Giáo trình Tin học quản lý

gt;New, chọn Templates on My Computer, rồi chọn tệp mẫu mong muốn □ Chọn File > New, chọn Blank workbook □ Chọn File > New, chọn From existing workbook □ Chọn File > Save Câu 8: Sau khi sử dụng các tệp mẫu, thực hiện: □ Ghi lại dưới 1 file Excel mới □ Ghi đè lên tệp mẫu cũ □ Ghi lại dưới dạng tệp mẫu mới □ Không phải ghi lại Câu 9: Macro dùng để: □ Ghi lại các thay đổi mà người dùng đã tạo cho bảng tính □ Ghi lại các thao tác thực hiện trên bảng tính để sử dụng lại, hoặc thực hiện các lệnh □ Ghi lại bảng tính với tên mới □ Thực hiện in ấn Câu 10: Về bản chất, Macro là: □ Một tập các lệnh hoặc các thao tác □ Một ngôn ngữ lập trình □ Một lệnh duy nhất □ Là một công cụ trình bày dữ liệu Câu 11: Macro: □ Không thể tái sử dụng □ Chỉ dành cho những chuyên gia về lập trình □ Có thể tái sử dụng nhiều lần □ Không phải ghi lại Câu 12: Để thực hiện tạo 1 Macro đơn giản, chọn: □ Tools > Macro > Record New Macro □ File > Macro > Record New Macro □ Insert > Macro > Record New Macro □ View > Macro > Record New Macro 85 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 13: Công việc cần thiết trong quá trình ghi Macro: □ Đợi 1 khoảng thời gian nhất định □ Thực hiện các thao tác cần thiết □ Thoát khỏi Excel □ Mở thêm ứng dụng Excel mới Câu 14: Để ghi lại Macro, chọn: □ Tools > Macro > Stop Recording □ File > Macro > Stop Recording □ Insert > Macro > Stop Recording □ View > Macro > Stop Recording Câu 15: Để sử dụng Macro, chọn: □ Tools > Macro > Macros, chọn Macro từ cửa sổ hiện ra □ File > Macro > Macros, chọn Macro từ cửa sổ hiện ra □ Insert > Macro > Macros, chọn Macro từ cửa sổ hiện ra □ View > Macro > Macros, chọn Macro từ cửa sổ hiện ra Câu 16: Để gán Macro cho 1 phím nóng, thực hiện: □ Bấm phím trong quá trình tạo Macro □ Bấm phím khi chọn ghi Macro □ Mở cửa sổ Macro, đưa phím nóng vào ô Shortcut key □ Không thể gán phím nóng cho Macro Câu 17: Để gán Macro cho 1 nút lệnh, thực hiện: □ Tạo nút trong khi tạo Macro □ Tạo nút khi chọn ghi Macro □ Mở cửa sổ Macro, đưa nút lệnh vào ô Button □ Mở thanh công cụ Forms, tạo nút lệnh và gán cho Macro Câu 18: Chức năng tạo chú thích cho dữ liệu dùng để: □ Giúp trình bày dữ liệu đẹp hơn □ Bảo vệ dữ liệu □ Đưa vào các giải thích chi tiết hơn cho dữ liệu □ Ẩn đi các dữ liệu quan trọng Câu 19: Để tạo chú thích, chọn: □ View > Comments 86 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ Insert > Comments □ Format > Comments □ File > Comments Câu 20: Để xem chú thích, thực hiện: □ Chọn Insert > Comments □ Chọn Tools > Comment > Comments, chọn Comment trên cửa sổ hiện ra □ Di chuột vào ô hoặc chọn View Comments □ Không xem được chú thích Câu 21: Chức năng thẩm định dữ liệu nhập dùng để: □ Che giấu dữ liệu □ Làm cho dữ liệu rõ ràng hơn □ Đồng nhất font chữ □ Kiểm tra xem dữ liệu nhập có thỏa mãn ràng buộc không Câu 22: Chức năng thẩm định dữ liệu nhập rất hữu ích khi: □ Khi muốn bảo mật dữ liệu □ Cần phải làm việc với nhiều dữ liệu quan trọng, cần có độ chính xác cao □ Làm việc với dữ liệu ký tự □ Dữ liệu là các số rất lớn Câu 23: Để thiêt lập chức năng