Giáo trình Tin học văn phòng - Võ Nguyên Đàm

ở mục Replace with: hoặc nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định. 2. TÍNH NĂNG AUTOCORRECT Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Word. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó. 2.1. Thêm một từ viết tắt Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect.., Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: - Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace: - Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With: Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì: Replace gõ vb With gõ văn bản Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word. 2.2. Xoá đi một từ viết tắt Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace. Ví dụ muốn xoá từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace; Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này. 2.3. Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Khởi động tính năng AutoCorrect. Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau: - tự động sửa những từ nếu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại ký tự hoa đầu tiên. Ví dụ TWo sẽ tự động sửa thành Two; - sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa; - viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: Monday; - tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock. 3. TÍNH NĂNG ĐẾM TỪ Tính năng đếm từ cho phép thống kê các thông tin về ký tự, từ, đoạn, trang trên một tệp tài liệu. Nó rất cần thiết khi bạn là nhà báo, viết sách ... Mở mục chọn Tools | Word Count, Hộp thoại Word Count xuất hiện: Nếu chọn mục , sẽ thực hiện đếm cả các từ và đoạn trên những phần ghi chú của tài liệu. 4. BẢO VỆ TÀI LIỆU Việc bảo vệ dữ liệu trên Word được phân thành các mức độ. Mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trên tệp tài liệu. Nguyên tắc bảo vệ cho mỗi mức là: gán một mật khẩu (Password). Khi đó, chỉ khi nào người dùng nhập đúng mật khẩu đã gán mới có thể làm được việc mà bạn đã bảo vệ. 4.1. Bảo vệ khi mở tệp tài liệu Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word; Bước 2: Mở mục chọn: Tools | Options.., hộp thoại Options xuất hiện Trên thẻ Security, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ tệp khi mở ở mục Password to Open:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất. Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại sẽ đóng lại, việc thiết lập mật khẩu khi mở văn bản đã thành công. Nếu bạn gõ sai, thông báo sau đây xuất hiện: Tiếp theo bạn phải nhập lại mật khẩu đã gõ trước đó. Người dùng phải nhập đúng mật khẩu mà bạn đã thiết lập lên hộp thoại này mới có thể mở được tệp tài liệu. 4.2. Bảo vệ khi sửa nội dung tài liệu Tương tự cách bảo vệ mở tệp tài liệu Khác với cách bảo vệ mở tài liệu, bảo vệ sửa nội dung ta chọn Password to modify sau đó thực hiện ghi password giống như phần bảo vệ mở tài liệu 5. LÀM VIỆC VỚI MACRO Khi làm việc với word nhiều khi bạn phải lặp lại một số các thao tác xử lý trên tài liệu. Điều này sẽ được đơn giản hơn khi bạn áp dụng kỹ thuật Macro. Macro có thể hiểu là một lệnh để gọi một thủ tục (thủ tục là một chương trình được lập trình trên máy tính có thể bao gồm nhiều lệnh yêu cầu máy tính làm việc) nào đó. Lệnh Macro có thể được gắn bởi tổ hợp phím tắt hoặc được gắn vào một nút lệnh trên thanh công cụ mà khi bấm tổ hợp phím tắt này hoặc nhấn chuột lên nút đã gán trên thanh công cụ, Macro đó sẽ được thực hiện. 5.1. Tạo Macro Để dễ hiểu hơn, chúng tôi sẽ đưa ra bài toán và cách giải quyết nó sau đây: Bạn là một nhân viên văn phòng, rất hay phải soạn thảo các báo cáo, hợp đồng,.. mà có dòng tiêu đề đầu tiên là: CỘNG HOÀ X∙ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --o0o-- Hãy tạo một Macro có tên CHXHCNVN và gắn nó bởi một tổ hợp phím nóng Ctrl + T chẳng hạn, bạn làm như sau: Bước 1: Kích hoạt tính năng tạo mới Macro bằng cách: mở mục chọn Tools | Macro | Record new Macro.. Hộp thoại Record Macro xuất hiện: Bước 2: Khai báo tên và thiết lập phím tắt cho Macro này: - Ô Macro name: bạn hãy gõ vào tên của Macro cần tạo là: CHXHCNVN; - Để thiết lập phím tắt cho Macro, hãy nhấn lên nút Keyboard , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện: Khi con trỏ đang nhấp nháy ở hộp Press new shortcut key: bạn hãy bấm tổ hợp phím nóng cần thiết lập (ở đây là Ctrl + T), tiếp theo nhấn Asign để đồng ý. Cuối cùng nhấn Close để đóng hộp thoại này lại. Một thanh công cụ mới xuất hiện như sau: Và con trỏ trên màn hình sẽ trở thành: . Khi đó bạn có thể ra các lệnh