Giáo trình Kỹ năng biện hộ

hiều phương pháp sao cho thông điệp đến người nghe tốt nhất (kể chuyện, thảo luận nhóm, chiếu phim) T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 15 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI - Nên chọn hình ảnh trực quan gây tác động mạnh đến người xem - Đưa những thông tin người thật việc thật, có chứng cứ. - Đảm bảo là người nghe/nhìn có thể thấy và đọc được từ các dụng cụ trực quan.  Bước 4: Mở đầu và kết thúc - Phần mở đầu và kết thúc cần:  Gây ấn tượng về chủ đề biện hộ  Có trọng điểm  Làm nổi bật mục đích của buổi trình bày  Giới thiệu các mục tiêu của bài trình bày  Phần kết thúc nêu rõ những gì cần đạt được, tạo nên sự đồng thuận gì, những gì cần thay đổi, và chương trình hành động nào sẽ diễn ra. - Cần viết phần mở đầu và kết thúc thật rõ ràng lên giấy để đề phòng trường hợp quên do mất bình tĩnh.  Bước 5: Trình bày - Hãy ngắn gọn:  Hạn chế thời gian nói từ 10 - 15 phút, sau đó chuyển sang phương pháp khác.  Chỉ chọn những ý quan trọng để trình bày. - Hãy chuẩn bị kỹ  Đến sớm, xem lại tiến trình, các bước.  Tiếp xúc với các đối tác, thăm dò, làm quen, tìm sự ủng hộ  Kiểm tra toàn bộ phương tiện, tài liệu trước khi trình bày - Sử dụng đôi mắt  Hãy nhìn vào người nghe chứ đừng nhìn vào tài liệu của bạn  Giao tiếp bằng mắt với người tham dự, đối tác; hãy để mắt bạn nhìn khắp phòng họp.  Quan sát người nghe để đánh giá họ hiểu đến đâu và có chú ý nghe hay không. - Sử dụng giọng nói  Hãy nói rõ ràng  Sử dụng nhiều ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính  Sử dụng âm lượng trung bình: không nói quá to mà cũng đừng nói quá nhỏ  Dừng lại một chút sau các điểm quan trọng để người nghe có thời gian hiểu được ý bạn vừa trình bày - Sử dụng ngôn ngữ cơ thể  Hãy mỉm cười, điều này sẽ giúp bạn và đối tác của bạn cảm thấy thoải mái  Cẩn trọng với ngôn ngữ, cử chỉ của bạn, tránh gây ra những cử động làm mất tập trung.  Không nên đứng sau bàn hoặc một vật cản nào đó, hãy thể hiện sự cởi mở của bạn.  Không đứng yên một chỗ nhưng cũng không nên rảo bước khắp phòng. - Để người nghe tham gia T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 16 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI  Khích lệ sự quan tâm thích thú của người nghe, thu hút sự tập trung của người nghe.  Sử dụng các câu chuyện hoặc các ví dụ liên quan đến cuộc sống của người nghe; hãy sử dụng khiếu hài hước của bạn.  Đưa ra câu hỏi và lắng nghe các câu trả lời. - Khắc phục sự mất bình tĩnh  Chuẩn bị kỹ lưỡng, điều này sẽ làm tăng sự tự tin  Hãy ngồi một mình trong vài phút trước khi bắt đầu phần trình bày  Trong khi trình bày hãy nhìn tờ nhắc (nhìn nhanh không cắm cúi đọc). 3. Kỹ năng quan sát Quan sát là một kỹ năng rất quan trọng trong giao tiếp và thu thập thông tin. Một số nhà nghiên cứu đã kết luận rằng có đến 2/3 lượng thông tin được thu nhận thông qua đôi mắt. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả của công tác biện hộ cho thân chủ, người làm công tác biện hộ rất cần rèn luyện kỹ năng quan sát. a) Quan sát những gì? - Người biện hộ tốt cần có những kỹ năng quan sát con người, sự vật, sự việc, môi trường và có những giao tiếp không lời với cộng đồng. Khi biện hộ người biện hộ cần quan sát để biết những người tham gia phản ứng như thế nào với nội dung mà mình đang biện hộ và mối quan hệ giữa họ như thế nào. Dựa vào những thông tin này người tham gia truyền thông có thể quyết định khi nào cần phải thay đổi, can thiệp những gì trong buổi