Giáo trình Nguyên lý kế toán - Nguyễn Thị Chinh Lam

toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng DN xây lắp có thanh toán theo tiến độ kế hoạch 47 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3385 Phải trả về cổ phần hoá 3386 Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn TIT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 54 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 3389 Bảo hiểm thất nghiệp 48 341 Vay dài hạn 49 50 342 343 3431 3432 3433 Nợ dài hạn Trái phiếu phát hành Mệnh giá trái phiếu Chiết khấu trái phiếu Phụ trội trái phiếu 51 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 52 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 53 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 54 352 Dự phòng phải trả 55 353 Quỹ khen thưởng phúc lợi 3531 Quỹ khen thưởng 3532 Quỹ phúc lợi 3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 3534 Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty 56 356 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 3561 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ 3562 Quỹ phát triển khoa học và công nghệ đã hình thành TSCĐ LOẠI TK 4 VỐN CHỦ SỞ HỮU 57 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần C.ty cổ phần 4118 Vốn khác 58 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 59 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 4131 Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính 4132 Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB 60 414 Quỹ đầu tư phát triển 61 415 Quỹ dự phòng tài chính 62 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 63 419 Cổ phiếu quỹ C.ty cổ phần 64 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 65 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản Áp dụng cho DNNN 66 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp Dùng cho 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước các công ty, PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 55 TCty 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay có nguồn kinh phí 67 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ LOẠI TK 5 DOANH THU 68 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm Chi tiết theo 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ yêu cầu 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá quản lý 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 69 512 Doanh thu bán hàng nội bộ Áp dụng khi 5121 Doanh thu bán hàng hóa có bán hàng 5122 Doanh thu bán các thành phẩm nội bộ 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 70 515 Doanh thu hoạt động tài chính 71 521 Chiết khấu thương mại 72 531 Hàng bán bị trả lại 73 532 Giảm giá hàng bán LOẠI TK 6 CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 74 611 Mua hàng Áp dụng 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu phương 6112 Mua hàng hóa pháp kiểm kê định kỳ 75 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 76 622 Chi phí nhân công trực tiếp 77 623 Chi phí sử dụng máy thi công Áp dụng cho đơn vị xây lắp 6231 Chi phí nhân công 6232 Chi phí vật liệu 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác 78 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 79 631 Giá thành sản xuất PP.Kkê định kỳ PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 56 80 632 Giá vốn hàng bán 81 635 Chi phí tài chính 82 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 83 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LOẠI TK 7 THU NHẬP KHÁC 84 711 Thu nhập khác Chi tiết theo hoạt động LOẠI TK 8 CHI PHÍ KHÁC 85 811 Chi phí khác Chi tiết theo hoạt động 86 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại LOẠI TK 9 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 87 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TK 0 TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 01 001 Tài sản thuê ngoài 02 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công Chi tiết theo 03 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược đối tượng 04 004 Nợ khó đòi đã xử lý 05 007 Ngoại tệ các loại 06 008 Dự toán chi sự nghiệp, dự án PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 57 Như vậy, trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt nam hiện hành có 87 tài khoản cấp 1 và 06 tài khoản ngoại bảng. Trong đó tài khoản cấp 1 là những tài khoản tổng hợp phản ánh đối tượng ở dạng tổng quát. Các tài khoản kế toán ngoài phần tên gọi còn được ký hiệu bởi các chữ số, việc ký hiệu bởi các chữ số có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán bởi việc dùng các chữ số thuận tiện, đơn giản trong việc ghi chép theo dõi đối tượng kế toán. Các tài khoản cấp 1 được ký hiệu bởi 3 chữ số với ý nghĩa sau: Ví dụ: Ký hiệu Tài khoản Tên gọi 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 113 Tiền đang chuyển 131 Phải thu đối với khách hàng 211 Tài sản cố định hữu hình Từ trái sang phải: * Chữ số đầu tiên chỉ loại tài khoản * Chữ số thứ hai chỉ nhóm tài khoản trong loại * Chữ số thứ ba chỉ thứ tự tài khoản trong nhóm Với ý nghĩa của các chữ số trong ký hiệu của tài khoản kế toán cấp 1 như trên, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp gồm 9 loại tài khoản từ loại 1 đến loại 9 phản ánh về tài sản và sự vận động của tài sản thuộc sở hữu của đơn vị, tài khoản loại 0 còn gọi là tài khoản ngoại bảng phản ánh những tài sản đơn vị đang nắm giữ sử dụng nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị hoặc có nhu cầu quản lý riêng. Mối liên hệ giữa các tài khoản trên với báo cáo tài chính của doanh nghiệp được thể hiện như sau: TÀI KHOẢN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán Tài khoản loại 1 Tài khoản loại 2 Lập phần I: Tài sản Tài sản ngắn hạn Tài sản dài hạn Tài khoản loại 3 Tài khoản loại 4 Lập phần II: Nguồn vốn Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Tài khoản loại 0 Chỉ tiêu ngoại bảng Cân đối kế toán Tài khoản loại 5, 7 Tài khoản loại 6, 8 Doanh thu, thu nhập khác Chi phí của đơn vị Chỉ tiêu trong Báo cáo kết quả KD Tài khoản loại 9: Xác định kết quả PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 58 Các tài khoản cấp 2 là tài khoản chi tiết của tài khoản cấp 1 do vậy các tài khoản chi tiết này phải tuân theo sự phù hợp giữa tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp. 4.5 CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 4.5.1 Cách ghi đơn Ghi đơn là cách ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế trong đó số liệu nghiệp vụ được ghi trực tiếp vào một tài khoản mà không có mối quan hệ đối ứng với các đối tượng kế toán khác. Ghi đơn được áp dụng trong các trường hợp: kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản chi tiết và vào tài khoản ngoại bảng. Ví dụ: với các nghiệp vụ kinh tế làm tăng ngoại tệ sau khi hạch toán trên tài khoản tổng hợp dựa vào quan hệ đối ứng, kế toán sẽ mở Tài khoản 007 để ghi vào bên Nợ của tài khoản này số ngoại tệ gốc (nguyên tệ) mà không có tài khoản nào đối ứng với nó. 4.5.2 Cách ghi kép Trên thực tế khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nó sẽ tác động ít nhất đến hai đối tượng kế toán, là mcho các đối tượng này biến động có thể tăng lên hay giảm đi tuy nhiên sự biến động này có sự đối ứng. Để đơn giản trong việc tìm hiểu nghiên cứu ta giả định rằng nghiệp vụ kinh tế tác động đến hai đối tượng kế toán, nếu nghiệp vụ làm cho đối tượng này biến động (tăng hay giảm) với mức bao nhiêu thì cũng sẽ làm cho đối tượng kia biến động với mức bấy nhiêu. Sự biến động của các đối tượng bị tác động trong nghiệp vụ không nhất thiết phải cùng chiều là cùng tăng hay cùng giảm tuy nhiên chúng phải thuộc 1 trong 4 quan hệ đối ứng sau: (1) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán đều là tài sản, làm cho tài sản này tăng lên bao nhiêu thì cũng sẽ làm cho tài sản kia giảm đi bấy nhiêu. Ví dụ: Đơn vị rút tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt 50. (2) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán là tài sản và nguồn vốn, nếu làm cho tài sản tăng lên bao nhiêu thì đồng thời cũng làm cho nguồn vốn tăng lên bấy nhiêu. TÀI SẢN TĂNG TÀI SẢN GIẢM NGUỒN VỐN TĂNG NGUỒN VỐN GIẢM (1) (2) (3) (4) PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 59 Ví dụ: Đơn vị vay ngắn hạn ngân hàng