thẩm định dữ liệu nhập, thực hiện: □ Insert > Data Validation, rồi đưa vào các ràng buộc □ View > Data Validation, rồi đưa vào các ràng buộc □ Tools > Data Validation, rồi đưa vào các ràng buộc □ Data > Validation, rồi đưa vào các ràng buộc Câu 24: Loại dữ liệu nào không được Excel hỗ trợ sẵn khi thiết lập thẩm định: □ Số □ Ngày tháng □ Tiền tệ □ Danh sách các giá trị Câu 25: Toán tử nào không được Excel hỗ trợ sẵn khi thiết lập thẩm định trên dữ liệu: □ Lớn hơn □ Bắt đầu bằng □ Nhỏ hơn 87 □ Nhỏ hơn hoặc bằng Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 26: Khi người dùng nhập dữ liệu sai so với quy tắc thẩm định thì: □ Excel tự động thoát □ Excel hiện ra thông báo nhắc nhở và yêu cầu nhập lại □ Excel hiện ra thông báo nhắc nhở và tiếp tục quá trình □ Excel tự điều chỉnh dữ liệu Câu 27: Đâu không phải là biện pháp bảo mật trong Excel: □ Bảo vệ bằng mật khẩu □ Bảo vệ bảng tính □ Bảo vệ các ô dữ liệu □ Bảo vệ các menu trong Excel Câu 28: Các mức bảo vệ bằng mật khẩu cho bảng tính Excel : □ Mật khẩu đọc bảng tính, sửa bảng tính, xóa bảng tính □ Mật khẩu đọc bảng tính, sửa bảng tính □ Mật khẩu xóa bảng tính, sửa bảng tính □ Mật khẩu sử dụng bảng tính Câu 29: Để thiết lập bảo vệ bằng mật khẩu cho bảng tính, thực hiện: □ Chọn File > Save As, trên cửa sổ hiện ra chọn Tools > General Options và đưa vào mật khẩu □ Chọn Tools > Protection > Password, đưa vào mật khẩu □ Chọn File > Protection > Password, đưa vào mật khẩu □ Chọn Protection > Password, đưa vào mật khẩu Câu 30: Để thiết lập chức năng bảo vệ bảng tính, thực hiện: □ Chọn File > Save As, trên cửa sổ hiện ra chọn Tools > Protect Workbook □ Chọn Tools > Protection > Protect Workbook □ Chọn File > Protection > Protect Workbook □ Chọn Protection > Protect Workbook Câu 31: Để thiết lập chức năng bảo vệ các sheet, thực hiện: □ Chọn File > Save As, trên cửa sổ hiện ra chọn Tools > Protect Sheet □ Chọn Tools > Protection > Protect Sheet □ Chọn File > Protection > Protect Sheet 88 □ Chọn Protection > Protect Sheet Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 32: Hàm IF trong Excel dùng để: □ Thực hiện việc kiểm tra điều kiện logic, trả lại kết quả đúng sai □ Thực hiện việc kiểm tra dữ liệu nhập □ Thực hiện việc kiểm tra điều kiện logic, trả lại các kết quả tương ứng. □ Thực hiện việc kiểm tra điều kiện logic, thông báo kết quả. Câu 33 Cú pháp của hàm IF: □ IF(, , ) □ IF() □ IF(, ) □ IF(, , ) Câu 34 Hàm IF nào đúng cú pháp: □ IF(D4 >10,”Thỏa mãn điều kiện”) □ IF(Soluong>10, “Thỏa mãn điều kiện” ) □ IF(SUM(D2:D4)>10, “Thỏa mãn điều kiện”, “Không thỏa mãn”) □ IF Soluong> 10 THEN “Thoả mãn điều kiện” Câu 35 Hàm IF lồng nhau cho phép: □ Thực hiện được phép kiểm tra nhiều điều kiện □ Làm việc với dữ liệu lớn □ Cho phép kiểm tra và kết quả chia làm nhiều nhánh □ Thực hiện các phép kiểm tra phức tạp Câu 36 Câu nào đúng khi sử dụng hàm IF lồng nhau: □ Kết quả trả về của hàm IF này là 1 hàm IF khác □ Điều kiện của hàm IF này là kết quả của hàm IF khác □ Điều kiện của hàm IF này là điều kiện của hàm IF khác □ Các hàm IF lồng nhau được sử dụng khi so sánh các