Giáo trình Soạn thảo văn bản (Phần 1)

an hành? Phạm vi ban hành văn bản đến đâu? - Ai (hay đơn vị nào) có liên quan và mức độ liên quan đối với văn bản? - Ai có trách nhiệm kiểm tra thực hiện các văn bản? Khả năng điều chỉnh các sai lầm? - Các quan hệ có thể xuất hiện trong quá trình thực hiện văn bản? Khi định hướng ứng dụng được xác định rõ ràng thì tính thiết thực của văn bản sẽ được nâng cao. 1.3. Định hướng tổ chức Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Điều này có nghĩa là khi xác định quy trình biên soạn văn bản cần làm sáng tỏ cách tổ chức xây dựng văn bản theo cơ cấu nào cho phù hợp để có thể dảm bảo chất lượng của việc soạn thảo. Các câu hỏi có thể sử dụng để xem xét định hướng là: - Tổ chức thu thập thông tin như thế nào cho mỗi văn bản? - Tổ chức trao đổi các quan điểm, các chủ trương như thế nào để đảm bảo văn bản được xây dựng phản ánh chính xác ý đồ chung và không mang tính chất quan liêu? - Tổ chức xây dựng và duyệt văn bản như thế nào cho hợp lý để vừa tránh nặng nề lại vừa chặt chẽ, không chồng chéo lẫn nhau? Những định hướng trên đây hết sức quan trọng khi xác lập quy trình soạn thảo văn bản. Chúng cho phép người soạn thảo văn bản hình dung được các bước cần phải làm và lý giải việc bỏ qua một khâu này hay một khâu khác khi xây dựng một văn bản cụ thể. 2. Xác lập quy trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản cần phải đảm bảo qua các bước sau đây: 2.1. Giai đoạn chuẩn bị Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản. Trên cơ sở đó ta mới có thể xác định được loại văn bản và soạn thảo được nội dung văn bản thích hợp. Đây là giai đoạn rất quan trọng làm cơ sở cho việc thu thập thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho viết văn bản. Mặt khác, cũng qua đó người viết sẽ lựa chọn được cách trình bày, cách viết, sử dụng ngôn ngữ văn phong và thời điểm ban hành cho thích hợp. 2.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan trọng. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Để có một đề cương hoàn chỉnh, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố như: phạm vi điều chỉnh của văn bản, thể thức văn bản, thẩm quyền ra văn bản, phương thức quản lý văn bản... Việc soạn thảo một đề cương thông thường bao gồm những bước công việc sau: Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Xây dựng dàn bài: Dàn bài thường gồm những phần sau: Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành. Trong mỗi phần nói trên lại bao gồm nhiều nội dung cụ thể cả về thể thức lẫn cách thức trình bày. - Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài đã xây dựng mà viết thành một đề cương hoàn chỉnh. Từ đề cương sơ bộ đến đề cương chi tiết. Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh càng dễ dàng. 2.3. Giai đoạn viết thành văn bản Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong dàn bài, trong đề cương thành một văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Cần phải viết một mạch để đảm bảo tính logic và thống nhất. Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả... 2.4. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền mới được ký văn bản. Thông thường trong hoạt động của các đơn vị, cơ quan kinh tế xã hội thì người soạn thảo văn bản không phải là người ký văn bản mà thường là các bộ phận chức năng tham mưu hay thư ký giúp việc. Người có trách nhiệm ký văn bản cần phải kiểm tra chặt chẽ văn bản trước khi ký. Ký và đóng dấu thường là đi đôi với nhau theo nguyên tắc ký trước, đóng dấu sau. Riêng về phần lấy ý kiến góp ý hoàn chỉnh cho văn bản, theo quy trình thì phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc phải có sự tham khảo ý kiến của nhiều người có liên quan trình người phụ trách để nhận những ý kiến đóng góp. 3. Thể thức văn bản 3.1. Khái niệm về thể thức văn bản Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành. 3.2. Các thành phần của văn bản a) Quốc hiệu Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia. Từ ngày 12/10/1945 là: Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Từ ngày 12/8/1976 là: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng, trang đầu văn bản và hơi lệch về bên phải. Theo quy ước dòng đầu là phông chữ “-VNTimeH, cỡ 12”, dòng dưới là phông chữ “-VNTime, cỡ 14”, viết hoa âm đầu của mỗi từ và giữa các từ cách nhau bởi dấu gạch ngang, phía dưới có gạch ngang dài bắt đầu từ chữ : “Độc” và kết thúc tại cuối chữ “phúc”. b) Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản Tên cơ quan, tổ chức biểu thị tác giả của văn bản, là cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước viết ở góc trái, phía trên trang đầu của mỗi văn bản ngang với Quốc hiệu. Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp thì phải ghi tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp ở phía trên và tên cơ quan ban hành ở phía dưới cùng cỡ chữ; phía dưới có một gạch ngang ngắn, chiều dài gạch ngang bằng 1/3 chiều dài của hàng chữ ở trên. Ví dụ: - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp ghi độc lập): BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ( trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp) : TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC I c).Số và ký hiệu văn bản - Số của văn bản bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2005, 2007; - Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc tên đơn vị có trong cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành văn bản. Tên loại văn bản viết trước, tên cơ quan ban hành viết sau, Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 liên kết bằng gạch nối nhỏ (-); giữa số và ký hiệu ngăn cách nhau bằng gạch chéo (/) Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật phải được đánh số thứ tự cùng năm ban hành và ký hiệu cho từng loại văn bản như sau: Số:....../ tên viết tắt loại văn bản – tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành Ví dụ: * Số: 20/2006/NĐ-CP (Nghị định số 20 của Chính phủ ban hành năm 2006) Số và ký hiệu của văn bản hành chính Số và ký hiệu của văn bản hành chính theo loại văn bản có tên loại và công văn như sau: + Đối với văn bản có tên loại: Số:..../ tên viết tắt loại văn bản – tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành Ví dụ : * Số : 17/BC-ĐLVN (Báo cáo số 55 của Tổng công ty Điện lực Việt Nam) + Đối với công văn : Số :...../ tên viết tắt cơ quan, tổ chức ban hành văn bản – tên viết tắt đơn vị soạn thảo Ví dụ : * Số : 24/UBND-VP (Công văn số 24 của Uỷ ban nhân dân do Văn phòng soạn thảo) d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản * Địa danh Địa danh là nơi cơ quan, tổ chức làm soạn ra văn bản đóng trụ sở. Địa danh lấy tên đơn vị hành chính: thành phố, tỉnh, huyện, xã nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Ví dụ: Văn bản của cơ quan, tổ chức của Trung ương và của thành phố Hà Nội ghi là: Hà Nội, ngày.....tháng....năm.... Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 *Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm là ngày đăng ký và phát hành văn bản và được viết tiếp sau địa danh Địa danh và ngày, tháng, năm được viết đầy đủ ngay dưới Quốc hiệu. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Nam Định, ngày 17 tháng 02 năm 2005 e) Tên loại văn bản: - Tên loại văn bản là tên gọi của từng văn bản theo hệ thống văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều phải ghi tên loại trừ công văn. Tên loại văn bản được in bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng. - Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Ví dụ: VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ Số: 3124/VPCP-HC V/v hướng dẫn một số thủ tục soạn thảo văn bản f) Nội dung của văn bản Là thành phần quan trọng của văn bản. Toàn bộ những sự việc, vấn đề cần giải quyết và quyết định được thể hiện đầy đủ trong nội dung văn bản. Nội dung của văn bản phải biên tập ngắn gọn, chính xác, rõ ràng và phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Tùy thuộc vào hình thức văn bản và nội dung để có bố cục phù hợp. Trình bày nội dung văn bản loại chữ in thường, kiểu chữ đứng. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền * Việc ghi quyền hạn của người được ký thực hiện như sau: -Trường hợp người đứng đầu ký vào những văn bản theo thẩm quyền ký thì ghi chức vụ của người đứng đầu: Ví dụ: CHỦ TỊCH Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 -Trường hợp người đứng đầu mới chỉ giữ quyền đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi Q. vào trước chức vụ của người đứng đầu; Ví dụ: Q. TỔNG GIÁM ĐỐC -Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” Vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Ví dụ: TM.UBND HUYỆN -Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức (áp dụng cho cấp phó khi được người đứng đầu ủy quyền giải quyết công việc) thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu Ví dụ: KT. CHỦ TỊCH -Trường hợp ký thừa lệnh (áp dụng trong trường hợp người đứng đầu ủy nhiệm cho cấp dưới-dưới một cấp, ký vào những văn bản nào đó) thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; Ví dụ: TL. HIỆU TRƯỞNG * Chức vụ của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng, Chủ nhiệm... Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. * Họ và tên người ký Họ và tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị. h). Dấu của cơ quan, tổ chức Dấu của cơ quan, tổ chức là dấu hiệu thể hiện tính pháp lý của cơ quan, tổ chức ra văn bản. Mỗi cơ quan chỉ có một con dấu. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu. Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký. Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. i) Nơi nhận Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, xem xét, giải quyết; để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu... Nơi nhận có tác dụng giúp cho văn thư cơ quan, tổ chức gửi đúng nơi giải quyết văn bản, giúp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản thấy được trách nhiệm của mình...Vì vậy, nơi nhận phải ghi rõ ràng, chính xác. + Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung Ví dụ: Nơi nhận: -Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ -UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương + Đối với những văn bản có ghi tên loại văn bản, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. + Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc; Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn. Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người ký văn bản). j) Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” * Dấu chỉ mức độ khẩn: Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau: - Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn; - Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn; mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi. *Dấu chỉ mức độ mật Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn” được đóng dưới số và ký hiệu của văn bản; với công văn, được đóng dưới trích yếu nội dung công văn. k) Các thành phần thể thức khác của văn bản: - Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-mail, Website, số Tel, Telex, Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện cho việc liên hệ được ghi ở cuối trang đầu, cách phần nội dung văn bản bằng gạch ngang dài; - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng phát hành; - Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã; - Số trang: văn bản và hai phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ số thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục. Trình bày các thành phần của văn bản: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210mm x 297mm) (Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TT LT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 20 - 25mm 3 1 4 9b 7a 7b 13 2 14 30-35mm 15-20mm 11 5b 5a 10a 9a 10b 12 7c 8 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 20-25 mm Ghi chú : Ô số 1 2 3 4 5 5a 5b 6 7a,7b,7c 8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần của thể thức văn bản Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn hành chính Nội dung văn bản Chức vụ, học tên và chữ ký của người có thẩm quyền Dấu của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Ký hiệu người đánh máy và số lượng phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website;số điện thoại, số Telex, số Fax Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 VI. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 Mẫu 1: Mẫu trình bày công văn TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số : /...(3)...-...(4)... V/v.......(6).......... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(5)......, ngày tháng năm 20... Kính gửi: -....................................................; -..................................................... ............................(7)......................................................... ......................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... ......................................................................................./. Nơi nhận: QUYỂN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) - Như trên; -............; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT,...(9). Nguyễn Văn A A.XX(10) Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04)..............., Fax: (04).................. E-mail:................., Website:..................(11) Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 (4) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc...; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.“ Vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo. (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần) (11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-mail; Website (nếu cần) Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số : /...(3)...-...(4)... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc .....(5)......, ngày tháng năm 20... TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ....................(7)......................... ............................(8)...................