biện hộ hay vận động để những người tham gia tiếp thu được nhiều thông tin nhất. - Người biện hộ còn cần thực hiện những cuộc nghiên cứu, khảo sát, đi thực địa thu thập dữ liệu có liên quan để làm chứng cứ biện hộ cho thân chủ. Vì thế người biện hộ không chỉ biết quan sát mà còn biết lập kế hoạch quan sát, sử dụng các công cụ quan sát để ghi lại và lưu trữ những nội dung đã quan sát. - Trong một cuộc họp hay một buổi trình bày về những nội dung liên quan đến biện hộ thân chủ, người biện hộ cần quan sát các bên tham gia với các yếu tố sau đây:  Khi người tham gia có hứng thú, có nhận thức tốt và nắm bắt được các vấn đề truyền thông họ thường có biểu hiện sau: tham gia phát biểu ý kiến tích cực, hiệu quả, hiểu rõ các vấn đề, và có khả năng rút ra các kết luận chính của vấn đề.  Khi người tham gia không hiểu, không hứng thú, họ thường có những biểu hiện sau: ngồi im, tham gia các ý kiến không trọng tâm và kém hiệu quả.  Mối quan hệ tốt biểu hiện như: những người tham gia thường xuyên nói chuyện, trao đổi trước và sau giờ tập trung, giải thích cho nhau những vấn đề chưa rõ.  Mối quan hệ, sự tin tưởng của người tham gia và người biện hộ thể hiện qua các dấu hiệu như: sẵn sàng trả lời, trao đổi với các ý kiến tham gia của cộng đồng, mạnh dạn đưa ra các câu hỏi có liên quan đến chủ đề truyền thông của cộng đồng.  Cá tính của các đối tượng, những người tham gia có thể được xếp thành hai loại: (1) Thích được thể hiện mình trước đám đông; (2) Rụt rè, e ngại.  Môi trường vật chất ở nơi tổ chức truyền thông như: không gian, ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, cách kê bàn ghế v.v. Người biện hộ cần có T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 17 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI những đáp ứng kịp thời khi quan sát thấy những biểu hiện không có lợi cho một cuộc họp về vấn đề của thân chủ hay của cộng đồng, một buổi truyền thông vận động. Quan sát một cuộc khảo sát thu thập chứng cứ cần có một kế hoạch hẳn hoi. Người biện hộ cần xác định mục tiêu khảo sát để từ đó đưa ra những nội dung cụ thể: Quan sát những ai? Quan sát những khía cạnh gì? Ở đâu? Lúc nào? Những phương tiện hỗ trợ cần thiết? b) Những việc nên làm và không nên làm khi quan sát - Nên làm: Chú ý các biểu hiện của mỗi người tham gia; phân loại biểu hiện/hành vi của người tham gia; phân tích nhanh ý nghĩa, nguyên nhân của từng hành vi; chọn cách ứng xử và thời điểm can thiệp phù hợp. - Không nên làm: Vội vàng giải thích những gì mình vừa nhìn thấy, áp đặt suy nghĩ của mình, can thiệp khi chưa đủ thông tin, chưa rõ nguyên nhân. Khi quan sát thấy những biểu hiện không mong muốn trong truyền thông, người biện hộ có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để điều chỉnh. Điều quan trọng là cần kết hợp kỹ năng quan sát với những kỹ năng khác nhau như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đặt câu hỏi. 4. Kỹ năng thương lượng Thương lượng là một hoạt động cơ bản của con người. Trong cuộc sống thương lượng hiện diện ở mọi lúc mọi nơi. Chúng ta luôn tiến hành thương lượng ngay cả khi chúng ta không biết mình đang thực hiện hoạt động này. Có thể hiểu thương lượng là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng để đi đến một thoả thuận thống nhất. - Chuẩn bị thương lượng: Những thông tin có được trước khi tiến hành thương lượng và ngay trong khi thương lượng sẽ quyết định sự thành công của chúng ta. Do vậy việc chuẩn bị những thông tin có độ tin cậy cao, cùng với việc biết tự đánh giá bản thân sẽ giúp chúng ta có được kết quả tốt trong quá trình thương lượng. Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, điều cần thực hiện trước tiên là phải nhận thức đúng điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, ngoài ra, phải biết áp dụng những biện pháp cần thiết nhằm chuẩn bị sự tự tin về tâm lý, tư thế sẵn sàng trước cuộc thương lượng. Đó là những tố chất mà nhà thương lượng cần phải có, cụ thể là kỹ năng quan sát, sự tự tin, khả năng khống chế cảm xúc, khả năng suy đoán, kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ (năng lực ứng biến). - Tiến hành thương lượng: Cần xây dựng lòng tin: trong quá trình thương lượng, giao lưu tốt sẽ có lợi cho việc tạo nên bầu không khí thương lượng tốt đẹp; Đưa ra lời đề nghị vào thời điểm thích hợp; Củng cố lập trường. Mục đích của thương lượng là đi đến thỏa thuận, quá trình thương lượng gần đến thỏa thuận thì người thương lượng phải tinh tế, tập trung cao, vận dụng các kỹ năng thích hợp để hướng đến sự thỏa thuận tốt đẹp. Trong suốt qua trình thương lượng cần chú ý:  Xây dựng bầu khí ôn hòa, phải thật sự bình tĩnh, tránh những cơn xúc động, đừng tỏ ra mình là người thông minh vượt trội.  Chú ý lắng nghe đối tác trình bày, không được ngắt lời, không nên vội vàng trả lời.  Thường xuyên đặt câu hỏi. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 18 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI  Tóm tắt các ý kiến của đối tác để kiểm tra đã hiểu đúng những gì họ muốn hay chưa.  Trình bày các ý kiến một cách tự tin, thoải mái và lưu loát, có sức thuyết phục cao.  Sử dụng óc hài hước đúng lúc.  Sau thương lượng: Sau mỗi cuộc thương lượng hãy dành thời gian để suy nghĩ những việc đã làm, cụ thể, hãy trả lời những câu hỏi:  Chúng ta đã làm được gì?  Những việc đó mang lại kết quả như thế nào?  Những gì chúng ta chưa làm được?  Nếu được làm lại, chúng ta sẽ thay đổi điều gì? Như vậy, để trở thành nhà thương lượng giỏi, chúng ta hãy kiên trì rèn luyện, hãy bắt đầu từ những điều nhỏ, thử nghiệm dần dần và chuẩn bị tốt các kỹ năng. Tóm tắt ý chính: Bài “Các kỹ năng cần thiết trong biện hộ” đã đề cập đến: - Các định nghĩa về kỹ năng: nhằm giúp người học hiểu chính xác ý nghĩa của từ kỹ năng. - Phần giới thiệu về các kỹ năng trong biện hộ nhằm trang bị hoặc tăng cường các kỹ năng, đưa ra những hướng dẫn cần thiết cho người làm công tác biện hộ. - Một số kỹ năng được nêu ra trong bài này bao gồm:  Kỹ năng giao tiếp (kỹ năng viết, kỹ năng lắng nghe);  Kỹ năng trình bày  Kỹ năng quan sát  Kỹ năng thương lương lượng T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 19 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI PHỤ LỤC Trắc nghiệm: Kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống 1) Khi trò chuyện với một người nào đó: a) Bạn thường là người nói nhiều nhất. b) Bạn thường để người khác nói nhiều hơn. c) Cố gắng cân bằng trong suốt cuộc đối thoại. 2) Khi bạn gặp một người lần đầu, bạn sẽ: a) Đợi người khác giới thiệu. b) Bạn sẽ mỉm cười, tự giới thiệu và chủ động bắt tay. c) Vui mừng và ôm chặt người đó. 3) Trong suốt câu chuyện bạn: a) Liên tục gật đầu. b) Gật đầu ở những thời điểm thích hợp c) Giữ yên đầu. 4) Bạn có khuynh hướng: a) Nghiêm trang và không mỉm cười trong suốt cuộc trò chuyện. b) Luôn cười lúc trò chuyện. c) Cười đúng lúc trong cuộc trò chuyện. 