Giáo trình môn Tin học cơ sở

ơn, chọn Tools | Options | thẻ Spelling & Grammar. • Không đánh dấu chọn mục Check spelling as you type. • Không đánh dấu chọn mục Check grammar as you type. • Không đánh dấu chọn mục Check grammar with spelling. • Nhấp nút OK để kết thúc. Hiện tượng một số từ bị gạch dưới sẽ biến mất. • Từ thanh thực đơn, chọn Tools | AutoCorrect. • Không đánh dấu chọn mục Correct TWo INitial CApitals. • Chọn mục i biến thành I trong bảng. Nhấp nút Delete. • Nhấp nút OK để kết thúc. Hiện tượng dấu sắc hoặc dấu mũ thỉnh thoảng không nằm đúng vị trí sẽ biến mất. Đồng thời gõ chữ i sẽ không tự động biến thành chữ I nữa. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 75 CHƯƠNG 3 ĐỊNH DẠNG VÀ IN VĂN BẢN 1. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ Trình bày ký tự đặc biệt (Insert Symbol) Trong quá trình soạn thảo văn bản đôi khi ta cần trình bày những ký hiệu như α ≥  ™ Những ký hiệu này gọi chung là những ký tự đặc biệt. Những ký tự đặc biệt này do các phông chữ đặc biệt tạo nên. Chèn ký tự đặc biệt. • Di chuyển dấu chèn đến vị trí cần chèn ký tự đặc biệt. • Từ thanh thực đơn, chọn Insert | Symbol. • Hộp thoại Symbol xuất hiện (Xem hình 3.24). • Chọn phông chứa ký tự đặc biệt (Symbol, Webdings, Wingdings, ). • Nhấp ký tự đặc biệt trong bảng để chọn. Nhấp nút Insert. • Nhấp nút Close để thoát. Hình 3.24: Hộp thoại Symbol với thẻ Symbols được chọn sẳn. Trình bày phông chữ, cỡ chữ Nguyên tắc chung của việc định dạng là chọn phần văn bản muốn định dạng (chọn một ký tự, một từ, một hay nhiều dòng, một đoạn, toàn văn bản hoặc phần văn bản tùy ý), Phần 3 – Microsoft Word Trang 76 sau đó thực hiện các thao tác định dạng. Những thao tác định dạng này sẽ tạo các tác động định dạng lên phần văn bản đã chọn trước đó. Định dạng phông chữ, cỡ chữ. • Chọn văn bản cần định dạng. • Từ thanh công cụ, chọn phông chữ (Ví dụ như Tahoma, VNI-Times, ). • Từ thanh công cụ, chọn cỡ chữ (Ví dụ như 10, 11, 12, 14, 16, ). Hình 3.25: Chọn phông chữ Hình 3.26: Chọn cỡ chữ. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 77 Trình bày chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch dưới Ta có thể trình bày văn bản ở dạng đậm, nghiêng, gạch dưới hoặc kết hợp lại như vừa đậm vừa gạch dưới (ví dụ kết hợp), vừa nghiêng vừa gạch dưới (ví dụ kết hợp). Định dạng đậm, nghiêng, gạch dưới hoặc kết hợp. • Chọn văn bản cần định dạng. • Từ thanh công cụ nhấp nút để làm đậm, nhấp nút để làm nghiêng, nhấp nút để gạch dưới. Các định dạng khác lên ký tự Ngoài các định dạng trên ta còn có thể tạo các định dạng kiểu khác lên các ký tự. Chẳng hạn như: • H2O, ax2. • aaa bbb ccc ee ee ee Định dạng kiểu khác lên ký tự. • Chọn văn bản cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Font... • Hộp thoại Font xuất hiện (Xem hình 3.26). • Chọn màu chữ ở ô Font color. • Chọn kiểu gạch dưới ở ô Underline style. • Đánh dấu các kiểu định dạng trong vùng Effects. • Nhấp nút OK để kết thúc. Hình 3.27: Hộp