Giới thiệu Quản trị sản xuất và tác nghiệp

hai là phân tất cả các loại vào ba nhóm dựa trên tổng giá trị Kết quả được trình bày ở bảng 6.4. Bảng 6.4. Phân loại A B C cho các sản phẩm Loại Sản phẩm % Giá trị % Số lượng A B C 1, 2 7, 3, 5 8, 9, 6, 4 74 16 10 29 34 37 4. Các mô hình dự trữ Có hai loại mô hình dự trữ chính thường thấy: - Lượng hàng hoá cố định, thời gian đặt hàng thay đổi - Lượng đặt hàng thay đổi, thời gian đặt hàng cố định Mô hình 2 ta thường thấy hiện nay là phù hợp với hệ thống phân phối của các đại lý. Mô hình 1 thích hợp hơn với các doanh nghiệp sản xuất. Ta sẽ xem xét mô hình này. Trong mô hình 1, doanh nghiệp ước lượng để xác định một số lượng nào đó phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó. 4.1. Mô hình EOQ Trong mô hình này , ta biết được các dữ liệu sau: - Nhu cầu hàng năm (D) - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) - Chi phí lưu kho (H) - Hàng hoá được nhận cùng một lúc - Không có chiết khấu theo số lượng - Không chấp nhận âm kho Số lượng cần đạt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau: Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau: Tổng chi phí (TC) =Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho Trong đó: Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho/ sản phẩm.năm 4.2. Mô hình POQ ( hay EOQ nhận từ từ) Trong thực tế, ta thường mua hàng hoá nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng vì ta muốn giảm chi phí lưu kho hàng hoá. Mô hình này thích hợp với các cơ sở sản xuất linh kiện, các chi tiết để đưa sang một bộ phận khác trong cùng doanh nghiệp để sử dụng Các điều kiện áp dụng của mô hình này như sau: - Nhu cầu hàng năm (D) - Chi phí mỗi lần đặt hàng (S) - Chi phí lưu kho (H) - Hàng hoá được nhận nhiều lần, mỗi lần một lượng (p) và cùng lúc doanh nghiệp sử dụng một lượng (d) - Không có chiết khấu theo số lượng - Không chấp nhận âm kho Số lượng cần đặt hàng mỗi khi có nhu cầu được xác định theo công thức sau: Q* = [2DSp] / [(p-d)H] Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau: Tổng chi phí (TC) = chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho Trong đó: Chi phí đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng Chi phí lưu kho = Dự trữ bình quân x Chi phí lưu kho / sản phẩm.năm 5. Làm thế nào để cảI tiến Quản lý dự trữ của Doanh nghiệp 5.1. Quản lý dự trữ chặt chẽ giúp công ty: Dự trữ hàng hoá, nguyên vật liệu Giữ lượng dự trữ vừa phải Giữ điều kiện bảo quản hàng tốt Bảo vệ hàng hoá, nguyên liệu khỏi thất thoát Đặt hàng đúng thời điểm 5.2. Một số hướng dẫn để tăng cường công tác Quản lý dự trữ - Giữ lượng dự trữ vừa phải - Dự trữ những hàng bán chạy - Sắp xếp và trưng bày hàng hoá, nguyên vật liệu ngăn nắp Mục đích Khách hàng dễ thấy Dễ kiểm tra hàng Sắp xếp như thế nào? Phân nhóm các mặt hàng Đựng các loại hàng hoá/ sản phẩm vào hộp, ghi nhãn Để hàng hoá, nguyên liệu dễ mất vào nơi an toàn Đảm bảo nguyên tắc: Hàng nhập trước xuất trước - Kiểm tra hàng hoá thường xuyên Mục đích: Đảm bảo có đủ hàng bán / đủ nguyên liệu dùng Phát hiện hàng hoá hư hỏng hoặc kém phẩm chất để kịp thời xử lý Phát hiện hàng thất thoát Xác định thời điểm và số lượng cần mua thêm - Ghi chép dữ liệu dự trữ Mục đích: Nắm được hàng hoá nào bán chạy/ chậm Nắm thời điểm, số lượng hàng nhập cần thiết Cần ghi chép khi nào? 6. Dữ liệu dự trữ 6.1. Dữ liệu dự trữ là gì? Là các dữ liệu liên quan đến: Hàng hoá nhập kho Hàng hoá và nguyên liệu xuất kho Hàng hoá dự trữ chờ bán 6.2. Ích lợi của dữ liệu dự trữ Ghi chép dữ liệu dự trữ được thực hiện khi Doanh nghiệp Bán và sử dụng nhiều loại hàng hoá và nguyên liệu