5) Để kết thúc một cuộc trò chuyện: a) Bạn kết thúc những vấn đề trên với một phát biểu đóng. b) Bạn bắt đầu trông thiếu kiên nhẫn và hy vọng người đó sẽ gợi ý. c) Bạn thường bỏ đi. 6) Khi bạn nhận được ý kiến phản đối từ người khác, bạn sẽ: a) Quan tâm đến những gì họ nói và xin lời khuyên từ họ. b) Tập trung vào những điều bạn không thích ở họ. c) Đơn giản bạn chỉ nói với họ rằng bạn đã làm đúng. 7) Khi người khác nói với bạn về những điều bất hạnh hoặc những kinh nghiệm buồn, bạn sẽ: a) Không bình luận thêm gì về điều đó. b) Cố gắng thay đổi chủ đề cuộc nói chuyện. c) Cố gắng cảm thông với cảm giác của người đó và chứng tỏ rằng họ đã quá nhạy cảm với mọi tình huống. 8) Cách tốt nhất để kiểm tra xem thông tin có được người nghe hiểu đúng nghĩa không là? a) Quan sát ngôn ngữ cơ thể của người nghe. b) Đặt các câu hỏi mở cho người nghe. c) Hỏi người nghe xem họ có hiểu bạn không. T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 20 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI 9) Khi nào thì giao tiếp bằng văn bản phù hợp hơn giao tiếp trực tiếp? a) Khi bạn muốn đưa ra nhiều câu hỏi. b) Khi bạn muốn nhanh chóng nhận được ý kiến trả lời về một vấn đề. c) Khi bạn muốn trình bày một ý tưởng phức tạp. 10) Hành động ngồi ngả người về phía trước ám chỉ điều gì khi giao tiếp? a) Người đó đang có thái độ hạ mình hoặc thái độ hách dịch. b) Người đó rất tự tin. c) Người đó đang rất hứng thú và sẵn sàng hồi đáp. 11) Theo bạn để truyền tải một thông điệp khi giao tiếp trực tiếp hiệu quả, kênh nào sau đây chiếm vai trò quan trọng nhất. a) Nội dung thông điệp. b) Giọng nói. c) Hình ảnh và cử chỉ. 12) Bạn hãy cho biết những định nghĩa nào sau đây mô tả chính xác nhất bản chất của giao tiếp. a) Giao tiếp chỉ mang tính chất thời điểm khi những đối tượng giao tiếp tiếp xúc cùng nhau. b) Giao tiếp là quá trình truyền tải thông điệp một cách chính xác từ người nói đến người nghe. c) Giao tiếp là một quá trình truyền tải, chia sẻ thông điệp từ người nói đến người nghe nhằm đảm bảo thông điệp được truyền đi một cách chuẩn xác nhất, tránh gây hiểu nhầm. 13) Lắng nghe và nghe là hai khái niệm giống nhau. a) Đúng b) Sai 14) Trong quá trình giao tiếp, bạn có bao nhiêu thời gian để gây ấn tượng tốt cho người khác? a) 20 giây. b) 5 phút. c) 1 phút. 15) Khi giao tiếp xã giao với phụ nữ, theo bạn ai sẽ là người chủ động được quyền bắt tay người kia? a) Bạn. b) Phụ nữ. 16) Theo bạn kỹ năng giao tiếp tốt sẽ quyết định bao nhiêu sự thành công của bạn trong công việc và cuộc sống? a) 20% b) 50% c) 80% T[Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 21 Tài liệu phát - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI 17) Cách tư duy nào sau đây sẽ luôn giúp bạn thành công hơn trong quá trình giao tiếp? a) Hãy đơn giản hóa vấn đề. b) Xem người khác sai gì để mình trách. c) Luôn xem mình có thể học được gì từ người khác và mình sẽ giao tiếp như thế nào để tốt hơn. 18) Ba bí quyết nào sau đây sẽ luôn giúp bạn thành công, luôn được những người khác yêu mến trong cuộc sống và công việc? a) Góp ý thẳng thắn, lắng nghe và tôn trọng. b) Luôn tươi cười, học cách khen ngợi và lắng nghe. c) Đặt câu hỏi, giúp đỡ nhiệt tình và phê bình khi có sai sót. 19) Khi bạn giao tiếp, ấn tượng đầu tiên bạn ghi điểm là yếu tố nào? a) Dáng điệu, cử chỉ và trang phục. b) Cách nói chuyện hài hước. c) Cách mở đầu câu chuyện của bạn. 20) Giao tiếp không hiệu quả sẽ dẫn đến hậu quả chính nào? a) Xảy ra hiểu nhầm. b) Mọi người không lắng nghe nhau. c) Mọi người không làm theo bạn. [Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 22 Giáo án - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI PHỤ LỤC QUY TRÌNH THỰC HIỆN VẬN ĐỘNG CHÍNH SÁCH CÔNG Vận động chính sách công cần thực hiện theo quy trình và các bước cụ thể sau: 1. Xác định cơ quan liên quan: cần xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm xây dựng chính sách hay soạn thảo luật, hướng dẫn thực thi, và đảm bảo thi hành luật, chính sách. Điều này giúp chúng ta biết cần gửi ý kiến đến cơ quan nào. 2. Xác định "người liên lạc" hay "nhóm liên lạc" trong cơ quan: "người liên lạc" hay "nhóm liên lạc" trong cơ quan là người chịu trách nhiệm biên soạn, biên tập, xem xét hay sửa đổi chính sách. Chúng ta cần xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ và cho họ biết chúng ta là ai, để cùng trao đổi về vấn đề chúng ta đang quan tâm, và hướng dẫn chúng ta cách thực hiện có hiệu quả những vấn đề đó. 3. Xây dựng mối quan hệ với chính quyền địa phương và cán bộ nhà nước Điều quan trọng là xác định được cơ quan nào chịu trách nhiệm xây dựng quy chế hướng dẫn thực thi luật hay chính sách. Cần mời những người từ các cơ quan này đến tham gia các cuộc họp, các sự kiện chúng ta tổ chức, đồng thời kết hợp cung cấp thông tin qua việc tổ chức các sự kiện truyền thông, phát hành tờ rơi, sách, tờ tin. 4. Nắm vững luật, chính sách, các văn bản dưới luật để thực hiện chính sách Kiểm tra tất cả văn bản của địa phương có liên quan đến hành chính. Cán bộ địa phương là người cho chúng ta biết những yêu cầu về hành chính, người/ nơi có thẩm quyền ban hành các văn bản, quyết định ở địa phương và quy trình thực hiện. 5. Xem tin tức trên các phương tiện truyền thông đại chúng Cần có người theo dõi các tin tức trên các kênh truyền thông để biết tình hình. Cần theo dõi và tìm hiểu hoạt động của các cơ quan có liên quan, ảnh hưởng thế nào đến những vấn đề chúng ta quan tâm 6. Xây dựng kế hoạch hành động Cần lưu ý: Bình luận các dự thảo luật và chính sách. Đề xuất các kiến nghị cụ thể để cải thiện và giải thích lý do đưa ra các kiến nghị đó. Liên hệ các cơ quan có trách nhiệm. Đánh giá sự phản đối các đề xuất của chúng ta từ các nơi khác để đưa ra kế hoạch giải trình, thỏa hiệp. 7. Xây dựng mối quan hệ với các tổ chức cùng quan tâm Khi có điều kiện, chúng ta cần làm việc với các nhóm khác để cùng chia sẻ những thông điệp, công việc vận động. Tiếp nhận có chọn lọc những ý kiến đóng góp và đề xuất. [Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 23 Giáo án - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI Trước khi bình luận và đề xuất cần thảo luận với nhiều bên liên quan, có văn bản thống nhất về những ý kiến đã được đồng thuận, đồng thời khuyến khích các tổ chức, cá nhân có ảnh hưởng khác cùng tham gia ý kiến để góp phần làm cơ sở cho các ý kiến và đề xuất của chúng ta. 8. Sử dụng luật pháp và các chính sách hiện hành cho phép người dân và các tổ chức tham gia Sử dụng các điều khoản hiện hành cho phép đóng góp ý kiến, khiếu nại. Nếu cơ quan hành chính không xem xét và cần có thêm những động lực để họ hành động, chúng ta có thể yêu cầu đoàn đại biểu quốc hội thực hiện vai trò giám sát của họ. Cần xác định rõ mục tiêu và kết quả chúng ta cần đạt được trước khi bắt đầu. 9. Huy động cộng đồng tham gia Cần xây dựng mạng lưới hỗ trợ tại cộng đồng để họ có thể hỗ trợ và cung cấp thông tin cho chúng ta dễ dàng. Cung cấp cho các thành viên trong mạng lưới cộng đồng các thông điệp đơn giản, để họ hiểu được vấn đề ta đang thảo luận. Lưu ý các thông tin bằng số liệu thống kê rất quan trọng. (Trích từ tài liệu: Huy động cộng đồng tham gia vận động chính sách) [Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 24 Giáo án - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI VÀI HƯỚNG DẪN LIÊN QUAN ĐẾN KỸ NĂNG TRONG BIỆN HỘ Ngoài kỹ năng giao tiếp, thương thuyết, kỹ năng viết và trình bày thuyết phục cũng giúp cho công tác biện hộ đạt hiệu quả 1. Nâng cao kỹ năng viết - Viết thư Viết thư sẽ trình bày rõ quan điểm của cá nhân hoặc của nhóm. Viết thư là phương pháp trình bày ý kiến của mình có hiệu quả hơn gọi điện vì khi viết thư sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn vai trò của họ trong vận động. Thư có ưu thế hơn điện thoại vì các nơi đều giữ bản sao và nhiều người có thể đọc và xem lại khi cần thiết. Tương tự, thư thì cần có thư phản hồi và phúc đáp buộc họ phải suy nghĩ về vấn đề đó và những phản hồi của họ đều có thể được lưu lại. Thường thì nhiều người không có thời gian viết thư hay họ nghĩ là họ không có đủ khả năng viết tốt lắm, nên cần dựa vào một số mẫu thư đã có sẵn. Khi viết thư cho các nhà hoạch định chính sách cần cố gắng trình bày quan điểm, kinh nghiệm và sự việc của chính mình hoặc của cộng đồng nơi mình đang sinh hoạt vào nội dung của bức thư. Cần nghĩ cách trình bày sao cho người nhận thư hiểu là mình đang đại diện cho ai và mối liên quan đến công việc của họ. - Viết báo  Hiểu rõ bối cảnh chung khi thực hiện bài viết.  Viết ngắn gọn, đơn giản.  Chú ý đặt dấu chấm, phẩy đúng chỗ và cấu trúc câu hợp lý.  Tránh dùng từ quá chuyên môn hoặc những biệt ngữ.  Viết những gì bạn muốn truyền đạt đến người đọc một cách chắc chắn.  Thu hút người đọc ngay từ đầu. Nếu không, người đọc sẽ không đọc tiếp các phần tiếp theo hay không đọc hết.  Tóm tắt giới thiệu, sau đó giải thích sâu thêm, sau đó tóm tắt lại và kết luận.  Luôn nhớ là phải có ai đó đọc lại và xem lại những gì bạn viết và nói cho bạn suy nghĩ của họ và gợi ý những gì cần điều chỉnh. 2. Nâng cao kỹ năng trình bày, phát biểu ý kiến Chúng ta có thể luyện tập trình bày ý kiến và phát biểu trước đám đông. Hãy luyện tập để có thể trình bày lưu loát. Hãy nhớ rằng nếu bạn chuẩn bị kỹ và tập dượt trước khi phát biểu sẽ giúp bạn không mắc phải những lỗi không đáng có. Nếu có điều kiện cần xem lại bản trình bày và phát biểu trước gương. Tập trả lời một số câu hỏi, vì có thể tổ, ban biên tập sẽ đặt câu hỏi. Đừng nghĩ đến những câu hỏi dễ. Chúng ta sẽ cảm thấy việc trả lời các câu hỏi dễ dàng hơn rất nhiều nếu chúng ta chuẩn bị và tập luyện trước. Hãy học cách những người phát biểu chuyên nghiệp phát biểu như thế nào. Cần chú ý đặc biệt đến mắt nhìn với người nghe và ngôn ngữ cử chỉ. Nếu có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ khi trình bày như: ảnh, bảng biểu.. sẽ rất bổ ích. [Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 25 Giáo án - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI Ăn mặc phù hợp, nếu sự kiện có quay truyền hình, tránh mặc những đồ làm giảm sự chú ý của người nghe đến những thông điệp mà bạn muốn đưa ra. Đến trước giờ sự kiện bắt đầu để gặp gỡ, tiếp xúc và làm quen với mọi người, điều này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi trình bày trước mọi người. Khi trình bày cố gắng thư giãn. Nói chậm và rõ ràng, đừng vội vì nếu bạn vội quá thì mọi người sẽ không nắm được ý chính do bạn nói quá nhanh. Đọc nhưng có ngữ điệu và tình cảm. Cố gắng nhìn về phía người nghe và nhìn giấy càng ít càng tốt. Nếu bạn nói xong mà chưa hết thời