thoại Font với thẻ Font được chọn sẳn Phần 3 – Microsoft Word Trang 78 Giải thích các kiểu định dạng trong vùng Effects. Strikethrough Gạch ngang giữa văn bản bằng nét đơn (aaa) Double strikethrough Gạch ngang giữa văn bản bằng nét đôi (aaa) Superscript Nâng văn bản lên trên và thu nhỏ (aaabbb) Subscript Hạ văn bản xuống dưới và thu nhỏ (aaabbb) Shadow Tạo bóng cho văn bản (aaa) Outline Tạo viền cho văn bản ( ) Emboss Tạo văn bản nổi, văn bản màu trắng, bóng màu đen (aa aa aa ) Engrave Tạo văn bản nổi, văn bản màu trắng, bóng màu đen ( aa aa aa) Small caps Chuyển văn bản thành chữ in hoa cỡ nhỏ (AAA) All caps Chuyển văn bản thành chữ in hoa cỡ bình thường (AAA) Xác định khoảng cách giữa các ký tự Khoảng cách giữa các ký tự có thể xác định bằng mức tỷ lệ phần trăm hoặc bằng đơn vị điểm (point - viết tắt là pt). Định khoảng cách giữa các ký tự. • Chọn văn bản cần định khoảng cách ký tự. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Font... • Hộp thoại Font xuất hiện. Chọn thẻ Character Spacing (Xem hình 3.28). • Định khoảng cách ký tự bằng Scale, Spacing và By. • Nhấp nút OK để kết thúc. Giải thích các tùy chọn. • Scale: Co giãn chữ theo chiều ngang. Tỷ lệ 100% co chữ bình thường (aaa). Tỷ lệ lớn hơn 100% co chữ mập ra (aaa). Tỷ lệ nhỏ hơn 100% co chữ ốm lại (aaa). • Spacing: Khoảng cách giữa các ký tự. Normal là khoảng cách thường (aaa), Expanded là khoảng cách thưa (aaa) và Condensed là khoảng cách nén (aaa). Khi dùng Expanded hoặc Condensed, có thể chỉ ra số điểm để điều chỉnh khoảng cách ký tự thông qua By. Xác định vị trí của các ký tự Trên cùng một dòng ta có thể xác định vị trí của các ký tự là khác nhau (giống như trong H2O và x2 vậy). Định vị trí các ký tự. • Chọn văn bản cần định vị trí ký tự. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Font. • Hộp thoại Font xuất hiện. Chọn thẻ Character Spacing (Xem hình 3.28). • Định vị trí ký tự bằng Position và By. • Nhấp nút OK để kết thúc. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 79 Giải thích các tùy chọn. • Position: Chỉnh vị trí của ký tự. Nornal là vị trí bình thường (aaabbb), Raised là đưa ký tự lên trên (aaabbb) và Lowered là đưa ký tự xuống dưới (aaabbb). • Khi dùng Raised hoặc Lowered, có thể chỉ ra số điểm để điều chỉnh vị trí lên hoặc xuống của ký tự thông qua By. Hình 3.28: Hộp thoại Font với thẻ Character Spacing được chọn. Tạo phông chữ mặc nhiên Nếu như ta thường xuyên dùng một phông chữ nào đó để soạn thảo văn bản (ví dụ như phông chữ Times New Roman chẳng hạn), ta có thể ấn định phông chữ này thành phông chữ mặc nhiên, có nghĩa là mỗi khi bắt đầu tạo một văn bản mới thì phông chữ này sẳn sàng để sử dụng mà không cần phải thực hiện thao tác chọn phông chữ nữa. Ấn định phông chữ mặc nhiên. • Từ thực đơn lệnh, chọn Format | Font. • Hộp thoại Font xuất hiện. Chọn thẻ Font. • Chọn phông chữ (Font), kiểu phông (Font style), cỡ chữ (Size). • Nhấp nút Default Hộp thoại xuất hiện yêu cầu xác nhận. • Nhấp nút Yes