số. Câu 37 Hàm COUNTIF dùng để: □ Đếm các bộ dữ liệu có giá trị 0 □ Đếm các bộ dữ liệu có giá trị rỗng □ Đếm các bộ dữ liệu thỏa mãn 1 điều kiện nào đó □ Đếm tất cả các bộ dữ liệu Câu 38 Cú pháp hàm COUNTIF: □ COUNTIF(, ) 89 □ COUNTIF(, ) Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ COUNTIF(, ) □ COUNTIF(, ) Câu 39 Hàm COUNTIF nào đúng cú pháp: □ COUNTIF(D2:D10) □ COUNTIF(D2:D10, D5=0) □ COUNTIF(D2:D10, D2=D10) □ COUNTIF(D2:D10, 10) Câu 40 Hàm MAX nào sai cú pháp: □ MAX (D2, D7) □ MAX (D2:D7) □ MAX (D2 - D7) □ MAX (D2:D7, D15, 9) Câu 41 Hàm AVERAGE dùng để: □ Tính giá trị nhỏ nhất của vùng dữ liệu □ Tính giá trị nằm ngoài vùng dữ liệu □ Tính tổng con □ Tính giá trị trung bình của vùng dữ liệu Câu 42 Hàm VLOOKUP (HLOOKUP) dùng để: □ Tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu □ Lấy giá trị trong từ điển □ Tham chiếu và so sánh dữ liệu □ So sánh dữ liệu Câu 43 Cú pháp hàm VLOOKUP □ VLOOKUP(,) □ VLOOKUP(,) □ VLOOKUP(,,,) □ VLOOKUP(,,,) Câu 44 Chức năng lọc dữ liệu cho phép □ Lọc những dữ liệu bị lỗi □ Lọc ra các hàng dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó □ Lọc ra các cột dữ liệu theo 1 điều kiện nào đó □ Lọc các ô dữ liệu 90 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Câu 45 Để lọc dữ liệu thực hiện: □ View > Data > Filter □ Data > Filter □ Insert > Filter □ Tools > Data Filter Câu 46 Trong các toán tử lọc dữ liệu, Excel không hỗ trợ sẵn toán tử: □ Lớn hơn □ Bắt đầu bằng □ Nhỏ hơn hoặc bằng □ Trong danh sách Câu 47 Chức năng tính tổng con (subtotal) cho phép: □ Tính các tổng bé □ Tính tổng của số ít dữ liệu □ Tính tổng theo các nhóm □ Tính tổng của các tổng Câu 48 Để thực hiện tính tổng con, trước hết phải: □ Sắp xếp dữ liệu □ Chuẩn hóa dữ liệu □ Sửa lỗi dữ liệu □ Thẩm định dữ liệu nhập Câu 49 Chức năng Goal Seek dùng để: □ Tìm kiếm các dữ liệu đúng đắn □ Tìm dữ liệu đầu vào đúng đắn để có kết quả đầu ra mong đợi □ Tìm các đầu ra đúng đắn đối với các kết quả đầu vào cho trước □ Tìm các quá trình xử lý dũ liệu đúng đắn Câu 50 Chức năng Data tables cho phép: □ Lập các bảng □ Tính toán và so sánh các kết quả đầu ra của các giá trị đầu vào khác nhau □ Tính toán và so sánh các kết quả đầu vào khác nhau □ Tính toán và so sánh quá trình xử lý dữ liệu Câu 51 Để sử dụng chức năng Data table, thực hiện: □ Tools > Data Table 91 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý □ Insert > Data > Table □ Data > Table □ Table > Data Câu 52 Có thể hiểu ý nghĩa của chức năng Solver là: □ Cho phép giải quyết các bài toán có nhiều dữ liệu □ Cho phép đưa ra các giải pháp tối ưu cho 1 bài toán có nhiều ràng buộc □ Cho phép đưa ra các giải pháp tạm thời nhưng nhanh chóng cho 1 bài toán □ Cho phép tính toán ngược Câu 53 Khái niệm Adjustable Cell trong Solver: □ Là các ô có thể thay đổi giá trị để tìm ra giải pháp □ Là các ô được điều chỉnh lên giá trị tối đa □ Là các ô được điều chỉnh lên giá trị tối thiểu □ Là các ô điều chỉnh ở mức trung bình Câu 54 Khái niệm bảng Pivot: □ Là bảng được tạo ra từ các dữ liệu sẵn có, dùng để thống kê, tổng kết, phân tích số liệu □ Là bảng chứa các dữ liệu đầu ra của các bộ dữ liệu đầu vào khác nhau với mục đích so sánh. □ Là bảng chứa các dữ liệu đầu ra của các bộ dữ liệu đầu vào khác nhau với mục đích lưu trữ. □ Là bảng dữ liệu chứa các dữ liệu gốc. Câu 55 Khi sử dụng bảng Pivot: □ Dữ liệu mới thay thế dữ liệu gốc. □ Dữ liệu gốc được giữ nguyên. □ Dữ liệu gốc lẫn với kết quả phân tích. □ Dữ liệu gốc được điều chỉnh theo kết quả phân tích. 92 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý PHẦN 2 SỬ DỤNG ACCESS TRONG QUẢN LÝ GIỚI THIỆU Như đã nói ở trên, Excel là một công cụ rất mạnh của Microsoft trong việc giải quyết các bài toán quản lý, cần đến các khả năng tính toán đa dạng. Tuy nhiên, nhược điểm của Excel là không giải quyết được các bài toán cần phải quản lý nhiều dữ liệu và cần đến khả năng lập trình mạnh. Để giải quyết vấn đề này, Microsoft cung cấp một công cụ là Access, giúp cho việc quản trị các hệ cơ sở dữ liệu được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng. Phần 2 giới thiệu với bạn đọc việc sử dụng Access trong công tác quản lý. Cụ thể hơn, đó là việc sử dụng Access để quản lý các cơ sở dữ liệu, bao gồm các công việc như tạo các bảng dữ liệu, thiết lập quan hệ giữa các bảng, tạo các truy vấn, các form nhập liệu, và cuối cùng là tạo các báo cáo thống kê. Thực chất, Access không phải là một hệ quản trị CSDL quy mô lớn, nhưng cũng khá mạnh, cả về khía cạnh lập trình và quản lý dữ liệu. Việc sử dụng hết các tính năng của Access có thể cho phép tạo ra các ứng dụng tin học chuyên nghiệp thực sự. Ngoài ra, Access cũng là một công cụ được ưa thích của các lập trình viên chuyên nghiệp vì tính tiện lợi, dễ sử dụng. Tuy nhiên, cuốn tài liệu được biên soạn chủ yếu dành cho cán bộ, sinh viên không phải chuyên ngành tin học, do vậy chủ yếu chú trọng vào việc sử dụng các công cụ tạo sẵn của Access để tạo các ứng dụng quản trị dữ liệu không quá phức tạp. Tài liệu cũng không tập trung sâu vào khía cạnh lập trình (tuy nhiên vẫn giới thiệu một số lệnh cơ bản và quan trọng nhất về lập trình VBA và DAO), và không đề cập đến các bài toán có mối quan hệ dữ liệu phức tạp, vì để giải quyết các bài toán này, bạn đọc phải có kiến thức về phân tích thiết kế hệ thống. Sau khi giới thiệu về các công cụ tạo và quản lý dữ liệu trong Access, phần 2 cũng hướng dẫn bạn đọc thực hiện 2 ví dụ về quản lý dữ liệu, đó là bài toán quản lý nhân sự và quản lý bán hàng (ở mức đơn giản). Trong 2 ví dụ này, ví dụ thứ 2 được coi như 1 bài tập lớn dành cho bạn đọc, với các gợi ý và hướng dẫn ở mức sơ lược. Mục tiêu Kết thúc phần này, sinh viên cần: - Nắm được các khái niệm về dữ liệu và CSDL - Nắm được cách tạo 1 CSDL, tạo các bảng dữ liệu, tạo các liên kết dữ liệu, tạo các truy vấn, form nhập liệu, và các báo cáo thống kê. - Nắm được tổng quan về lập trình VBA và lập trình CSDL sử dụng DAO. - Hiểu và xây dựng được bài toán quản lý nhân sự (mức đơn giản), có khả năng mở rộng chức năng của bài toán trên. - Thực hiện được bài toán quản lý bán hàng với các yêu cầu như trong tài liệu đã nêu. 93 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Cách trình bày của phần