gian thì không nên nói cho hết thời gian và không bao giờ nói quá thời gian cho phép. Đừng bao giờ gièm pha những nhà hoạch định chính sách, cán bộ nhà nước hay những người phát biểu không đồng tình với bạn. Cần cám ơn các nhà hoạch định chính sách vì đã nghe ý kiến của bạn và, cho bạn và nhóm của bạn có cơ hội trình bày ý kiến đóng góp. 3. Những điều lưu ý khi đến gặp các cán bộ hay cơ quan có thẩm quyền - Quyết định bạn đến gặp ai: bạn nên gọi điện hẹn trước nếu người muốn gặp không có mặt ở đó, bạn có thể yêu cầu gặp trợ lý. Nếu vấn đề bạn muốn đề cặp là tăng cơ hội việc làm cho người dân thì bạn cần gặp trực tiếp những người trợ lý phụ trách về mảng đó. Đừng thất vọng khi bạn chỉ gặp được trợ lý vì nhiều khi họ chính là những người hiểu biết sâu và nắm vững vấn đề để tham mưu cho các đại biểu hoặc những người ra quyết định. Gặp và xây dựng mối quan hệ với các trợ lý cũng quan trọng như tạo lập mối quan hệ chính với các đại biểu cũng như các nhà lập pháp. - Đưa ra chương trình và mục đích cho bạn: Bạn muốn trao đổi về vấn đề gì? Bạn sẽ ủng hộ hay phản đối chính sách đã ban hành, hay bạn muốn đề xuất các chính sách mới phù hợp hơn? Trên cương vị của bạn, bạn có lý do gì để đề xuất? Bạn có muốn tìm kiếm sự ủng hộ từ các đại biểu và thuyết phục họ cũng như các đại biểu cùng đoàn hay cùng ủy ban ủng hộ? Bạn muốn biết quan điểm của các đại biểu, hay bạn muốn biết là các chính sách đó có cơ hội thông qua như thế nào? Bạn cũng cần biết đại biểu có quan điểm như thế nào trong các kỳ họp để dự liệu xem họ có ủng hộ ý kiến của bạn không? Những thông tin này sẽ giúp bạn quyết định chính xác bạn muốn nói gì và những gì bạn có thể đạt được. (Hãy dành thời gian để nói chuyện một chút lúc đầu nhưng không nên quá nhiều). - Lập kế hoạch gặp: Lúc nào bạn định gặp? Bạn muốn gặp đại biểu đang ở địa phương hay trong kỳ họp? Bạn có dự định thời gian cụ thể không? Trước hay sau khi dự thảo luật được thảo luận, xem xét hay thông qua? - Xác định thành phần: Những lần đầu bạn nên đi gặp với người có kinh nghiệm và hiểu biết hơn. Nếu bạn có ai đi cùng có thể trình bày lưu loát và hiểu biết thì bạn sẽ cảm thấy an tâm hơn. Quan sát và bắt chước cũng giúp bạn học hỏi rất nhiều. Một số điểm cần lưu ý khi quyết định ai sẽ đi đến gặp đại biểu cùng bạn. Phải có một người từ địa phương mà người đó là đại biểu, tối đa có bốn hay năm người thì cuộc họp sẽ đạt hiệu quả. - Lắng nghe cẩn thận: Một cuộc họp với đại biểu có thể cung cấp rất nhiều thông tin. Nhưng phản hồi của đại biểu với những vấn đề bạn đang nêu và những điểm bạn đưa ra có thể nói cho bạn biết là bạn cần áp dụng cách tiếp cận nào sẽ hiệu quả, vị trí của những người không ủng hộ ý kiến của nhóm bạn và những việc bạn cần làm để bạn có thể đạt được mục đích, và những ý kiến mà bạn không có được sự ủng hộ thì cơ hội còn lại là gì. Hãy nhớ rằng, đại biểu cũng là con người, họ không thích nghe thuyết trình, bị lên lớp, ngắt lời hay cuộc nói chuyện tẻ nhạt. Nếu bạn lắng nghe cẩn thận có khả năng họ sẽ lắng nghe bạn. - Hãy chuẩn bị kỹ nhưng đừng cảm thấy là ai cũng phải là chuyên gia: [Type text] Dự án “Nâng cao năng lực cho NVCTXH cơ sở ở Tp.HCM” - tháng 7/2012 Trang 26 Giáo án - Kỹ năng biện hộ SDRC - CFSI  Khi gặp, bạn hãy trình bày một cách có hiểu biết về vấn đề nhưng không có nghĩa là bạn đang trình bày một luận văn tiến sĩ.  Đừng sợ nếu có nhiều câu hỏi bạn không thể trả lời được và nếu bạn được hỏi những câu hỏi không thể trả lời? Đừng cố gắng trả lời quanh