để kết thúc. Sao chép định dạng ký tự Phần 3 – Microsoft Word Trang 80 Giả sử ta có hai phần văn bản trong đó có một phần văn bản đã được định dạng ký tự và một phần văn bản chưa được định dạng. Ta muốn định dạng phần văn bản còn lại giống như phần văn bản đã được định dạng, ta có thể thực hiện sao chép định dạng ký tự. Cần phân biệt sao chép định dạng với sao chép văn bản. Sao chép định dạng ký tự. • Chọn phần văn bản đã định dạng. • Từ thanh công cụ, nhấp nút Format Painter . • Khi đó dấu chèn biến thành chổi cọ. • Đưa chổi cọ đến phần văn bản muốn định dạng, chọn phần văn bản này. Xóa định dạng ký tự Đôi khi ta cần xóa kiểu định dạng ký tự cho phần văn bản nào đó để đưa nó trở về dạng trình bày ban đầu như chưa hề định dạng. Xóa định dạng ký tự. • Chọn phần văn bản đã định dạng. • Ấn tổ hợp phím Ctrl-Spacebar. 2. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN Hiển thị và tắt dấu ngắt đoạn Khi gõ một đoạn văn bản, ta phải kết thúc đoạn văn bản bằng cách ấn phím Enter. Như vậy phím Enter kết thúc đoạn văn bản và ngăn cách các đoạn văn bản với nhau, nên còn được gọi là dấu ngắt đoạn. Khi ta ấn phím Enter để ngắt đoạn thì dấu chèn nhảy xuống dòng kế tiếp và ta không thấy được ký tự Enter. Để thấy được ký tự Enter, từ thanh công cụ nhấp nút Show/Hide ¶ . Văn bản hiện ra dưới dạng như sau (Xem hình 3.29): Hình 3.29: Văn bản hiển thị ký tự khoảng trắng (.), ký tự dấu ngắt đoạn (¶). Để tắt đi việc hiển thị ký tự Enter (dấu ngắt đoạn), từ thanh công cụ ta nhấp nút Show/Hide ¶ lần nữa. Nếu không tìm thấy nút này trên thanh công cụ, hãy nhấp nút More Buttons để xuất hiện nút cần thiết (Xem hình 3.30). Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 81 Hình 3.30: Nút More Buttons Canh dòng trong đoạn Ta có thể canh các dòng trong một đoạn văn bản thẳng hằng theo nhiều kiểu khác nhau, canh thẳng hàng bên trái, canh thẳng hàng bên phải, canh thẳng hàng cả hai bên hoặc canh nằm ở giữa dòng. Xem các minh họa sau. Canh thẳng hàng bên trái. Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị. Canh thẳng hàng bên phải. Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị. Canh thẳng hàng hai bên. Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị. Canh nằm ở giữa dòng. Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị. Canh dòng trong đoạn. • Chọn đoạn văn bản muốn canh dòng. Phần 3 – Microsoft Word Trang 82 • Từ thanh công cụ, nhấp nút để canh thẳng hàng bên trái, nhấp nút để canh thẳng hàng bên trái, để canh thẳng hàng hai bên, và nhấp nút để canh nằm ở giữa dòng. Canh lề trái cho đoạn Khi gõ vào một đoạn văn bản, nhìn thước ta biết được lề trái và lề phải của đoạn nhờ các nút hình tam giác (Xem hình 3.31). Hình 3.31: Lề trái và lề phải của đoạn. Ta có thể dời lề trái của đoạn bằng các nút trên thanh công cụ. • Chọn đoạn văn bản muốn dời lề. • Từ thanh công cụ, nhấp nút Increase Indent sẽ dời lề trái của đoạn qua bên phải một Tab (1,27cm). Tức là toàn bộ đoạn văn bản sẽ di chuyển qua