Giáo trình Nguyên lý kế toán - Đại học mở TP. Hồ Chí Minh

i Nguyên lý kế toán ª ii NGUYỄN TẤN BÌNH Chủ biên NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Tham gia biên soạn: ƒ Lê Minh Đức ƒ Phan Đức Dũng ƒ Nguyễn Trần Huy ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM Lưu hành nội bộ 2006 i LỜI NÓI ĐẦU Để có thể nhận định một cách chính xác và đầy đủ về một doanh nghiệp tất nhiên cần phải có những đánh giá toàn diện về các mặt: hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính; quản trị marketing, nhân sự, trình độ quản lý, kỹ thuật công nghệ, định hướng chiến lược; môi trường kinh tế vĩ mô v rất nhiều khía cạnh khác không dễ định lượng được. Tuy nhiên, bao giờ cũng vậy, để tìm hiểu bước đầu về một doanh nghiệp hay một tổ chức, người ta không thể không đọc các báo cáo tài chính, đó là cửa sổ quan trọng, nếu không muốn nói là duy nhất của bước đầu tiếp cận. Báo cáo tài chính thể hiện kết quả cuối cùng của tất cả các nỗ lực được ghi nhận lại một cách khoa học và khách quan bởi công tác kế toán. Trong cơ chế cạnh tranh, hội nhập và xu hướng kinh tế toàn cầu, kế toán càng không thể dừng lại ở công việc ghi chép đơn thuần các giao dịch kinh tế phát sinh mà còn phải biết sử dụng các công cụ tài chính như là một sức mạnh thực sự để đạt đến mục tiêu. Hơn nữa, với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ, hình ảnh kế toán “giấy với bút” đã được thay thế bằng máy tính. Đã đến lúc đối xử với kế toán như một khoa học và nghiên cứu chúng bằng thái độ nghiêm túc. Quyển sách được trình bày theo kiểu “xẻ dọc”. Theo đó, mặc dù mỗi chương là một chủ đề nhưng từng chương đều dẫn đến mục tiêu cuối cùng: các báo cáo tài chính. Mục tiêu của quyển sách nhằm đến những vấn đề căn bản của kế tóan, dễ đọc, vì chủ đích cho những người mới bắt đầu. Do vậy, nhiều nội dung nghiệp vụ mang tính chuyên sâu sẽ không được đề cập trong quyển sách này. Tác giả. ii HƯỚNG DẪN BẠN ĐỌC TỰ HỌC I. Tinh thần quyển sách: ƒ Xác định nguyên lý kế toán là một khoa học, cũng giống như nguyên lý thống kê vậy, không biên giới, không phụ thuộc vào bất kỳ quy định hay chế độ của bất kỳ quốc gia nào; Và mục tiêu của quyển sách chỉ nhằm đến những nội dung căn bản của kế toán, dành cho những người mới bắt đầu. ƒ Tuy nhiên, sau khi nắm vững nguyên lý kế toán bạn có thể tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn, rèn luyện kỹ năng, tìm hiểu thêm những quy định hay truyền thống về hệ thống kế toán ở các nước để trở thành kế toán viên; Toàn cầu hoá mở ra cơ hội cho các chuẩn mực kế toán các quốc gia ngày càng gần nhau hơn. ƒ Bạn đọc cũng sẽ có dịp nhận ra rằng mọi hệ thống kế toán của các công ty, tập đoàn hay quốc gia thoạt nhìn tưởng chừng khác biệt, nhưng thảy đều dựa trên những nguyên lý khoa học này. II. Nội dung và kết cấu quyển sách: Do là sách phục vụ tự học, nên đọc là quan trọng: ƒ Ngôn ngữ diễn giải, đơn giản, gần gũi, đời thực. ƒ Đầu mỗi chương nêu các mục tiêu cụ thể của chương. Trong bài đọc, nhắc lại lần nữa từng mục tiêu chứa trong các hộp nhỏ, in nghiêng. Hãy luôn bám sát mục tiêu. ƒ Không trình bày truyền thống I, II,… mà các thuật ngữ (thay cho định nghĩa) sẽ lồng vào từng nội dung và tóm tắt một lần nữa vào trong các hộp để dễ nhớ. iii ƒ Cuối mỗi chương có bài tập tự thực hành ôn luyện kiến thức và rèn luyện kỹ năng. Hầu hết bài tập đều có hướng dẫn, lời giải. ƒ Cuối mỗi chương đều có tóm tắt chương và cũng