Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương tại khách sạn Dân chủ

quan quản lý cấp trên. 2. Khái niệm, sự hình thành và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Quỹ bảo hiểm xã hội: được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trong tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh; 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quỹ bảo hiểm xã hội được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. Quỹ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của Công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Kinh phí công đoàn: trích 2% tổng số quỹ tiền lương thực tế phải trả cho người lao động – kể cả lao động hợp đồng: tiền lương cấp bậc, thưởng và phụ cấp ( phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng an ninh). Khoản này sẽ được tính vào chi phí kinh doanh. Sau khi trích 2%, một nửa nộp cho Công đoàn cấp trên, một nửa để lại cho Công đoàn đơn vị sử dụng. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: được sử dụng chi trợ cấp thôi việc, mất việc theo quy định hiện hành. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích vào chi phí quản lí doanh nghiệp theo tỉ lệ từ 1à 3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng BHXH. Mức trích cụ thể do Doanh nghiệp tự quyết định, tuỳ theo khả năng tài chính của Doanh nghiệp hàng năm và quỹ phòng chống mất việc làm. Thời điểm trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm là thời điểm khoá sổ để lập Báo cáo tài chính hàng năm. 3. Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng hạch toán các khoản trích theo lương Tương tự như tiền lương, dựa vào bảng thanh toán lương, phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH (đối với người thai sản, ốm .) cho công nhân, bộ phận tiền lương tiến hành tính và lập các khoản trích theo lương cho công nhân như sau: Căn cứ vào chế độ tính các khoản trích theo tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ : Trích 19% vào chi phí và 6% vào lương. Mức trích các khoản tiền lương = Tổng số tiền lương cơ bản hoặc lương thực tế phải trả hàng tháng x Tỷ lệ trích các khoản Theo nguyên tắc phân bổ các khoản trích theo lương, ta lập bảng phân bổ kinh phí công đoàn BHXH, BHYT – Bảng phân bổ này dùng chung cho bảng phân bổ tiền lương. Sau khi tính xong, trích BHXH phải chi người lao động có chứng từ “phiếu nghỉ hưởng BHXH” do cơ quan y tế cấp. Dựa “Biên bản điều tra tai nạn lao động” để thanh toán tiền cho người lao động. Các tài khoản sử dụng: * TK 338: “ phải trả và phải nộp khác”: dùng để phản ánh các khoản phải trả , phải nộp khác cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trước của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án( tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí...), giá trị tài sản thừa chờ sử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ ký cược ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản vay mượn tạm thời. Tài khoản 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản: - 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết - 3382: KPCĐ - 3383: BHXH - 3384: BHYT - 3387: Doanh thu chưa thực hiện - 3388: Phải trả, phải nộp khác TK 338.2, TK 338.3, TK 338.4 - Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ -Trích lập quỹ KPCĐ, BHXH, BHYT theo theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí tỷ lệ quy định tính vào chi phí - Trợ cấp BHXH phải trả CNV - Trích quỹ KPCĐ, BHXH, BHYT theo - Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị tỷ lệ quy định trừ vào lương CNV - BHXH, KPCĐ chi được cấp bù Dư nợ (nếu có): BHXH, KPCĐ Dư có: BHXH đã trích nhưng chưa nộp vượt chi nhưng chưa được cấp bù đủ hoặc để lại nhưng chưa chi hết Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như 111, 112, 138... * TK 335.3: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc. Quỹ DPTCMVL được trích vào chi phí quản lí doanh nghiệp thep tỉ lệ từ 1 đến 3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng bảo hiểm. TK 335.3 - Số đã chi trợ cấp mất việc làm - Số trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Dư có: Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm hiện còn cuối kỳ 4. Trình tự và phương pháp hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ và Quỹ DP VTCMVL * Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh ghi: Nợ TK 241 – XDCB dở dang Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641 – chi phí bán hàng (6411). Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 338 (Chi tiết 338.2, 338.3, 338.4) – Phải trả, phải nộp khác. * BHXH, BHYT trừ vào lương của Công nhân viên ghi: Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên Có TK 338 – Phải trả phải nôp khác (338.3, 338.4) * Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ, ghi: Nợ TK338 – Phải trả phải nộp khác (3383,3384,3382) Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – TGNH * Trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên ghi Nợ TK 338 – Phải trả phải nôp khác (338.3) Có TK 334 phải trả công nhân viên * BHXH và KPCĐ vượt chi cấp bù Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: TGNH Có TK 338 – phải trả, phải nôp khác (3382,3383) * Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu của Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm: + Khi trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm: Nợ TK 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp Có TK 335.3 – Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm + Khi chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động: Nợ TK 335.3 – Quỹ Dự phòng về TCMVL Có TK 111, 112 + Tổng hợp quỹ Dự phòng về TCMVL không đủ để chi trả trợ cấp cho người lao động thôi việc, trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào CF QLDN trong kỳ: Nợ TK 642 – CF QLDN Có TK 111,112 IV. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tiền lương và trích các khoản theo lương. Sổ sách kế toán là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán, nhằm cung cấp thông tin một cách tổng hợp hoặc chi tiết theo thời điểm, theo không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Theo chế độ kế toán hiện hành có 4 hình thức ghi sổ kế toán : - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ Mỗi hình thức ghi sổ đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định. Lựa chọn hình thức ghi sổ nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tuỳ thuộc vào khả năng, trình độ các cán bộ kế toán. * Hình thức Chứng từ ghi sổ Cũng giống như hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ cũng tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên 2 loại sổ riêng (Nhật ký và Nhật ký sổ cái), tách rời Hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên 2 hệ thống sổ (Sổ cái và sổ chi tiết). Với hình thức này, Công việc kế toán được phân đều trong tháng dễ phân công chia nhỏ, phù hợp với mọi loại hình DN nhưng ghi chép trùng lặp, dễ nhầm lẫn nhiều sổ Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: hình thức sổ chứng từ ghi sổ - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán khác Sổ cái TK 334, 338, 335.3 Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ chứng từ ghi sổ Sổkế toán chi tiết TK 334, 338 Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết :Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng :Đối chiếu,kiểm tra Phần II: thực trạng hạch toán tiền lương và trích các khoản Trích theo lương tại khách sạn dân chủ I. Đặc điểm tình hình chung tại khách sạn dân chủ 1. Tình hình sản xuất kinh doanh tại khách sạn dân chủ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của khách sạn Khách sạn Dân chủ là một trong những công ty thành viên củaTổng Công ty Du lịch Hà Nội. Được thành lập ngày 25/03/1963, Tổng Công ty Du lịch Hà nội ban đầu chỉ là một chi nhánh trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Việt Nam. Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành đến nay Tổng Công ty Du lịch Hà Nội đã là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội dưới sự chỉ đạo của Sở du lịch Hà Nội và đã phấn đấu trở thành Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Cơ sở vật chất ban đầu là Khách sạn Thống Nhất, khách sạn Dân Chủ, khách sạn Hoàn Kiếm và cửa hàng số 1 Bà Triệu. Trong giấy phép kinh doanh số 91QD-TCCB ngày 27/03/1993 của Tổng Cục Du lịch cấp cho doanh nghiệp nhà nước Du lịch Hà Nội có ghi rõ : Số đăng ký kinh doanh là : 106256. Ngành nghề kinh doanh : Ngoại thương xuất nhập khẩu, Cung ứng vật tư, Thi công xây lắp, kinh doanh khách sạn, các dịch vụ du lịch và thương mại (Lữ hành, khách sạn, vận chuyển, ăn uống, hướng dẫn du lịch, phiên dịch, dịch vụ thông tin, vui chơi giải trí, các loại dịch vụ khác). Vốn: 41.144.600.000 đồng (Bốn mươi mốt tỷ, một trăm bốn mươi bốn triệu, sáu trăm ngàn đồng) Trong đó : Vốn cố định : 28.374.000.000 đồng Sau đó đến năm 1999, Công ty có bổ sung trong giấy phép kinh doanh của mình chức năng xuất khẩu lao động, thương mại và dịch vụ. Tổng Công ty Du lịch Hà nội có tên giao dịch quốc tế là Hanoitourism, có trụ sở đặt tại số 18 A phố Lý Thường Kiệt Hà Nội. Hiện nay Tổng Công ty Du lịch Hà Nội có mối quan hệ với nhiều đối tác trên thế giới, là thành viên của Hiệp hội Du lịch Châu á Thái Bình Dương (PATA), Hiệp hội Du lịch Nhật Bản (JATA), Hiệp hội Du lịch Hoa Kỳ (ASTA). Cùng với thời gian và kinh nghiệm Tổng Công ty Du lịch Hà Nội đã ngày càng lớn mạnh với nhiều cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ du lịch : Trung tâm Lữ hành, Đoàn xe, Hệ thống khách sạn từ 3 đến 5 sao như khách sạn Hoà Bình, khách sạn Dân chủ, khách sạn liên doanh Sofitel Metropole....., các nhà hàng lớn như : Vân Nam, Ngọc Sương Marina... Ngoài ra, Công ty Du lịch Hà nội còn hoạt động trong các lĩnh vực khác với các Trung tâm như: Trung tâm Hợp tác Quốc tế và Xuất khẩu lao động, Trung tâm Thương mại số 1 Bờ Hồ..... Hiện là một thành viên trong Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nhưng khách sạn Dân chủ ra đời sớm hơn rất nhiều so với các thành viên khác trong Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Khách sạn Dân chủ được xây dựng từ đầu những đầu thế kỷ 20 tại địa chỉ hiện nay mang số 29 phố Tràng Tiền, thành phố Hà nội. Ban đầu, khách sạn Dân Chủ chỉ là một nhà khách cho các binh lính người Pháp đến Hà Nội ở, quy mô rất nhỏ gần 24 phòng khách. Sau ngày 10/10/1954, khi thủ đô được giải phóng, nhà khách được chuyển cho Bộ nội thương quản lý và với danh nghĩa là một nhà khách đón khách của Đảng và Chính phủ. Ngày 25/3/63,Tổng Công ty Du lịch Hà Nội được thành lập. Toàn bộ nhà khách được chuyển cho Tổng Công ty quản lý vừa kinh doanh vừa phục vụ Chính phủ. Lúc này, Khách sạn mang tên khách sạn Hà Nội. Sau gần 20 năm chuyển sang hoạt động kinh doanh, do yêu cầu mới của nhà nước, cuối những năm 80 khách sạn chuyển sang kinh doanh độc lập và vẫn thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội hoạt động theo cơ chế tự hạch toán. Sau gần 5 năm hoạt động độc lập không mấy hiệu quả, nắm bắt được nhu cầu thị trường và tận dụng vị trí thuận lợi, BGĐ Tổng Công ty Du lịch Hà Nội quyết định đầu tư nâng cấp khách sạn với quy mô lớn hơn. Năm 1992, một dãy nhà phía sau được nâng lên 5 tầng nâng tổng số phòng nghỉ lên 41 phòng. Khách sạn được công nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế 2 sao. Đến tháng 8/94, khách sạn tiếp nhận thêm cơ sở số 2 Phạm Sư Mạnh trước kia thuộc khách sạn Hoà Bình, nâng cấp cải tạo thành văn phòng cho thuê và Villa Dân Chủ. Vào năm 1999, Sau một thời gian hoạt động hiệu quả, khách sạn tiếp tục được cải tạo và chính thức được công nhận là khách sạn 3 sao từ tháng 4 năm 2000. Hiện nay khách sạn gồm 56 phòng trong đó bao gồm toàn bộ khu số 2, số 4 Phạm Sư Mạnh. Với vị trí và điều kiện hiện có khách sạn Dân Chủ vẫn và sẽ phát triển ngày càng mạnh hơn. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý của khách sạn 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn Dân Chủ. Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội, khách sạn Dân chủ là một đơn vị kinh doanh hoạt động theo cơ chế tự hạch toán và chịu trách nhiệm trước Công ty. Chức năng và nhiệm vụ chính của khách sạn là tổ chức thực hiện việc kinh doanh lưu trú, nhà hàng và các dịch vụ khác phục vụ khách lưu trú và khách du lịch. Khách sạn tổ chức hoạt động kinh doanh theo kế hoạch đã được Tổng Công ty Du lịch Hà Nội phê duyệt, thực hiện nghĩa vụ đối với Tổng Công ty Du lịch Hà nội và đối với nhà nước. 1.2. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động kinh doanh. Khách sạn tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Người chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc khách sạn. Tiếp đó là Phó Giám đốc phụ trách các bộ phận chức năng, đứng đầu các bộ phận chức năng là trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc. Cụ thể cơ cấu bộ máy hoạt động của khách sạn Dân chủ như dưới đây: * Ban giám đốc: Ban Giám đốc gồm Giám đốc và một Phó giám đốc, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của khách sạn, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội. * Phòng hành chính - tổng hợp. Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự, tiền lương và cả vấn đề liên quan đến lao động. Bên cạnh đó còn có chức năng làm tốt các công tác hành chính văn phòng v...v.. Người phụ trách là trưởng phòng chịu trách nhiệm trước BGĐ. Hiện phòng có: 1 thủ kho, 1 nhân viên phụ trách lao động và tiền lương, 1 phụ trách giấy tờ, 1 nhân viên y tế, 1 lái xe. * Phòng tài chính - kế toán. Có nhiệm vụ về các hoạt động tài chính và kế toán của khách sạn. Với 6 nhân viên phụ trách các mặt khác nhau như thủ quỹ, kế toán tổng hợp (Kế toán trưởng), kế toán thanh toán, Kế toán tài sản, Kế toán Nguyên liệu vật liệu, Kế toán phụ trách Doanh thu, Ngân hàng và thuế .... Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước BGĐ và về tổ chức hoạt động của phòng. * Các tổ chuyên môn. Các tổ chuyên môn tổ chức hoạt động dịch vụ của mình trên cơ sở quản lý nhân lực và cơ sở vật chất kinh tế cũng như nguồn tài chính của khách sạn cung cấp. Các tổ có trách nhiệm tự lên kế hoạch phân công lao động, tự mua các sản phẩm và dịch vụ đầu vào để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của tổ và báo cáo lên BGĐ. Mỗi một tổ chuyên môn đều có một trưởng bộ phận và một phó. Trong đó trưởng bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm về hoạt động bộ phận, cung cấp thông tin cần thiết về các hoạt động cho Giám đốc và Phó giám đốc như: Chất lượng, giá cả, chi phí sắp xếp nhân lực v.v... để Giám đốc có thể giải quyết kịp thời. Các phòng ban được chia ra làm 02 nhóm: + Bộ phận trực tiếp sản xuấ kinh doanh: Tổ lễ tân, Tổ buồng, Văn phòng du lịch, Nhà hàng Âu, nhà hàng cơm Việt nam, NH Điện lực, Massage, Tổ kinh doanh. + Bộ phận Hỗ trợ: Phòng Hành chính tổng hợp, Tổ Bảo vệ, Phòng Kế toán, Tổ Bảo dưỡng. 1.2.3 . Sản phẩm và định hướng kinh doanh. * Sản phẩm Hiện nay khách sạn có 56 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao bên cạnh đó còn có các bộ phận kinh doanh: + 01 nhà hàng á + 01 văn phòng du lịch + 01 nhà hàng Âu + 01 khu vực vật lý trị liệu + Quầy Bar+ Khu văn phòng cho thuê........ Khách sạn thực hiện tất cả các dịch vụ phục vụ khách lưu trú và du lịch như phải đáp thông tin, visa hộ chiếu, cho thuê xe, tổ chức các tour du lịch và thực hiện các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng. Thị trường chính của khách sạn là các thương gia, các nhà chính trị, các tổ chức và công ty quốc tế sang làm việc tại Hà Nội hoặc đi theo các chương trình hợp tác, các khách du lịch và các thương gia người Việt Nam từ các tỉnh khác về Hà Nội làm việc có khả năng thanh toán cao. * Qúa trình sản xuất, phục vụ. Sản phẩm chính của khách sạn là dịch vụ. Quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm cũng khác nhau giữa các loại