phải một Tab. • Từ thanh công cụ, nhấp nút Decrease Indent sẽ dời lề trái của đoạn qua bên trái một Tab (1,27cm). Tức là toàn bộ đoạn văn bản sẽ di chuyển qua trái một Tab. • Khi dời lề ta thấy các nút hình tam giác trên thước di chuyển theo để phản ánh vị trí mới của lề trái đoạn văn bản. Canh lề trái và lề phải cho đoạn bằng cách dùng thước Khi quan sát cửa sổ Word thước có thể xuất hiện hoặc không xuất hiện. Nếu thước không xuất hiện, từ thanh thực đơn chọn View | Ruler, thước sẽ xuất hiện. Tương tự, nếu không thấy thanh công cụ xuất hiện, từ thanh thực đơn chọn như sau để làm xuất hiện thanh công cụ: • Chọn View | Toolbars | Đánh dấu Standard. • Chọn View | Toolbars | Đánh dấu Formatting. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 83 Ta có thể dùng thước để canh lề trái và lề phải của một đoạn văn bản. Các mấu hình tam giác trên thước biểu thị cho lề trái và lề phải của đoạn văn bản. Để canh lề đoạn văn bản ta thực hiện: • Chọn đoạn văn bản muốn canh lề. • Di chuyển các mấu tam giác lề trái và lề phải (Xem hình 3.32). Hình 3.32: Dùng thước canh lề trái và lề phải đoạn văn bản. Trên thước, lề phải là một mấu tam giác dưới, khi kéo nút này lề phải của đoạn văn bản được chọn di chuyển theo. Còn lề trái trên thước bao gồm một mấu tam giác trên, một mấu tam giác dưới và một mấu chữ nhật nằm phía dưới mấu tam giác dưới. • Nếu kéo mấu tam giác trên, chỉ lề trái của dòng dầu đoạn di chuyển. • Nếu kéo mấu tam giác dưới, lề trái các dòng dưới của đoạn di chuyển. • Nếu kéo mấu chữ nhật, lề trái của nguyên đoạn di chuyển. Dùng thực đơn định dạng cho đoạn văn bản Ta có thể dùng thực đơn để định dạng cho đoạn. • Chọn đoạn văn bản cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Paragraph. • Hộp thoại Paragraph xuất hiện (Xem hình 3.33). • Dùng các tùy chọn trong hộp thoại để định dạng đoạn. • Nhấp nút OK để kết thúc. Phần 3 – Microsoft Word Trang 84 Hình 3.33: Hộp thoại Paragraph với thẻ Indents and Spacing được chọn sẳn. Muốn canh dòng trong đoạn văn bản, từ hộp thoại dùng Alignment với các tùy chọn: • Left: Canh thẳng hàng bên trái các dòng trong đoạn. • Right: Canh thẳng hàng bên phải các dòng trong đoạn. • Justified: Canh thẳng hàng hai bên các dòng trong đoạn. • Centered: Canh nằm ở giữa dòng. Muốn ấn định khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, từ hộp thoại dùng Line spacing với các tùy chọn: • Single: Khoảng cách giữa các dòng bình thường. • 1.5 lines: Khoảng cách giữa các dòng giãn ra 1.5 dòng. • Double: Khoảng cách giữa các dòng giãn ra 2 dòng. Muốn ấn định khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau, từ hộp thoại dùng Spacing với các tùy chọn: • Before: Khoảng cách so với đoạn văn bản nằm trên (tính theo điểm – pt). • After: Khoảng cách so với đoạn văn bản nằm dưới (tính theo điểm – pt). Muốn ấn định các lề trái và lề phải của đoạn văn bản, từ hộp thoại dùng Identation với các tùy chọn: • Left: Ấn định khoảng cách của lề trái (đơn vị dùng là cm