này Phần này được trình bày theo dạng giới thiệu, hướng dẫn sử dụng và minh họa bằng một ví dụ thực tế, cụ thể. Trong phần hướng dẫn thực hiện ví dụ, bài toán được phân tích từ đầu, và các bước để xây dựng 1 ứng dụng quản lý dữ liệu được hướng dẫn thực hiện cụ thể cho tới khi hoàn thành 1 ứng dụng hoàn chỉnh. Ví dụ thứ 2 được hướng dẫn và gợi ý sơ lược các chức năng, phương pháp thực hiện v.v. qua đó bạn đọc có thể tự hoàn chỉnh ví dụ này. Phần cuối là tóm tắt nội dung chương và các bài tập ôn tập dưới dạng câu hỏi trắc nghiệm hoặc bài tập tự giải. Phương pháp học Để học phần này một cách hiệu quả, sinh viên nên học theo cách sau: - Đọc kỹ và hiểu cách giải thích của phần lý thuyết hoặc hướng dẫn. Tìm hiểu ý nghĩa của phần giải thích lý thuyết này. Cố gắng nắm được các ví dụ minh họa. - Suy nghĩ, tìm cách mở rộng các ví dụ minh họa. Nghĩ ra các ví dụ tương tự để thực hiện. - Phần hướng dẫn thực hiện ví dụ, theo các bước hướng dẫn, đọc kỹ, hiểu và thực hiện trên máy cho tới bước cuối cùng. Hoàn thành và nghiên cứu việc mở rộng ví dụ. - Đối với bài tập tự giải, đọc gợi ý, hướng dẫn, đồng thời tham khảo phần các phần trên để hoàn thành ví dụ. - Đọc phần tóm tắt để tổng hợp kiến thức. Làm các bài tập ôn tập, đọc lại, nghiên cứu lại những phần kiến thức chưa nắm vững. Yêu cầu của phần này Để hiểu được các kiến thức trong phần này, bạn đọc cần có kiến thức cơ sở về tin học, một số kiến thức về sử dụng Access căn bản. Ngoài ra, cần có các kiến thức cơ sở về lập trình và quản lý dữ liệu, có kỹ năng phân tích bài toán. 94 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý CHƯƠNG 4: CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ ACCESS Về bản chất, Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS - Database Management System). Cũng giống như các sản phẩm khác thuộc lĩnh vực này, Access có thể lưu trữ và lấy ra thông tin (thường được gọi là dữ liệu - Data), trình bày các thông tin được yêu cầu và tự động lặp lại các thao tác khác. Với Access, ta có thể lưu trữ thông tin theo định dạng mong muốn, dễ dàng tạo ra các mẫu nhập liệu (input form), đồng thời còn có thể dễ dàng lấy và hiển thị thông tin theo bất kỳ kiểu gì mong muốn thông qua các báo cáo. Access được coi là một ứng dụng cơ sở dữ liệu cá nhân rất mạnh trong hệ điều hành Windows, thậm chí nó còn được coi là ứng dụng cơ sở dữ liệu cá nhân mạnh nhất từ trước đến nay. Điều này có được là bởi vì Access và Windows đều là sản phẩm của Microsoft, do đó nó được thừa hưởng và kế thừa rất nhiều tính năng của Windows như: Dễ dàng chép và dán (copy and paste) dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu trong Access, từ Windows sang Access và ngược lại. Access có rất nhiều phiên bản, tương ứng với mọi phiên bản của Windows, từ Windows98, Windows ME, Windows XP đến dòng WindowsNT (2000, 2003). 4.1 MỞ ĐẦU 4.1.1 Khởi động và cài đặt Access Để bắt đầu làm việc với MS Access, chúng ta phải khởi động chương trình Access. Trong các phiên bản gần đây, Microsoft ghép Access vào như một thành phần của bộ Microsoft Office. Vì vậy, khi cài đặt Office, nếu đã lựa chọn cài đặt rồi thì một cách ngầm định Access sẽ được cài vào cùng thư mục đã cài MS Office. Nếu chưa cài đặt Access trong lần cài đặt Office trước đó, có thể sử dụng công cụ Add/Remove Programs của Windows trong cửa sổ Control Panel. 