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... ....................................................................................... Nơi nhận: QUYỂN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) - Như trên; -............; (Chữ ký, dấu) -Lưu: VT,...(10). Nguyễn Văn A A.XX(11) Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 Ghi chú : Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v,v... (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản (3) Chữ viết tắt tên loại văn bản (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v... (7) Trích yếu nội dung văn bản (8) Nội dung văn bản (9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc...; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.“ vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn bản MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) ST T Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ ch ữ Kiểu chữ Ví dụ minh họa Phông chữ.VnTime: chữ thường, .VnTimeH: chữ in hoa Cỡ ch ữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Quốc hiệu -Dòng trên In hoa 12- 13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 13 - Dòng dưới In thườn g 13- 14 Đứng, đậm Độc lập- Tự do – Hạnh phúc 13 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 - Dòng kẻ bên dưới 2 Tên cơ quan, tổ chức - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp In hoa 12- 13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12 - Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12- 13 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 13 - Dòng kẻ bên dưới 3 Số ký hiệu của văn bản In thườn g 13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP 13 4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản In thườn g 13- 14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2008 13 5 Tên loại và trích yếu nội dung a Đối với văn bản có tên loại -Tên loại văn bản In hoa 14- 15 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 -Trích yếu nội dung In thườn g 14 Đứng, đậm Về công tác phòng chống lụt bão 14 -Dòng kẻ bên dưới b Đối với công văn Trích yếu nội dung In thườn g 12- 13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2004 13 6 Nội dung văn bản In thườn g 13- 14 Đứng Trong công tác chỉ đạo... 14 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 a Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm -Từ “phần“, “chương“ và số thứ tự của phần, chương In thườn g 14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14 -Tiêu đề của phần, chương In hoa 13- 14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH QUY ĐỊNH CHUNG CHUNG 14 -Từ “mục „ và số thứ tự In thườn g 14 Đứng, đậm Mục 1 14 -Tiêu đề của mục In hoa 12- 13 Đứng đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 12 -Điều In thườn g 13- 14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14 -Khoản In thườn g 13- 14 Đứng 1.Các hình thức... 14 -Điểm In thườn g 13- 14 Đứng a) Đối với... 14 b Gồm phần, mục, khoản, điểm -Từ “phần„ và số thứ tự In thườn g 14 Đứng, đậm Phần 1 14 -Tiêu đề của phần In hoa 13- 14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ 14 -Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13- 14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14 -Khoản Trường hợp có tiêu đề In thườn 13- 14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 g Trường hợp không có tiêu đề In thườn g 13- 14 Đứng 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể... 14 -Điểm In thườn g 13- 14 Đứng a) Đối với... 14 7 Chức vụ, họ tên của người ký -Quyền hạn của người ký In hoa 13- 14 Đứng, đậm TM. CHÍNH PHỦ 14 -Chức vụ của người ký In hoa 13- 14 Đứng, đậm THỦ TƯỚNG 14 -Họ tên của người ký In thườn g 13- 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 14 8 Nơi nhận a Từ “kính gửi“ và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân In thườn g 14 Đứng 14 -Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công nghiệp 14 -Gửi nhiều nơi Kính gửi: -Bộ Nội vụ; -Bộ kế hoạch và đầu tư. 14 b Từ “nơi nhận“ và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân -Từ “nơi nhận“ In thườn g 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: đối với công văn 12 -Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao In thườn g 11 Đứng -Các Bộ, cơ -Như trên; Quan ngang -..............; Bộ,...; -Lưu:VT, TCCB -Lưu : VT.. 11 Giáo trình Soạn thảo văn bản . Tổ bộ môn Kế toán Trường Cao đẳng Nghề Nam Định 87 9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13- 14 Đứng, đậm 13 10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In thườn g 13- 14 Đứng, đậm 13 11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản In hoa 13- 14 Đứng, đậm 13 12 Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản In thườn g 11 Đứng PL.300 11 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E- mail, Website; số điện thoại, số