hoặc inch). • Right: Ấn định khoảng cách của lề phải (đơn vị dùng là cm hoặc inch). • Special - none: Dòng đầu tiên như các dòng khác trong đoạn. • Special - First line - By: Ấn định khoảng cách thụt vào của dòng đầu tiên. • Special - Hanging - By: Ấn định khoảng cách đưa ra của dòng đầu tiên. Chú ý về đơn vị đo lường được Word sử dụng trong các thao tác định dạng. Word cho phép dùng đơn vị cm hoặc inch. Đối với người Việt ta dùng đơn vị cm sẽ cảm thấy thuận tiện cho việc ấn định khoảng cách hơn. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 85 Để dùng đơn vị cm, thực hiện như sau: • Từ thanh thực đơn, chọn Tools | Options. • Hộp thoại Options xuất hiện. Chọn thẻ General (Xem hình 3.34). • Từ ô Measurements, chọn đơn vị Centimeters. • Nhấp nút OK để kết thúc. Hình 3.34: Hộp thoại Options với thẻ General được chọn. Định dạng ký tự bắt đầu đoạn Ta có thể trang trí đoạn văn bản bằng cách làm cho ký tự bắt đầu của đoạn xuất hiện ấn tượng hơn. Việc này gọi là định dạng ký tự bắt đầu đoạn. Xem ví dụ sau. iệt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị. Định dạng ký tự bắt đầu đoạn. • Chọn đoạn văn bản cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Drop Cap. • Hộp thoại Drop Cap xuất hiện (Xem hình 3.35). Chọn Dropped. • Ấn định 2 trong ô Lines to drop và 0,1 cm trong ô Distance from text. • Nhấp nút OK để kết thúc. Khi đó ký tự đầu của đoạn văn bản sẽ tăng kích thước chiếm 2 dòng văn bản, và khoảng cách giữa nó với các dòng văn bản chung quanh là 0,1 cm. Ngoài ra ta cũng có V Phần 3 – Microsoft Word Trang 86 thể chọn In Margin, ký tự đầu của đoạn văn bản sẽ xuất hiện như hình vẽ minh họa trong hộp thoại. Hình 3.35: Hộp thoại Dropcap Trang trí đoạn Ngoài việc định dạng ký tự đầu của đoạn, ta còn có thể trang trí đoạn như tạo đường viền bọc đoạn văn bản hoặc tạo màu nền cho đoạn văn bản. Xem ví dụ sau: Việt Nam phải đối mặt với một loạt các vấn đề có liên quan đến hiện đại hóa, và các vấn đề này đang ngày càng lan rộng nhanh hơn so với dự kiến. Chẳng hạn như tình trạng đói nghèo ở nông thôn và khu đô thị, sự di dân từ nông thôn ra thành thị. Tạo đường viền cho đoạn. • Chọn đoạn văn bản cần tạo đường viền. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Borders and Shading. • Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện (Xem hình 3.36). • Bảo đảm thẻ Borders được chọn. • Nhấp nút ứng với Box trong phần Setting. • Chọn kiểu nét của đường viền trong phần Style. • Nhấp nút OK để kết thúc. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 87 Hình 3.36: Hộp thoại Borders and Shading với thẻ Borders được chọn sẳn. Trong phần Setting, ngoài nút ứng với Box còn có các nút ứng với Shadow (tạo đường viền có đánh bóng) và 3-D (tạo đường viền kiểu nổi 3 chiều). Ta có chọn tùy ý kiểu đường viền cho đoạn văn bản là Box, Shadow hoặc 3-D. Còn kiểu nét của đường viền là nét liên tục, nét gián đoạn, nét đơn hay nét đôi, thì được chọn trong ô Style. Và độ dày của đường viền có