dịch vụ nhưng được chia làm 2 loại chính: + Dịch vụ phục vụ trực tiếp: Bao gồm các dịch vụ: tiếp nhận yêu cầu của khách phục vụ tại chỗ các bộ phận chức năng như buồng bàn, bar, bếp, dịch vụ, trả lời điện thoại, lễ tân... Các quá trình phục vụ có thể được tóm tắt như sau: Nhận biết và chào hỏi khách đ Nhận biết nhu cầu đTỏ ra quan tâm và lắng nghe khách đTìm cách thoả mãn nhu cầu của khách đ cung cấp thêm các dịch vụ ngoài mong đợi của khách hàng đ Để lại ấn tượng tốt. + Dịch vụ hỗ trợ: Các thủ tục được dùng trong quá trình phục vụ các dịch vụ hỗ trợ cũng tương tự như các thủ tục mà khách sạn sử dụng đối với các dịch vụ và sản phẩm trực tiếp. Các bộ phận chức năng hỗ trợ bao gồm: Kế toán, Marketing, nguồn nhân lực, hành chính tổng hợp, kỹ thuật... Những bộ phận này cũng liên hệ với khách hàng cả nội bộ và bên ngoài, những nhà cung cấp với các khả năng như trao đổi ý kiến. Việc cải tiến trong liên lạc của qua trình này giảm thời gian phục vụ, nâng cao chất lượng và giảm chi phí. * Thuận lợi và khó khăn Với vị trí gần Hồ Gươm, nẵm giữa trung tâm thành phố Hà nội, khách sạn Dân chủ có một thế mạnh trong việc thu hút khách. Khách rất thích ở tại khách sạn ở trung tâm và gần phố cổ. Thêm vào đó, trong thời gian hiện nay, Nhà nước ta đang coi ngành du lịch dịch vụ là một trong những ngành kinh tế quan trọng của đất nước với nhiều chính sách ban hành ra nhằm thu hút khách quốc tế đến Việt Nam: bỏ visa cho Nhật Bản, Hàn quốc.. Với những điều kiện thuận lợi trên, khách sạn Dân chủ có nhiều điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh phát triển. Nhưng do được thừa hưởng cơ sở vật chất từ xưa với số lượng phòng không nhiều và do môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh với sự xuất hiện của nhiều khách sạn mới, Khách sạn cần phải có những đặc trưng riêng của mình để đảm bảo thu hút nguồn khách 2. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại khách sạn 2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. Khách sạn Dân chủ có quy mô vừa và tổ chức hoạt động tập trung tại trụ sở số 29 Tràng Tiền, TP Hà nội. Do đặc điểm hoạt động của mình, Khách sạn Dân chủ đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của Khách sạn được tổ chức theo phương thức trực tuyến bao gồm các cơ cấu bộ phận phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, đứng đầu là Kế toán trưởng, tiếp đó có các các kế toán viên và thủ quỹ. Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc Khách sạn Dân chủ, có trách nhiệm điều hành mọi công việc trong phòng kế toán, phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng kế toán viên, phân tích các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để cùng với Ban giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, lên kế hoạch tài chính và cùng với Giám đốc lo tình hình tài chính cho Khách sạn. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập các báo cáo quyết toán gửi lên Ban giám đốc khách sạn và gửi lên Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Giúp việc kế toán trưởng còn có các kế toán viên trong đó: Thủ quỹ: có nhiệm vụ trực tiếp quản lý thu và chi tiền mặt. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền, thủ quỹ phải ghi rõ phiếu thu, phiếu chi và ghi vào sổ quỹ tiền mặt làm cơ sở cho việc ghi nhận của Kế toán sau này. Thủ quỹ có nhiệm vụ thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt cùng kế toán thanh toán. Một kế toán thanh toán: Phụ trách toàn bộ phần thanh toán và Công nợ của khách sạn. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như phiếu thu, các hoá đơn của các đơn vị cung cấp dịch vụ gửi đến và các khoản phải trả, phải nộp, các khoản tạm ứng, tiến hành lập định khoản và ghi vào sổ chi tiết và ghi vào từng khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả. Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương. Một kế toán Tài sản CĐ: Có nhiệm vụ ghi chép sổ sách theo dõi TSCĐ, lập thẻ Tài sản, vào sổ tài sản. Hàng quý, tiến hành trích khấu hao TSCĐ, lập bảng phân bổ khấu hao theo quý tính vào từng nghiệp vụ kinh doanh, sau đó chuyển bảng phân bổ cho Kế toán trưởng vào cuối quý. Đồng thời có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ phát sinh của bộ phận chuyển cho kế toán thanh toán. Một kế toán Nguyên liệu, vật liệu: Có nhiệm vụ hàng ngày, lập sổ Nhập nguyên vật liệu và Xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền. Cuối tháng, căn cứ vào lượng Nhập – Xuất hàng ngày lên “Bảng báo cáo tiêu hao nguyên liệu, vật liệu” để chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán NL VL kiêm kế toán chi phí Một kế toán phụ trách ngân hàng, doanh thu và thuế: có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc gửi các uỷ nhiệm chi để thanh toán chuyển khoản với các đơn vị cung cấp dịch vụ, theo dõi các hoá đơn phát ra của khách sạn, vào sổ Nhật biên tài khoản theo từng hoá đơn. Căn cứ vào mục “Diễn giải” trên hoá đơn để đưa vào Doanh thu của từng Nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thưòi Kế toán Doanh thu cũng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát xem các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh đủ, đúng về giá cả, số lượng... lên hoá đơn hay không. Sau đó, căn cứ vào các chứng từ Thu – Chi của kế toán thanh toán, lập Báo cáo thuế gửi cho Kế toán trưởng. Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại khách sạn Dân chủ KT Thanh toán (kiêm KT tiền lương) KT trưởng (kiêm KT TH) Thủ Quỹ KT TSCĐ K.T NLVL (kiêm kế toán CF) KT NH, DT, Thuế Chú thích: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ liên quan trong công việc: 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán trong Khách sạn Dân chủ bao gồm 02 loại: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính và Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn dùng trong nội bộ đơn vị. a/ Những chứng từ sử dụng theo quy định của Bộ tài chính: Đối với lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH. Chia lương, Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản tính theo lương, Sổ theo dõi lương khoán Đối với nghiệp vụ bán hàng có các chứng từ: Hoá đơn thuế GTGT, Hoá đơn bán hàng đặc thù của từng bộ phận (nhà hàng, bar). Đối với chỉ tiêu tiền tệ, các chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng, Bảng kiểm kê quỹ b/ Những chứng từ đặc thù : Do đặc điểm hoạt động kinh doanh mang tính chất đặc thù của Khách sạn, nên ngoài các chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, Khách sạn Dân chủ còn sử dụng một hệ thống các chứng từ đặc thù do khách sạn ban hành: Giấy Order tại các nhà hàng, Phiếu sử dụng các dịch vụ Massage, giặt là, ........ 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ Khách sạn Dân chủ hiện đang áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, kế toán tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của khách sạn vào 02 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Đồng thời kế toán cũng tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ Kế toán tổng hợp là các chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối kỳ Kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp. Sơ đồ trình tự ghi sổ Kế toán Chứng từ KT Sổ đăng ký CT ghi sổ Sổ Nhật biên TK Sổ chi tiết Sổ cái ghi sổ Bảng cân đối số PS Bảng tổng hợp sổ chi tiết Báo cáo kế toán CT ghi sổ Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu so sánh: Các loại sổ kế toán của hình thức này: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái a.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : *.Nội dung : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. * Kết cấu và phương pháp ghi chép : Cột 1: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. b.Sổ cái : * Nội dung : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các báo cáo tài chính. Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản, mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát