Giáo trình Thực hành powerpoint

Hue University – College of Education GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH POWERPOINT Chương trình phổ biến CNTT cho SV Toán 3AB Hanh Nguyen Van – Department of Mathematics Ngày 30 tháng 05 năm 2010 A-PDF Watermark DEMO: Purchase from www.A-PDF.com to remove the watermark T ra n g 2 - G iá o t rì n h P o w er P o in t Chương I: TẠO MỘT BẢN TRÌNH CHIẾU POWERPOINT Trong phần này, chúng ta sẽ thực hiện các công việc sau: 1. Tạo một bản trình chiếu; 2. Tạo file trình chiếu mới và thêm slide vào một file trình chiếu; 3. Chèn dữ liệu (văn bản, hình ảnh) vào một slide; 4. Định dạng văn bản, hình ảnh; 5. Trình diễn thử file trình chiếu. I.1. Tạo một file trình chiếu  Khởi động chương trình PowerPoint (MS Office 2003 hoặc 2007);  Tạo một thư mục, chẳng hạn TrinhChieu và lưu (Save) file trình chiếu vào thư mục vừa tạo. Chú ý: Khi đặt tên thư mục hoặc tên file không nên dùng Tiếng Việt và chỉ dùng Tiếng Việt không dấu; không dùng dấu cách. Ví dụ: trinhdien, baigiang… I.2. Soạn thảo file trình chiếu  Nhập dữ liệu vào các ô văn bản trong từng slide;  Thêm một slide mới vào file trình chiếu:  Tiếp tục chèn các đoạn văn bản và hình ảnh vào trong file trình chiếu;  Để định dạng văn bản, hình ảnh trong file trình chiếu, chúng ta cần hiện thanh công cụ Ruler (View-Ruler);  Muốn điều chỉnh khối văn bản như canh trái; phải; giữa thì nên dùng các phím tắt như Ctrl+L; Ctrl+R, Ctrl+J tương ứng;  Tiếp tục tạo các slide tiếp theo và trình chiếu thử bằng cách dùng phím tắt F5 hoặc vào Slide Show-View Show T ra n g 3 - G iá o t rì n h P o w er P o in t Chương II: TRANG TRÍ VÀ TẠO CHUYỂN ĐỘNG, HOẠT ĐỘNG CHO SLIDE Trong phần này chúng ta sẽ tạo các hiệu ứng cho các slide trong file trình chiếu, bao gồm hai phần chính là chuyển động cho các trang slide và hoạt động cho các khối văn bản trong từng slide. II.1. Định dạng chuyển động của slide (Slide Transition)  Vào Slide Show-Slide Transition và chọn các kiểu chuyển động cho slide:  Sau đó có thể chọn Apply to All Slides hoặc chỉ chọn một trong các hiệu ứng ở mục Apply to selected slides. II.2. Định dạng hoạt động cho các khối văn bản trong slide (Custom Animation)  Vào menu Slide Show-Custom Animation và Click vào Add Effect để thêm hiệu ứng (nhớ phải chọn đối tượng cần chuyển động trước khi thêm hiệu ứng).  Nếu chúng ta cần nhiều hiệu ứng hơn thì vào Add Effect-Entrance-More Effects T ra n g 4 - G iá o t rì n h P o w er P o in t  Ngoài ra, chúng ta cũng có thể thêm các hiệu ứng về âm thanh, chèn các đoạn video cần thiết cho việc trình bày các slide. Việc này sẽ được thực hành một cách cụ thể trong các tiết thực hành. II.2. Tạo liên kết trong các slide  Tạo một trang để liên kết đến các slide, hoặc chọn đối tượng cần liên kết, chú ý các file liên kết ngoài cần được đặt cùng một thư mục để thuận tiện cho việc đóng gói file trình chiếu sau này.  Chọn đối tượng cần được liên kết, click chuột phải và chọn Hyperlink  Có nhiều lựa chọn liên kết như: liên kết đến file hoặc liên kết đến một slide nào đó trong file trình chiếu (Place in This Document).  Để tạo liên kết đến một địa chỉ URL hoặc một chương trình chạy bên ngoài, chúng ta vào Slide Show-Action Buttons và chọn các loại nút tương ứng:  Chọn Slide cần liên kết và nhấn OK, sau đó nhấn Shift+F5 để xem thử kết quả. T ra n g 5 - G iá o t rì n h P o w er P o in t Chương III: THIẾT KẾ CÁC MASTER SLIDE VÀ TEMPLATE Phần này sẽ giới thiệu các sử dụng các mẫu slide được thiết kế sẵn (Template) dưới dạng các file *.pot và cách thiết lập slide chủ (Master Slide) cho quá trình soạn thảo file trình chiếu. III.1. Sử dụng các mẫu slide được thiết kế sẵn (Template) Các file template được lưu dưới dạng *.pot, đây là các file chứa các định dạng về font chữ, màu nền và bố cục của từng slide. Để nạp các định dạng từ các file slide mẫu, chúng ta thực hiện như sau: Vào Format-Slide Design, chúng ta có thể chọn các mẫu được thiết kế sẵn của Microsoft hoặc nếu chúng ta muốn chọn từ một file *.pot khác thì chọn Browse… và chọn đường dẫn đến file Template đã có. T ra n g 6 - G iá o t rì n h P o w er P o in t III.2. Thiết kế slide chủ (Master slide) Khi tạo xong một bộ trình diễn, muốn thay đổi định dạng của toàn bộ các slide trong file trình chiếu chúng ta có thể làm bằng cách thay đổi từng slide. Việc làm này có thể thực hiện được nếu số slide ít. Tuy nhiên khi số slide trong file rất lớn thì việc làm này quả rất phức tạp và tốn nhiều thời gian. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để thay đổi định dạng của các slide một cách đồng loạt. Đó là mục đích chính của việc thiết kế slide chủ (Master Slide). Để thực hiện việc thay đổi Master Slide, chúng ta cần thực hiện các công đoạn sau:  Vào menu View-Master- Slide Master:  Chúng ta có thể thay đổi màu nền, kiểu chữ, kích thước font và màu văn bản… từ Slide Master này, sau đó đóng View Master Slide lại và toàn bộ các slide trong file trình chiếu điều được thay đổi theo định dạng đã chỉnh sửa. T ra n g 7 - G iá o t rì n h P o w er P o in t Chương IV: CHÈN CÁC FILE VĂN BẢN VÀ CÁC SLIDE VÀO FILE TRÌNH CHIẾU Trong quá trình soạn thảo file trình chiếu, ngoài việc nhập dữ liệu trực tiếp vào từng slide, chúng ta thường lấy các thông tin từ các file đã được soạn thảo sẵn từ các file MS WORD hoặc từ các file trình chiếu khác. Việc chèn các thông tin từ một file trình diễn (*.pot, *.ppt) nào đó vào file trình chiếu đang soạn thảo thì đơn giản. Ở đây, chúng ta quan tâm đến việc chèn dữ liệu từ các file MS WORD (*.doc). IV.1. Chèn dữ liệu từ file MS WORD  Trước hết chúng ta mở file MS WORD và lưu lại dưới dạng RTF (Rich Text Format)  Vào File-Save As, ở mục Save as type chọn định dạng RTF:  Tiếp theo chúng ta định dạng lại file RTF sao cho MS PowerPoint có thể chấp nhận được, dòng tiêu đề của mỗi slide được định dạng kiểu Heading 1:  Các phần nội dung của từng Slide được định dạng kiểu Heading 2: T ra n g 8 - G iá o t rì n h P o w er P o in t  Để chèn file RTF vừa mới được định dạng vào file trình chiếu, từ file trình chiếu đang soạn thảo, chúng ta vào Insert-Slides from Outline… và chọn file cần chèn (RTF). IV.2. Chèn dữ liệu từ file trình chiếu khác  Việc chèn thêm các slide từ một file trình chiếu khác được thực hiện một cách đơn giản hơn, chúng ta vào Insert-Slides from Files, hộp thoại chọn file xuất hiện:  Chọn vào Browse để chỉ đến thư mục chứa file trình chiếu, chọn tên file cần chèn và click vào Open. T ra n g 9 - G iá o t rì n h P o w er P o in t Chương V: ĐÓNG GÓI VÀ XUẤT BẢN FILE TRÌNH CHIẾU Khi tạo và chỉnh sửa hoàn tất một file trình chiếu, công việc cũng không kém phần quan trọng là đóng gói file trình diễn sao cho nó có thể chạy trên các máy khác nhau. Phần quan trọng nhất cần đảm bảo các liên kết không bị phá vỡ. V.1. Lưu các font chữ không phổ biến được sử dụng trong slide Khi soạn thảo một file trình diễn, đôi lúc chúng ta cần sử dụng một số font dùng để trang trí hoặc tạo các tiêu đề nhằm giảm sự đơn điệu trong một số slide. Tuy nhiên khi trình chiếu ở các máy khác nhau thì vấn đề font là rất phức tạp, do đó chúng ta cần nhúng các font đang được sử dụng vào file trình chiếu hiện thời trước khi xuất bản. Việc này rất hữu ích khi Slide đang soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.  