thể được ấn định trong ô Width. Cuối cùng, màu sắc của đường viền có thể ấn định nhờ ô Color. Trong phần Preview ta có thể thấy trước hình dáng của đoạn khi được định dạng. Tạo màu nền cho đoạn văn bản. • Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Borders and Shading. • Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện (Xem hình 3.37). • Chọn thẻ Shading. Chọn màu trong vùng Fill. • Nếu không có màu ưng ý trong vùng Fill, nhấp nút More Colors. • Nhấp nút OK để kết thúc. 3. ĐỊNH DẠNG DANH SÁCH CÁC MỤC Thế nào là một danh sách các mục? Sau đây là một danh sách các mục (hay còn gọi tắt là danh sách). ¾ Mục 1 ¾ Mục 2 ¾ Mục 3 Mỗi mục thực chất là một đoạn văn bản. Và như vậy các đoạn phải được kết thúc bằng phím Enter. Đoạn này có thể gồm một dòng hoặc nhiều dòng. Phần 3 – Microsoft Word Trang 88 Hình 3.37: Hộp thoại Borders and Shading với thẻ Shading được chọn. Định dạng danh sách Có thể định dạng các mục trong danh sách bằng các nút ở thanh công cụ như sau: • Chọn danh sách (gồm các đoạn) cần định dạng. • Từ thanh công cụ, nhấp nút Bullets hoặc nút Numbering . Với nút Bullets thì ngay đầu mỗi mục trong danh sách sẽ được chèn một ký tự đặc biệt. Còn với nút Numbering thì ngay đầu mỗi mục trong danh sách sẽ được đánh số thứ tự. Dùng thực đơn để định dạng danh sách Nếu dùng thực đơn để định dạng các mục trong danh sách thì có thể có nhiều lựa chọn định dạng hơn. • Chọn danh sách (gồm các đoạn) cần định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Bullets and Numbering. • Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện (Xem hình 3.38). • Nếu muốn đánh dấu các mục, chọn thẻ Bulleted. • Nếu muốn đánh số các mục, chọn thẻ Numbered. • Chọn kiểu đánh dấu mục hay đánh số mục mong muốn. • Nhấp nút OK để kết thúc. Khi đánh dấu các mục với thẻ Bulleted, ta có thể định dạng chi tiết hơn bằng cách nhấp nút Customize sau khi chọn kiểu đánh dấu mục (Xem hình 3.39). Trong hộp thoại Customize Bulleted List, ta có thể dùng các tùy chọn sau đây: • Nhấp nút Bullet để chọn ký tự dùng để đánh dấu. • Ấn định lề trái của ký tự đánh dấu mục nhờ ô Indent at của Bullet position. • Ấn định lề trái các mục trong danh sách nhờ ô Indent at của Text position. • Nhấp nút OK để kết thúc. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 89 Hình 3.38: Hộp thoại Bullets and Numbering với thẻ Bulleted được chọn sẳn. Hình 3.39: Hộp thoại Customize Bulleted List. Tương tự, khi đánh số thứ tự các mục với thẻ Numbered, ta có thể định dạng chi tiết hơn bằng cách nhấp nút Customize sau khi chọn kiểu đánh số mục (Xem hình 3.40). Trong hộp thoại Customize Numbered List, ta có thể dùng các tùy chọn sau đây: Phần 3 – Microsoft Word Trang 90 • Dùng Number format để chọn cách thể hiện số thứ tự. Chẳng hạn như 1. hay 1- hay 1). Chú ý không được xóa số thứ tự khi tạo dạng, chỉ được xóa dấu . hay dấu – hay dấu ) mà thôi. • Dùng Number style để chọn kiểu đánh số thứ tự. Chẳng hạn như 1, 2, 3, hay I, II, III, hay