Giáo trình Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office

- ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết đặt này. Chuyển đổi các nhãn tới các số Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số. Đếm ký tự trong văn bản MS Word: Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung bằng file.doc và có hạn chế số lượng từ. Làm thế nào để bạn đếm được số lượng từ, số lượng ký tự công việc này rất đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đếm ký tự trong file văn bản như sau: 1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đếm. 2. Vào Tools \ Word count 3. Xuất hiện hộp thoại Word Count: Các thông số thông báo như sau: - Pages: Số trang - Words: Số từ - Characters (no spaces): Số ký tự (không tính ký tự trắng) - Characters (with space): Số ký tự (Tính cả ký tự trắng) - Paragraphs: Số đoạn - Lines: Số dòng. - £ Include footnotes and endnotes: Không đếm chú thích    R Include footnotes and endnotes: Đếm cả chú thích - Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Word Count Thủ thuật Word Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng. Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003. Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại. Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong. Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc. Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All. Xuống dòng không tạo chỉ mục Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục. Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter. Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt. Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán). Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng Cách nhanh nhất và thông  dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn. Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands. Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào. Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây. Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut). Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên. Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK. Sử dụng lệnh Paste Special Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau: Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây. Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản. Xoá thông tin cá nhân Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây. Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”. Vẽ một đường thẳng Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi. Máy tính có sẵn trong Word Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều. Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích. Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào. Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong. Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra. Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong. Status Bar có gì cho bạn? Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong. Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột . Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to. Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh. Tuỳ biến AutoText Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete. Microsoft Word Track changes - So sánh các văn bản Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng. Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc. Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn. Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000. Split – So sánh nhiều phần của văn bản Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này. Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split. Bảo vệ văn bản của bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường) Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong. Đặt font chữ mặc định Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong. Tính toán trên bảng Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng. Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng. Ví dụ để tính toán trên hàng 1 2 3 4 =SUM(LEF) Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ). Ví dụ để tính toán trên cột 1 2 3 4 =SUM(ABOVE) Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel. Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9. Tạo bảng nhanh chóng Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn. +---------------------+---------------------+---------------------+ Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra. Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok. Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần. Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được. Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture. Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview. Giấu tên văn bản trong Recently Used Files Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK. Biểu đồ tự cập nhật (Excel) Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết. Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data | List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn. Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị. Tạo báo cáo tự động trong Word từ Excel Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc:  - Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.  - Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy). Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo cáo tháng 07/2005 Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa. Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005. Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2. Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo cáo tháng 08/2005 Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang.  Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy). Hình 3: Word, phân tích số liệu của H.1 Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK. Riêng đối với nhữn