Giáo trình Kỹ năng đàm phán - Thương lượng trong hoạt động doanh nghiệp - Lưu Trường Văn

u ñó bạn sẽ bắt ñầu nói về chủ ñề nội dung mà bạn ñịnh ñàm phán, thương thuyết với ñối tác • Chú ý tới các cử chỉ, thái ñộ và ñộng tác của cơ thể trong khi ñàm phán – Một gương mặt hồ hởi, thái ñộ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía ñối tác ñàm phán. – Ý thức ñánh giá cao, coi trọng ñối tác của người ñám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng ñiệu và cách nói. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 42 Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán • Phải xác ñịnh rõ mục tiêu ñàm phán và luôn luôn bám sát theo ñuổi mục tiêu này trong suốt quá trình ñàm phán – Trước khi vào cuộc ñàm phán thương thuyết, người ñàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao ñổi với ñối tác và ñạt ñược kết quả. – Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo ñuổi các mục tiêu này trong quá trình ñàm phám thì kết quả cuối cùng của ñàm phán càng nhanh chóng ñạt ñược Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 43 Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán • Người ñàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe ñối tác nói – Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe ñối tác ñàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người ñó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. – Khi nghe ñối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái ñộ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc ñồng, ức chế hay bực bội không. – Cũng có thể ñối tác ñàm phán ñang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin • Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữmột cách khôn khéo, linh hoạt Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 44 Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán • Người ñàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều – Người nào hỏi nhiều thì người ñó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ ñộng trong ñàm phán. – Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho ñối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm ñến ñiều họ ñang nói. – Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu cácñộng cơ, ý muốn của ñối tác ñàm phán Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 45 Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán • Người ñàm phán cần phải biết mình có thể ñược phép ñi tới ñâu, tự do ñàm phán tới giới hạn nào – Người ñàm phán cần biết cái gì là ñiểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận ñược, cái gì là ñiểm mình không bao giờ ñược thay ñổi theo hướng có lợi cho ñối tác. – Biết ñược giới hạn ñàm phán, tức là sẽ biết ñược thời ñiểm phải ngừng hay chấm dứt ñàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. – Không phải cuộc ñàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn ñến ký kết hợp ñồng thương mại. – Người có khả năng ñàm phán tốt phải là người có ñủ dũng cảm và quyết ñoán không chịu ký kết một hợp ñồng kinh doanh nếu nhận thấy có thể gây bất lợi cho mình Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 46 Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán • Người ñàm phán cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết – Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ ñợi. – ðừng nên ñể xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc ñàm phán kinh doanh, nếu như bạn còn muốn tiếp tục kinh doanh với ñối tác ñó • Ðể tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và ñể tránh nội dung ñàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà ñàm phán phải biết nhắc lại kết luận những ñiểm ñã trao ñổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung ñàm phán mới Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 47 Người ñàm phán cần tránh • Nói quá nhỏ • Không nhìn vào mắt ñối tác ñàm phán • Không có kế hoạch cụ thể • Không thông báo trước nội dung ñàm phán khi thỏa thuận lịch ñàm phán với ñối tác • Ðể cho ñối tác quá nhiều tự do, quyền chủ ñộng khi ñàm phán • Ðưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ ñầu buổi ñàm phán • Lảng tránh ý kiến phản ñối hay nghi ngờ từ phía ñối tác • Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi ñàm phán • Người ñàm phán tìm cách áp ñảo ñối tác Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 48 KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC Taøi lieäu löu haønh noäi boä dành cho Học viên lớp CEO của Tập ñoàn dầu khí Việt Nam HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ & XÂY DỰNG ðÔ THỊ Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 49 Khái niệm thuyết phục Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 50 Cách hay nhất buộc người khác làm bất cứ việc gì là khiến cho họ thích làm ñiều ñó Dale Carnegie Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 51 Khái niệm thuyết phục • Khả năng dùng các công cụ gây ảnh hưởng • Làm cho người khác làm một việc gì ñó Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 52 Chiến lược thuyết phục • Uy tín: – Trình ñộ – Chú tâm – Danh tiếng – Nhân cách • Lập luận logic • Thể hiện tình cảm Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 53 Các nhân tố trong thuyết phục • Thái ñộ • Giá trị cá nhân • Vai trò bản ngã • Uy tín Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 54 CÁC BÍ QUYẾT THUYẾT PHỤC Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 55 Quy nạp và diễn dịch • Diễn dịch – ðưa ra lập luận – Giải thích nguyên nhân tại sao • Quy nạp – Giải thích các nguyên nhân lý lẽ – ðưa ra lập luận, kết luận Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 56 Lựa chọn thay thế rõ ràng • Chỉ ra nguyên nhân tại sao • ðưa ra giải pháp thay thế – Rõ ràng – Có lợi Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 57 Bên thứ ba • Không nói trực tiếp về chính ñối tác • Hãy tìm bên thứ ba có ý nghĩa Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 58 Chỉ ra xung ñột • Phân tích ñể ñối tác thấy sự xung ñột • ðề xuất cách giải quyết xung ñột Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 59 Trình bày những thông tin mới • Những thông tin/ chủ ñề/ vấn ñề mới • Những thông tin mới cho chủ ñề/ vấn ñề cũ Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 60 Cho ñối tác biết mình muốn gì • Nói rõ mục ñích của cuộc giao tiếp – Rất ñơn giản – Hay bị bỏ quên • ðừng giả ñịnh họ biết ta muốn họ làm gì Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 61 Lường trước chống ñối • Lường trước các chống ñối của ñối tác • Chủ ñộng tìm cách xử lý chúng • Thực hiện các phương án khi xuất hiện Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 62 Bắt ñầu bằng một sự ñồng ý • Cho họ thấy những gì bạn ñồng ý với họ – Xây dựng một môi trường tích cực – Giảm khả năng không ñồng ý Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 63 Sử dụng các cách thuyết phục • Các cách khác nhau cho các phần • Chuẩn bị các loại dẫn chứng khác nhau Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 64 Các bước nhỏ và cụ thể • Suy nghĩ thực tế với những gì mình nói • Thành công nhiều hơn với từng bước nhỏ Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 65 Thành công lớn với các bước nhỏ hơn là thành công nhỏ với một bước lớn Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 66 Minh họa • Chia lý lẽ phức tạp thành các phần nhỏ • Giải thích các phần ñó bằng các minh họa • Yêu cầu ñối với minh hoạ: – ðơn giản – Dễ hiểu – Gần gũi Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 67 Trích dẫn • Gói lập luận phức tạp vào một trích dẫn – ðơn giản – Dễ hiểu Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 68 Luôn có bước tiếp theo • Giống chơi cờ • Thành công khi nghĩ trước các nước ñi Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 69 Mặc cảm tội lỗi • ðưa ra các chứng cứ • Nếu không làm sẽ có cảm giác mình có tội Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 70 Chiến thuật kéo dài thời gian trong ñàm phán Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 71 Khái niệm • Thủ thuật kéo dài thời gian trong ñàm phán thương mại có rất nhiều hình thức ña dạng và phong phú, mục ñích sử dụng cũng không giống nhau. • Thủ thuật kéo dài thời gian, tuỳ theo mục ñich, ñược phân ra làm bốn kiểu khác nhau sau ñây: – Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại – Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương – Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ – Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 72 Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại • ðây là một trong những mục ñích thường gặp nhất khi áp dụng phương pháp này. • Khi hai bên ñàm phán gặp trục trặc, tạo ra một khoảng cách nhất ñịnh giữa hai bên, ñó là lúc cần phải làm chậm tiến trình của buổi ñàm phán lại, ñể có thêm thời gian xem xét vấn ñề, phán ñoán xem rốt cuộc các trở ngại nằm ở ñiểm nào, từ ñó có thể nghĩ ra biện pháp thích ứng ñể giải quyết trở ngại ñang gặp phải Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 73 Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại VÍ DỤ: • Trong một lần tham gia ñàm phán với công ty BBB, khi cuộc ñàm phán giữa bên công ty AAA với Công ty BBB hầu như ñã ñi vào giai ñoạn cuối, tự nhiên công ty ñối tác tham gia ñàm phán lại thay ñổi thái ñộ, trở nên rất cương quyết, muốn phá ngang không ký kết những ñiều khoản ñã thoả hiệp xong giữa hai bên, ñồng thời ñưa ra một loạt yêu cầu bất hợp lý. • Khi ñó trưởng ñoàn ñàm phán của công ty AAA cảm thấy rất khó hiểu, vì ông biết rằng ñại diện tham gia ñàm phán của công ty BBB không phải là một người không hiểu lí lẽ, hơn thế, các ñiều khoản ñã thoả thuận ñều có lợi cho cả hai bên. Vậy thì, lí do nào ñã ngăn cản công ty BBB nọ không tham gia ký kết hợp ñồng? Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 74 Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại • Lúc ñó trưởng ñoàn ñàm phán của công ty AAA ñã ñưa ra ý kiến kéo dài thêm thời gian ñàm phán một cách hợp lý, sau ñó tích cực thu thập tin tức từ nhiều nguồn khác nhau, cuối cùng, ông cũng rút ra ñược ñiểm mấu chốt của sự việc. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 75 Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại • Nguyên nhân: Bên ñối tác nghĩ rằng giá công ty AAA ñưa ra quá rẻ, vì vậy, cho dù bề ngoài họ có thể chấp nhận giá cả công ty AAA ñưa ra, nhưng về mặt tâm lý bên phía công ty BBB vẫn cho rằng các ñiều khoản ký kết là không công bằng, ñiều ñó ñã dẫn ñến việc họ chần chừ khi tham gia ký kết. • Nắm rõ ñiều ñó, buổi ñầu tiên ngay sau khi cuộc ñàm phán ñược nối lại, trưởng ñoàn ñàm phán của công ty AAA ñã lật ra và tính lại toàn bộ giá cả, làm cho phía ñối tác hiểu rõ rằng lợi ích thu ñược của hai bên là tương ñương nhau. Kết quả hợp ñồng ñược ký chỉ sau một tiếng ñồng hồ ñàm phán. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 76 Chiến thuật 1: Loại bỏ trở ngại • Kinh nghiệm: Trong các cuộc ñàm phán, các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra trục trặc trong ñàm phán còn rất nhiều, ñể ñối phó với những nguyên nhân tương tự như thế, chiến thuật kéo dài thời gian là một chiến thuật rất hiệu quả. • Chú ý: Kéo dài thời gian nên áp dụng với thái ñộ tích cực, tức là cần phải tận dụng triệt ñể thời gian ñược "kéo dài" ñể thu thập ñầy ñủ các tin tức, phân tích vấn ñề, tháo dỡ khúc mắc. – Chỉ biết chờ ñợi với thái ñộ tiêu cực thất bại. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 77 Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương • ðột nhiên dừng cuộc ñàm phán lại, không hề trả lời (hoặc trả lời rất mơ hồ, không cụ thể) sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc lớn tiếng tranh cãi hoặc khiến cho mọi việc tung toé ñến mức cả hai bên ñều không thể nhẫn nhịn thêm ñược nữa. – Cuối thập niên 80, một công ty ñiện tử nọ ñã phát minh ra ñược một bản mạch ñiện tử theo kiểu mới, nhưng những tính năng tiên tiến, hiện ñại mới của bản mạch ñiện tử này lại chưa ñược công chúng công nhận. Trong khi ñó, công ty lại ñang phải ñối mặt với việc sắp bị phá sản, nên việc bản mạch ñiện tử kiểu mới này có ñược giới tiêu dùng chào ñón hay không trở thành một hy vọng cuối cùng ñối với sự sống còn của công ty. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 78 Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương • May mắn lúc ñó, một công ty ở châu Á với con mắt ñánh giá khá tinh tường ñã phát hiện ra tiềm năng rất lớn của sản phẩm mới này. Chính vì vậy phía công ty châu Á nọ ñã phái ba người ñại diện của công ty, bay hàng nghìn dặm sang ñàm phán về việc chuyển nhượng sản phẩm. Công ty ñó rất có thành ý hợp tác, nhưng họ chỉ ñưa ra giá mua sản phẩm ñúng bằng 2/3 chi phí nghiên cứu. ðại diện tham gia ñàm phán của bên công ty ñiện tử nọ liền ñứng dậy nói:"Thưa các quý ngài, cuộc ñàm phán của chúng ta sẽ dừng ở ñây!". Từ khi bắt ñầu ñàm phán cho ñến thời ñiểm ñó, cuộc ñàm phán chỉ mới diễn ra ñúng ba phút ñồng hồ. Việc ngoài dự ñịnh là ngay buổi chiều hôm ñó, phía ñối tác bên Châu Á chủ ñộng nối lại ñàm phán, thái ñộ thể hiện rất rõ thành ý muốn hợp tác, thậm chí còn trả ra một cái giá khá cao ñể chuyển nhượng lại sản phẩm bản mạch ñiện tửmới. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 79 Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương • ðại diện tham gia ñàm phán của công ty ñiện tử nọ có thể tự tin cắt ñứt cuộc ñàm phán vì bản thân ông ta nắm rất rõ, trong trường hợp ñó, kéo dài thời gian sẽ mang lại cho công ty họ hai lợi thế lớn: một là, sẽ tạo ra áp lực cho phía ñối tác, khiến cho họ hiểu rằng thái ñộ của bạn rất cương quyết và không thể thay ñổi; hai là, áp lực tạo ra sẽ vừa ñủ với khả năng nhẫn nhịn của công ty ñối tác. • ðại diện của công ty ñiện tử nọ nhẩm tính rằng, nếu công ty Châu Á ñã bay hàng nghìn dặm sang ñàm phán thì họ sẽ không vì ba phút ñồng hồ ñàm phán ngắn ngủi ñó mà bay trở về nước. Việc kéo dài buổi ñàm phán chỉ trong ba phút ñồng hồ giống như một việc phá bỏ thông lệ ñàm phán bình thường, ñúng nơi và ñúng thời ñiểm, sẽ là một trong những biện pháp tốt nhất ñể gạt bỏ ñi những hoang tưởng của bên tham gia ñàm phán. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 80 Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương • Ví dụ một công ty của Nhật thường xuyên sử dụng phương pháp như sau: – Lấy một nhân viên có chức vụ thấp nhất trong ban tham gia ñàm phán làm người tiên phong, ñứng ra trả lời cầm chừng các vấn ñề mang tính chi tiết cho phía bên ñối tác, hoặc có thể nhượng bộ, những mỗi lần ñồng ý nhượng bộ ñều khiến cho công ty ñối tác phải bỏ vào ñó không ít công sức. – ðến bước cuối cùng, khi hai bên ñã ñi ñến thống nhất những nội dung chung quan trọng trong bản thoả thuận, nhưng vẫn còn một số ñiểm quan trọng chưa ñàm phán xong thì công ty ñó vẫn tìm cách kéo dài thời gian ñến mức công ty ñối tác ñã sức cùng lực kiệt mới dừng lại. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 81 Chiến thuật 2: Tiêu hao ý chí ñối phương • ðến lúc ñó, người có quyền lực nhất của công ty mới ra mặt, và nói mấy câu: "Tôi thấy chúng ta kéo dài thêm thời gian của cuộc ñàm phán là không ñáng, vì vậy cả hai bên chúng ta hãy cùng nhượng bộmột chút, coi như vì sự thành công của cuộc ñàm phán". Khi ñó, công ty ñối tác hầu như ñã mỏi mệt, nên chỉ cần phương án của bên phía công ty Nhật Bản nọ ñưa ra nằm trong phạm vi có thể chấp nhận ñược của họ, họ sẽ ñồng ý ngay lập tức. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 82 Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ • Có hai phương thức chúng ta thường gặp trong trường hợp này. – Một là, kéo dài thời gian ñàm phán, nắm thóp ñối phương. – Ví dụ, năm 1968, một khách hàng tại Hồng Kông tham gia ñàm phán mua bán mặt hàng len dạ với một công ty thương mại nằm ở phía ðông Bắc của ñặc khu này. ðến khi ký kết, phía khách hàng nọ lại có ý kéo dài không quyết ñịnh các ñiều khoản ưu ñãi ñược ñưa ra trong hợp ñồng. – Chẳng mấy chốc mà bản hợp ñồng ñó ñã dừng lại hơn hai tháng chưa ký, bởi hoá ra thị thường len dạ quốc tế vốn luôn giữ trạng thái sôi ñộng trong một thời gian dài, ñã dần dần trở nên cung vượt quá cầu, dẫn ñến giá cả có sự biến ñộng lớn. Khi ñó thương nhân Hồng Kông nọ mới ñổ ra mua hàng vào với giá rất rẻ, khiến cho công ty cung cấp sản phẩm chịu thiệt hại lớn. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 83 Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ • Có hai phương thức chúng ta thường gặp trong trường hợp này. – Hai là, ñể lại những lỗ hổng trong quá trình ñàm phán, kéo dài thời gian giao hàng hoặc thời gian trả tiền. • Năm 1920, Vũ Xương là ông chủ một xưởng sản xuất, ñã ñặt mua thiết bị của Anh với giá 20 vạn bảng Anh. Khi ñó, giá trị trao ñổi của bảng Anh với bạc trắng ñang giữ ở mức 1:2; 20 vạn bảng Anh sẽ tương ñương với 40 vạn lạng bạc trắng. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 84 Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ – Thương nhân người Anh thấy giá ngoại tệ ñang có xu hướng ngày càng lên cao, liền lấy cớ ñể kéo dài thời gian giao hàng. – ðến cuối năm 1921, thị trường tiền tệ quốc tế lâm vào khủng hoảng, tỉ lệ trao ñổi mua bán giữa ñồng bảng Anh và bạc trắng tăng ñến mức báo ñộng giữ ở mức giá 1:7. – Lúc ñó công ty Anh quốc nọ mới nhân cơ hội thúc giục bên phía Vũ Xương trả toàn bộ khoản tiền hàng. Khi ñó, khoản tiền hàng từ 40 vạn lạng bạc trắng, chẳng mấy chốc biến thành 140 lạng bạc trắng, khiến cho xưởng của Vũ Xương bị thiệt hại nặng nề. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 85 Chiến thuật 3: Chờ ñợi thời cơ Do vậy, ñể tránh ñược các chiến thuật kéo dài thời gian có ác ý ñó, chúng ta cần phải làm tốt những công việc sau ñây: • Cần phải có sự hiểu biết nhất ñịnh về uy tín, thực lực thậm chí ñến cả các thủ ñoạn của bên tham gia ñàm phán hay dùng, và liệu trước các vấn ñề trên thực tế có thể xảy ra. • Cần phải có hiểu biết chắc chắn về pháp luật, thị trường, hiện trạng và xu hướng phát triển của tình hình tài chính tiền tệ. • Cho thêm các ñiều khoản ñề phòng cần thiết ñể giúp bản thân thoát khỏi tình thế khó khăn như: phải theo mức giá trao ñổi ngoại tệ cụ thể tại thời ñiểm tương ứng, cần phải có sự ñảm bảo về uy tín khi thực hiện hợp ñồng, hay phải có những ñiều khoản thanh toán giới hạn cụ thể về mặt thời gian. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 86 Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình • ðàm phán luôn có tính ñối kháng rất lớn. • Tất nhiên khi cả hai bên ñã ñồng ý ngồi vào bàn ñàm phán, muốn cùng ñi ñến những thoả thuận chung về vấn ñề cả hai bên cùng quan tâm, thi ñiều cơ bản nhất vẫn là thuyết phục ñể cùng hợp tác. • Những chuyên gia ñàm phán ưu tú hầu như ñều rất xem trọng ñến việc lấy ñược cảm tình và sự tín nhiệm của ñối tác. • Có người, ñợi khi hai bên ñều ñã ngồi vào bàn ñàm phán, các thao tác tuyên bố tiến hành xong xuôi, không khí giữa hai bên vẫn còn khá xa lạ, thì bên ñối tác mới ñưa ra lời ñề nghị khá hiếu khách: "Hôm nay các ngài cứ nghỉ ngơi ñi ñã, tạm gác chuyện ñàm phán lại, ở ñây chúng tôi có rất nhiều danh lam thắng cảnh ñấy". Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 87 Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình • Khi ñi vào ñàm phán cụ thể, thấy không thể kéo dài thêm thời gian ñàm phán, nếu tiếp tục sẽ có xu hướng tạo ra khoảng trống ngăn cách giữa hai bên, bên ñối tác ñó lại ñưa ra một lời ñề nghị khác rất có nhã ý: "Thôi, không bàn tiếp nữa, hôm nay chúng ta ñi hát, tôi mời". • Trong không khí hát hò vui vẻ, hai bên sẽ có khoảng thời giao ñổi giao tiếp khá cởi mở, tâm trạng thoải mái sẽ khiến cho cảm tình giữa hai bên ñược nâng lên rất nhiều, khiến cho cục diện bế tắc trong ñàm phán ñược giải toả. Cuối cùng hai bên còn ký thêm ñược một số hợp ñồng khác. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 88 Chiến thuật 4: Giành ñược cảm tình • Chiến thuật giao tiếp ngoài công việc là một hình thức khá ñặc biệt của chiến thuật kéo dài thời gian, nó có tính chất quyết ñịnh ñến sự thành công của cuộc ñàm phán. • Tâm lý trên bàn ñàm phán tất nhiên sẽ khác rất nhiều so với tâm lý khi ñang nâng chén chúc tụng trên bàn tiệc, cũng như cách ñối xử với ñối thủ ñang chĩa mũi nhọn về phía mình và cách ñối xử với bạn bè sẽ hoàn toàn khác nhau. Nhưng khi cả hai bên biết cách kết hợp hai mối quan hệ này ñể ñưa vào môi trường ñàm phán thì cả hai bên có thể tránh ñược rất nhiều hiểu lầm ñáng tiếc cũng như loại bỏ ñược rất nhiều khúc quanh thường gặp trên bàn ñàm phán. • Nhưng, bất kỳ hình thức tiếp xúc gia tăng sự thân thiện nào giữa hai bên ñều cần phải tuân theo một nguyên tắc chung nhất ñịnh: nới lỏng là nhân tố bổ sung cho việc chung, nhưng không làm hại ñến lợi ích của công ty. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 89 Kinh nghiệm ñàm phán với các ñối tác nước ngoài Nguồn: Bài viết của GS. Phan Văn Trường, Chủ tịch, Tổng giám ñốc Lyonnaise - des - EauxSEA(Malaysia), Công ty Lyonnaise - VietNam BOT - Co và Lyonnaise - des - Eaux Thailand (1997-2004) Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 90 • Thương thuyết với người nước này có giống với người nước kia, người Pháp khác gì với người Thụy ðiển? Người Hàn Quốc thì sao? Người Nga thì như thế nào? Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 91 Kinh nghiệm 1: Không tỏ ra vui vẻ quá mức khi kết thúc ñàm phán với các công ty Trung Quốc • Từ Châu Á Phái ñoàn ñi ñàm phán của công ty X ñã từng gặp phải một chuyện rủi ro bất ngờ tại Trung Quốc. • Sau gần hai năm thương thuyết ròng rã với ñối tác Trung Quốc, hôm ñó cả hai bên ñã thỏa thuận ñược tất cả các ñiều khoản ñể có thể ñi tới việc ký hợp ñồng. • ðúng lúc phía ñối tác Trung Quốc ñứng dậy bắt tay, ghi dấu kết quả quá trình ñàm phán thì một kỹ sư trẻ tuổi người Pháp trong phái ñoàn của công ty X hồn nhiên vỗ tay chúc mừng. ðang vui vẻ, phía ñối tác Trung Quốc bỗng xầm mặt xuống. Họ xin phép rút lui và ñề nghị hôm sau trở lại Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 92 Kinh nghiệm 1: Không tỏ ra vui vẻ quá mức khi kết thúc ñàm phán với các công ty Trung Quốc • Sáng hôm sau công ty X gặp một ñội thương thuyết hoàn toàn mới. ðội này xin thương thuyết lại từ ñầu. • Do ñâu? ðiều tra mới biết vì anh chàng kỹ sư trẻ vỗ tay vui vẻ quá ñã làm phía ñối tác Trung Quốc chột dạ sợ hớ. Mà có không hớ chăng nữa họ cũng không dám ký hợp ñồng