Giáo trình Quản trị ngoại thương (Phần 2)

oạn quan trọng nhất trong quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cần quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán nhằm đi đến ý kiến thống nhất: ký được hợp đồng mua bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm: - Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày: khi đưa ra yêu cầu, cần trình bày mạch lạc, rõ ràng và dứt khoát. Không nên sử dụng cách nói “mềm yếu” trong đàm phán, ví dụ như “chúng tôi hy vọng rằng”, hay “chúng tôi thích cái này hơn” mà hãy nói “chúng tôi cần”, “chúng tôi yêu cầu”, “chúng tôi đòi hỏi” Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nghe từ đối tác. Nên tóm tắc theo ý riêng của mình chứ không nên bắt chước hay nhai lại những gì đối tác vừa nói. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 80 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Nhận và đưa ra nhượng bộ: nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi sao cho phù hợp. Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt. Tuy nhiên, có thể sử dụng nhượng bộ có điều kiện, như thế sẽ không sợ bị “mất trắng”. Do vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm được một cái gì đó để đổi lấy nhượng bộ của mình. Khi đưa ra nhượng bộ, hãy đưa ra những điều kiện trước mà không đưa ra chi tiết của sự nhượng bộ cho đến khi phía bên kia muốn bàn luận đến những điều kiện đó. - Phá vỡ những bế tắc: đàm phán đôi khi có thể rơi vào bế tắc – tình huống mà các bên đều cảm thấy rằng không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ. Nếu rơi vào tình trạng này, đừng vội phá vỡ cuộc đàm phán, cần bình tĩnh tìm cách giải quyết như nhờ trung gian hòa giải, nhờ gian xếp hay phân xử. - Tiến tới thỏa thuận: mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn cần phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất. 3.5.3.4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Đàm phán thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau: - Cần thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký kết hợp đồng. - Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này. - Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. - Khi soạn thảo hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết, bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 81 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. - Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ các bên đều thông thạo. 3.5.3.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm: Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để đánh giá ưu, nhược điểm, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó là chưa đủ, mà còn phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướn mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa. 3.6 Thư tín trong kinh doanh quốc tế 3.6.1 Thư hỏi hàng (Letter of Inquiry) Thư hỏi hàng được gửi đi khi cần biết thông tin nào đó về hàng hóa mà nhà nhập khẩu muốn mua. Khi viết phải đặt vấn đề cần hỏi, ngắn gọn. Nếu viết cho một Cty xa lạ thì phải giới thiệu tại sao biết họ và cần giới thiệu về cty mình. Ví dụ: Worldwide Dealers Ltd. Connaught Centre Hongkong June 14, 2009 The Vietnam Bicycle Union 12 Dong Da St., Ba Dinh Dist., Hanoi-Vietnam Dear Sirs, Our business agents in india have asked us for quotations for 10,000 bicycle to be exported to Sri Lanka, India, Pakistan and Nepal. Please let us know what quantities you are able to deliver at regular intervals, quoting your best terms FOB Hai Phong. We shall handle export formalities, but would ask you to calculate container transport to hai Phong for onward shipment. Yours faithfully Jimmy King Import Manager TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 82 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 3.6.2 Thư chào hàng hay báo giá (Offer of Quotation) Là loại thư mà người bán gởi tới người mua thể hiện sự mong muốn bán hàng. Cấu trúc gồm 3 phần + Phần mở đầu: cảm ơn khách hàng đã quan tâm + Phần nội dung chính: cung cấp thông tin về hàng hóa, giá cả, các điều kiện khác... + Phần cuối thư: tỏ ý mong muốn phục vụ tốt các nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: SWISS SINGAPORE OVERSEAS ENTERPRISES PTE.LTD 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House, Singapore January 21, 2009 SUNIMEX CO. 71-79 Dong Khoi St., Dist. 01, HCM City Vietnam Dear Sirs, Thank you for your letter of 14 January, 2009, inquiring about our raw cashew nut. We enclose our latest price list together with various samples