Khi soạn thảo xong, vào File-Save As; hộp thoại Save As xuất hiện, vào Tools (phía trên bên phải), chọn Save Option.  Hộp thoại Save Option mở ra và ở phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới: Embed characters in use only (best for reducing file size) hoặc Embed all characters (best for editing by others). T ra n g 1 0 - G iá o t rì n h P o w er P o in t V.2. Xuất bản, đóng gói file trình diễn  Vào menu File-Package for CD...  Hộp thoại Package for CD xuất hiện, tiếp theo chọn nhập tên (Tiếng Việt không dấu, không dấu cách) vào chỗ Name the CD.  Chọn Copy to Folder và chọn đường dẫn để đóng gói file trình chiếu. T ra n g 1 1 - G iá o t rì n h P o w er P o in t Chương VI: CÁC VẤN ĐỀ CẦN CHÚ Ý KHI TRANG TRÍ FILE TRÌNH CHIẾU Khi trình diễn, chúng ta chủ yếu phải tập trung vào nội dung cần truyền tải; luôn luôn nhớ rằng: trình chiếu của chúng ta cần cung cấp cho người nghe nội dung gì? Tuy nhiên cũng cần đảm bảo cho người nghe tập trung và thích thú với bản trình diễn của bạn. Dưới đây là các kinh nghiệm được rút ra bởi nhiều người có kỹ thuật, do đó chúng ta cần lưu ý khi trình bày một file trình diễn: 1. Tập trung làm nỗi bậc các khái niệm, thuật ngữ cần chuyển tải trong bài giảng; trong mỗi slide chỉ nên chọn từ 3 đến 4 chủ đề (topic) cần diễn đạt; không nên dùng quá nhiều chữ trong một slide; cần tạo một không gian đủ để người xem đọc dễ dàng. 2. Chọn kiểu bố trí của slide (Slide Layout) cho phù hợp với nội dung cần trình bày nhằm tạo ra một slide dễ theo dõi cho người nghe; luôn đặt tiêu đề chính trên mỗi slide; nên sắp xếp nội dung theo thứ tự từ trái qua phải và từ trên xuống dưới; đặt các thông tin quan trọng lên phần đầu của mỗi slide. 3. Hạn chế việc dùng câu quá dài và tránh dùng font chữ hoa; khi dùng quá nhiều font hoa sẽ rất khó đọc và theo dõi. 4. Hạn chế dùng các font bay bướm (fancy) mà chỉ nên dùng các font quen thuộc như Arial, Times New Roman, Tahoma, Verdana; nên sử dụng 2 loại font khác nhau, một kiểu cho tiêu đề và một kiểu cho phần văn bản còn lại; Kích cỡ font chữ cho trình chiếu từ 24pt đến 30pt (các tiêu đề có thể chọn cỡ lớn hơn). 5. Sử dụng màu tương phản giữa màu văn bản và màu nền slide; cách tốt nhất là dùng font màu tối và nền màu sáng, tuy nhiên tránh dùng nền màu tối và trang trí nền hoa văn; cần đảm bảo sự nhất quán trong việc dùng màu trong suốt file trình chiếu. 6. Hạn chế dùng quá nhiều slide trong một file trình chiếu; không nên thay đổi các slide với tốc độ quá nhanh; tốc độ trung bình tốt nhất là 1phút-1slide. 7. Nên thêm các hình ảnh minh họa cho các vấn đề cần diễn đạt, không nên chỉ dùng văn bản mà thiếu minh họa hình học. 8. Cần đảm bảo sự hài hòa trong việc thiết kế các chuyển động của slide (Transition) và các hoạt động (Animation) của các khối văn bản. 9. Nhớ đóng gói bản trình diễn vừa tạo ra để đảm bảo file slide có thể chạy trên các máy khác nhau. T ra n g 1 2 - G iá o t rì n h P o w er P o in t PHỤC LỤC: CÁC VẤN ĐỀ SẼ THỰC HÀNH VÀ THI 1. Tạo một file trình chiếu giới thiệu về một môn học mà bạn đang quan tâm; 2. Tạo một trang chính và liên kết đến các slide có các bài tập của môn học; 3. Hãy tự thiết kế một Template với các Master Slides (font Arial và Times New Roman), chèn một hình tự thiết kế làm hình nền và thêm logo của Khoa Toán, ĐHSP Huế vào Slide Master; 4. Tạo một file RTF sao cho nó có thể chèn được vào file trình diễn và tạo file kết quả của việc chèn file RTF vào file trình diễn đó; 5. Hãy đóng gói file trình chiếu vừa được tạo ra, nén lại thành một file có dạng: HoVaTenSV-KToan2008-2009.rar và gửi vào địa chỉ email: hanhnguyenvan@gmail.com hoặc hanhnguyenvan@gmx.us;