khác nhau Số lượng hàng mỗi loại lớn Nhiều loại hàng hoá có giá trị cao và dễ mất cắp 6.3. Các cách quản lý dữ liệu dự trữ Quản lý dữ liệu dự trữ là: Ghi chép Lưu giữ và Sử dụng dữ liệu dự trữ Quản lý dữ liệu dự trữ có lợi do biết được: Loại hàng hoá nào đã bán/ sử dụng hết Từng loại đã bán hoặc sử dụng bao nhiêu Hàng hoá hay nguyên liệu được sử dụng khi nào Lượng dự trữ còn lại bao nhiêu Quản lý dữ liệu dự trữ cho biết: Hàng nào bán chạy Mặt hàng nào cần đặt mua thêm Số lượng mặt hàng nào cần đặt mua thêm Hàng hoá bị thất thoát/ hư hỏng không Các cách quản lý dữ liệu dự trữ Phương tiện Thẻ kho Bìa cứng Sổ ghi chép Cặp tài liệu và những thứ phù hợp Yêu cầu: Mỗi loại sản phẩm ghi một thẻ riêng Cập nhật Thông tin chính xác Quản lý dự trữ với một người bán lẻ Quản lý dự trữ bán lẻ- thẻ kho Công cụ dùng để ghi lại toàn bộ dữ liệu dự trữ của cửa hàng bán lẻ Bao gồm các phần: § Ghi tên mô tả từng loại hàng hoá và nguyên liệuhhhhhhh- Đơn giá mua hànghhhhhhh- Đơn giá bán từng loại mặt hànghhhhhhh- Điểm đặt hàng bổ sunghhhhhhh- Lượng hàng dự trữ ban đầuhhhhhhh- Thời điểm cần đặt mua thêmhhhhhhh- Toàn bộ số lượng hàng bị hỏnghhhhhhh- Ghi toàn bộ số hàng mua thêmhhhhhhh- Toàn bộ số hàng đã bán được Chú ý Hàng nhập Nhận hàng hoá hoặc nguyên liệu mới Hàng do khách hàng trả lại Thành phẩm đem chờ bán Hàng xuất Bán hàng hoá hoặc nguyên liệu Sử dụng số nguyên liệu cho sản xuất Loại bỏ những nguyên liệu hay hàng hoá bị hỏng Hàng hoá hay nguyên liệu bị mắt cắp Ghi hàng nhập Ghi hàng xuất Quản lý dự trữ đối với nhà sản xuất Quản lý dữ liệu về nguyên liệu Quản lý dữ liệu và hàng thành phẩm Thẻ kho: Giống như đối với cửa hàng bán lẻ Ví dụ thẻ kho Tên hàng: Dầu ăn, chai một lít Giá vốn: 12.500đ/chai Giá bán:13.500đ/chai Mức dự trữ: 15 chai Ngày Diễn giải Dự trữ Nhập Xuất Tồn 1/3 Tồn đầu kỳ 19 2/3 Bán 3 16 3/3 Bán 1 14 9/3 Bị hỏng 2 12 12/3 Mua 24 36 24/3 Bán 11 35 6.4. Mức dự trữ Mức dự trữ là mức hàng mà tại đó cần đặt thêm hàng mới, là mức dự trữ tối thiểu cần được dự tính Muốn vậy cần biết: Thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng Lượng hàng dự trù bán được trong thời gian chờ đợi Hàng cần để dự phòng những trường hợp rủi ro 7. Kiểm kê hàng hoá 7.1. Khái niệm kiểm kê hàng hoá Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép: Đếm số lượng So sánh với số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ Tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến 7.2. Các bước tiến hành kiểm kê hàng hoá Chuẩn bị Danh mục kiểm kê hhhhMục đích: Thu thập đầy đủ dữ liệu dự trữ, tránh bỏ sót dữ liệu cần thiết hhhhPhương tiện: Bằng nhiều cách: Sổ, trang giấy… Danh mục kiểm kê Trang 1 Tên hàng Số lượng Kiểm kê Thẻ kho Chênh lệch Giá vốn Giá bán Kiểm đếm và ghi số lượng từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê. Trong bước này cần chú ý tránh sai sót và ghi chi tiết cả về số lượng và danh mục. Ghi thông tin từ thẻ kho sang Danh mục kiểm kê: Cần chú ý đảm bảo thông tin cập nhật, là số liệu mới nhất, cần có thông tin chính xác để ra quyết định kinh doanh đúng đắn Đối chiếu số liệuhhhhh- Danh mục đối chiếu hhhhh- Loại hàng. Ví dụ mặt hàng dầu ăn: Đối chiếu số liệu trong danh mục kiểm kê (thực còn bao nhiêu hàng) 12 Cột còn thẻ kho (Đáng ra phải còn bao nhiêu hàng) -15 Để tìm ra số chênh lệch (Thiếu hụt bao nhiêu hàng) = -12 Chú ý cần tìm nguyên nhân vì sao lại có sự sai lệch và cần điều chỉnh như thế nào? Viết lại số liệu chính xác vào thẻ kho:hhhhh- Ghi giá vốn của từng loại dự trữ vào danh mục kiểm kê hhhhh- Tính tổng giá trị mỗi loại dự trữ 7.3. Sử dụng thông tin kiểm kê hàng hoá để cải tiến hoạt động kinh doanh. Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy: Hàng hoá, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? Có đủ số lượng hay không? Có đảm bảo chất lượng hay không? Từ đó có thể: Giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quản lý dữ liệu dự trữ Cải tiến từng công việc trong quản lý dự trữ và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn cho công ty 7.4. Khi nào cần kiểm kê hàng hoá Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hoá thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hoá định kỳ theo tuần, tháng hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật/ ngày nghỉ). 7.5. Quyết định phương thức tối ưu cho DN Quyết định phương thức tốt nhất cho doanh nghiệp Không quản lý dữ liệu dự trữ· Lượng hàng dự trữ lớn Có nhiều loại hàng hoá hay nguyên vật liệu Dự trữ không được đảm bảo an toàn Có nhiều công nhân và nhân viên hoặc công nhân mới vào làm việc Có nhiều vấn đề liên quan tới việc thất thoát hàng hoá Có thể quyết định thỉnh thoảng mới kiểm kê hàng dự trữ nếu: Có quản lý dữ liệu dự trữ Số lượng dự trữ nhỏ Chỉ có một vài loại hàng hoá hoặc nguyên vật liệu Dự trữ được đảm bảo an toàn Không có vấn đề gì liên quan đến việc thất thoát hàng hoá QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Quan niệm về chất lượng sản phẩm Sơ lược sự phát triển các chiến lược về quản lý chất lượng Quá trình hình thành và phát triển của ISO 9000 1. Quan niệm về chất lượng sản phẩm - Khi nêu câu hỏi” Bạn quan niệm thế nào là chất lượng sản phẩm” người ta thường nhận được rất nhiều câu trả lời khác nhau tuỳ theo đối tượng được hỏi là ai. Các câu trả lời thường thấy như sau: - Đó là những gì họ được thoả mãn tương đương với số tiền họ được chi trả - Đó là những gì họ muốn được thoả mãn nhiều hơn so với số tiền họ chi trả. - Sản phẩm phải đạt hoặc vượt trình độ của khu vực, hay tương đương hoặc vượt trình độ thế giới. Đối với câu hỏi thế nào là một công việc có chất lượng ta cũng nhận được một số câu trả lời khác nhau như thế. Một số định nghĩa về chất lượng thường gặp: (a) Chất lượng là mức phù hợp của sản phẩm đối với yêu cầu của người tiêu dùng. (b) Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu. (c) Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể tạo cho thực thể đó khả năng thoả mãn những nhu cầu đã nêu ra và nhu cầu tiềm ẩn. (ISO 8402) Trên thực tế, nhu cầu có thể thay đổi theo thời gian, vì thế cần xem xét định kỳ các yêu cầu chất lượng để có thể đảm bảo lúc nào sản phẩm của doanh nghiệp làm ra cũng thoả mãn tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. Các nhu cầu thường được chuyển thành các đặc tính với các tiêu chuẩn nhất định. Nhu cầu có thể bao gồm tính năng sử dụng, tính dễ sử dụng, tính sẵn sàng, độ tin cậy, tính thuận tiện và dễ dàng trong sửa chữa, tính an toàn, thẩm mỹ, các tác động đến môi trường. Dưới quan điểm của người tiêu dùng, chất lượng sản phẩm phải thể hiện các khía cạnh sau: - Chất lượng sản phẩm là tập hợp các chỉ tiêu, các đặc trưng thể hiện tính năng kỹ thuật hay tính hữu dụng của nó. - Chất lượng sản phẩm phải được gắn liền với điều kiện tiêu dùng cụ thể của từng người, từng địa phương. Phong tục, tập quán của một cộng đồng có thể phủ định hoàn toàn những thứ mà thông thường người ta xem là có chất lượng. Để sản xuất một sản phẩm có chất lượng, chi phí để đạt được chất lượng đó phải được quản lý một cách có hiệu quả. Những chi phí đó chính là thước đo sự cố gắng về chất lượng. Sự cân bằng giữa hai nhân tố chất lượng và chi phí là mục tiêu chủ yếu của một ban lãnh đạo có trách nhiệm. Theo ISO 8402, chi phí chất lượng