with this letter. All prices are quoted CIF HCM City port, VN as you inquired We look forward to receiving your order. If you require further information, please let us know. Yours faithfully David Sales Manager 3.6.3 Thư đặt hàng (Order) Là thư mà người mua gửi cho người bán để xác định lại những gì đã thỏa thuận với bên bán để hai bên cùng nhau ký kết và thực hiện hợp đồng hợp thương. Thư đặt hàng hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương thô Ví dụ: SWISS SINGAPORE OVERSEAS ENTERPRISES PTE.LTD 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House, Singapore TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 83 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH January 26, 2009 SUNIMEX CO. 71-79 Dong Khoi St., Dist. 01, HCM City Vietnam ORDER No 01/09/SU Dear Sirs, We thank you for your offer date Jan-21 and have pleasure in placing order on the following terms and conditions: 1. Commodity: fancy rush mats 2. Quality and specification: as per attached specification and designs. 3. Quantity: 5,000 (five thousand) pieces 4. Price: 145 USD/ CIF Hamburg per unit including packing. Total: USD 7,250 5. Packing: to be wrapped in strong rush matting, stell hooped, 20 pieces in one bag, and marked 01/09/SU 6. 6. Delivery: 3,000 pcs in Sept-2009 and 2,000 pcs in Oct-2009 7. 7. Terms of payment: by an irrevocable letter of credit established in favour of the seller to the account of VietNam Foreign Trade Bank and cofirmed by London Commercial Bank, 15 day priod to the first shipment, with mention: partial shipment is allowed. 8. The goods are required to be insured under Marine All Risks terms from warehouse Vietnam to warehouse Hamburg. The insurance is to be effected with a first class Vietnam or foreign insurance company. Yours faithfully David Sales Manager CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Anh (chị) hãy trình bày cấu trúc của một hợp đồng ngoại thương TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 84 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Câu 2: Anh (chị) hãy trình bày cách soạn điều các điều khoản của hợp đồng ngoại thương. Câu 3: Trên cương vị nhà nhập khẩu Việt Nam hãy phân tích các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu phân bón sau. Sau đó thêm vào những thông tin cần thiết rồi soạn một hợp đồng nhập khẩu hoàn hảo. - Commodity: NPK - Quantity : 20,000 MT - Unit Price : USD 448/MT - Shipment : on Aug – 15 – 2012 - Payment : D/A Câu 4: Trên cương vị nhà xuất khẩu Việt Nam hãy phân tích các điều khoản của hợp đồng xuất khẩu cafe sau. Sau đó thêm vào những thông tin cần thiết rồi soạn một hợp đồng xuất khẩu hoàn hảo. - Commodity: Coffee - Quantity : 60 MT - Unit Price : USD 1250/MT HCMC - Shipment : Immediately - Payment : Deffered L/C Câu 5: Anh (Chị) hãy trình bày nguyên tắc thực hiện đàm phán.? Câu 6: Khi xuất khẩu và nhập khẩu, nhà kinh doanh cần nắm các thông tin gi.? làm thế nào để nắm được các thông tin này.? Câu 7: Anh (Chị) hãy soạn một bức thư hỏi hàng, chào hàng và đặt hàng một lô hàng mua bán gạo TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 85 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Mục đích: - Trình tự và các công việc cần làm để thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa ngoại thương - Trình tự và các công việc cần làm để thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hóa ngoại thương 4.1. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: 4.1.1. Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của nhà nước: Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi nước, trong mỗi thời kỳ, có đặc điểm khác nhau. Ở Việt Nam thủ tục xin giấy phép được thay đổi rất nhiều trong thời gian qua, theo hướng ngày càng đơn giản và thuận lợi. Trước đây (1.9.1998) muốn kinh doanh xuất nhập khẩu thì phải có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do bộ Thương mại cấp. Còn để xuất nhập khẩu hàng hóa, việc đầu tiên phải quan tâm là loại hàng đó có được xuất khẩu không? Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì không? Nếu có thì là loại giấy phép gì? Do cơ quan nào cấp? (xem thêm nghị định 12/2006/NĐ-CP, ngày 23/01/2006) Tham khảo thông tin chi tiết về danh mục hàng XK phải có giấy phép trên website 4.1.2. Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán: Thanh toán là mắc xích trọng yếu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán. Vì vậy cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này. Với mỗi phương thức thanh toán cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 86 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nếu thanh toán bằng L/C, người bán cần: - Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận. - Kiểm tra L/C (xem phần thanh toán quốc tế) Sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn không phù hợp thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C, để tu chỉnh, cho đến khi phù hợp thì mới tiến hành giao hàng. Trong một số trường hợp, người bán có thể chấp nhận lỗi chính tả trong L/C, ví dụ: cà phê Robusta nhưng trong L/C lại ghi Robusia, loại lỗi này có thể không cần tu chỉnh, song lập chứng từ phải viết giống L/C để tránh bị ngân hàng bắt lỗi. Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã được mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiền hành giao hàng. Thanh toán bằng TT trả trước: nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “Có” rồi mới tiến hành giao hàng. Còn các phương thức thanh toán khác như: TT trả sau, clean collection, D/A, D/P thì người bán phải giao hàng, rồi mới có thể thực hiện rồi mới có thể thực hiện những công việc của khâu thanh toán. 4.1.3 Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu: Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu là một công việc rất quan trọng. Tùy theo từng đối tượng, nội dung của công việc này có khác nhau. Đối với những đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu: - Những đơn vị sản xuất cần nghiện cứu kỹ thị trường, sản xuất những hàng hóa có chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng phù hợp với thị hiếu của người mua. Hàng sản xuất xong cần kiểm tra kỹ lưỡng, bao gói cẩn thận, kẽ ký mã hiệu rõ ràng đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của hợp đồng. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 87 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - Những doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu nhưng không muốn hoặc không thể trực tiếp xuất khẩu hàng hóa của mình, thì có thể chọn con đượng ủy thác xuất khẩu. (Xem điều 17, 18 của NĐ 12/CP) Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu: - Những đơn vị này không thể chỉ thụ động ngồi chờ các đơn vị khác đến ủy thác xuất khẩu, mà phải chủ động tìm hiểu nguồn hàng, khai thác triệt để nguồn hàng xuất khẩu bằng nhiều hình thức phong phú + Thu mua hàng theo nghĩa vụ (theo kế hoạch, đơn đặt hàng của nhà nước) và thu mua khuyến khích ngoài nghĩa vụ. + Đầu tư trực tiếp để sản xuất hàng xuất khẩu + Gia công + Bán nguyên liệu mua thành phẩm + Đặt hàng + Đổi hàng - Nhà nước ta rất khuyến khích các hoạt động xuất khẩu, điều này được quy định rõ trong luật thương mại và các văn bản dưới luật. Cơ sở pháp lý để ràng buộc các đơn vị kinh doanh xuất, nhập khẩu và người sản xuất là các hợp đồng kinh tế ký kết giữa họ với nhau, theo tinh thần luật thương mại nước CHXHCN Việt Nam, với các loại hợp đồng thông dụng sau: + Hợp đồng mua đứt bán đoạn + Hợp đồng gia công + Hợp đồng đổi hàng + Hợp đồng ủy thác xuất khẩu Tiếp theo công việc ký kết hợp đồng là việc tiếp nhận hàng hóa để xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẽ ký mã hiệu phù hợp với quy định được ký kết với khách hàng ở nước ngoài. 4.1.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 88 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng (tức kiểm nghiệm) nếu hàng xuất khẩu là động thực vật, hàng thực phẩm thì còn phải kiểm tra khả năng lây lan bệnh (tức kiểm dịch). Việc kiểm nghiệm, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và cửa khẩu. Trong đó, việc kiểm tra ở cơ sở đóng vai trò quyết định. Còn kiểm tra hàng hóa ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở. Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do KCS tiến hành nhưng thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hóa. Nên, trên giấy chứng nhận phẩm chất ở cơ sở, bên cạnh chữ ký của bộ phận KCS phải có chữ ký của thụ trưởng. Việc kiểm dịch ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật hoặc trạn thú y, trung tâm chẩn đoán - kiểm dịch động vật tiến hành. Trong nhiều trường hợp theo quy định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua, việc giám định đòi hỏi được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập. Ví dụ: Vinacontrol, Foodcontrol, Cafecontrol, Davicontrol, Công ty giám định Sài Gòn (SIC), Công ty Việt Minh, SGS, ADIL (Adil International Surveyors Co. Ltd.) – Bangkok, OMIC (Overseas Merchandise Inspection Company) – Japan, Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước sau: - Nộp hồ sơ yêu cầu giám định, hồ sơ gồm: + Giấy yêu cầu giám định + Hợp đồng và phụ kiện hợp đồng (nếu có) + L/C va tu chỉnh L/C (nếu có) - Cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường: phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm - Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục hải quan (nếu có yêu cầu) - Kiểm tra vệ sinh hầm hàng (xuất gạo, nông sản) - Giám sát quá trình xuất hàng: tại nhà máy, kho hàng; tại hiện trường. - Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 89 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Nếu hàng hóa đòi phải khử trùng thì phải làm đơn gửi đến: “Công ty khử trùng – chi cục kiểm dịch thực vật” xin khử trùng. Sau khi hàng hóa được khử trùng, chủ hàng sẽ nhận được giấy chứng nhận. 4.1.5 Làm thủ tục hải quan: Theo điều 16 Luật hải quan: thủ tục hải quan Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải: - Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; trong trường hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. - Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải; - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. 4.1.6 Thuê phương tiện vận tải: Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu quy định việc người bán thuê phương tiện để chuyên chở hàng đến địa điểm đích ( điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF ) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phiên tiện vận tải. Còn nếu hợp đồng quy định giao hàng tại nước người xuất khẩu thì người nhập kha6u23phai3 thuê phương tiện chuyên chở về nước ( điều kiện cơ sở giao hàng EXW, FCA, FAS, FOB ) Việt thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ không đơn giản, đòi hỏi phải có kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cước, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu (charter – party), nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủy thac việc thuê tàu cho môi giới – cac công ty vận tải thuê tàu (Vietfracht, Vitranschart, Vosco. “Gematrans” Công ty vận tải bằng container (hợp tác với Pháp), công ty container phía Nam – Viconship Saigon TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 90 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Tùy từng trường hợp cụ thể, người xuất khẩu lựa chọn 1 trong các phương thức thuê tàu sau: - Phương thức thuê tàu chợ (Liner) - Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter) - Phương thức thuê tàu định hạn (Time charter)  Phương thức thuê tàu chợ: chủ tàu đồng thời là người chuyên chở. Quan hệ giữa người chuyên chở và chủ hàng được điều chỉnh bằng vận đơn đường biển. Thuê tàu chợ còn gọi là thuê cước tàu chợ (Booking shipping space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu dành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác. Thuê tàu chợ có đặc điểm: khối lượng hàng hóa chuyên chở không lớn; mặt hàng chủ yếu là mặt hàng khô; mặt hàng đóng bao; tuyến đường tàu đi được quy định trước; thời gian tàu chạy được biết trước; cước phí được hãng tàu quy định trước; hai bên không đàm phán ký kết hợp đồng mà chỉ tuân theo những điều khoản có sẵn trên mặt trái của B/L in sẵn của chủ tàu. Thủ tục thuê tàu chợ đơn giản, nhưng cước phí cao  Phương thức thuê tàu chuyến: thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần của chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hóa từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là Hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party) Đặc điểm: - Hàng hóa thường xuyên chở đầy tàu (từ 90 – 95%). Thường dùng chuyên chở hàng có khối lượng lớn: ngũ cốc, khoáng sản, phân bón - Hai bên phải đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu - Thường sử dụng B/L theo hợp đồng tàu chuyến. - Thường sử dụng môi giới hàng hải - Giá cước thấp, nhưng nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi người đi thuê tàu phải giỏi và nắm chắc các thông tin có liên quan. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 91 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Phương thức thuê tàu định hạn: thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hóa hoặc cho thuê lại trong một thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyên giao quyền sử dụng cho người thuê tàu và đảm bảo “Kha năng đi biển” của chiếc tàu trong suôt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định. 4.1.7 Giao hàng cho người vận tải: Hàng xuất khẩu của ta chủ yếu được giao bằng đường biển, trong trường hợp này, chủ hàng làm các việc sau: căn cứ vào các chi tiết hàng xuất nhập khẩu, lập “Bảng kê hàng chuyên chở” (Cargo list) gồm các mục chủ yếu: consignee, mark, B/L number, description of cargoes, number of packages, gross weight, measurement, named port of destination Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O (Shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu (Cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các chi phí có liên quan Thông thường Cargo plan không giao trực tiếp cho chủ hàng nhưng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, chủ hàng thường yêu cầu cho xem Cargo plan để biết hàng mình được xếp khi nào, ở đâu, nếu thấy vị trí bất lợi thì yêu cầu thay đổi. Việc giao hàng, xếp hàng lên tàu do cảng đảm nhận và chủ hàng chịu cho phí. Nhưng các chủ hàng nên cử nhân viên giao nhận luôn luôn có mặt tại hiện trường theo dõi, nắm sát, nằm chắc số lượng hàng được xếp xuống tàu và giải quyết kịp thời những vướng mắc phát sinh. Trong quá trình giao hàng lên tàu, nhân viên kiểm kiện (Tally man) của cảng, luôn theo dõi hàng, trên cơ sở chứng từ và số lượng hàng hóa thực tế giao lên tàu, lập Tally report – Giấy kiểm nhận hàng với tàu, sau mỗi mã hàng lên tàu, Tally man sẽ đánh dấu và ký vào đó. Ở trên tàu cũng có nhân viên kiểm kiện, kết quả hàng đã lên tàu được thể hiện trong Tally sheet. Nội dung của Tally sheet cũng giống như Tally report. TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 92 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Sau khi hàng đã xếp lên tàu xong, cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao nhận hàng và lập hồ sơ hàng đã xếp lên tàu cho người gởi hàng. Thuyền phó cấp cho chủ hàng Biên lai thuyền phó (Maste’s receipt) xác nhận hàng đã nhận xong. Trong đó xác nhận số kiện, ký mã hiệu, tình trạng hàng bốc lên tàu, cảng đến Trên cơ sở Maste’s receipt chủ hàng sẽ đổi lấy B/L, điều tối quan trọng là phải lấy được Clean Bill of Lading. Nếu gởi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng vận chuyển (với các điều kiện cơ sở giao hàng: CPT, CIP) giao hàng cho người vận chuyển (tùy theo quy định của hợp đồng), cuối cùng, lấy vận đơn. Ở Việt Nam hiện nay gởi hàng bằng đường hàng không chủ yếu được thực hiện thông qua các công ty, đại lý giao nhận, vận tải ví dụ: Vietrans, Gematrans, KWE nên công việc của chủ hàng trở nên rất đơn giản, nhẹ nhàng, cụ thể: Sau khi liên hệ với người giao nhận: - Hoặc chủ hàng tự đưa hàng ra sân bay, bộ phận operation của người giao nhận cùng với nhân viên sân bay tiếp nhận hàng, tố chức bốc xếp, cân hàng, kiểm hóa hải quan, đóng gói, dán nhãn - Hoặc người giao nhận đến tận kho của chủ hàng để đem hàng ra sân bay, làm thủ tục hải quan, cân, đo, dán nhãn gửi cho hàng không căn cứ vào proforma invoice do chủ hàng cấp và kết quả ca6hn đo tại sân bay lập MAWB – Master Airway Bill- vận đơn “chủ” do hãng hàng không cấp cho cả lô hàng, ghi người nhận hàng là đại lý giao nhận và phát hành HWB – House Airway Bill – vận đơn “nhà” do người giao nhận lập cho từng lô hàng lẻ, giao cho từng chủ hàng. Nếu gửi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên xe rồi giao cho đường sắt (nếu là hàng nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt. Gửi hàng bằng container: có 2 phương thức: FCL (Full container load) và LCL (Less than a container load) TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP.HCM TRANG: 93 BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Gửi hàng FCL: Thuật ngữ FCL/FCL được hiểu là hàng xếp nguyên trong một container, người gởi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container. Những thủ tục chuyên chở hàng FCL: - Container do người chuyên chở cấp hoặc do chủ hàng thuê của công ty cho thuê container, được chủ hàng đóng hàng tại kho của mình hoặc một địa điểm nội địa nào đó, sau khi được hải quan kiểm tra thì container được nẹp chì. - Sau đó tùy sự thỏa thuận hoặc chủ hàng hoặc người giao nhận vận chuyển đưa những container hàng đã được kẹp chì về bãi container hoặc cảng do người chuyên chở chỉ định để bốc lên tàu. - Tại cảng đích, bằng chi phí của mình, người chuyên chở sẽ lo liệu và vận chuyển container xuống bãi container của mình hoặc cảng. - Người nhận hàng phải lo làm thủ tục hải quan nhập khẩu và dỡ hàng ra khỏi container bằng chi phí của mình. Trách nhiệm của chủ hàng: chịu mọi chi phí để đưa container rỗng về nơi đóng hàng, đóng hàng vào, dỡ hàng ra khỏi container. Trách nhiệm của người chuyên chở: người chuyên chở chịu trách nhiệm đối với container kể từ khi nhận container đã kẹp chì từ bãi container hay