và được thanh toán bằng tiền mặt 60. (3) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán đều là nguồn vốn, làm cho nguồn vốn này tăng lên bao nhiêu thì sẽ làm cho nguồn vốn kia giảm đi bấy nhiêu. Ví dụ: Đơn vị bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận chưa phân phối 100. (4) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán là tài sản và nguồn vốn, nếu làm cho tài sản giảm đi bao nhiêu thì đồng thời cũng làm cho nguồn vốn giảm đi bấy nhiêu. Ví dụ: Thanh toán nợ cho người bán bằng chuyển khoản 80. Dựa vào quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán và kết cấu nội dung của các tài khoản kế toán, công tác kế toán đã xây dựng được các nguyên tắc phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản tổng hợp được gọi là nguyên tắc ghi kép. Nguyên tắc ghi kép có hai nội dung cơ bản sau: - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng được ghi Nợ vào tài khoản này và ghi Có vào tài khoản khác. - Tổng số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản luôn luôn bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản. Ví dụ: Đơn vị rút tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt 50, nghiệp vụ này sẽ được phản ánh trên tài khoản như sau Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 50 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản Tiền mặt Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 50 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Như vậy nghiệp vụ kinh tế trên được ghi Nợ vào tài khoản tiền mặt và ghi Có vào tài khoản tiền gửi ngân hàng với cùng số tiền là 50. Tuy nhiên, trước khi phản ánh vào tài khoản kế toán còn có một công việc khác được gọi là định khoản kế toán. Định khoản kế toán là công việc kế toán xác định xác định nghiệp vụ kinh tế được ghi Nợ vào tài khoản nào, ghi Có vào Tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu. Định khoản có vai trò quan trọng đối với công tác kế toán bởi nó hạn chế được những sai sót nhầm lẫn phát sinh đồng thời thuận tiện cho việc phân công công việc kế toán. Định khoản kế toán có những loại định khoản giản đơn, định khoản phức tạp; định khoản giản đơn là loại định khoản trong đó chỉ tác động đến hai đối tượng kế toán nên chỉ sử dụng hai tài khoản tổng hợp, định khoản phức tạp là loại định khoản trong đó có trên hai đối PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 60 tượng kế toán nên phải sử dụng trên hai tài khoản tổng hợp. Trong nhiều trường hợp từ định khoản phức tạp có thể tách thành những định khoản giản đơn. Định khoản phức tạp có những loại: - Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ vào 1 tài khoản và ghi Có vào nhiều tài khoản - Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ vào nhiều tài khoản và ghi Có vào một tài khoản. - Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ vào nhiều tài khoản và ghi Có vào nhiều tài khoản. Ví dụ: - Định khoản giản đơn: Khách hàng thanh toán nợ cho đơn vị bằng chuyển khoản 80. Nợ Tài khoản tiền gửi ngân hàng 80 Có Tài khoản phải thu đối với khách hàng 80 Phản ánh vào tài khoản: Tài khoản Phải thu đối với khách hàng Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 80 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 80 Cộng SPS Số dư cuối kỳ - Định khoản phức tạp: Đơn vị mua nguyên vật liệu nhập kho giá mua 121 (đã bao gồm 10% VAT) chưa trả tiền người bán. Nợ Tài khoản nguyên vật liệu 110 Nợ Tài khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ 11 Có Tài khoản phải trả người bán 121 Phản ánh vào tài khoản: Tài khoản Phải trả người bán Nợ Có Số dư đầu kỳ Xxx 121 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản Nguyên vật liệu Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 110 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản VAT đầu vào PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 61 được khấu trừ Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 11 Cộng SPS Số dư cuối kỳ 4.6 KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA VIỆC GHI CHÉP, PHẢN ÁNH CÁC VÀO CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Tài khoản kế toán