95 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Để cài thêm Access, chọn chương trình Microsoft Office và chọn nút lệnh Change. Khi đó Windows sẽ hỏi ta muốn làm gì với bộ chương trình Office đã cài đặt: Trong cửa sổ trên, có 3 lựa chọn là: Add or Remove Features (Thêm hoặc gỡ bỏ các thành phần), Reinstall or Repair (Cài lại hoặc sửa chữa) và Uninstall (Gỡ toàn bộ chương trình). Ở đây, chọn lựa chọn thứ nhất và bấm Next để tiếp tục. Windows sẽ mở ra một cửa sổ, liệt kê tất cả các thành phần có trong bộ Office. Tùy từng phiên bản mà Office sẽ có nhiều hoặc ít thành phần. Tài liệu này trình bày về sử dụng bộ Office 2003. Nếu bạn đọc sử dụng bộ Office phiên bản khác, có thể một số giao diện sẽ khác trong tài liệu này đôi chút. Tuy nhiên các bước cơ bản cũng như các ứng dụng cơ bản của bộ Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Access thì không thể thiếu. Khi Access chưa được cài đặt, cần chọn cài thêm Access bằng cách chọn ô Access trong cửa sổ lựa chọn và nhấn nút Update. Khi đó, Windows sẽ tiến hành cài đặt thêm Access. 96 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Thực hiện theo các chỉ dẫn của Windows đến khi việc cài đặt được hoàn tất. Lúc này, ta có thể bắt đầu sử dụng Access để tạo ra ứng dụng của mình. 4.1.2 Tạo 1 cơ sở dữ liệu trống Như đã nói ở trên, Access là một thành phần của MS Office nên có thể được khởi động giống như khởi động Word, Excel. Từ Start menu, chọn Programs > Microsoft Office > Microsof Access. Khi đó Windows sẽ khởi động Access. Một cửa sổ Access “trống” được mở ra để người dùng có thể bắt đầu công việc của mình. Tại đây, có thể mở ứng dụng sẵn có hay tạo một ứng dụng hoàn toàn mới. Có nhiều cách để tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Access. Cách thông thường nhất là từ menu chính của chương trình, chọn File > New. Cách thứ 2 là click chuột vào biểu tượng “New” - đây là biểu tượng hình 1 trang văn bản trống nằm ngay dưới menu File. Dù chọn cách nào thì Access cũng đưa ra một loạt các lựa chọn để cho phép người dùng chọn cách tạo một cơ sở dữ liệu mới. Cụ thể, Access sẽ đưa ra các lựa chọn như trong hình sau: Click chuột vào lựa chọn “Blank database” (cơ sở dữ liệu trống) để yêu cầu Access tạo ra một cơ sở dữ liệu mới hoàn toàn. 97 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Gõ tên file và nơi muốn lưu trữ file cơ sở dữ liệu và bấm nút lệnh “Create”. Khi đó, Access sẽ tạo ra một tệp cơ sở dữ liệu trống để người dùng có thể bắt đầu làm việc. Cũng tương tự như các dạng tệp khác của Word, Excel hay các tệp trên MS DOS mà có thể đã rất quen thuộc với bạn đọc, Access cũng tạo ra một tệp để lưu trữ cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên đây là một tệp đặc biệt, nó chứa các đối tượng như bảng, truy vấn, mẫu nhập, các báo cáo và các đoạn mã chương trình. Tệp cơ sở dữ liệu khi được