là “Những điều cốt lõi” để thuận tiện hệ thống lại kiến thức đã học. ƒ Kèm theo quyển sách là CD-ROM chứa các bài giảng được tóm tắt và chuẩn bị trên nền PowerPoint. Cũng có thể tìm thấy trên website: www.cpa.edu.vn. CHÚC BẠN ĐỌC MAY MẮN ! Tác giả. iv Mọi trao đổi, góp ý với tác giả xin vui lòng gửi về địa chỉ: tanbinh@hcm.vnn.vn 1 Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN Nội dung học tập của chương này: 1. Hiểu được tại sao thông tin do kế toán cung cấp lại trợ giúp trong việc ra quyết định. 2. Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị. 3. Vai trò của kiểm toán. ùng nổ công nghệ thông tin và hội nhập kinh tế quốc tế bên cạnh những chuyển động mạnh mẽ trong cơ cấu kinh tế và sở hữu doanh nghiệp ở Việt Nam đã mở ra cho các doanh nghiệp vận hội kinh doanh mới, đồng thời cũng chứa đựng chính trong lòng nó đầy thách thức. Thông tin về doanh nghiệp trở nên gần gũi và ngày càng có tính minh bạch trước công chúng rộng rãi ở phạm vi toàn xã hội, đặc biệt là đối với các công ty cổ phần. Vai trò của kế toán trong nền kinh tế hiện đại càng chứng tỏ là một cửa ngõ quan trọng, là cầu nối giữa hầu hết mọi đối tượng có liên quan đến doanh nghiệp. Từ nhà quản trị doanh nghiệp cho đến các cổ đông, ngân hàng cho vay hay cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan thuế hay hội đồng quản trị, các đối tác làm B 2 ăn trong nước và quốc tế thảy đều có nhu cầu hiểu biết về doanh nghiệp với những mục tiêu khác nhau. Hệ thống kế toán sẽ thực hiện chức năng thông tin một cách nhanh chóng và chính xác đến với những người muốn ra quyết định liên quan đến doanh nghiệp cũng như cho bất kỳ ai có cùng mối quan tâm. Cuốn sách sẽ khởi đầu bằng việc dẫn dắt bạn đọc đến với thế giới của kế toán, và chúng ta sẽ sớm nhận ra rằng những gì mà kế toán mang lại là nhằm để quản lý các hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính một cách dễ dàng, giúp cho các nhà đầu tư hay các cổ đông biết cách sử dụng các thông tin kế toán để có sự hiểu biết tốt hơn về doanh nghiệp mà họ đang có quyền lợi ở đó. Trước khi bắt đầu, để giúp bạn đọc thêm tự tin chúng tôi xin có một lời khẳng định rằng, mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, cũ hay mới, sản xuất hay dịch vụ, tư nhân hay nhà nước, và dù bất kể chế độ kinh tế nào cũng đều có cùng một quy trình kế toán căn bản giống hệt như nhau, trên phạm vi toàn cầu. Cuốn sách, vì vậy sẽ không lệ thuộc vào, và cũng không đề cập đến chế độ kế toán riêng lẻ của một quốc gia cụ thể nào. Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu bạn có thể hiểu, thậm chí tự rèn luyện thêm kỹ năng để làm nghề kế toán ở bất cứ đâu, Việt 3 Nam hay Mỹ, Trung Quốc hay Châu Âu, chỉ bởi vì kế toán là một khoa học, và nguyên lý kế toán thì chỉ có một mà thôi. Tuy nhiên, ngoài chuẩn mực kế toán quốc tế1 do Liên đoàn kế toán thế giới thống nhất và nỗ lực cập nhật thường xuyên thông qua các kỳ họp, mỗi quốc gia thường xây dựng chuẩn mực kế toán của riêng mình. Ở Việt Nam, khi thực hành kế toán các bạn sẽ tham khảo các chuẩn mực kế toán Việt Nam, cùng một số các quy định hướng dẫn2. Nhưng bạn sẽ sớm nhận ra rằng các chuẩn mực này cũng dựa trên nguyên lý chung và thông lệ quốc tế. Xu thế hội nhập kinh tế thế giới cũng sẽ góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự thống nhất các chuẩn mực kế toán chung. Kế toán nói chung, là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo thông tin kinh tế cho những người ra quyết định. Phạm vi quyển sách này là kế toán tài chính, tập trung vào nhu cầu cụ thể của những người bên ngoài doanh nghiệp chẳng hạn như: các cổ đông, nhà cung cấp hàng hóa, ngân hàng cho vay, thuế và các cơ quan quản lý nhà nước. 1 IAS: International Accounting Standards 2 Tham khảo: www.mof. (trang web của Bộ Tài chính Việt Nam) Kế toán là quá trình ghi chép, tổng hợp và báo cáo thông tin kinh tế. Kế toán tài chính quan tâm đến các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu học tập 1: Giải thích tại sao thông tin do kế toán cung cấp lại trợ giúp trong việc ra quyết định. 4 Theo đó, cả những người bên trong công ty, tức các nhà quản trị lẫn bên ngoài công ty sử dụng các thông tin kế toán này trong việc ra quyết định như thế nào, cái gì, khi nào, quyết định mua hay quyết định bán. BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN Nhiệm vụ của kế toán là tổ chức và tổng hợp các thông tin kinh tế để những người ra quyết định có thể sử dụng chúng. Các thông tin được trình bày dưới dạng các bảng biểu được gọi là các báo cáo tài chính. Để lập các báo cáo này, các kế toán viên phải xác định, ghi chép, lượng hóa, tích lũy, tổng hợp, phân loại, báo cáo và diễn giải các sự kiện kinh tế ảnh hưởng tới công ty về mặt tài chính. Hàng loạt các bước liên quan tới việc ghi chép và chuyển thông tin vào trong các báo cáo tài chính được gọi là hệ thống kế toán. Các kế toán viên phân tích các thông tin cần thiết cho các nhà quản trị và những người ra quyết định và thiết lập một hệ thống kế toán sao cho đáp ứng tốt nhất những nhu cầu nêu trên. Giá trị đích thực của bất kỳ hệ thống kế toán nào là ở chỗ chất lượng các thông tin mà nó cung cấp, chứ không phải là những chế độ hay hệ thống tài khoản, là quy định hay các mẫu biểu một cách máy móc ở từng quốc gia khác nhau. 5 Tất cả các cơ quan đơn vị và các doanh nghiệp đều có hệ thống kế toán, từ một tổ hợp sản xuất nhỏ cho đến các công ty đa quốc gia hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Kế toán là công cụ trợ giúp trong việc ra quyết định Các thông tin kế toán hữu dụng cho bất kỳ ai cần dựa vào đó để ra các quyết định. Những người ra các quyết định là các nhà quản trị, cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng và cả các nhà chính trị. Ví dụ: ƒ Phòng kỹ thuật của Công ty cơ điện lạnh nghiên cứu phát triển máy lạnh chạy bằng năng lượng mặt trời, kèm theo đó một kế toán viên cũng đã thực hiện một báo cáo đánh giá khả năng sinh lời của sản phẩm, bao gồm việc ước tính doanh thu, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Các nhà quản trị công ty sẽ sử dụng báo cáo này để quyết định có nên tiến hành sản xuất và đưa sản phẩm này ra thị trường hay không. ƒ Một giám đốc đang điều hành một công ty nhỏ chỉ có 6 nhân viên hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và kiểm toán. Để quyết định xem sẽ tăng lương, thăng chức hoặc sa thải ai, giám đốc cần có báo cáo hằng tháng về năng suất làm việc của từng người và phải so sánh năng suất này với tiền lương và các chi phí khác liên quan đến công việc hằng tháng của mỗi người. 6 ƒ Một nhà đầu tư đang cân nhắc nên mua cổ phiếu của REE hay của SAMCO thì cần phải tham khảo các báo cáo kế toán được công bố và so sánh kết quả tài chính trong thời gian gần đây giữa hai công ty. Những thông tin trong các báo cáo sẽ giúp người mua cổ phiếu ra quyết định đầu tư. ƒ Một đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố đang phản biện kế hoạch xây dựng nhà ở cho người có thu nhập thấp sẽ tác động như thế nào đến ngân sách thành phố. Các thông tin kế toán cho biết kế hoạch này nếu được thực hiện sẽ tiêu tốn bao nhiêu ngân sách và sẽ huy động bằng nguồn kinh phí nào. ƒ Một ngân hàng xem xét cho một công ty vay tiền để mở rộng sản xuất thì cần phải kiểm tra kết quả kinh doanh trong quá khứ, tình hình tài chính hiện tại, và dự đoán công ty sẽ sử dụng số tiền vay vào hoạt động mới như thế nào. Kế toán giúp cho việc ra quyết định bằng cách chỉ ra đồng tiền sẽ được chi tiêu ở đâu và khi nào, các cam kết đã được thực hiện ra sao, đánh giá hiệu quả kinh doanh, và đưa ra các kiến nghị tài chính cho việc lựa chọn kế hoạch này hay bác bỏ kế hoạch khác. Kế toán cũng giúp dự báo tác động của các quyết định, và chỉ ra các vấn đề khó khăn, những bất hợp lý, những vấn đề hiện tại cũng như các cơ hội trong tương lai. Mối liên hệ cơ bản trong tiến trình ra quyết định sau: Các sự kiện hay giao dịch Phân tích và ghi chép Các báo cáo tài chính Những người sử dụng 7 Mọi quan tâm của chúng ta đều nằm trong bốn hộp trên. Tất cả các khóa học về kế toán tài chính đều bao gồm các học phần phân tích, xác định khoản mục ảnh hưởng, ghi chép và thiết lập các báo cáo tài chính. Kế toán tài chính và Kế toán quản trị Các báo cáo tài chính được đề cập trong quyển sách này là bao trùm hầu hết mọi lĩnh vực của kế toán. Nhưng kế toán tài chính thường được phân biệt với kế toán quản trị. Sự khác nhau chủ yếu là do chúng được sử dụng cho hai nhóm người ra quyết định khác nhau. Kế toán quản trị chỉ nhằm để phục vụ cho những người ra quyết định ở bên trong công ty như các nhà quản trị cấp cao, giám đốc hay trưởng các phòng ban, đơn vị. Có 2 câu hỏi chủ yếu liên quan tới sự thành công về tài chính của một doanh nghiệp mà những người ra quyết định muốn được giải đáp là: Tình hình tài chính vào một ngày cụ thể nào đó ra sao? Và hiệu quả kinh doanh trong thời gian vừa qua như thế nào? Kế toán quản trị chỉ phục vụ bên trong tổ chức. Mục tiêu học tập 2: Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị. 8 Các kế toán viên trả lời hai câu hỏi trên bằng ba báo cáo tài chính chủ yếu: bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo ngân lưu. Bảng cân đối kế toán phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp vào một thời điểm cụ thể, ví dụ ngày 31/12/2005. Hai báo cáo còn lại phản ánh hiệu quả hoạt động của cả một thời kỳ, ví dụ năm 2005. Sự tín nhiệm và vai trò kiểm toán Các nhà quản trị là những người có trách nhiệm cung cấp các báo cáo tài chính của công ty, nhưng có thể họ sẽ chủ quan vì vậy phải cần đến một bên thứ ba, đó là các kiểm toán viên. Kiểm toán viên sẽ xem xét các thông tin mà các nhà quản trị đưa ra trong các báo cáo tài chính nhằm đảm bảo rằng chúng thể hiện đúng đắn và chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Báo cáo kiểm toán Nhằm đánh giá các báo cáo tài chính, các kiểm toán viên tiến hành kiểm toán. Đó là một cuộc kiểm tra các giao dịch, các báo cáo tài chính tuân theo các nguyên tắc chung. Việc kiểm tra bao gồm: chi tiết các bút toán và các quy trình khi xét thấy cần thiết. Kết quả kiểm tra này sẽ được thể hiện trong báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán mô tả việc kiểm tra của các kiểm toán viên. Mục tiêu học tập 3: Vai trò của kiểm toán.