là toàn bộ chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo chất lượng thoả mãn cũng như những thiệt hại nảy sinh khi chất lượng không thoả mãn. Theo tính chất, mục đích của chi phí, chúng ta có thể phân chia chi phí chất lượng thành 3 nhóm: - Chi phí sai hỏng, bao gồm chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngoài - Chi phí thẩm định - Chi phí phòng ngừa a. Chi phí sai hỏng - Chi phí sai hỏng bên trong Sai hỏng bên trong bao gồm: Lãng phí Phế phẩm Gia công lại hoặc sửa chữa lại Kiểm tra lại các sản phẩm Thứ phẩm Phân tích sai hỏng - Chi phí sai hỏng bên ngoài Sửa chữa sản phẩm đã bị trả lại hoặc còn nằm ở hiện trường Các khiếu nại bảo hành Khiếu nại Hàng bị trả lại Trách nhiệm pháp lý b. Chi phí thẩm định Những chi phí này gắn liền với việc đánh giá các vật liệu đã mua, các quá trình, các sản phẩm trung gian, các thành phẩm… để đảm bảo là phù hợp với các đặc tính kỹ thuật. Công việc đánh giá bao gồm: Kiểm tra và thử tính năng các vật liệu nhập về, quá trình chuẩn bị sản xuất, các sản phẩm loạt đầu, các quá trình vận hành, các sản phẩm trung gian và các sản phẩm cuối cùng, bao gồm cả việc đánh giá đặc tính sản phẩm so với các đặc thù kỹ thuật đã thoả thuận, kể cả việc kiểm tra lại. Thẩm tra chất lượng: Kiểm nghiệm hệ thống chất lượng xem có vận hành như ý muốn không. Thiết bị kiểm tra: Kiểm định và bảo dưỡng các thiết bị dùng trong hoạt động kiểm tra. Phân loại người bán: Nhận định và đánh giá các cơ sở cung ứng. c. Chi phí phòng ngừa Những chi phí này gắn liền với việc thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng tổng hợp. Chi phí phòng ngừa được đưa vào kế hoạch và phải gánh chịu trước khi đi vào sản xuất thực sự. 2. Sơ lược sự phát triển các chiến lược về quản lý chất lượng. Trong giai đoạn sản xuất chưa phát triển, lượng sản phẩm sản xuất chưa nhiều, thường trong phạm vi một gia đình. Người mua và người bán thường biết rõ nhau nên việc người bán làm ra sản phẩm có chất lượng để bán cho khách hàng gần như là việc đương nhiên, vì nếu không họ sẽ không bán được hàng. điều này cũng có nghĩa là nhu cầu của khách hàng được thoả mãn một cách tốt nhất. Công nghiệp phát triển, các vấn đề kỹ thuật và tổ chức ngày càng phức tạp đòi hỏi sự ra đời một số người chuyên trách về hoạch định và quản lý chất lượng sản phẩm. Sự xuất hiện các công ty lớn làm nảy sinh các loại nhân viên mới như: - Các chuyên viên kỹ thuật giải quyết các trục trặc về kỹ thuật - Các chuyên viên chất lượng phụ trách việc tìm ra các nguyên nhân hạ thấp chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn hoá, dự báo phế phẩm và phân tích nguyên nhân hàng hoá bị trả lại. Họ sử dụng thống kê trong kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trong giai đoạn này thường được thực hiện chủ yếu trong khâu sản xuất và tập trung vào thành phẩm nhằm loại bỏ những sản phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không thể nào kiểm tra được hết một cách chính xác các sản phẩm. Rất nhiều trường hợp, người ta loại bỏ nhầm, không phát hiện ra các sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng, mặt khác cũng rất nhiều trường hợp, người ta không phát hiện ra các sản phẩm kém chất lượng và đưa nó ra tiêu thụ ngoài thị trường. - Thực tế này khiến cho các nhà quản trị chất lượng phải mở rộng việc kiểm tra chất lượng ra toàn bộ quá trình sản xuất - kiểm soát chất lượng. Phương châm chiến lược ở đây là phải tìm ra các nguyên nhân, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, giải quyết tốt các điều kiện cho sản xuất từ gốc mới có kết quả cuối cùng là chất lượng sản phẩm. Người ta phải kiểm soát được các yếu tố: - Con người. - Phương pháp sản xuất, quy trình kỹ thuật. - Nguyên vật liệu. - Thiết bị sản xuất. - Thông tin sản xuất. Ngoài việc kiểm tra 5 yếu tố trên, người ta còn chú ý tới việc tổ chức sản xuất ở công ty, xí nghiệp để đảm bảo năng suất và kiểm tra theo dõi. Trong giai đoạn này người ta đã đạt được nhiều kết quả trong việc đưa vào áp dụng các biện pháp, các công cụ quản lý, ví dụ: - Áp dụng các công cụ toán học vào việc theo dõi sản xuất. - Kiểm tra thiết bị, kiểm định dụng cụ đó. - Theo dõi năng suất lao động của công nhân, của máy móc. Tuy nhiên, trong kinh doanh muốn tạo nên uy tín lâu dài phải đảm bảo chất lượng, đây là chiến lược nhằm đảm bảo niềm tin nơi khách hàng . Bảo đảm chất lượng phải thể hiện được ở những hệ thống quản lý chất lượng đó và chứng tỏ bằng các chứng cứ cụ thể về chất lượng đã đạt được của sản phẩm. Ở đây cần một sự tín nhiệm của người mua đối với nhà sản xuất ra sản phẩm. Sự tín nhiệm này có khi được người mua đặt vào nhà cung cấp vì họ chưa biết nhà sản xuất là ai. Nhà cung cấp làm ăn ổn định, buôn bán ngay thẳng và phục vụ tốt cũng để tạo tín nhiệm cho khách hàng đối với một sản phẩm mới. Sự tín nhiệm này không chỉ thông qua lời giới thiệu của người bán, quảng cáo, mà cần phải được chứng minh bằng các hệ thống kiểm tra trong sản xuất, các hệ thống quản lý chất lượng trong nhà máy. Bảo đảm chất lượng vừa là một cách thể hiện cho khách hàng thấy được về công tác kiểm tra chất lượng, đồng thời nó cũng là chứng cứ cho mức chất lượng đạt được. Trong thực tế, từ công nhân đến giám đốc doanh nghiệp, ai cũng muốn kiểm tra chất lượng vì có kiểm tra mới đảm bảo được chất lượng hàng hóa. Nhưng không phải mọi người trong sản xuất kinh doanh đều muốn nâng cao chất lượng vì việc này cần có chi phí , nghĩa là phải tốn kém. Trong giai đoạn tiếp theo mà người ta thường gọi là quản trị chất lượng - người ta quan tâm nhiều hơn đến mặt kinh tế của chi phí chất lượng nhằm tối ưu hoá chi phí chất lượng để đạt được các mục tiêu tài chính cho doanh nghiệp. Quản trị chất lượng mà kém là sự thất bại trong sản xuất kinh doanh. Để có thể làm được điều này, một tổ chức, một doanh nghiệp phải huy động mọi nguồn lực của nó, nghĩa là phải quản trị chất lượng toàn diện. Trong bước phát triển này của chiến lược quản trị chất lượng, người ta không chỉ loại bỏ những sản phẩm không phù hợp mà còn phải tìm cách giảm ở mức thấp nhất các khuyết tật và phòng ngừa không để xảy ra các khuyết tật. Kiểm tra chất lượng trong quản trị chất lượng toàn diện còn để chứng minh với khách hàng về hệ thống quản lý của doanh nghiệp để làm tăng uy tín về chất lượng của sản phẩm. Kiểm tra chất lượng trong quản trị chất lượng toàn diện còn mở rộng ra ở nhà cung ứng nguyên vật liệu nhập vào và ở nhà phân phối đối với sản phẩm bán ra. 3. Quá trình hình thành và phát triển của ISO 9000 - 1972: Hệ thống ĐBCL của các công ty quốc phòng Anh. Bộ tiêu chuẩn quốc gia Anh BS 4778; BS 4891. - 1978: Tiêu chuẩn quốc gia Anh BS 5750 (tiền thân của ISO 9001). - 1987: Bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000. - 1994: Soát xét lần thứ nhất Bộ tiêu chuẩn ISO 9000. - 2000: Soát xét lần thứ hai Bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn do tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ban hành nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống đảm bảo chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. ISO 9000 để cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng: Chính xác hoá và chỉ đạo về chất lượng, thiết kế triển khai sản phẩm, quá trình cung ứng, kiểm soát quá trình, bao gói, phân