cho Macro này. Bước 3: Ra các lệnh cho Macro: Thực chất lệnh cho Macro đang tạo là: Soạn thảo dòng chữ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --o0o-- và định dạng dòng chữ đó để trở thành: CỘNG HOÀ X∙ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --o0o-- Bạn hãy làm các công việc soạn thảo để được kết quả như vậy. Bước 4: Kết thúc việc tạo Macro: Sau khi soạn thảo được mẫu tiêu đề như ý muốn, hãy kết thúc việc tạo Macro này bằng cách nhấn lên nút Stop recording trên thanh công cụ Stop. Bạn đã tạo được Macro có tên CHXHCNVN với phím nóng là Ctrl + T. 5.2. Sử dụng Macro đã tạo được Giả sử đã tạo được Macro CHXHCNVN. Khi muốn hiển thị tiêu đề như vậy bạn chỉ cần gọi Macro này bởi phím nóng của nó là Ctrl + T. Bạn sẽ thu được kết quả như mong muốn. 6. Trộn tài liệu 6.1 KHÁI NIỆM VỀ TRỘN TÀI LIỆU Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in các danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: Lan là Bí thư chi đoàn lớp Q9A1, cô đang phải soạn thảo các giấy mời để gửi tới các bạn sinh viên tham dự buổi liên hoan văn nghệ do Chi đoàn tổ chức. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Word (hoặc trên Excel) như sau: TT Họ tên Lớp 1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 2 Thạch Hải Vân Q9A2 3 Bùi Thị Ninh Q9A3 4 Lê Quang Tám Q9A3 5 Nguyễn Thị Hà Q9A4 Lan phải làm như thế nào? Tính năng Mail Merge của Word sẽ giúp Lan đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 6.2 CHUẨN BỊ DỮ LIỆU Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau: TT Họ tên Lớp 1 Nguyễn Văn Quang Q9A2 2 Thạch Hải Vân Q9A2 3 Bùi Thị Ninh Q9A3 4 Lê Quang Tám Q9A3 5 Nguyễn Thị Hà Q9A4 BẢNG NÀY CÓ THỂ Được soạn trên Word, trên Excel hoặc một bảng trên Access, Foxpro. 6.3 SOẠN MẪU TÀI LIỆU TRỘN Soạn thảo một mẫu giấy mời như sau: 6.4. KÍCH HOẠT TÍNH NĂNG MAIL MERGE Kích hoạt tính năng trộn tài liệu của Word bằng cách mở mục chọn Tools | Mail Merge.. , Hộp thoại Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình Word : Ở mục nhấn next tới bước 3 nhấn next sẽ xuất hiện: Ta tìm đến đường dẫn chứa file danh sách nhấn OK và tiếp tục nhấn next đến bước 6 (step 6) 6.5. THANH CÔNG CỤ MAIL MERGE Sau khi thực hiện trộn files (giấy mời và danh sách). Ta sẽ làm hiển thị thanh công cụ Mail Merge cung cấp các nút chức năng giúp chèn các trường trong danh sách tài liệu đã trộn trên word. Để hiện thị thanh công cụ Mail merge chọn: View / Toolbar / Mail merge : Để chèn một trường tin (cột) từ danh sách lên tài liệu trộn; : Để chuyển đến vị trí các tài liệu sau khi đã trộn được; : Để hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper tiếp tục những thiết lập ở mục 5.4; : Để kiểm tra xem có một lỗi nào trong quá trình thiết lập các thông tin trộn tài liệu hay không? : Thực hiện trộn tài liệu và đưa các kết quả ra một tệp Word mới; : Thực hiện trộn tài liệu và in luôn kết quả ra máy in; : Mở hộp thoại thiết lập các thông tin trước khi trộn thư Merge. Bước cuối cùng là bạn đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ví dụ như: Họ tên, lớp và nhấn nút Insert Merge fields để chèn. 7 In ấn 7.1 QUI TRÌNH ĐỂ IN ẤN In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạn thảo tài liệu. Để làm tốt việc in ấn tài liệu của mình, bạn nên thực hiện theo qui trình sau: - Định dạng trang in: đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Word; - Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu từ chương 1 đến chương 5; - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; chọn Header and Footter - Print Preview- là khâu rất quan trọng. Cho phép bạn có thể xem nội dung các trang in trước khi in; - Thực hiện in tài liệu ra giấy. 7.2 TÍNH NĂNG PAGE SETUP Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in. Hãy mở mục chọn File | Page Setup.. để kích hoạt. Hộp thoại Page Setup xuất hiện: - Thẻ Paper Size: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in: - Mục Paper size: để chọn khổ giấy in. Bao gồm các khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5,.. tuỳ thuộc vào từng loại máy in của bạn. Bình thường, văn bản được soạn thảo trên khổ A4; - Ngoài ra bạn có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; - Mục Orientation: để chọn chiều in trên khổ giấy. Nếu là Portrait – in theo chiều dọc; Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy; - Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này. Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang chọn trở về cuối tài liệu; - Mục Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập; - Nhấn nút Default.. – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tệp tài liệu sau của Word; - Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại. Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in: - Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in; - Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in; - Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in; - Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in; - Mục Gutter: để thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu; - Mục Header – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề đầu trang (Header); - Mục Footer – thiết lập chiều cao của phần tiêu đề cuối trang (Footer); - Mục Apply to: để chỉ định phạm vi các trang in được áp dụng thiết lập này. Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang đặt điểm trỏ trở về cuối tài liệu; - Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in đã thiết lập; - Nhấn nút Default.. – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm định cho các tệp tài liệu sau của Word; - Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại. 7.3. TIÊU ĐỀ ĐẦU, TIÊU ĐỀ CUỐI TRANG Có thể miêu tả vị trí của phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua hình sau: Cách xây dựng tiêu đề đầu và tiêu đề cuối: Mở mục chọn View | Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header): Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện: Bạn có thể soạn thảo tiêu đề bằng cách gõ trực tiếp văn bản, rồi định dạng chúng. Bạn cũng có thể chèn các hình ảnh, đồ họa, bảng biểu,.. lên tiêu đề như là chèn lên tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể chèn thêm các thông tin khác nữa từ thanh công cụ Header and Footer như sau: : Nút này cho phép chèn vào một số các thông tin tiêu đề của tệp tài liệu như là: : Chèn Tác giả, trang, ngày; : Chèn tên tác giả; : Chèn tên máy tính tạo tệp tin; : Chèn tên tệp tin cùng đường dẫn; : Chèn tên tệp tin; : Chèn ngày in văn bản gần nhất; : Chèn thời điểm cuối sử văn bản; : Chèn trang thứ X của tổng số trang Y : Chèn số thứ tự trang hiện tại; : Chèn tổng số trang của tài liệu; : Chèn ngày hiện tại; : Chèn giờ hiện tại; : Định dạng số trang; : Chuyển đổi làm việc giữa Header và Footer; : Đóng thanh tiêu đề lại. 7.4. CHÈN SỐ TRANG TỰ ĐỘNG Ngoài việc chèn số trang tự động bởi tính năng Header and Footer, bạn có thể chèn số trang tự động lên tiêu đề trang bằng cách: Mở mục chọn: Insert Page numbers Hộp thoại Page numbers xuất hiện: - Mục Position – chọn vị trí sẽ chèn số trang: Bottom of page chèn vào tiêu đề cuối; hoặc Top of page chèn vào tiêu đề đầu trang; - Mục Aligment – dóng hàng cho số trang: Right- bên phải trang; Left – bên trái trang hoặc Center- ở giữa trang; - Nếu chọn mục sẽ thực hiện đánh số trang đầu tiên, trái lại trang đầu tiên sẽ không được đánh số, chỉ đánh số từ trang thứ 2 trở đi; - Mục Preview- để xem kết quả thiết lập trên trang tài liệu; - Nhấn OK để hoàn tất công việc. 7.5. XEM TÀI LIỆU TRưỚC KHI IN Xem trước khi in (hay còn gọi Print preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học word, chưa có nhiều các kỹ năng về in ấn. Qua màn hình Print Preview, bạn có thể quan sát trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mình để khi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn. Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo một trong hai cách: Cách 1: Mở mục chọn File | Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard. Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện: Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài liệu trước khi in; Thanh công cụ Print Preview cung cấp các nút chức năng để làm việc trên màn hình Preview, đó là: : Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin trên màn hình Preview; : Cho phép hiển thị hay không hiển thị thước kẻ (Rule) trên màn hình này; : Chỉ hiển thị một trang tài liệu trên màn hình này; : Có thể chọn n trang tài liệu cùng hiển thị trên cùng một màn hình này (n=1..6); : Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thể sửa nội dung trực tiếp trên tài liệu; : In tài liệu ra máy in; : Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu. Bạn cũng có thể làm việc này khi nhấn phím ESC. 7.6. IN ẤN TÀI LIỆU Sau khi đã chế bản xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản. Bước này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra máy in. Có nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn: Cách 1: Mở mục chọn File | Print.. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện: - Hộp Printer cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in). Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần; - Hộp Page range- cho phép thiết lập phạm vi các trang in: - Chọn All – in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu; - Current page – chỉ in trang tài liệu đang chọn; - Pages – chỉ ra các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau: - Ví dụ: Chỉ in trang số 5: 5 In từ trang 2 đến trang 10: 2-10 In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15 - Hộp Copies – chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in nhiều hơn 1 bản, hãy gõ số bản in vào đây; - Hộp Page per sheet để chỉ ra số trang tài liệu sẽ được in ra một trang giấy. Ngầm định là 1, tuy nhiên bạn có thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi đó cỡ sẽ rất bé; - Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn. PHẦN 2 MICROSOFT EXCEL Mục tiêu của các bài trong phần Excel: - Biết sử dụng phần mềm bảng tính điện tử để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ. - Biết sử dụng các hàm cơ bản trong Excel để tính toán,trích lọc,tìm kiếm dữ liệu để giải quyết những bài toán thực tế cơ bản. BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 1. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong công tác văn phòng trên toàn thế giới. Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ... 1.1. Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003. Hình 1. Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. 1.2. Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ bảng tính (Workbook). Trong một sổ bảng tính có rất nhiều trang bảng tính. - Một bảng tính gồm có 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, CZ, AA, AB, AC và 65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ tự 1,2,365536 - Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5, Hình 3. Ba trang bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. Hình 4. Địa chỉ ô là A1 Thanh thực đơn lệnh Thanh tiêu đề Thanh công cụ Thanh công thức Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Đường viền dọc Đường viền ngang Trang tính Sheet1, Nhập dữ liệu vào đây - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau: Hình 5. Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin. + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính. + Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh. + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô. + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, BY, Z, AA, AB,IV. Mỗi cột có chứa 65536 ô. + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536. Mỗi dòng chứa 256 ô. + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất. + Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản. Ready: Đang sẵn sàng làm việc. Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức. Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ. Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại. + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị 2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 2.1. Mở bảng tính mới - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New 2.2. Lưu bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save 2.3. Đóng bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close 2.4. Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open 2.5. Trang hiện hành, ô hiện hành - Trên một bảng tính hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang của bảng tính và đó gọi là trang hiện hành. Hình 6.Bảng tính Sheet1 đang là trang hiện hành Để chuyển trạng thái hiện hành đến trang khác, chúng ta chỉ cần thao tác đơn giản là nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính. - Trên trang hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ thao tác được với một ô, gọi là ô hiện hành. Hình 7. Ô A1 là ô hiện hành 2.6. Nhận dạng con trỏ Trên trang hiện hành, chúng ta sẽ thấy các loại con trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm xuất hiện trên ô hiện hành. - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô. - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí của nó trên trang bảng tính. Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng khi ở trên các ô. Con trỏ chuột có dạng chữ I khi ở phía trong ô đang soạn thảo. 2.7. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột + Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/chỉnh sửa dữ liệu. + Các phím mũi tên ¬­¯®: Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên trang. - Nhập dữ liệu: + Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng thái hiện hành về ô. + Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng. + Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập. - Chỉnh sửa dữ liệu: Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô đó rồi chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa. 3. SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH 3.1. Nhập dữ liệu kiểu số và văn bản - Dữ liệu một ô của bảng tính sau khi nhập sẽ được chương trình tự động phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn bản (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error) + Kiểu số: Khi nhập dữ liệu số vào ô -> số được canh sang phải. Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ( ) , / $ + - . Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp dấu ngoặc đơn ( ). Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên. + Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu nhập ngày tháng được hệ điều hành qui định trong mục Regional Setting đặt trong cửa sổ Control Panel của hệ điều hành. Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy). Hình 8. Giá trị kiểu số mặc định được căn lề phải Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang phải. Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại. - Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết dữ liệu trong một ô nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiện được hết thì chúng ta sẽ nhìn thấy dạng thông báo “#########”. Lưu ý: Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình. Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 đều là 20000000. Sau đó thay đổi khuôn dạng ô D6 và D7 chúng ta có được các dạng thể hiện số khác nhau nhưng giá trị dữ liệu vẫn không thay đổi, ở ô D7 vẫn là 20000000 được hiển thị rõ ràng trên thanh công thức. Hình 9. Thay đổi khuôn dạng số nhưng không làm thay dổi giá trị + Kiểu văn bản: Khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang trái. Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự, kí tự số hoặc là khoảng trống và các kí tự không phải là số. Khi kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải. Khi kí tự nhập vào vượt quá độ dài ô mà ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô nhưng điều đó không làm thay đổi giá trị dữ liệu nhập của ô. 3.2. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô Có 3 cách để chỉnh sửa dữ liệu trong ô Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo khi đó có thể chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc. Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 khi đó ta sẽ thấy con trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa dữ liệu rồi nhấn phím Enter để kết thúc. Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar sau đó nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc. 3.3. Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột 3.3.1. Chọn một ô Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó. 3.3.2. Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật - Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái - Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Trong trường hợp này địa chỉ vùng ô được viết theo khuôn dạng (địa chỉ ô trên cùng bên trái:địa chỉ ô dưới cùng bên phải), tách nhau bởi dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6). Nhắp chuột vào ô A1 sau đó nhấn và giữ phím Shift rồi nhắp chuột vào ô D6 ta chọn được một vùng ô như hình. Hình 10. Chọn vùng ô liên tục 3.3.3. Chọn vùng ô rời rạc - Đầu tiên chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật - Giữ phím Ctrl trong khi chọn một hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật tiếp theo. - Chỉ thả phím Ctrl khi kết thúc. 3.3.4. Chọn một cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc ? Chọn một cột: Để chọn một cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang. ? Chọn dãy cột liền kề nhau - Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái hoặc bên phải của dãy) trên đường viền ngang - Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng cùng của dãy - Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Shift ra. ? Chọn dãy cột rời rạc - Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột liền nhau - Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn dãy cột tiếp theo. - Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Ctrl. Hình 11. Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G 3.3.5. Chọn một dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc ? Chọn một dòng -