Giáo trình Kiểm toán

công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên và có các hoạt động điều chỉnh nhằm đẩy mạnh hiệu quả hoạt động và tiến hành tiêu chuẩn hoá trên phạm vi toàn công ty. 9. Liên kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh. Chẳng hạn: DN cần biết rõ khi nào và tại sao phải tuyển dụng nhân viên, DN mong đợi gì ở họ, DN sẽ khen thưởng, kỷ luật nhân viên như thế nào để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đánh giá rủi ro ( Risk Assessment ) Tại sao đánh giá rủi ro là 1 thành phần của Hệ thống Kiểm soát nội bộ ? Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những rủi ro đến từ bên trong và bên ngoài trong quá trình hoạt động, không phụ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý của doanh nghiệp. Rủi ro trong công ty có rất nhiều, nhưng các rủi ro này không xảy ra cùng 1 lúc. Trong thời kỳ này xuất hiện những loại rủi ro này, lúc khác lại có những rủi ro khác. Việc đánh giá rủi ro giúp nhà quản lý biết được trong thời kỳ này DN đang có những loại rủi ro nào, từ đó tập trung nguồn lực vào các thủ tục kiểm soát thích hợp để kiểm soát rủi ro. Lưu ý: Việc kiểm soát rủi ro là có chi phí, do đó nhà quản lý phải biết dùng những biện pháp khôn ngoan để kiểm soát rủi ro hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tóm lại: Doanh nghiệp thiết lập Hệ thống Kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa và phát hiện rủi ro. Muốn ngăn ngừa được rủi ro thì phải hiểu cặn kẽ rủi ro đó là gì. Việc đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp nhận diện được được rủi ro, lượng định rủi ro, từ đó đưa ra các cách thức kiểm soát phù hợp. Nếu rủi ro ít ==> thủ tục kiểm soát ít. Nếu rủi ro nhiều ==> thủ tục kiểm soát nhiều. Việc đánh giá rủi ro được thực hiện thường xuyên, liên tục trong doanh nghiệp. Quy trình đánh giá rủi ro được mô tả như sau : Rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch. Không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp. Sự cố, hỏng hóc máy móc thiết bị. Cơ sở hạ tầng không theo kịp sự thay đổi mở rộng sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao. Thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp do công ty mẹ thiếu quan tâm… Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quá trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm hiện hành bị lỗi thời. Các yếu tố cạnh tranh không mong muốn làm thay đổi giá cả và thị phần. Thay đổi về chính trị xã hội... Hoạt động kiểm soát ( control activities ) Là những cách thức, phương pháp để kiểm soát hoạt động hàng ngày của công ty nhằm ngăn ngừa các gian lận và sai sót. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị 3.1. PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM THÍCH HỢP Khái niệm : Là không cho phép một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện toàn bộ một quy trình nghiệp vụ mà phải phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận tham gia. Mục đích : Đeå caùc nhaân vieân kieåm soaùt laãn nhau ; neáu coù caùc sai soùt xaûy ra seõ ñöôïc phaùt hieän nhanh choùng & giaûm cô hoäi cho baát kyø caù nhaân naøo trong quaù trình thöïc hieän nhieäm vuï coù theå gaây ra vaø giaáu dieám nhöõng sai soùt, gian laän cuûa mình. Các chức năng chính trong doanh nghiệp : Chức năng phê chuẩn, Chức năng ghi sổ, Chức năng kiểm soát, Chức năng thực hiện, Chức năng bảo quản tài sản. Việc phaân chia traùch nhieäm thích hợp ñoøi hoûi phaûi taùch bieät caùc chöùc naêng sau: Chöùc naêng baûo quaûn taøi saûn vôùi chöùc naêng keá toaùn Ví dụ: Thủ quỹ Kế toán ==> giảm thiểu rủi ro “ nhân viên tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình ” ==> ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Chöùc naêng pheâ chuaån nghieäp vuï vôùi baûo quaûn taøi saûn Ví dụ: Mua tài sản dùng cho mục đích riêng của cá nhân, mặc dù công ty chưa có nhu cầu mua sắm hoặc nếu cùng 1 người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên vừa là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này. Chöùc naêng thöïc hieän nghieäp vuï vôùi chöùc naêng keá toaùn. Nếu bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Chú ý : Nghiệp vụ ghi nhận bao gồm chức năng chuẩn bị các chứng từ gốc, nhập vào sổ nhật ký và sổ cái, chuẩn bị các báo cáo về hoạt động. Nghiệp vụ bảo quản tài sản như là trực tiếp thu chi tiền, bảo quản hàng tồn kho, kiểm tra séc của khách hàng chuyển qua bưu điện. 3.2. KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN & CÁC NGHIỆP VỤ Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách Chức năng của chứng từ, sổ sách : Ghi nhận nghiệp vụ/sự kiện Kiểm soát, xử lý nghiệp vụ, cung cấp thông tin Yêu cầu của chứng từ: Lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ/sự kiện hoặc càng sớm càng tốt. Thiết kế đầy đủ, đơn giản rõ ràng Đánh số liên tục trước khi sử dụng Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời Yêu cầu của sổ sách: Ghi chép dựa trên chứng từ. Thiết kế đầy đủ, đơn giản rõ ràng. Tham chiếu Dấu vết kiểm toán Chú ý : Khi nhập liệu các tổ chức cần để lại dấu vết kiểm toán trong AIS. Dấu vết kiểm toán giúp các nhà quản lý truy tìm từ việc ghi nhận các nghiệp vụ đến các chứng từ gốc ( hoá đơn ) và đến các khoản mục được trình bày trên báo cáo tài chính. Kiểm toán viên có thể truy tìm lại các nghiệp vụ từ các khoản mục trên báo cáo tài chính truy ngược về các chứng từ có liên quan. Trong quá trình này, các chứng từ được kiểm tra độ chính xác về ghi nhận nghiệp vụ. Các dấu vết kiểm toán có thể được nhóm lại để các nhà quản lý và các kiểm toán biết được việc gì đang xảy ra trong suốt quá trình xử lý nghiệp vụ. Dựa vào các dấu vết kiểm toán, phụ trách bộ phận kế toán phát hiện hay loại trừ các lỗi các nghiệp vụ bất thường. Để thiết lập các dấu vết kiểm toán, một công ty cần xây dựng cẩm nang về chính sách và thủ tục kế toán như sau : Xây dựng sơ đồ hệ thống tài khoản mô tả mục đích sử dụng của từng loại tài khoản trong sổ cái, ghi nợ có các tài khoản kế toán, các nghiệp vụ được xử lý và ghi nhận vào các tài khoản đúng. Hoàn tất việc mô tả các chứng từ sử dụng trong mỗi nghiệp vụ, cũng như các phương pháp chỉnh sửa hay xét duyệt các dữ liệu trên chứng từ. Hoàn tất mô tả quyền và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong thực hiện nghiệp vụ được thể hiện trên chứng từ. Ví dụ: quy định ai là người xét duyệt hạn mức tín dụng cho khách hàng. Dấu vết kiểm toán cho phép các kiểm toán viên bắt đầu với một tổng cân đối trên báo cáo tài chính, và lần từng bước theo các sổ sách kế toán cho từng nghiệp vụ riêng lẻ đã tạo nên cân đối đó. Dấu vết kiểm toán cũng cho phép các kiểm toán viên lần theo các nghiệp vụ riêng lẻ tạo ra số tổng cộng tổng hợp. Ví dụ, các số ghi trên nhật ký, tham chiếu khi chuyển vào sổ cái hay số tài liệu được tính đến trong các báo cáo đã tạo nên dấu vết kiểm toán. Dấu vết kiểm toán rất quan trọng vì chúng cho phép kiểm toán viên đánh giá tính chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính, và tìm ra các nguồn gốc sai sót trên các báo cáo tổng hợp. Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Cần đảm bảo là tất cả cả nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi 1 nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. ( Xem Giáo trình Kiểm toán trang 88 : phê chuẩn chung & phê chuẩn cụ thể ) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Kiểm soát chung đối với toàn bộ hệ thống ==> Kiểm soát đối với từng ứng dụng ==> KIỂM SOÁT VẬT CHẤT Một trong những hoạt động kiểm soát sống còn của hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi công ty là các hoạt động bảo vệ tài sản vật chất. Một khi tài sản của đơn vị được đặt ở những vị trí xác định thì khả năng hư hỏng hay mất mát sẽ giảm. Kiểm soát vật chất ñöôïc thöïc hieän cho soå saùch vaø nhöõng taøi saûn khaùc, keå caû nhöõng chöùng töø ñaõ ñöôïc ñaùnh soá tröôùc nhöng chöa phaùt haønh, cuõng nhö nhöõng soå saùch khaùc ( soå nhaät kyù, soå caùi...) đồng thời haïn cheá sự tieáp caän vôùi caùc chöông trình tin hoïc vaø nhöõng hoà sô döõ lieäu... Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Ví dụ 1: Thủ tục kiểm soát áp dụng cho hàng tồn kho là bảo quản hàng ở một vị trí trong kho và chỉ cho phép thủ kho có quyền tiếp cận và bảo quản tài sản trong kho ==> ngăn chặn những người khác vào kho để hạn chế mất cắp hay gây thiệt hại. Ví dụ 2: Khi công ty đặt mua hàng thì thủ tục kiểm soát được tiến hành đó là yêu cầu được chuyển chở thẳng vào kho công ty. Khi nhận được thông báo gửi hàng thì thủ kho phải chuẩn bị lập ngay phiếu nhập kho. Trong phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày nhận hàng, tên nhà cung cấp, ai là người vận chuyển, phiếu đặt hàng số và số lượng thực nhận. Trên phiếu nhập kho phải có chỗ cho người thủ kho ký tên, người kiểm hàng và người giao hàng ký nhận. KIỂM TRA ĐỘC LẬP VIỆC THỰC HIỆN HTKSNB như 1 tấm lưới đôi, tấm lưới đầu tiên có tác dụng ngăn ngừa gian lận & sai sót, tấm lưới thứ hai sẽ phát hiện các gian lận & sai sót. Để phát hiện được các sai phạm, cần có các thủ tục kiểm tra, kiểm soát độc lập. Sự hữu hiệu của hoạt động kiểm tra sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào. PHÂN TÍCH RÀ SOÁT HAY SOÁT XÉT LẠI VIỆC THỰC HIỆN Mục đích Phát hiện các biến động bất thường, xác định nguyên nhân & xử lý kịp thời Phương pháp So saùnh vôùi soá lieäu keá hoaïch, döï toaùn, soá lieäu ôû kyø tröôùc & nhöõng döõ lieäu khaùc coù lieân quan ( thoâng tin phi taøi chính ). Xem xeùt laïi 1 caùch toång theå ñeå ñaùnh giaù quaù trình thöïc hieän. Ý nghĩa Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch hay có những điều chỉnh thích hợp. Ví dụ Việc tính toán số vòng quay hàng tồn kho và so sánh với kỳ trước có thể giúp cho người quản lý sớm phát hiện tình trạng ứ đọng HTK. 4. Thông tin và truyền thông ( information and communication ) Đây laø ñieàu kieän không thể thiếu cho việc thieát laäp, duy trì vaø naâng cao naêng löïc kieåm soaùt trong ñôn vò thông qua việc hình thành các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, trong ñoù AIS coù moät vai troø quan troïng. Thông tin liên quan đến cách thức ghi nhận, xử lý, tổng hợp, báo cáo các nghiệp vụ kinh tế trong công ty. Truyền thông là việc thông tin cho người lao động biết về vai trò và trách nhiệm của họ đối với tổ chức. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau: Phải làm cho tất cả các nhân viên hiểu được vai trò của họ trong tổ chức và làm thế nào để phối hợp với những người khác trong xử lý công việc. Duy trì một mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, giữa nhân viên với nhà quản lý để tạo được sự tin cậy trong môi trường làm việc. Khi có những vấn đề xảy ra thì tất cả các nhân viên ở mọi cấp cùng tìm ra và giải quyết vấn đề 1 cách hiệu quả. Những tình huống bất thường phải báo ngay cho cấp trên. Các thông tin từ bên ngoài ( khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng ... ) phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài ( Nhà nước, cổ đông...) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Các mục tiêu chủ yếu mà Hệ thống thông tin Kế toán tài chính phải đạt được : Xaùc ñònh vaø ghi cheùp taát caû caùc nghieäp vuï coù thaät. Dieãn giaûi nghieäp vuï moät caùch chi tieát, ñaày ñuû ñeå cho pheùp phaân loaïi ñuùng ñaén caùc nghieäp vuï. Ño löôøng giaù trò cuûa caùc nghieäp vuï ñeå ghi cheùp ñuùng giaù trò cuûa chuùng. Xaùc ñònh ñuùng kyø haïn cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá ñaõ xaûy ra ñeå ghi cheùp ñuùng kyø. Trình baøy ñuùng ñaén caùc nghieäp vuï & coâng boá coù lieân quan treân BCTC. Ñeå ñaït caùc ñieàu treân, caàn phaûi chuù yù ñeán hai boä phaän quan troïng trong heä thoáng keá toaùn ñoù laø chöùng töø vaø soå saùch keá toaùn. Ngoaøi ra cần lưu ý về phöông phaùp ghi cheùp vaøo soå saùch, sô ñoà haïch toaùn vaø soå tay höôùng daãn veà caùc chính saùch vaø thuû tuïc keá toaùn. Giám sát ( Monitoring ) Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi nhà quản lý đưa ra những quy định, chính sách nhưng liệu các thủ tục kiểm soát này ( bao gồm cả thủ tục kiểm tra độc lập việc thực hiện ) có được thực thi đầy đủ và nghiêm túc không, các nhân viên có thông đồng với nhau hay không ? Do đó cần 1 bộ phận kiểm tra độc lập rà soát lại một lần nữa. Đây là thể thức kiểm soát cuối cùng. Giám sát không nhất thiết là nhà quản lý phải tới dòm ngó nhân viên, mà thông qua 2 cách giám sát sau đây: Giám sát định kỳ : thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. Nếu doanh nghiệp không thể tiến hành kiểm toán thì chỉ cần người đi giám sát độc lập với người thực hiện là được. Tuy nhiên, giám sát định kỳ thì có thể đã muộn, do đó DN thực hiện thêm giám sát thường xuyên. Giám sát thường xuyên : diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hàng ngày và phát hiện các biến động bất thường. Các nhân viên trong DN là những người giám sát lẫn nhau. KIỂM TOÁN NỘI BỘ Trên thế giới, kiểm toán nội bộ đã ra đời từ lâu nhưng chỉ phát triển từ sau vụ gian lận tài chính ở công ty Worldcom và Enron ( Mỹ ) những năm 2000-2001. Luật Luật Sarbanes – Oxley quy định các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo về hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty. Khái niệm Theo IIA ( tổ chức nghề nghiệp dành cho kiểm toán viên nội bộ thành lập năm 1941 có trụ sở chính tại Hoà Kỳ và hơn 122.000 hội viên trên toàn cầu ): “ Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làm tăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó. Giúp tổ chức đạt được các mục tiêu bằng việc đánh giá và cải tiến một cách hệ thống và chuẩn tắc tính hiệu lực của quy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro ”. Vai trò Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một doanh nghiệp có kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng thêm niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị. Các thống kê trên thế giới cho thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cao hơn so với những doanh nghiệp không có phòng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, có một thực tế là không phải doanh nghiệp nào cũng thấy hết được lợi ích trên và có biện pháp để thực hiện. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng và đã không cân bằng được ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát. Kết quả là tam giác ba mục tiêu này không thực sự mở rộng ở cả ba góc trong quá trình tăng trưởng một cách đồng bộ. Thay vào đó là bị co méo ở hai góc kia, tăng trưởng tuy có đạt, nhưng hiệu quả và kiểm soát lại giảm sút hoặc không ngang tầm với sự tăng trưởng. Hoạt động của kiểm toán nội bộ Trong khi hoạt động của kiểm toán độc lập giới hạn ở việc kiểm tra báo cáo tài chính ( mức độ trung thực và hợp lý ), hoạt động của kiểm toán nội bộ không bị giới hạn ở bất kỳ phạm vi nào trong công ty, từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến quản lý tài chính, nhân sự hay công nghệ thông tin. Mục đích của kiểm toán nội bộ là phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, chứ không phải cho đối tác bên ngoài. Các hoạt động chính của Kiểm toán nội bộ Tư vấn kiểm soát và kiểm toán cho giám đốc điều hành và các giám đốc chức năng trong doanh nghiệp doanh nghiệp. Giám sát tiến trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ và nhận dạng mọi cơ hội cải tiến hệ thống này. Đánh giá nguồn lực doanh nghiệp để sử dụng phù hợp tránh lãng phí, thất thoát. Làm việc với kiểm toán độc lập của doanh nghiệp về những vấn đề liên quan. Đề xuất chính sách bảo vệ tài sản và quản lý rủi ro. Kiểm toán tuân thủ pháp luật, nội quy và chính sách điều hành. Góp phần đảm bảo hoạt động doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, phù hợp với đạo đức kinh doanh. Đảm bảo các chức năng của doanh nghiệp được thực hiện nghiêm chỉnh, vận hành hợp lý. Thực hiện một phần chức năng kiểm soát tài chính. Kiểm tra chất lượng thông tin, báo cáo kế toán. Rà soát tính trung thực và hợp lý của BCTC. 4. Nội dung chi tiết của kiểm toán nội bộ Kiểm toán hoạt động Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực ( nhân lực, vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền vốn, lợi thế kinh doanh... ) của doanh nghiệp. Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo toàn và phát triển vốn. Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm toán tính tuân thủ Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán; chế độ quản lý của Nhà nước và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị, của ban giám đốc. Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộ cũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tải khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đến lưu trữ tài liệu kế toán... Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy của báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị trước khi giám đốc ký duyệt và công bố. Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, kế toán quản trị; đưa ra các kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. HẠN CHẾ VỐN CÓ (HẠN CHẾ TIỀM TÀNG – POTENTIAL LIMITATIONS) CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ( Đoạn 18 VSA 400 ) Phaàn lôùn caùc thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä thöôøng ñöôïc thieát laäp cho caùc nghieäp vuï thöôøng xuyeân, laëp ñi, laëp laïi, hôn laø caùc nghieäp vuï khoâng thöôøng xuyeân. Ví dụ: nghiệp vụ mua sắm mới TSCĐ tuy diễn ra không thường xuyên, nhưng được kiểm soát chặt chẽ ( vì giá trị lớn ). Nhưng nghiệp vụ thanh lý TSCĐ ít xảy ra, giá trị không lớn nên công ty giao cho 1 bộ phận làm hết những vấn đề liên quan ( thông báo thanh lý, đấu thầu, lập hóa đơn thu tiền ... ) dẫn đến bộ phận này thông đồng với nhà thầu để hưởng lợi. Nhà quản lý cũng cân nhắc giữa lợi ích và chi phí thực hiện Hệ thống Kiểm soát nội bộ ( Yeâu caàu thoâng thöôøng laø chi phí cho heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng ñöôïc vöôït quaù nhöõng lôïi ích maø heä thoáng ñoù mang laïi ). Nếu chi phí thực hiện quá lớn thì có thể Ban Giám đốc không thực hiện dự án. Sai soùt bôûi con ngöôøi thieáu chuù yù, ñaõng trí khi thöïc hieän chöùc naêng, nhieäm vuï, hoaëc do khoâng hieåu roõ yeâu caàu coâng vieäc. Khaû naêng HTKSNB khoâng phaùt hieän ñöôïc söï thoâng ñoàng cuûa thaønh vieân trong Ban quaûn lyù hoaëc nhaân vieân vôùi nhöõng ngöôøi trong hay ngoaøi ñôn vò. Khaû naêng ngöôøi chòu traùch nhieäm thöïc hieän thuû tuïc kieåm soaùt noäi boä laïm duïng ñaëc quyeàn cuûa mình. Do thay ñoåi cô cheá vaø yeâu caàu quaûn lyù laøm cho caùc thuû tuïc kieåm soaùt bò laïc haäu hoaëc bò vi phaïm. Hệ thống Kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo chắc chắn để đạt được mục tiêu mà chỉ ĐẢM BẢO HỢP LÝ đạt được mục tiêu. TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tìm hiểu về HTKSNB của công ty có hoạt động hiệu quả, có thể ngăn ngừa các sai lệch trọng yếu không. Lập hồ sơ kiểm toán Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Thiết kế những thử nghiệm cơ bản dự kiến Có thể hạ thấp rủi ro kiểm soát trong thực tế ? Không ( a ) Có cân đối giữa chi phí & lợi ích không ? Không ( b ) Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát Có ( c ) Trên cơ sở kết quả của TNKS, đánh giá lại RRKS RRKS được đánh giá có giống như dự kiến? Thay đổi thử nghiệm cơ bản đã dự kiến Không Việc đánh giá RRKS đối với từng cơ sở dẫn liệu đều phải được ghi vào hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho kết luận => Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Diễn giải Sau khi tìm hiểu Hệ thống Kiểm soát nội bộ & lập Hồ sơ kiểm toán, Kiểm toán viên đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản cần thiết. “ Ruûi ro kieåm soaùt ” : ruûi ro xaûy ra sai soùt troïng yeáu