vì sợ nội bộ nghi ngờ làm việc không thấu ñáo. Một tiếng cười vui vội vã ñã làm cho 30 người trong công ty X phải ngồi lại thêm hai năm nữa Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 93 Kinh nghiệm 2: ðàm phán với người TQ, trưởng phái ñoàn ñôi bên cũng phải biết ñấu rượu, hát karaoke hoặc cá ñộ chơi golf • Người Á ðông trông hiền hòa tươi cười nhưng hễ ñánh ngã ñược ñối tác thì họ rất vui. Vì thế, ñôi khi có hai cuộc chơi trong một cuộc thương thuyết. • ðạt ñược kết quả ñã ñành, nhưng trưởng phái ñoàn ñôi bên cũng phải biết ñấu rượu, hát karaoke hoặc cá ñộ chơi golf. ðôi khi trong cuộc thi thố tài năng ñã lộ ra là một bên có manh tâm. Từ ñó cuộc thương thuyết sẽ găng và khó chịu dài dài. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 94 Kinh nghiệm 2: ðàm phán với người TQ: ñòi hạ giá nhiều lần • Người Trung Quốc rất lạ, họ ñòi ñủ mọi ñiều kiện sau ñó lại ñòi hạ giá, và cứ như thế nhiều lần • Còn nhớ có một khách hàng ở Trung Quốc khi mua của công ty X 300 toa xe lửa, họ ñòi xuống giá hơn 20 lần với lý lẽ “chúng tôi phải nể tình bạn trăm năm”. • Tuy họ khó như vậy, nhưng thương thuyết với họ bao giờ cũng vui, vì ăn uống ñề huề, ñược tiếp ñãi nồng hậu và ngày ký hợp ñồng bao giờ cũng nhộn nhịp hơn các xứ khác, ít nhất cũng có năm sáu trăm quan khách tham dự. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 95 Kinh nghiệm 3: Nắm vững thông tin về cầu của ñối tác • Một câu chuyện khác xảy ra tại Seoul, Hàn Quốc. • Năm ấy Công ty ðiện lực muốn mua của công ty X một chiếc turbine 100MW. Khi ñội ñàm phán của công ty X tới nơi thì ñược tin “mật báo” cho biết là công ty này cần chiếc turbine ñó gấp, và có thể mua với bất cứ giá nào miễn là ñừng thách giá quá cao. • Ngồi vào bàn ñàm phán, ñội thương thuyết Hàn Quốc không biết chúng tôi ñã có thông tin từ trước nên cứ tìm cách vặn vẹo ñòi xuống giá thật nhiều. Trong khi ñó thì chúng tôi biết không cần phải bán ngay. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 96 Kinh nghiệm 3: Nắm vững thông tin về cầu của ñối tác • Một bên cứ kéo dài cuộc thương thuyết, một bên muốn chấm dứt cho sớm. ðội ñàm phán của công ty X bèn ñưa ra một kế ñể thắng thế. ðại diện ñội ñàm phán của công ty X gọi ñiện về cho chủ tịch công ty, giải thích mọi chuyện rồi xin ông gửi fax gọi ngay ñoàn ñàm phán về. Phía Hàn Quốc vốn ñã cho người kiểm tra thông tin của chúng tôi ở khách sạn, thấy ñược bản fax họ ñành chịu ñiều kiện của chúng tôi. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 97 Kinh nghiệm 4: ðàm phán với người Nhật • Người Nhật rất êm ñềm, lắng tai nghe và luôn luôn hỏi ñi hỏi lại xem họ có hiểu ñúng nghĩa và sát nghĩa không. • Người Nhật chăm chú theo dõi từng chi tiết, khi họ cần về nước ñể bổ túc hồ sơ, họ hẹn hò rõ ràng và không bao giờ thất hẹn. ðúng giờ, ñúng hồ sơ, ñúng mọi thứ • ðiểm ñặc biệt của Người Nhật là trong phái ñoàn dù có nhiều công ty, nhiều bộ ñại diện, bao giờ cũng có một thái ñộ thuần nhất. Không bao giờ chúng ta thấy Người Nhật cãi nhau. • Và trưởng phái ñoàn ñàm phán của Nhật lúc nào cũng tạo cho ñối tác cảm tưởng ông là người phát ngôn chính thức của một “ñoàn Nhật Bản thống nhất”, tất cả những thành viên khác trong phái ñoàn, mọi người như một. Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn 98 Kinh nghiệm 4: ðàm phán với người Nhật • Nhưng kinh nghiệm cho thấy sự thật không như vậy. Khi ñóng kín cửa, người Nhật mới phát biểu sự bất ñồng với nhau. • Người Nhật cứ ñể cho ñối tác nói, xong ñâu ñó họ lại quay về với ñề nghị ban ñầu, không thay ñổi nội dung. Hàng tháng, hàng năm trôi qua, người Nhật vẫn kiên trì, không xê dịch. • Lý do dễ hiểu là giữa Người Nhật với nhau, họ ñã tối ưu hóa hàm số của cuộc thương thuyết. Vậ