là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu trong báo cáo do vậy để đảm bảo số liệu này chính xác kế toán phải thực hiện kiểm tra việc ghi chép phản ánh. Dựa trên tính chất, cách thức phản ánh nghiệp vụ kinh tế trên hai loại tài khoản kế toán: tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là khác nhau nên việc kiểm tra trên các tài khoản cũng chia thành hai loại. 4.6.1 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh trên các tài khoản tổng hợp Thời điểm kiểm tra các tài khoản tổng hợp là trước khi kế toán lên các báo cáo kế toán, thông thường là cuối kỳ kế toán, ngoài ra còn có một số trường hợp không xảy ra thường xuyên như: đơn vị sáp nhập, giải thể, theo yêu cầu của cơ quan quản lý... Đối tượng được tiến hành kiểm tra là tất cả các tài khoản tổng hợp (từ loại 1 đến loại 9) đơn vị sử dụng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của đối tượng kế toán. Cơ sở để tiến hành kiểm tra việc ghi chép trên tài khoản tổng hợp đó là dựa vào tính cân đối vốn có giữa tài sản và nguồn vốn và dựa vào nguyên tắc ghi chép. Điều này thể hiện bằng các phương trình kế toán: TÀI SẢN = NGUỒN VỐN TỔNG SỐ TIỀN GHI VÀO BÊN NỢ = TỔNG SỐ TIỀN GHI VÀO BÊN CÓ Để tiến hành kiểm tra kế toán thực hiện theo các bước sau đây: - Thực hiện kết chuyển số liệu giữa các tài khoản kế toán liên quan, đảm bảo các tài khoản phản ánh quá trình sản xuất (doanh thu, chi phí...) không còn số dư. - Cộng số phát sinh và tính ra số dư cuối kỳ của từng tài khoản - Sử dụng Bảng cân đối tài khoản hay Bảng đối chiếu số phát sinh để kiểm tra việc ghi chép. Bảng cân đối tài khoản hay Bảng đối chiếu số phát sinh có hai loại theo hình dạng của bảng: Bảng dạng nhiều cột và Bảng dạng bàn cờ. Khi sử dụng Bảng cân đối tài khoản cần tuân thủ theo những trình tự sau: + Liệt kê đầy đủ các tài khoản tổng hợp đơn vị sử dụng (các tài khoản này phải có số liệu, những tài khoản không có số liệu: số dư, số phát sinh không được liệt kê). Để đảm bảo không PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 62 liệt kê thiếu hoặc thừa tài khoản nên liệt kê theo trình tự từng loại, nhóm tài khoản (ví dụ liệt kê lần lượt các tài khoản loại 1 sau đó đến loại 2 ... cuối cùng là loại 9). + Phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của từng tài khoản vào dòng, cột tương ứng trong bảng. + Thực hiện tổng cộng số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản theo hai cột “Nợ” và “Có”, làm tương tự với số phát sinh và số dư cuối kỳ. + Thực hiện kiểm tra: việc ghi chép phản ánh trên tài khoản tổng hợp được coi là chính xác nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau * Tổng cộng số dư đầu kỳ bên Nợ = Tổng cộng số dư đầu kỳ bên Có * Tổng cộng số phát sinh bên Nợ = Tổng cộng số phát sinh bên Có * Tổng cộng số dư cuối kỳ bên Nợ = Tổng cộng số dư cuối kỳ bên Có Lưu ý: Khi liệt kê số liệu của các tài khoản vào Bảng cân đối tài khoản cần chú ý đến tính chất của một số tài khoản đặc biệt như tài khoản phải thu đối với khách hàng, tài khoản phải trả người bán, tài khoản hao mòn tài sản cố định, tài khoản lợi nhuận chưa phân phối... Ví dụ: Tại một đơn vị ở thời điểm đầu kỳ có số dư của các tài khoản kế toán như sau: TÀI KHOẢN SỐ DƯ TÀI KHOẢN SỐ DƯ Tiền mặt 300 Vay ngắn hạn 250 Tiền gửi ngân hàng 250 Phải trả người bán 580 Nguyên vật liệu 600 Phải trả người lao động 300 Tài sản cố định hữu hình 1200 Nguồn vốn kinh doanh 1000 Hàng hóa 450 Lợi nhuận chưa phân phối 300 Chi phí sản xuất KD dở dang 50 Quỹ đầu tư phát triển 420 Trong kỳ có các nghiệp vụ phát sinh như sau: 1. Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm 100 2. Tiền lương của công nhân sản xuất sản phẩm 80, lương của quản đốc phân xưởng là 30 3. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất sản phẩm 300 4. Chi phí điện nước mua ngoài 63 (đã bao gồm 5 % VAT) thanh toán bằng tiền mặt. 5. Nhập kho thành phẩm biết giá trị thành phẩm chế dở cuối kỳ là 20. Yêu cầu : - Định khoản nghiệp vụvà phản ánh vào tài khoản - Kiểm tra việc ghi chép phản ánh trên tài khoản tổng hợp Tài khoản Tiền mặt Tài khoản Chi phí NVL trực tiếp PT I Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 63 Nợ Có Số dư đầu kỳ 300 63 (4) Cộng SPS 0 63 Số dư cuối kỳ 227 Nợ Có Số dư đầu kỳ (1)100 100 (5.1) Cộng SPS 100 100 Số dư cuối kỳ Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Nợ Có Số dư đầu kỳ 250 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 250 Tài khoản Chi phí nhân công trực tiếp Nợ Có Số dư đầu kỳ (2) 80 80 (5.2) Cộng SPS 80 80 Số dư cuối kỳ Tài khoản Nguyên vật liệu Nợ Có Số dư đầu kỳ 600 100 (1) Cộng SPS 0 100 Số dư cuối kỳ 500 Tài khoản Chi phí sản xuất chung Nợ Có (2) 30 (3) 300 (4) 60 390 (5.3) Cộng SPS 390 390 Số dư cuối kỳ TK VAT đầu vào được khấu trừ Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 (4) 3 Cộng SPS 3 0 Số dư cuối kỳ 3 Tài khoản Vay ngắn hạn Nợ Có Số dư đầu kỳ 250 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 250 Tài khoản Chi phí sxkd dở dang Nợ Có Số dư đầu kỳ 50 (5.1) 100 (5.2) 80 (5.3) 390 600 (5.4) Cộng SPS 570 600 Số dư cuối kỳ 20 Tài khoản Phải trả người bán Nợ Có Số dư đầu kỳ 580 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 580 PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 64 Tài khoản Thành phẩm Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 (5.4) 600 Cộng SPS 600 Số dư cuối kỳ 600 Tài khoản Phải trả người lao động Nợ Có Số dư đầu kỳ 300 110 (2) Cộng SPS 110 Số dư cuối kỳ 410 Tài khoản Hàng hóa Nợ Có Số dư đầu kỳ 450 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 450 Tài khoản Nguồn vốn kinh doanh Nợ Có Số dư đầu kỳ 1000 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 1000 Tài khoản TSCĐ hữu hình Nợ Có Số dư đầu kỳ 1200 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 1200 Tài khoản Quỹ đầu tư phát triển Nợ Có Số dư đầu kỳ 420 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 420 Tài khoản Hao mòn TSCĐ Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 300 (3) Cộng SPS 0 300 Số dư cuối kỳ 300 Tài khoản Lợi nhuận chưa phân phối Nợ Có Số dư đầu kỳ 300 Cộng SPS 0 0 Số dư cuối kỳ 300 Sử dụng Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra việc ghi chép phản ánh: BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN STT TÀI KHOẢN Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Tiền mặt 300 63 237 2 Tiền gửi ngân hàng 250 250 3 VAT đầu vào 0 3 3 PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 65 4 Nguyên vật liệu 600 100 500 5 Thành phẩm chế dở 50 570 600 20 6 Thành phẩm 0 600 600 7 Hàng hóa 450 450 8 Tài sản cố định hữu hình 1200 1200 9 Hao mòn TSCĐ 0 300 -300 10 Vay ngắn hạn 250 250 11 Phải trả người bán 580 580 12 Phải trả người lao động 300 110 410 13 Nguồn vốn kinh doanh 1000 1000 14 Lợi nhuận chưa phân phối 300 300 15 Quỹ đầu tư phát triển 420 420 16 Chi phí NVL trực tiếp 100 100 17 Chi phí nhân công TT 80 80 18 Chi phí sản xuất chung 390 390 TỔNG CỘNG 2850 2850 1743 1743 2960 2960 Sử dụng Bảng cân đối tài khoản dạng nhiều cột như trên khi kiểm tra tính chính xác trên tài khoản tổng hợp có ưu điểm là thực hiện dễ dàng nhanh chóng tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là không kiểm tra được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản với nhau. Nếu quá trình kiểm tra phát hiện có sự chênh lệch giữa những dòng “Tổng cộng” thì việc tìm ra nghiệp vụ sai sót là rất khó khăn. Điều này sẽ được khắc phục khi sử dụng Bảng cân đối tài khoản dạng bàn cờ. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN TK GHI CÓ SD ĐK bên Nợ TK tiền mặt TK tiền gửi NH TK Xác định KQKD cộng SPS bên Nợ Số dư CK bên Nợ TK GHI NỢ SD ĐK bên Có t1+ t2= u1 + u2 u1 u2 TK tiền mặt t1 x1 v1 TK tiền gửi ngân hàng t2 x2 v2 TK Xác định KQKD Cộng SPS bên Có y1 y2 x1+ x2 P I Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 66 = y1+ y2 Số dư CK bên Có z1 z2 v1+ v2.. = z1+z2 *Cách lập bảng: Căn cứ vào số liệu từ tất cả các tài khoản để vào bảng: - Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “Số dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư bên Có thì ghi vào dòng “ Số dư đầu kỳ bên Có”. - Lấy số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản có quan hệ đối ứng với bên Có của tài khoản khác ghi vào ô giao điểm cột với hàng có tài khoản ghi Nợ, ghi