tạo ra thường có độ lớn khoảng 92 Kb và được tăng dần theo số lượng dữ liệu được đưa vào. 4.1.3 Các khái niệm cơ bản trước khi bắt đầu với Access. Như vậy, chúng ta đã tạo được một cơ sở dữ liệu trống và có thể bắt đầu việc lập một ứng dụng với Access. Trước khi bắt đầu, chúng ta sẽ xem xét một số khái niệm rất cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Trước tiên là khái niệm Bảng - Table. Có thể nói, bảng là một tập hợp các dòng và các cột chứa dữ liệu, trong đó, mỗi cột là một thuộc tính của bảng, mỗi dòng chứa một bộ dữ liệu của bảng. Ví dụ, chúng ta có một danh sách học sinh gồm 50 học sinh. Các thông tin về mỗi học sinh bao gồm: Số thứ tự, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính. Như vậy, có thể tạo ra một bảng gồm có 4 cột và 50 dòng (không tính dòng chứa tiêu đề của mỗi cột). Cụ thể bảng đó sẽ như sau: STT Họ và tên Ngày sinh Giới tính 1 Nguyễn Văn An 10/10/1987 Nam 2 Lê Thị Bình 15/02/1987 Nữ … … … … 50 Vũ Thị Xuân 17/09/1987 Nữ Từ ví dụ trên, có thể thấy một điều là: Mọi dữ liệu cần lưu trữ trong thực tế đều có thể được biểu diễn và lưu trữ dưới dạng bảng. Và với cấu trúc bảng như thế, việc tìm kiếm dữ liệu cũng như xử lý dữ liệu để kết xuất các báo cáo sẽ được thực hiện rất dễ dàng và nhanh gọn. Trong Access, bảng là một đối tượng được tạo ra từ các dòng và cột như đã nói ở trên với mục đích chính là lưu trữ dữ liệu phục vụ cho ứng dụng. Khái niệm thứ 2 mà chúng ta cần tìm hiểu là các khái niệm khóa (key) và khóa chính (primery key). Trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, khóa là một khái niệm chỉ một hoặc nhiều cột trong bảng mà từ các cột đó, có thể xác định được các cột khác trong bảng. Để hiểu rõ hơn về điều này, trở lại với ví dụ về bảng “Danh sách học sinh” ở trên. Bảng này gồm có 4 trường (cột) là Số thứ tự, Họ và Tên, Ngày sinh và Giới tính. Chúng ta có thể thấy, trong một lớp học, chỉ cần biết tên của một học sinh, có thể tìm ra được các thông tin còn lại như ngày sinh, giới tính của học sinh đó. Và như vậy, họ tên của học sinh có thể được coi là khóa vì nó có thể được dùng để xác định các thuộc tính còn lại. Tuy nhiên, nếu trong lớp học có 2 hoặc nhiều học sinh có tên trùng nhau thì việc xác định các thuộc tính khác của một học sinh dựa vào tên sẽ không đúng. Khi đó, người ta đưa ra một khái 98 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý niệm “Khóa chính”. Khóa chính của một bảng là một trường mà giá trị của nó là duy nhất trong toàn bộ bảng (không thể có giá trị 2 giá trị giống nhau trên 2 dòng khác nhau của một bảng) và thuộc tính này có tính chất của khóa (nghĩa là có thể được sử dụng để xác định các thuộc tính còn lại của bảng). Trở lại ví dụ trên, chúng ta không thể sử dụng “Họ và tên” để làm khóa chính của bảng vì nó có thể trùng nhau, do vậy ta thêm vào một trường (cột) nữa gọi là “Mã học sinh”. Mã này là duy nhất cho mỗi học sinh và như vậy, nó có thể được sử dụng làm khóa chính của bảng. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm “Liên kết” trong cơ sở dữ liệu quan hệ nói chung và trong Access nói riêng. Liên kết là một kỹ thuật trong cơ sở dữ liệu quan hệ dùng để “nối” 2 hay nhiều bảng dữ liệu với nhau theo một thiết kế cho trước để đảm bảo được tính lưu trữ cũng như việc truy vấn (tìm kiếm) dữ liệu sau này. Trong Access, có hai kiểu liên kết là 1-1 và 1-n. Ý nghĩa của các kiểu liên kết trên như sau: - Liên kết 1-1: Với kiểu liên kết này, ở 2 bảng tham gia vào liên kết sẽ có một trường giống nhau. Trong đó, ở 1 bảng, trường giống nhau đóng vai trò là khóa chính và ở bảng còn lại, trường giống nhau được thêm vào để tạo liên kết. Với liên kết kiểu này, mỗi bản ghi trong một bảng sẽ có 1 và chỉ 1 bản ghi tương ứng được tìm thấy trong bảng bên kia bằng cách so sánh giá trị ở 2 cột giống nhau trong 2 bảng. Ví dụ, ta có 2 bảng “Điểm” và “Phách” với liên kết 1-1 như sau: Và dữ liệu được lưu trữ trong hai bảng như sau: Rõ ràng, ta thấy mỗi dòng dữ liệu (1 bản ghi) trong bảng Phách tương ứng với 1 và chỉ 1 dòng dữ liệu trên bảng Điểm và ngược lại. 99 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý - Liên kết 1-n: Là liên kết mà ở đó, một bản ghi trong 1 bảng (gọi là bảng phía 1) có thể liên kết với 1 hoặc nhiều bản ghi ở bảng kia (gọi là bảng phía n). Ngược lại, một bản ghi trong bảng phía n chỉ có thể liên kết với 1 và chỉ 1 bản ghi trong bảng phía 1. Ví dụ có 2 bảng Phòng và Nhân viên với liên kết 1-n như sau: Và dữ liệu trong 2 bảng: Ở đây, có thể dễ dàng nhận thấy, một phòng có thể có nhiều nhân viên nhưng mỗi nhân viên chỉ có thể thuộc về 1 phòng duy nhất. Do đó, liên kết giữa hai bảng Phòng và Nhân viên là liên kết 1-n. 4.2 LẬP BẢNG DỮ LIỆU (TABLE) Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu cách tạo một cơ sở dữ liệu trống và lưu trữ nó trong ổ đĩa cứng của máy tính. Bây giờ chúng ta bắt đầu tiến hành việc tạo các đối tượng trong cơ sở dữ liệu. Trước hết là việc tạo các bảng để lưu trữ dữ liệu. Trước khi bắt tay vào việc tạo một cơ sở dữ liệu và các đối tượng trong đó, người dùng nhất thiết phải trải qua bước phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu của mình trên giấy. Điều này có nghĩa là, người dùng phải dự tính trước được các đối tượng (ở đây là bảng), các trường dữ liệu trong từng bảng, các mối quan hệ giữa các bảng, kiểu dữ liệu v.v. Sau đó mới tiến hành tạo cơ sở dữ liệu trên Access. Để giúp các bạn tiện theo dõi, chúng ta xem xét một ví dụ cụ thể, thường gặp trong thực tế như sau: Giả sử chúng ta cần tạo một cơ sở dữ liệu quản lý việc tuyển sinh của một trường đại học. Cơ sở dữ liệu này phải đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản của một qui trình tuyển sinh thực sự. Nghĩa là phải quản lý được danh sách thí sinh, điểm của thí sinh, và đặc biệt, đảm bảo bí mật giữa điểm của thí sinh và tên. Từ các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản như trên, chúng ta tiến hành việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Trước tiên, phải xác định xem những “đối tượng” nào cần được lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu. Ở đây, chỉ có một đối tượng duy nhất là “Thí sinh”. Do đó, ta sẽ tạo một bảng để lưu trữ thông tin về thí sinh. Bả