a, b, c, hay A, B, C, • Dùng Start at để ấn định các mục trong danh sách được đánh thứ tự bắt đầu từ số mấy (nếu đánh thứ tự theo kiểu số 1, 2, 3, ), hoặc bắt đầu từ chữ nào (nếu đánh thứ tự theo kiểu chữ a, b, c, ). • Còn vị trí lề trái của số thứ tự cũng như các mục trong danh sách có thể được ấn định nhờ ô Aligned at của vùng Number position, và ô Indent at của vùng Text position. • Nhấp nút OK để kết thúc. Hình 3.40: Hộp thoại Customize Numbered List. Tự động định dạng danh sách Khi ta gõ dấu gạch (-) hay dấu sao (*) kèm theo một khoảng trắng, rồi gõ nội dung của một đoạn, sau đó ấn Enter để kết thúc đoạn, xuống dòng và tạo đoạn mới thì các đoạn sẽ được tự động trình bày theo kiểu danh sách các mục. Xem ví dụ sau. - Đoạn 1. - Đoạn 2. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 91 Tương tự, khi ta gõ số hay chữ kèm theo dấu gạch ngang hay dấu đóng ngoặc đơn, ví dụ như 1- 1) a- a) I- I) , kèm theo một khoảng trắng, rồi gõ nội dung của một đoạn, sau đó ấn Enter để kết thúc đoạn, xuống dòng và tạo đoạn mới thì các đoạn sẽ được tự động trình bày theo kiểu danh sách đánh số thứ tự. Xem ví dụ sau. a) Đoạn 1. b) Đoạn 2. Chức năng tự động định dạng danh sách như thế này đôi khi thuận tiện nhưng đôi khi cũng bất tiện. Nếu thấy bất tiện, ta có thể bỏ chức năng tự động này như sau: • Từ thanh thực đơn, chọn Tools | AutoCorrect. • Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện (Xem hình 3.41). • Chọn thẻ AutoFormat As You Type. • Không đánh dấu hai mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered lists. Nhấp nút OK để kết thúc. Hình 3.41: Hộp thoại AutoCorrect với thẻ AutoFormat As You Type được chọn. Thay đổi định dạng danh sách Một danh sách các mục sau khi đã được định dạng, ta vẫn có thể thay đổi định dạng cho nó. Để thay đổi ta thực hiện: Phần 3 – Microsoft Word Trang 92 • Chọn danh sách các mục muốn thay đổi định dạng. • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Bullets and Numbering. • Hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện. • Chọn thẻ Bulleted hoặc Numbered. • Chọn kiểu đánh dấu mục hoặc đánh số thứ tự mục mong muốn. • Nhấp nút Customize nếu muốn định dạng chi tiết hơn. • Nhấp nút OK để kết thúc. 4. SỬ DỤNG TAB Phím Tab Phím Tab nằm phía trên phím Capls Lock trên bàn phím. Để thấy được chức năng phím Tab ta coi ví dụ sau. Chẳng hạn, ta muốn trình bày văn bản dạng: Mục 1 Mục a Mục i Mục 2 Mục b Mục ii Để canh thẳng hàng các cột văn bản với nhau ta không nên dùng phím khoảng trắng (phím spacebar) mà nên dùng phím Tab. Mỗi khi ấn phím Tab, dấu chèn sẽ di chuyển đến Tab kế tiếp. Để dễ hình dung ta tưởng tượng chiều dài của thước được chia thành các khoảng bằng nhau, mỗi khoảng có độ dài là một Tab (mặc định một Tab = 1.27 cm) được đánh dấu bằng một vạch đứng. Mỗi khi ấn phím Tab thì dấu chèn sẽ di chuyển đến vạch Tab nằm kế trước nó. | | | | | | | | | | | | | x | (Ví dụ vị trí dấu chèn là x, ấn phím Tab, dấu chèn sẽ nhảy đến vị trí Tab là |) Như