Có. - Số cộng phát sinh bên Nợ của từng tài khoản ghi vào cột “ Cộng số phát sinh Nợ”, số cộng phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi vào dòng “Cộng số phát sinh Có”. - Lấy số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản ghi vào bảng, nếu số dư bên Nợ thì ghi vào cột “ Số dư cuối kỳ bên Nợ”, nếu số dư cuối kỳ bên Có thì ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ bên Có”. *Cách kiểm tra - Cộng số dư đầu kỳ bên Nợ, số dư đầu kỳ bên Có nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau vào ô t1 + t2 + ... = u1 + u2+... - Cộng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có nếu chúng bằng nhau ghi số liệu bằng nhau đó vào ô x1 + x2 + = y1 + y2 + ... - Cộng số dư cuối kỳ bên Nợ, số dư cuối kỳ bên Có nếu bằng nhau ta ghi số liệu bằng nhau đó vào ô v1 + v2 + ... = z1 + z2 + ... Khi thực hiện so sánh các cặp số nói trên, nếu có sự phát sinh chênh lệch số liệu ở trong từng cặp, chứng tỏ đã có sự sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện công việc ghi chép kế toán. Cần nhanh chóng kiểm tra rà soát để tìm và điều chỉnh những chỗ còn sai sót . Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ ngoài việc có ý nghĩa đối chiếu kiểm tra như trên còn có ý nghĩa trong việc phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, cụ thể biểu hiện như sau: Số tiền ghi Nợ của tài khoản này đối ứng Có với những khoản nào, số tiền đối ứng Có của từng tài khoản là bao nhiêu Qua việc đối chiếu còn có thể đi vào từng tài khoản trong quan hệ đối ứng với các tài khoản khác và tăng thêm được thông tin cho quản lý. 4.6.2 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ trên tài khoản chi tiết Tương tự như tài khoản tổng hợp, việc kiểm tra tính chính xác trên tài khoản chi tiết được tiến hành ở thời điểm cuối kỳ kế toán tuy nhiên về trình tự thì việc kiểm tra trên tài khoản chi tiết được tiến hành sau khi tiến hành kiểm tra trên tài khoản tổng hợp. PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 67 Cơ sở thực hiện kiểm tra việc ghi chép phản ánh trên tài khoản chi tiết là sự phù hợp giữa tài khoản tổng hợp và các tài khoản chi tiết của nó. Để kiểm tra việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ trên tài khoản chi tiết chúng ta sử dụng “Bảng chi tiết số phát sinh”, tuy nhiên mẫu Bảng chi tiết số phát sinh không thống nhất cho tất cả các trường hợp kiểm tra, Bảng chi tiết số phát sinh được thiết lập dựa vào đặc điểm của đối tượng kế toán được phản ánh trên tài khoản kế toán. Ví dụ Bảng chi tiết số phát sinh cho tài khoản Phải thu đối với khách hàng và tài khoản Nguyên vật liệu: BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH Tài khoản: Phải thu đối với khách hàng STT Khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 A 2 B . TỔNG CỘNG xxx xxx xxx xxx xxx xxx BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH Tài khoản Nguyên vật liệu STT Nguyên vật liệu Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 X 2 Y . Tổng cộng xxx xxx xxx xxx Dùng dòng tổng cộng cuối cùng trong bảng để kiểm tra phù hợp với số liệu tương ứng trên tài khoản tổng hợp. Ví dụ: Ở thời điểm đầu kỳ kế toán tài khoản phải trả người bán có số dư bên Nợ 60 – khoản trả trước cho người bán X, số dư bên Có là phải trả người bán Y 120 (các tài khoản khác có số dư bất kỳ hoặc bằng 0) Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: 1. Thanh toán nợ cho người bán Y số tiền 100 bằng chuyển khoản 2. Mua một lô hàng hóa của người bán X với giá mua 55 (đã bao gồm 10% VAT) 3. Ứng trước tiền cho người bán Z bằng tiền mặt 80 PT IT Chương 4: Phương pháp tài khoản kế toán 68 Yêu cầu: Phản ánh nghiệp vụ vào tài khoản Phải trả người bán và các tài khoản chi tiết của nó, sau đó kiểm tra tính chính xác. Tài khoản Phải trả người bán Nợ Có Số dư đầu kỳ 60 120 (1) 100 55 (2) (3) 80 Cộng SPS 180 55 Số dư cuối kỳ 85 20 Tài khoản Phải trả người bán X Nợ Có Số dư đầu kỳ 60 55 (2) Cộng SPS 0 55 Số dư cuối kỳ 5 Tài khoản Phải trả người bán Z Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 (3) 80 Cộng SPS 80 0 Số dư cuối kỳ 80 Tài khoản Phải trả người bán Y Nợ Có Số dư đầu kỳ 120