lí bất an. 8. ðể thuốc cháy nhưng rất ít hút, là biểu hiện cảm xúc hay suy nghĩ căng thẳng. 9. Chưa hút hết thuốc đã vứt bỏ là biểu hiện muốn kết thúc cuộc nĩi chuyện hoặc hạ quyết tâm. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 19 ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó khăn thực tế o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán và ảnh hưởng của văn hóa o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả nhất Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 20 Nguyên nhân gây ra bế tắc • Chưa hiểu biết lẫn nhau • Cả hai bên cĩ những mục tiêu khác xa nhau • Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ khơng nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại. • Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 21 Xử lý bế tắc • Quay trở lại những thơng tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những lựa chọn bổ sung • Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích • Thơng báo cho phía bên kia về hậu quả nếu khơng đạt được một giải pháp nào cả • Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên cĩ thể thỏa thuận • Nhượng bộ một điểm nào đĩ khơng quan trọng • Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đĩ. ðưa ra yêu cầu nếu cần những thơng tin bổ xung Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 22 Xử lý bế tắc • Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thơng báo cho đối tác biết về việc này • Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngồi hành động như là một người hịa giải, người dàn xếp hay người trọng tài • Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi: – Phía bên kia khơng muốn ký kết thỏa thuận – Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta khơng chấp nhận nổi. – Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta khơng hề dự kiến – Khi cĩ những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đến thỏa thuận khơng cịn cĩ lợi với ta nữa Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 23 Bài tập: ðột phá thế găng • Tình huống mua bán. Công ty cổ phần Bình Minh có kế hoạch xây dựng ở ngoại ô một nhà máy dệt, chọn địa điểm đất thuộc ấp Mỹ Tho sở hữu. Công ty bằng lòng bỏ ra 800 triệu để mua quyền sử dụng, mà ấp Mỹ Tho lại kiên trì đòi 900 triệu. Qua mấy vòng đàm phán, giá công ty Bình Minh ra lên tới 820 triệu, còn giá ấp Mỹ Tho chịu hạ xuống 880 triệu. Hai bên cũng lại không thể nhượng bộ nữa, đàm phán sa vào thế găng. Ấp Mỹ Tho kiên trì lập trường bảo vệ lợi ích cho nông dân, bởi vì nông dân lấy ruộng đất làm gốc, mất đi quyền sử dụng mảnh đất canh tác, họ không có quá nhiều lựa chọn, chỉ muốn bán nhiều tiền hơn một chút để tổ chức một xưởng cơ khí, hay một cơ sở sản xuất gì đó để nông dân có công ăn việc làm. Mà công ty Bình Minh đứng trên lập trường của mình, nhượng bộ đến 820 triệu là cùng, họ muốn trong chuyện mua bán đất, tiết kiệm được một ít tiền, dùng để tuyển mộ thêm công nhân, mở rộng quy mô thương trường. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 24 Bài tập: ðột phá thế găng • Yêu cầu: Bạn hãy phân tích lập trường của hai bên? Lợi ích của hai bên là gì? Bạn hãy đưa ra phương án mà có thể làm cho hai bên hài lòng để đột phá thế găng Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 25 Xin cảm ơn! Chúc các bạn, các anh chị đạt nhiều thành quả tốt trong công tác !