vậy để đánh đoạn văn bản trên ta nên gõ là Mục 1 - ấn 2 phím Tab - Mục a - ấn 2 phím Tab - Mục i - ấn Enter. Gõ tương tự cho hai dòng còn lại. Để thấy được tác dụng Tab, từ thanh công cụ nhấp nút Show/Hide ¶ . Khi đó trong văn bản sẽ hiện ký tự Æ thể hiện ký tự Tab. Cứ mỗi lần gõ phím Tab thì thấy một mũi tên. Muốn tắt sự thể hiện này, nhấn nút Show/Hide lần nữa. Thông thường Word ấn định khoảng cách giữa hai dấu Tab là 1,27 cm (mà ta thường nói một Tab là 1,27 cm). Ta cũng có thể ấn định lại khoảng cách này theo ý mình. Thực hiện như sau: • Từ thanh thực đơn, chọn Format | Tabs. • Hộp thoại Tabs xuất hiện (Xem hình 3.42). • Ấn định khoảng cách giữa các Tab trong ô Default tab stops. • Nhấp nút OK để kết thúc. Giáo trình tóm tắt Tin học cơ sở Trang 93 Hình 3.42: Hộp thoại Tabs. Ấn định Tab trên thước Phía trái tận cùng của thước có một hình vuông gọi là nút Tab. Nhờ nút này ta có thể ấn định các loại Tab khác nhau trên thước đo. Có bốn loại Tab là Tab trái, Tab giữa, Tab phải và Tab thập phân. Mỗi lần nhấp vào nút Tab là thay đổi loại Tab (Xem hình 3.43). Hình 3.43: Các loại Tab gồm Tab trái, Tab giữa, Tab phải và Tab thập phân. Để hiểu được tại sao cần phải ấn định Tab trên thước, giả sử ta cần gõ văn bản như sau, mục a và mục b có lề trái tại vị trí 4 trên thước, còn mục 1 và mục 2 có lề trái tại 9,5 trên thước (Xem hình 3.44). Hình 3.44: Gõ văn bản theo cột. Để làm việc này, ta thực hiện như sau: • Giả sử dấu chèn ở vị trí bắt đầu một đoạn mới. Phần 3 – Microsoft Word Trang 94 • Nhấp nút Tab trên thước, bảo đảm nó là Tab trái. • Đưa dấu chèn đến vị trí 4 trên thước, nhấp chuột để đặt Tab trái tại 4. • Đưa dấu chèn đến vị trí 9,5 trên thước, nhấp chuột để đặt Tab trái tại 9,5. • Ấn phím Tab, dấu chèn sẽ di chuyển đến Tab trái (4). • Gõ văn bản (ví dụ Mục a). • Ấn phím Tab, dấu chèn sẽ di chuyển đến Tab trái (9,5). • Gõ văn bản (ví dụ Mục 1). • Ấn Enter để xuống dòng (chú ý các Tab ấn định vẫn còn tác dụng). Sự khác biệt giữa các loại Tab như sau. • Nếu ta ấn định Tab trái trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển đến vị trí Tab này, và sau đó gõ văn bản thì lề trái văn bản thẳng hàng với vị trí dấu Tab và văn bản cứ thế xuất hiện dần qua bên phải. • Nếu ta ấn định Tab phải trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển đến vị trí Tab này, và sau đó gõ văn bản thì lề phải văn bản thẳng hàng với vị trí dấu Tab và văn bản cứ thế xuất hiện dần qua bên trái. • Nếu ta ấn định Tab giữa trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển đến vị trí Tab này, và sau đó gõ văn bản thì lề phải và lề trái văn bản giãn ra hai bên sao cho văn bản luôn nằm giữa vị trí Tab trên thước. • Còn Tab thập phân dùng cho việc gõ vào dữ liệu số. Khi ta ấn định Tab thập phân trên thước, khi gõ phím Tab dấu chèn sẽ di chuyển đến vị trí Tab này, và sau đó gõ số có dấu phẩy thập phân thì dấu phẩy luôn nằm đúng thẳng hàng với vị trí Tab trên thước. Hình 3.45: So sánh Tab trái, Tab phải