phối, dịch vụ sau khi bán, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo… ISO 9000 là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất đã được thực thi trong nhiều quốc gia và khu vưc và được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của nhiều nước. Tại sao phải áp dụng ISO 9000? - Do yêu cầu của khách hàng. - Do yêu cầu cạnh tranh của thị trường. - Do sự bắt buộc của luật lệ mỗi nước. - Do doanh nghiệp tự nhận thức sự cần thiết phải áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý. - Lợi ích về chi phí. - Bốn triết lý quản trị cơ bản của bộ ISO 9000 - Chất lượng hệ thống quản trị quyết định chất lượng sản phẩm. - Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng nhất, tiết kiệm nhất, chi phí thấp nhất. - Quản trị theo quá trình (MBP) và quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu. - Lấy phòng ngừa làm chính. XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG ISO 9001 Giới thiệu Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu Tài liệu trích dẫn Hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm của lãnh đạo Quản lý nguồn lực Tạo ra sản phẩm Đo lường, phân tích và cải tiến ISO (tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế) là một liên minh các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia trên toàn thế giới (các cơ quan thành viên của ISO). Công việc chuẩn bị Tiêu chuẩn Quốc tế thường được thực hiện thông qua uỷ ban kỹ thuật ISO. Mỗi thành viên quan tâm đến một lĩnh vực nào đó thành lập ra một uỷ ban kỹ thuật có quyền đại diện cho uỷ ban này. Các tổ chức quốc tế, chính phủ và phi chính phủ, trong mối liên hệ với tổ chức ISO, cũng tham gia vào công việc này. Tổ chức ISO kết hợp chặt chẽ với Tổ chức kỹ thuật điện tử Quốc tế, Uỷ ban về các vấn đề tiêu chuẩn hoá kỹ thuật điện tử (IEC). Các tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng theo các quy tắc nêu trong hướng dẫn của ISO /IEC. Bản thảo tiêu chuẩn quốc tế sau khi được Uỷ ban kỹ thuật chấp nhận sẽ được chuyển đến mọi thành viên để trưng cầu ý kiến. Việc xuất bản một tiêu chuẩn quốc tế đòi hỏi phải có sự thông qua của ít nhất 75% thành viên của tổ chức. Cần chú ý đến khả năng là một nhân tố của tiêu chuẩn quốc tế này có thể là đối tượng điều chỉnh của Luật sáng chế. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 được Uỷ ban kỹ thuật ISO/TC 176 chuẩn bị về quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng , Tiểu ban SC 2 về hệ thống chất lượng. Phiên bản thứ 3 này của ISO 9001 sẽ loại bỏ và thay thế phiên bản thứ 2 (ISO 9001:1994 ) cùng với ISO 9002:1994 và ISO 9003:1994. Nó đóng góp thêm những cải tiến kỹ thuật của tài liệu này. Những tổ chức đã có chứng chỉ ISO 9002 và ISO 9003:1994 trước đây có thể sử dụng tiêu chuẩn quốc tế này bằng việc loại ra một số yêu cầu theo mục 1.2. Tên ISO 9001 được giữ lại trong phiên bản này và không bao gồm thuật ngữ "đảm bảo chất lượng". Điều này phản ánh một thực tế là các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng nêu trong phiên bản mới này của ISO 9001, cộng với việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm, cũng nhằm mục đích làm tăng sự thoả mãn của khách hàng. 1. Giới thiệu 1. 1. Khái quát Việc chấp nhận một hệ thống quản lý chất lượng phải là một quyết định chiến lược của tổ chức. Việc thiết kế và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức phụ thuộc vào các nhu cầu khác nhau, các mục tiêu riêng biệt, các sản phẩm cung cấp, các quá trình được sử dụng , quy mô và cấu trúc của các tổ chức. Mục đích của tiêu chuẩn này không nhằm dẫn đến sự đồng đều về cấu trúc của các hệ thống quản lý chất lượng hoặc sự đồng nhất của hệ thống tài liệu. Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng qui định trong tiêu chuẩn này bổ sung cho các yêu cầu đối với sản phẩm. Thông tin ở phần “Chú thích” là hướng dẫn để hiểu đúng hoặc làm rõ các yêu cầu cần chú thích. Tiêu chuẩn này có thể sử dụng cho nội bộ và bên ngoài tổ chức, kể cả các tổ chức chứng nhận, để đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu nhất định của một tổ chức. Các nguyên tắc quản lý chất lượng nêu trong ISO 9000 và ISO 9004 đã được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn này. 1.2. Cách tiếp cận theo quá trình Tiêu chuẩn này khuyến khích việc chấp nhận cách tiếp cận theo quá trình khi xây dựng, thực hiện và nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, nhằm thoả mãn khách hàng qua việc đáp ứng yêu cầu của họ. Để vận hành một cách có hiệu lực, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên quan mật thiết với nhau . Bất cứ hoạt động nào tiếp nhận các đầu vào và chuyển thành các kết quả đầu ra có thể được coi như một quá trình. Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo. Ưu thế của cách tiếp cận theo quá trình là sự kiểm soát công việc đang diễn ra, việc kiểm soát này bao trùm cả sự kết hợp và tương tác giữa các quá trình đó. Khi được sử dụng trong hệ thồng quản lý chất lượng, cách tiếp cận trên nhấn mạnh tầm quan trọng của: Việc hiểu và đáp ứng các yêu cầu; Sự cần thiết xem xét quá trình trong vấn đề giá trị gia tăng; Có được kết quả về tính hiệu lực và hiệu quả cuả quá trình; Cải tiến liên tục quá trình trên cơ sở so sánh với mục tiêu. Mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình nêu ở sơ đố 1 minh hoạ sự kết nối của quá trình được trình bày trong điều 4 đến điều 8. Mô hình này thừa nhận rằng khách hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu như đầu vào. Việc theo dõi sự thoả mãn của khách hàng đòi hỏi có sự đánh giá các thông tin liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng, chẳng hạn như liệu các yêu cầu có được đáp ứng không. Mô hình nêu ở hình 1 không phản ánh các quá trình ở mức chi tiết, nhưng bao quát tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Chú thích: Ngoài ra, phương pháp luận quen thuộc” Hoạch định - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh”(PDCA) có thể áp dụng cho mọi quá trình. Có thể mô tả tóm tắt PDCA như sau: Hoạch định: Thiết lập mục tiêu và các quá trình cần thiết để có các kết quả phù hợp với các yêu cầu của khách hàng và chính sách của tổ chức Thực hiện: Thực hiện các quá trình Kiểm tra: Theo dõi các quá trình và sản phẩm theo các chính sách, mục tiêu và các yêu cầu đối với sản phẩm và báo cáo các kết quả Điều chỉnh: Có các hành động để cải tiến liên tục kết quả hoạt động của quá trình. 1.3. Mối quan hệ với ISO 9004 Phiên bản này của ISO 9001 và ISO 9004 được xây dựng như là một cặp thống nhất các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng. Hai tiêu chuẩn này được thiết kế để sử dụng đồng thời, nhưng cũng có thể được sử dụng một cách độc lập. Mặc dù hai tiêu chuẩn này có phạm vi khác nhau, nhưng chúng có cấu trúc tương tự để thuận tiện cho việc sử dụng như một cặp thống nhất. ISO 9001 quy định các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng, có thể được sử dụng trong nội bộ tổ chức, sử dụng cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. Tiêu chuẩn tập trung vào hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng trong việc thoả mãn yêu cầu khách hàng. 1.4. Sự tương thích với các hệ thống quản lý khác Tiêu chuẩn này được liên kết với ISO 14001:1996 nhằm tăng độ