trong töøng nghieäp vuï, töøng khoaûn muïc trong baùo caùo taøi chính khi tính rieâng reõ hoaëc tính goäp maø heä thoáng keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä khoâng ngaên ngöøa heát hoaëc khoâng phaùt hieän vaø söûa chöõa kòp thôøi. “ Thử nghiệm cơ bản ” : là việc kiểm tra số liệu trên BCTC Gửi thư xác nhận tiền gửi bank Thu thập, chứng kiến kiểm kê tiền mặt .... Thử nghiệm phân tích: so sánh các thông tin tài chính, chỉ số để phát hiện và nghiên cứu những trường hợp bất thường. Thử nghiệm chi tiết: kiểm tra trực tiếp các nghiệp vụ và số dư. ( a ) Nếu rủi ro kiểm soát cao thì thay đổi các thử nghiệm cơ bản theo hướng nhiều hơn rồi sau đó thực hiện ngay các thử nghiệm cơ bản ( không cần phải thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát ) . ( b ) Nếu rủi ro kiểm soát thấp, nhưng chi phí thực hiện > lợi ích thì thay đổi các thử nghiệm cơ bản sao cho cân đối giữa chi phí và lợi ích. ( c ) Nếu rủi ro kiểm soát thấp và lợi ích mang lại > chi phí thực hiện thì Kiểm toán viên thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát theo quy định tại đoạn 33, 36 VSA 400. Trên cơ sở kết quả của thử nghiệm kiểm soát, đánh giá lại rủi ro kiểm soát. Nếu RRKS như nhận định ban đầu => thực hiện thử nghiệm cơ bản như dự kiến. Nếu RRKS cao hơn nhận định ban đầu => thực hiện TNCB nhiều hơn dự kiến. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ Các hoạt động độc lập ngoài quy trình để kiểm tra lại cơ chế kiểm tra nội bộ CƠ CHẾ KIỂM TRA NỘI BỘ Các thủ tục kiểm tra cài đặt bên trong quy trình PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ Vị trí : Trực thuộc Tổng Giám đốc Trực thuộc Hội đồng Quản trị ==> cấp cao hơn Kiểm soát nội bộ Chức năng : Kiểm tra tính tuân thủ của các quy trình, hoạt động ( là 1 cánh tay đắc lực của Tổng Giám đốc ) Kiểm tra tính tuân thủ của các quy trình, hoạt động. Kiểm toán việc áp dụng các chính sách đó có hiệu quả hay không. Định hướng tương lai ( tư vấn các biện pháp để hạn chế rủi ro ) . Công việc : Kiểm tra hồ sơ là chủ yếu vì hồ sơ là dấu vết của công việc đã thực hiện. Kiểm tra hồ sơ có sai sót không. Đánh giá trong quy trình thực hiện còn tồn tại những rủi ro nào ? Tại sao có quy trình mà vẫn có rủi ro. Yêu cầu nhân sự: Muốn kiểm tra tính tuân thủ của các quy trình, hoạt động thì người thực hiện phải hiểu thấu đáo các quy định để đánh giá cách làm sai chỗ nào, hậu quả là gì. Có thể thao tác nghiệp vụ không bằng nhân viên tác nghiệp, nhưng Kiểm soát viên nội bộ phải nắm về quy trình, quy định, chính sách nhiều hơn nhân viên tác nghiệp. Kiểm soát viên nội bộ là một trong những nhân tố trợ giúp Tổng Giám đốc xây dựng quy trình hoạt động. Công việc chính của KTV nội bộ là nhận diện, đánh giá rủi ro và tư vấn quản lý. KTV nội bộ không tham gia vào quá trình xây dựng nên các chu trình hoạt động ( trong các đề án xây dựng quy trình hoạt động không bao giờ có chữ ký của KTV nội bộ ). Họ chỉ tư vấn cho Ban Giám đốc để cải tiến, hoàn thiện quy trình hoạt động. ==> Sự đóng góp của Kiểm toán nội bộ vào ngân hàng cao hơn nhiều so với Kiểm soát nội bộ, do đó Kiểm toán viên nội bộ phải là người rất giỏi. Tại sao đã có Kiểm soát nội bộ lại cần phải có thêm Kiểm toán nội bộ ? Kiểm soát nội bộ chỉ làm công tác điều tra những việc đã xảy ra trong quá khứ và dừng lại ở hiện tại => do đó chỉ biết được thực trạng, không thấy được nguyên nhân, từ đó không đề xuất được các biện pháp hữu hiệu ngăn ngừa rủi ro xảy ra trong tương lai. Kiểm soát nội bộ chỉ dừng lại ở mức khắc phục những gì đã xảy ra. KTV nội bộ là người độc lập với quy trình hoạt động nên sẽ có những đánh giá khách quan, trung thực hơn. Khi kiến hành kiểm toán trên tất cả các mặt hoạt động của doanh nghiệp, KTV nội bộ không chỉ kiểm tra tính tuân thủ mà còn tư vấn cho ban lãnh đạo trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động hoặc đầu tư vào 1 lĩnh vực nào đó. Các nguyên tắc cơ bản của Kiểm toán nội bộ để kiểm